SOLLENTUNA KOMMUN Upphandlingsprotokoll och tilldelningsbeslut 2013-05-27 Upphandlande organisation Sollentuna kommun Fredrik Söderlind Upphandling Upphandling avseende ramavtal gällande installation av brandlarm 2013/0001 UPPH 886 1. Upphandlingsprotokoll 1.1. Inledning och reflektion Sollentuna kommun önskar tacka leverantörerna för de anbud som ni har gett in. Särskilt tack till att ni skrivit samtlig information i systemet enligt våra instruktioner det har säkerligen försvårat er anbudsgivning men underlättat vår utvärdering. Vi ber er att observera att kommunen bara utvärderat de svar som finns i anbudet, annan information såsom tidigare kunskaper om leverantör eller information från hemsidor m m har givetvis inte fått någon betydelse i utvärderingen. Vi är öppna för kommunikation i ärendet och ger er gärna feedback på hur vi värderat era svar. 1.2. Upphandlingsformalia Upphandlingens namn: Upphandling avseende ramavtal gällande installation av brandlarm Upphandlingsförfarande: Förenklat förfarande Annonseringsdatum: 2013-03-13 Sista anbudsdag: 2013-04-12 Anbudsöppningen skedde 2013-04-16 Utvärderingsgruppen har bestått av biträdande säkerhetschef Niclas Fagerström, teknisk fastighetsförvaltare Anders Nehl, konsult Lars-Åke Isaksson, konsult Maria Andersson och upphandlare Fredrik Söderlind. Antal inkomna anbud: 5 Följande leverantörer har gett in anbud: 5562071448, SEW Tele- 8i Elektronikservice AB 2. Kvalificering av anbudsgivare Utskrivet: 2013-05-27 7:38 Sida 1 av 6 Refnr.: 2013/0001 UPPH 886
2.1. Kvalificerade leverantörer Följande anbud och leverantörer är kvalificerade och kommer att utvärderas ytterligare: 2.2. Ej kvalificerade leverantörer Nedan anges villken/ vilka anbudsgivare som ej är kvalificerade för att gå vidare till utvärdering och skälen till detta: 5562071448, SEW Tele- & Elektronikservice AB, Företaget har inte accepterat samtliga ställda ska-krav i kravspecifikationen. Företaget svarar "nej" på frågan om de accepterar samtliga ställda krav under avsnitt "Anläggningsskötarutbildning". Företaget kan inte erbjuda anläggarskötarutbildning via sin hemsida, vilket är ett ska-krav. 3. Utvärdering av anbud 3.1. Förutsättningar De företag och anbud som kvalificerades utvärderades enligt nedanstående förutsättningar: Anbudsgivare som uppfyller ställda krav utvärderas utifrån modellen relativ viktning. Beställaren kommer att utse det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet genom angivna prisoch utvärderingskriterier, och viktningen sinsemellan. 3.2. Anbudspris Totalpris: 1 222 489 kr Poäng: 72,33 Viktad poäng: 21,70 Totalpris: 884 195 kr Poäng: 100 Viktad poäng: 30 Totalpris: 1 123 890 kr Poäng: 78,67 Viktad poäng: 23,60 Totalpris: 953 860 kr Poäng: 92,70 Viktad poäng: 27,81 3.3. Lösning för Sollentuna kommun Kort om lösning för Sollentuna kommun Beställaren har gjort en helhetsbedömning av samtliga inlämnade fritextsvar rörande lösning för Sollentuna kommn (leverantörens serviceorganisation, integrering mot överordnat system, tekniken gällande systemets funktioner, support, fram- och bakåtkompabilitet samt utveckling av nya lösningar, och arbete för att förebygga och Utskrivet: 2013-05-27 7:38 Sida 2 av 6 Refnr.: 2013/0001 UPPH 886
undertrycka onödiga larm samt erbjudande om försäkring). Höga poäng har getts till den leverantör som redogör för en lösning som är av hög kvalitet och som är trovärdigt, samt ger beställaren anledning att anta att uppdraget kommer att utföras i enlighet med intentionerna och kraven i denna upphandling. Betyg: Godkänd helhetsbeskrivning Viktad poäng: 20 Kommentar: Anbudsgivarens helhetsbeskrivningar är på den nivån som beställaren skäligen kunde förvänta sig. Det innebär att anbudsgivarens beskrivningar är trovärdiga, samt innehåller lösningar som på den nivå beställaren förväntar sig kopplat till intentionerna och kraven i denna upphandling. Anbudsgivaren erhåller därför betyget "Godkänd helhetsbeskrivning". Betyg: Godkänd helhetsbeskrivning Viktad poäng: 20 Kommentar: Anbudsgivarens helhetsbeskrivningar är på den nivån som beställaren skäligen kunde förvänta sig. Det innebär att anbudsgivarens beskrivningar är trovärdiga, samt innehåller lösningar som på den nivå beställaren förväntar sig kopplat till intentionerna och kraven i denna upphandling. Anbudsgivaren erhåller därför betyget "Godkänd helhetsbeskrivning". Betyg: Mer än godkänd helhetsbeskrivning Poäng: 75 Viktad poäng: 30 Kommentar: Anbudsgivarens helhetsbeskrivningar är något över den nivå beställaren kunde förvänta sig. Anbudsgivaren har på ett trovärdigt sätt redogjort för en lösning som är av god kvalitet och som är väl anpassad för verksamheten. Anbudsgivaren erbjuder bland annat en tydlig och för beställaren bra lösning för att motverka onödiga utryckningar från räddningstjänsten, som går utöver vad beställaren kunde förvänta sig inom detta område. Anbudsgivaren erhåller därför betyget "Mer än godkänd helhetsbeskrivning". Betyg: Godkänd helhetsbeskrivning Viktad poäng: 20 Kommentar: Anbudsgivarens helhetsbeskrivningar är på den nivån som beställaren skäligen kunde förvänta sig. Det innebär att anbudsgivarens beskrivningar är trovärdiga, samt innehåller lösningar som på den nivå beställaren förväntar sig kopplat till intentionerna och kraven i denna upphandling. Anbudsgivaren erhåller därför betyget "Godkänd helhetsbeskrivning". 3.4. Anbudspresentation Kort om anbudspresentation Beställaren har bedömt om anbudsgivarens presentation på ett tydligtsätt har motsvarat det skriftliga anbudet avseende uppdragets ingående delar. Vidare har beställaren bedömt anbudsgivarens förståelse för uppdraget, hur anbudsgivaren har ingett förtroende hos Utskrivet: 2013-05-27 7:38 Sida 3 av 6 Refnr.: 2013/0001 UPPH 886
beställaren och om anbudsgivaren besitter den kompetens och erfarenhet som krävs, och detta utifrån de i förväg angivna frågorna. Betyg: Godkänd presentation Viktad poäng: 5 Kommentar: Anbudsgivaren har på ett tydligt sätt redogjort för innehållet i sitt anbud, samt på ett adekvat sätt svarat på de i förväg angivna frågorna. Presentationen fick beställaren att tro att anbudsgivaren förfogar över tillräcklig kompetens och erfarenhet som krävs för uppdraget. Anbudsgivaren erhåller därför betyget "Godkänd presentation". Betyg: Mer än godkänd presentation Poäng: 75 Viktad poäng: 7,5 Kommentar: Anbudsgivaren har över förväntan presenterat och svarat upp för innehållet i sitt anbud, och på ett tydligt sätt svarat på de i förväg angivna frågorna. Anbudsgivaren har redogjort för sina kommunala erfarenheter på ett sådant sätt som visar på stor förståelse för uppdraget. Efter en sammanvägd bedömning kommer därför beställaren att utdela betyget "Mer än godkänt presentation" för anbudsgivaren i denna del. Betyg: Utmärkt presentation Poäng: 100 Viktad poäng: 10 Kommentar: Anbudsgivaren har över förväntan presenterat det skriftliga anbudet avseende uppdragets ingående delar, samt svarat upp de i förväg angivna frågorna på ett förtjänstfullt sätt. Anbudsgivarens presentation innehöll en tydlig röd tråd, och innehöll ingående redogörelser av deras kommunala erfarenheter och tekniska utveckling inom området, vilket ingav ett stort förtroende hos beställaren. Sammantaget svarar anbudsgivaren för en presentation av hög klass, varför betyget "Utmärkt presentation" kan utdelas i denna del. Betyg: Mer än godkänd presentation Poäng: 75 Viktad poäng: 7,5 Kommentar: Anbudsgivaren har över förväntan presenterat och svarat upp för innehållet i sitt anbud, och på ett tydligt sätt svarat på de i förväg angivna frågorna. Anbudsgivaren har redogjort för sina kommunala erfarenheter på ett sådant sätt som visar på stor förståelse för uppdraget. Efter en sammanvägd bedömning kommer därför beställaren att utdela betyget "Mer än godkänt presentation" för anbudsgivaren i denna del. 3.5. Referenstagning Kort om referenstagning För att värna referenternas integritet har kommunen endast redovisat det sammantagna resultatet. Kommunens bedömning är att det inte finns ett verkligt behov eller mervärde för konkurrerande företag att i detalj ta del av hur varje referent har utvärderats på så sätt skapas en konsensus att värna andras och egna referenter. Gällande företagets egna referenter står ansvarig upphandlare till förfogande att om så efterfrågas ge muntlig information om enskilt referensresultat. Utskrivet: 2013-05-27 7:38 Sida 4 av 6 Refnr.: 2013/0001 UPPH 886
Poäng från referens 1: 74 Poäng från referens 2: 70 Poäng för referens 1: 92,50 Poäng för referens 2: 87,50 Viktad poäng referens 1: 9,25 Viktad poäng referens 2: 8,75 Poäng från referens 1: 69 Poäng från referens 2: 75 Poäng för referens 1: 86,25 Poäng för referens 2: 93,75 Viktad poäng referens 1: 8,63 Viktad poäng referens 2: 9,38 Poäng från referens 1: 71 Poäng från referens 2: 80 Poäng för referens 1: 88,75 Poäng för referens 2: 100 Viktad poäng referens 1: 8,88 Viktad poäng referens 2: 10 Poäng från referens 1: 73 Poäng från referens 2: 50 Poäng för referens 1: 91,25 Poäng för referens 2: 62,5 Viktad poäng referens 1: 9,13 Viktad poäng referens 2: 6,25 3.6. Utfall Viktad poäng anbudspris: 21,70 Viktad poäng lösning för Sollentuna kommun: 20 Viktad poäng anbudspresentation: 5 Viktad poäng referenstagning 1: 9,25 Viktad poäng referenstagning 2: 8,75 Viktad poäng totalt:64.70 Viktad poäng anbudspris: 30 Viktad poäng lösning för Sollentuna kommun: 20 Viktad poäng anbudspresentation: 7,5 Viktad poäng referenstagning 1: 8,63 Viktad poäng referenstagning 2: 9,38 Viktad poäng totalt: 75,5 Viktad poäng anbudspris: 23,60 Viktad poäng lösning för Sollentuna kommun: 30 Viktad poäng anbudspresentation: 10 Viktad poäng referenstagning 1: 8,88 Utskrivet: 2013-05-27 7:38 Sida 5 av 6 Refnr.: 2013/0001 UPPH 886
Viktad poäng referenstagning 2: 10 Viktad poäng totalt: 82,48 Viktad poäng anbudspris: 27,81 Viktad poäng lösning för Sollentuna kommun: 20 Viktad poäng anbudspresentation: 7,5 Viktad poäng referenstagning 1: 9,13 Viktad poäng referenstagning 2: 6,25 Viktad poäng totalt: 70,69 För ytterligare detaljer över hur utvärderingen har gått till hänvisas också till förfrågningsunderlaget. 4. Tilldelningsbeslut Efter genomförd utvärdering har följande anbud och företag, genom angivna pris- och utvärderingskriterier, och viktningen sinsimellan, bedömts ha lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, och beslutats att antas: SOLLENTUNA 2013-05-27 Trafik och fastighetskontoret Upphandlingsenheten Upphandlare Vi vill tydliggöra att behörig domstol för överprövningar av Sollentuna kommuns upphandlingar är förvaltningsrätten i Stockholm. Kommunen kommer inte att kunna teckna avtal innan det har gått 10 dagar från den dag som en underrättelse om beslut har skickats elektroniskt till anbudsgivarna, den så kallade avtalsspärren. I det fall ni som företag önskar överpröva, tar kommunen tacksamt emot underättelse om detta från er. Utskrivet: 2013-05-27 7:38 Sida 6 av 6 Refnr.: 2013/0001 UPPH 886