Plats och tid: Repslagaregatan 12 Norrköping, måndag den 21 mars 2016 klockan 08.30 09.10 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz (Norrköping Kommun) ordförande Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst) Vice Ordf. Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) ej närvarande Malin Masimov (Försäkringskassan) ej närvarande Ulla Wallering Fall (Valdemarsvik Kommun) Gunweig Svensson (Söderköping Kommun) Ersättare Claes Hallert (Region Östergötland) ej närvarande Criss Hagfeldt (Norrköping Kommun) Håkan Lind (Arbetsförmedlingen) ej närvarande Susanne Karlsson (Försäkringskassan) ej närvarande Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) ej närvarande Katarina Karlberg (Söderköping Kommun) ej närvarande Övriga Peter Johansson, förbundschef Åsa Esaiasson, ekonomichef Helena Wetterhall, sekreterare Utses att justera: Birgitta Wessman Thyrsson Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland, måndag den 21 mars Sekreterare: Paragrafer: 24-37 Helena Wetterhall Ordförande: Justerare: Irma Görtz Birgitta Wessman Thyrsson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Nämnd e.d.: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2016-03-23 Datum för nedtagning av anslag: 2016-04-13 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Helena Wetterhall
Innehållsförteckning 24 Fastställande av föredragningslistans innehåll och val av justerare 25 Informationsärenden 26 Överklagan av beslut från datainspektionen avseende dokumentations- och uppföljningssystemet Aventus 27 Ansökan om utvecklingsmedel från Valdemarsviks kommun till insatser för nyanlända inom etableringen 28 Ansökan om utvecklingsmedel från Försäkringskassan till delprojektledare inom mötesplatser och information för nyanlända 29 Godkännande av ansökan om medel från Försäkringskassan till genomförande av behovsanalys för unga vuxna med aktivitetsersättning 30 Förlängning av projektet samverkan över myndighetsgränser (MYSAM) 31 Godkännande av samverkansavtal gällande samordningsansvaret (enligt arbetsmiljölagen) för plattform Norrköping 32 Godkännande av avtal med Neonova gällande enkätverktyget Pict-O-Stat 33 Godkännande av årsredovisning för år 2015 samt verksamhetsuppföljning 34 att utse adjungerad ledamot till förbundets styrelse med anledning av samgåendet mellan Finspång samordningsförbund och Samordningsförbundet Östra Östergötland 35 Budgetuppföljning februari 2016 36 Anmälan om delegationsbeslut 37 Rapporter med mera
24 Fastställande av föredragningslistans innehåll och val av justerare Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland 1. fastställer föredragningslistans innehåll, 2. utser Birgitta Wessman Thyrsson (Region Östergötland) att justera dagens protokoll.
25 Informationsärenden SAMÖ 2016/0035 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar information till dagens protokoll gällande: 1. modell för intern kontroll, 2. kartläggning av förstegsinsatser, 3. ansökan om utvecklingsmedel från Valdemarsviks kommun samt Försäkringskassan, 4. styrelsens utvecklingsarbete under 2016, 5. information från NNS styrelse. Samordningsförbundets ordförande återger information som styrelsen erhöll vid informationstillfälle den 18 mars 2016. Modell för intern kontroll Petter Skill från Norrköpings kommun redogör vid informationstillfället för grunderna till intern styrning och kontroll. Internkontrollen är en ständigt pågående process som omfattar hela verksamheten. Processen ska ses som ett hjälpmedel för att säkerställa att organisationen når dess mål. Samordningsförbundet knyter an till Norrköpings kommuns tjänstemannanätverk för internkontroll. Kartläggning av förstegsinsatser Styrelsen beslutade i augusti 2015 att godkänna förslag till kartläggning av behov av förstegsinsatser och social rehabilitering i Norrköpings kommun. Kartläggningen är genomförd och rapporten visar ett stort behov av myndighetsöverskridande synsätt för att kunna upprätta en planering där individen står i centrum i sin egen process. Workshop ska anordnas under våren för att se vad de olika verksamheterna behöver.
fortsättning 25 Ansökan om utvecklingsmedel från Valdemarsviks kommun samt Försäkringskassan Richard Olovsson från Valdemarsviks kommun samt David Bergström från Försäkringskassan redogör för projektens syfte och mål. Styrelsens utvecklingsarbete under 2016 Samordnare Anna Hansdotter informerar om tidplan och innehåll för styrelsens utvecklingsarbete våren 2016. Den 22 april sker workshop på servicekontoret. Information från NNS styrelse Ordförande informerar att motionen som skickades vid föregående sammanträde mottogs väl.
26 Överklagan av beslut från datainspektionen avseende dokumentations- och uppföljningssystemet Aventus SAMÖ 2016/0023 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att överklaga datainspektionens beslut. Datainspektionen genomförde i maj 2015 en inspektion av förbundets webbaserade dokumentations- och uppföljningssystem Aventus som riktar sig till plattformarna. Förbundet har nu fått beslut från inspektionen i vilket datainspektionen konstaterar att Samordningsförbundet Östra Östergötland behandlar personuppgifter i Aventus i strid med 9 personuppgiftslagen genom att registrera personuppgifter för ändamål som inte ingår i samordningsförbundets uppdrag utan utgör del av huvudmännens verksamheter. Kansliet har träffat tre andra förbund som använder Aventus för att diskutera hur frågan kan drivas vidare gemensamt. Samtliga är överens om att det är viktigt att överklaga beslutet för att få en praxis på hur samordningsförbunden kan hantera behandling av personuppgifter som ett hjälpmedel då det exempelvis gäller uppföljning av verksamheter och gemensam dokumentation. Till vår hjälp har kontakt tagits med jurist. Kostnaden för juristhjälp delas av de tre samordningsförbunden. Sänt till: Datainspektionen
27 Ansökan om utvecklingsmedel från Valdemarsviks kommun till insatser för nyanlända inom etableringen SAMÖ 2016/0025 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna ansökan på 220 000 kronor för utvecklingsmedel till Valdemarsviks kommun under förutsättning att Valdemarsviks kommun fattar beslut om att ansöka om medel. Valdemarsviks kommun ansöker om utvecklingsmedel för att stärka upp och utveckla praktiksamordningen inom kommunen med anledning av nyanländas behov av att delta mer aktivt i kommunens verksamhet och ortens näringsliv. Projektet syftar till att skapa samverkan i en praktiksamordningsfunktion men även lyfta in målgruppen nyanlända i de befintliga strukturer av samverkan som finns. Genom att använda de befintliga strukturerna ges bättre förutsättningar för implementering i ordinarie arbete. Totalt ansöker Valdemarsviks kommun om 220 000 kronor som motsvarar 50 procent av kostnaden. Valdemarsviks kommun finansierar själva resterande 50 procent med 220 000 kr. Sänt till: Valdemarsviks kommun
28 Ansökan om utvecklingsmedel från Försäkringskassan till delprojektledare inom mötesplatser och information för nyanlända SAMÖ 2016/0026 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna ansökan på maximalt 280 000 kronor för utvecklingsmedel till Försäkringskassan. Finansiering gäller från och med den dag då Samordningsförbundet Östra Östergötland fattar beslutet. Försäkringskassan ansöker om utvecklingsmedel till projektet mötesplatser och information för nyanlända. Medlen är tänkta att användas för att finansiera en delprojektledare på 50 procent under 2016. Totalt ansöks om 280 000 kronor. Målet för projektet Mötesplatser och information i Norrköping under 2016 är att fortsätta driva projektet såsom tidigare, men genom att tillsätta en delprojektledare få en större lokal förankring. Efter projektårets slut ska den lokala förankringen ha resulterat i ett större kundinflöde, bättre samverkan mellan parterna samt en fortsatt ökad trygghet och en snabbare väg till egen försörjning för projektets målgrupp. Idag är 1420 inskrivna i etableringen hos Arbetsförmedlingen och 3300 personer är asylsökande i Norrköpings kommun samt kranskommunerna Finspång, Söderköping och Valdemarsvik som projektet har som upptagningsområde Sänt till: Försäkringskassan
29 Godkännande av ansökan om medel från Försäkringskassan till genomförande av behovsanalys för unga vuxna med aktivitetsersättning SAMÖ 2016/0028 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna ansökan om medel från Försäkringskassan till genomförande av behovsanalys för unga vuxna med aktivitetsersättning. Försäkringskassan har avsatt 13 miljoner kronor av ofördelade finsam medel till insatser för att förstärka stödet till långtidssjukskrivningar, ungdomar i farozonen för aktivitetsersättning samt unga med aktivitetsersättning. Medel kan sökas för att; - genomföra lokala behovsanalyser samt ta fram plan för aktiva insatser utifrån genomförd behovsanalys. - finansiera aktiva insatser för målgruppen, både strukturövergripande och Individinriktade. Förbundet har tillsammans med Finspångs samordningsförbund ansökt om medel för att genomföra en behovsanalys av unga vuxna med aktivitetsersättning och som bedöms ha en potential för att på sikt gå vidare till arbetsförmedlingen, arbete och studier. Styrelsen beslutade vid föregående sammanträde att ge presidiet i uppdrag att fatta ett inriktningsbeslut kring ansökan eftersom ansökan skulle vara inlämnad senast den 1 mars.
30 Förlängning av projektet samverkan över myndighetsgränser (MYSAM) SAMÖ 2016/0029 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna och förlänga projektet samverkan över myndighetsgränser (MYSAM) under perioden 2016-04-01-2016-12-31till en kostnad av 300 000 kronor. Styrelsen beslutade i maj 2015 att godkänna ansökan om utvecklingsmedel till processtödjare för projektet samverkan över myndighetsgränser. et avsåg i första hand sex månader med möjlighet till förlängning för ytterligare sex månader under förutsättning att förbundet hade tillgång till ekonomiska medel för att finansiera projektet. Projektet startade den 1 oktober och har utökats med ytterligare två parter. I projektet ingår Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Norrköpings kommuns arbetsmarknadskontor, socialkontor samt vårds- och omsorgskontor och Region Östergötland. Förslaget är att projektet förlängs till 2016-12-31 och att det under perioden april december genomförs en pilot för att pröva modellen. Resursmässigt föreslås projektet under april omfatta1.0 tjänst, under maj oktober 0.5 tjänst samt november december 1.0 tjänst.
31 Godkännande av samverkansavtal gällande samordningsansvaret (enligt arbetsmiljölagen) för plattform Norrköping SAMÖ 2016/0030 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna samverkansavtal. Inom plattform Norrköping bemannas verksamheten av sju organisationer som var och en har ansvar för arbetsmiljön för sina respektive medarbetare. Inom plattformen finns en särskild chefsgrupp som ansvarar för arbetsgivarfrågorna. Enligt arbetsmiljölagen ska de som samtidigt, eller i tidsmässig anslutning till varandra, bedriver verksamhet på ett gemensamt arbetsställe, samråda och gemensamt verka för att åstadkomma tillfredsställande skyddsförhållanden. Om ett fast driftsställe är gemensamt arbetsställe för flera verksamheter, är den som råder över arbetsstället ansvarig för samordningen av arbetsmiljöfrågor. Ansvaret kan överlåtas till någon som bedriver verksamhet på arbetsstället. (arbetsmiljölagen 3 kap. 7d ). Samordningsansvaret gäller endast samordningen och är inte något totalansvar för alla inblandande organisationers skyddsarbete, utan varje arbetsgivare har ansvar för sina egna arbetstagare. Samtliga parter är överens om att samordningsansvaret för arbetsmiljöfrågor vid plattform Norrköping åvilar förbundschef vid samordningsförbundet Östra Östergötland. Sänt till: Närsjukvården i östra Östergötland Norrköpings kommun, socialkontoret, vård- och omsorgskontoret och arbetsmarknadskontoret Försäkringskassan Arbetsförmedlingen
32 Godkännande av avtal med Neonova gällande enkätverktyget Pict-O-Stat SAMÖ 2016/0031 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna och teckna avtal med Neonova AB kring tjänsten Pict-O-Stat avseende utvärdering av NP-Samverkan. Styrelsen beslutade i januari godkänna förslag till fortsatt utvärdering av NP-Samverkan under 2016. En del i utvärderingen berör individperspektivet och handlar om att fånga upp individernas syn på sina förmågor. Samtliga deltagare får före projektet svara på en webbenkät utifrån ICF (86 frågor) på datorn och därefter svara på samma enkät efter avslutad tid i projektet. Webbenkäten är anpassad till respektive individs förutsättningar att kunna besvara enkäten och det sker genom tjänsten Pict-O-Stat. Avtalet avser tjänsten Pict-O-Stat som levereras av Neonova AB. Ersättningen till Neonova AB uppgår till maximalt 24 000 kr under utvärderingsperioden. Sänt till: Neonova AB
33 Godkännande av årsredovisning för år 2015 samt verksamhetsuppföljning SAMÖ 2016/0032 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna årsredovisning avseende år 2015. Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland skall, enligt gällande lagstiftning, senast tre månader efter räkenskapsårets slut upprätta årsredovisning och årsbokslut. Kansliet har på uppdrag av styrelsen utarbetat årsredovisning och årsbokslut för 2015. Årsredovisningen och årsbokslutet är avstämd med revisionsbiträde.
34 att utse adjungerad ledamot till förbundets styrelse med anledning av samgåendet mellan Finspång samordningsförbund och Samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2016/0036 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna att ledamot från Finspångs samordningsförbund adjungeras som ledamot till styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland. Förbundets ägare samt ägarna för Finspångs samordningsförbund har beslutat att teckna en avsiktsförklaring med avsikten att utöka samordningsförbundet Östra Östergötland med Finspångs kommun. Det utökade samordningsförbundet ska gälla från och med den 1 januari 2017. Utifrån avsiktsförklaringen föreslås att Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att adjungera ledamot från Finspångs samordningsförbund till styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland.
35 Budgetuppföljning februari 2016 SAMÖ 2016/0020 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner budgetuppföljning för februari 2016. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för februari månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.
36 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2016/0002 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner och noterar anmälan om delegationsbeslut till dagens protokoll. Anmälan till Samordningsförbundet Östra Östergötland om beslut som har fattats enligt delegation. Förbundschef redovisar kostnad på 3 450 kronor för frukostmöte, 2016-02-12
37 Rapporter med mera SAMÖ 2016/0003 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner och noterar rapporter till dagens protokoll. Skriftliga rapporter som har inkommit till styrelsen redovisas nedan: Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) har inkommit med Projektförslag finansiell samordning ställd till samordningsförbunden, SAMÖ F 2016/00011 Förbundschef har upprättat förteckning över ej medlemmar NNS SAMÖ F 2016/00012 Åsa Kadowaki har inkommit med inbjudan till föreläsning om psykisk ohälsa, SAMÖ F 2016/00013 Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) har inkommit med kallelse och dagordning till årsmöte, SAMÖ F 2016/00014 Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) har inkommit med årsbokslut 2015, SAMÖ F 2016/00015 Redovisning av motion till Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS), SAMÖ 2016/0014 Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) har inkommit med verksamhetsberättelse, SAMÖ F 2016/00016 Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) har inkommit med verksamhetsplan och budget 2015-2016, SAMÖ F 2016/00017
Övrig fråga Vid informationstillfället den 18 mars avtackades ekonom Ann-Marie Pettersson och sekreterare Karina Nilsson. Den nya ekonomen Åsa Esaiasson presenterar sig för styrelsens ledamöter och ersättare.