Protokoll Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr 2-2015 Tisdag 17 mars 2015 Kullingshofsstugan Närvarande: Styrelsen: Agneta Berlin, Morgan Bodin, Björn Öberg, Charlotte Österman, Fredrik Plumppu, Fredrika Eriksson Valberedning: Göran Frisk (tom. 4), Karin Monsén-Karlsson Kansliet: Magnus Sundmark, Bertil Åkesson, Nina Olsson (tom. 13) Frånvarande: Styrelsen: Johan Törnroth 1. Mötets öppnande Agneta öppnar första mötet efter årsmötet, kl. 19.00. Vi gör en presentationsrunda. 2. Fastställande av dagordning Agneta har med en övrig fråga från TSOK. att fastställa dagordningen med ändringar av punkterna. 3. Val av protokolljusterare att utse Morgan till protokolljusterare. 4. Föregående protokoll Föregående protokoll läses igenom. Några av punkterna tas upp senare under dagordningen. Göran i valberedningen meddelar att de två suppleantplatserna som saknas i styrelsen ska arbetas vidare på. Att vi i styrelsen kan fråga personer eller kontakta valberedningen om föreslagna namn. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5. Styrelsens konstituerande 1
att välja Björn Öberg till vice ordförande att välja kansliet till kassör att välja Johan Törnroth till sekreterare att välja Fredrika Eriksson till vice sekreterare 6. Val av arbetsutskott/ledningsgrupp att utse arbetsutskottet/ledningsgruppen enligt följande: Ordförande Agneta Berlin V. ordförande Björn Öberg Sekreterare Johan Törnroth Verksamhetsledare Projektanställd Kanslist Magnus Sundmark Bertil Åkesson Carina Nina Olsson 7. Fastställande av kommittésammansättning 8. Firmatecknare att fastställa kommittésammansättningen enligt följande: Tävling: Kent Hansson (sammankallande), Torbjörn Löving, Sören Haglund, Hans Kööhler, Uno Magnusson, Lennart Hålsjö, Michael Johansson och Anders Davidsson. Kart: Peter Strömdahl (sammankallande), Anders Swedin och Carl-Henry Andersson Ungdom: USM Anne Hansson och Jesper Liderud GM Tobias Mattson och Linus Landegren. Konfan Adam Fredén, Lisa Wallin och Sara Schmidt O-Camp - Emilia Henrysson, Linn Eriksson och Einar Nordgren. DalaDubbeln kansliet att utse ordförande Agneta Berlin, Verksamhetsledare Magnus Sundmark, kanslist Carina Olsson och sekreterare Johan Törnroth till firmatecknare var för sig. 9. Styrelsens kontaktman gentemot kansliet 2
att de löpande kontakterna med kansliet ska skötas av ordförande Agneta Berlin och vid behov av respektive styrelseledamot. 10. Arbetsmetoder m.m. 11. Rapporter att fortsätta med i stort sett samma mötesformer som tidigare år, ca 7 möten/ år. Att vi lägger ett av mötena som 2dagars vid en helg, nuvarande DM-helg, men ev. lägga den på våren istället. Vid detta tillfälle önskar styrelsen få tid att arbeta med arbetsgrupperna i målstegen. Att vi fortsätter att besöka och ha möten hos de olika klubbarna i förbundet. att vi ska titta igenom våra arbetsgrupper i målstegen. Just nu ser grupperna ut så här (sammankallande är första personen i varje grupp): Egen organisation: Agneta, Magnus Elit: Fredrik, Bertil Kommunikation: Björn, Johan, Fredrik Arrangemang: Morgan, Björn, Magnus Bredd/förening: Fredrika, Agneta, Nina, Morgan Ungdom: Johan, Fredrika Junior:, Johan, Björn Mark/vilt/miljö: Kansliet att till nästa möte ska varje arbetsgrupp lämna lägesrapport, samt sammankallande lägger in arbetet på vårat google-drive-konto. att Bertil ska arbeta vidare med samarbetet med Elit - Högskolan Borås. Bertil kontaktar Hestra igen om klubben är intresserad, vi förstår om O-Ringenarbetet tar mycket tid och kraft från föreningarna just nu. Magnus rapporterar från de olika kommittéerna Tävlingskommittén Det har varit arrangörsträffar i Borås och Skövde med ett bra deltagarantal och det har varit givande träffar med fokus på banläggning. Ungdomskommittén USM: Har haft ledarträff, och första upptaktsmötet är maj. O-Camp: De har haft 2 ledarträffar och inbjudan har precis kommit ut. Konfa: Det har skickats ut info till berörda föräldrar och ungdomar, nästa träff blir 26/4. Det saknas dock en ledare. Kartkommittén De har mycket att arbeta med just nu. Breddorientering i Västergötland 3
Det har kommit nya klasser, motionsorientering, UngOteket. UngOteket är ett projekt som vi ska ro i land från SOFT. Projektet är för våra ungdomar Kunskap, engagemang och delaktighet för unga orienterare. Börja Orientera I april anställs 1 person för att arbeta med projektet på SOFT. Kretstränare Bertil berättar om kretstränarprojektet: 6 av 9 kretsar har verksamhet med kretstränare. 14 mars var det en gemensam träningsdag i Främmestad för alla kretsar, en bra och rolig dag där 65 deltagare slöt upp. Främmestad hjälpte till med lokaler och måltid. I Borås finns det för närvarande ingen tränare. Markkretsen erbjuder Boråskretsen deras träningar, även Kindkretsen kommer att bjudas in under våren. Vad gör vi efter projektet är slut? Vi behöver fundera redan nu hur vi vill fortsätta med verksamheten kring kretstränare. Team Sportia League Magnus har startat upp årets arbete med Team Sportia. Första deltävlingen är i Gudhem 26/4. Volontering Magnus har startat upp årets upplaga av Volontering. Pengarna kommer att gå till ungdomsverksamheten i förbundet. Vid nästa Nyhetsbrev kommer det vara fokus på ungdomarna och en del är sommarens Volontering. GOF, SmOF och VOF Magnus meddelar att det arbetet ligger lågt just nu. GOF, BdOF och VOF Magnus meddelar att det är Hitta ut-träff redan till helgen 21/3. Personal/Kansli Magnus informerar att i Idrottens hus där kansliet huserar, har det nu tagits fram nya skyltar till de olika förbunden. Skyltarna sitter vid deras kontor, de ska nu betalas men det har inte gått ut någon förfrågan eller information om byte av skylt och dess kostnad. VOF betalar ca 5 000 kr för posthanteringstjänst i Idrottens Hus, där VOF får post lämnad och hämtad. Ska vi avskaffa tjänsten och spara dessa 5 000 kr, och att VOF - personalen ordnar med posten själva. Styrelsen diskuterade också telefonkostnader. Vi behöver titta igenom vad som gäller vid telefontjänsterna. Magnus önskar arbeta via distans under sommaren 2015. att Magnus kan arbeta via distans under sommaren 2015. 4
12. Ekonomi Nina informerar om den ekonomiska delen. Där har Nina fakturerat mycket, just nu ligger vi + 68 000 kr för utbildningshelgen, men i december kommer det en avstämning och överskottet minskas. Det är ändå ett gott resultat då det var färre deltagare i år än förra året. Årsavgifterna är fakturerade. Nina gav förslag på att lägga pengar i ett fast räntekonto på Avanza för att få räntepengar. Flera av styrelsen har hört positivt om Avanza. att sätta in 700 000 kr i ett fast räntekonto på Avanza. Ang. Fördelning av VIF-anslag så beslutar styrelsen att Magnus och Agneta arbetar fram förslag för fördelning. 13. Skrivelser att behandla 14 Sammankomster 15. PR & Media Nina informerar om utmärkelser för Ryda SK som inkommit. Klubben firar 75 år 2015 och ska fira detta den 6 juni. Ryda SK önskar få förtjänstmedalj i guld till N-Å Carlsson, L Rosenborg. att avslå dessa. De har fått guldmedalj av SOFT. Ryda SK önskar också få silvermedalj till några stycken i klubben, men de har inte fått diplom som är det man först får innan silvermedalj. att avslå dessa medaljer. Regler och ansökan om detta finns på vår hemsida. VOF brukar uppvakta klubbar med ett standar. Ryda SK ska få ett standar av VOF genom Björn eller Fredrika som kommer att delta. Utbildningshelg 2015 Magnus informerar om årets utb.helg som var förlagd på Vara Folkhögskola. Årets helg hade färre deltagarantal. Det har diskuterats om att samarbeta med SmOF ang. utb. Helg, men Magnus vill att vi preliminärbokar Vara Folkhögskola för 2016. VOFs Årsmöte 2015 Det var meningen att SOFT skulle ha varit med på själva årsmötet men att det bara blev ett mötestillfälle med styrelsen innan årsmötet startade. Vi kommer fortsättningsvis att skicka vår info till SOFT för att visa vad vi arbetar med. Då vi i styrelsen tycker att vi är ett aktivt arbetande förbund. Föreningsledarkonferens 2015 Magnus har funderat om vi ska ha en ny framtidsdag eller liknande? Tyvärr har det varit dåligt med deltagare för detta möte. Magnus visar info och siffror om: 5
16. Övriga frågor 17. Nästa möte 18. Mötets avslutande Nyhetsbrev Nyhetsbrev nr 2 har öppnats av 698 st. Och idag är vi 385 st. anmälda för Nyhetsbrevet, + 12 st. Facebook I dagsläget är det 407 st., + 5 st. Twitter Där har vi idag 54 st., + 18 st. Instagram Där är det 39 som följer VOF, + 1 st. Hemsidan Vill man annonsera på vår hemsida finns det nu annonsinformation. Trollhättans SOK har skickat med Agneta en fråga ang. Medlemssiffror i föreningsrapporten. Magnus svarar att TSOK får kontakta SOFT i denna fråga. Styrelsen tar fram datum för årets möten: 18 maj Borås O-Ringenkontor? (Magnus och Bertil kollar upp) 16 juni O-Camp, Tånga Hed Vårgårda 18 augusti 5-6 sept. DM-helg Trollhättan 12 oktober 7 december Skövde Agneta avslutar mötet och tackar för idag, kl. 21.30 Vid protokollet Fredrika Eriksson Vice Sekreterare Agneta Berlin Ordförande Morgan Bodin Justerare 6