Lokalt samverkansavtal för KI 1 Samverkan för utveckling Det centrala avtalet, Samverkan för utveckling, beskriver de utgångspunkter, syfte och inriktning som utgör grunden för KIs lokala samverkansavtal. Samverkan är grunden i KIs utvecklingsarbete, såväl i vardagliga frågor som i den långsiktiga utvecklingen. Syftet är att skapa förutsättningar för ett arbetsklimat som kännetecknas av öppenhet, delaktighet och effektivitet. Detta uppnås genom ett reellt medinflytande för medarbetarna. Samverkan innebär att ledning och medarbetare har en helhetssyn där medinflytande, personalpolitik, arbetsmiljö och jämställdhetsaspekter integreras i verksamhetsfrågorna. Samverkan sker genom samråd där information, dialog och diskussion förekommer i ett tidigt skede inför alla beslut. Detta förutsätter en positiv medverkan från ledning, medarbetare och personalorganisationer. Ledningen har ett särskilt ansvar för att tillhandahålla erforderliga underlag för samverkansprocessen. För att information, dialog och diskussion ska komma in i ett tidigt skede, innan frågor behandlas i samverkansgruppen, krävs att det initieras av arbetsgivare och arbetstagare. Detta kan ske genom institutionsråd, arbetsplatsträffar m.m. Genom ökad delaktighet för medarbetarna och genom tillvaratagande av kunskap och kompetens, skapas möjligheter att utveckla KIs verksamhet på ett sätt som kommer både arbetsgivaren och medarbetarna till del. 2 Samverkan inom KI Vilka frågor omfattas av samverkan? Samverkan skall ske i de frågor som omfattas av informations- och förhandlingsskyldigheten enligt MBL och ersätter därmed arbetsgivarens skyldigheter enligt 11, 12 och 19 MBL med de undantag som framgår av 5 i detta avtal. Samverkansgrupper Samverkan bedrivs på institutioner/motsvarande i lokala samverkansgrupper, och på myndighetsnivå i den centrala samverkansgruppen. Samverkansgrupp skall sammanträda minst en gång per månad under terminstid.
Kallelse Kallelse med dagordning utsänds senast fem arbetsdagar före sammanträdet. Om företrädare för personalorganisation ej finns skall kallelse skickas till organisationens ordförande. Skriftligt underlag såsom förslag till annonstext, budget mm skall medfölja kallelsen. Anställningar och lönesättningsärende kan ske i annan ordning efter skriftlig överenskommelse. Parterna är överens om att IT används i största möjliga utsträckning vid kommunikation mellan parterna. Information och dialog Information och dialog är en grundförutsättning för samverkan. Dialogen i samband med arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal är viktig, eftersom man vid dessa tillfällen behandlar frågor som ligger närmast den dagliga verksamheten och ger alla medarbetare möjlighet till delaktighet. Utvecklingssamtal skall genomföras med varje anställd minst en gång per år. Se även KIs personalpolitiska program. 3 Samverkan på myndighetsnivå Den centrala samverkansgruppen har en övergripande och samordnande funktion för KIövergripande verksamhetsfrågor. Samverkan skall ske före rektorsbeslut och före konsistoriebeslut. De ärenden som skall tas upp i den centrala samverkansgruppen framgår av bilaga 1. Universitetsdirektören ansvarar för samverkansfrågorna på myndighetsnivå i den centrala samverkansgruppen. Sammansättning Den centrala samverkansgruppen är sammansatt av tre företrädare för arbetsgivaren, däribland universitetsdirektören som är ordförande. De två övriga, varav en är sekreterare för gruppen, utses av universitetsdirektören. Personalorganisationerna SACO, OFR och SEKO utser var och en två representanter. Protokoll Samverkan dokumenteras genom justerat protokoll. Protokollet skall anslås senast 14 dagar efter sammanträdet på KIs anslagstavla och på KIs hemsida. Protokoll inför konsistoriets sammanträden skall bifogas kallelse till konsistoriet. Anmärkning: På myndighetsnivån sker också central samverkan i Miljö- och hälsonämnden, Jämställdhets- och mångfaldsrådet och Inflytanderådet, som alla är partssammansatta organ.
4 Samverkan på institutions/biblioteks/förvaltnings/nivå. Lokal samverkansgrupp har fokus på de angelägenheter som rör institutionens/bibliotekets/förvaltningens verksamhet och särskilt frågor som berör medarbetarna. De ärenden som skall tas upp i lokala samverkansgruppen framgår av bilaga 2. Flödesschema för samverkan och förhandling enligt bilaga 3 och 4. Ansvar/delegering Prefekten har huvudansvar för samverkansfrågor inom institutionen. I institutionsövergripande och verksamhetsinriktade samverkansfrågor är prefekten ordförande. I frågor av mer administrativ karaktär kan prefekten delegera samverkan till administrativ chef/biträdande prefekt/motsvarande. Delegation kan ske till administrativ chef/biträdande prefekt/motsvarande i de frågor som prefekt/motsvarande har delegerat. Sammansättning Samverkansgruppen är sammansatt av tre företrädare för arbetsgivaren. Personalorganisationerna SACO, OFR och SEKO utser, om möjligt, var och en två representanter. Om institutionen inte har någon separat arbetsmiljögrupp/ skyddskommitté ska minst ett skyddsombud ingå i samverkansgruppen. Motsvarande gäller för universitetsförvaltningen och biblioteket. Protokoll Samverkan dokumenteras genom justerat protokoll. Protokollet skall anslås senast 14 dagar efter sammanträdet på institutionens anslagstavla och på institutionens hemsida, och sändas i kopia till särskild tjänsteman vid universitetsförvaltningen samt till personalorganisationerna för uppföljning. 5 Samverkan genom förhandling enligt 11 MBL Oavsett vad som tidigare sagts om samverkan skall förhandling enligt 11 MBL ske mellan arbetsgivaren och berörd personalorganisation inför beslut i följande frågor. Frågor som rör enskilds arbets- och anställningsförhållanden utom tillsättningsärenden (institutionsnivå) Fastställande av arbetsbrist samt lokala frågor inför sådan fastställelse (institutionsnivå med biträde av företrädare för såväl arbetsgivare som arbetstagare från central nivå)
Beslut om uppsägning p g a arbetsbrist inklusive fastställande av turordningskretsar, den inbördes ordningen inom dessa samt arbetsgivarens omplaceringsskyldighet (myndighetsnivå). Förhandling skall ske på kallelse av universitetsdirektören/prefekten, eller av den som han givit mandat, och skall genomförs senast fem arbetsdagar före beslut. Kallelse med dagordning utsänds senast fem arbetsdagar före sammanträdet. Flödesschema för förhandlingsordning framgår av bilaga 3. 6 Oenighet och förhandlingsordning Om enighet inte kan nås i lokal/central samverkansgrupp kan personalorganisationerna begära lokal förhandling, 12 MBL, senast på femte arbetsdagen efter den dag då punkten är justerad. Förhandlingen sker lokalt på institutionen eller motsvarande där arbetsgivaren kan vara förstärkt av representant från personalavdelningen och personalorganisationen av någon annan lämplig representant. Vid oenighet vid lokal förhandling kan personalorganisationerna begära central förhandling,14 MBL, senast på femte arbetsdagen efter den dag då punkten är justerad. Begäran om förhandling ska ske skriftligt och arbetsgivaren ska omedelbart skriftligen bekräfta att begäran om förhandling inkommit samt ombesörja kallelse och protokoll. Förhandlingen sker centralt på förvaltningen inom KI. Arbetsgivaren representeras av personaldirektör/universitetsdirektör medan personalorganisationen representeras av ombud från förbund. Om personalorganisationerna inte begärt förhandling enligt ovan är arbetsgivaren fri att fatta och verkställa beslut. Flödesschema för samverkan och förhandlingsordning framgår av bifogade bilaga 4. 7 Samverkan om arbetsmiljöfrågor Samverkan om arbetsmiljö sker på myndighetsnivå i Miljö- och hälsonämnden, som fungerar som skyddskommitté enligt Arbetsmiljölagen, och på lokal nivå i de lokala samverkans och/eller arbetsmiljögrupperna. 8 Sekretess och etik vid samverkan Arbetsgivaren och personalorganisationerna kan för särskild fråga eller information begära att tystnadsplikt skall gälla. Personalorganisationernas ledamöter får föra
uppgifter vidare till ledamöter i organisationens respektive styrelse, även dessa ledamöter blir då bundna av tystnadsplikten. Etik i samverkansarbetet har som grund att frågor behandlas med ömsesidigt förtroende och respekt för gällande lagar och avtal. Om enskilda personer berörs skall de vara involverade i och informerade om vad som sker och vad som diskuteras i samverkansprocessen. Ärenden skall behandlas i öppenhet gentemot berörd, men inte spridas till andra än de som behöver känna till ärendet för att beslut skall kunna fattas. 9 Om samverkan på institutionsnivå inte fungerar För att följa hur inflytandefrågor tas om hand av institutioner och andra enheter i syfte att främja delaktighet och inflytande har rektor inrättat ett inflytanderåd. I rådet skall ingå representanter för arbetsgivare, personal och studenter med rektor som ordförande. Frågor om samverkan som inte fungerar kan väckas i inflytanderådet. 10 Giltighetstid Detta avtal gäller från och med 2004 06 16 och tillsvidare i enlighet med det centrala avtalet. 11 Uppsägningsklausul Varje part kan var och en för sig säga upp detta avtal med tre månaders uppsägningstid.