Lean i praktiken Christina Dahlberg & Maria Viidas Vara kommun
Vad är lean? LEAN är ingen förkortning utan det engelska ordet lean En filosofi ett sätt att tänka Ett antal metoder och verktyg Skapa mer värde med mindre resurser Kundfokus Eliminera slöserier
Grundförutsättningar Stödjande ledarskap Kontinuerliga förbättringar i vardagen Medarbetarnas engagemang i sitt arbete
Vad är slöserier? Allt arbete som inte skapar något direkt eller indirekt värde för kunden är slöseri
8 slöserier Överproduktion Väntan Transporter Överarbete Lager Rörelse Omarbete Outnyttjad kreativitet
Överproduktion Utföra en arbetsuppgift tidigare än vad som krävs Starta tvättmaskinen innan den är fylld Producera mer än vad som är nödvändigt, för mycket kopior ex
Väntan Vänta på något som måste ske innan man kan utföra arbetsuppgiften, ex vänta på mötesdeltagare, skrivare eller signatur från chefen
Transporter Transportera information, saker eller människor i onödigt många steg Alltför många login till olika system
Överarbete Att vara mer noggrann än vad som är nödvändigt Utföra onödiga kontroller Lägga ner extra jobb på att färglägga dokument
Lager Lagra/spara mer än vad som är nödvändigt, skriva ut och spara saker ( e-post ex)så det finns både i datorn och i pappersform
Rörelse Alla onödiga steg, böjningar eller sträckningar Varje gång man behöver leta efter något
Omarbete När det inte blir rätt från början; ex hålen på fel sida av pappret eller man missar att bifoga en fil i e-posten
Outnyttjad kreativitet Saknas en systematik för hur man tar tillvara medarbetarnas idéer Inte låta medarbetare komma med förbättringsförslag
Nu ska ni få en liten titt på hur det kan se ut i verkligheten på demensboendet Södergård
Slöseri som vi hittade Väntan Kunden väntar på att få sin omvårdnad Medarbetarna väntar på varandra när man behöver hämta saker som fattas Transporter Fel blöjor har lagts in i lägenheten Rörelse Behöver leta efter saker Behöver gå och hämta rätt saker Omarbete Behöver byta ut felaktiga saker
Förbättringstavlan Jag skriver ner det hittade slöseriet eller förslaget..och lägger det i inkorgen Under tavelmötet fördelas aktiviteterna
Förbättra Planera A P Följa upp C D Genomföra
Förbättringar vi genomförde Tydlig arbetsfördelning Påfyllningsvagn
Skapade standards för förbrukningsartiklar och visualiserade dessa Fler förbättringar
Vinsterna För kunderna För medarbetarna - Kortare väntan - Mer effektiv hjälp - Mer kvalitetstid tillsammans med medarbetarna - Färre onödiga steg - Kortare väntan - Mer effektivt arbete - Mindre irritation - Det är lättare att göra rätt från början
Dags för slöserijakt! Grupper med 2 3 personer Slöserijaktsmall 8 klädnypor 16 fotografier 20 minuter
ARBETSSÄTT TANKESÄTT Lean tanke- och arbetssätt Strategisk Plan Strategisk Plan Strategisk Plan Strategisk Plan Strategisk Plan Strategisk P Mål- och visionsstyrning med tydlig ansvarsfördelning 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 Vår första arbetslagsutveckling Resultatenheter med synliga och tydliga chefer Ledarutvecklings program för tydliga, synliga och stödjande chefer Arbetslagsutveckling för välfungerade arbetslag och motiverade, kompetenta medarbetare Arbetslaget viktigt! Värdeflödeskartläggningar Vår första värdeflödeskarta 5S - bibehållen ordning & reda Förbättringstavlor LeanLir A3
Vision Värden Principer Metoder Tanke- och arbetssätt Verktyg
I hjärtat av Västra Götaland trivs vi här finns det goda livet. Hos oss får alla sinnen sin kraft och sitt mod från en positiv miljö med naturliga kulturinslag. Här finns jordmånen för varje idé liten som stor. Mångfald & entreprenörskap gör att vi vågar hit är alla välkomna, här ser vi lite längre.
Grundläggande värden Kund/brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Vara vågar! Våra kunder/brukare är anledningen till att vi finns. Våra chefer är synliga och engagerande i sitt uppdrag att leda individer och arbetslag. Vi är och tillåts vara delaktiga och tar ansvar för vårt uppdrag. Vi stimulerar personlig och professionell utveckling för att nå uppsatta mål. Vi antar utmaningar med mod och kreativitet för att nå uppsatta mål.
Principer Mål- och visionsstyrning Decentraliserad organisation med resultatenheter och arbetslag Tydlig ansvarsfördelning Utveckling en del av arbetet
Metoder Nedbrytning av övergripande mål på enhetsnivå Kommunövergripande utvecklingsinsatser, lika för alla Ledarutvecklingsprogram Visualisering Dragande system PDCA A3
Fler verktyg vi använder
www.leanlir.se
LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk
Värdeflödesklartläggning
Värdeflödeskartläggning på Alléskolan
Värdeflödeskartläggning på Frejgårdens förskola
Värdeflödeskartläggning av övergripande budgetprocess
Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet
Avgränsning Upplägg
Värdeflödeskarta Fastighetsenheten
Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri
Nulägeskarta Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola Totalt per månad L/T P/T V/T RFB 15 tim 10 min - 27 dgr 54 tim 4 min 12 tim 47 min - 44 tim 55 min 2 tim 23 min - 27 dgr 9 tim 9 min 0%
Framtidskartan Totalt per månad Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola L/T P/T V/T RFB 11 tim 16 min - 14 dgr 46 tim 28 min 11 tim - 42 tim 8 min 16 min - 14 dgr 4 tim 20 min 63%
Värdeflödeskarta Tvätthantering på Kvänumsgården Tvätthantering
Lärdomar Att det kan bli så få steg kvar! Det är viktigt att prioritera tid idag för att kunna spara tid i framtiden Så viktigt det är att skriva ner hur vi gör De som inte varit med förstår inte hur bra det är förrän man har provat. Man blir lite skadad, på bra sätt. Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola
Diplom efter varje genomförd kartläggning
5S & visualisering
Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)
Före Efter
Före Efter
Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag
Före Efter
5S kan göras på många ställen.
Det ska vara lätt att göra rätt! Visualisering av sopsortering
Arbetsplaner Grundar sig på A3-metoden
Rubrik/område: Av rubriken ska det framgå vad det hela handlar om. Ansvarig/a: Datum: Datum används istället för versionsnr. Skriv därför dagens datum här! 1.Bakgrund Varför är detta område i fokus nu? Målgrupper och vilka berörs? 5.Brainstorming kring tänkbara lösningar/åtgärder Försök att vidga vyerna och se alternativa sätt att lösa problemet. Försök att visualisera de tänkbara åtgärderna. 2.Nuläge Hur ser det ut idag? Lyft upp viktiga fakta kring området. 6.Handlingsplan Vad ska göras? Av vem och när? 3.Mål & Mätetal Vad vill vi uppnå? Hur ser det ut när vi har uppnått målet? Vilka mätetal/mått kan vi följa upp för att se att vi är på väg mot målet? 7.Kontroll av resultat Hur och när ska vi kontrollera resultatet? 4.Orsaksanalys Ställ dig frågan VARFÖR x 5 för att hitta grundorsaken Vad är den egentliga anledningen till att problemet finns/aktiviteter behövs? 8.Uppföljningstillfällen Bestäm regelbundna uppföljningstillfällen för att följa utvecklingen fram till stoppdatumet! STOPPDATUM
Återkommande verksamhetsutveckling för alla medarbetare med samma fokus oavsett yrkeskategori 2005
Hur, vad och varför 1250 medarbetare 60-80 timmar fördelat över ett år inkl. ett internat om 40 timmar Åker enhetsvis Internaten fördelas under 6 veckor Fokus på organisationsövergripande frågor och sådant man inte tränar själv Effektiva möten Grundläggande värden Att arbeta i arbetslag Öka vi-känslan och upplevelsen av att vara utvald och viktig för organisationen Skapa samsyn Personlig stil Vad gör vi hos oss Hur gör vi hos oss
Förändringskraft Samvete 1 Vi använder oss. aktivt av resultaten från medborgar- och brukarundersökningar. Händelse 1 Du ska just gå på kafferast, alla andra har redan hunnit gå när det ringer på en kollegas telefon. Vad gör Du? Svarsalternativ A. Inget, de flesta vet att det är rast B. Svarar och här vad det gäller C. Kopplar bort telefonen D. Svarar och säger att ni är på rast Fakta 1 Vara kommun fick en utmärkelse för 2005 vilken? Svarsalternativ A. Mycket ofta B. Ganska ofta C. Ganska sällan D. Mycket sällan Svarsalternativ Verksamhetsutveckling 2005 A. Guldtriangeln B. Årets marknadsförare C. Årets kulturkommun D. The flag of honor
Sett i backspegeln.. hur vet vi vad som skapat det vi ser?
mätetal Nöjd-medarbetar index 77 2010 ( NBI 72 2008) 98% av medarbetarna är engagerade i sitt arbetet (AKU 2010) Mer än 70 kartlagda värdeflöden, samtliga med förbättrat nuläge och med i genomsnitt 28% tidsvinst Mer än 1000 LeanLir-spelande medarbetare
Effekter för kunderna/brukarna Ökad tillgång till personal Tryggare, lugnare tillvaro Ökad tillgång på aktiviteter Enklare ärendehantering Mängden tillgodosedda behov ökat Högre kvalitet på det som levereras Likvärdig service oavsett leverantör
Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla