Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer Edfeldt Administrativ chef/arkivansvarig Gina Lööf Registrator/arkivhandläggare Lennart Holm IT-ansvarig Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström Inspektionsförrättare Christina Moberg Protokollförare SAMMANFATTNING Serviceförvaltningen inspekterades den 10 september 2014. Inspektionen avsåg förvaltningens hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Förvaltningen inspekterades senast den 17 oktober 2008. Hanteringen av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen är generellt mycket god. Stadsarkivet konstaterade att förvaltningen har arbetat aktivt med arkivfrågorna och tagit fram rutiner för stora delar av sin arkivhantering. Förvaltningen behöver dock gå igenom sina styrdokument för informationshanteringen för att se till att de är uppdaterade. Förvaltningen behöver också se över sin arkivförvaring. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger serviceförvaltningen att: - Uppdatera ansvarsfördelningen (arkivinstruktionen) för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet. - Utreda ansvarsfrågan kring ärendehanteringssystemet KCH. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar inom kärnverksamheten ska prioriteras. - Inkomma med en dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Serviceförvaltningen ska senast den 31 maj 2015 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer: Stadsarkivet rekommenderar serviceförvaltningen att: - Utse arkivredogörare som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk hantering på olika enheter/ verksamhetsområden. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket.
Sida 3 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Serviceförvaltningen har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. Arkivansvarig är förvaltningens administrative chef Christer Edfeldt. Registrator Gina Lööf är arkivhandläggare och utför det praktiska arbetet. Utöver det har man utsett arkivredogörare inom de olika verksamhetsområdena som fungerar som ett stöd till arkivhandläggaren. De mer omfattande verksamhetsområdena löner och ekonomi har fler än en arkivredogörare. I förvaltningens arkivinstruktion framgår rollerna och uppgifterna tydligt, men den behöver ses över och uppdateras så den hålls aktuell. Detta gäller framför allt bilagan med medarbetarnas namn. Arkivorganisationen upplevs fungera bra, men arkivredogörare saknas inom verksamhetsområdena Kontakt Center och HR Service. Uppdatera ansvarsfördelningen (arkivinstruktionen) för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. Rekommendationer Utse arkivredogörare som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktiskt arkivhantering på olika enheter/verksamhetsområden. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som generellt god inom förvaltningen och personalen är enligt uppgift väl medveten om att man arbetar inom en offentlig förvaltning som hanterar allmänna handlingar. Man anordnar regelbundna informationstillfällen, där frågor kring sekretess och arkivhantering gås igenom tillsammans med andra frågor som det finns behov av att lyfta. Däremot saknar förvaltningen rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar. Stadsarkivet påpekade att det är ett bra tillfälle att tidigt informera medarbetarna kring de här frågorna i samband med den ordinarie introduktionen. Rekommendationer Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket.
Sida 4 (8) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring finns Rutinerna för att öppna och ta om hand post och e-post förefaller vara goda. Backup finns för öppning och diarieföring av post. Posten sorteras centralt av vaktmästaren som även öppnar alla löpande underlag till löne- och ekonomiadministrationen. Registrator öppnar chefernas post samt all personadresserad post, fullmakt för detta finns. Registrator skannar, diarieför och distribuerar ärendena via e-post till respektive handläggare. För varje ärende upprättas även en pappersakt. Verksamhetsområde Upphandling diarieför sina ärenden själva. Alla diarieförda handlingar är skannade från 2013 och framåt. Förvaltningen använder sedan år 2012 en diarieplan baserad på klassificeringsstrukturen. Diarieföringen av handlingar sker oftast samma dag som de inkommer. Sekretesshandlingar förekommer inom verksamheten. Dessa diarieförs alltid. En sekretessmarkering görs i ärendehanteringssystemet Diabas samt på akten. Markeringen hänvisar till tillämpbar sekretessparagraf. Rutiner för att bevaka e-post vid semester eller annan frånvaro finns, antingen i form av att en kollega ges behörighet till den egna e-postlådan i Outlook eller att man själv läser sin e-post via telefonen. Ledningen går ut och påminner om bevakning av e-post inför semestertider. Ordna handlingar enligt fastställda anvisningar Förvaltningen har mycket detaljerade och ambitiösa hanteringsanvisningar. Dessa togs fram av en arkivkonsult år 2009 och uppdateras kontinuerligt av registratorn. Rutinerna för hanteringen är kända inom organisationen, men det är osäkert om hanteringsanvisningarna är förankrade och tillämpas överallt. Vissa verksamhetsområden har tagit fram egna rutinbeskrivningar som inte alltid överensstämmer med de centralt framtagna. Det var vid tillfället för inspektionen dessutom oklart var hanteringsanvisningarna finns tillgängliga, tidigare publicerades dem på intranätet. De handlingar som bevaras tillkommer framför allt inom serviceförvaltningens styr- och stödfunktioner. All dokumentation som inkommer inom förvaltningens kärnverksamhet skickas tillbaka en gång per år till stadens förvaltningar och bolag.
Sida 5 (8) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas på förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar framför allt information som uppkommer inom stödverksamheten. Utöver ovan generella gallringsbeslut har förvaltningen ett eget myndighetsspecifikt gallringsbeslut från 2011, beslut 2011:17. Tillämpning av gallringsbeslut Förvaltningen har väl fungerande rutiner för att genomföra föreskriven gallring och man gallrar regelbundet i början av året. Tillämpningen av gallringsbeslut 2007:12, avseende information av tillfällig och ringa betydelse, är dokumenterad i förvaltningens hanteringsanvisningar. Förvaltningen behöver dock se över användandet av 2007:12 för att säkerställa att endast handlingstyper som är av tillfällig eller ringa karaktär omfattas. Vill förvaltningen gallra andra handlingstyper behöver de omfattas av ett gallringsbeslut. Stadsarkivet upplyste om att det inte längre ställs krav på att verksamheten ska upprätta gallringsprotokoll efter genomförd gallring. Förvaltningen tog upp en problematik kring gallringsbara diarieförda handlingar. Diariet ger en svåröverträffad sökbarhet, varför förvaltningen använder sig av diarieföring i stor utsträckning. Däremot lämpar sig diariet inte så väl för handlingar som ska gallras, då det har visat sig vara mycket tidskrävande att genomföra gallring av handlingar som registrerats och förvaras digitalt i diariet. Det finns eventuellt behov av ytterligare gallringsbeslut Sedan gallringsbeslut 2011:17 fattades har verksamheten utvidgats och fler verksamhetsområden har tillkommit. Det finns därför behov av att se över informationen som uppkommer inom verksamhetsområdena Kontakt Center och Upphandling samt HR Service, som är en ny verksamhet från år 2014. Förvaltningen ska värdera informationen ur ett bevarande- och gallringshänseende. Förvaltningen behöver även värdera informationen som förvaras i ärendehanteringssystemet KCH och som används av Kontakt Center. Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet.
Sida 6 (8) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar Förvaltningen använder ett flertal system för sin hantering av digital information, varav de flesta är stadsgemensamma system som förvaltas av stadsledningskontoret, t ex Agresso, LISA och Diabas. Inom verksamhetsområdet Kontaktcenter använder förvaltningen ärendehanteringssystemet KCH (KC Handläggarstöd), som de också själva förvaltar. KCH hanterar alla synpunkter som kommer in till staden och har en koppling till e-tjänsten Tyck till. Systemet används av flera förvaltningar i staden, bl a stadsdelarna och flera fackförvaltningar. Vid inspektionen framgick att Serviceförvaltningen är systemansvariga men att det råder oklarheter kring vem som egentligen äger ärendena som finns i systemet samt om vem som har arkivansvaret. Då systemet lagrar alla ärenden som hanteras, även de som skickas vidare, behöver ansvarsfrågan utredas och en gallringsutredning genomföras. Om det visar sig att systemet innehåller information som ska bevaras, behöver man ta fram en plan för hur informationen ska bevaras på lång sikt och bestämma tidpunkt för leverans till stadens e-arkiv. Skrivmateriel Förvaltningen använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantör vara arkivgodkända. Utreda ansvarsfrågan kring ärendehanteringssystemet KCH. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver uppdateras Förvaltningen har en arkivbeskrivning från år 2011 som ger en bra överblick av arkivet men den behöver uppdateras, främst vad gäller informationen om gallringsregler.
Sida 7 (8) Arkivförteckning behöver uppdateras Förvaltningen har påbörjat en bevarandeförteckning enligt processorienterad struktur. Förteckningen täcker största delen av arkivet, men det finns behov av att gå igenom förteckningen och justera en del mindre oklarheter. Den saknar en del relevant information, såsom förteckningsid, uppgifter om vad som finns i respektive volym/enhet samt var informationen förvaras. Detta gäller framför allt den digitala informationen. Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. BEVAKNING AV ARKIVFRÅGOR VID FÖRÄNDRINGAR Serviceförvaltningen uppger att de inte väntar sig några större förändringar av verksamheten som skulle kunna komma att påverka arkivbildningen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingar förvaras i icke godkänd arkivlokal Förvaltningen har en arkivlokal i källarplan på Palmfeltsvägen 5. Lokalen är inte godkänd ur arkivsynpunkt och lever inte upp till kraven i Riksarkivets föreskrift om arkivförvaring, RA-FS 2013:4. Bland annat är lokalen utrustad med vattensprinkler och vattenledande rör i taket, en icke brandsäker dörr samt icke godkänd belysning. En stor del av handlingarna som förvaras i lokalen är dock kopior på anställningsuppgifter och löneunderlag som också finns i personalakterna på respektive förvaltning/bolag som serviceförvaltningen arbetar mot. Övriga handlingar i lokalen är serviceförvaltningens egna ekonomihandlingar som står placerade på hyllor. Då dessa är originalhandlingar och har en längre gallringsfrist än två år ska de förvaras skyddade. En lösning skulle vara att istället förvara dem i de brandsäkra dokumentskåp som står i lokalen. Dokumentskåp används
Sida 8 (8) Förvaltningen förvarar sina personalakter i ett dokumentskåp som innehar brandklass EI 120 minuter, dvs att det står emot brand i två timmar. Därutöver används tre stycken dokumentskåp (två i kontorslandskapet och ett i arkivlokalen, innehållandes diarieakter samt avställda personalakter) som endast har brandklass EI 60 (en timme) och för dessa skåp behöver förvaltningen söka dispens, då RA-FS 2013:4 anger två timmars brandskydd som krav. Dispens för dokumentskåp med brandklassning EI 60 kan ges av stadsarkivet om förvaltningen kan uppvisa kompenserande åtgärder för den lägre brandklassen. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar inom kärnverksamheten ska prioriteras. Inkomma med en dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. 2014-10-08 Matilda Ekström Inspektionsförrättare