1 (10) Datum 2015-07-10 Diarienr (åberopas) Saknr A283.369/2015 913 Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Naida Culum Ansökningsinbjudan: Ombyggnation av lokalerna i fastigheten Solna Karlsro 1, Solna (Ombyggnation sker för Polisens verksamhet i annans fastighet) 1. INLEDNING Polismyndigheten (Polisen) genomför rubricerad upphandling och inbjuder er att ansöka om att få lämna anbud. Upphandlat entreprenadkontrakt ska efter avslutad upphandling övertas av Polisens hyresvärd, Bostads AB Trojeborg. Bostads AB Trojeborg blir därefter byggherre och beställare i entreprenaden. Bostads AB Trojeborg har sitt säte i Stockholm. Bolaget startade 1998. Upphandlingen avser en totalentreprenad enligt ABT06. Inbjudan sker genom annonsering i databasen http://www.mercell.com och genom publicering av denna ansökningsinbjudan jämte bilagor (Ansökningsinbjudan) på Polisens upphandlarprofil: http://www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar. Anbudssökande är skyldig att på egen hand kontrollera att fullständig Ansökningsinbjudan erhållits. Ansökningsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudssökande framgår av denna Ansökningsinbjudan. Om behov av klargörande uppstår önskar Polisen erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till ansvarig entreprenadupphandlare: Naida Culum E-post: naida.culum@polisen.se Anbudsansökan skall vara Polisen tillhanda senast den 2015-08-13. Sista dag att inkomma med frågor är 2015-07-31. Sista dag Polisen lämnar svar på inkomna frågor är 2015-08-07. Endast skriftliga svar från Polisen ska anses utgöra del av Ansökningsinbjudan. Observera följande: Under perioden 2015-07-19 till och med 2016-08-04 kommer inga svar att lämnas på inkomna frågor. Ansökningsinbjudan_Piketen_Steg 1
2 Alla som ansöker om att få lämna anbud kommer att delges samtliga inkomna frågor och avgivna svar. Detta sker genom att frågor och svar löpande publiceras på Polisens upphandlarprofil och det är anbudssökandes skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent hålla sig ajour om vad som där publicerats i upphandlingen. 2. INFORMATION 2.1 Omfattning Objektet avser om- och tillbyggnation av lokaler för Polisen och Bostads AB Trojeborg, inom kvarteret Solna Karlsro 1, i Solna. Behovet föranleds av ett behov av modernisering av lokalerna för att uppfylla lag-, författnings- och arbetsmiljökrav samt för att passa Polisens verksamhet. Huvudbehovet består i att renovera samt anpassa lokalerna på fastigheten i Solna Karlsro 1. Ombyggnationen avser ombyggnad av ca 5 359 m 2. Utvändiga arbeten inkluderande viss markberedning, parkering, plattytor, insynsskydd (plank), fönsterbyten, nya säkerhetsdörrar m m kan komma att ske. 2.2 Målsättning Beställaren söker en totalentreprenör (TE) med erfarenhet och kompetens nog för att bygga om i fastigheter med förhöjt byggnadstekniskt skydd. TE:s kommande organisation bör ha ett starkt personligt intresse av att arbeta engagerat i en nära och öppen samverkan med alla andra aktörer och personer i projektet. Entreprenörens värderingar och projektspecifika genomförandeplan ska uppfylla de intentioner Beställaren har. 2.3 Personuppgiftslagen (PUL) I enlighet med personuppgiftslagen (SFS 1998:204) lämnas här information om att samtliga personuppgifter som begärs in i denna upphandling endast kommer att användas i syfte att kunna vidimera i anbud angivna kravuppfyllelser. Uppgifterna blir efter avslutad upphandling att anses som allmän handling såvida inte 6.11 nedan eller säkerhetsskyddslagen (SFS 1996:627) kan bli tillämplig. Det ankommer på anbudssökande att informera samt inhämta godkännande från berörda personer om detta förfarande. 2.4 Preliminära tider Preliminärt kan entreprenaden påbörjas i slutet på december 2015. Preliminärt bör entreprenaden kunna vara färdigställd för slutbesiktning 2016-04-30.
3 3. KONTRAKT Beställaren har för avsikt att tilldela kontrakt till en (1) totalentreprenör. 3.1 Förutsättning för kontrakt a) Polisen i samband med kontraktskrivning kan överföra sin del av kontraktet på Bostads AB Trojeborg. b) Säkerhetsskyddsavtal enligt 5.3 tecknas och upprätthålls. c) Bostad AB Trojeborgs styrelse kan teckna investeringsbeslut d) Bygglov erhålls e) Polisen och Bostad AB Trojeborg har tecknat hyresavtal 4. KRAV PÅ ANBUDSSÖKANDEN De krav som ställs på den anbudssökande och dess eventuella underentreprenörer (UE) framgår nedan: 4.1 Företagsuppgifter Anbudssökanden skall fylla i och underteckna Formulär till ansökan (bilaga 1) och foga det till ansökan. 4.2 Uteslutningsgrunder Anbudssökanden skall vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudsansökan samt ej utelämna information av betydelse för urvalsförfarandet. Anbudssökanden intygar genom att underteckna (bilaga 1) och foga den till ansökan att kravet enligt ovan är uppfyllt. 4.3 Register-/tillståndskontroll Anbudssökande skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Polisen kommer via Skatteverket och Kronofogdemyndigheten kontrollera detta för svensk anbudssökande. Utländsk anbudssökande skall bifoga handling/-ar med motsvarande information som Skatteverkets Blankett SKV 4820 (bilaga 3) utfärdade av behörig officiell myndighet i hemlandet. Handling/-arna får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. I det fall anbudssökanden UE är skyldig att vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudssökandens verksamhet är etablerad skall anbudssökanden visa att denne är registrerad. Anbudssökanden skall visa detta genom att bifoga anbudsansökan en kopia av registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Utländsk anbudssökande kan visa detta genom att bifoga anbudsansökan intyg med motsvarande uppgifter eller om sådana intyg inte kan erhållas i det land i vilken anbudssökanden har sin verksamhet genom att avge en utsaga på heder och samvete.
4 Inlämnade handlingar enligt denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. 4.4 Ekonomisk ställning 4.4.1 Kapacitet Anbudsökanden skall ha en sådan ekonomisk kapacitet att han kan genomföra entreprenaden. Anbudssökanden styrker uppfyllelse av kravet på lättaste sätt genom att bifoga anbudsansökan ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudssökanden har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudssökanden har erhållit motsvarande riskklass). I det fall anbudssökanden har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudssökandens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande kan anbudssökanden istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen: a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudssökandens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudssökandens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudssökandens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudssökandens ekonomi, som visar att anbudssökanden kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. I det fall lägre riskklassificering redovisas kan anbudsgivaren också anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren i årsredovisning från de två (2) senaste avslutade räkenskapsåren kan visa att soliditeten är och har varit 20% eller bättre samt att kassalikviditeten är 1 eller högre för bägge åren. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. Gäller ej årsredovisningarna. Polisen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudssökandes redovisade ekonomiska kapacitet. 4.4.2 Omsättning Anbudssökanden skall under de två (2) senast föregående och avslutade räkenskapsåren haft en genomsnittlig nettoomsättning om minst 10 miljoner kronor (SEK). Detta skall styrkas genom att till ansökan bifoga årsredovisningar innefattande efterfrågade uppgifter. 4.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet 4.5.1 Tidigare åtaganden Anbudssökande skall inge tre (3) Referensblad, bilaga 2 som styrker att anbudssökande har utfört tre (3) entreprenader under de senaste fem (5) åren
5 som till omfattning och utförande liknar det som efterfrågas samt att dessa har utförts på ett tillfredsställande sätt. Med liknande entreprenader avses här en entreprenadstorlek upp till 10Mkr, att höga krav ställts på säkerhet, kvalitetssäkring i utförande och dokumentation samt att projekten har haft uttalade energikrav. För att uppfylla kravet om att entreprenaderna har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vardera referensblad vara tre (3) poäng eller högre. Anbudssökande skall själv ombesörja för att referenternas omdömen fylls i. Polisen kan komma att kontakta angivna referensperson för att verifiera lämnade uppgifter. 4.5.2 Kvalitetssäkring För att kunna säkerställa kvaliteten på avtalets genomförande och färdigställd byggnation krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO 9001-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga ansökan antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten. Minst följande skall då framgå: a) kvalitetspolicy b) allmän beskrivning av kvalitets mål c) allmän beskrivning av kvalitetssäkring. 4.5.3 Miljöskyddsåtgärder För att kunna säkerställa miljöarbetet i avtalet genomförande sker på ett effektivt och rationellt sätt krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO14000-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga ansökan antingen intyg om certifiering eller en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. Minst följande skall framgå: a) miljöpolicy b) allmän beskrivning av miljömål c) allmän beskrivning av miljösäkring.
6 4.5.4 Organisation Anbudsgivare skall förfoga över en organisation som klarar en entreprenad i denna storlek. Anbudsgivaren skall styrka detta genom att till anbudet foga en beskrivning över tänkt organisation och med en motivation till varför anbudsgivaren anser att han är lämplig att vara med i fortsatt anbudsgivning. 4.5.5 Underentreprenörer/konsulter Anbudsgivare kommer under upphandlingen att vid behov få komplettera med underentreprenörer. För att en underentreprenör/konsult ska kunna komma ifråga gäller då att de uppfyller samma krav som gäller för anbudsgivaren i 4.2, 4.3 och 5.3.1 i denna anbudsinbjudan. 5. URVALSFÖRFARANDE Endast de krav som ställts i Ansökningsinbjudan med bilagor (och eventuella kompletteringar till dessa) kommer att kontrolleras. Ansökningsinbjudan med bilagor innehåller ett antal skall-krav. En förutsättning för att ansökan skall kunna godkännas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. Polisen kommer att pröva samtliga inkomna ansökningar i tre (3) på varandra följande steg enligt nedan: 5.1 Uteslutning och kvalificering Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kvalifikationskraven i punkten 4 Krav på anbudssökande samt om ansökan är korrekt inlämnad och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kvalifikationskraven och vars ansökan är korrekt inlämnad har kvalificerat sig för nästa steg (5.2). 5.2 Urval Här kontrolleras att ansökan uppfyller övriga i Ansökningsinbjudan med bilagor (och eventuella kompletteringar) ställda skall-krav. Om fler än fem (5) anbudssökande uppfyller dessa skallkrav kommer lottning att ske. 5.3 Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll De (maximalt 5) anbudsökande som går vidare kommer då att få ta del av hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En förutsättning för att anbudsgivaren ska få ta del av handlingarna är att anbudsgivaren har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal (SUA-avtal) med Polisen, se bilaga 4 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1)" och företagets lokaler och förvaringsmöjligheter m m godkänts av Polisen samt att en godkänd säkerhetsprövning av personal och registerkontroll genomförts. Anbudssökanden skall redan här i Steg 1 visa att denne accepterar samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Acceptans av säkerhetsskyddsvillkoren skall bekräftas genom att bifoga anbudsansökan bilaga 1 Formulär till ansökan undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden.
7 De anbudsgivare som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polisen för ett företagsbesök. Detta för att nivån på och behövliga åtgärder för säkerhetsskyddet ska kunna bedömas Vid detta besök kommer Polisens representant att inspektera och värdera de lokaler, förvaring, utrustning, larmsystem m.m. som anbudsgivaren avser använda för att förvara och hantera handlingarna. Om delgivning av handlingarna kommer att ske i digital form kommer en särskild värdering och överenskommelse om förvaring och hantering att ske. Anbudsgivaren kommer, som en förutsättning för att erhålla avtal, beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa och åtgärda sina lokaler och sin utrustning, larmåtgärder m.m. så att de uppfyller Polisens krav för att kunna förvara Polisens hemliga handlingar m.m. enligt ovan. Vid detta möte, företagsbesöket, ska anbudgivarens säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarige vara närvarande. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsskyddsansvarige skall namnges i anbudet, vilket lämpligen görs i Bilaga 1. Formulär till anbud. Polisens krav på anbudsgivare enligt stycke två ovan (avser SUA-nivå 1) är vanligen i enlighet med nedan (men kan även vara mer omfattande): - det ska finnas en godkänd värdeförvaring för förvaring (t.ex. enligt normen SS EN 1143 Grade 1) av hemliga handlingar ingående i uppdraget. Tillgång till förvaringen får endast de ha som är behöriga till att få del av underlaget ha, -det/de utrymmen där handlingarna hanteras ska ha individuell låsning och endast behöriga får ha tillgång till nyckel/kod för komma in i utrymmet, kunna larma av m.m. - det ska finnas upprättade och godkända rutiner för att säker-ställa att utrymmet låses vid kortare frånvaro (om skyddsvärda handlingarna ligger framme) t.ex. vid toalettbesök, kortare kaffe-rast, med närvaro i lokalerna (de lokaler som omger utrymmet). Vid längre frånvaro, eller frånvaro utanför lokaler enligt ovan, t.ex. lunch, ska handlingarna låsas in i förvaringen. Handlingar som hanteras digitalt, om detta medgivits (i varje enskilt fall), ska hanteras i en dator som inte får vara kopplad till något nätverk (stand alone ev. med löstagbar hårddisk), - det ska i så fall finnas upprättade rutiner för att datorn ska låsas in i överenskommen förvaring när den inte används. - Inga hemliga handlingar får sändas i e-postsystem (utom i vissa särskilda fall i totalförsvarsgodkända sådana). Det ska finnas upprättade och överenskomna rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas med e-post,
8 - krav kommer vanligen att ställas på att förvaringsutrymmen, rum och/eller säkerhetsförvaringen, ska skyddas med larmtekniska åtgärder och att det sker övervakning, loggning, med ett passerkontrollsystem. Anbudsgivaren ska ha egen rådighet över larm- och passersystemet. Krav kan, och kommer vanligen, även ställas på att larmet ska överföras via skyddad och övervakad överföring oavsett om det är en fast ledning eller en mobil överföring, till en bevakningscentral med avtalad åtgärd, utryckningsverksamhet. Då Polisen i förväg inte har fullkomlig kännedom om hur aktuella lokaler ser ut kan, efter företagsbesöket, även andra åtgärder av byggnads- eller säkerhetsskyddsteknisk karaktär bli aktuella beroende på fastighetens lokalisering, placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt annan närliggande hyresgäst m.m. behöva, på anbudsgivarens egen bekostnad, vidtas innan hemliga handlingar överlämnas och entreprenadavtalet kan träda i kraft. Underentreprenör (UE) Beroende på UE:s åtagande kan säkerhetsskyddsavtal nivå 2 eller 1 bli aktuellt för tecknande mellan denne och Polisen. 5.3.1 Säkerhetsskyddsavtal och säkerhetsprövning inklusive registerkontroll i fortsatt anbudsförfarande. Anbudsgivare ska anmäla till Polisen alla underentreprenörer/konsulter som anbudsgivaren vill anlita i upphandlingen. Dessa UE/konsulter ska teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polisen. Säkerhetsprövning och registerkontroller kommer att utföras. Det finns två (2) nivåer på säkerhetsskyddsavtal som kan bli aktuella beroende på vilken roll företaget/konsulten har för framtagande av anbudet. Nivå 1 är för de företag som ska hantera hemlig handling i egna lokaler, se bilaga 4. Nivå 2 är för de företag som ska hantera hemlig handling i annans av Polisen godkända lokaler, se bilaga 6. 5.4 Anbudsgivning Preliminärt kommer förfrågningsunderlag för Steg 2 att lämnas ut under oktober 2015. Observera att det alltså enbart är de företag som har kvalificerat sig i Steg 1 som kommer att få ta del av handlingarna i Steg 2. Tiden för lämnade av anbud kommer att vara ca: 45 kalenderdagar. 6. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 6.1 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas urvalsförfarande, vilket innebär att Polisen bjuder in maximalt fem (5) anbudsgivare som har kvalificerat sig för att få lämna anbud.
9 6.2 Anbudsansökans uppställning Anbudsansökan bör följa dispositionen i denna Ansökningsinbjudan. 6.3 Anbudsansökans språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens skall vara på svenska. Intyg, certifikat eller liknande som ej kan erhållas på svenska accepteras på annat EU-språk under förutsättning att de kompletteras med en vidimerad översättning av auktoriserad tolk till svenska eller engelska. Eventuella intyg, certifikat eller liknande på engelska språket behöver ej översättas till svenska. 6.4 Anbudsansökans form Anbudsansökan, inklusive bilagor, skall lämnas skriftligen. Det är inte möjligt att lämna anbudsansökan via telefax eller e-post. 6.5 Anbudsansökan försändelse Anbudsansökan skall lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med diarienummer A283.369/2015 samt texten ANBUDSANSÖKAN - Ombyggnation av lokaler på fastigheten Solna Karlsro 1 för Polisens räkning som bekräftelse på att försändelsen innehåller ansökan om att lämna anbud. 6.6 Anbudsansökans avlämnande Anbudsansökan skall vara Polisen tillhanda senast den 2015-08-13. Anbudssökanden svarar för att anbudsansökan är inkommen i rätt tid. För sent inkomna anbudsansökningar kommer inte att beaktas. Anbudsansökan skickas till: Polismyndigheten Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsansökan kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till Polismyndigheten på Polhemsgatan 30 i Stockholm (vardagar 06-20). 6.7 Anbudsansökans öppning Sluten vid protokoll fört möte. 6.8 Anbudsansökans giltighetstid Anbudssökande skall vara bunden av sin ansökan till och med 2016-04- 29. Acceptans av ansökans giltighetstid bekräftas i ansökan genom undertecknande av bilaga 1. 6.9 Kostnader i samband med anbudsansökan Anbudssökanden äger inte rätt till ersättning för anbudsansökan eller för kostnader i samband med anbudsansökan. 6.10 Sekretess Under anbudstiden råder absolut sekretess.
10 6.11 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudssökandes affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudssökande lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Polisen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudssökande att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift skall hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som skall gälla som skyddsvärda; c) ange vilken skada anbudssökande skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Naida Culum Bilagor 1. Bilaga 1 Formulär till ansökan 2. Bilaga 2 Referensblad Företaget 3. Bilaga 3 SKV 4820B (Engelsk) 4. Bilaga 4 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) vid säkerhetsskyddad upphandling, med bilaga 1 och 2 5. Bilaga 5 Förslag till säkerhetsskyddsinstruktion 6. Bilaga 6 Säkerhetsskyddsavtal nivå 2 med bilaga 1. 7. Bilaga 7 Om säkerhetsskyddad upphandling 8. Bilaga 8 Sanningsförsäkran underentreprenör