1(10) Plats och tid Kommunhuset Ankaret, Norrtälje klockan 16-16.50 Beslutande Ledamöter Ann S Pihlgren (M), ordf. Christina Pettersson (S) Claes Forsgren (C) Bengt Ringberg (FP) Bengt Karlström (KD) Anastasia Krrassman Swärd (V) Helena Ekekihl (MP) Bernt Grönblad (Ob.) Ersättare Ulla Malutchenko (M) Leif Malmberg (C) Roine Wallin (FP) Göte Waara (KD) Fred Andersson (V) Kai Larsson (MP) Tony Söderman (Ob.) Övriga närvarande Mikael Forssander, sekreterare Justerare Christina Pettersson Justeringens plats och tid Kommunhuset Ankaret, 2013-04-30 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 11-16 Mikael Forssander Ordförande Ann S Pihlgren Justerare Christina Pettersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2013-05-02 Datum då anslaget tas ned 2013-05-23 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsekontoret Underskrift Mikael Forssander
2(10) Ärendelista 11 Dnr 2012-000011 009 Planering av nämndens arbete inför valen 2014... 3 12 Dnr 2013-000007 042 Ekonomiska månadsrapporter 2013 för val- och förtroendemannanämnden... 4 13 Dnr 2013-000005 111 Principbeslut om kriterier för förtidsröstningslokaler... 5 14 Dnr 2013-000006 111 Ändring av valdistriktsindelningen i Norrtälje kommun... 7 15 Dnr 2013-000009 Delegationsbeslut... 9 16 Dnr 330 Inkomna meddelanden till val- och förtroendemannanämnden per den 15 april 2013... 10
3(10) 11 Dnr 2012-000011 009 Planering av nämndens arbete inför valen 2014 s beslut Att lägga informationen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Mikael Forssander, sekreterare, informerar om att ordförandena för valdistrikten har blivit inbjudna till ett upptaktsmöte den 16 maj, klockan 18.30 för att kommunstyrelsekontoret ska kunna ta del av deras erfarenheter från förra valet och att de ska få möjlighet att ta del av planeringen inför nästa års val. Mikael informerar vidare om att Vallagskommittén har lämnat sitt slutbetänkande där de föreslår att förtidsröstning inte ska få ske i lokaler med anknytning till ett visst företag. Mikael betonar dock att det är ett förslag och att det kan komma att ändras innan riksdagen slutligen fattar beslut om en ändring av lagen. Om lagförslaget genomförs så kommer det att få stor betydelse för förtidsröstningens genomförande i kommunen.
4(10) 12 Dnr 2013-000007 042 Ekonomiska månadsrapporter 2013 för val- och förtroendemannanämnden s beslut att godkänna nämndens månadsbokslut för mars 2013 och överlämna det till kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet I enlighet med fastställd tidplan och anvisningar ska samtliga nämnder lämna in ekonomiska rapporter till kommunstyrelsekontoret för att efter sammanställning överlämnas till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsekontoret har tagit fram en ekonomisk rapport för perioden januari-mars 2013 som visar ett positivt resultat för perioden. Beslutsunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande, daterat den 15 april 2013 Ekonomisk avvikelserapport, daterat den 15 april 2013 Beslutet ska skickas till Ekonomiavdelningen, Kommunstyrelsekontoret
5(10) 13 Dnr 2013-000005 111 Principbeslut om kriterier för förtidsröstningslokaler s beslut Att följande kriterier ska vara uppfyllda för att lokalen ska få användas som förtidsröstningslokal vid valen 2014: 1. Belägen i händelsernas centrum. Lokalen ska vara belägen vid en plats där många medborgare rör sig och ha generösa öppettider. I anslutning till lokalen ska det även finnas goda möjligheter till parkering. 2. Tillgänglig för alla. Lokalen ska vara tillgänglighetsanpassad så att alla medborgare har möjlighet att rösta i lokalen. 3. Service Lokalen ska vara utformad så att valhemligheten kan säkerställas och personalen vid förtidsröstningslokalen ska kunna ge nödvändig service för att den röstberättigade ska ha möjlighet att förtidsrösta. Sammanfattning av ärendet Utifrån erfarenheterna från 2010 års val har Val- och förtroendemannanämndens ordförande gett kommunstyrelsekontoret i uppdrag att ta fram förslag till kriterier som ska gälla vid valet av förtidsröstningslokaler. Utifrån dessa kriterier ska sedan kontoret ta fram en lista över tänkbara lokaler i kommunen. En principdiskussion om kriterierna ägde rum på val- och förtroendemannanämndens sammanträde i februari 2013. Kommunstyrelsekontoret har därefter tagit fram ett förslag på tre kriterier som kommer att säkerställa att förtidsröstningen 2014 kan ske på ett bra sätt. Kontoret har framförallt beaktat tillgänglighetsaspekten dels vad gäller var lokalen är belägen dels att den även är tillgänglig för samtliga medborgare. Vidare är det även viktigt att valhemligheten kan säkerställas och att personalen som bemannar lokalen kan ge den service som behövs för att medborgaren kan rösta. Till denna service räknar kommunstyrelsekontoret möjligheten till att skriva ut röstkort.
6(10) Beslutsunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande, daterad den 26 februari 2013. Beslutande sammanträde Yrkanden Christina Pettersson (S) föreslår att ordet Superservice ändras till service. Beslutsgång Ordföranden ställer frågan om nämnden om kan anta kommunstyrelsekontorets förslag med Christina Pettersson (S) ändring och finner att nämnden säger ja. Beslutet ska skickas till s sekreterare
7(10) 14 Dnr 2013-000006 111 Ändring av valdistriktsindelningen i Norrtälje kommun s beslut föreslår kommunfullmäktige Att anta förslaget enligt kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande, daterad den 10 april 2013, om ändrad valdistriktsindelning i Norrtälje kommun och överlämna det till Länsstyrelsen i Stockholms län för fastställande. Sammanfattning av ärendet Inför varje val ska en översyn av valdistriktsindelningen göras. Inför valet 2014 har kommunstyrelsekontoret sett över den nuvarande indelningen och funnit att några distrikt i södra delarna av kommunen har varit för stora medan ett antal i norr har varit för små. Kontoret har därför tagit fram ett förslag till ändring av valdistrikten som i möjligaste mån bygger på att bevara den existerande indelningen. Till de större förändringarna hör att valdistriktet Frötuna delas i två och att ett nytt distrikt bildas i Rimbo kallat Rimbo Östra bestående av Vallby från Rimbo Södra och Håsta från Rimbo Ombyggd. Vidare föreslår kontoret att Väddö Mellersta delas så att Väddödelen förs över till Väddö Södra och att den kvarvarande delen döps om till Älmsta. Slutligen föreslår kontoret att valdistriktet Ununge slås ihop med Edebo och att vallokalen flyttas till Skebobruk. Till de mindre förändringarna hör att Norrbyområdet och Tulka förs över till valdistriktet Herräng och att den nya stadsdelen Färsna förs över från valdistriktet Estuna till distriktet Norrtälje - Fågelsången. Beslutsunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande, daterade den 10 april 2013 Översiktskarta över Norrtälje kommun med förslag till ny valdistriktsindelning, daterad den 2 april 2013 Översiktskarta över Norrtälje kommun med den gällande valdistriktsindelning, daterad den 12 juni 2008 Tabell över antal röstberättigade per valdistrikt enligt det nya förslaget till indelning, daterad den 15 april 2013.
8(10) Tabell över antal röstberättigade per valdistrikt enligt gällande indelning, daterad 11 april 2013. Karta över Norrtälje tätort med förslag till ny valdistriktsindelning, daterad den 15 april 2013 Karta över Hallstavik tätort med förslag till ny valdistriktsindelning, daterad den 13 mars 2013 Karta över Rimbo tätort med förslag till ny valdistriktsindelning, daterad den 11 mars 2013 Karta över förslag till ny valdistriktsindelning av Frötuna Norra och Södra, daterad den 2 april 2013 Beslutet ska skickas till Administrationsenheten, kommunstyrelsekontoret
9(10) 15 Dnr 2013-000009 Delegationsbeslut s beslut Att godkänna redovisningen av delegationsbesluten Beslutsunderlag Ordföranden i val- och förtroendemannanämndens beslut om ersättning för förlorad arbetsinkomst för förtroendevalda, daterad den 22 april 2013
10(10) 16 Dnr 330 Inkomna meddelanden till val- och förtroendemannanämnden per den 15 april 2013 s beslut Att lägga meddelandelistan till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsekontoret har sammanställt en lista över inkomna meddelanden som har kommit in till val- och förtroendemannanämnden sedan förgående sammanträde. Meddelandena har kommit in för kännedom till nämnden och finns tillgängliga på kommunstyrelsekontorets kansli. Beslutsunderlag Valprövningsnämndens beslut 2008-2011, kom in den 12 februari 2013från Valmyndigheten Kommunfullmäktige i Norrtälje kommuns beslut om ny ersättare i val och förtroendemannanämnden för Sverigedemokraterna, kom in den 5 april 2013 från kommunstyrelsekontoret Kommunfullmäktige i Norrtälje kommuns beslut om ändring av ERS, arvode för 2:e vice ordförande i sjukvårds- o omsorgsnämnden, kom in den 5 april 2013 från kommunstyrelsekontore Skrivelse om Sverigedemokraternas möjlighet till partistöd, kom in den 10 april 2013 från Bernt Grönblad (Ob.)