KALLELSE till medlemsmöte för Delfins SommarhemsFörening Tid: 2013-11-23 klockan 11.00 Plats: Möteslokal Västerträffen Fiskebäck Observera att inga generella fullmakter accepteras utan de skall vara utställda på detta möte. Kallade till mötet: Medlemmar i Delfins Sommarhemsförening Dagordning 1. Mötets öppnande. Anteckningar 2. Parentation 3. Val av ordförande för stämman. 4. Val av sekreterare för stämman. 5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare. 6. Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar. 7. Fastställande av dagordning. 8. Fråga om kallelse behörigen skett. 9. Nya medlemmar. 10. Rapporter från styrelsen 11. Budget för 2014. 12. Fastställande av medlemsavgift 2014. Förslag 0 kronor. 13. Val av valberedning. Uppdrag Namn Avgår Ledamot 1 Ulf Broberg 2013 Ledamot 2 Karin Eriksson 2014 Ledamot 1 är sammankallande 16
Dagordning 14. Av styrelsen hänskjutna frågor Anteckningar 15. I stadgeenlig ordning inkomna förslag från medlemmarna. 16. Övriga frågor 17. Avtackningar 18. Fastställande av tid och plats för årsstämma 2014. Förslag 2014-05-24 klockan 11:00 i Förögården. 19. Meddelande om att stämmoprotokollet hålls tillgängligt i styrelserummet, på hemsidan samt i nästkommande Föröblad 20. Mötets avslutande. 17
KALLELSE till föreningsstämma för Delfins SamfällighetsFörening Tid: 2013-11-23 klockan 11.00 Plats: Möteslokal Västerträffen Fiskebäck Observera att inga generella fullmakter accepteras utan de skall vara utställda på detta möte. Kallade till mötet: Fastighetsägarna till fastigheterna Stora Förö 1:1 1:102 Dagordning 1. Mötets öppnande. Anteckningar 2. Val av ordförande för stämman. 3. Val av sekreterare för stämman. 4. Val av två justeringsmän tillika rösträknare. 5. Fastställande av röstlängd. 6. Fastställande av dagordning. 7. Fråga om kallelse behörigen skett. 8. Information om nya medlemmar. 9. Rapporter. a) Kassör b) Arbetschefer c) Vägchef d) Skogschef e) Räddningschef f) Vattenkommitté g) Trafikkommitté h) Badbryggan i) Styrelsen 10. Fastställande av övriga avgifter 2014 Förslag Arbetsplikt 200 kr/h Ersättning för arbetad tid 100 kr/h Hyra båtplats Stenbryggan plats 1-6 600 kr, plats 7-8 400 kr Bastu enstaka bad 0:-, årskort 0:- årskort för familj 0:-, Dusch enstaka 0:-, årskort 0:- Förögården Medlem: Vardag utom fredag dag 0:- kväll 0:- Fredag och helger dag 0:- kväll 0:- 18
Dagordning Medlems Företag / arbetsplats Vardag utom fredag dag 500:- kväll 500:- Fredag och helger dag 1000:- kväll 1000:- Affären Ingen avgift & DSF står för el Paviljongen Ingen avgift & DSF står för el Musikrummet 200:- / natt 1000:- / vecka och max uthyrning en vecka i taget Traktor 125:- / timme till traktorföraren Betongblandare 0:- / dag Byggställning 0:- / dag All uthyrning sker enligt styrelsens regler som kan ändras under året om missbruk sker. Generellt gäller att man bokar och att man självklart visar hänsyn till varandra. Anteckningar 11. Beslut om ny traktor. 12. Budget för 2014. 13. Budget för arbetstimmar 14. Fastställande av medlemsavgift 2014 Förslag 6000 kronor. 15. Debiteringslängd för 2014. 16. Val av valberedning. Uppdrag Namn Avgår Ledamot 1 Ulf Broberg 2013 Ledamot 2 Karin Ericsson 2014 Ledamot 1 är sammankallande 17. Av styrelsen hänskjutna frågor: 18. I stadgeenlig ordning inkomna förslag från medlemmarna. a) Förslag om att återinföra avgift för bastun 19. Övriga frågor 20. Fastställande av tid och plats för årsstämma 2014. Förslag 2014-05-24 klockan 11:00 i Förögården. 21. Meddelande om att stämmoprotokollet hålls tillgängligt i styrelserummet, på hemsidan samt i nästkommande Föröblad 22. Mötets avslutande. 19
20
Styrelsens svar på motion om återinförande av avgifter till Bastun. Styrelsen uppskattar välviljan i motionen och ser gärna att man lägger extra tid i form av arbetstimmar på de saker på ön som ligger en varmt om hjärtat. Dock ser styrelsen stora administrativa vinster med att behålla det system som påbörjades under året. Det har fallit väl ut på alla plan och man har sett många exempel på att det dessutom ökat föröandan genom att vi hjäps åt utan på ett sätt som värmer i själen. Vi har många saker tillsammans och som vi utnyttjar i olika hög grad. Somliga gör av med mer vatten, andra trivs på Paviljongen, vissa utnyttjar affären mycket, någon har trevliga sammankomster i Förögården sommar som vinter, ytterligare någon jobbar mycket och utnyttjar traktorerna. Allt sammantaget gör att det inte blir så stor skillnad i det långa loppet. Därför vill vi inte skilja på olika funktioner och tjänster därför att allt skall naturligtvis hanteras lika och om allt skulle delas upp så att varje krona skulle fördelas ut så hade byråkratin varit otrolig. Därför tackar vi ännu en gång från styrelsen för det generösa erbjudandet att betala men vill ändå avslå motionen för att undvika onödig administration. 21
Några kommentarer till den föreslagna budgeten 2014 Prognosen för 2013 visar att vi kommer att få ett beräknat överskott på 207 kkr. Det kan till stor del förklaras med att en del budgeterade projekt inte blev utförda, samt på att flera projekt som budgeterades för att kunna lejas bort utfördes av föreningens medlemmar på arbetstimmar. En av de större investeringarna som finns i budgeten för 2014 är att byta till en traktor/maskin, som den vi lånade i samband med vägarbetet under den gångna sommaren. Vi har sedan tidigare balanserade vinstmedel på 166 kkr och en underhållsfond på 380 kkr, som tillsammans med årets överskott innebär att föreningen vid årsskiftet har ett beräknat kapital på 804 kkr. Styrelsen har ingen önskan att bygga upp ett större kapital än att vi har säkrat likviditeten med någon marginal. Vi föreslår därför att vi för 2014 budgeterar ett underskott som vi finansierar ur underhållsfonden. De senaste åren har vi inte förbrukat alla budgeterade medel och det är möjligt att det blir så även 2014. Vi budgeterar för att kunna lägga ut en del uppgifter på entreprenörer. Kan vi göra dem på arbetstimmar, minskar utgifterna. Oavsett om mötet beslutar att köpa maskinen eller inte planerar vi för ett underskott nästa år. Utbyte av traktor På årsstämman beslutades det att vi skulle försöka låna en liten midjestyrd traktor och ta fram en offert så att vi kan besluta om ett eventuellt inköp av densamma. Många av oss har sett den gröna midjestyrda maskinen som lånades under ett par veckor i somras, den syns även på andra ställen i Föröbladet. Maskinen var smidig och tog sig fram på alla vägar på ön. Den var enkel att köra och var till stor nytta under de veckor vi hade den. Den klarar det mesta som den stora traktorn används till och allt som den lilla kan. Säkerheten upplevdes som bättre än både stora och lilla traktorn. Maskinen var av modell Avant 635 och den hade lite problem att lyfta storsäckar med grus och därför rekommenderas en maskin som är ett nummer större och den heter Avant 640. Maskinen får plats i affärsgrunden. Avants maskiner är beskrivna på www.avanttecno.com Vi har ett bud på att byta ut den stora traktorn med tillbehör mot en mellanskillnad på: 400 000 kr. Utgiften finns med i budgeten men vi måste överväga om förbättringen jämfört med den stora traktorn som trots allt kompletterar den lilla traktorn bra är värt priset. I budet ingår: 1 st Avant 640 motor Kubota 4cyl Diesel 37hk med skyddsbåge. Utrustad med: Antislipventil, frihjulskoppling, sidovikt 180 kg, bakvikt med drag, tipputtag, planerskopa 130 cm, pallgafflar och flistugg CH 150 HD med hydraulisk inmatning Beachvolleyboll. Det har röjts väster om fotbollsplanen, avsikten är att skapa en plan för att spela volleyboll. Planen behöver ganska mycket sand och därför finns det avsatt 30 000 kr för detta i den föreslagna budgeten. 22
Delfins samfällighetsförening Stora Förö Resultaträkning tkr Prognos 2013 Budget 2014 INTÄKTER 1 Medlemsavgifter 690 690 Not 1 2 Båtplatsavgifter 4 4 3 Uthyrning musikrum 2 2 3 Uthyrning Förögården 5 5 Not 2 4 Traktorhyra 0 0 Not 3 5 Bastu 0 0 Not 4 6 Arbetsplikt 20 20 7 Övriga intäkter 8 6 Not 5 S.a intäkter 729 729 727 727 KOSTNADER LÖPANDE DRIFT 8 Styrelse -50-65 Not 6 9 Allmänna platser & funktioner -5-10 10 Bryggor -5-10 11 Byggnader -65-70 Not 7 12 Maskiner & fordon -13-25 Not 8 13 Skog -3-10 14 Vägar -5-10 15 Vatten -75-85 Not 9 16 Räddningsverksamhet 0-5 17 Föröbladet & hemsida -13-20 18 Medlemsfrämjande åtgärder -10-30 19 Renhållning -65-75 S:a kostnader -309-309 -415-415 Resultat efter avdragna driftskostnader 420 312 PROJEKT / INVESTERING (se bilaga) 20 Buffert 0-50 Not 10 21 Allmänna platser & funktioner 0-80 Not 11 22 Bryggor -40-70 Not 12 23 Byggnader -45-156 Not 13 24 Maskiner & fordon 0-420 Not 14 25 Skog 0-10 26 Vägar -70-120 Not 15 27 Vatten & avlopp 0-3 Not 16 28 Räddningsverksamhet 0-5 Not 17 29 Medlemsfrämjande åtgärder -7 0 30 Renhållning 0 0 S:a projekt/investeringar -162-162 -914-914 Räntekostnader 0 0 Avskrivningar 0 0 Avsättning underhållsfond -51-51 Ianspråktagande underhållsfond 0 431 ÅRETS RESULTAT 207-222 23
Not 1 Medlemsavgift 6000 Summa 690 Not 2 Not 3 Not 4 Noteringar till budget Styrelsen föreslår att endast företag betalar Styrelsen föreslår att endast förarna betalas Styrelsen föreslår att endast bokning sker Not 5 Vintervatten 2 Vinterel affär 2 Vatten, bryggor 2 Summa 6 Not 6 Ekonomiadministration -15 Försäkring -20 Bank -4 Kostnadsersättning -10 Styrelse -16 Summa -65 Not 7 El -43 Telefon -2 Underhåll -25 Summa -70 Not 8 Försäkring -3 Bränsle -3 Reparationer -15 Reservdelar -4 Summa -25 Not 9 Vattenkostnad -70 Reparationer -15 Summa -85 Not 10 Advokatkostnader -50 Not 11 Volleybollplan -30 Gunga till lekplatsen -15 Avställningsplats bakom affären 0 Bord till Förögården -20 Bestick och husgeråd Förögården -10 Hemsida, uppstart -5 Summa -80 Not 12 Offert renovering Storabryggan -20 Räddningsstege Storabryggan -15 Provisorisk rep Storabryggan -5 Reparation badbryggan -30 Summa -70 Not 13 Trädäck med ramp på baksidan Förögård -35 Hängrännor Förögården -10 Renovering väntskjul -10 Räcke och trappa Paviljong -70 Skärmtak dörrar affären -6 Kyldiskar affären -25 Summa -156 Not 14 Tippkärra till traktorn 0 Mellanskillnad till ny traktor med tillbehör -400 Renovering/service av traktor o vagnar -20 Summa -420 Not 15 Ullas backe -50 Måsvägen -70 Summa -120 Not 16 Dusch badviken -3 Urinseparerande toaletter till festplatsen 0 Summa -3 Not 17 Lås till brandboden -5 Brandsirén som hörs över hela ön 0 Summa -5 24
Budget för arbetstimmar Benämning Ansvarsområde Antal timmar för ansvarig Budget att disponera Styrelse Skötsel av föreningarna 80 100 Revisorer Tillsatta av stämman 20 0 Valberedning Ta fram kandidater till fasta uppdrag 10 0 Arbetschef (ingår i Styrelsen) Leda och fördela arbeten på ön 0 300 Vägchef (ingår i Styrelsen) Leda och fördela vägarbeten på ön 0 200 Skogschef Leda och fördela skogsarbeten på ön 10 100 Vattenchef Leda och fördela vattensarbeten på ön 10 20 Räddningschef Trafikchef Badplatschef Leda och fördela räddningssarbetet på ön samt ansvara för eldning och släckningsarbete vid brännet Leda och fördela arbetet mot Styrsöbolaget för ön Leda och fördela arbetet ned anknytning till badplatser på ön samt underhåll av badbryggan 10 40 5 0 10 40 Maskinchef Ansvara för föreningens maskiner 10 50 Lokaluthyrningschef Ansvara för föreningens lokaler 10 20 Renhållningschef Ansvara för tömning av föreningens papperskorgar, gemensamma toaletter samt containrar 10 55 Ekonomisk rådgivare Göra bokslut och stödja föreningens styrelse 10 0 Informationschef Leda och fördela arbetet med öns flaggor, anslagstavlor och Information 10 0 Nöjeschef Anordna fester och aktiviteter 10 0 Summa 215 925 Totalsumma: 114*10=1140 1140 0 25
Fullmakt Delfins Sommarhemsförening Fullmakt för att representera, husnr vid Delfins Sommarhemsförenings medlemsmöte 20 - - Ort 20 - - Signatur: Namnförtydligande Namnförtydligande Observera att inga generella fullmakter accepteras utan de skall vara utställda på detta möte. Delfins Samfällighetsförening Fullmakt för att representera, husnr vid Delfins Samfällighetsförenings föreningsstämma 20 - - Ort 20 - - Signatur: Namnförtydligande Namnförtydligande Observera att inga generella fullmakter accepteras utan de skall vara utställda på detta möte. 26