Revisionsrapport Ledarskapets villkor - granskning av enhetschefernas förutsättningar att utöva sitt ledarskap i Motala kommun Augusti 2009 Håkan Lindahl Stefan Wik
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning... 3 2 Bakgrund och revisionsfråga... 3 3 Genomförande... 4 4 Granskningsresultat... 4 4.1 Ansvar och krav... 4 4.1.1 Kommentarer och förslag... 6 4.2 Stöd... 6 4.2.1 Kommentarer och förslag... 7 4.3 Arbetssituationen... 8 4.3.1 Kommentarer och förslag... 8 4.4 Kunskap och kompetensutveckling... 9 4.4.1 Kommentarer och förslag... 9 4.5 Tillgång till information och kunskap... 9 4.5.1 Kommentarer och förslag... 10 2
1 Sammanfattning och revisionell bedömning Granskningen visar att många av enhetscheferna upplever sin arbetssituation som utvecklande, intressant och med möjligheter att påverka verksamheten. Majoriteten av cheferna uppger också att man i allt väsentligt har tillgång till ett bra stöd i sin ledarroll i forma av rutiner, utbildning m.m. Samtidigt pekar många av cheferna på svårigheter att kunna utöva ett gott ledarskap. Den enskilt viktigast orsaken till detta är att många chefer anser sig ha för många underställda. Man upplever dessutom en tidspress då man själv även ska hantera olika administrativa rutiner, blir kallade olika möten, arbetsgrupper, förväntas delta i projekt m.m. Granskningen visar att en betydligt större andel av de kvinnliga enhetscheferna upplever problem med att utöva ett gott ledarskap jämfört med de manliga. Den enskilt viktigaste faktorn för att förbättra många enhetschefers arbetsförutsättningar är att minska det antal anställda som cheferna ansvarar för. Utifrån den ställda revisionsfrågan anser vi därför att det finns brister i många enhetschefers förutsättningar att kunna utöva ett gott ledarskap. Vi anser att arbetsgivaren bör ta dessa frågor på stort allvar och diskutera hur man ska kunna förbättra förutsättningarna för enhetscheferna att utöva sitt ledarskap. 2 Bakgrund och revisionsfråga Senare års forskning och erfarenhet visar på ledarskapets stora betydelse för en effektivt fungerande verksamhet. Oavsett var i organisationen ledarna arbetar har de förutsättningar som skapas av bl.a. kommunen stor påverkan på ledarnas möjligheter att utöva sitt ledarskap på ett effektivt sätt. Revisionsfrågan som ska besvaras är följande: Har Motala kommuns enhetschefer tillfredsställande förutsättningar för att kunna utöva ett gott ledarskap? Granskningen har avgränsats till att omfatta de enhetschefer som har både personal- och ekonomiansvar totalt 73 personer. De huvudområden som granskningen och intervjuerna koncentrerats kring är följande: Är arbetsgivarens krav på enhetscheferna tydliga liksom deras ansvar? Är förvaltningschefernas krav på enhetscheferna tydliga? Finns det aktuella policydokument som visar kommunens syn på ledarskap? 3
Vilka satsningar görs på chefs-/ledarutveckling? Vilka regler gäller för rekrytering, utveckling och avveckling av chefer i? Vilket stöd får enhetscheferna från respektive förvaltningschef? Hur fungerar samverkan mellan enhetschef och förvaltningschef? Huvudansvariga för granskningen och denna rapport är revisionskonsulterna Håkan Lindahl och Stefan Wik från Komrev inom ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers. 3 Genomförande Granskningen har genomförts genom en webbaserad enkät till samtliga enhetschefer. Vi har i samråd med förvaltningscheferna definierat enhetscheferna som de personer inom respektive förvaltning som har såväl personal- som ekonomiansvar. Av de 73 enhetscheferna har 61 besvarat enkäten. Enkäten är upplagd så att enhetscheferna ska avge sina svar på en 6-gradig skala där 6 betyder att man absolut instämmer i påståendet och 1 att man inte alls gör det. För varje fråga finns också ett medelvärde som grovt indikerar i vilken utsträckning de svarande instämmer eller inte instämmer i den fråga som ställs. Som ett komplement till enkäten har vi även genomfört tre gruppintervjuer med sammanlagt 15 enhetschefer i tre olika grupper. Syftet med gruppintervjuerna har varit att få möjlighet att ställa fördjupade frågor som komplement till enkäten. Vid två av dessa gruppintervjuer har två förtroendevalda revisorer deltagit. Slutligen har en genomgång även gjorts av olika aktuella policydokument som på något sätt är av betydelse för ledarskapet. 4 Granskningsresultat 4.1 Ansvar och krav Inom detta område har vi ställt sex frågor om hur pass tydligt enhetscheferna anser att deras uppdrag är och om de anser sig ha möjligheter att leva upp till kraven. På enkätfrågan om målen för den verksamhet man ansvarar för är tydligt formulerade svarar sju av tio enhetschefer att man anser det. I intervjuerna framkommer att flera chefer upplever att man varje år får ett tydligt uppdrag även om några anser att det inte är så detaljerat utan mer generellt utformat. 4
Vad flera chefer tar upp i intervjuerna och i sina kommentarer i enkäten är problemet med mål/krav från olika håll med åtföljande målkonflikter. Flera verksamheter har såväl centrala/nationella mål och krav samtidigt som det finns kommunala mål och krav. De nationella och de kommunala målen är inte alltid samstämmiga vilket leder till problem. Flera av enhetscheferna upplever det som en bitvis svår balansgång att hantera de olika målkonflikterna och man upplever det inte sällan som näst intill omöjligt att hantera detta. På frågan om kraven på vad som förväntas av enhetscheferna är tydliga är det endast drygt hälften som svarar ja absolut eller ja till största delen. Vid intervjuerna framkommer det dock att detta varierar mycket mellan olika verksamheter. Vissa konstaterar att kraven är mycket tydliga medan andra anser att man inte fått eller får tydliga krav från sin chef. Den fråga som enhetscheferna ger mest negativt svar på gäller om man har praktiska möjligheter att leva upp till kraven. Här svarar endast 23 % ja absolut eller ja i hög utsträckning medan hela 21 % svarar nej inte alls eller nej i mycket liten utsträckning. Delar man upp svaren på kvinnor och män är skillnaden markant då endast 11 % av kvinnorna svarar ja absolut eller ja i hög utsträckning medan 45 % av männen lämnar samma svar. 32 % av kvinnorna anser att man inte alls eller i mycket liten utsträckning har praktiska möjligheter att leva upp till kraven medan ingen av männen svarat så. När det gäller om enhetscheferna vet vad förvaltningschefen förväntar sig av dem anger drygt 50 % att man anser detta medan 12 % anser att så inte är fallet. Vi frågade också om man anser att förvaltningschefens krav på enhetschefen är realistiska. Där svarar 38 % ja absolut eller ja i hög utsträckning och hela 7 % svarar vet ej. Medan 55 % av männen i sina svar anger att kraven är realistiska är det endast 39 % av kvinnorna som upplever det. Några kommentarer från intervjuerna och från enkätsvaren Från nationell nivå är mitt uppdrag tydligt. Men det är inte tydligt vad kommunen vill mer än att budgeten ska hållas. Det kan vara en inbyggd motsättning mellan vad staten vill och de resurser som kommunen ställer till förfogande Jag utgick från att jag skulle vara chef. Utöver detta fanns det ingen tydlig förväntan på vad jag skulle göra. Jag har inte fått någon chefsintroduktion Jag har 85 anställda. Då är det svårt att utöva ett praktiskt ledarskap. 5
Man är inte så självständig när man synar korten och lägger ihop alla krav och lagstiftning. Det är många pekpinnar både internt och externt. Numera är budgeten upphöjd till lag Mer och mer uppgifter läggs ut på oss. Vissa uppgifter utför vi sällan. Som sällananvändare tar det tid att arbeta med dessa. 4.1.1 Kommentarer och förslag Det som man kan reflektera över är att cheferna känner av de målkonflikter som uppstår där staten har formulerat sina mål och kommunen uttalat sina mål och angivit vilka ekonomiska ramar som gäller för att utföra uppdraget. Att visioner och mål många gånger förses med begränsade resurser är en realitet. Valet av vilka resurser som kan användas för att erövra ett nytt tillstånd en ny kvalitet är det dilemma som varje chef får möta. Chefskapet handlar till stor del om att prioritera verksamheter där resurserna är begränsade. Vi anser att det är förvaltningschefens uppgift att kommunicera de olika målbilderna med sina enhetschefer och att denna kommunikation också måste omfatta målkonflikterna. 4.2 Stöd Inom detta område har vi ställt frågor som handlar om vilken form av stöd cheferna har både i form av olika policydokument, genom information, stöd av kollegor, stöd av förvaltningschef etc. När det gäller stöd från policydokument anser drygt 60 % att man har ett bra stöd från dessa. Man vet var man kan hitta dessa vid behov och man upplever att dokumenten är aktuella och ger ett bra stöd. Svaren visar också att enhetscheferna i stor utsträckning är nöjda med det stöd man har från ekonomer och personalsekreterarna på respektive förvaltning. Här är det endast ett par procent av cheferna som inte anser att man kan få det stöd man önskar. På frågan om enhetscheferna anser sig få det stöd de behöver från sin förvaltningschef svarar 50 % ja absolut eller ja i hög utsträckning, medan 9 % svarar nej inte alls eller nej i mycket liten utsträckning. Medan det är 45 % av kvinnorna som svarar ja absolut eller ja i hög utsträckning så är det 60 % av männen som ger det svaret. På frågan om man anser att förvaltningschefen har tillräckligt med tid för enhetschefen är det endast 30 % som svarar ja absolut eller ja i hög utsträckning medan 19 % svarar nej inte alls eller nej i mycket liten utsträckning. 6
Uppdelat på kvinnor och män svarar 25 % av kvinnorna ja absolut eller ja i hög utsträckning medan motsvarande siffra för männen är 40 %. När det gäller möjligheten att få stöd från kollegor vid behov är det hela 70 % som svarar ja absolut eller ja i hög utsträckning och endast 5 % som svarar nej inte alls eller nej i mycket liten utsträckning. Vi ställde frågan om man anser att den introduktion man fick för det nuvarande arbetet var tillräcklig. Här är det endast 40 % som svarar ja absolut eller ja i hög utsträckning medan hela 21 % svarar nej inte alls eller nej i mycket liten utsträckning. Några kommentarer från intervjuerna och från enkätsvaren Våra policydokument finns på intranätet och de är bra. Dem har vi stöd av. Policydokumenten är ett spel för galleriet De centrala staberna har inte fattat sina roller de ska stödja oss inte styra. Det är inte säkert jag vill använda mig av chefen om jag känner att jag behöver stöd. Det kan påverka min karriär och löneutveckling De nya IT-systemen lägger ytterligare sten på bördan Förr hade jag en assistent. Den tjänsten finns inte längre Jag ingår i ett regionalt nätverk. Där får jag stöd 4.2.1 Kommentarer och förslag Ökat ansvar behöver inte alltid per automatik innebära att i stort sett alla arbetsuppgifter läggs ut och att det administrativa stödet minskar. Inom näringslivet finns idag en utveckling där administrativa uppgifter antingen centraliseras eller köps från annat håll. Att göra allt i processen från ax till limpa är på många håll satt under kraftig omprövning. En företagsledare som vi nyligen mött sade följande Jag har inte råd att ha egna löneförrättare. Det blir alldeles för sårbart. Sådana tjänster köper jag numera. Jag vill koncentrera mig på kärnverksamheten. Vi anser att kommunen bör analysera om det finns administrativa uppgifter som görs sällan och som blir mer ekonomiskt fördelaktiga låta andra än enhetscheferna utföra. När det gäller introduktion av chefer menar vi att personalkontoret i dialog med förvaltningscheferna bör utarbeta tydliga rutiner och även löpande följa upp att dessa används. 7
4.3 Arbetssituationen Inom detta område har vi ställt frågor om hur enhetscheferna uppfattar sin arbetsbelastning både fysiskt och psykiskt. På frågan om man anser att man har en acceptabel arbetsbelastning är det endast 25 % som svarar ja absolut eller ja i hög utsträckning medan 28 % svarar nej inte alls eller nej i mycket liten utsträckning! Medan hela 50 % av männen anser att arbetsbelastningen är acceptabel är det endast 14 % av kvinnorna som uppger detta. Denna fråga är den i hela enkäten som får lägsta snittvärde dvs. som flest svarande gett ett lågt betyg. Kopplat till denna fråga finns frågan om man anser att arbetet är psykiskt påfrestande. På detta svarar 60 % ja absolut eller ja i hög utsträckning medan endast 7 % inte anser detta. När det gäller om man anser att arbetet är fysiskt påfrestande svarar 83 % nej inte alls eller nej i mycket liten utsträckning. Vi ställde också frågan om man upplever att arbetsuppgifterna är stimulerande och här svarar glädjande nog hela 92 % ja absolut eller ja i hög utsträckning! Några kommentarer från intervjuerna och från enkätsvaren Tid under arbetsdagen finns inte för reflektion. Jag använder många gånger mina resor till och från arbetet för att reflektera över arbetet, över chefskapet Det är en dålig balans mellan vilket ansvar vi har och vilka befogenheter vi har Arbetsbelastningen är stor. Ofta får jag välja bort både analys och uppföljning Arbetet är många gånger psykiskt påfrestande men samtidigt berikande Det är önskvärt att arbetsklimatet ska tillåta att man får vara uppkäftig. Det är det på min nivå men inte på förvaltningsnivån Media granskar oss. Det kan vara påfrestande 4.3.1 Kommentarer och förslag Den enskilt viktigaste frågan inom detta område rör chefernas arbetsbelastning. En stor grupp enhetschefer upplever att belastningen är så stor att de inte anser att de gör ett bra arbete. En enhetschef som har 85 anställda har egentligen inga möjligheter att leda personalen. Vår bedömning är att ett sådant ledarskap blir ytligt och är bara ett ledarskap till namnet. 8
En fråga som bör diskuteras är hur man ska kunna minska trycket på enhetscheferna genom att vara mer selektiva när man kallar dessa till olika möten, projektgrupper och liknande. 4.4 Kunskap och kompetensutveckling Vi har inom detta område ställt två frågor den ena om man genomgått någon form av ledarutveckling de senaste tre åren den andra om man anser sig få tillräckliga möjligheter till kompetensutveckling. På den första frågan svarar 65 % att man genomgått någon form av ledarutveckling medan det är 21 % som anger att man inte gjort det. På den andra frågan menar 65 % att det finns mycket goda möjligheter till kompetensutveckling medan 12 % är mer negativ till den möjligheten. Några kommentarer från intervjuerna och från enkätsvaren Det har satsats mycket på oss som chefer - det är mycket positivt Vi har fått en bra ledarskapsutbildning Jag upplever att kommunen har bra utbildningar för sina chefer men att uppföljning och stöd efter utbildning saknas Möjligheter finns men inte tid Genomgår till största delen internutbildningar 4.4.1 Kommentarer och förslag Vi bedömer att utbildnings- och fortbildningsprogram för enhetscheferna fungerar tillfredsställande. 4.5 Tillgång till information och kunskap Inom detta område har vi ställt frågor om i vilken utsträckning enhetscheferna anser sig ha fått tillräcklig information/kunskap inom sex olika områden vilka enhetscheferna förväntas kunna hantera. Områdena är medarbetarsamtal, lönesamtal, personalfrågor i allmänhet, arbetsmiljöfrågor, rehabiliteringsfrågor samt ekonomifrågor. 9
Här visar svaren att enhetscheferna i allmänhet anser sig ha fått bra information/kunskap inom dessa områden. Högsta värdena får medarbetarsamtal där 81 % av cheferna svarar ja absolut eller ja i hög utsträckning. Inom övriga fem områden ligger svaren mellan 61 % för ekonomifrågor som svarat ja absolut eller ja i hög utsträckning och 72 % för rehabiliteringsfrågor. Några kommentarer från intervjuerna och från enkätsvaren Även om vi fått utbildning och information i hur vi ska utföra så är det svårt att hinna med att gör det på ett bra sätt pga. för många underställda och för stora områden. Har aldrig haft någon ekonomiutbildning trots att jag haft ansvar för både stora projekt och verksamhet. Arbetsmiljöutbildningen är mycket bra. Lite motstridiga uppgifter gavs om lönesättning och lönesamtal från ekonomer, personalare respektive förvaltningschefen Problemet är inte informationsbrist utan att chefen själv tvingas utföra administrativa eller handläggaruppgifter som bättre skulle kunna utföras av annan medarbetare. Ofta är dessa uppgifter knutna till särskilt datasystem och alltför sällan förekommande för att man ska komma ihåg hur man ska göra. Arbetet blir därför mycket ineffektivt och har brister i kvalitetssäkringen. Vem är till för vem? Som chef i kommunen borde man få mer centralt stöd i arbetsgivarrollen än att vi i stället förväntas vara till för dem som är specialister inom respektive område. 4.5.1 Kommentarer och förslag Vi bedömer att den allmänna informationen till cheferna fungerar tillfredsställande. När det gäller chefernas administrativa uppgifter har vi kommenterat dem under avsnitt 4.2.1. 10