Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-05-10 94 Investeringsmedel Heby KS-2016/266 Förslag till beslut Kommunsstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta att utöka investeringsplanen för Samverkansnämnden med 4 500 tkr för investeringsobjekt enligt fördelningen i tjänsteskrivelse 2016-03-22 för budgetår 2016. Ärende Tjänsteskrivelse 2016-03-22, beslut från samverkansnämnden, 13, 2016-03-08 och samverkansnämndens tjänsteskrivelse 2016-02-15 har varit utsända. Exp till: Akten Expedierat av Siobhán Górny
Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Dan-Erik Pettersson Datum KS-2016/266 Ekonomichef 2016-03-22 Kommunstyrelsen Investeringsmedel Heby kommun KS-2016/266 Förslag till beslut Kommunsstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta att utöka investeringsplanen för Samverkansnämnden med 4 500 tkr för investeringsobjekt enligt fördelningen i tjänsteskrivelse 2016-03-22 för budgetår 2016. Sammanfattning Start av den nya samverkansnämnden resulterar i att Knivsta som värdkommun skall stå för alla gemensamma investeringar. De budgeterade och planerade investeringarna för verksamheter i Heby kommun uppgår till 4,5 miljoner kronor för budgetåret 2016, dessa saknas i den beslutade investeringsplanen i mål och budget 2016. Kostnaderna för investeringarna fördelas mellan kommunerna antingen genom IT-tjänstavtal eller genom gemensamma resurser beroende på vems uppdrag de genomförs på. Bakgrund Nedanstående investeringsprojekt i tabellen är nödvändiga att genomföra för fortsatt verksamhetsutveckling i både Knivsta och Heby kommun. Orsaken finns i de tillkommande verksamheterna i Heby kommun som medför ett behov av att utöka investeringsplanen. I mål och budget 2016 fanns inte detta behov inlagt i investeringsplanen eftersom samverkansnämndens behov vid beslutstidpunkten inte var utredda. Ett negativt beslut innebär att en omprioritering av nuvarande investeringsprojekt måste göras och många investeringar avstås under 2016. Det får påverkan framförallt för de verksamheter som beställt eller planerat för uppgradering av IT-utrustning, men kan även påverka saminvesteringar som gäller för båda kommunerna. Där Knivsta har sin del finansierad och följaktligen behöver vänta eller så måste investeringsprojektet delas upp i 2 etapper där Knivsta går före, men får då också konsekvensen att fördelarna med att samordna projekt då uteblir som är en av de positiva synergierna med bildandet av en gemensam nämnd med Heby kommun.
Sida 2 av 3 Samverkansnämnden och IT-verksamheten har gjort en prioritering i lämnat förslag, det totala behovet av investeringsmedel uppgår till 4,5 miljoner kronor. Investeringsobjekt Kommun Belopp Trådlöst nätverk Heby 600 Operativsystem Heby 400 AD Heby 700 Nya brandväggar Heby 950 Servrar Heby 350 Klientdatorer med tillbehör Heby 900 BYOD (allmänt trådlöst nätverk) Heby 600 Summa 4 500 Ekonomisk konsekvensanalys De inplanerade och påbörjade investeringarna får ekonomiska effekter genom ökad kostnad för internränta och avskrivningar. Dessa kostnader hanteras genom att verksamheten som beställer tjänsten eller utrustningen också får betala genom IT-tjänstavtal eller finansiering av IT-enhetens centrala resurser beroende på projektets art. Inga nya medel behöver därför tillföras. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Fransson kommundirektör Beslutet ska expedieras till: Akten Ekonomikontoret Samverkansnämnden Åsa Franzen
Sida 3 av 3 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn IT-investeringar påverkar verksamheterna i hög grad och dess verksamhet som ofta är riktad mot barn och unga. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? Barns bästa är att genomföra och tillhandahålla IT-utrustning i enlighet med verksamhetens önskemål. 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. Att genomför IT-investeringar sker på uppdrag från verksamheterna indirekt, intressekonflikten finns därmed i verksamheten, exempelvis skolan där en investering ibland ställs mot andra insatser i verksamheten. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Barns åsikter är relevanta i verksamheter där inköp av IT-utrustning påverkar just barn och unga, det är dock verksamheten som beställer IT-utrustningen bör göra den undersökningen innan beställning av utrustning sker eftersom det ibland innebära att olika behov ställs mot varandra.
Samverkansnämnden Utdrag ur PROTOKOLL 2016-03-08 13 Investeringsmedel Heby Kommun 2016 SMN-2016/3 Beslut Samverkansnämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige utöka investeringsramen för IT-investeringar med 4,5 miljoner kronor enligt fördelningen i tjänsteskrivelsen 2016-02-15. Ärende Tjänsteskrivelse 2016-02-15 har varit utsänd. Expedieras till Akten Kommunstyrelsen Heby kommun Expedierat av Siobhán Górny 2015-03-18
Magnus Giertz Tjänsteskrivelse IT-chef 2016-02-15 Samverkansnämnden Investeringsmedel Heby kommun 2016 SMN-2016/3 Förslag till beslut Samverkansnämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige utöka investeringsramen för IT-investeringar med 4,5 miljoner kronor enligt fördelningen i tjänsteskrivelsen 2016-02-15. Bakgrund Start av den nya samverkansnämnden resulterar i att Knivsta som värdkommun skall stå för alla gemensamma investeringar. Kostnaderna för investeringarna skall sedan fördelas mellan kommunerna. De budgeterade och planerade investeringarna i Heby för 2017 uppgår till 4,5 miljoner kronor, dessa saknas i beslutade investeringsmedel. Trådlöst nätverk Heby 600 Operativsystem Heby 400 AD Heby 700 Nya brandväggar Heby 950 Servrar Heby 350 Klientdatorer med tillbehör Heby 900 BYOD (allmänt trådlöst nätverk) Heby 600 Summa 4 500 Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Magnus Giertz IT-chef Åsa Franzen Kanslichef
Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Nämndens investeringar kan påverka barn. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? Nämnden har beaktat barns bästa i behovet av investeringar. 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Inte möjligt att fråga barn i detta ärende