Dagordning 160314: Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Johanna Mäkinen, Oscar Norberg, Ossian Matthiessen, Johanna Hemberg, Kim Larsson, Thérèse Lelli, Erik Nilsson, Hanna Riese Närvarande: Johanna Mäkinen, Oscar Norberg, Ossian Matthiessen, Johanna Hemberg, Kim Larsson Plats: Hos Oscar, Studentvägen 36 kl 18.15 Mötesansvarig: Oscar Norberg 1. Mötet öppnas Oscar förklarar mötet öppnat 2. Godkännande av kallelseförfarandet Att godkänna kallelseförfarandet 3. Godkännande av föredragningslista Att godkänna föredragningslistan med följande tillägg: 6.3 Instagramkampanj samt 10.11 Nyhetsbrev 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare 4.1 Val av mötesordförande att välja Johanna Mäkinen till mötesordförande 4.2 Val av mötessekreterare att välja Oscar till mötessekreterare 4.3 Val av två justerare att välja Johanna Hemberg och Kim Larsson till justerare 5. Föregående mötesprotokoll
Johanna M går igenom föregående protokoll och mötet beslutar att lägga protokollet från 160210 samt protokollet från 160228 till handlingarna. 6. Föregående aktiviteter 6.1 Styrelseutbildning 5-6/3 Alla utom Oscar i styrelsen deltog på utbildningen och tyckte att det var inspirerande och givande. Det var även ett bra tillfälle att lära känna varandra i styrelsen bättre. 6.2 Psykologidagen Johanna M var där och det var lyckat. 4 nya medlemmar 9 personer som var intresserade av våra verksamheter. Dock är det svårt att få dit frivilliga förutom styrelsen så vi får försöka peppa folk att delta på kommande utåtriktade aktiviteter. 6.3 Instagramkampanj Bra med personlig presentation av styrelsen som verkar varit uppskattat. Vi planerar att göra en liknande inför nästa FÅM. 7. Ekonomi, ta del av verksamheternas inkomster. Oscar redogör för budgeten och hur verksamheterna ligger till ekonomiskt. Anmärkningsvärt är fotbollsgruppen som har haft höga kostnader nu i uppstarten som främst består i inköp av material samt kostnader för busskort. Kostnader för Marknadsföringsgruppen, Fotbollsgruppen, Frukostklubben samt Sommarskolan ligger förnärvarande under styrelsen. Verksamhet Intäkter 2016 Budgeterat Kostnader Ingående balans 2016 Kostnader hittills i år Disponibelt 2016-03-10 FörSköna (Vilande) Jourhavande kompis - 28 298,42 1 037,01 27 261,41 VE Fadderdelen 15 000 30775 27 025,47 1 573,78 25 451,69 VE Storträffen 3 000 7000 7 723,52 1 256,59 6 466,93 Läxhjälp Aktivitetshuset 2 000 6000 6 038,13 0,00 6 038,13 Läxhjälp Boende 5 500 9000 9 176,49 400,50 8 775,99 Sport & Fritid 10 000 20000 20 103,15 895,60 19 207,55 Rättvis Handel (Vilande) - 7 930,69 0,00 7 930,69 Styrelsen 20 000 45700 223 516,03 12 631,30 210 884,73 Intäkter 2016 Kostnader Marknadsföringsgruppen - - Frukostklubben - 1452 Fotbollsgruppen - 2970
Sommarskolan - - 8. Kommande aktiviteter 8.1 Workshop normkritik Är spikad till 7 april kl 18.00. Rosanna Norman kommer att hålla i den tillsammans med Erik. Öppen för alla aktiva. Erik lägger upp den i VL-gruppen. 8.2 PTSD-utbildning Johanna H har inte kommit fram till något slutgiltigt datum än men har pratat Emma Stenwall som Ulf vidarebefordrade henne till, och som förhoppningsvis ska hålla i utbildningen. Föreslaget datum är någon gång April innan tentaveckorna. 8.3 Idéutbildning nr. 2 Torsdag 31 mars kl 18.00 på Träffpunkten. Lisa Petterson håller i den. Johanna H har fixat ett facebook-event. Johanna M och Johanna H handlar. Kim och Oscar hjälper till att laga mat och diska. Frågan om hur vi gör med aktiva som endast pratar engelska togs upp då Johanna M fått ett mail inför förra idéutbildningen. Mötet beslutade att vi ska kolla upp hur behovet ser ut och om vi har frivilliga som endast pratar engelska. Möjliga åtgärder som togs upp är att översätta powerpoints eller att hålla mindre utbildningar för de som endast talar engelska. Efter idéutbildningen ska det undersökas med verksamheterna hur stort behovet är för ytterliggare en idéutbildning för nya aktiva. 8.4 Vårens föreläsningar Mötet diskuterade möjliga föreläsningar och kom fram till att vi ska undersöka vilka möjligheter som finns för att samarbeta med andra organisationer för att locka fler människor och dela på kostnader och ansvar. Exempel på organisationer vi kan samarbeta med: Femjur, FemPsyk, UF Det diskuterades också om vilka organisationer/ föreläsare som är möjliga att kontakta för att hålla en föreläsning och de som togs upp som lämpliga är: Migrationsverket, kommunen och FARR. 8.5 Terminsavslutning Förslag på terminsavslutning vecka 19. Aktiviteter som föreslogs var att ha ett quiz, spelkväll eller liknande. Styrelsen ansvarar tillsammans för fika och fortsatt planering av avslutningen tas på nästa möte. 8.6 Kulturernas Karneval 28-29 maj hålls Kulturernas Karneval i Uppsala som är ett kulturevent med musik, dans, workshops, mat o liknande i Botaniska trädgården. Årets tema är 1000 ansikten. Johanna har varit i kontakt med infogruppen vid SRK som har bokat ett bord och har tackat ja till det. Bordet ska bemannas under två heldagar och därför behövs frivilliga som kan bemanna bordet. Mötet diskuterade lämplig aktivitet att ha vid montern. Ett förslag är att ha RKUFs rollspel På flykt som kan användas som aktivitet i
kombination med någon annan form av tävling. Till detta behövs införskaffas en vikvägg för att kunna genomföra rollspelet. Oscar och Johanna M får i uppdrag att köpa en vikvägg och en ny roll-up som kan användas på kommande mässor. SRK vill ha ett möte med oss i slutet av April för att stämma av vad vi ska göra. Ossian får i uppdrag att hålla fortsatt kontakt med SRK. 8.7 Träff med gamla styrelsen Vi beslutar att bjuda in gamla styrelsen på vårt nästa styrelsemöte på träffpunkten för gemenskapshäng. 9. Verksamheter 9.1 Jourhavande kompis Möte på torsdag kl 19 Henry på träffpunkten. 9.2 Vänner emellan Fadderdelen Fadderfika den 5 April kl 17.00. Styrelsen är välkomna. Håller på att rekrytera nya verksamhetsledare. 9.3 Vänner Emellan Storträffen Månadsmöte första veckan i april. 9.4 Läxhjälpen Aktivitetshuset Det går bra med de nya verksamhetsledarna. Hade månadsmöte som Johanna M, Johanna H och Oscar var med på. 9.5 Läxhjälpen Boende Har frågat om belastningsregister som endast gäller för ett halvår för boende men det ska gå bra att använda i ett år. Möte den 30 mars troligtvis kl 19. Pratar om att starta upp två nya boenden, Ossian kollar upp vad som gäller. Viktigt att tänka på att inte starta upp för många boenden samtidigt om det blir så att vi inte klarar av att få aktiva till alla i framtiden. 9.6 Marknadsföringsgruppen Kim har försökt få kontakt med marknadsföringsgruppen via mail och Facebook men har inte fått svar. Om de inte är intresserade ska vi försöka rekrytera nya frivilliga till verksamheten. Möjlighet att köpa in programvara som InDesign diskuterades dock ansågs det dyrt och inte motiverat för det begränsade marknadsföringsmaterial RKUF behöver. Syftet med verksamheten är att göra saker vid enstaka tillfällen som kan användas en längre tid. Kim har även kontaktat Pia som är kommunikatör om råd. Möjligheten att ha en maillista över folk med kunskaper inom fotografi eller layout som kan komma in och göra jobb när det behövs. Mötet beslutade att annonsera i kommande nyhetsbrev om lediga platser i marknadsföringsgruppen. 9.7 RKUF Sport och Fritid Möte torsdag 17 mars kl 18.30 möte Anne Frank Trädgårdsgatan. Inget nytt. 9.8 Frukostklubben Intensivt arbete med att starta upp verksamheten med första frukosten. Inte så många där första gången men fler vid det andra tillfället. Har köpt in förkläden och material. Det kom upp att det stod fel information på hemsidan, Kim mailar ansvarig. Ossian kontaktar verksamheten om att maila verksamhetsplan och preliminär budget. 9.9 Fotbollsgruppen
Verksamheten har kommit igång och verkar fungera bra. Antalet personer som åker buss har gått ned från 20 pers första veckan till 3-4 pers /veckan vilket kommer att innebära att de höga kostnaderna för bussresor som det står om i punkt 7 inte kommer fortsätta. Fotbollsgruppen vill köpa in Sjukvårdsväska Johanna H har mailat SRK om det om det finns tillhanda, väntar på svar. De undrar även om de kan bowla som uppstartsmöte vilket mötet godkänner då det är en bra aktivitet för medlemsvård. En till förfrågan är om RKUF kan erbjuda bananer till ungdomarna varje träning. Slutsatsen blev att även om det hade varit en bra grej att erbjuda så är det inte syftet med verksamheten och dessutom blir det en stor återkommande utgift som på sikt blir väldigt stor. Uppmana istället ungdomarna att ta med något att äta. Ett alternativ som togs upp var att kolla upp möjligheten till sponsring från livsmedelbutik. Mötet beslutade även att kolla om fotbollsgruppen vill bli en egen verksamhet. Frågan ska utvärderas om det kan bli aktuellt till hösten. 9.10 Sommarskolan Inget att rapportera förutom att det ska stå med i nyhetsbrevet. 10. Övriga frågor 10.1 Verksamhetsledarriktlinjer Väntar på dokument från föregående Ordförande. 10.2 Nya foldrarna Klara och finns utskrivna på träffpunkten. Finns även på dropboxen. 10.3 Verksamhetsplan 2016 Mötet beslutade om att dela upp målområdena i Verksamhetsplanen på ledamöterna i styrelsen så att var och en har minst ett ansvarsområde. Uppdelningen ser ut på följande vis. Mål Ekonomi Oscar Frivilliga Hanna Hållbar Utveckling Therese Intern kommunikation och demokrati Johanna M Marknadsföring och Kommunikation Kim Medlemmar Hanna Mångfald och tillgänglighet Erik Samarbeten Johanna M Verksamheter Ossian Utbildning Johanna H Förslag att göra en sammanställd lista med de mål som är konkreta och kvantifierbara så ett mer överskådligt sätt syns vad som ska göras. att fastslå verksamhetsplanen efter korrekturläsning av Johanna M. 10.4 Medlemskampanj 4- April 8 Maj
Handlar om asylrätt och flyktingars villkor och syftet är att visa vart vi som organisation står i den frågan. Motstånd mot de politiska beslut som nu införs om att det ska bli svårare med anhörighetsinvandring etc. Vad gör vi för att hjälpa människor i asylprocessen. Vem tröstar dig när du är ledsen? Syftet är att värva medlemmar genom en politisk kampanj. Målet är att nationellt värva 500 nya medlemmar till RKUF. Beslut om utåtriktad aktivitet på skolor togs för att synas och kunna värva nya medlemmar. Ossian får i uppdrag att kontakta skolor. Följande tre gymnasieskolor och tre universitetscampus ska kontaktas: Lundellska, Rosendal, Katedralskolan SLU, BMC, EBC (Blåsenhus + EP) som backup Under tiden ska även Facebook och Instagram uppdateras kontinuerligt. 10.5 Avtackning Kretschef Nuvarande kretschef Andrea kommer att sluta sista mars. Avtackas på torsdag den 17 kl 12-13 på Träffpunkten. Alla i styrelsen välkomna. Johanna M köper en present från Globalen. Johanna M kommer att bjuda in den nya kretschefen till styrelsemöte i framtiden. 10.6 Påverkansarbete Debattartikel Funderar vidare på vad vi skulle kunna skriva om, Johanna M ansvarig för att kolla upp. Demonstrationer Tillsammans för Uppsala har Tillsammansmarch söndag den 20 mars i Gottsunda mot alla attacker mot asylboenden. 10.7 Kommunikationsplan Del av verksamhetsplanen (extern kommunikation) se punkt 10.3. 10.8 Åldersgränser Diskuterades på FÅM och frågan är om vi ska gå emot de nationella riktlinjerna för åldersgränser. Frågan om vad det innebär att vi får ett större juridiskt ansvar kvarstår. Johanna M är fortsatt ansvarig och uppdaterar hur det går. 10.9 Aktiva som är god man/får arbete En Verksamhetsledare för Läxhjälpen på Aktivitetshuset har blivit god man till en ungdom som eventuellt kan komma att börja på Aktivitetshuset och undrar hur denne ska agera i sådana situationer. Mötet diskuterade eventuella problem som skulle kunna uppstå men ansåg att riskerna för det är små i detta fall utan att det i nuläget räcker med att understryka att hen har ett professionellt beteende. Beslut om liknande händelser bör tas från fall till fall beroende på omständigheterna. 10.10 Valberedningen Styrelsens ansvarar för att tillsätta valberedning. Beslut tas om att annonsera i nyhetsbrevet som Kim och Hanna ansvarar för. Även annonsering på Instagram och Facebook sker under nästa vecka som Johanna M ansvarar för. 10.11 Nyhetsbrev
Färdigt men behöver kompletteras med datum + tillägg om annonsering för valberedning och marknadsföringsgruppen. 11. Nästa möte 11.1 Mötesansvarig Till mötesansvarig väljs Ossian. Nästa möte sätts preliminärt tisdag den 29e mars. Datum och tid fastslås på Facebook. 12. Mötet avslutas Johanna förklarar mötet avslutat