Plats och tid: Repslagaregatan 12 plan1, kl 13.15 15.25 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Viktoria Strömberg( Landstinget ) ej närvaro Irma Görtz (Norrköping Kommun)Vice ordf Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) Malin Masimov (Försäkringskassan) Örjan Carlsson (Valdemarsvik Kommun) Inga-Lill Östlund (Söderköping Kommun) Ricardo Olivares Ersättare Övriga Ricardo Olivares ( Landstinget ) Peter Johansson ( Förbundschef ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun) Tina Johansson Håkan Lind (Arbetsförmedlingen ) ej närvaro Karin Hjelm Susanne Karlsson (Försäkringskassan) ej närvaro Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) ej närvaro Gunweig Svensson (Söderköping Kommun) Utses att justera: Plats och tid för justering: Ricardo Olivares Samordningsförbundet Östra Östergötland Sekreterare: Paragrafer: 106-115 Karina Nilsson Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Irma Görtz Ricardo Olivares BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2014-12-22 Datum för nedtagning av anslag: 2015-01-05 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson
Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll och utser Irma Görtz som ordföranden för mötet. Utser Ricardo Olivares att justera dagens protokollet.
106 Information om plattform Norrköping SAMÖ 2014/0040 Styrelsen tar informationen till protokollet. Samordningar Tina Johansson, Johanna Mässing och Jeanette Lundin Johansson beskrev hur processen kommer att gå till.
107 Möjlighet att lämna motioner till NNS årsmöte den 24 mars 2015 Styrelsen tar informationen till protokollet. Samordningsförbundet Östra Östergötland är medlemmar i föreningen Nationella nätverket för samordningsförbund. Styrelsen har nu möjlighet att lämna förslag på motioner till föreningens årsmöte. Motionerna skall vara NNS styrelse tillhanda senast 2015-02-09. Sänt till:
108 Fastställande av sammanträdestid för styrelsens konstituerande med anledning av ny mandatperiod Styrelsen fastställer den nya styrelsens första sammanträdestid till den 29 januari kl. 13.15. Styrelsen skall enligt arbetsordningen fatta beslut om sammanträdestider för det kommande året. Med anledning av ny mandatperiod föreslås styrelsen fastställa den första mötestiden för den nya styrelsens konstituerande till den 29 januari kl. 13.15.
109 Godkännande av reviderad delegations- och beslutsordning Styrelsen beslutar att godkänna reviderad delegations- och beslutsordning att gälla fr.o.m.. Kansliet har utarbetat förslag till reviderad delegations- och beslutsordning utifrån synpunkter från de av styrelsen utsedda internkontrollanterna. En justering har även gjorts gällande samordnaren för plattform Norrköping som föreslås få delegation på den löpande driftkostnaden för plattform Norrköping. Förändringarna föreslås gälla fr.o.m.. Förslag till reviderad delegations- och beslutsordning redovisas i bilagda handling.
110 Godkännande av internkontrollplan för år 2015 Styrelsen godkänner internkontrollplan för år 2015 samt fastställer kontrollfrekvensen till maj och november. Enligt kommunallagen har styrelsen ansvar för att det finns en god intern kontroll inom samordningsförbundets verksamhet samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredställande sätt. Styrelsen har tillsammans genomfört en risk- och väsentlighetsanalys som har mynnat ut i att ett antal riskfyllda processer med hög väsentlighet har identifierats. Dessa processer har bearbetats av presidiet och finns med i förslag till internkontrollplan för 2015. I bilagda förslag till internkontrollplan för år 2015 redovisas förslag till kontrollmoment, kontrollansvar, frekvens, metod och rapportering. Kontrollerna i internkontrollplanen rapporteras till styrelsen i form av kontrollrapporter.
111 Tecknade av samverkansavtal kring genomförande av plattform Norrköping avseende 2015 samt godkännande av budget Styrelsen beslutar att teckna bilagda samverkansavtal kring genomförande av plattform Norrköping samt godkänna den totala budgeten för 2015. Kansliet har utarbetat förslag till samverkansavtal kring genomförande av plattform Norrköping. Avtalet tecknas mellan Samordningsförbundet, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Närsjukvården i östra Östergötland, samt Norrköpings kommuns arbetsmarknadskontor, socialkontor och vårdoch omsorgskontor. I avtalet svarar samtliga parter för den personella bemanningen av plattformen och erhåller därför ett bidrag för sin faktiska kostnad. Därutöver förbinder sig samtliga parter att gemensamt bidra med de ordinarie resurser och insatser som finns till förfogande utifrån gällande förordningar och aktuell lagstiftning. Vidare medverkar och bemannar samtliga parter lokalt samverkansteam bestående av operativ personal från samtliga huvudmän samt bemanning med representanter till lokal styrgrupp för operativ ledning, styrning och uppföljning av plattformarna. Därutöver svarar den lokala styrgruppen även för framtagande av lokal behovsanalys, fastställande av operativa mål och resultatmål samt hantering och analys av eventuella systemfel. Samtliga parter skall göra en gemensam åtagandebeskrivning hur verksamheten konkret skall bedrivas och genomföras. Den totala budgeten för plattformen beräknas uppgå till 9 371 265 kr för 2015. Åtagandebeskrivning redovisas till styrelsen på styrelsemötet i februari. Samverkansavtalet samt budget 2015 redovisas i bilagda handlingar. Sänt till:
112 Utseende av beslutsattestant för plattform Norrköping inom Samordningsförbundet Östra Östergötland Styrelsen beslutar att utse samordnaren Tina Johansson som beslutsattestant för löpande driftkostnader enligt fastslagen budget för plattform Norrköping. För att underlätta administrationen av plattform Norrköping föreslås att samordnaren Tina Johansson utses till beslutsattestant för löpande driftkostnaden enligt fastslagen budget för plattform Norrköping. Med löpande driftkostnaden avses; Kompetensutveckling för personal, verksamhetskostnad och övrigt, inköp av inventarier och kontorsmaterial, inköp av förbrukningsmaterial samt kostnad för information och informationsmaterial.
113 Tecknade av samverkansavtal kring genomförande av plattform Söderköping och Valdemarsvik avseende 2015 Styrelsen beslutar att teckna bilagda samverkansavtal kring genomförande av plattform Söderköping och Valdemarsvik. Kansliet har utarbetat förslag till samverkansavtal kring genomförande av plattform Söderköping och Valdemarsvik. Avtalet tecknas mellan Samordningsförbundet, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Geria Care, Närsjukvården i östra Östergötland, samt Söderköpings och Valdemarsviks kommuner. I avtalet svarar samtliga parter för den personella bemanningen av plattformen och erhåller därför ett bidrag för sin faktiska kostnad. Därutöver förbinder sig samtliga parter att gemensamt bidra med de ordinarie resurser och insatser som finns till förfogande utifrån gällande förordningar och aktuell lagstiftning. Vidare medverkar och bemannar samtliga parter lokalt samverkansteam bestående av operativ personal från samtliga huvudmän samt bemanning med representanter till lokal styrgrupp för operativ ledning, styrning och uppföljning av plattformarna. Därutöver svarar den lokala styrgruppen även för framtagande av lokal behovsanalys, fastställande av operativa mål och resultatmål samt hantering och analys av eventuella systemfel. Samtliga parter skall göra en gemensam åtagandebeskrivning hur verksamheten konkret skall bedrivas och genomföras. Åtagandebeskrivningen redovisas till styrelsen på styrelsemötet i februari. Samverkansavtalet redovisas i bilagda handlingar. Sänt till: Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Geria Care, Närsjukvården i östra Östergötland, samt Söderköpings och Valdemarsviks kommuner
114 Godkännande av kostnad för deltagande på den nationella konferensen kring finansiell samordning i Linköping den 24 25 mars Styrelsen godkänner att 66 750 kr avsätts som konferensavgift till medarbetare i samverkansteamen och styrgrupperna för medverkan på den nationella konferensen för finansiell samordning. Den nationella konferensen för finansiell samordning äger rum den 24 25 mars i Linköping. Samtliga förbund i Östergötland kommer att bemanna upp utställningar i foajén kring de olika verksamheter som bedrivs i länet. För personalen som bemannar upp utställningarna utgår ingen konferensavgift. För att ge möjlighet till medarbetare i samverkansteamen och styrgrupper att ta del av konferensen föreslås att förbundet svarar för deras konferensavgift. Konferensavgiften för två dagar uppgår till 2 225 kr per person. Totalt bedöms maximalt 30 medarbetare medverka på konferensen vilket ger en kostnad på 66 750 kr. 115 Budgetuppföljning november 2014
Styrelsen beslutar godkänna bilagda budgetuppföljning för november 2014. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för november månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.
116 Övrigt Irma Görtz och Peter Johansson informerar styrelsen om ett inledande möte med chefer kring implementering av erfarenheter och framgångsfaktorer från NP-Samverkan. Fortsatt möte är inplanerat för fortsatta diskussioner. Vice ordförande Irma Görtz avtackar dom som nu slutar hos oss med en blomma och tackar samtliga för ett mycket gott år som varit och önskar alla en riktig God jul och Gott Nytt År. Styrelsen tackar Irma Görtz för hennes otroliga arbete hon har gjort under året.