Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-8896/2015 Sida 1 (11) 2015-10-07 SSA 2015:11 Hantering av allmänna handlingar hos Överförmyndarförvaltningen Närvarande från förvaltningen: Håkan Andersson förvaltningschef, arkivansvarig Lisa Kringsberg teamledare Ingemar Staaf arkivkonsult Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Gunilla Isacson protokollförare SAMMANFATTNING Överförmyndarförvaltningen inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 16 september 2015. Under inspektionen framkom att förvaltningen står inför ett omfattande förändringsarbete där hela informationsprocessen kommer att ses över. Inom förvaltningen förekommer flera brister som rör informationshanteringen och för att säkerställa en god och effektiv hantering av allmänna handlingar kan flera moment i nuvarande processer komma att behöva ändras. Förvaltningen behöver arbeta övergripande och långsiktigt med att bl a - ansvarsfördelning och roller inom informationsprocessen utarbetas och klargörs, - rutinbeskrivningar och styrdokument för arkiv- och informationshanteringen upprättas och hålls uppdaterade, - förvaltningens information, både den analoga och digitala, gås igenom och värderas med en framställan om nytt gallringsbeslut från Stadsarkivet som följd samt - en strategi för hanteringen av digital information i den dagliga verksamheten och digitalt långtidsbevarande utarbetas. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk.
Sida 2 (11) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Överförmyndarförvaltningen att: - Uppdatera ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. - Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar, både analoga och digitala, och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Försäkra sig om att det digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. Inleda förberedelser och upprätta en strategi för kommande anslutning till e-arkiv Stockholm. - Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar - både analoga och digitala - som ska bevaras. - Inkomma med dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. Överförmyndarförvaltningen ska senast den 2016-09-30 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (11) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Överförmyndarförvaltningen att: - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post, avseende upprättande och implementering av fullmakter för postöppning. Detta gäller både e-post och vanlig post. - Registrera sekretessbelagda handlingar som förvaras i personalakter. - Tillse att det i hanteringsanvisningarna framgår huruvida handlingar innehåller sekretessreglerad information. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna.
Sida 4 (11) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvar och arbetsuppgifter har delvis fastställts och fördelats Överförmyndarförvaltningen har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. Arkivansvarig är förvaltningschef Håkan Andersson och arkivhandläggare är förvaltningens nämndsekreterare. Då det endast finns 23 anställda anser man att det i dagsläget inte finns behov av arkivredogörare i verksamheten. Överförmyndarförvaltningen har två registratorsfunktioner. Nämndsekreterararen ansvarar för diarieföring av handlingar i diarieföringssystemet Diabas. Registrering av inkommande handlingar i förmyndarärenden utförs i verksamhetssystemet Wärna av en registratorsgrupp som leds av en teamledare. Förvaltningen ska undersöka möjligheten till att utföra all registrering i Wärna och på så vis undkomma två olika registreringssystem. Förvaltningens arkivinstruktion behöver kompletteras med information om att registratorsgruppen registrerar inkomna handlingar i Wärna och beskriva ansvarsfördelningen mellan Wärnas registratorsgrupp och nämndsekreteraren. Generellt upplevs en oklarhet vad gäller ansvarfördelningen för hela förvaltningens informationshantering och man saknar en sammanhållande funktion för dessa frågor. Även kunskapen inom arkivområdet upplevs som eftersatt och förvaltningen har som ambition att tillsätta en resurs som ansvarar för förvaltningens hela informationsprocess. Uppdatera ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Merparten av förvaltningens anställda har goda baskunskaper inom det juridiska området, men förvaltningen ser ett stort behov av kontinuerlig påbyggnadsutbildning i offentlighetslagstiftning och innebörden av att arbeta i en kommunal förvaltning. Som ett led i detta inleddes i juni 2015 ett samarbete med Stadsledningskontorets jurister. En del av innehållet i utbildningen ingår nu i förvaltningens introduktion av nyanställda.
Sida 5 (11) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns delvis Inkommen post öppnas och stämplas av en central funktion på förvaltningen. Handlingar som ska registreras i diarieföringssystemet Ciceron (Diabas) omhändertas av nämndsekreteraren och handlingar i förmyndarärenden registreras av Wärnagruppen. Förvaltningen saknar i dagsläget back-up för diarieföring av handlingar i Diabas. Man har dock för avsikt att införa nya arbetssätt vid årsskiftet som innebär att alla ärenden, både de som hör till diariet och förmyndarärenden, hanteras i samma systemstöd. Detta kommer att innebära att fler personer kan täcka upp för diarieföringen. Enklare frågor i förmyndarärenden samt information och frågor från allmänheten av mer allmän karaktär besvaras av Stockholms stads kontaktcenter, där handläggarna har läsbehörighet till viss information i Wärna. Frågor som ligger utanför Kontaktcenters område skickas till förvaltningens funktionsbrevlåda som bevakas dagligen enligt ett rullande schema. Denna hantering av allmänhetens förfrågningar innebär att ca 24 000-30 000 ärenden per år inte når förvaltningen. Förvaltningen ser detta som en god lösning, då verksamheten i dagsläget själv inte kan hantera mängden förfrågningar med rådande personalstyrka. Tillvägagångssättet kommer dock att ingå i den kommande översynen av förvaltningens kommunikationsvägar, då målet är att verksamheten själv ska hantera sina egna frågor. Förvaltningen saknar rutiner för registrering av sekretessbelagd information, t ex för handlingar som förvaras i personalakten. Förvaltningen kommer att utforma rutiner för detta så att man uppfyller lagens krav. Fullmakter för postöppning saknas Förvaltningen saknar fullmakter för öppnande av personadresserad post och har heller inte någon rutin för att ge kollegor tillgång till den personliga e-postlådan. I förmyndarärenden kan olika moment i handläggningsprocessen utföras av olika handläggare och man har inget personligt ansvar för specifika ärenden. Inkommande post är därför i regel ställd till förvaltningen och inte till en enskild handläggare. Vid utgående e-post har handläggaren möjlighet välja funktionsbrevlådan med förvaltningen som avsändare. Behovet av att teckna fullmakter för personadresserad post samt att bevaka varandras e-postlådor ses därmed som litet och handläggarna väljer ofta att vid frånvaro själva kontrollera sin e-post via sin telefon. Förvaltningen rekommenderas att se över behovet av fullmakter för att säkerställa att post omhändertas samma dag den kommer in.
Sida 6 (11) Förvaltningen har en helt analog hantering av informationen som registreras i Wärna och Diabas. Pappersakter finns upprättade för förmyndarärenden, personalärenden och diarieförda handlingar. För att underlätta ärendehanteringen i framförallt förmyndarärenden strävar förvaltningen efter att övergå till en helt digital hantering. Rutiner för rensning av förmyndarakter saknas Registratorn ansvarar för avslut och arkivläggning av diarieförda ärenden, personalärenden och handlingar som är kopplade till nämndens arbete. Wärnas registratorsgrupp eller handläggarna själva avslutar och stänger förmyndarärenden och ansvarar även för att akten rensas före arkivläggning. Det är dock oklart i vilken utsträckning rensning av förmyndarakter görs. I pågående ärenden utförs handläggning och registrering av flera olika handläggare och det kan det leda till oklarhet i vad som ska rensas och följden blir att hela hanteringen lätt blir eftersatt. Hanteringsanvisningar behöver fastställas Förvaltningen har under 2012, via konsultfirman Bra Arkiv, utarbetat anvisningar för hur informationen ska hanteras. Hanteringsanvisningarna har dessvärre varit okända för merparten av förvaltningens medarbetare och de uppdagades nu i samband med förberedelserna inför Stadsarkivets inspektion. Ovetandes om de tidigare hanteringsanvisningarna har förvaltningen påbörjat ett arbete med att se över sin information och ta fram nya hanteringsanvisningar. Efter att hanteringsanvisningarna fastställs är det viktigt att de hålls uppdaterade. Förutom hanteringsanvisningarna saknar förvaltningen överlag styrdokument och rutinbeskrivningar för sin arkiv- och informationshantering, t ex hantering av allmän handling, utlämnande av allmän handling, avslut av ärenden och andra delar i informationsprocessen. Förvaltningen behöver därför arbeta med denna fråga så att informationsvägarna dokumenteras och kvalitetssäkras. Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivregleras krav och även innehålla gallringsbara handlingar. Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post, avseende upprättande och implementering av fullmakter för postöppning. Detta gäller både e-post och vanlig post.
Sida 7 (11) Registrera sekretessbelagda handlingar som förvaras i personalakter. Tillse att det i hanteringsanvisningarna framgår huruvida handlingen innehåller sekretessreglerad information. Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar information inom framför allt stödverksamheten samt information av tillfällig och ringa betydelse. Överförmyndarförvaltningen har två myndighetsspecifika gallringsbeslut; SSA 2003:01 - gallring av information i förmyndarakter och SSA 2011:27 - gallring av information i verksamhetssystemet Wärna. Gallringsbeslut tillämpas Hanteringen med att ställa av och arkivera förvaltningens förmyndarakter har under flera år varit eftersatt. För att komma tillrätta med detta har man tagit hjälp av externa arkivkonsulter. Förvaltningen verkställer nu den gallring som skall genomföras och uppger att man ligger i fas med gallringen. Förmyndarakterna innehåller både handlingar som ska bevaras och handlingar som ska gallras. För att underlätta arkivläggningen arbetar förvaltningen med att fastställa en rutin för att hålla de gallringsbara handlingarna samlade och därmed undvika kommande plockgallring. Förvaltningen saknar dock en samordnad gallring och ser behov av en gallringsansvarig funktion som säkerställer att den årliga gallringen verkställs. Gallring av sekretessreglerad information genomförs enligt uppgift under kontroll. Gallringsbeslut tillämpas sannolikt inte Det är oklart huruvida gallringsbeslutet som rör informationen i Wärna tillämpas. Enligt uppgift sker ingen systematisk rensning i systemet, utan enbart mindre insatser av registervård. Förvaltningen saknar en systemförvaltare eller en liknande funktion med den spetskompetens som behövs för att kunna förvalta systemet fullt ut. Gallringsbeslutet som rör informationen i Wärna har funnits i fyra
Sida 8 (11) år och eftersom förutsättningar och information kan ändras över tid behöver informationen i systemet ses över och eventuellt omvärderas. Det finns behov av nytt gallringsbeslut I samband med arbetet med förvaltningens hanteringsanvisningar har man upptäckt information i kärnverksamheten som inte ännu har värderats ur ett bevarande- och gallringshänseende och som inte omfattas av ett gallringsbeslut. Förvaltningen har därför påbörjat en gallringsutredning som omfattar all verksamhet inom förvaltningen, både styr-, stöd- och kärnverksamheten. Förvaltningen behöver även utreda och omvärdera informationen i Wärna. Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar, både analoga och digitala, och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information Överförmyndarförvaltningen använder de stadsgemensamma systemen, bl a LISA och Agresso, för sin digitala hantering samt Ciceron (Diabas) som diarieföringssystem. För dessa har Stadsledningskontoret arkivansvar. Till kärnverksamheten används verksamhetssystemet Wärna som är ett mindre system speciellt anpassat till överförmyndarens verksamhet. Arkivering av stadens digitala information sker i stadens gemensamma e-arkiv och leveranser dit sker enligt en framtagen anslutningsplan. Överförmyndarförvaltningens system Wärna ska anslutas till e-arkivet år 2017 enligt nuvarande anslutningsplan. Anslutningsarbetet kräver en del förberedelser och förvaltningen behöver redan nu börja planera för den kommande arkiveringen. Förvaltningen behöver också inventera den information som förvaras på gemensamma digitala diskar för att säkerställa att bevarandeinformationen tas om hand och hanteras på ett korrekt sätt. Det finns behov av att upprätta en övergripande IT-strategi för hanteringen i stort. Den digitala informationen ska under hela bevarandetiden hanteras, förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten bibehålls. Fram till dess att levererans till e- arkivet sker åligger det förvaltningen att ansvara för detta. Det innebär kortfattat att förvaltningen ska:
Sida 9 (11) - fastställa rutiner och ansvar för hur den digitala informationen inom verksamheten används och hanteras - värdera den digitala informationen ur ett bevarande- och gallringshänseende - redovisa den digitala informationen så att den kan återsökas - säkerställa den digitala förvaringen genom back-up-rutiner och liknande Då systemförvaltare och andra IT-resurser saknas inom förvaltningen, är det i dagsläget enligt uppgift oklart när anslutningsarbetet av informationen i Wärna kan inledas och hur detta ska gå till. Arkivbeständiga produkter används delvis Förvaltningen använder arkivbeständiga produkter vad gäller papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Samtlig manuell utrustning kommer från Volvo IT, som enligt uppgift tillhandahåller arkivgodkända produkter. Vad gäller pennor uppger förvaltningen att man använder delvis icke arkivgodkända pennor till underskrifter m.m. Försäkra sig om att det digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. Inleda förberedelser och upprätta en IT-strategi för kommande anslutning till e-arkiv Stockholm. Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Förvaltningen har en nyligen uppdaterad arkivbeskrivning som beskriver verksamheten på ett bra sätt, men den behöver kompletteras med följande uppgifter: - beskriva och tydliggöra sambandet mellan verksamheten och viktigare handlingstyper, framförallt förmyndarakterna, - redovisa de gallringsbeslut som förvaltningen tillämpar och har tillämpat, både generella och myndighetsspecifika, - redovisa vilka handlingar som kan innehålla sekretessbelagd information samt enligt vilka lagparagrafer, - beskriva de IT-stöd som används inom förvaltningen, - göra vissa justeringar, t ex förtydliga att år 2012 avser avställningsår 2012 vad gäller arkiverade akter.
Sida 10 (11) Bevarandeförteckningen behöver kompletteras Sedan 2012 förtecknar förvaltningen sin information enligt stadens modell för processorienterad informationsredovisning. En del arbete återstår med bevarandeförteckningen innan förvaltningen är i fas med förtecknandet. Handlingsslag och serier, bl.a. digital information som finns i stadsgemensamma system, saknas och vissa uppgifter i förteckningen behöver kompletteras eller förtydligas. För att förteckningsarbetet ska kunna fullföljas behövs ett nytt gallringsbeslut, där även nyupptäckt information är värderad. Förvaltningen har slutförtecknat och levererat sitt arkivmaterial t.o.m. år 2011 till Stadsarkivet. Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar - både analoga och digitala - som ska bevaras. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Överförmyndarförvaltningen står inför ett omfattande förändringsarbete där hela informationsprocessen kommer att ses över i syfte att säkerställa en god och effektiv hantering av de allmänna handlingarna. Förändringsarbetet kommer sannolikt att få konsekvenser för hela verksamhetens hantering, inklusive arkivfrågorna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Förmyndarakterna förvaras i en arkivlokal som är godkänd av Stadsarkivet enligt beslut 2014:01. Dokumentskåp används Förvaltningen använder flera dokumentskåp som uppvisar brandklass EI 120, dvs. två timmars brandskydd. Registratorn använder dock ett skåp som enbart uppvisar brandklass EI 60, dvs. en timmes brandskydd. I skåpet förvarar förvaltningen personalakter och diarieförda handlingar. Kravet på förvaring i skåp utanför arkivlokal är enligt Riksarkivets föreskrifter brandklass
Sida 11 (11) EI 120. Stadsarkivet kan dock ge dispens för den lägre brandklassen EI 60, om förvaltningen kan redovisa kompenserande åtgärder för detta. Leverans av arkivhandlingar Från och med i år planerar Överförmyndarförvaltningen att årligen leverera avslutade förmyndarakter till Stadsarkivet, enligt en särskild överenskommelse. Leverans kommer att ske efter att de gallringsbara handlingarna först har gallrats ut av förvaltningen. 2015 års leverans avser förmyndarakter med avställningsår 2012. Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. 2015-10-07 Christina Moberg Inspektionsförrättare