KOMMUNICERA och nå dina mål Lärandeförvaltningens kommunikationsstrategi
The two words information and communication are often used interchangeably, but they signify quite different things. Information is giving out; communication is getting through. Orden information och kommunikation används ofta som synonymer men de har olika betydelser. Information ger ut; kommunikation når fram. Sydney J. Harris 2
Lärandeförvaltningen I lärandeförvaltningen arbetar cirka 1300 medarbetare. Medarbetare som arbetar för att skapa goda förutsättningar för livslångt lärande och utveckling i Hudiksvalls kommun. Vår förvaltning består av: 28 förskolor Studie- och yrkesvägledning 17 grundskolor Elevhälsa Gymnasium Administration Vuxenutbildning Förvaltningsstöd Våra tre prioriterade områden är: - Entreprenöriellt lärande - Språk - Inkludering Lärandeförvaltningens verksamhetsidé är: Barn, unga och vuxna ska känna: Jag kan, jag vill, jag vågar! Med glädje, engagemang, delaktighet och på vetenskaplig grund öka kunskap, kreativitet, utveckling och lust att lära. 3
Mål Målet är att bidra till ökad kvalitet i lärandeförvaltningen. Det gör vi genom att skapa en positiv bild av vår verksamhet, öka stoltheten bland medarbetarna och öka attraktionskraften som arbetsgivare. 4
Varför behövs en kommunikationsstrategi Lärandeförvaltningen har ett av Hudiksvalls kommuns viktigaste uppdrag; att skapa förutsättningar för livslångt lärande och utveckling bland barn, unga och vuxna i kommunen. Lärandeförvaltningen består av cirka 1 300 medarbetare som i sin tur har mycket kontakt med barn, elever och vårdnadshavare dagligen. För att skapa förutsättningarna för lärande och utveckling är det av största vikt att kommunikationen fungerar bra, både inom förvaltningen men också med omvärlden. Syftet med kommunikationsstrategin är att kunskapen om förvaltningens verksamheter ökar, att förvaltningens mål och verksamhetsidé blir kända. Genom att aktivt arbeta med att förbättra kommunikationen skapas ökade förutsättningar för delaktighet och för förvaltningens medarbetare att utföra sina arbetsuppgifter. Det sker bland annat genom olika plattformar för kunskapsutbyten och dialog. Kommunikationsstrategin ger vägledning om hur vi blir en tydlig och enhetlig avsändare. Det ska tydligt framgå och uppfattas att vi är en organisation. Det gäller såväl genom den grafiska profilen som i marknadsföring och andra sammanhang där vi för fram vårt budskap. God kommunikation leder till delaktiga och motiverade medarbetare som känner engagemang för sitt arbete. Alla har ett ansvar I varje möte, telefonsamtal och e-post kommunicerar vi. I det representerar vi också Hudiksvalls kommun. Vi är alla ambassadörer för våra verksamheter och bidrar till att skapa ett gott rykte. Tillsammans kan och ska vi bygga en kommunikativ organisation. Kulturen och stoltheten för den egna verksamheten byggs av samtliga medarbetare där alla har en roll. Förvaltningens chefer ansvarar för att alla medarbetare får övergripande information om organisationen och förvaltningens verksamhet och ekonomi samt frågor som har betydelse för det egna arbetet. Alla medarbetare har i sin tur personligt ansvar för att hålla sig informerade genom att ta del av de informationskanaler som används. Kommunikationsplan Lärandeförvaltningens kommunikationsplan är ett komplement till förvaltningens kommunikationsstrategi. Den beskriver hur vi når målet. Kommunikationsplanen beskriver också mer i detalj vikten av planering, förvaltningens målgrupper och kanaler samt kommunens grafiska profil. 5
Planering är A och O För att skapa ökad delaktighet och minska risken för oro, stress, ryktesspridning och missuppfattningar är det viktigt att tidigt planera det man ska kommunicera. I lärandeförvaltningen ska alla medarbetare så långt det är möjligt arbeta för att planera kommunikationsinsatser. En förutsättning för att man ska nå fram med sitt budskap på bästa sätt och göra det ännu bättre till nästa gång är att utvärdera kommunikationsinsatsen. Uppnådde man önskad effekt? Vad gick bra respektive mindre bra? Grafisk profil Det ska vara lätt för alla att känna igen information och produkter som är förknippade med Hudiksvalls kommun som organisation. Den grafiska profilen beskriver vilka regler anställda, och även förtroendevalda, i Hudiksvalls kommun måste följa vid produktion av grafiskt material. Det kan exempelvis vara PowerPoint-presentationer, broschyrer, rollups, informationsblad, webbsidor med mera. Den förklarar hur logotyper får användas och vilka typsnitt och färger som ska användas. Målgrupper Lärandeförvaltningens uppdrag är att skapa förutsättningar för ett livslångt lärande och utveckling bland barn, unga och vuxna i kommunen. Därför är några av förvaltningens viktigaste målgrupper barn, elever, studerande samt vårdnadshavare. Alla medarbetare inom lärandeförvaltningen ska alltid ställa sig frågan vilka grupper som behöver veta vad om det som ska kommuniceras. Vem eller vilka är mottagare, det vill säga, vilka är målgrupperna? Kommunikationskanaler Lärandeförvaltningen ska alltid sträva efter att välja den kommunikationskanal som lämpar sig bäst för budskapet man vill förmedla. Valet av kommunikationskanal skiljer sig beroende på vilken verksamhet och målgrupp kommunikationsinsatsen riktar sig till. Lärandeförvaltningen ska sträva mot att Skolportalen blir huvudkanalen när det gäller dialog och kunskapsutbyten internt i förvaltningen. 6
Sociala medier Att finnas i sociala medier kräver aktivitet och bevakning. Det krävs mycket tid och resurser för att det ska vara av värde att finnas i sociala medier. Hudiksvalls kommun har en sida på exempelvis Facebook, där det är den centrala kommunikationsavdelningen som ansvarar för uppdateringar, bevakning och aktiviteter. Lärandeförvaltningen är en del av Hudiksvalls kommun och ska därför inte starta egna sidor i sociala medier. Undantaget är Bromangymnasiet och vuxenutbildningen eftersom de aktivt behöver marknadsföra sina verksamheter på ett annat sätt än förskolan och grundskolan. Skriftlig information och kommunikation med elever och vårdnadshavare ska, så långt det är möjligt, ske via Skolportalen. Mediekontakter Öppenhet bygger på offentlighetsprincipen medborgarnas rätt till insyn i den kommunala verksamheten samt mediernas roll vad gäller informationsspridning, granskning och opinionsbildning. Grundregeln är total öppenhet, med undantag för sekretessbelagda uppgifter. Hudiksvalls kommun ska ha en öppen och positiv attityd till medierna och ska ha en beredskap att sakligt, snabbt och korrekt kunna svara på frågor från medierna. En förutsättning för detta är att det finns en hög tillgänglighet till chefer och verksamhetsansvariga. Kriskommunikation Lärandeförvaltningen har en förvaltningsövergripande krisplan. Varje verksamhet i sin tur ska ha en lokal krisplan. Där ska det finnas rutiner för hur en kris som uppstår ska hanteras. 7
Lärandeförvaltningen, Lärkontoret, september 2015.