Övningsuppgifter i bokning och kassarapport

Övningsuppgifter i bokning och kassarapport Övningsuppgift på bokning, Kassarapport Ca. 4 t. Genomgång av instruktioner för användning av VisBook Pro Ca. 1 t. A Instruktion för verkställande direktör eller den som är ansvarig B Instruktion för receptionist C Instruktion för Kassarapport D Instruktion för bokföring Redigerad 22.01.2012 HJ 1

Register Tema Övningsuppgift 1 tom 4, bokning och kassarapport 3-6 Övningsuppgift 5, bokning, kassarapport och bokföring 7 Övningsuppgift 6, bokning och kassarapport 8 Övningsuppgift 7, bokning, kassarapport och bokföring 9 Support mot VisBook 10 Instruktion för verkställande direktör 10 Instruktion för receptionist 11 Instruktion för kassabalans 12 Instruktion för bokföring 16 Side 2

Varje rad i uppgifterna är en bokning. Uppgift 1 är bokningar som kom i går och reser i dag. I denna uppgiften skall du checka in en gäst på dessa rum för att i senare uppgifter öva på att checka ut dem. Incheckning görs så att du väljer kolumnen Gäststatus på raden för rumsnumret välj där Incheckad. Genomför bokningarna och varuförsäljningarna i varje uppgift, gör därefter en kassarapport. Uppgift 1. En rad är en order eller ett kassainslag, fullför med betalning när betalningssätt är angivet. Ankommer Antal Rum/ stugnr./ Vara Antal Namn Adress Postnr Stad Betalningssätt dygn personer I går 1 Dubbelrum 2 Erik Eriksson Enbacken 5 14950 Nynäshamn I går 1 Enkelrum 1 Petter Olson Agatan 1 14950 Nynäshamn I går 1 Enkelrum 1 Karin Olsson Adlerbethsgatan 112 55 Stockholm 11 I går 1 Familjerum 3 Inger Karlsson Adlerbethsgatan 112 55 Stockholm 12 1 Tidning Ej knutet till order Kontant 20 2 Vatten/Lättöl Ej knutet till order Kontant 40 1 1-rätters middag Ej knutet till order Kontant 245,- 1 Vatten/Lättöl Ej knutet till order Kontant 20 1 Läsk Ej knutet till order Kontant 20 Kontanter Gör en Kassarapport. Instruktion för kassarapport hittas då man väljer Hjälp, Innehåll och Instruktion för kassarapport, eller sidan 12 i detta häfte. Kontanter Enhet Belopp 0,5 0 1 0 5 5 10 40 20 100 sedlar 200 Sum kontant 345 3

Uppgift 2 Ankommer Ant. dygn Rum/ stugnr / aktivitet Antal Namn Adress Postnr Stad Betalningssätt personer I dag 1 Familjerum 3 Kent Olson Toppvägen 24 14950 Nynäshamn I dag 1 Dubbelrum 2 Olga Petterson Svingen 2 112 55 Stockholm Tryck F3 Avreselista Checka ut Erik Eriksson Kontant 1250 Tryck F3 Avreselista Checka ut Karin Olsson Visa 625 Tryck F3 Avreselista Checka ut Petter Olson Betalkort 625 1 Tidning + 1 Kontant 40 Vatten/Lättöl I dag 3 Dubbelrum, Checka in 2 Karl Petter Nilson 112 55 Stockholm Visa 3750 1-rätters middag kr. Ej knutet till order Kontant 285 245,- + 2 vatten/lättöl Tryck F3 Avreselista Checka ut Inger Karlsson Kontant 2190 1 Tidning Kontant 20 I dag 3 timmar Konferensrum ( F6 ) Nils Nilson Trappvägen 3 14950 Nynäshamn Kontant 1500 I dag 5 timmar Konferensrum ( F6 ) AS Kontor v/ Ola Ness Svingen 2 112 55 Stockholm Betalkort 1875 Gör en Kassarapport Betalkort 2500 Visa 4375 Kontanter Enhet Belopp 0,5 0 1 0 5 5 10 180 20 100 sedlar 5000 Sum kontant 5285 4

Uppgift 3 Ankommer Ant. dygn Rum/ stugnr. Antal personer 1-rätters middag Kr. 245 + en Vatten/Lättöl + en Tidning Registrera Städpersonalen städning Rapporterar att alla rum är städade. Tryck F2 Ankomst lista I dag 1 Dubbelrum, Bokning vid ankomst: checka in Namn Adress Postnr Stad Betalningssätt Kryssa i för att klargöra rum. Kontant 285 1 Tidning Kontant 20 Checka in gäst Kent Olson Kontant 2190 2 Jan Olov Nilson Brantbacken 3 14950 Nynäshamn Visa 1250 I dag 2 Dubbelrum 2 Tove Larson Nedre Hamnen 23 112 55 Stockholm 1-rätters middag Kr 245 + 1 Vatten/Lättöl I dag 2 Familjerum, Bokning vid ankomst: checka in Lägg till på rum: 2 julöl Tryck F2 Ankomst lista Betalkort 265 4 Olov Toraldson Blockvägen 2 14950 Nynäshamn Kontant 5960 1 Tidning Kontant 20 Checka in gäst Olga Petterson Betalkort 1250 Gör en Kassarapport Betalkort 1515 Visa 1250 Kontanter Enhet Belopp 0,5 1 5 75 10 900 20 500 sedlar 7000 Summa kontant 8475 5

Uppgift 4 Ankommer Ant. dygn Rum/ stugnr. Antal Namn Adress Postnr Stad Betalningssätt personer Tryck F2 Ankomstlista Checka in gäst Tove Larson Visa 2500 I dag 2 Dubbelrum, 2 Ann Kristin Hagbacken Blockvägen 2 14950 Nynäshamn Bokning vid ankomst, Checka in Lägg till i order: 2 1-rätters middag à 245 2 Vatten/Lättöl Lägg till order I dag 1 Enkelrum, Önskar rum nr. 103 1 Sten Hanson Trappa 45 14950 Nynäshamn I dag 2 Dubbelrum 2 Kåre Olson 112 55 Stockholm Önskar rum Tunlängan 171 2 Vatten/lättöl Lägg till rummet till Ann Kristin Hagbacken (Använd funktionen statuslista under restaurang/bar/butik Andr a funktioner Statuslista) Tryck F2 Ankomstlista Kåre Olsen, Checka in! Kontant: 2500 I dag 1 4 dubbelrum á 2 personer + 1 Konferensrum från 0800-1600 i dag lägg till service: projektor 8 Vägverket V/ Ragnar Holm Blockvägen 2 112 55 Stockholm Gör en Kassarapport Visa 2500 Kontanter Enhet Belopp 0,5 1 5 100 10 100 20 300 sedlar 2000 Summa kontant 2500 6

Uppgift 5 Ankommer Ant. dygn Rum/ stugnr. Antal Namn Adress Postnr Stad Betalningssätt personer 1 flaska Vatten/lättöl Lägg till på rum med hjälp av statuslista Ann Kristin Hagbacken I dag 2 Dubbelrum 2 Ann Kristin Jansson Bockvägen 2 14950 Nynäshamn Lägg till service: Internet på rum Om 2 dagar 4 Enkelrum 1 Per Olson Olsbacken 3 112 55 Stockholm Redigera ankomst dag: kommer om 3 dagar och stannar i 4 dygn. Lägg till i fältet noteringar: Vegetarian För att lägga in en notering: Klicka på knappen med tre punkter i noteringsfältet 2x 1-rätters middag Ingen order Betalkort: 490 Tryck F2 Ankomstlista Checka in! Sten Hanson Visa 625 I dag 1 Dubbelrum, checka in 2 Helga Backen 112 55 Stockholm Kontant: 1125 Rabatt :10% på övernattning. Tryck F2 Ankomstlista Checka in gäster i gruppbokning Lägg till persontext Vägverket V/ Ragnar Holm 0,5 0,5 1 5 5 10 20 20 100 sedlar 1000 Summa kontant 1125 Linda Karlsson Åke Hanson Knut Berntsen Veronika Valle Gör en Kassarapport Betalkort: 490 Visa 625 7

Uppgift 6 Ankomst Ant.dygn Rum/ stugnr./ Vara Antal Namn Adress Postnr Stad Betalningssätt personer I dag 1 1 Enkelrum. Boka och Checka in! Lägg till i order / Varuförsäljning / 1 Vatten/Lättöl 1 Ola Nordman Postbacken 5 112 55 Stockholm Fakturerat: 645 Fakturera denna ordern I dag 2 Dubbelrum Redigera perioden genom att välja från kalendern. Kommer i morgon och stannar i 2 dagar Fakturera denna order 2 Per Ola Hanson Furutoppen 35 112 55 Stockholm Fakturerat: 2500 I dag 1 Dubbelrum Lägg till notering: Kommer sent I dag 2 stk 1-rätters middag: 2 Vatten/lättöl 2 Helga Backen 112 55 Stockholm Linda Karlsson Lägg till på rummet Om 3 dagar 3 Dubbelrum. Minska dygnspriset med 100,-. Redigera i fältet Pris på raden til rummet 2 Inger Olson 112 55 Stockholm I dag 7 Dubbelrum Tryck Lägg till i order, Kassafunktion, 1-rätters Middag 2x 245,- Lägg till Aktivitet: Konferensrum i 5 timmar, om 2 dagar. Delbetalning kr 500 2 Erik Jonason Uppgiften fortsätter på nästa sida! 112 55 Stockholm 8

F8 Kundregiste r Sök fram Order för Vägverket Lägg till textlinje genom att högerklicka på rums numret "Avtalat att räkningen skall faktureras 1-rätters middag kr 245*12 + 12 Vatten/lättöl 8 1-rätters middag a 245 + 8 Vatten/lättöl Lagra detta till en order i dag A-konto Inbet. Betalkort: 500 Fakturera ordern 10240 Ann Kristin Hagbacken 149 50 Nynäshamn Fakturera ordern 6270 Lägg detta på order för Vägverket 1 Vatten/lättöl Åke Hanson Lägg till på rummet F3 Morgondage ns Avreselista Vägverket Gäster betalar det som är lagt på rummet. Använd snabborder Linda Karlsson: 530 kontant Åke Hanson : 20 BetalKort. Rest. faktureras företaget. Kontant 0,5 1 1 5 10 30 20 300 sedlar 200 Sum kontant 530 Gör Kassarapport: Betalkort: 520 9

Support: Företaget skall inte använda säljare till upplärning och support. Support och frågor till VisBook skall skickas från menyn Hjälp och Support 24 timmar, eller från www.visbook.se och välj Support. Svar ges på vanlig kontorstid och svaren hittar du under menyn Hjälp och Support 24 timmer. SUPPORTTELEFON för anmälan av frågor/problem vardagar mellan kl 0900 1200 på tfn. +47 62 48 49 80. VAKTTELEFON enbart VID DRIFTSSTOPP UTÖVER SUPPORTTID tfn. +47 62 48 49 80 Instruktion för VD, eller den som är ansvarig Upplärning i användande av VisBook VD skall erbjuda den personal som skall använda bokningssystemet nödvändig upplärning. VisBook erbjuder olika typer av kurser förutom de generella kurserna man måste gå igenom då man köpt programmet. Instruktioner för användande av VisBook VD/chef skall gå igenom instruktion för receptionist med sina anställda och se till att denna blir fullföljd. Kassarapport VD/chef skall kontrollera kassarapportslistorna och se till att kassarapporten blir riktigt genomförd. NB! Kassarapportslistorna är inte bokföringsbilagor, utan enbart för intern kontroll. Bokföring VD/chef skall skriva ut bokföringsrapporter och avsluta perioden för den aktuella månaden. Denna procedur skall genomföras punktvis som beskrivet under hjälp. Enbart bokföringsbilaga som skrivs ut vid menyvalet bokföring och stängning av period med överskrift Bokföringsbilaga är godkända bokföringsbilagor. Posteringslista skall föras in i bokföringen som beskrivet under hjälp. Företaget är pliktigt att orientera bokföringspersonal och revisor om att det på Internet finns en förklaring till företagets bokföringspersonal och revisor. Denna ligger under meny Hjälp, innehåll och instruktioner, välj första raden Förklaring till anläggningens bokförare och revisor. Denna information skall bokföringspersonal och revisor läsa. 10

Instruktion för receptionist Receptionisten har ansvar för: 1) Varje morgon kontrollera om det finns fakturor som man måste skicka påminnelser på. 2) Boka in gäster och se till att detta blir riktigt utfört. 3) Avtala om detaljer i bokningen med gästen. 4) Genomförande av incheckning. Ta fram gästens order (Ankomstlistan F2) Checka in gästen (Incheckning görs genom att du väljer kolumnen gäststatus på raden för rumsnumret, välj där Incheckad.) Om gästen betalar vid ankomst, välj Utskrift F9, Kvitto, och därefter riktig betalningsmetod och datum. Kvittot som skrivs ut ges till gästen. 5) Genomförande av utcheckning. Hjälp: Ta fram gästens order (Avreselistan F3) Checka ut gästen (Utcheckning görs genom att du väljer kolumnen Gäststatus på raden för rumsnumret välj där Utcheckad.) Om gästen betalar vid avresa, välj Utskrift F9, Kvitto, därefter korrekt betalningsmetod och datum. Kvittot som skrivs ut skall ges till gästen. 6) Vid fakturering. Gästen faktureras genom att välja Utskrift F9, därefter Faktura och OK. (Man kan välja om en faktura skall skrivas ut på papper, eller sändas som e-post.) Information angående betalda fakturor via exempelvis bank skall kvitteras i VisBook med korrekt betalningsmetod och betalningsdatum. 7) Brandlista Receptionisten har ansvar för att det flera gånger under skiftet skrivs ut brandlistor. Detta görs genom att trycka F4 från orderbilden, då kommer Statuslista fram. Denna lista visar gäster som har ankommit, gäster som övernattar och gäster som skall resa i dag men inte har rest. 8) Kassarapport Receptionisten har vid skiftets slut ansvar för att upprätta kassarapport och rätta eventuella fel. Detta görs på följande sätt: I orderbilden välj Kassarapport ->Gör en Kassarapport. Välj varje betalningsmetod undantaget kontant och skriv in kontrollsumma. Har företaget integrerade betalterminaler levererade av VisBook är kontrollsummorna på varje betalningsmetod automatiskt ifyllt, och detta gäller när gästen betalar med kort. Är det externa bankterminaler skall beloppen på avstämningsrapporten från terminalen läggas in som kontrollsumma på varje betalningsmetod. Har det registrerats betalningar av fakturor på detta skift skall summan av dessa läggas in på kontrollsumma för Bank eller Giro. När alla kontrollsummorna för bank og kort har lagts in och stämmer tryck Nästa. öppna kassalådan, räkna pengarna och skriv in beloppet för varje myntenhet och sedlar. Allt skall räknas inkl. växel. Receptionisten kan nu se om kassan stämmer eller om det är för mycket eller för lite i kassan. Är det fel och man har kontrollräknat skall kassarapporten lagras med felen. Till slut räknas växelpengarna tilbaka och läggs i kassalådan. 9) Förberedelse Sista skiftet skall varje dag skriva ut Ankomstlista, Statuslista och Avreselista med Orderlista avresa för nästa dag! 11

Räkning av kassan skall göras efter varje skift eller minst en gå skift eller minst en gång per dag. För företag med integrerade betalterminaler avstämmes betalterminalerna genom att genomföra kassaräkning i VisBook. 1) För företag som inte har integrerade betalterminaler måste betalterminalen avstämmes före kassaräkningen och kontrollsummorna från avstämningslappen läggas in som kontrollsumma i bilden Bank och kortavstämming. 2) I orderbilden Välj Kassarapport -> Gör en Kassarapport och bilden Bank och kort - avstämning kommer fram. Välj de olika betalningsmetoderna med undantag av kontant, det kommer i nästa steg, tryck Kontrollsumma och skriv in beloppet i fältet Skriv in checksumman. Vid användning av integrerade terminaler kommer Kontrollsumman på alla betalkort upp automatiskt. 3) Om det är en differens kommer meddelandet, "Det du har lagt in stämmer inte med kassarapportens summa!" - Tryck OK och välj knappen Visa underlag - Här kommer alla fakturorna och kassainslagen från varuförsäljning upp med betalningsmetod, datum och klockslag. - Kontrollera mot rapporten från terminalen, betalda giror/ fakturor eller kassainslag efter fel betalningsmetod. Sök fram ordern och korrigera. - Välj därefter vald Order Redigera betalningsmetod/betadatum och korrigera. är det fel kassainslag slås beloppet på samma vara med minustecken och samma betalningsmetod i retur. Därefter välj varan på nytt och tryck riktig betalningsmetod. 12

Detta måste stämma för att man skall kunna gå verifiera! 4) Därefter välj Nästa och bilden Kassarapport kontanter kommer fram. Räkna ihop kassan och lägg in belopp under varje enhet, det samma görs med sedlar. är det en kassadifferens efter att det är kontrollerat skall det lagras med kassadifferens! Här räknas alla kontanter inkl växelpengar. 13

5) Är det betalt med valuta sedan förra kassarapporten, tryck på knappen Valuta. I bilden Valutarappport markera markera valutorna en och en och tryck Lägg in belopp. Räkna varje valuta du har i kassan och skriv in i fältet, Skriv in checksumma, det uppräknade beloppet: Tryck slutligen OK. 6) Nu är du tillbaka i Kassarapport kontanter, Tryck Lagra 7) En ny kassarapport har lagts till Kassarapportslista och kan skrivas ut genom att trycka Skriv ut. 8) Kom ihåg att räkna tillbaka växelpengarna till kassalådan. Om en av betalningsmetoderna inte stämmer Pröva att lägga in de resterande kontrollsummorna också för att se om du finner samma fel på en annan betalningsmetod. Mest sannolikt har en order blivit betald med fel betalningsmetod och därmed kommer du vid kassaräkning få samma fel på 2 betalningsmetoder med den skillnaden att den ena betalningsmetoden har beloppet för lite och den andra har samma belopp för mycket. Hur korrigerar man 1) I orderbilden sök fram ordern genom att trycka Ctrl-F och skriv in ordernr. 2) Välj Order -> Redigera betalningsmetod / betalningsdatum. 3) Utför korrigeringen och gör om proceduren för kassaräkning på nytt. 4) Är det fel kassainslag slås beloppet på samma varugrupp och betalningsmetod i minus, för därefter att slå korrekt belopp på riktig betalningsmetod. 14

Lista kassabalans I orderbilden välj Kassarapport -> Lista kassabalans Välj månad och år. I denna listan kommer du att se alla kassarapporter denna månaden med datum, klockslag och vilken användare som har genomfört kassarapporten och eventuella differenser. Genom att peka på en rad i kassarapporten och högerklicka på musen kan du på nytt välja att se bilagan för Kassarapport kontant för denna kassarapporten. Detta är nytt och kommer att vara tillgängligt på de kassarapporter som görs efter uppgradering 1. juli 2010. 15

NB! Ingen av listorna under menyvalet kassarapport är bokföringsbilaga! Bokföringsbilagorna kommer vid körning av proceduren Stäng perioden under menyvalet Bokföring. 16

Hur går den finansiella rapporteringen till. Procedur vid bokföring/finansiell rapportering, följ denna procedur varje månad. Dags för att Provavsluta bokföringsperioden från förra månaden: Det är inte möjligt att avsluta förra månaden med fakturor som är förfallna och som man ej skickat påminnelser på. Vid fakturering sätts det i Inställningar / Diverse och Betalningsvillkor antal dagar förfall vid fakturering och förfall vid betalningspåminnelse. Dessutom sätts det antal dagar innan ordern skall komma på påminnelselistan. Antal dagar avgör när du får starta Provavslutning av förra månaden. Är antal dagar 3 dagar kan du inte köra Provavslutning förrän den 4. denna månad. Är antal dagar 6 dagar kan du inte köra Provavslutning förrän den 7. denna månad osv. Orsaken till detta är: När förfall på en faktura är den sista i förra månaden och gästen inte betalar, kommer inte denna faktura på påminnelselistan förrän dagen efter det antal dager som man satt i inställningar. 1. Välj Provavslutning av period månad. Innan avslutning sker söker programmet igenom perioden efter fakturor/ordrar som inte är betalda vid avresa, ej fakturerade, förfallna fakturor, fakturor/ordrar som skulle varit avbeställda eller som på annat sätt inte är betalda. Dessa kommer då fram på skärmen, skriv ut denna lista och sök fram en och en faktura/order (från orderbilden tryck CTRL F, skriv in ordernumret och tryck OK) för kvitto, fakturering, påminnelse eller avbeställning. Därefter väljs på nytt Provavslutning av period, månad och programmet skriver ut bokföringsbilagorna Posteringslista, Kontoutskrift och Reskontrolista med texten PROVAVSLUTNING. Endast Posteringslista skall bokföras Kontoutskrift och Saldolista kunder ( Reskontrolista ) är underbilagor. 17

Beloppen i Posteringslista bokföres på anvisat konto Debet och Kredit. Om revisor säger att bokföringen är ok, välj punkt 3. Om revisor säger att bokföring inte är ok, följ procedur punkt 2. 18

2. Har man inte följt kassaräkningsrutinerna måste kontroll mot bankens kontoutskrift genomföras: A) Ta kontoutskriften från VisBook som visar alla inbetalningar på varje betalningskonto / betalingssätt. B) Kontrollera varje betalningssätt mot bankens kontoutskrift. C) Saknas någon av inbetalningarna från banken i någon av kontona för bank / andra betalningssätt i VisBook kommer troligtvisvis dessa inbetalningar att finnas i konton för kontant -och omvänt. Felen kan också vara att fakturan är betald på fel datum och därmed kommit på fel månad. Både betalningssätt och datum på en faktura kan ändras. D) För ändring / redigering av betalingssätt/datum, sök fram denna fakturan genom att trycka Ctrl +F och skriv in fakturanumret. Välj därefter Order Redigera betalningssätt / betalningsdatum och utför ändringen. Upprepa proceduren tills allt stämmer. Välj på nytt Provavslutning. 3. Stängning av period månad: VisBook skriver automatiskt ut 3 bokföringsbilagor som det står bokföringsbilaga på och låser månaden. Dessa skrives ut i ordningen Posteringslista, kontoutskrift og reskontrolista. Lägg bilagorna i bokföringen i denne ordning, - bara dessa är godkända bokföringsbilagor. Avslutad månad är låst för bokning och ekonomiska transaktioner Om banken stämmer och det är differens mellan summan i reskontrolista från VisBook och bokföringens reskontro, kontakta VisBook AS. 19