LA-dag 2014-11-19
Innehåll Information från International Staff Support Reseräkning och EU-moms Kontoändring via PASS Nordea och kontanthantering Extra utbetalningstillfälle Lönekostnadsspecifikation Regler för resor - köp av resor utanför upphandlad resebyrå Policy för distansarbete annan stationeringsort Löneadministration och Statens servicecenter 2014-11-19 Personalenheten 3
EU-moms Utländsk moms inom EU-projekt registreras i PASS. Konto 5517, ärendets verksamhet och projektkonto.
Kontoändring i PASS Särskild behörighet Enkelt formulär i PASS kontoändring Flöde via prefekt Ansökan underskrift av prefekt 2014-11-19 Personalenheten 5
Nordea och kontanthantering Viktig info till anställda, arvodister, studenter, stipendiater, försökspersoner: Anmäl bankkonto till Nordea! Anledning: Nordea upphör med kontanthantering 1 februari 2015 Personer som får utbetalningsavi hänvisas till Forex! 2014-11-19 Personalenheten 6
Extra utbetalningstillfälle Reseräkningar och utlägg Studerandeersättningar Försökspersonsersättning Kring den 5 varje månad, undantag augusti månad Tidigare utbetalt 2014-11-19 Personalenheten 7
Lönekostnadsspecifikation Skriv ut lönekostnadsspecifikation varje månad Granska framförallt att det är rätt personer som finns på listan och att personer som är tjänstlediga har löneavdrag Listan signeras av chef, spara listan i två år Riksrevisionen kan komma att granska att detta görs på inst/enhet. 2014-11-19 Personalenheten 8
Bläddra löner i Primula Möjlighet att skapa och följa upp löner några personer/grupp Fördelar: - Lätt att följa upp de personer som har ledigheter/frånvaro som ska vara inrapporterad - Urvalet skapar man själv (eller liten enhet kan välja alla) Ta kontakt med din löneadministratör för mer information 2014-11-19 Personalenheten 9
Resepolicy och reseregler 2014-11-19
Reviderad resepolicy Upphandling resebyrå Säkerhet och miljö Kostnad Ansvar Borttaget årskort Uppdaterat: Gällande bestämmelser 2014-11-19 Personalenheten 11
Regler för resor Boka resor via upphandlad resebyrå Statliga ramavtal via Avropa Bokningssiter - användande strider mot våra avtal med Via Egencia Om avsteg - institutionen dokumentera, risk för avtalsbrott, skadestånd EU-projekt köp av varor och tjänster ska genomföras enlig Lagen om offentlig upphandling, LOU. Vid redovisning beskrivas hur LOU har tillämpats 2014-11-19 Personalenheten 12
Regler för tjänsteresor Omfattar: Anställda, opponenter, sakkunniga, styrelseledamöter För traktamente krävs anställningsförhållande, pga framförhandlade villkor i kollektivavtal 2014-11-19 Personalenheten 13
Planering och beställning av resor Chefens godkännande Överväg alternativ, digitala medier Upphandlad resebyrå Upphandlade flygbolag, hotell, taxi 2014-11-19 Personalenheten 14
Färdsätt Allmänna kommunikationsmedel Tåg och buss < 3 tim resa Tillåtet med taxi till flygplatsen i Umeå Bil i första hand hyrbil Årskort endast efter beslut av universitetsdirektör 2014-11-19 Personalenheten 15
Semester i anslutning till tjänsteresa Primära syftet: tjänsteresa Kostnaderna för AG får inte bli högre Inte traktamente under semestertid Hemresan betalas av AG, skattefri förmån 2014-11-19 Personalenheten 16
Resor till och från arbetet Resa till och från arbetet är alltid personliga levnadsomkostnader och ska inte betalas av arbetsgivaren Resa från bostad kan vara tjänsteresa när resan inte går via arbetsplatsen 2014-11-19 Personalenheten 17
Redovisning av tjänsteresor Redovisning ska ske inom ett år efter att tjänsteresan skett, därefter har rätten till ersättning förfallit. 2014-11-19 Personalenheten 18
Policy för distansarbete vid Umeå universitet 2014-11-19
Policy för distansarbete Centralt kollektivavtal: Om vi har distansarbete krävs övergripande riktlinjer. Personalenheten 2014-11-19 20
Stationeringsort och arbetsställe I anställningsavtalet stationeringsort och arbetsställe, exv Umeå, konstnärligt campus Driftställe kan ha betydelse vid övertalighet Distansarbete arbetet utförs på annat ställe än arbetsstället, exv hemmet, stugan, etc Arbetsgivaren ska tillhandahålla arbetsplats på arbetsstället Personalenheten 2014-11-19 21
Distansarbete syfte med policyn Definition vad menas med distansarbete Arbetsgivarens ansvar Vilka överväganden som behövs Stöd till både arbetsgivare och anställd inför överenskommelse Överenskommelsen ska vara skriftlig och gälla högst 1 år. I överenskommelsen ska uppsägningstid regleras. Personalenheten 2014-11-19 22
Definition För att klassificeras som distansarbete -> skriftlig överenskommelse mellan AG-AT Policyn gäller inte arbete i hemmet vid enstaka tillfällen. Arbetet bör inte bedrivas heltid på distans. Mall för skriftlig överenskommelse kommer att tas fram. Personalenheten 2014-11-19 23
Överväganden Vilka uppgifter kan utföras på distans? Vilka förutsättningar behöver AT? Konsekvenser för övriga anställda? Tillgänglighet för studenter, medarbetare, externa kontakter? Utrustning? Kostnader? Arbetsmiljö? Informationssäkerhet? Ingen rättighet för AT att arbeta på distans. Personalenheten 2014-11-19 24
Arbetsskadeförsäkring Gäller oberoende av var arbetet utförs viktigt att det finns skriftlig överenskommelse som styrker arbete på distans AG ansvarar för den utrustning som tillhandahålls och om utrustningen orsakar skada. Personalenheten 2014-11-19 25
Löneadministration och Statens servicecenter Budgetpropositionen 23 oktober Statliga myndigheters löneadministration centraliseras Förordning ska reglera anslutningen Tidsperiod 2015-2019 LA business as usual Fortsatt arbete för att ge service, kvalitet och vara kostnadseffektiva Personalenheten 2014-11-19 26
EU-moms Utländsk moms inom EU-projekt registreras i PASS. Konto 5517, ärendets verksamhet och projektkonto.