S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (5) 2012-01-20 DNR 9.3-16641/11 SSA 2011:19 Scengymnasiet, Att: Eija Carlsson Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid Norderfeldt samt Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SCENGYMNASIET Närvarande från Scengymnasiet: Eija Carlsson Lillemor Djurestål (del av insp.) Rolf Wrelf (del av insp.) Närvarande från stadsarkivet: Louise Högberg Matilda Ekström Rektor Stöd/service, registrator Skolassistent Inspektionsförrättare Protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog arkivarier Karin Pettersson och Johannes Fahlström som ersatte Astrid Norderfeldt, arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen, på delegation. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Scengymnasiet 2011-12-19. Skolan, som upptog sin verksamhet år 2005, har inte inspekterats tidigare. Skolan behöver arbeta med att ta fram styrdokument och sprida kunskap om hanteringen av allmänna handlingar till personalen. Det finns även brister vad gäller rutiner för postöppning, diarieföring samt arkivredovisningen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6 www.ssa.stockholm.se
SID 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Scengymnasiet att: - Fastställa en ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Bevaka vilka konsekvenser kommande organisationsförändringar kan innebära för hanteringen av allmänna handlingar. - Kontrollera att papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som används ger arkivbeständiga handlingar. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna. - Upprätta en arkivförteckning som kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Rätta till brister i arkivlokalen; hål i väggen i arkivlokal 2 behöver åtgärdas för att säkerställ att lokalen håller föreskriven brandklass. Scengymnasiet ska senast den 2012-06-30 åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
SID 3 (7) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Scengymnasiet att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Kontrollera att dokumenthanteringsplanen tillämpas. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Ha en förvaltningse-postlåda. - Registrera e-post (och fax) i högre utsträckning.
SID 4 (7) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvar och arbetsuppgifter Arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen är Astrid Norderfeldt, personalchef på utbildningsförvaltningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare, dvs. även alla skolor. Vid skolinspektionerna har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Därför deltog Karin Pettersson och Johannes Fahlström som förvaltningens representanter. Rektorn för Scengymnasiet, Eija Carlsson, har ett verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar. Scengymnasiet har genomgått organisationsförändringar som medfört att ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar upplevs som oklar. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller även för skolorna där ansvarsfördelningen mellan skola och central förvaltning regleras. Skolan har dock inte dokumenterat sin arkivorganisation och behöver därför anpassa mallen så att det framgår hur man arbetar med frågorna och vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Scengymnasiet ska fastställa en ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån i frågor om hur allmänna handlingar ska hanteras upplevs som bristfällig. Skolan har koncentrerat sig på att få den nya organisationen att fungera och inte prioriterat arkiv- och dokumenthantering. Scengymnasiet har idag inga rutiner för att informera nyanställda om regelverket kring hanteringen av allmänna handlingar men ser att det finns ett behov. Stadsarkivet uppmanar därför skolan att införa sådana rutiner för att säkerställa att lärare och annan personal informeras redan när de anställs. Rekommendationer Scengymnasiet bör ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Scengymnasiet bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket.
SID 5 (7) HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Scengymnasiet använder sig inte av den dokumenthanteringsplan som tagits fram av Utbildningsförvaltningen. Planen består av en bevarandedel, en gallringsdel samt en del där handlingar tas upp som ska diarieföras. Istället används en äldre plan som inte är komplett. Skolan behöver arbeta med att implementera dokumenthanteringsplanen i verksamheten. Fastställda postöppnings- och diarieföringsrutiner saknas Scengymnasiet har ingen central postöppning utan posten läggs i personalens postfack utan att öppnas. Eftersom det saknas fullmakter både för den analoga posten och för e-post finns det risk att post kan bli oöppnad t.ex. vid ledighet eller sjukdom. Skolan har inte heller någon central e-postlåda utan allmän post går till rektorn. Stadsarkivet rekommenderar skolan att ha en central e-postlåda som har ständig bevakning. Diarieföring sker i ett manuellt. Lillemor Djureståhl är den enda som diarieför och vid hennes frånvaro sker ingen diarieföring. Hon uppgav att relativt mycket handlingar diarieförs först i efterhand och att e-post inte diarieförs i den utsträckning som den borde. Skolan behöver arbeta med att upprätta regelbundna rutiner för att både öppna och diarieföra såväl analog som digital post, oavsett hur den kommer in till skolan. Rutiner för arkivläggning Skolan använder sig inte av elevakter men upplever att det finns rutiner för rensning av de akter som förekommer. Rekommendationer Scengymnasiet bör kontrollera att dokumenthanteringsplanen tillämpas. Skolan bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Skolan bör ha en förvaltningse-postlåda. Skolan bör registrera e-post (och fax) i högre utsträckning.
SID 6 (7) BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Scengymnasiet står antagligen inför en flytt och ytterligare en omorganisation under nästa år. Skolan behöver bevaka vilka konsekvenser verksamhetsförändringarna kan ha på hanteringen av allmänna handlingar. Scengymnasiet ska bevaka vilka konsekvenser kommande organisationsförändringar kan innebära för hanteringen av allmänna handlingar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Scengymnasiet har inga egna gallringsbeslut utan omfattas av de beslut som finns för utbildningsförvaltningen samt av generella beslut. Inget ytterligare gallringsbehov finns i dagsläget. Gallringsbeslut tillämpas Scengymnasiet gallrar handlingar i enlighet med fattade gallringsbeslut. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Arkivbeständiga produkter Scengymnasiet använder enligt uppgift arkivbeständiga produkter för skriv och förvaringsmedel. Skolan behöver dock försäkra sig om att skivare och kopiatorer som används ger arkivbeständiga utskrifter. Skolan ska kontrollera att papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som används ger arkivbeständiga handlingar.
SID 7 (7) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns Scengymnasiet har en arkivbeskrivning som upprättades 2006. Den behöver uppdateras för att på ett bra sätt beskriva t.ex. samband mellan verksamhet och handlingar samt andra förhållanden som ska återfinnas i en arkivbeskrivning. En arkivförteckning finns ej Scengymnasiet saknar arkivförteckning och behöver därför ta fram en förteckning. Arkivförteckningen är sökvägen till det handlingar som ska bevaras. Den ska vara förd så långt fram i tiden som är möjligt och innehålla de handlingar som ska bevaras. Scengymnasiet ska uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna. Skolan ska upprätta en arkivförteckning som kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Scengymnasiet förvarar handlingar både i godkända dokumentskåp samt i två arkivlokaler. I arkivlokal 2 finns ett hål genom väggen som behöver tätas för att lokalen ska ha föreskriven brandklass (EI120). Scengymnasiet ska rätta till brister i arkivlokalen; hål i väggen i arkivlokal 2 behöver åtgärdas för att säkerställ att lokalen håller föreskriven brandklass. Stockholms stadsarkiv 2012-01-20 Louise Högberg Inspektionsförrättare