1 Allmän orientering 1.1 Omfattning Domstolsverket (nedan kallad den upphandlande myndigheten) inbjuder till anbudsgivning avseende. 1.2 Presentation av den upphandlande myndigheten Domstolsverket, Enheten för lokalförsörjning, ansvarar för samtliga centrala inredningsprojekt som genomförs inom Sveriges Domstolar. Det finns cirka 120 byggnader fördelade på 82 domstolar och Domstolsverket som förvaltas av Enheten för lokalförsörjning, var god se bilaga Karta Sveriges Domstolar. Det genomförs cirka 30 inredningsprojekt/år. Angivet antal är inte någon utfästelse för framtida antal inredningsprojekt. När det gäller Norrbotten och Västerbotten har de flesta domstolsbyggnaderna där under de tre senaste åren varit föremål för inredningsprojektering och dessa byggnader kommer därför endast vara aktuella i begränsad omfattning framöver. Domstolsverkets mål vid inredningsprojektering är att kunna visa inredningar och miljöer av hög kvalitet och funktion baserad på god design och hållbar estetik. Grundprincipen vid planering av inredningen i Sveriges Domstolar är att den ska vara anpassad till verksamheten och svara upp till de krav som ställs på funktion, ergonomi, hållfasthet och kvalité. Inredningen ska motsvara krav på mångsidig användbarhet genom en väl avvägd blandning av allmängiltig utformning, generalitet, flexibilitet enkel anpassning samt spegla aktuell nordisk inredningskultur och senaste forskningsrön på gällande område. Mål och riktlinjer för inredning i Sveriges domstolar:. Arkitektonisk helhetslösning - byggnad och inredning hålls samman.. Symbolvärden - öppenhet, värdighet och egen offentlig karaktär.. Identitet - domstolens självständighet avspeglas.. Speciella krav- säkerhetsanpassning, ljud- och bildupptagning.. Verksamhetsanpassning - hållfasthet, kvalité och ergonomi.. Mångsidighet - generalitet, flexibilitet och enkel anpassning.. Måttlighetsprincip - ekonomi, funktion och miljöaspekter. Information om Sveriges Domstolar finns på www.domstol.se. 2 Upphandlingsförfarande Öppet förfarande, upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. 3 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. 3.1 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget omfattar: Administrativa föreskrifter Kommersiella villkor/ Avtal Svarsbilaga skallkrav Svarsbilaga utvärderingsmodell 1
Bilaga Karta Sveriges Domstolar ABK09 Ev. komplettering till förfrågningsunderlaget - Frågor och svar 3.2 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget finns på Sveriges Domstolars webbplats www.domstol.se/upphandling. Anbudsgivare ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt ovan erhållits. De anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget på annat sätt än via Sveriges Domstolars webbplats måste själva kontrollera om några svar på inkomna frågor, förtydligande eller kompletteringar har distribuerats. 3.3 Frågor och svar under anbudstiden Frågor rörande denna upphandling ska ställas senast 10 dagar före sista anbudsdag på www.eavrop.com. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt övriga som redan hämtat ut underlaget från www.e-avrop.com. Alla frågor & svar kommer att publiceras i upphandlingens annons. Det åligger anbudsgivaren att tillse att frågor som ställs via frågor och svarsfunktionen i e-avrop inte röjer frågeställarens identitet. Klicka på länken nedan för mer information om Frågor & Svar: https://www.e-avrop.com/information/levqa.htm 4 Anbudsgivning 4.1 Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal krav som är obligatoriska (ska/skall). Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågade produkter. 4.2 Anbudets form och innehåll Anbudet ska vara skrivet på svenska. Anbud ska utformas enligt förfrågningsunderlaget. Ett icke komplett anbud kan komma att förkastas utan särskild prövning. Alternativa anbud, sidoanbud och reservationer accepteras ej. 4.3 Helt eller delat anbud Den upphandlande myndigheten kommer att anta en leverantör varför anbud ska lämnas på hela uppdragets omfattning. 4.4 Anbudstidens utgång Anbud ska vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast 2012-11-30. 4.5 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt till och med 2013-03-02. Om upphandlingen blir föremål för prövning förlängs anbudets giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock högst 3 månader efter angiven giltighetstid. 2
4.6 Anbudets lämnande Anbudet ska lämnas elektroniskt via e-avrop av behörig person. Anbudsgivare som saknar konto på e-avrop måste registrera sig. Vi rekommenderar att anbudsgivare registrerar konto i god tid innan anbudstiden löper ut. Klicka på länken nedan för att registrera ett konto på e-avrop: https://www.e-avrop.com Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektronsikt anbud: https://www.e-avrop.com/information/leveanbud.htm 4.7 Anbudsöppning Öppning av anbud kommer att ske snarast efter sista dag för anbudstidens utgång. 5 Prövning och utvärdering av anbud Först sker en prövning av att ställda krav på anbud och leverantör är uppfyllda samt att ställda krav på tjänsten är uppfyllda. Därefter sker anbudsutvärdering. Endast anbudsgivare som kvalificerat sig går vidare till utvärderingsfasen. Utvärdering av anbuden kommer att ske i två steg enligt nedan. 5.1.1 5.1.1 Steg 1 Följande kriterier kommer att användas i utvärderingsfasen steg 1: 1. Pris, 50% 2. Referenser, 50% Referenstagning Referenser anges enligt svarsbilaga ska-krav. Den upphandlande myndigheten kommer att bedöma anbudsgivarens kompetens genom referenstagning. Referenstagning kommer att ske via e-postlutskick av referensblankett till de tre kunders kontaktpersoner som angivits i bilaga ska-krav punkt 4.1. Minst två kunder ska svara och skicka tillbaka ifylld referensblankett senast 2012-12-10 kl 10:00. Följande frågor kommer att ställas vid referenstagning: 1. Anpassningsförmåga - Hur väl har konsulten kunnat anpassa uppdraget till era behov? 2. Teknisk och yrkesmässig förmåga - Hur bedömer du konsultens förmåga att lösa uppgiften? 3. Kommunikationsförmåga - Hur väl har konsulten återkopplat resultat och fört dialog? 4. Resursmål - Hur väl har överenskommen tidsplan och budget kunnat hållas? 5. Samarbetsförmåga - Hur tycker du att samarbetet med konsulten har fungerat? 6. Resultat och kvalité - Hur nöjd är du sammantaget med konsultens insats? Referenterna får sätta betyg enligt en femgradig skala där skalstegen motsvarar: 5 = Mycket bra 4 = God 3 = Måttlig 2 = Otillfredställande 1 = Dålig Ett medelvärde om max 30 poäng räknas ut genom att dela totalpoängen efter samtliga referenstagningar med antalet referenter. 3
Anbudsgivaren ska uppnå minst 15 poäng i medelpoäng. Beräkningsmodell Utvärderingspriset räknas fram på följande sätt: Jämförelse tal för grupp 1.0 Projektansvarig inredningsarkitekt, 2.0 Handläggande inredningsarkitekt och 3.0 Medverkande inredningsarkitekt summeras och multipleras med den angivna vikten 50% till ett jämförelsepris. Uppnådda poäng vid referenstagning divideras med totalt antal poäng och multipliceras med vikten 50% samt jämförelsepriset till ett prisavdrag. Slutligen dras prisavdraget av från jämförelsepriset och blir ett utvärderingspris. Jämförelsepris= (jämförelsetal 1.0 Projektansvarig inredningsarkitekt + jämförelsetal 2.0 Handläggande inredningsarkitekt + jämförelsetal 3.0 Medverkandeinredningsarkitekt) x 0,5 Prisavdrag= jämförelsepris x 0,5 x uppnådda poäng/totalt antal poäng Utvärderingspris= Jämförelsepris - prisavdrag. Exempel på hur beräkningsmodellen fungerar Anbudsgivare A: Jämförelsetalen är följande: 1.0 Projektansvarig inredningsarkitekt 22 500, 2.0 Handläggande inredningsarkitekt 26 000 och 3.0 Medverkande inredningsarkitekt 16 500. Poäng vid referenstagning 25. Jämförelsepris: (22 500 + 26 000 + 16 500) x 0,5 = 32 500 Prisavdrag: 32 500 *0,5*25/30 = 13 541,67 Utvärderingspris: 32 500-13 541,67 = 18 958,33 Anbudsgivare B: Jämförelsetalen är följande: 1.0 Projektansvarig inredningsarkitekt 22 000, 2.0 Handläggande inredningsarkitekt 25 900, 3.0 Medverkande inredningsarkitekt 16 000. Poäng vid referenstagning 20. Jämförelsepris: (22 000 + 25 900 + 16 000) x 0,5 = 31 950 Prisavdrag: 31 950 * 0,5 * 20/30= 10 649,99 Utvärderingspris: 31 950-10 649,99 = 21 300,00 Det blir anbud A som har lägst utvärderingspris. 5.1.2 5.1.2 Steg 2 De tre (3) anbudsgivare som får lägst utvärderingspris kommer att kallas till intervju. Intervjuer kommer att ske 2012-12-12 i Domstolsverkets lokaler, Jönköping. Intervjun (cirka 1,5 timma) kommer att genomföras med den/de person(er) som anbudsgivaren anmäler. Vid intervjutillfället ska CV samt meriförteckning redovisas och överlämnas för avtalsansvarig kontaktperson, projektansvariga- och handläggande inredningsarkitekter. Vid intervjutillfället ska 2 av de i bilaga ska-krav punkt 3.6 angivna uppdragen redovisas. Domstolsverket kommer utifrån intervjun att göra en samlad bedömning (utifrån Domstolsverkets uppfattning) av anbudsgivarens genomförandeförmåga, teknisk och yrkesmässig förmåga som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll, presentations- och kommunikationsförmåga, förmåga att arbeta i effektiva samarbetsformer med beställare, brukare, medkonsulter och entreprenörer, anpassningsförmåga, lyhördhet och trovärdighet, förmåga att hålla tidplaner och ekonomiska ramar. Dokumenterad förmåga att skapa ett funktionellt och estetiskt samband mellan arkitektur och inredning kommer att tillmätas stor betydelse. 4
Poängsättning enligt skala: 3 poäng - Mycket bra (sannolikt att anbudsgivaren kommer utföra uppdraget på ett mycket bra sätt) 2 poäng - Bra (sannolik att anbudsgivaren kommer utföra uppdraget på ett bra sätt). 1 poäng - Nöjaktigt (sannolikt att anbudsgivaren kommer att utföra uppdraget på ett nöjaktigt sätt). 0 poäng - Underkänt (inte sannolikt att anbudsgivaren har förmåga och kapacitet att utföra uppdraget) Den anbudsgivare som får högst poäng vid intervjun d v s lämnar det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är den anbudsgivare som den upphandlande myndigheten kommer att anta. I de fall flera anbudsgivare efter genomförd utvärdering får samma och högsta utvärderingspoäng, kommer det anbud att antas som har fått lägst utvärderingspris. 6 Upplysning om tilldelningsbeslut Upplysning om vilken leverantör som kommer att tilldelas avtalet och skälen för detta lämnas via e-post till samtliga anbudsgivare i den aktuella upphandlingen. Tilldelningsbeslutet utgör inte en avtalsrättslig accept av anbudet. Bindande avtal kommer tillstånd först när Kommersiella villkor undertecknats av båda parter. 7 Tecknande av kontrakt Avtal kommer att tecknas i enlighet med bilaga Kommersiella villkor i förfrågningsunderlaget som tillsammans med leverantörens anbud kommer att ligga till grund för det slutliga avtalet mellan den upphandlande myndigheten och leverantören. Anbudsgivaren uppmanas att kontakta den upphandlande myndigheten om anbudsgivaren anser att avtalsvillkoren innehåller någon oklarhet. Omformuleringar och förtydliganden kan endast accepteras under förutsättning att avsikten i avtalsvillkoren inte ändras - dvs. förutsättningarna för anbudsgivning får inte förändras. 8 Publicering av avtalsdokument Genom att lämna anbud accepterar anbudsgivaren att i det fall avtal tecknas kommer ramavtal, anbudsgivarens kontaktuppgifter m.m. publiceras på Internet i Domstolsverkets publika avtalsdatabas. 5