Nyheter i 3L Pro, 2012.Q2 Nu släpps version 2012.Q2 av 3L Pro och vi fortsätter att fokusera på automatiseringar, intuitivet, och att viktig information ska presenteras och inte behöva sökas. Stora nyheter i versionen är en förbättrad hantering av mediaförbrukning samt den nya integrationen till Capifast CRM. Det är från och med nu också möjligt att skicka avins saldo för autogirodragning och kundreskontralistan kan exporteras till Excel med mer detaljerad information än vad som skrivs på pappersrapporten. I och med denna version kan 3L Pro också kompletteras med fler automatiska importer från andra system. Nästa version släpps i oktober och då kommer vi bland annat att bjuda på ett nytt utseende samt en del ny hantering i användargränssnittet. Jag vill med detta passa på att önska er en trevlig sommar! Marie Lucander
Innehållsförteckning NYHETER I 3L PRO, 2012.Q2... 1 ALLMÄNT... 4 Möjlighet till alternativt ID vid inloggning... 4 Förbestämd katalog där utskrift till fil skapas... 5 Postadress skrivs inte längre med versaler... 6 REDOVISNING... 7 Verifikat som är upptaget av en annan användare låses upp automatiskt... 7 Automatiserad inläsning av SIE4-filer... 7 Bokslutsspecifikation... 12 FAKTURERING- OCH KUNDRESKONTRA... 15 SveFaktura... 15 Byt fakturadatum vid utskrift till BGCInvoice och Addoro... 16 Reskontralistan till Excel... 16 Automatisk inläsning av anmälningsfiler (EFA-filer) för e-faktura.... 17 LEVERANTÖRSRESKONTRA... 17 Standardintegration EFH... 17 ANLÄGGNINGAR/INVENTARIER... 17 Varning vid tidigare avyttring... 17 PROJEKTSTYRNING... 17 Import av projekt... 17 Sida 2 av 27
HYRES- OCH AVGIFTSADMINISTRATION... 18 Integration med Capifast CRM... 18 Reskontralistan till Excel... 18 Automatisk inläsning av anmälningsfiler (EFA-filer) för e-faktura.... 20 Koordinater i fastighetsregistret... 21 Hantering av OCR-nummer vid fusioner av bolag... 21 Saldo till Autogirofilen... 18 Kontroll av samavikod... 21 Mall för att lägga upp kontraktsdebiteringar... 21 Nyheter i utskrift till Addoro... 24 Utökning Guider för omflyttning av kontrakt... 24 Bevakningskod på lokalen... 25 Mediaförbrukning... 26 MARKFÖRVALTNING... 27 Omfång byggnad på arrendekontrakt... 27 Koordinater i fastighetsregistret... 27 WEBBPORTAL... 27 Rapporter endast tom stängd period... 27 Ocr-nummer... 27 Kodrättigheter påverkar översikter... 27 Sida 3 av 27
Allmänt Möjlighet till alternativt ID vid inloggning Det finns en möjlighet att använda sig av alternativt ID vid inloggning. Ett inloggnings-id som kan vara upp till 25 tecken används då istället för signaturen vid inloggning. Signaturen sparas fortfarande vid loggning av vem som registrerat eller ändrat något i systemet. Om alternativt ID används måste alla befintliga användare i databasen använda sitt alternativa ID vid inloggning. Det är dock default detsamma som signaturen. Denna funktion gör det möjligt för fler av våra användare att använda det namn som föreslås som användarnamn vid inloggningen.
Inställningen, som görs på sys-nivå, finns under Systeminställningar/Förvalda inställningar och heter Alternativt ID (max 25 tecken). Sätt denna till JA om ni vill börja använda alternativt ID vid inloggning. Förbestämd katalog där utskrift till fil skapas Det finns from version 212.Q2 en inställning för var rapporter till fil ska skapas. Inställningen finns under Användargränssnitt/Sökvägar Sida 5 av 27
I och med detta har vi också infört en spärr för att skapa rapportfiler i den katalog där programfilerna för 3L Pro finns. Excelfiler skapas som.xlsx Om versionen av Excel som är installerad i den miljö där man kör 3L Pro stödjer.xlsx-filer skapas sådana då utskrift till excel väljs. Postadress skrivs inte längre med versaler Då det normala numera är att skriva postadress med gemener, vilket t.ex. är det skrivsätt som språkrådet rekommenderar, har vi ändrat detta även i 3L Pro. Postadress blir alltså inte längre automatiskt med versaler och de postadresser som finns i er 3L Pro är konverterade vid uppgraderingen. Sida 6 av 27
Redovisning Omnumrering av radkod i rapportkontoplanen Då radkoderna i rapportkontoplanen måste numreras vid komplettering med nytt konto erhålls inte längre meddelande om detta. Ett meddelande Ingen lucka Radkod_hi@1 Radkod_lo@2 Kontoplanen numreras om visades tidigare. Verifikat som är upptaget av en annan användare låses upp automatiskt Då ett verifikat lämnas på ett otillåtet sätt, t.ex. vid strömavbrott eller nätverksproblem får man meddelande om att det är upptaget av en annan användare då man öppnar det på nytt. Många av er kanske känner igen knapptryckningskombinationen OK. OK. F2. Denna hantering är nu ombyggd så att det på ett mer intuitivt och automatiskt sätt framgår varför verifikatet bedöms vara upptaget av annan användare samt hur man låser upp det. Automatiserad inläsning av SIE4-filer Det är möjligt att komplettera 3L Pro med att SIE4-filer som kommer från ett annat system importeras automatisk. Man kan själv bestämma hur ofta man vill att 3L Pro ska titta efter nya filer att importera. Om SIE4-filen av någon anledning inte kan importeras i 3L Pro får man ett mail om detta och kan justera innehållet innan inläsning. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Sida 7 av 27
Avvikelsehantering vid inläsning av SIE4-fil Även den manuella importen av SIE4 är kompletterad med möjligheten att hantera avvikelse i ett gränssnitt innan redovisningen skapas. Tidigare las konton och koddelar som saknas i 3L Pro upp automatiskt vid importen. Nu måste man göra ett val om man vill att det ska ske, annars avvisas hela filen och man får hantera avvikelser innan ny inläsning kan ske. Om du vill att 3L Pro ska läsa in konton och koddelar som finns i filen, men som saknas i 3L Pro ska du innan inläsning markera Konton och konteringskoder som finns i verifikat, men som saknas i 3L Pro skapas automatiskt Om denna inte är markerad och det finns konton och koddelar i filen som inte finns i 3L Pro får du veta att inläsningen inte gick bra och att du måste hantera avvikelser innan redovisningen skapas. Om du vill att alla konton och konteringskoder som är angivna i filen ska läsas in oavsett om de förekommer i verifikaten eller inte så markera du även den understa rutan. Används t.ex. vid uppstart av nya bolag då hela kontoplanen mm ska läsas in. Avvikelsehanteringen når du antingen via att svara JA när du får frågan från den manuella inläsningen eller genom att välja Avvisade SIE-importer i menyn för perioavslut/årsskifte under Redovisningsmenyn. Valet ligger precis under Import av SIE-fil (typ 4). Sida 8 av 27
Sida 9 av 27
Börja med att välja vilken inläsning du vill hantera: Nyheter version 2012.Q2 Information om de olika inläsningarna gör att du vet vilken du ska välja. Normalt finns bara någon enstaka fil att välja på här. I den mittersta vita rutan visas orsakerna till varför filen avvisats. Genom att klicka i rutorna kan du göra ytterligare filter. Då gulmarkeras också de fält där avvikelsen finns. Sida 10 av 27
I den vita rutan till höger visas vilka verifikationer som är berörda. I den undre delen visas de rader som innehåller orsaker till avvisning Ändra de konton/koddelar som är felaktiga (översikt finns) eller komplettera genom att ta översikt/ny post. Du kan också komplettera genom att gå till huvudmenyn och välja kontoplan eller någon av koddelarna. När alla orsaker till avvisning är eliminerade gör du en ny kontroll av data. Om allt är OK tänds knappen Skapa redovisning. När du klickar på den skapas verifikationen. Sida 11 av 27
Val finns också att radera hela innehållet, dvs filen läses inte in i 3L Pro. Bokslutsspecifikation Programmet bokslutsspecifikation har utökats med ny funktionalitet: - Det är möjligt att nå bokföringsorder direkt från registreringsbilden - Det är möjligt att nå utskrift av bokslutsspecifikation direkt i bilden. Sida 12 av 27
- Det finns möjlighet att markera poster som bevakningsposter om det är några poster man vill belysa extra. Val finns att endast skriva ut dessa poster och en markering syns även på rapporten. - Man ser löpande det ej bokförda resultatet i huvudet på bokslutsspecifikationen. Sida 13 av 27
- Det är möjligt att koppla ihop flera konton till en grupp och utföra spec på gruppnivån. Exempel är Eget Kapital. Vid utskrift är det gruppens belopp och specifikation som skrivs ut. Sida 14 av 27
Fakturering- och kundreskontra SveFaktura Formatet SveFaktura har inte stöd för textrader eftersom alla rader måste innehålla ett belopp. I samråd med Tekniskt Kansli på Sveriges Kommuner och Landsting som arbetar med formatet har vi nu kompletterat SveFaktura-utskriften med att man kan skicka textrader som då får belopp 0:- Om du vill konfigurera SveFaktura-filen att ta med textrader klickar du på kugghjulet verktygslisten i utskriftsbilden i Du finner då bland annat två inställningar gällande detta: Sätt dessa till JA om behov finns. Sida 15 av 27
Byt fakturadatum vid utskrift till BGCInvoice och Addoro De båda filutskrifterna har kompletterats med val att byta fakturadatum på aktuella fakturor när filen skapas: Reskontralistan till Excel Ett nytt val har skapats i Reskontralistan. Genom att klicka på knappen för att exportera detaljer till Excel skapas en lista i ett bearbetningsbart format i Excel. Listan innehåller mer detaljer än vad utskriften till papper gör. Sida 16 av 27
Automatisk inläsning av anmälningsfiler (EFA-filer) för e-faktura. Det finns möjlighet att komplettera 3L Pro med en automatisk inläsning av de anmälningsfiler som kommer. Detta gör att ni inte behöver komma ihåg att läsa in alla anmälningar manuellt. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Leverantörsreskontra Standardintegration EFH Standardintegrationen är kompletterad med att kunna skicka över omkonteringar på redan behandlade fakturor. Anläggningar/Inventarier Varning vid tidigare avyttring När man registrerar en avyttring på en inventarie kommer en varning om det finns en tidigare avyttring registrerad. Projektstyrning Import av projekt Det finns möjlighet att komplettera 3L Pro med en automatisk inläsning av projekt från försystem, t.ex. Byggsamordnaren eller andra projektsystem. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Sida 17 av 27
Hyres- och avgiftsadministration Integration med Capifast CRM I version 2012.Q2 är den nya, mer detaljerade integrationen till Capifast CRM klar. Integrationen innebär bland mycket annat att vi nu skickar alla detaljer till Capifast CRM om de kontrakt och lokaler man har idag. Alla debiteringar med tillhörande information såsom tidsbegränsning, indexinformation osv skickas över. Alla hyresgäster som finns på ett kontrakt skickas över och mer information redovisas också om hyresgästen, fastigheten och kontrakten. Det finns också möjlighet att visa reskontradetaljer från 3L Pro i Capifast CRM. Det är också möjligt att importera preliminära kontrakt som omvandlas till skarpa kontrakt via vår Guide som beskrevs i version 2012.Q1. Inom kort kan fakturaunderlag från en serviceanmälan importeras i 3L Pro. Vi tittar också på möjligheten att exportera ordernummer och belopp till Capifast CRM för kostnadsuppföljning av serviceärenden. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Saldo till Autogirofilen Vid skapande av autogirofilen finns nu möjlighet att ta hänsyn till eventuella inbetalningar som är gjorda på de avier som skickas iväg för autogirodragning. Även avier som är krediterade och betalningsmarkerade med betalningssätt * räknas som betalda/delbetalda. Endast betalningar som är uppdaterade till redovisningen tas hänsyn till. För att få bästa möjliga hantering rekommenderar vi att matchning av betalningar är gjord innan filen skapas! Då beställningsbilden för att skapa autogirofilen öppnas är det förvalt att endast ej uppdaterade avier ska skickas med i filen. När denna avmarkeras visas ett val att filen ska ta hänsyn till eventuella betalningar. Avmarkera denna om ni önskar skicka totalbeloppet på respektive avi trots att betalningar finns. Det finns också möjlighet att skriva en detaljerad lista över de avier som skickas med i filen, alternativt bara detaljer över de avier där justering gjorts för inbetalning. Observera att filen kan ta upp till tre gånger så lång tid att skapa om ni väljer att justera avins belopp med gjorda inbetalningar. Sida 18 av 27
Sida 19 av 27
Reskontralistan till Excel Ett nytt val har skapats i Reskontralistan. Genom att klicka på knappen för att exportera detaljer till Excel skapas en lista i ett bearbetningsbart format i Excel. Listan innehåller mer detaljer än vad utskriften till papper gör. Automatisk inläsning av anmälningsfiler (EFA-filer) för e-faktura. Det finns möjlighet att komplettera 3L Pro med en automatisk inläsning av de anmälningsfiler som kommer. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Sida 20 av 27
Koordinater i fastighetsregistret LMV har gått över till att redovisa koordinater för fastigheter och byggnader enligt sweref99, som har bättre precision än det gamla systemet. När man lyfter LMV data inklusive koordinater idag erhåller man detta format, vilket innehåller decimaler. Decimaler har därför införts i våra register för koordinater, fastigheter och lmv-byggnader. Hantering av OCR-nummer vid fusioner av bolag Vid fusioner finns det en funktion för att omvandla ocr-nummer från det gamla bolaget till det nya då avisering skett i det gamla bolaget. Använd denna konverteringstabell i samråd med personal från 3L System. Kontroll av samavikod Då samavikod läggs in på kontrakten görs en kontroll på att huvudkontraktet kommer att aviseras första gången då samaviseringen är giltig. Detta eftersom ett underkontrakt ensamt inte kan skapa en avi. Om huvudkontraktet aviseras eller börjar gälla senare än underkontraktet finns en spärr för att lägga in samaviseringskod. Mall för att lägga upp trappad hyra Det är möjligt att komplettera 3L Pro med en mall för att lägga upp hyrestrappor. Den kan t.ex. användas om man ofta har samma typ av hyresrabatter på sina lokalavtal, eller om man har förhandlat bostadshyror eller p-platshyror för många år i förväg. Mallen talar om förutsättningarna, dvs. vilka debiteringskoder som ska skapas samt hur grundbeloppet ska höjas/sänkas för varje steg. Man talar också om vilket slutdatum debiteringen som skapas i det steget ska få. Möjliga val är 31 december under gällande år eller rullande antal månader, t.ex. 6 eller 12 månader från startdatum. Sida 21 av 27
Att lägga upp mallar är ett eget program som går att rättighetsstyra på sedvanligt sätt. Användaren väljer sedan mallen istället för att välja debiteringskod. Grundbeloppet anges och efter det skapas debiteringarna med automatik. Sida 22 av 27
Möjlighet finns att förhandsgranska resultatet innan man väljer att skapa debiteringarna. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert Sida 23 av 27
Lokal utskrift via Addoro Det finns nu möjlighet att skriva ut ströavier på den lokala skrivaren via Addoro genom att beställa dem i 3L Pro. Denna möjlighet visas vid aviutskrift från korr/reg/kreditera avier, ströavisering från kontraktsbilden (skapa avipost) samt Se på partsaldo. Valet bildskärm visar avin i pdf-format, precis så som den ser ut i Addoros e-arkiv Valet skrivare skriver ut avin på den lokala skrivaren med Addoros utseende. Avin sparas dessutom i Addoros e-arkiv. Valet Addoro distribuerar innebär att avierna skickas till Addoro och de distribuerar på vanligt sätt. Valet e-post innebär att avin går iväg via e-post med Addoros utseende på avin. Utökning Guider för omflyttning av kontrakt - Det är möjligt att lägga in en bevakningskod via guiden. Denna lägger sig på lokalen. - Det är möjligt att lägga in uppgift om vilket år en lägenhet har renoverats via guiden. - Det är möjligt att ställa in om 1 eller 3 avier ska skapas på kontraktet - Endast användare som har prelimära kontrakt visas i översikten med realtidsuppdatering. Sida 24 av 27
Bevakningskod på lokalen Det finns möjlighet att knyta en eller flera bevakningskoder till lägenheten/lokalen. De bevakningskoder som finns på lägenheten/lokalen visas också i trädet på kontraket. Bevakningslistan tar hänsyn även till dessa bevakningskoder. Sida 25 av 27
Mediaförbrukning Modulen mediaförbrukning har genomgått stora förändringar till version 2012.Q2. Mätaren är numera knuten till lägenheten/lokalen istället för kontraktet (redan registrerade mätare kopplas om automatiskt vid uppgradering). Det möjliggör bland annat att man inte behöver koppla om mätaren då kontraktet byter hyresgäst/innehavare. Det finns ett inläsningsprogram för mätare som samtidigt kopplar mätaren till rätt lägenhet/lokal. Formatet på filen är: ftgnr-byggnad-lokal-löpnr Beställningsbilden för att debitera förbrukning har gjorts mer intuitiv vad gäller vilka datumurval som ska göras. Markering för att skapa avier för utgångna avtal är default markerad. Sida 26 av 27
All information om förbrukning skapas numera på avin. Förbrukningsbilagan är borttagen. Det medför att färre papper skrivs ut vid avisering samt att all information följer med i utskrifter till Addoro, Bgcinvoice samt SveFaktura Dessutom finns det möjlighet att backa inläsning av mätarvärden och förbrukningar/kontrakt om inte debiteringar redan finns skapade. Markförvaltning Omfång byggnad på arrendekontrakt När fastigheten som är kopplad till en byggnad ändras justeras även omfång byggnad på arrendekontrakten Koordinater i fastighetsregistret LMV har gått över till att redovisa koordinater för fastigheter och byggnader enligt sweref99, som har bättre precision än det gamla systemet. När man lyfter LMV data inklusive koordinater idag erhåller man detta format, vilket innehåller decimaler. Decimaler har därför införts i våra register för koordinater, fastigheter och lmv-byggnader. Webbportal Rapporter endast tom stängd period Det finns möjlighet att ställa in så att huvudbok/kontofråga, balans- och resultaträkning samt utdrag klientmedel i webbportalen endast kan tas ut tom den period som är stängd och därmed avstämd i 3L Pro. Ocr-nummer När man väljer att se avi som pdf visas numera en avi inklusive ocr-numret Kodrättigheter påverkar översikter Om man använder kodrättigheter påverkar det även översikterna för projekt och kostnadsställe i rapporterna. Sida 27 av 27