Revisorerna 2014-12-30 1 (1) Kmunstyrelsen För känned: Kmunfullmäktiges presidium Tekniska nämnden Socialnämnden Humanistiska nämnden Bygg- och miljönämnden Revisionsrapport: Granskning av est och utbetalningsrutiner Revisorerna har uppdragit till KPMG genföra en granskning av rutinerna för est och utbetalning, se bifogad rapport. Revisionen önskar kmunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser s finns redovisade i rapporten senast den 31 mars 2015. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder s ska vidtas och när de beräknas vara genförda. För s revisorer Roger Sundin Ordförande Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer 841 81 Ånge Torggatan 10 www.ange.se 0690-250 100 5274-3994 212000-2387
Granskning av ester och utbetalningsrutiner Revisionsrapport Offentlig sektor kmuner och landsting KPMG AB Antal sidor: 13 Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx
Granskning av ester och utbetalningsrutiner Innehåll 1. Sammanfning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig nämnd/styrelse 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Attestreglemente 3 10. Allmänt registrering 5 11. Attestgranskning 6 12. Verifikationsgranskning 6 12.1 Avgifter för kurser och konferenser, resor och representation 6 12.2 Uppgift ms, F-sk och fakturaadress 7 13. Kort 8 13.1 Kreditkort 8 13.2 Bankkort 8 13.3 Coop/ICA-kort 9 13.4 Bensinkort 9 14. Utbetalningar 10 Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx
Granskning av ester och utbetalningsrutiner 1. Sammanfning Vi har av s revisorer fått i uppdrag granska est sker i enlighet med estinstruktion eller liknande samt utbetalningsrutinerna är ändamålsenliga. Vi har även granskat ett urval av verifikationer för bedöma dessa uppfyller lag kmunal redovisning (KRL) samt god redovisningssed i övrigt. Fokus för granskning av verifikationer har varit s.k. personliga kostnader i tjänsten, t.ex. resor, utbildningar och representation. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014. Vår sammanfande bedömning är rutinerna för ester samt utbetalning av löner behöver förstärkas. Vi ser allvarligt på egna kostnader i tjänsten har esterats och hela löneprocessen kan hanteras av en person. Vi anser utbetalningar alltid ska göras två i förening för minska risken för bl.a. förskingring. Vi har noterat alla s är beslutsestant kan estera obegränsat höga belopp oavsett befning. Vi anser det skulle stärka den interna kontrollen det estbehörigheten begränsades till vissa belopp. Vidare anser vi i samband med de nya tillämpningsanvisningarna antas bör samtliga berörda få utbildning/information gällande reglemente, anvisningar och rutiner. Vi har med anledning av vår granskning lämnat följande rekmendationer: nämnderna för stärka den interna kontrollen bör begränsa esträtten till vissa belopp, se punkt 10. rutiner för säkerställa behörigheterna i leverantörsfakturasystemet överensstämmer med upprättade estlistor. Vi anser registrerade behörigheter regelbundet, minst årligen, bör stämmas av mot estlistorna, se punkt 10. kontroller genförs för säkerställa ester sker i enlighet med gällande reglemente och enligt delegation, se punkt 11. skriftliga riktlinjer för vilka uppgifter en verifikation ska innehålla bör tas fram, se punkt 12.1. rutiner upprättas för säkerställa alla underlag till en verifikation scannas in i systemet, se punkt 12.1. fullständiga förteckningar över alla kort upprättas och rutiner för hålla dessa uppdaterade införs, se punkterna 13.1-13.4. informationen avseende rutiner kring användning och krav på underlag till användarna av alla kort förbättras, se punkterna 13.1 13.4. alla utbetalningar ska göras av två personer i förening, se punkt 14. skriftliga rutiner för utbetalningar upprättas, se punkt 14. Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 1
Granskning av ester och utbetalningsrutiner 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag granska est sker i enlighet med estinstruktion eller liknande samt utbetalningsrutinerna är ändamålsenliga. Vi har även granskat ett urval av verifikationer för bedöma dessa uppfyller lag kmunal redovisning (KRL) samt god redovisningssed i övrigt. Fokus för granskning av verifikationer har varit s.k. personliga kostnader i tjänsten, t.ex. resor, utbildningar och representation. s revisorer bedömer det finns en risk för est inte sker av rätt person och det finns risk för utbetalning inte utförs av två personer i förening. s revisorer bedömer det är väsentligt underlagen för ovan angivna kostnader uppfyller både KRL och skelagstiftning inklusive skeverkets rekmendationer. Om rutinen inte fungerar föreligger det en risk för det av underlagen inte framgår vad s avses och vilka s deltagit. Det kan i sin tur innebära risk för förmånsbeskning (påverkar den enskilde i form av skeförmån och arbetsgivaravgifter för kmunen). När det gäller utbetalningsrutinen är det väsentligt den fungerar ändamålsenligt då det annars kan finnas risk för oavsiktliga eller avsiktliga fel. Förtroendet för den kmunala administrationen kan skadas det skulle visa sig rutinerna för verifikationshantering eller utbetalningar inte fungerar ändamålsenligt. Syftet med granskningen är bedöma verifikationerna/underlagen uppfyller KRL och vad s sägs i skelagstiftning. Vi har därför granskat: det av underlagen (verifikationerna) framgår när de sammanställts, när den ekoniska händelsen inträffat, vad denna avser (inklusive vilka s deltagit och ändamålet), vilket belopp den gäller, och vilken motpart den berör (1 kap 4 KRL). program, deltagare och andra underlag finns bifogade. verifikationen innehåller information sksedel och msregistrering. det framgår är köpare av tjänsten. det finns rutiner för säkerställa esträtten i leverantörsfakturasystemet begränsas till de tjänstemän s har en aktuell delegation. verifikationerna är esterad av behörig tjänsteman. Ytterligare syfte med granskningen är bedöma ändamålsenligheten i kmunens utbetalningsrutiner samt rutiner för kontokort. Vi har därför granskat: utbetalningar görs med god intern kontroll d.v.s. av två tjänstemän i förening, och av personer s fått denna delegation. det finns regler för kontokort samt bedöma efterlevnaden av dessa. Vi kmer även bedöma ordningen på underlagen för redovisning av transaktionerna. Antalet kort i kmunen kmer även återrapporteras. Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 2
Granskning av ester och utbetalningsrutiner 4. Avgränsning Granskningen far år 2014. Vår granskning har skett gen stickprov av kostnader s är bokförda s resor, kurser och konferenser, representation och gåvor. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt rutinerna uppfyller: Kmunal redovisningslag Skelagstiftning (inklusive tillämpliga rekmendationer från skeverket och praxis in rådet) Övriga tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut 6. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett kmunstyrelsen och samtliga nämnder. Rapporten är saklighetsgranskad av Catharina Norberg (ekonichef) och Maria Engström (löneoch systemansvarig). 7. Metod Granskningen har genförts gen: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Verifikationsgranskning 8. Projektorganisation Granskningen har genförts av Kristoffer Bodin, revisorsassistent, under ledning av Lena Medin, certifierad kmunal revisor. 9. Attestreglemente Kmunfullmäktige i Ånge antog ett nytt estreglemente 2014-10-27. Tillämpningsanvisningar till reglementet ska enligt uppgift fastställas av kmunstyrelsen vid sammanträdet i februari 2015. Enligt uppgift från ekonichefen kmer en viktig skillnad i de nya tillämpningsanvisningar vara est alltid ska ske av en överordnad. Vi har tagit del av ett utkast till anvisningar s vi granskat översiktligt. Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 3
Granskning av ester och utbetalningsrutiner Då det inte finns några fastställda nya anvisningar innebär det de gamla tillämpningsanvisningarna från 2000-02-28 fortfarande gäller. Vår granskning far även tiden innan det nya estreglementet började gälla. Vi noterar följande vad gäller likheter och skillnader i de båda reglementena: Gamla reglementet: Nämnden utser beslutsestanter och ersättare. Nämnden kan delegera rätten utse estanter till förvaltningschef. Nämnden kan begränsa esträtten i fråga verksamhet, tidsgiltighet, belopp o.s.v. En transaktion ska beslutsesteras och sedan behörighetsesteras. Nämnd kan gen beslut vid sammanträde estera ekonisk transaktion. Nya reglementet Nämnden utser beslutsestanter och ersättare varje år. Nämnden kan delegera rätten utse estanter löpande under året till förvaltningschef. Nämnden kan begränsa esträtten i fråga verksamhet, tidsgiltighet, belopp o.s.v. En transaktion ska saklighetsgranskas, beslutsesteras och sedan behörighetsesteras. Nämnd kan gen beslut vid sammanträde estera ekonisk transaktion. Kmunchef har rätt estera samtliga in- och utbetalningar i kmunen. Förvaltningschef har rätt estera samtliga in- och utbetalningar in respektive ansvarsråde. Vid slutlig utbetalning ska, förut sakgranskare och beslutsestant, ytterligare två personer godkänna betalningen genförs. Av reglementet framgår alla transaktioner ska signeras av en sakgranskare och av en beslutestant. Sakgranskaren ansvarar för kontrollera vara tjänst har mottagits och pris m m stämmer överens med beställning etc. Beslutsestanten har det yttersta ansvaret och det är också den esten s vi närmare har granskat. Kmenterar Vi ser positivt på ett nytt estreglemente och tillämpningsanvisningar är under införande och det har förtydligats vad gäller tvåsamhet (dualitet) vid est och utbetalning samt est alltid ska göras av en överordnad. Det är även positivt nämnderna ska besluta estanter årligen. Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 4
Granskning av ester och utbetalningsrutiner Det är viktigt det finns en tydlig delegering från nämnden till förvaltningschef och alla delegationsbeslut nya estanter under året är skriftliga. Vi föreslår i samband med de nya tillämpningsanvisningarna antas bör samtliga berörda få utbildning/information gällande reglemente, anvisningar och rutiner. Sådan information bör även lämnas regelbundet. 10. Allmänt registrering använder sig av leverantörsfakturasystemet Ascendo Invoice. Fakturor och kvitton scannas in i systemet och går därefter vidare för saklighetsgranskning. När saklighetsgranskningen är gjord går fakturan vidare för beslutsest. Det är beslutsestanten s är ytterst ansvarig för transaktionen är riktig. Behörighetskontrollen sker främst gen det i systemet inte går estera transaktioner utanför estanternas respektive ansvarsråden. Vissa transaktioner skickas slumpmässigt till ekonichefen för granskning innan utbetalning. Det går skicka meddelanden kopplade till en specifik faktura mellan användare i systemet och alla meddelanden sparas och kan följas. I systemet kan en faktura kopplas till ett specifikt ansvarsråde, projekt och/eller aktivitet. Enligt uppgift kan bara den estant s är kopplad till uppgivet ansvarsråde, projekt och/eller aktivitet estera just den fakturan. Administratören kan gå in och läsa alla fakturor men kan inte klicka sig vidare vare sig till saklighetsgranskning eller est. Det finns upprättade estlistor för alla nämnder. Tekniska nämnden estlista är den äldsta från 2012-11-07. Socialnämndens lista är från 2012-10-11 men blev uppdaterad 2014-11-06. Enligt uppgift ska en uppdaterad estlista fastställas i samband med nämndernas detaljbudget i december 2014. Attestlistorna har alla en estant och en ersättare. Socialnämnden har även två namn s är sakgranskare in varje ansvarsråde. Det framgår inte esten är begränsad till något belopp och enligt ekonichefen finns inga beloppsgränser registrerade i systemet. Det är oklart hur ofta behörigheterna i systemet stäms av mot estlistorna. Enligt uppgift är det nämndsekreterarnas uppgift se till estlistorna är uppdaterade men det är personal på ekoni s lägger in namnen i systemet utifrån estlistor eller skriftliga delegationsbeslut. Utifrån granskade stickprov från leverantörsfakturasystemet kan vi se de s uppgivits s beslutsestanter i systemet finns med på respektive nämnds estlista eller i delegationsbeslut från förvaltningschef. Vid vår granskning noterade vi en faktura där estantens delegation upphört några dagar innan esten skedde. Enligt uppgift hade ändringen inte hunnit verkställas i systemet. Vår uppfning är även ändringen inte skett i systemet så borde tjänstemannen inte ha esterat fakturan efters esträtten upphört. Vi noterar det inte finns några beslutade beloppsgränser för estanterna och inte heller några begränsningar i systemet. Vi anser beloppsgränser är ett effektivt sätt stärka den interna kontrollen då risken för väsentliga fel när det gäller estering och utbetalningar minskar. Beloppsgränserna bör beslutas av nämnd och ha koppling verksamhet och chefsnivå. Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 5
Granskning av ester och utbetalningsrutiner Vi rekmenderar: kmunstyrelse och nämnder överväger stärka den interna kontrollen gen begränsa esträtten till vissa belopp. rutiner införs för säkerställa registrerade behörigheter i leverantörsfakturasystemet överensstämmer med upprättade estlistor. Vi anser registrerade behörigheter regelbundet minst årligen bör stämmas av mot estlistorna. Vi föreslår det av tillämpningsanvisningarna framgår hur dessa rutiner ska utformas. 11. Attestgranskning Vi har stickprovsvis granskat 62 fakturor mot estlistor för verifiera rätt person har esterat fakturan. Av de granskade fakturorna är en faktura esterad av en person s enligt nämndernas estlistor inte har rätt estera in det aktuella ansvarsrådet, se kmentar i punkt 10. Vi har även funnit tre fakturor där beslutsest har skett av egna kostnader i tjänsten. Vi noterade också det förekmer underordnade esterar överordnades fakturor. Vi anser det är viktigt uppdatering av systemet sker skyndsamt och det finns rutiner för säkerställa behörigheterna i systemet är aktuella, se rekmendation i avsnitt 10. Vi ser allvarligt på est har skett av egna utgifter i tjänsten och det har förekmit est av överordnades kostnader. Då många fakturor saknar uppgift deltagare kan vi gen vår granskning inte säkerställa det inte förekmer fler fall av est av egna kostnader. Vi rekmenderar: kontroller genförs för säkerställa ester sker i enlighet med gällande reglemente och enligt delegation. i samband med de nya tillämpningsanvisningarna antas information lämnas till berörda vilka regler s gäller. 12. Verifikationsgranskning 12.1 Avgifter för kurser och konferenser, resor och representation Enligt KRL, 2 kap 4 5, ska underlaget (leverantörsfakturan) innehålla uppgift när den har sammanställts, när den ekoniska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Av en verifikation ska det alltid framgå vad s avses bl.a. så det kan säkerställas kostnaden har ett för verksamheten tillhörande syfte. Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 6
Granskning av ester och utbetalningsrutiner Det bör uppmärksammas Skeverket har gjort bedömningen för kurser och personalutbildning när det saknas program, när utbildningen innehållit för få utbildningstimmar eller utbildningen varit mer av nöjeskaraktär kan deltagarna förmånsbeskas. Programmet ska även innehålla uppgift antal utbildningstimmar. Det saknas kmunövergripande riktlinjer för vad verifikationer avseende avgifter för kurser och personalutbildning, resor samt representation ska innehålla. Utifrån de granskade stickproven för kurser och konferenser noterar vi det endast finns någon form av uppgift deltagare för drygt hälften av de granskade fakturorna. Samtliga stickprov saknar bifogat program. Vad gäller representation noterar vi i stort sett alla stickprov saknar uppgift deltagare och drygt en tredjedel saknar även uppgift syftet med representationen. Vad gäller resor noterar vi det i hög grad framgår för vilka resorna avser. Det saknas dock syfte med resan på flera fakturor. Vi bedömer det s angeläget kmunövergripande skriftliga riktlinjer tas fram för klargöra vad en verifikation ska innehålla utifrån kraven i KRL samt de skemässiga aspekterna. Enligt uppgift kan det finnas underlag, t.ex. program, vid respektive verksamhet men då dessa inte är systematiskt lagrade och sökbara från verifikationen bedömer vi inte det är tillräckligt för klara kraven. Vi rekmenderar: skriftliga riktlinjer för vilka uppgifter en verifikation ska innehålla bör tas fram. rutiner upprättas s anger vad s ska följa med fakturan när den går till ekoni för scanning. 12.2 Uppgift ms, F-sk och fakturaadress Uppgift leverantören innehar F-sksedel är speciellt viktigt vid köp av tjänster. Om leverantören inte innehar F-sksedel ska kmunen göra avdrag för källsk och vissa fall betala sociala avgifter. Leverantörens registreringsnummer för mervärdessk samt uppgift leverantören är msregistrerad måste framgå av fakturan för den ingående mervärdessken ska vara avdragsgill. Kmunen kan inhämta information F-sk och msregistrering, gen t.ex. Skeverket. Utifrån stickproven har vi ingenting anmärka på när det gäller uppgifter F-sk och fakturaadress. I några enstaka fall framgår inte msregistreringsnumret av fakturan. Det framgår inte heller kmunen gjort någon kontroll gen t.ex. Skeverket i de aktuella fallen. Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 7
Granskning av ester och utbetalningsrutiner Vi anser rutiner för uppgifter ms, F-sk och fakturaadress bör ingå i de kmunövergripande skriftliga riktlinjerna verifikationer, se ovanstående punkt. 13. Kort 13.1 Kreditkort Enligt uppgift från ekonichefen finns det ett Eurocard utfärdat till kmunstyrelsens ordförande och chefen för humanistiska förvaltningen samt ett Visa Business Card till kmunchefen. Detta bekräftas av uppgifter från kortföretagen. Under 2014 har vi endast hittat en korttransaktion och det är årsavgiften för kmunchefens kreditkort. Det finns korta instruktioner på Insidan för vad s gäller vid användning av kreditkort, t.ex. kortet är personligt för användning in det egna ansvarsrådet. Kmunen har ingen egen förteckning över vilka kreditkort s har kvitterats ut. Vi anser det bör finnas en förteckning över aktuella kreditkort med uppgifter på vilka personer s har kvitterat ut ett kreditkort och hur många s totalt finns ute i verksamheterna. Då transaktionerna är så få kan vi inte i denna granskning uttala oss hur väl estering funkar eller underlagens kvalité när det gäller köp med kreditkort. Vi rekmenderar: en årlig förteckning över vilka kreditkort s finns utställda inhämtas från respektive kortföretag för öka kontrollen över utestående kort. även korten verkar användas i mycket begränsad fning, så rekmenderar vi informationen avseende rutiner kring användning vad s ska bifogas kortfakturan förtydligas. 13.2 Bankkort På vissa enheter s förut hade en kontant handkassa har denna byts ut mot bankkort där samma summa s den kontanta handkassan finns ins. Det finns gemensamma regler och rutiner för bankkonto med bankkort och kontanthantering s är beslutade av ledningsgruppen 2012-02-28. Korten är personliga och en utgift inte kan styrkas med ett kvitto eller liknande får den ansvarige för kortet själv stå för kostnaden. Vi har tagit del av en förteckning från Swedbank över aktiva bankkort. Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 8
Granskning av ester och utbetalningsrutiner Vi ser positivt på hanteringen av kontanter begränsas gen användningen av bankkort istället. Tillgången till kontanter begränsas och ansvaret blir tydligare med bankkort än med en kontant handkassa. 13.3 Coop/ICA-kort Enligt den förteckning vi har tagit del av har kmunen 70 s.k. Coop-kort. Korten är inte personliga utan används av den personal s arbetar vid en aktuell enhet. Den s använder kortet måste uppge personnummer vilket också framgår av fakturan. Fakturan är specificerad med inköpta artiklar och styckepris. Stickprov visar inköp kan bestå av grönsaker, basvaror mm. Enligt uppgift finns inga fysiska ICA-kort utan de s handlar använder sig av kundnummer. Det finns 7 kundnummer i Fränsta och 59 i Ånge. Stickprov visar fakturorna från ICA inte är specificerade utan visar endast totalsumman vid varje köptillfälle. Det framgår inte heller vem s har genfört respektive köp. Till fakturan finns inga kvitton inskannade systemet. Enligt uppgift skickas kvittona till ekoni och förvaras i en pärm. Det finns en kort beskrivning av vad s gäller vid användning av Coop/ICA-kort på Insidan. Där framgår bland annat faktura eller bifogad nota/specifikation ska visa vad s inhandlats. Vi anser beskrivningen på Insidan bör utvecklas för det tydligare ska framgå vilka regler s gäller vid användningen av korten och vilka krav s ställs på underlagen. Vi anser vidare det finns en viss risk med upplägget med kundnummer istället för ICA-kort då det är svårare ha kontroll över hur många s har tillgång till kundnumret än till fysiska kort. Det ställer krav på identifieringen vid varje köptillfälle, något s försvåras med samlingsfakturor. Vi rekmenderar rutinerna ses över så det säkerställs fakturan avser endast varor till kmunens verksamhet. Vi vill också uppmärksamma det inte framgår av fakturan vad s är inköpt ska kvitto alltid bifogas, eller det under hela arkiveringstiden är möjligt återfinna underlaget det förvaras på annat sätt. Beträffande förteckningar och rutiner gällande Coop/ICA-kort rekmenderar vi samma åtgärder s i punkt 13.1. 13.4 Bensinkort Kmunen använder sig av Shell-kort samt Statoil-kort. Enligt en förteckning finns det 284 aktiva Shell-kort. Statoil-korten består av 13 fordonskort samt 42 förarkort. Shell-korten och förarkorten är personliga medan fordonskorten är kopplade till registreringsnummer. Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 9
Granskning av ester och utbetalningsrutiner De enda regler s finns är några punkter i dokumentet Regler för nyttjande av bensinkort s togs 2009-02-25 av dåvarande kmunchef. Där framgår bl.a. privata inköp inte får göras, man får inte estera sin egen faktura samt kortet är styrt mot bensin och fordonsprodukter. Beställning och makulering av kort görs av kmuninformationen. Samma information s i dokumentet finns på Insidan. Vi anser informationen hur bensinkorten får användas och vilka underlag s krävs kan utvecklas. Det bör finnas tydliga rutiner för hur användning av korten ska hanteras t.ex. hur kvitton ska hanteras, noteringar av inköp ska göras i körjournal, inköp över visst belopp kräver godkännande o.s.v. Vi förordar systemet s innebär för tanka ett fordon krävs både ett fordonskort och ett personligt kort. Vi rekmenderar för säkerställa endast drivmedelskostnader för kmunens fordon belastar kmunen antal tankade liter enligt fordonskortet stäms av mot körjournalens uppgift körd sträcka. En bedömning av förbrukning kan ge ett underlag för rimlighet. Beträffande förteckningar och rutiner gällande bensinkort rekmenderar vi samma åtgärder s i punkt 13.1. 14. Utbetalningar Det finns vad vi känner till inga skriftliga rutiner för varken betalningsuppdrag via leverantörsfakturasystemet eller för manuella betalningsuppdrag. Enligt uppgift går det till på så sätt en person på ekoniavdelningen skapar ett betalningsförslag vilket ger en lista över alla utbetalningar s ska skickas till bankgirocentralen för verkställande. När betalningsförslaget är upprättat måste ytterligare en person skapa ett betalningsuppdrag utifrån förslaget. Det är betalningsuppdraget s är den slutgiltiga lista s går iväg till bankgirocentralen. Enligt uppgift granskas förslaget av den s ska upprätta uppdraget översiktligt för hitta avvikande summor eller annat s ser onormalt ut. Enligt uppgift är det relativt enkelt se avvikelser och det händer ibland felaktigheter hittas. Samma person kan inte både upprätta betalningsförslaget och betalningsuppdraget. För manuella utbetalningar krävs först och främst personen har en bankdosa och inloggningsuppgifter till Swedbanks internetbank. Enligt en förteckning från banken är det 6 personer s har behörighet genföra manuella utbetalningar. Internetbanken hindrar en person genför hela utbetalningsprocessen själv utan det framgår av förteckningen det måste ske två i förening. En person kan bara upprätta ett utbetalningsförslag s en annan måste godkänna för utbetalning. Vad gäller utbetalning av lönerna går det till så de anställdas löneuppgifter esteras först av en chef. Därefter görs det en lönekörning den 20:e varje månad i lönesystemet ecpanion. Systemet rapporterar avvikelser s personalen går igen. Runt den 23:e läggs en spärrfil till banken och den 27:e betalas den ut. Det görs tre sådana körningar varje månad för bl.a. kunna rätta till fel. En och samma person kan genföra hela processen själv, från den första körningen till granskningen av avvikelser och slutligen skicka filen till banken för betalning. Då de vid tillfället Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 10
Granskning av ester och utbetalningsrutiner för granskningen endast är två s kan göra dessa körningar händer det de gör hela projekten själv. Enligt uppgift kan löne- och systemansvarig lägga till och ta bort på alla anställda. Den enda systemspärr s finns är det inte går göra ändringar på sin egen person. Vi noterar det finns systemspärrar i leverantörsfakturasystemet och i internetbanken s förhindrar utbetalningar kan göras själv av en person. Vi noterar vidare en sådan spärr helt saknas i lönesystemet. Vi ser allvarligt på en person själv kan både ändra uppgifter i lönesystemet och godkänna utbetalningen, vilket kan göras efter lönerna har esterats av ansvarig chef. Vi anser utbetalningar alltid bör göras av två personer i förening. Vidare anser vi det bör finnas skriftliga rutiner för olika former av utbetalningar. Vi rekmenderar: alla utbetalningar ska göras av två personer i förening. skriftliga rutiner för utbetalningar upprättas. KPMG, dag s ovan Kristoffer Bodin Revisorsassistent Lena Medin Certifierad kmunal revisor Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 11