För kännedom Landstingsstyrelsen Länssjukvårdsnämnden Primärvårdsnämnden Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Redovisningschef, Susanne Gårdö IT-chef Ante Grubbström Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Ekonomichef HSF Åsa Hedin Karlsson Landstingsdirektör t f Helena Söderquist GRANSKNING AV PROJEKTHANTERING SAMMANFATTNING Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en granskning av projekthantering främst ur ekonomisk redovisnings- och uppföljningssynpunkt inom hälso- och sjukvården samt vilken information som finns övergripande för landstinget. Vi vill med anledning av resultatet av denna granskning åter framhålla frågan om projektredovisningen som en viktig del av landstingets verksamhet och styrning. Syftet med landstingets riktlinjer för projekthantering är att skapa enhetlighet och ge ett bra stöd för ett effektivt och rationellt förbättringsarbete. Detta kopplas till Socialstyrelsens krav på ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården vilket inte enbart omfattar hälso- och sjukvårdens direkta arbete kring patienten utan i all övrig verksamhet inom landstinget. En gemensam projektmodell skapar förutsättningar för en effektiv styrning och uppföljning av det enskilda projektet, och ger också möjligheter till överblick av flera samtidigt pågående projekt inom landstinget. Vår bedömning är att styrning och uppföljning av landstingets projekt idag inte fullt ut lever upp till riktlinjens syfte. Även om projekt kan vara väldigt olika och fylla skilda ändamål, är projektverksamheten mycket utbredd på flera håll vilket också innebär att den bör kunna planeras och följas upp på ett tillförlitligt sätt. Att inte kunna få en kvalitativ och samlad bild av projektens intäkter, kostnader och resultat medför att projektverksamheten riskerar att hamna utanför normal styrning och kontroll och blir därmed en kontrast till det ordinarie linjearbetet. Utan tydliga och enhetliga rutiner avseende planering, redovisning och uppföljning av projekt, finns risken att ofullständig information rapporteras avseende projektverksamheten. Ur ett risk- och väsentlighetsperspektiv kan de mest allvarliga följderna uppstå i de fall där det råder en delad finansiering av ett projekt mellan Landstinget Sörmland och extern finansiär. Ett exempel är resurser som lagts ned i form av arbetad tid och som inte kostnadsförts på aktuellt projekt. Redovisningen visar då ett projekt som ännu inte kostat särskilt mycket pengar, varvid landstinget skjuter till ytterliggare medel i syfte att visa andra finansiärer att man uppfyllt sin del av åtagandet. Det går således inte att utesluta att ett projekt med delad finansiering mellan Landstinget Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(12)
Sörmland och extern finansiär i värsta fall kan leda till resursslöseri om kvaliteten på redovisningen inte kan säkerställas. Utifrån det sätt att arbeta som förekommer idag, finns en risk att närbesläktade eller rentav överlappande projekt inte känner till varandra, vilken kan leda till olämplig resursförbrukning. I den ordinarie linjeverksamheten finns flera tydliga sätt att arbeta men det finns till exempel inget systematiskt sätt att skapa projektkataloger eller liknande för att få en överblick av vilka projekt som landstinget driver. Från de områden vi granskat kan följande sammanfattande synpunkter lämnas; Riktlinjer för projektverksamhet i Landstinget Sörmland bör i större utsträckning än idag göras känd och förankras i ute verksamheterna för att riktlinjens syfte ska kunna uppfyllas. Det bör säkerställas att det finns ändamålsenliga verktyg för att få en överblick över vilka projekt, externt finansierade såväl som landstingsinterna, som faktiskt bedrivs (och inom vilka ramar) i deras respektive ansvarsområde. En ny projektmodellkoordinator behöver utses så snart som möjligt så att förvaltningen av den så kallade PROST-modellen kan återupptas. Riktlinjer för att hantera mindre projekt, det som hälso- och sjukvårdsförvaltningen benämner Uppdrag, bör övervägas för hela landstinget. På vilket sätt kostnader ska beräknas och i vilken utsträckning påslag för indirekta kostnader ska göras behöver tydliggöras i riktlinjerna. Eventuellt behöver även landstingsgemensamma verktyg för planering, kalkylering och uppföljning tas fram för projektverksamheten. Interna kontrollmoment bör byggas in i Projektmodell, Riktlinjer och redovisningsmässiga instruktioner för en kvalitetssäkring av redovisning och genomförande. Ekonom bör involveras i processen att ta fram förkalkyl, även för avtal om klinisk läkemedelsprövning. SID 2(12)
Vid registrering av projektnummer bör projektansvarig och giltighetstid anges i ekonomisystemet utifrån projektdirektiv eller liknande för att underlätta bevakning/uppföljning. Som bilaga till rapporten finns en tabell med ett antal frågeställningar ur intern kontrollsynpunkt vilka prövats mot respektive styrande dokument. BAKGRUND OCH METOD Under flera år har revisorerna, i samband med granskning av årsboksluten, påpekat att dokumentation över pågående projekt varit bristfällig. Rutiner och arbetssätt har tidigare granskats av landstingets revisionskontor 2005 med en uppföljande granskning 2009 av PwC. Tidigare granskningar av projekthanteringen inom Landstinget Sörmland har visat att det är mycket svårt att få en överblickbar bild av såväl projektverksamhet som uppföljning och redovisning av projekt. Granskningen omfattar inte investeringsprojekt utan tar mer sikte på hur den ekonomiska uppföljningen sker för verksamhetsutvecklingsprojekt och projekt med extern finansiering inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen samt övergripande för Landstinget Sörmland. Granskningen har genomförts under perioden augusti-september 2012 genom dokumentstudier och intervjuer/frågor till ekonom och ekonomichef inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen, central redovisningschef samt itchef. Tidigare har granskningsanteckningar överlämnats till de intervjuade för avstämning och kontroll. Synpunkter på anteckningarna har beaktats i denna rapport. Projekt som arbetsform framställs i många fall som fördelaktigt jämfört med arbete inom den ordinarie linjen, beroende på vilken typ av arbete som skall utföras. I allmänhet brukar man säga att arbetsuppgifter som är förknippade med ett förutbestämt mål, samt begränsningar i tid och resurser av något slag, i regel är mer fördelaktiga att utföra i form av ett projekt än inom den ordinarie linjen. Projektformen har även den fördelen att det är möjligt att samla kompetens och erfarenhet från flera olika personalkategorier för en uppgift, oberoende av organisatoriska gränser. Organisationer som ägnar sig åt exempelvis byggnation eller systemutveckling har under lång tid använt sig av projekt som organisationsform men idag är det även mycket vanligt att till exempel förändringsarbete drivs i form av projekt. En fråga som uppstår är dock huruvida den ordinarie linjeorganisationen, som ofta saknar direkt insyn i projektverksamheten, kan försäkra sig om att projekten genomförs med en sådan kvalitet och ett sådant resultat att organisationen SID 3(12)
som helhet får ut de fördelar som uppenbarligen finns med att utföra vissa arbetsuppgifter i projektform. De rutiner/arbetssätt för redovisning och uppföljning som finns inom den traditionella organisationen lämpar sig i regel mindre bra för projekt. Mot bakgrund av att Landstinget Sörmland varje år tar emot pengar från externa finansiärer för verksamhet som bedrivs i projektform, förväntas landstinget tillhandahålla en kvalitativ och korrekt bild av hur dessa pengar används. Samtidigt är det för Landstinget Sörmlands egen del viktigt att projekt genomförs på ett sådant sätt att beslutsfattare snabbt kan få en översikt av vilka projekt som finns, hur långt de har kommit, samt när och med vilket resultat de förväntas vara avslutade. När projekt som arbetsform blir en stor del av normal verksamhet måste det finnas regler och rutiner som säkerställer kvaliteten i detta arbete lika effektivt som i den ordinarie verksamheten. I svaret från landstingsdirektören år 2010 1 på tidigare projektgranskning framgår att bristen på samlad bild av de projekt som pågår omfattar både nämnder, styrelse och koncernledning. PROCESS- OCH METODSTÖD PROJEKTMODELL PROST Landstingets beslutade projektmodell PROST har de senaste åren saknat förvaltning. Tidigare har en ägargrupp och en projektmodellkoordinator funnits för PROST vilka fortfarande presenteras på landstingets intranät. Sidorna var vid tidpunkten för vår granskning inte uppdaterade sedan 2008. Av svaret från landstingsdirektören år 2010 på revisionens granskning av projekthantering framgår också följande generellt kan sägas att det idag finns ett ifrågasättande av PROST som projektmodell för landstinget. Inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen har man utvecklat en egen förenklad modell där man tagit delar från PROST. Vårens PROST-utbildning ställdes in till följd av för få anmälningar från verksamheterna. Projektmodellkoordinatorns roll och ansvar beskrivs på intranätet enligt nedan; - Förvaltning och vidareutveckling av projektmodellen - Tillhandahålla utbildning - Information och förankring av PROST - Aktivt och situationsanpassat projektstöd - "Kunskapsmäklare", överföring av erfarenheter mellan projekt - Mentorskap till uppdragsgivare och projektledare, "problemlösning" under projektets gång. 1 LS-LED10-197 Projektstyrning - uppföljning av tidigare granskning, svar från landstingsdirektör SID 4(12)
Frågan kring PROST- förvaltningen har, enligt landstingets IT-chef valsat runt en hel del de senaste åren. Den medarbetare på D-data som var projektmodellkoordinator övergick till den nybildade enheten för Informationssäkerhet inom LLS (Landstingets ledningsstab). IT-chefen frågade landstingsledningen var man tyckte att förvaltningen skulle landa och svaret blev att dåvarande kanslichefen åtog sig att ha den inom kanslienheten. Där hände, enligt IT-chefen, ingenting alls under lång tid. Efter diskussioner med administrativa enheten inom LLS under 2012 har ansvaret för PROST-förvaltningen återgått till D-data. En rekrytering av senior projektledare där D-data såg goda möjligheter att kunna lägga en del av den grundläggande förvaltningsrollen misslyckades tyvärr. I samband med faktaavstämning av granskningsrapporten meddelar ITchefen att D-data i 2013 års budget tydligt fått uppdraget att återuppta förvaltningen av PROST. D-datas ledning har också inrättat en ny organisatorisk enhet, en sektion för Arkitektur och metodik, där ansvaret för att återställa PROST-förvaltningen kommer att landa. Rekrytering av sektionschef kommer inom kort att annonseras. STYRANDE DOKUMENT I LANDSTINGET SÖRMLAND Riktlinjer för Projekthantering i Landstinget Sörmland 2 I riktlinjen finns projekt definierat enligt följande; Ett projekt är en unik process bestående av ett antal samordnade och styrda aktiviteter med startoch slutdatum, initierad för att uppnå ett mål som uppfyller specifika krav inklusive begränsningar i tid, kostnader och resurser. Definitionen bygger enligt riktlinjen på Svensk standard SS-ISO 10006 riktlinjer för kvalitet i projektledning. 3 Dokumentet är nära sammankopplat med landstingets projektstyrningsmodell, PROST. Det står att projektmodellen är generell för att kunna användas av projekt av olika typer, struktur och omfattning. Syftet med riktlinjen är att skapa enhetlighet och ge ett bra stöd för ett effektivt och rationellt förbättringsarbete. Detta kopplas till Socialstyrelsens krav på ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården vilket inte enbart omfattar hälso- och sjukvårdens direkta arbete kring patienten utan i all övrig verksamhet inom landstinget. 2 Landstingsdirektörens delegationsbeslut nr 4/07 3 Svensk standards riktlinje har upphävts och ersatts av ss-iso 100061 Ledningssystem för kvalitet vägledning för kvalitetsledning i projekt SID 5(12)
En gemensam projektmodell skapar förutsättningar för en effektiv styrning och uppföljning av det enskilda projektet, och ger också möjligheter till överblick av flera samtidigt pågående projekt inom landstinget. Riktlinjen beskriver projekt mer som arbetsform men innehåller ett avsnitt som heter Budget och finansiering i projekten. Där står att för varje projekt som startas ska beslut om projektbudget och finansiering tas av behörig(a) beslutsfattare. Budgeten ska omfatta personal- drifts- och investeringskostnader. Eventuella intäkter och kostnadsreduceringar ska framgå och vara en del av projektbudgeten. För att möjliggöra uppföljning av projektet ska en eller flera projektkoder beställas från Samlad Redovisning och samtliga kostnader och intäkter som är kopplade till projektet ska redovisas med projektkod. I delegationsbeslutet står att samliga förvaltningar och enheter ska informera berörda om de nya riktlinjerna och säkerställa att dessa tillämpas. Enligt riktlinjen är det respektive verksamhets högsta ledning som har ansvar för att tolka och avgöra om arbetsformen projekt ska väljas. Alternativ till projekt är, enligt riktlinjen, Aktivteter eller Uppdrag vilka har lägre grad av samordningsbehov och mer karaktär av vardagsarbete. Revisionens kommentarer Riktlinjen gör inte skillnad på externa eller interna projekt. Riktlinjen ger ingen anvisning om eller hänvisning till något annat styrdokument, kring hur kostnader ska beräknas och om samtliga kostnader innefattar indirekta kostnader. På vilket sätt Aktiviteter och Uppdrag ska hanteras framgår inte av riktlinjen eller andra styrande dokument vad vi har kunnat finna. Däremot har hälsooch sjukvårdsförvaltningen en egen modell för mindre projekt, Uppdrag. Något liknande bör övervägas för hela landstinget kopplat till riktlinjen. Hur, när och av vem ekonomin ska följas upp och rapporteras nämns inte specifikt i riktlinjen. Revisionen har i samband med tidigare granskning av projekthantering påtalat att det är svårt att få en samlad bild av de projekt som pågår inom landstinget respektive de olika nämndernas ansvarsområde. Vid vår granskning 2009/2010 svarade landstingsdirektören 4 att en lösning på kort sikt skulle vara att utse en medarbetare/funktion med ansvar att följa projekt som pågår i landstinget som också skulle få i uppdrag att göra sammanställningar till landstingsledningen och den politiska organisationen. 4 LS-LED10-197 Tjänsteskrivelse från landstingsdirektören - Projektstyrning uppföljning av tidigare granskning SID 6(12)
Någon sådan funktion har inte inrättats vad vi känner till. Enligt de vi intervjuat i samband med denna granskning så efterfrågas mycket sällan/aldrig samlad information kring projekt. Revisorerna ser det angeläget att följa upp projekt ur tid- och kostnadsperspektiv för att dra nytta av erfarenheter, effektivisera och jämföra. Ofta publiceras uppdragsdirektiv i samband med att projekt startar men slutrapporten röner inte ofta samma uppmärksamhet. Det är också oklart på vilket sätt projektledare har erfarenhetsutbyte särskilt som det i dagsläget saknas projektmodellkoordinator. Vi har tidigare lyft frågan om nätverk för projektledare i syfte att kunna få en erfarenhetsbank. I riktlinjen finns ingen koppling till landstingets riktlinjer för upprättande av avtal avseende kliniska läkemedelsprövningar eller till den rutinbeskrivning som finns för redovisning av projekt med externa medel (som beskrivs längre fram i vår rapport). Vår uppfattning är att dokumenten i större utsträckning skulle kopplas till varandra. Vi noterar också att riktlinjen behöver uppdateras då den hänvisar till Socialstyrelsens SOSFS 2005:12 5 vilken har ersatts av SOSFS 2011:9 6. Vår bedömning är att styrning och uppföljning av landstingets projekt idag inte fullt ut lever upp till riktlinjens syfte. Riktlinjer för upprättande av avtal avseende kliniska läkemedelsprövningar inom Landstinget Sörmland 7 För projekt avseende kliniska läkemedelsprövningar har styrande dokument antagits sedan revisorerna granskade projekthantering senast. Denna riktlinje grundar sig på huvudöverenskommelsen mellan Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Läkemedelsindustriföreningen (LIF) om kliniska läkemedelsprövningar från 1 mars 2009. I landstingsdirektörens beslut från april år 2009 finns ett antal punkter för praktiskt tillämpning i Sörmland. Dessa är bland annat; Förslag till avtal ska upprättas på en särskild blankett. Landstingets FoU-centrum representerar huvudmannen Separat sidoavtal mellan prövare och läkemedelsföretag godkänns inte Verksamhetschefen på den enhet där prövaren arbetar skriver under ett intyg om att de resurser som åtgår för prövningen finns tillängliga och godkänner avtalsförslaget 5 SOSFS 2005:12 Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården 6 SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 7 Landstingsdirektörens administrativa beslut nr 2/09 SID 7(12)
Prövaren tillsammans med verksamhetschefen gör en ekonomisk kalkyl över hur erhållna medel kommer att disponeras inom kliniken och den redogörelsen bifogas ansökan som en separat bilaga I kalkylen ska alla tillkommande kostnader som uppstår i samband med prövningen ingå, inkl kostnader för personal (inkl sociala avgifter), eventuell lokalhyra och laboratorieundersökningar Intern överenskommelse inom kliniken om hur erhållen ersättning kommer att användas, hur stort det eventuella nettoöverskottet blir samt hur det eventuella nettoöverskottet ska fördelas och användas FoU-centrum gör den slutliga ekonomiska, medicinska och vetenskapliga bedömningen och undertecknar för huvudmannen Undertecknad kopia av avtal till prövare, verksamhetschef, berörd divisionschef, basenhetsekonom samt Läkemedelskommitén Originalet diarieförs och förvaras på FoU-centrum Ersättningen från läkemedelsföretaget faktureras direkt av basenhetens ekonom Kostnader och intäkter i driftsredovisningen ska kopplas till en specifik projektkod som meddelas av basenhetens ekonom Riktlinjen säger också att det är viktigt att alla kostnader, inklusive omföring av personalkostnader och intäkter, bokförs löpande under året. För pågående studier bokar basenhetens ekonom aktuellt saldo på ett centralt konto i bokslutet inom respektive division vid slutet av året och medlen återförs till respektive projekt i början på nästföljande år Uppföljning av alla prövningar, med rapportering till FoU-centrum, ska göras årligen av prövaren och verksamhetschefen vilken prövning, hur många patienter, intäkter, kostnader, beräknat nettoöverskott samt resterande saldo FoU-centrum meddelas utan fördröjning när en prövning är slutgiltigt avslutad. En sammanfattande ekonomisk redogörelse lämnas över totala intäkter, kostnader och erhållet netto. 20 % av redovisat nettoöverskott tillfaller FoU-centrum. Revisionens kommentarer Rutinerna i dokumentet förbättrar möjligheten till styrning och kontroll av projekt för klinisk läkemedelsprövning. Vi vill lämna följande synpunkter för att stärka kontrollen ytterligare. Framtagandet av ekonomisk kalkyl sker enligt anvisningen utan ekonom. Vår uppfattning är att ekonom bör involveras i processen. Detta då överskottet. enligt landstingets rutin för redovisning av projekt med externa SID 8(12)
medel, aldrig kan bli större än det som finns i kalkylen och både verksamheten och FoU-centrum tjänar på att hålla nere kostnadsmassan i och med att FoU-centrum erhåller 20 % av redovisat överskott. Begreppet alla kostnader är inte definierat och riktlinjen saknar anvisning till hur olika kostnader ska beräknas och på vilket sätt indirekta kostnader ska hanteras. I riktlinjen finns ingen koppling till landstingets riktlinjer för projekt eller till den rutinbeskrivning som finns för redovisning av projekt med externa medel (som beskrivs längre fram i vår rapport). Vår uppfattning är att dokumenten i större utsträckning skulle kopplas till varandra. Rutin för Redovisning av projekt med externa medel 8 Rutinen är framtagen år 2009. Den ska ge anvisning till hur bidrag, externa medel, som erhållits för att bedriva projekt ska redovisas. Gemensamt för externa projekt är att medlen erhållits från ett visst, av bidragsgivaren angivet, ändamål och att det ligger utanför den budgeterade verksamheten. Anvisningen säger att den i valda delar även kan tillämpas på landstingsinterna projekt. Sådana får dock inte balanseras mellan åren. Inför uppstart ska en kalkyl och en tidplan upprättas. Huvudregeln är att projekt ska belastas med alla sina kostnader, inkl OHkostnader (overheadkostnader). Projektets kostnader får inte överstiga intäkterna sett över projekttiden. Varje projekt ska ha en projektansvarig som ansvarar för den ekonomiska redovisningen mot bidragsgivaren. Den projektansvarige ansvarar också för att den ekonomiska redovisningen i landstinget sker enligt dessa anvisningar. Läkemedelsprövningar styrs av ett särskilt regelverk för hur projekt ska kalkyleras, hur ansvarsfördelning ser ut etc. I detta sammanhang är projektansvarig att likställa med prövaren. Varje projekt ska ha en egen projektkod i ekonomisystemet där intäkter och kostnader ska bokföras. Egen nedlagd tid i projekt ska normalt bokföras direkt i lönesystemet på aktuellt projekt. Alternativt beräkna kostnaden för nedlagd tid och bokas om. Gäller alla personalkategorier som deltagit. OH-ersättning och ersättning till FoU avseende läkemedelsprövningar påförs projektet enligt kalkyl vid projektstart. Inga separata kassor med projektmedel får förekomma. 8 Rutinbeskrivning upprättad av ekonomienheten inom Landstingets ledningsstab (2009) SID 9(12)
I normalfallet är projekt som bedrivs med medel från företag momspliktiga. Medel från externa projekt tillhör landstinget och landstingets regler för redovisning, attest samt policys i övrigt ska tillämpas även avseende dessa transaktioner. Anläggningstillgångar som anskaffas med externa projektmedel ska direktavskrivas. Momsavdrag görs under förutsättning att landstinget blir ägare till anläggningen. Externa finansierade projekt ska periodiseras enligt principen att utgifter periodiseras till och kostnadsförs den period resurser förbrukas. Under projektets löptid ska intäkter matchas mot nedlagda kostnader. Externa inkomster redovisas som skuld. Pågående projekt periodiseras mot konto 2996 eller 1719. Avslutade projekt avseende läkemedelsprövningar som beviljats balansering ett år bokförs på konto 2890 Avräkning forskning/prövning. I EU-projekt som landstinget ska bidrag med egen finansiering ska bidragintäkten redovisas med sin andel av finansieringen. Projekten ska löpande följas upp och stämmas av för att säkerställa att alla kostnader påförts projektet och att alla intäkter är fakturerade och rätt bokförda. Det år som projektet är slutfört ska eventuellt nettoöverskott bokföras som en intäkt, såvida det inte finns en överenskommelse om att medlen ska återbetalas till bidragsgivaren. Nettoöverskott tillfaller den verksamhet som bedrivit projektet och blir en intäkt i det årets resultat. Överföring av medel till andra eller nya projekt får inte göras. Överskott avseende läkemedelsprövningar kan få balanseras över ett bokslut om det finns en dokumenterad plan för hur medlen ska användas. Planen ska innehålla definierade aktiviteter som utbildningsinsatser eller motsvarande och ska godkännas av ekonomichef inom respektive förvaltning. Det är maximalt det kalkylerade nettoöverskottet som kan få balanseras. Begäran om balansering fylls i på bokslutsspecifikation. Om ingen begäran lämnas in eller om motiv till överföring saknas ska projektet avslutas enligt huvudregeln. I årsbokslut ska alla pågående projekt stämmas av och specificeras på särskild bokslutsbilaga. Den ska, bland annat, innehålla prognos på utfall och tidpunkt för projektavslut och underskrift av projektansvarig. SID 10(12)
Revisionens kommentarer Inte tvingande för landstingsinterna projekt. Framgår inte om ekonom ska vara delaktig vid framtagande av kalkyl. Alla kostnader inklusive OH-kostnader ska belasta projektet men det framgår inte hur kostnaderna ska beräknas. Projekt ska följas upp löpande och stämmas av. Det framgår inte vad som avses med löpande och vem som ansvarar för avstämning eller på vilket sätt den ska dokumenteras. Den dokumentation som ska finnas kring projekt i årsbokslut saknas i många fall något som revisionen påpekat i samband med granskning av boksluten under flera år. Dokumentationen ska enligt anvisningen upprättas på alla pågående projekt vilket borde innebära att om balansering skett inte avgör om dokumentation ska upprättas. Vi anser att en sådan dokumentation av alla pågående projekt bör tas fram, åtminstone en gång per år, även för de landstingsinterna projekten. Detta för att tydliggöra omfattningen av pågående projekt och nedlagda kostnader. Framgår inte vem som ska besluta om avslut enligt huvudregeln ska göras. Enligt de vi intervjuat i samband med granskningen sker detta mycket sällan. Anvisningen har viss koppling till riktlinjerna för läkemedelsprövningar men saknar koppling till landstingets riktlinjer för projekt. Vår uppfattning är att dokumenten i större utsträckning skulle kopplas till varandra. Kodplanestruktur för Landstinget Sörmland Dokumentet beskriver uppbyggnaden av landstigets gemensamma kodplan som används för intern och extern redovisning. Koddel F benämns Projekt och definieras används för att redovisa en aktivitet med angiven startoch slutpunkt. Används i förekommande fall som en tilläggskontering. Inom koddelen har respektive resultatenhet (förvaltning) tilldelats sin femsiffriga nummerserie. Revisionens kommentarer Definitionen för projekt i kodplanestrukturen är inte densamma som i riktlinjerna för projekthantering. Det finns heller ingen koppling i kodplanestrukturen till landstingets styrande dokument för projekt. SID 11(12)