Redovisningen av projekt

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT Granskning av Redovisningen av projekt avseende läkemedelsprövningar och FoU-medel mm Jämtlands läns landsting Februari 2004 Hans Stark

2 1. Sammanfattande bedömning Inledning Rättvisande redovisning Interna reglementen och anvisningar Projektstyrning Samarbete administration - projektansvarig Granskningen Bakgrund och revisionsfrågor Avgränsning Metod Projektredovisningens delar Lagstiftning och god redovisningssed Granskning av rutiner och regelverk Rutiner - löpande redovisning Rutiner - avstämningar och bokslut Landstingsövergripande regler Förvaltningsinterna riktlinjer Revisionell bedömning Granskningsresultat Primärvård Krokoms hälsocentral Åre hälsocentral Primärvården - Revisionell bedömning Länssjukvården Gemensam administration Område Barn-kvinna Område Medicin Område Ortopedi Länssjukvården Revisionell bedömning...15 (2)

3 1. Sammanfattande bedömning 1.1 Inledning Landstingets revisorer har i tidigare granskningar (1996 och 1998) framfört synpunkter på forsknings- och utvecklingsverksamheten inom länssjukvården framförallt gällande: Förvaltningsledningens styrning och kontroll över forsknings- och utvecklingsverksamheten Den ekonomiska redovisningen avseende intäkter och kostnader inom forsknings- och utvecklingsverksamheten Hantering av allmän handling och rutiner för diarieföring avseende forsknings- och utvecklingsverksamheten, framförallt läkemedelsprövningar Den genomförda granskningen visar att den ekonomiska redovisningen av projekt behöver utvecklas och förbättras inom såväl primärvård som länssjukvård. Som redovisas i rapporten och dess bilagor så förekommer det, trots revisorernas tidigare påpekanden, att man inom ramen för projekten redovisar kostnader som i sig inte har med landstingets kostnader för själva projektet att göra vilket inte överensstämmer med de landstingsövergripande reglerna för forsknings- och utvecklingsverksamhet. Vidare är de regler för projektarbete som fastställdes 2000 tydliga avseende vad projektarbete innebär. Enligt dessa regler är projektarbete ett komplement till det löpande arbetet, och en arbetsform avsedd för tillfälliga uppgifter med en begränsning både med avseende på tid och ekonomiska resurser. En rättvisande redovisning förutsätter att de kostnader landstinget har för att fullgöra sitt åtagande i projektet redovisas på projektet och matchas mot den intäkt man har för att genomföra projektet. Projektredovisningen får inte vara ett sätt att hantera de ekonomiska resurserna vid sidan om verksamheten och att man utnyttjar projektredovisningen för att föra medel mellan olika räkenskapsår. Vi menar dessutom att en riktig redovisning av kostnader på projekten inte ger områden och enheter sämre ekonomiska förutsättningar till kompetensutveckling och personalbefrämjande åtgärder. Däremot ser vi det som nödvändigt att redovisningen är rättvisande i den meningen att denna typ av kostnader redovisas som en del i den ordinarie verksamheten och att kostnader som rör projekten redovisas på projekten istället för på ordinarie verksamhet. Vidare finns fortfarande brister i rutiner avseende hantering av allmän handling och diarieföring av avtalen som ligger till grund för kliniska läkemedelsprövningar inom primärvården. (3)

4 Det förefaller också som om länssjukvården har en mer stringent styrning av frågor kring läkemedelsprövningar, bl a genom att en särskild kontrollfunktion för dessa finns i form av controllern i sjukhusdirektörens stab. Motsvarande funktion finns för primärvården enligt reglerna men den praktiska tillämpningen av detta har uteblivit p g a oklarheter i ansvarsfördelningen 1.2 Rättvisande redovisning Vår granskning visar att det på flertalet av de granskade enheterna finns utrymme att förbättra den redovisningsmässiga hanteringen av projekt i form av läkemedelsprövningar och FoUmedel. En rättvisande redovisning för projekten bygger på att intäkter och kostnader kan fördelas både utifrån periodisering och utifrån utförd prestation. Det framgår vid vår granskning att det kan finnas svårigheter att rätt fördela intäkter och kostnader utifrån en kostnad per patient eller annan måttstock. I de fall detta visar sig svårt är det dock viktigt att schabloner som används för kostnadsredovisningen är underbyggda och genomtänkta. Vår bedömning är att områdesekonomer och projektansvariga behöver ha ett mer fungerande samarbete för att få en mer rättvisande redovisning av projekten. När ett projekt startas är det viktigt att klara ut bl a följande frågor som grund för redovisningen: Tidsperiod för projektet, projekt ska ha en avgränsning i tiden. Vi menar att projekten måste avslutas såväl verksamhetsmässigt som redovisningsmässigt. När en avrapportering görs till uppdragsgivaren av projektets utfall bör även den ekonomiska redovisningen avslutas och en reglering göras mot enhetens resultaträkning Hantering av personalkostnader Merparten av de kostnader som bör belasta projekten är enligt vår mening personalkostnader. Om det finns grund för att kontinuerligt beräkna hur mycket arbetstid som läggs ner i projektet och löpande redovisa detta så bör detta göras. I annat fall kan schablonberäkningar göras Hantering av övriga kostnader Liksom för personalkostnader bör man inledningsvis konstatera att kostnader som löper på projektet går att avgränsa och särredovisa alternativt utforma schabloner för en löpande omfördelning av kostnader från ordinarie verksamhet Hantering av intäkter Redan idag finns i många fall ett samarbete mellan ekonomen och projektansvarig för läkemedelsprövningar och andra externt finansierade projekt. Det kan finnas behov av att redan i samband med projektstarten göra klart hur och när fakturering ska ske så att landstinget inte behöver ligga ute med pengar avseende projektens kostnader i onödan. (4)

5 Negativa saldon För ett antal projekt redovisas negativa saldon på projektbankboken. Detta innebär att verksamheten i projekten inte varit helt finansierad genom de intäkter som projektet genererat. Det är av största vikt att ekonomer och projektansvariga har den uppföljningen av projekten så att kostnaderna inte överstiger intäkterna. Likaså har några projekt karaktären av ordinarie verksamhet eftersom de inte har någon avgränsad projekttid och för dessa bör man göra en bedömning av om de inte borde redovisas inom ordinarie verksamhetsbudget. 1.3 Interna reglementen och anvisningar De regler som finns avseende projektredovisningen är dels de landstingsövergripande anvisningarna och för länssjukvården finns två förvaltningsinterna anvisningar. Dessutom berörs projektredovisningen av de årliga bokslutsanvisningarna från Landstingets kansli. Redovisning och rutiner inom projektverksamheten omfattas också av landstingsövergripande regler för t ex inköp, attest och kontroll, regler för hemarbete mm. Efterföljden av de interna riktlinjer som finns varierar mellan enheterna. De övergripande reglerna kan också med fördel förtydligas och utvecklas utifrån respektive områdes specifika förutsättningar. De interna reglementena kan också ses över och i tillämpliga delar omarbetas för att i högre grad ge en tydligare styrning och struktur i projektredovisning och rutiner kring projekten. De förvaltningsinterna riktlinjerna inom länssjukvården skulle enligt planen ha reviderats senast men någon revidering har inte gjorts. Inom primärvården torde samma behov av förvaltningsinterna regler och rutiner finnas som inom länssjukvården. Reglerna ger vidare möjlighet att låta projektmedlen ligga kvar på projektbankboken under ett år efter det att projektet avslutas. Det är viktigt att rutiner utformas så att ett projekt som avslutats i verksamheten samtidigt också avslutas i den ekonomiska redovisningen. Att låta projektmedlen ligga kvar på projektbankboken förefaller vara ett sätt att ge verksamheten möjlighet att hantera pengar mellan räkenskapsår och kan vara ett resultat av en dålig matchning av intäkter och kostnader avseende projekten. För att de regler och riktlinjer som finns inom förvaltningarna ska få genomslag och vara kända i organisationen är det av yttersta vikt att de finns tillgängliga för ansvariga när de behövs. Tillgängligheten för befintligt regelverk är idag inte tillräcklig och i samband med en framtida översyn av regelverket rekommenderas att se över vilka kanaler som ska användas för att anvisningarna ska ha hög tillgänglighet. (5)

6 1.4 Projektstyrning I några av de granskade fallen har det visat sig att den verksamhet som drivs i projektform snarare har karaktären av löpande verksamhet. Verksamhetsansvariga bör ha den uppsikten över verksamheten att en renodling sker till att projekten är tydligt avgränsade i tiden och avslutas när projekttiden är slut. Om det är så att en projektverksamhet övergår i förvaltningsform så måste rutiner finnas för att inlemma projektet i ordinarie verksamhet. Det har också visat sig i några fall att projekten inte är klart avgränsade från varandra. T ex så har en befintlig projektkod använts för ett nytt projekt utan att det tidigare projektsaldot nollställts. Likaså att en projektkod innehåller flera olika läkemedelsprövningar. De Regler för projektarbete som fastställdes 2000 är tydliga vad gäller projektens former och innehåll: Projektarbete är ett komplement till det löpande arbetet Projektarbete är en arbetsform avsedd för tillfälliga arbetsuppgifter Ett projekt är tidsbegränsat och har egna avgränsade resurser 1.5 Samarbete administration - projektansvarig Det framkommer vid flertalet av de granskade enheterna att kopplingen mellan administrativa resurser och projektansvariga kan förbättras i syfte att få en bättre redovisning av projekten. Områdesekonomens roll begränsas ofta till att ge projektansvariga aktuell ekonomisk information om projekten samt att upprätta specifikationen till projektbankboken i samband med bokslut. Övriga frågor som bör klargöras vid enheterna är: Rutiner för en rättvisande redovisning av intäkter och kostnader i projekten t ex avseende personalkostnader och kostnader för material och tjänster. I de fall det är svårt att löpande bokföra intäkter och kostnader på projekten så kan ett alternativ vara en schablonmässig fördelning i tiden i takt med att projektet fortlöper. Den schablonmässiga fördelningen ska i så fall bygga på de kalkyler som ligger till grund för projektavtalet. Rutiner för avslutning av projekten i den ekonomiska redovisningen i takt med att den verksamhet som drivs i projektform avslutas verksamhetsmässigt. (6)

7 2. Granskningen 2.1 Bakgrund och revisionsfrågor Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Jämtlands läns landstings revisionskontor granskat redovisningen av vissa projekt inom landstinget. Granskningen grundar sig på upprättat uppdragsavtal i vilket följande revisionsfrågor formulerats 2.2 Avgränsning Hur säkerställer förvaltningarna att redovisningen av projekt som avser läkemedelsprövningar samt forskning och utveckling följer centrala anvisningar? Hur ser ansvarsfördelningen ut inom de granskade enheterna med avseende på projektredovisningen? Finns förvaltningsinterna riktlinjer för denna redovisning utöver de centralt utformade anvisningarna? Är organisation och rutiner avseende projektredovisningen ändamålsenliga utifrån intern kontroll och god redovisningssed? Granskningen har genomförts inom verksamhetsområdena Barn/Kvinna, Medicin samt Ortopedi inom länssjukvården. Inom primärvården har hälsocentralerna i Krokom samt Åre granskats. 2.3 Metod Vi har genom intervjuer med områdesekonomer och ansvariga projektledare kartlagt rutinerna kring projektredovisningen. Dessutom har vi tagit del av de interna regelverk och rekommendationer som finns inom landstinget avseende projektredovisningen. Genom ett registerutdrag ur redovisningssystemet har vi också via IT-baserat granskningsstöd fått ett underlag innehållande alla transaktioner (för 2002 och delar av 2003) inom projektredovisningen för de berörda enheterna. Detta har givit ett underlag för en databaserad översiktlig granskning samt en möjlighet till ett slumpmässigt urval av verifikationer för djupare granskning. 2.4 Projektredovisningens delar Begreppet projekt definieras i Regler för projektarbete ( ) på följande sätt: (7)

8 Projektarbete är ett komplement till det löpande arbetet och en arbetsform avsedd för tillfälliga uppgifter. Ett projekt är alltid tidsbegränsat och har egna avgränsade resurser. De projekt som granskats utgörs i huvudsak av s k läkemedelsprövningar och interna forskningsanslag, FoU-medel. Därutöver ingår även medel avseende gåvor och anslag från andra externa intressenter. (Lions-club, Folkhälsoinstitutet m fl). Läkemedelsprövningar grundar sig på ett avtal mellan en enhet/klinik inom landstinget och ett läkemedelsföretag om prövning av läkemedel som ett sätt att utvärdera dess effekter. Avtalen grundar sig på en kalkylerad kostnad per patient, den kalkyl som upprättas görs ibland med fördelning på olika kostnadsslag. Fakturering för genomförda prövningar sker löpande under projektets gång. Något krav från motparten på ekonomisk uppföljning utöver fakturering av genomförda prövningar ställs inte i samband med avtalstecknandet eller senare. De interna FoU-medlen söks av projektledaren och beviljas av FoU-enheten. Medlen utgörs i många fall av att den anställde ges möjlighet att inom ramen för sin tjänst fullgöra den beviljade forskningen eller utvecklingsarbetet. 2.5 Lagstiftning och god redovisningssed Som utgångspunkt i denna granskning tar vi dels den kommunala redovisningslagen (KRL) och ett antal grundläggande redovisningsprinciper. Tillämpliga paragrafer i KRL är bl a: Bokföring och redovisning skall fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed (KRL 1:3) Bokföringen ska vara ordnad så att 1. det ekonomiska utfallet av verksamheten kan jämföras med den budget som fullmäktige fastställt 2. en tillräcklig kontroll av verksamheten kan upprätthållas 3. en tillfredsställande finansstatistik kan lämnas (KRL 2:2) Utifrån grundläggande redovisningsprinciper är principen om periodisering, principen om matchning och principen om en redovisning på bokföringsmässiga grunder viktiga att beakta vid bedömningen av landstingets redovisning av projektmedel. Utöver lagstiftningens krav på redovisningen tillkommer även de landstingsinterna regler och riktlinjer som finns på området. (8)

9 3. Granskning av rutiner och regelverk 3.1 Rutiner - löpande redovisning För varje projekt i form av läkemedelsprövning eller FoU finns en särskild projektkod i redovisningen som märker ut de transaktioner som hör till projektet. Varje projekt finns dessutom särredovisat med en s k projektbankbok på skuldsidan i balansräkningen. Genom automatfördelningar i redovisningssystemet så har man byggt in en funktion som gör att kostnader och intäkter avseende projektet matchas. Kortfattat kan lösningen beskrivas som så att så fort en kostnad eller intäkt bokförs på ett projekt så sker en motbokning mot projektbankboken i balansräkningen. Om t ex ett läkemedelsföretag faktureras för sin kostnad i en läkemedelsprövning så bokas denna transaktion om till projektbankboken. I takt med att kostnader löper på projektet så regleras detta genom att motsvarande medel tas ut från projektbankboken. I resultaträkningen medför detta att intäkter och kostnader hela tiden balanseras och effekten på enhetens resultat av projektredovisningen i dessa delar alltid är noll, dvs intäkter och kostnader periodiseras. 3.2 Rutiner - avstämningar och bokslut I samband med bokslut görs en sammanställning av samtliga projekts saldon på projektbankboken vilket utgör specifikation till huvudboken. Förekomsten av avstämningar under löpande år varierar mellan de granskade enheterna och kommenteras för respektive granskningsobjekt under avsnitt Landstingsövergripande regler Landstingsdirektören fastställde 1999 övergripande regler för forsknings- och utvecklingsverksamhet i vilket ingår kliniska läkemedelsprövningar. Reglerna omfattar följande punkter: rekommendation om information och utbildning från läkemedelsföretag rekommendation om upprättande av avtal vid kliniska läkemedelsprövningar kostnader för arbetstid redovisning utrustning kontaktpersoner Avsnittet om redovisning hanterar redovisningstekniska frågor utifrån periodisering, återredovisning och projektavslut, moms samt fakturering. Under avsnittet utrustning ställs krav på att utrustning som köps inom ramen för projektet hanteras på samma sätt som all annan inventarieutrustning i landstinget med avseende på bl a inventarieförteckning. (9)

10 Kontaktpersoner för kliniska läkemedelsprövningar är controllern i sjukhusdirektörens stab för länssjukvården samt en ekonomisekreterare vid primärvården. Inom länssjukvården ska kontaktpersonen godkänna samtliga åtaganden och underteckna samtliga avtal om läkemedelsprövningar. Något motsvarande krav finns inte inom primärvården. Hanteringen av projektmedel i samband med bokslut beskrivs i de årliga bokslutsanvisningarna. Det finns dessutom anvisningar i form av en tjänstepromemoria ( ) från Ledningskontoret vid Landstingets kansli som beskriver uppföljning och redovisning av resultatmått för FoU, Forskning och Utveckling. 3.4 Förvaltningsinterna riktlinjer Inom länssjukvården finns Regler för forsknings- och utvecklingsverksamhet samt gåvor (SMED nr A 10). Reglerna konkretiserar de landstingsövergripande utifrån bl a hur länge projektmedel får sparas, hur kostnadsfördelning kan göras samt hur medlen kan nyttjas. Inom Primärvården finns inga motsvarande interna anvisningar. I det fall några dokumenterade riktlinjer eller anvisningar finns inom de granskade enheterna så kommenteras detta i granskningsresultatet nedan. 3.5 Revisionell bedömning Rutinen med en automatisk fördelning ger tekniska förutsättningar för en rättvisande redovisning. För att den automatiska fördelningen ska ge en rättvisande redovisning krävs dock att den löpande redovisningen av kostnader på projektet sker utifrån grundläggande redovisningsprinciper och att landstingets interna regelverk kring redovisningen av projektarbete följs. Vad gäller de landstingsövergripande reglerna avseende läkemedelsprövningar så framgår det klart vilken roll kontaktpersonen inom länssjukvården har när det gäller avtal mm. Reglerna är mer otydliga när det gäller kontaktpersonen inom primärvården vilket kan vara en förklaring till att kontaktpersonen idag inte har någon funktion i sammanhanget. Vid en översyn av reglerna är det lämpligt att klargöra kontaktpersonens funktion inom Primärvården. Eftersom man konstaterat att det inom länssjukvården finns behov av en samordnande funktion så bedömer vi att motsvarande behov även finns inom primärvården. På de förvaltningsinterna riktlinjerna inom länssjukvården (SMED nr A10) finns angivet att riktlinjerna ska revideras senast Någon revidering har inte gjorts och vi rekommenderar att en översyn görs av riktlinjerna. Vid en översyn av reglerna bör man klargöra (10)

11 vilka krav riktlinjerna om hemarbete ställer på projekten. Likaså hur avslut av projekten ska göras samt att negativa saldon inte kan accepteras. Riktlinjerna säger vidare att minst hälften av intäkten (avseende läkemedelsprövning) gottskrivs den löpande verksamheten och den andra halvan läkemedelsprövningen. Enligt Regler för projektarbete har ett projekt egna avgränsade resurser och utifrån detta samt matchningsprincipen anser vi att en rättvisande redovisning av läkemedelsprövningar förutsätter att såväl intäkter och kostnader avseende prövningen i dess helhet redovisas på avsedd projektkod. Vid en revidering av de förvaltningsinterna riktlinjerna kan med fördel en komplettering och förtydliganden göras avseende hanteringen av utrustning för hemarbete t ex med avseende på de regler om kvittens av utrustning som finns i de landstingsgemensamma Regler för hemarbete. Likaså kan reglerna kompletteras med den avtals- och kvittensblankett som ska användas. 4. Granskningsresultat 4.1 Primärvård Krokoms hälsocentral Vid Krokoms hälsocentral finns i dagsläget åtta olika projekt i redovisningen avseende FoUmedel eller läkemedelsprövningar. Detta är dock en sanning med viss modifikation eftersom samtliga läkemedelsprövningar ligger under samma projektkod. F n pågår åtta läkemedelsprövningar där avtal finns med extern motpart. De avtal som ligger till grund för läkemedelsprövningarna finns inte med i hälsocentralens diarium. För FoU-projekt där projektmedel ska finansiera en del av tjänst rapporteras detta in i lönesystemet så att motsvarande lönekostnad för den anställde redovisas på projektet. Styrningen av hur läkemedelsprövningar ska redovisas åvilar ansvarig läkare som konterar fakturor och annat bokföringsunderlag som ska redovisas på projektet. Områdesekonomen sammanställer uppgifter om aktuellt saldo på respektive projekt och ger på så sätt underlag för ansvarig läkare att hålla reda på ställningen för respektive projekt. Av de granskade projekten redovisas under läkemedelsprövningar kostnader på totalt 695 Tkr under den granskade perioden ( ). Av dessa kostnader utgör kostnader för resor och konferenser 566 Tkr. (Se bilaga 1) I övrigt redovisas i huvudsak personalkostnader. Saldot på projektbankboken ligger vid granskningstidpunkten på ca 200 Tkr. (11)

12 I de avtal som granskats finns ingen specificerad uppdelning på olika typer av kostnader. Ersättningen baseras istället på ett pris per patientbesök inom ramen för den studie prövningen avser Åre hälsocentral Vid Åre hälsocentral finns idag nio olika projekt, varav ett med nollsaldo, som avser FoUmedel eller läkemedelsprövningar. Två av projekten har extern finansiär i form av Vägverket respektive Socialdepartementet. På det projekt som finansieras av Socialdepartementet redovisas både personalkostnader via lönesystemet och materialkostnader samt resor i samband med mässor och seminarier inom ramen för projektet. På det projekt som finansieras av Vägverket redovisas i huvudsak personalkostnader vilket överensstämmer med upprättat samarbetsavtal. De båda projekten är länsövergripande och leds av den samhällsmedicinske sekreteraren vid Enheten för samhällsmedicin. Projektägare är chefen vid hälsocentralen i Åre. För dessa båda projekt görs också en redovisning till respektive finansiär avseende både verksamhet och ekonomi. För hälsocentralens ekonomfunktion svarar samma områdesekonom som i Krokom och rutinerna när det gäller uppföljning av projekten är desamma. Styrningen av redovisningen på projekten görs av ansvarig läkare och ekonomen gör en sammanställning över aktuellt saldo och bokförda transaktioner månadsvis till läkaren. I samband med att ett nytt projekt startats under 2003 används ett tidigare projektnummer med ett utgående saldo som inte reglerats, dvs resultatförts eller återbetalts, när nya medel kommit in avseende det nya projektet Primärvården - Revisionell bedömning Hanteringen av läkemedelsprövningar ligger i Krokom på samma projektkod trots att det rör avtal med flera olika läkemedelsföretag och flera olika prövningar. Detta är inte i linje med de landstingsövergripande reglerna för forsknings- och utvecklingsverksamhet. Likaså ska avtalen om läkemedelsprövningar enligt reglerna finnas med i enhetens diarium. Redovisningsmässigt är det svårt att se vad läkemedelsprövningarna vid Krokoms hälsocentral kostar utifrån olika kostnadsslag, t ex personal- eller materialkostnader. Projekten belastas till stor del med kostnader för studieresor och konferenser vilket inte överensstämmer med de kalkyler som ligger till grund för avtalen om läkemedelsprövningar. Vår bedömning är att områdesekonomen kan utnyttjas i högre grad för att åstadkomma en mer rättvisande redovisning och att samspelet mellan ekonom och ansvariga läkare kan utvecklas för att klargöra roller och rutiner i projektredovisningen. (12)

13 Det förefaller som om man behöver klarlägga rutinerna kring projekt och hur dessa avslutas. Ett projekt är en tidsbegränsad insats som har en klart definierad start- och sluttidpunkt. När en projektkod i redovisningen omvandlas till att avse ett nytt projekt så ska det tidigare projektsaldot nollställas mot enhetens resultat eller återbetalas till finansiären om sådana krav finns. 4.2 Länssjukvården Gemensam administration Enligt de regler som finns upprättade för kliniska läkemedelsprövningar ska controllern vid sjukhusdirektörens stab godkänna samtliga åtaganden inom länssjukvården avseende läkemedelsprövningar. För de läkemedelsprövningar vi granskat finns också i samtliga fall ett avtal med den externa motparten som undertecknats av controllern. Rutinerna fungerar så att det område inom vilket prövningen avser att genomföras skriftligen kontaktar controllern som medverkar vid upprättande av avtal mellan läkemedelsföretaget eller annan extern motpart och även förvarar de upprättade avtalen för länssjukvårdens räkning. Enligt de landstingsövergripande reglerna ska varje avtal om läkemedelsprövningar diarieföras på eget diarienummer vilket också görs Område Barn-kvinna Inom område Barn-kvinna bedrivs främst projekt inom ramen för s k FoU-medel, dvs interna forskningsanslag från landstingets FoU-enhet. Inga läkemedelsprövningar bedrivs i dagsläget medan däremot ett projekt med extern finansiär pågår. Projektet syftar till att utarbeta internetbaserad vidareutbildning för barnläkare och barnsjuksköterskor i ett europeiskt samarbete som finansieras med EU-bidrag som avser att täcka främst personalkostnad. I bokslutsspecifikationen för 2002 fanns 44 projektkonton upplagda, av dessa har 18 projekt markerats för avslut under I dagsläget finns 60 projekt upplagda i redovisningen, av dessa har 32 projekt ett nollsaldo. Vid intervjuer med områdesekonom och ekonomiassistent framgår det att man har en god kontroll av projekten. Området har tydliggjort vilka roller som ligger på administrativ personal och när ett projekt startas så får den projektansvariga och löneadministratören en tydlig information om vad som förväntas i form av löneadministration. Rutinerna innebär att projektansvarig månadsvis rapporterar till områdesassistenten den tid som lagts ner på projektet. Assistenten ansvarar för att personalkostnaden bokförs på projektet. En kopia på ombokningen skickas till projektansvarig för kännedom. Efter stickprovsgranskning av verifikationer på fem projekt visar det sig att merparten av kostnader som löper på projekten avser personalkostnader. I ett fall har en dator inköpts som (13)

14 placerats utanför nätverket. Utrustningen finns med i områdets inventarieförteckning. Någon kvittens av utrustningen i enlighet med Regler för hemarbete har dock inte gjorts Område Medicin Område medicin är det granskade område som har de klart flesta projekten sett till kodplanen. Totalt finns 53 projekt upplagda i kodplanen varav 11 har nollsaldon. Tre av de granskade projekten har vid granskningstillfället negativa saldon på projektbankboken på totalt Tkr vilket innebär att man förbrukat mer medel än man fått in. Detta rör bl a projekten Tobaksslutsstöd ( Tkr) och Läkemedelsregistrering (- 132 Tkr) för vilka månatliga kostnader i form av personal och lokaler redovisas. Inom området har vi granskat tre kliniska läkemedelsprövningar. Redovisningen av intäkter och kostnader på projekten förefaller i huvudsak rättvisande. I ett fall har en bärbar dator inköpts som belastat projektet. Fakturaadress och leveransadress är ställd till en anställds hemadress. En jämförelse mellan kalkylerade kostnader i avtalen och utfallet i redovisningen för två läkemedelsprövningar inom området visar en markant skillnad mellan kalkyl och utfall i fördelningen av kostnader mellan personalkostnader och övriga kostnader. (Se bilaga 2) Inom området finns också ett s k CHÖL-konto (chefsöverläkarkonto). Kontot redovisar vid granskningstillfället ett negativt saldo på projektbankboken. De kostnader, ca 15 Tkr, som löper på projektet förefaller vara av mer allmän karaktär. Enligt uppgift från områdesekonomen så räknar man med att reglera och avsluta detta projekt mot områdets resultat i samband med bokslut Till området kommer också regelbundet gåvor från Lions som redovisas som projekt. Här förs diverse kostnader vilket förefaller stämma överens med givarens intentioner om att medlen ska användas för forskningsändamål eller liknande insatser enligt resp klinikchefs föreskrifter. Enligt områdesekonomen finns rutiner för att redovisa användandet av medlen till givaren. Områdesekonomen redovisar till resp projektansvarig i samband med tertialrapporter den ekonomiska ställningen för resp projekt. I övrigt svarar ekonomen för upprättande av bokslutsspecifikation i samband med bokslut Område Ortopedi Inom området finns vid granskningstillfället 33 olika projekt i redovisningen. Av dessa har 4 ett nollsaldo. Elva projekt har ett negativt saldo på projektbankboken, allt från 0,5 Tkr till 66 Tkr. Totalt uppgår dessa negativa saldon vid granskningstillfället till 210 tkr. (14)

15 Under hösten har FoU-enheten gått igenom ett antal projekt och följt upp hur medlen använts. Ett av de projekt som skulle ha drivits inom område Ortopedi har då återförts i sin helhet eftersom projektet inte kunnat genomföras. Områdesekonomen har endast jobbat i tre månader och har därför inte hunnit sätta sig in i projektredovisningen fullt ut. Den tidigare ekonomen har i princip svarat för sammanställningen av bokslutsspecifikationen men i övrigt har det administrativa ansvaret legat på resp projektledare Länssjukvården Revisionell bedömning Granskningen visar att område barn-kvinna utarbetat rutiner för hanteringen av projekt och att ansvarsfördelningen mellan administrativ personal och projektansvariga förefaller tydlig. Det finns också tydliga ambitioner att avsluta projekt som är avslutade och att på så sätt renodla projektredovisningen till att omfatta pågående projekt. Område Medicin bör omgående klargöra vilka av de pågående projekten som är att betrakta som ordinarie verksamhet. Även om det kan finnas en extern finansiär som stödjer en pågående verksamhet så bör det faktum att verksamheten fortgår och att inget beslut finns om avgränsning i tiden göra att denna verksamhet bör inrymmas i den ordinarie verksamheten. Om verksamheten fortgår inom ramen för projektredovisningen så kan den situationen uppstå att man har en dold kostnad som till slut måste påverka resultatet ett enskilt år trots att den uppstått under en följd av år. För att undvika att sådana situationer ska uppstå så bör sådan verksamhet hanteras inom ordinarie budgetram, självklart med avseende på både kostnader och intäkter. Enligt områdesekonomen har diskussioner kring detta inletts inom området. Område medicins CHÖL-konto bör avslutas senast i samband med 2003 års bokslut. Landstingets kansli angav i svar till revisorerna i samband med uppföljning av tidigare granskningar på området att CHÖL-konton skulle avslutas under Det förefaller som om det inom område medicin finns behov av rutiner för att bättre koppla administrativa resurser till projektredovisningen så att man har en bättre ordning på de pågående projekten med avseende på t ex projektavslut samt intäkts- och kostnadsredovisning. Liksom vid flertalet av de övriga områdena finns vid område ortopedi ett behov av rutinbeskrivningar och tydliga ansvarsfördelningar avseende projekten. När det gäller FoU-projekt som finansieras internt via FoU-enheten bedömer vi att det finns behov av ett aktivt arbete från FoU-enhetens sida att följa upp att beslutade projekt genomförs enligt fattade beslut. Om en sådan uppföljning görs finns möjligheter att på ett tidigt stadium konstatera att förutsättningar för genomförandet saknas vilket bör medföra en snabbare återföring av projektmedlen. (15)

16 Bilaga 1, Uppföljning läkemedelsprövningar Krokoms hälsocentral Läkemedelsprövningar Krokom Övriga kostnader 2% Personalkostnader 15% Personalrepresentation 2% Resekostnader 47% Personalutbildning 34% De redovisade kostnaderna för läkemedelsprövningar vid Krokoms hälsocentral består till 81 % av resekostnader och kostnader för personalutbildning. Av de granskade avtalen framgår att de kalkylerade kostnaderna består av framförallt personalkostnader i de fall där särredovisning görs på kostnadsslag i samband med kalkylen. I flertalet av de granskade prövningarna grundas dock ersättningen på en kostnad per patientbesök som inte specificerats på olika kostnadsslag. Eftersom merparten av kostnader vid patientbesök torde vara personalkostnader så ger detta inte anledning att anta annat än att personalkostnaden bör vara den dominerande kostnaden även i dessa prövningar. (16)

17 Bilaga 2, Uppföljning läkemedelsprövningar Område Medicin Läkemedelsprövningar Område Medicin 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Personalkostnader Personalutbildning Resekostnader Övriga kostnader Utfall Kalkyl Diagrammet ovan visar utfallet per kostnadsslag för två av de granskade läkemedelsprövningarna inom område medicin. Redovisade kostnader i dessa projekt består till nästan 90 % av övriga kostnader samt kostnader för resor och personalutbildning. Detta skall jämföras med de kalkylerade kostnaderna enligt avtalet med läkemedelsföretaget som till 55 % består av personalkostnader. (17)