Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening 2010-06-20 Närvarande: Petra Ariton Christer Björsson Lars Ek (fr o m 7) Henrik Flaarönning Kjell Gustafsson (fr o m 6) Nina Höjdefors Rebekka Olivegren Helge Ryen Eva Sanner Mikael Bobo Winroth Ej närvarande: Ulrika Johansson Conrad Subhasha Born Protokoll från styrelsemöte för Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening måndagen 20/6-10 1 Mötets öppnande Eva Sanner öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Styrelsens nya ledamöter välkomnades speciellt med chokladbollar. 2 Val av mötesordförande Styrelsen valde Eva till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Styrelsen valde Petra Ariton till mötessekreterare. 4 Val av justerare Styrelsen valde Nina Höjdefors och Rebekka Olivegren till justeringsmän. 5 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes efter tillägget godkännande av guidelines för kurser under övriga frågor. 6 Föregående protokoll Föregående protokoll från 25/4 och 24/5 godkändes och lades till handlingarna. 7 Leader projektet Med anledning av en fråga från en styrelsemedlem om Leaderprojektets organisation beslutade styrelsen att tillsätta en styrgrupp. Styrgruppens ansvar är att vara styrelsens förlängda arm samt ha ett ekonomiskt och övergripande ansvar för att projektplanen som godkänts av Leader går i rätt riktning. Styrgruppen har till uppgift att tillsammans med projektledaren rapportera om projektets arbete vid varje styrelsemöte framöver.
Förslaget från John Manoocheri lämnas över till styrgruppen för Leaderprojektet vilka beslutades att bestå av Nina, Rebekka och Henrik. Projektgruppen består i dagsläget av följande personer: Mikael Götlind (projektledare utsedd av föreningens styrelse). Övriga projektmedarbetare är Lars Ek och Harry Wiesel. Mallika Jansson och Anna- Karin Jansson finns också som resurspersoner i teamet vid behov. Rebekka Olivegren har fungerat som stöd för projektledaren men går fr o m nu från projektgruppen över till styrgruppen. Information om projektet kommer att läggas upp på föreningens hemsida. Rapport från projektledare Mikael Götlind bifogas detta protokoll. Se bilaga 1. 8 Rapport från MCT a) Transformationsprocess Henrik och Eva presenterade förslaget på ny organisation som de utarbetat efter att ha intervjuat samtliga anställda. Se bilaga 2. Nova var inbjuden att ge sin syn på förslaget och transformationsprocessen. Efter lång diskussion beslutade styrelsen att: 1. Skapa en organisation som vi kallar Core Staff (några få betalda anställda med nyckelpositioner), Support Staff (låg ersättning, kost och logi), Ängsbackaprogrammet (ett nytt större volontärsprogram). Detta är en renodling av den redan befintliga organisationen. 2. Bygga en ny struktur som är anpassad till verksamheten under höst och vinter då behovet av personal är mindre. 3. Reducera lön till kvarvarande personal under perioden september-december med målsättningen 20 procent för att komma upp i önskad besparingsnivå. 4. Starta marknadsföring av Ängsbackaprogrammet redan till No Mind. 5. Jobba aktivt med intäktssidan under hösten. 6. Se över kursgårdens kostnader. 7. Eva och Henrik går in som ansvariga på programansvarig- respektive VDpositionerna under en övergångsperiod för att möjliggöra övergången till den nya organisation och rekrytera nya personer på dessa poster. Styrelsen fattade också beslut om att de som bor på Ängsbacka ska delta i volontärprogrammet alternativt vara anställd av Ängsbacka. Beslutet gäller fr o m 1 oktober 2010. Eva och Henrik deltog inte i ovanstående beslut. Eva redogjorde för sitt förslag att ha ett stort lotteri för personalen i december, innehållande gåvor skänkta av medlemmar och andra. Styrelsen är positivt inställd till förslaget.
b) Brandlarm Henrik rapporterar att det tyvärr inte finns finansiering av leasing av brandlarm då finansieringsbolagen vill ha bankgaranti eller borgen från styrelsen. Därför kommer installeringen av sammanhängande brandlarm installeras först under hösten. Under sommaren kommer det finnas en nattvakt i Ladan. Henrik jobbar vidare med finansieringen av brandlarm och kommer även att ta in fler offerter. c) IHR Ansökan Föreningen fick avslag på ansökan till IHR om hjälp med strategisk kommunikationsplan. Styrelsen har för avsikt att lämna in en ny ansökan nästa år. 9 Ekonomi Helge redogjorde för aktiebolagets samt föreningens ekonomi. Se bilaga 3 och 4. 10 Utvärdering av Summit 11 Medlemsaktiviteter Mallika Jansson var inbjuden till denna punkt för att redogöra för medlemssituationen när vår medlemskoordinator Ellen Undén är sjukskriven. Styrelsen beslutade att Mallika ska få tillgång till e-postadressen medlem@angsbacka.se och att ett nytt automeddelande sätts in på ellen@angsbacka.se som förklarar att hon är sjukskriven. Vidare beslutades att Petra ansvarar för föreningens medlemsfrågor och ska involvera föreningens medlemmar i detta. Petra samarbetar tillsammans med Kavina (marknadsföringsansvarig för Ängsbacka) för iordningställande av det gemensamma Information/Marknadsföring/Föreningens-tältet under No Mind och Yoga festivalerna. Mallika kommer hädanefter till varje styrelsemöte redogöra för antalet medlemmar för perioden samt förse styrelsen med en ekonomisk redovisning. 12 Fundraising 13 Medlemshus Lasse redogjorde för förslaget genom en av föreningens medlemmar att omvandla Ängsbackas café till ett medlemshus I korthet går förslaget ut på att cafét renoveras genom donationer av medlemmarna och blir vinterisolerat. På övervåningen byggs ett antal rum med plats för 16 bäddar samt ett vardagsrum med ett mindre kök. Husets sovrum disponeras av medlemmarna och de rum som inte används hyrs ut till utomstående. Föreningen står för driften av cafét och får en inkomstkälla genom att hyra ut lokalen i samband med arrangemang. Drift i form av el, vatten, avlopp och eventuell värme betalas av föreningen till
Ängsbacka AB. Personalen i caféet är föreningens medlemmar och för att vara volontär på Ängsbacka ska man vara medlem. Styrelsen beslutade att fortsätta diskutera vilka medlemsvärden vi vill ge föreningens medlemmar. Ett medlemshus i cafét kan absolut bli en möjlighet i framtiden. I dagsläget behöver vi dock bordlägga frågan då andra saker har större prioritet. 14 Arbetsgrupper 15 Val av Ordförande och Management Communication Team 16 Grupp för stadgeändring 17 Hälsovecka Christer redogjorde för sitt förslag till att införa hälsoveckor. Styrelsen är positiv till förslaget och beslutade att förslaget skulle införlivas i det kommande Ängsbackaprogrammet. 18 Utveckling av webbplats Mikael redogjorde för sitt förslag till projektplan för vidareutveckling av föreningens web. Styrelsen beslutade att godkänna de tre första stegen i projektplanen, dvs 12 timmar vardera av Kavina Thorslund och Henny Örtenberg (för brainstorming och product backlog) samt 6 timmar för Roger Käll (för att uppskatta hur många utvecklingstimmar som behövs för att genomföra det vi önskar). Styrelsen beslutade även att Mikael ska återkomma med rapport. 19 Övriga frågor Styrelsen beslutade att varje styrelseledamot fortsättningsvis ska få delta i två festivaler tillsammans med en gäst utan kostnad. Styrelsen beslutade också att ge Mikael i uppdrag att säkerställa fungerande teknik vid våra styrelsemöten, bl a i form av fungerande internet, mikrofon och högtalare. Punkten godkännande av guidelines för kurser bordlades till nästa möte. 20 Nästa möte Nästa möte beslutades till tisdagen den 27/7 kl 18.00-21.00. 21 Mötets avslutade Eva avslutade mötet och tackade för allas engagemang.
Vid protokollet Justeras Petra Ariton Nina Höjdefors Rebekka Olivegren Bilaga till Styrelsemöte 2010-02-07 Summering beslut och aktiviteter: Beslut: B1: Förslaget från John Manoocheri lämnas över till styrgruppen för Leaderprojektet vilka beslutades att bestå av Nina, Rebekka och Henrik. B2: Petra ansvarar för föreningens medlemsfrågor och ska involvera föreningens medlemmar. B3: Mallika kommer hädanefter till varje styrelsemöte redogöra för antalet medlemmar för perioden samt förse styrelsen med en ekonomisk redovisning. B4: Styrelsen beslutade att godkänna de tre första stegen i projektplanen för utveckling av webplats B5: Styrelsen beslutade att varje styrelseledamot fortsättningsvis ska få delta i två festivaler tillsammans med en gäst utan kostnad. B6: Styrelsen beslutade att ge Mikael i uppdrag att säkerställa fungerande teknik vid våra styrelsemöten, bl a i form av fungerande internet, mikrofon och högtalare. B7: Styrelsen beslutade att de som bor på Ängsbacka ska delta i volontärprogrammet alternativt vara anställd av Ängsbacka. Beslutet gäller fr o m 1 oktober 2010. B8: Styrelsen beslutade om transformationsprocessen enligt följande: 1. Skapa en organisation som vi kallar Core Staff (några få betalda anställda med nyckelpositioner), Support Staff (låg ersättning, kost och logi), Ängsbackaprogrammet (ett nytt större volontärsprogram). Detta är en renodling av den redan befintliga organisationen. 2. Bygga en ny struktur som är anpassad till verksamheten under höst och vinter då behovet av personal är mindre. 3. Reducera lön till kvarvarande personal under perioden september-december med målsättningen 20 procent för att komma upp i önskad besparingsnivå. 4. Starta marknadsföring av Ängsbackaprogrammet redan till No Mind. 5. Jobba aktivt med intäktssidan under hösten. 6. Se över kursgårdens kostnader. 7. Eva och Henrik går in som ansvariga på programansvarig- respektive VDpositionerna under en övergångsperiod för att möjliggöra övergången till den nya organisation och rekrytera nya personer på dessa poster. Aktiviteter: A1: Information om Leaderprojektet kommer att läggas upp på föreningens hemsida A2: Henrik jobbar vidare med finansieringen av brandlarm