Minnesanteckningar från samverkan Avdelningsnivå 2015-12-21 Närvarande fackrepresentanter: Lilian Carlstedt Kommunal, Anne Andersson Kommunal, Lilian Bergkvist FSA, Vibeke Nordström SACO, Anna Jansen Vision, Annica Wikström Lärarförbundet, Ann Anderson Kommunal, Övriga närvarande: Åsa Israelsson Avdelningschef, Sture Veräjä HR-specialist, Christina Kvarnström Chef Beslutsenhet, Lena Sjölin Verksamhetschef, Madelene Anefur Marklund Avdelningschef resursteamet, Inger Engström Verksamhetschef, Katarina Bildström, sekreterare. Föregående protokoll Åsa summerar föregående protokoll på följande sätt: Den 23 november hölls förra samverkansträffen. Vi hade bjudit in representanter från arbetsgivare och facken. Syftet var att föra dialog om hur samverkan på avdelningsnivå fungerat under året och diskutera förbättringsområden som kom fram under den gemensamma utbildningsdagen i höst. Det som lyftes fram och att ta fasta på inför nästa år var vikten av att lyfta fram arbetsplatsombudets roll, ett fungerande samarbete mellan arbetsplatsombud och chef, ett nära ledarskap och ett aktivt medarbetarskap ute på arbetsplatserna. Nuvarande samverkansgrupp sitter kvar tills vidare. Övriga punkter: Viktiga frågor att ställa sig när man behandlar information Vem ligger bakom informationen och kan du hitta den ursprungliga källan? Varför finns informationen? Vad är det för information du använder och vem tjänar på att du sprider den? Hur gammal är informationen, är den fortfarande relevant?
Hur fick du tag på informationen? Kontrollera att du kan hitta information från andra källor innan du delar den. Verkar information vara för bra för att vara sann är den troligen det. Sök efter information som inte bekräftar din nuvarande ståndpunkt, så att du inte bara letar information som förstärker din nuvarande åsikt. Förtydligande av arbetsmiljöplan och likabehandling Vi har inte tittat på vem som kan ta ansvar för aktiviteterna i arbetsmiljö- och likabehandlingsplanen för nästa år. Punkten skjuts fram till efter nyår. Handledarbehovet Kompetensutvecklare Berit Norén har tittat över behovet av utbildade handledare. Berit redovisade de nya behoven på samverkansträffen den 23 november. Sture Veräjä tar ansvar över att lyfta frågan och återkomma på nästa samverkansträff. Kan man ändra semesterperioderna för boendehandledare? Medlemmar från Skellefteå Kommunal undrade den 23 november om det är möjligt att ändra semesterperioderna. Kommunal önskar att perioderna släpps fria framöver. Arbetsgivaren beslutar att behålla nuvarande semesterperiod för sommaren 2016 eftersom midsommar infaller sent. Överföring av resursavdelningen till SSF, medborgare Externwebb och information Alla informationsbrev är utskickade. Skol- och kulturkontorets informationsstrateg har lagt in information på SKK:s webbsida, om att resursavdelningen och LSS-frågor flyttas till socialkontoret. Resursavdelningens webbsida kommer att hamna på samma sida som Stöd och service, på externwebben. Denna flytt sker någon gång under årsskiftet, först därefter kan man redigera och uppdatera informationen. Kundtjänst Telefonisystemet trio kommer att ändra sin information i sam-
band med flytten från Hjorten till Polishuset för cheferna och administratörerna, och från stadshuset till Hjorten för beslutsenheten. Detaljer till Flexite för barn- och ungdomsinsatser är beställda hos kundtjänst. De kommer att skapas den 7 januari. Därefter kan svarsgrupper och checklistor läggas till. Allt är dock beroende på att användarnamnen (SOK-koderna) skapats och planeringen är att detta ska ske samtidigt. Man bör dock räkna med att vissa saker kan släpa efter en aning. Brevmallar förändras Arbetet med att anpassa beslutsenhetens brevmallar, så att de också fungerar för barn och ungdomar, pågår. Det förväntas vara klart i tid. Lokaler och kontor Kontor 643 på våning 6 på polishuset blir mötesrummet Svanen och rum T 424 blir en arbetsplats för två personer. från verksamheterna och facken, medborgare, ekonomi Avdelningschef Åsa redovisar resultat för 2015 och planering för år 2016. Kvalitet: 90 % av alla brukare hade en genomförandeplan under år 2015. Personal: Den sammanlagda handläggningstiden har minskat och personaltätheten har ökat. Antalet tillsvidareanställningar har ökat generellt med 4 % och vi har minskat timtiden med 50%. Produktion: Vi har få beslut som inte blivit verkställda, och vi har färre tomma lägenheter. Ekonomi: Vi når ett resultat med ett överskott på drygt 4 miljoner kronor vid årets slut. Bokslutet redovisas i socialnämnden i februari.
Nästa års utmaningar: - Vi har begränsade ekonomiska resurser samtidigt som behoven ökar - Bristen på bostäder försvårar verkställighet och försvårar rotation mellan olika boendeformer - Den psykiska ohälsan ökar - Allt fler personer diagnoseras med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning - Vi behöver utveckla vår sysselsättning för funktionsnedsatta - Nya föreskrifter ställer nya krav på kunskaper och kompetenser inom Stöd och service - Det har blivit en kostnadsförskjutning för personlig assitans från försäkringskassan till kommunen, detta riskerar anstränga vår budget - Vi behöver öka kvaliteten och ge rätt stöd till våra brukare, varken för stort eller för litet. - För att klara utmaningarna behöver vi bara flexibla och vidareutveckla våra arbetssätt. - Vi behöver förbättra vår samverkan och vårt samarbete mellan varandra, med andra avdelningar och myndigheter Kommentar från facket: Vibeke Nordström som representerar SACO undrar om budgeten för IT kan höjas. Budgeten för 2016 har höjts med 800 000 kr. SACO framför oro för att detta inte kommer att räcka. Som det ser ut nu kommer budgeten inte att förändras, enligt Åsa. Fokus för åren 2016-2017 - Genomförandeplanerna ska ha större brukarmedverkan. - Beslut enligt Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade kommer att omprövas i större utsträckning. - Tillsammans med IFO arbetar vi med tidigt stärkande och stödjande insatser. - Vi fokuserar på förbättrade arbetssätt för att förbereda bättre stöd - Fokus på att utveckla sysselsättningen inom stöd enligt SoL och inom Daglig verksamhet - Bättre metodstöd och högre kompetens - Anhöriga kan få bättre stöd. från Facken: Lillian Carlsten (Kommunal) berättar att de flesta frågor nu rör
flyktingsituationen. Stort fokus ligger på att träffa personal, besöka alla nya boenden och göra risk och konsekvensanalyser. Det kommer även att skrivas ett nytt avtal med undersköterskorna som kommer att få högre lön. Lena Sjölin kommer att visa Lillian nuvarande ögonblicksbild av resultatet. Verksamhetschef Inger Engström har tillsammans med HR Sture Veräjä träffat alla chefer inom personlig assistans för att säkerställa att alla tillsvidareanställda personliga assistenter from. 1 januari 2016 ska vara anställda på heltid. De barn och ungdomsassistenter som kommer från Resursavdelningen kommer att erbjudas anställning som personliga assistenter då deras förordnade som barn och ungdomsassistenter går ut. Personlig assistans har fokus på schemaplanering av hög kvalitet genom hög kontinuitet, framförhållning och hälsosamma arbetstider. Inventering av handledare HRspecialist Sture Veräjä Sture återkommer på nästa träff i januari med information. Individuella målkort Anne Andersson, Kommunal Inom SSF förekommer det individuella målkort som Anne anser används felaktigt. Hon har fått uppgifter om att målkorten är ifyllda i förtid av en chef och att de ser likadana ut för hela grupper. Anne anser att individen inte kan särskiljas om målkorten ser likadana ut. Hon undrar även om dessa målkort är enstaka eller återkommande företeelser. Anna Jansen från vision ger exempel på hur hon arbetar med målkort där viss förskrivning finns dvs förvätningar i uppdraget som en tydlig ram för vad den enskilde förväntas prestera. Efter diskussion drar vi slutsatsen att detta är en enskild chef som inte varit följsam till rutinen för arbetet med de individuella målkorten. Det verkar som denne chef fyllt i för mycket information, och något missriktad information, i förväg.
Beslut i gruppen: Frågan tas upp med den ansvariga boendechefen av ansvarig verksamhetschef. Ändring om regler av basala hygienrutiner nya arbetskläder Lilian Carlstedt, Kommunal, medborgare, ekonomi Socialstyrelsen har beslutat att utvidga kraven om basala hygienrutiner i en föreskrift. Föreskrifterna förtydligar hur personalen ska arbeta för att uppnå bättre hygienrutiner, exempelvis hur händerna ska göras rena och att arbetskläder ska vara kortärmade och bytas minst en gång om dagen. Kläderna får också enbart bäras på jobbet. Den 1 januari 2016 ska de nya rutinerna gälla. Kommentar i samverkansgruppen: Anna Jansen meddelar att det finns en arbetsgrupp som arbetar med detta. De vet ännu inte hur budgeten ser ut. Man ska inventera vilka boenden som behöver arbetskläder. Sedan behöver man göra en plan för hur man ska verkställa de nya rutinerna. Man måste även göra upphandlingar vid inköp av arbetskläder. En arbetsgrupp är tillsatt för att arbeta med att följa rutinerna. Bland annat är Johan Magnusson och Madelene Ankre med i gruppen. Heltidsmått Lilian Carlstedt, Kommunal Resurs har heltidsmått som inte överensstämmer med Stöd och service, hur tänker Stöd och service om detta? Svar i samverkansgruppen: Åsa har inte arbetat med frågan ännu men den har påtalats i Risk och Konsekvensanalysen som tidigare upprättats. Sture Veräjä är delaktig i frågan och den kommer att förberedas under år 2016. Innan sommarens slut ska Sture ha ett färdigt underlag.
Hälsosamma arbestider Lena Sjölin och Inger Engström Lena Sjölin och Inger Engström har tittat på hälsosamma arbetstider och även Anna Jansen har varit delaktig. De har tagit fram material där de utgått från vad forskningen säger kring hur man skapar hälsosamma scheman. Målet är att medarbetarna ska vara friska och orka arbeta inom yrket hela sitt yrkesverksamma liv. Det är även viktigt med fokus på ett jämlikt och jämställt samhälle. Slutprodukten blir ett dokument som nu är under omarbetning. Kravprofil verksamhetsutvecklare Stöd och service har ett behov av att tillsätta den vakanta tjänsten som verksamhetsutvecklare. Åsa ser ett behov av att åter tillsätta den, och att tjänsten ska fokusera på mål och resultatstyrning i det övergripande arbetet. Verksamhetsutvecklaren bör fokusera på uppföljning, framsynthet samt stöd i vissa juridiska delar, såsom överklagningar, yttranden till förvaltningsdomstolar. Man har arbetat fram en passande kravprofil för tjänsten. Facken har möjlighet att lämna in synpunkter på kravprofilen fram till den 14 januari. Vid anteckningarna Katarina Bildström