Länsbibliotek Östergötland - årsredovisning 2002 Länsbiblioteket har sina lokaler i Linköpings nya stadsbibliotek, Östgötagatan 5, Linköping. Uppdrag Länsbiblioteket ska bidra till att utveckla länets kommunala bibliotek genom medieförsörjning, utbildnings- och utvecklingsprojekt samt samordning för att ge medborgarna en bättre tillgänglighet till information och kulturupplevelser. Därutöver skall Länsbiblioteket bidra till länets utveckling i stort. Länsbibliotek Östergötland är en produktionsenhet inom Landstinget i Östergötland. Antalet anställda vid slutet av 2002 var 12 personer. Landstingets övergripande uppdrag är att utifrån en etisk och demokratisk grund om människors absoluta, okränkbara och lika värde utveckla en god hälso- och sjukvård och tandvård utifrån befolkningens behov som befrämjar medborgarnas hälsa stärka den representativa demokratin, utveckla idéer och arbetsformer som svarar mot medborgarnas behov och krav finna former för att inför medborgarna tydliggöra landstingets ansvar skapa länkar mellan medborgarna och de politiska företrädarna för att öka kunskapen om samhället och demokratin www.lio.se
som regionalt forum främja en ekologiskt hållbar utveckling i Östergötland och tillväxt för ökat välstånd och bättre livsvillkor, allt detta i ett föränderligt Europa i övrigt fullgöra de uppgifter som definierats av riksdagen. För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85% av den beskattningsbara inkomsten. Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation är omfattande och uppgår till ca 12 000 medarbetare. Bruttoomslutningen år 2002 var ca 7 miljarder kronor. Länsbiblioteket och ett förändrat arbetssätt Länsbiblioteket har under året börjat arbeta alltmer processinriktat och med kunden i fokus. De främsta processerna är medier, läsfrämjande arbete, tillgänglighet, bibliotekens pedagogiska arbete och kvalitetsutveckling. I de kundundersökningar som gjorts under året har det framkommit att länsbibliotekets verksamhet betraktas som mycket viktig, att man är nöjd med länsbibliotekens verksamhet, förutom att de minsta kommunbiblioteken önskar en generösare hållning till fjärrlån och en större förståelse för de små bibliotekens utsatta arbetssituation. De kurser och studiedagar som länsbiblioteket ordnat har varit välbesökta. I genomsnitt har kommunbibliotekens personal deltagit i 3 kurs- eller studiedagar under året som länsbiblioteket ordnat. Dessutom har elva av länets 13 kommunbibliotek medverkat i olika projekt tillsammans med länsbiblioteket med sin arbetsinsats och andra resurser. Det får anses vara mycket god anslutning med tanke på den arbetssituation och ekonomiska läge de flesta kommunala bibliotek befinner sig i. Arbetsbelastningen ute på biblioteken är mycket stor och cirka 50% av alla besökare är vuxenstuderande av någon slag. Det projekt som länsbiblioteket driver med medel från kulturrådet, Folkbibliotekets roll i vuxnas lärande, fyller ett stort behov av kompetensutveckling och metodutveckling. 2
Kunskap och kompetens är en av de främsta tillväxtfaktorerna för ett samhälle i snabb utveckling. Länsbiblioteket arbetar för att bidra till Östergötlands utveckling och länsinvånarnas livskvalitet. Länsbiblioteket och folkbiblioteken i länet har antagit en gemensam policy och en regional medieplan för Östergötland. Tillgången till medier för det livslånga lärandet, kulturella upplevelser, tillgänglighet för prioriterade grupper och nya medier behöver stärkas i Östergötland. Under 2002 har länsbiblioteket arbetat som "motor" för ett ökat samarbete mellan biblioteken i Östergötland. Det gäller både mellan olika kommunbibliotek, mellan länsbiblioteket och kommunbiblioteken och mellan länsbiblioteket och Linköpings universitetsbibliotek. Det har resulterat i att alla som bor i Östergötland har tillgång till ett större utbud av medier, däribland databaser, e-böcker och anpassade medier för olika funktionshinder. Länsbiblioteket är inne i ett skede av hög grad av kompetensutveckling. Alla medarbetare har individuella kompetensutvecklingsplaner. Prioriterade områden är kvalitetsutveckling, projektledning, konsultativt arbetssätt och handledarskap samt omvärldsanalys. Under året har diskussioner förts om att länsbiblioteket ska föras över till regionförbundet Östsam som bildades 1 januari 2003. Enligt planerna kommer länsbiblioteket att föras över från och med år 2004. Länsbiblioteket är positivt till att i ännu högre grad arbeta för bibliotekens roll i den regionala utvecklingen. Kerstin Olsson länsbibliotekarie 3
Verksamhetsgenomgång Övergripande mål Länsbibliotek Östergötland skall stimulera biblioteksutvecklingen så att östgötabiblioteken kan mäta sig med de bästa i landet. Länsbiblioteket skall arbeta för en ökad samverkan mellan de olika biblioteken och bibliotekssystemen så att alla invånare genom en samlad resurs får fullgod tillgänglighet och biblioteksservice. Perspektiv Kund Länsbibliotekets kunder är i första hand folkbiblioteken i Östergötland, men även de kommunala utbildningsbiblioteken. År 2002 har kännetecknats av ett ökat samarbete mellan biblioteken i Östergötland. Det gäller både mellan olika kommunbibliotek, mellan länsbiblioteket och kommunbiblioteken och mellan länsbiblioteket och Linköpings universitetsbibliotek. Det har resulterat i att alla som bor i Östergötland har tillgång till ett större utbud av medier, däribland databaser, e-böcker och anpassade medier för olika funktionshinder. I de kundundersökningar som gjorts under året har det framkommit att länsbibliotekets verksamhet betraktas som mycket viktig, att man är nöjd med länsbibliotekens verksamhet, förutom att de minsta kommunbiblioteken önskar en generösare hållning till fjärrlån. Kommunbiblioteken är delaktiga i länsbibliotekets planering och målsättning på flera sätt, under 2002 har det bland annat skett genom: chefsmöten och arbetsmöten genom tillfälliga temagrupper, under 2002 har två grupper arbetat med en regional medieplan och en regional talboksplan som antogs vid chefsmötet i december 2002 bibliotekens behov och önskemål kom fram vid fokusgruppssamtal med personal från både folkbibliotek och gymnasiebibliotek vid besök ute på kommunbiblioteken. Länsbibliotekets personal har besökt folkbiblioteken i länet vid ett 30-tal tillfällen under året. en utredning kring medieförsörjning på andra språk än svenska för biblioteken i Östergötland och Jönköpings län 4
11 kommunbibliotek deltar i något utvecklingsprojekt tillsammans med länsbiblioteket driver. Länsbiblioteket bedriver strategisk biblioteksutveckling, men har också biblioteksservice i samband med kompletterande medieförsörjning i form av fjärrlån, talböcker, invandrarlitteratur och taltidningsverksamhet. Östgöta Taltidning har kommit ut med 44 nummer under året, och har kopierats till 515 prenumeranter i totalt 22 600 kassetter och ett antal cdskivor. Taltidningen påverkades i hög grad av det virusangrepp som landstinget drabbades av under våren 2002. Just den veckan skulle ny uppdaterad teknisk utrustning installeras och anpassas till taltidningens synskadade tekniker med efterföljande utbildning, ett arbete som försenades med ett par månader. Under hösten började taltidningen komma ut på cd, även om antalet cd-prenumeranter än så länge inte är så stort. En cd-robot för kopiering av cd-skivor köptes i slutet av året. Ett lyssnarråd träffas regelbundet där det kommer fram synpunkter och önskemål när det gäller taltidningen. Process: Kompletterande medieförsörjning Målet är att kommunbiblioteken i första hand ska tillgodose sina invånares behov av information och litteratur. Länsbiblioteket har under flera år arbetat med kurser och information för att kommunbiblioteken ska ha en medieförsörjning som är anpassad efter kommuninnevånarnas behov. Den regionala medieplan som länsbiblioteket tillsammans med kommunbiblioteken arbetat fram och som antogs vid chefsmötet i december, kommer att ytterligare öka tillgängligheten till medier för östgötarna. I den regionala medieplanen ingår även en talboksplan där man även tagit hänsyn till den nya tekniken när det gäller talböcker och till Tal-och punktskriftsbibliotekets förändrade arbetssätt gentemot länsbiblioteken och folkbiblioteken. Se www.lio.se/utm/tabell2colbilder.asp?categoryid=3339&articleid=14245 I de fall böcker inte går att köpa längre och/eller är för specialiserade för något bibliotek, köper länsbiblioteket dem eller lånar in från andra bibliotek. Under 2002 har cirka 9 000 böcker lånats ut som fjärrlån eller depositioner av litteratur på invandrar- och minoritetsspråk samt cirka 15 000 talböcker. Vid en undersökning som genomfördes för att kartlägga var kommunbiblioteken beställer sina fjärrlån, framgick att 54 procent av beställningarna går till östgötska bibliotek, resten beställs utanför länet. Det ingår i medieplanen att öka medieförsörjningen inom Östergötland. 5
Länsbiblioteket förmedlar medier på andra språk än svenska i form av depositioner och enstaka lån. Det här har varit ett eftersatt område under en tid och Länsbibliotek Östergötland och Jönköpings länsbibliotek har tillsammans initierat en utredning för att kartlägga nuvarande verksamhet, behov och föreslå en handlingsplan. Utredningen slutförs under februari 2003. Process: Läsfrämjande arbete Enligt bibliotekslagen har biblioteken i uppdrag att arbeta mot särskilda målgrupper för informationsförsörjning och för att stimulera intresset för läsning och litteratur. Dessa målgrupper är barn och ungdomar, funktionshindrade, invandrare och minoriteter. Att särskilt lyfta fram för 2002: Vårterminen 2002 lades tyngdpunkten på den sociala verksamheten, där projektet Böckerna som alla kan läsa avslutades. Samtliga bibliotek i Östergötland har utrustats med inspirationslådor och sjukhusen i Linköping, Norrköping, Motala och Finspång har deltagit i informations/demonstrationsdagar arrangerade av länsbiblioteket. Länsbiblioteket deltog i konferensen Skola & Bibliotek, där projektet presenterades i form av en levande verkstad. I september arrangerades en informationsdag om DAISY-projektet. Under året så startades projektet Rätten till läsning. Projektet som är en samverkan mellan Östsam, Centrum för Lättläst, Studieförbundet Vuxenskolan, FUB och länsbiblioteket har bl.a. rekryterat och anställt en projektledare och arrangerat en inspirations/upptaktsdag som start. Barn verksamhet Under året har Humlan, som är ett läslusts- och språkutvecklingsprojekt riktat till dem som arbetar med små barn (0-7 år) initierats och startats upp. Länsbibliotek Östergötland har arrangerat: 4 planeringsmöten inför Humleprojektet 1 arbetsmöte/humlepresentationsmöte för barn- och filialibliotekarier 1 inspirationsdag / upptaktsdag inför Humlan riktad till barnomsorgsoch barnhälsovårdspersonal, 1 informationsdag för pensionärer om projektet Allas barnbarn 6
Process: Verksamhetsutveckling Länsbiblioteket stödjer och utvecklar Östergötlands kommunala bibliotek. För att kunna göra det bedriver länsbiblioteket undersökande och utredande verksamhet, tar in och analyserar statistik samt driver en rad utvecklingsprojekt tillsammans med kommunbiblioteken. Utöver den statistik som Statistiska centralbyrån hämtar in, lämnar kommunbiblioteken in specialstatistik till länsbiblioteket, detta gäller särskilt områdena medieförsörjning och biblioteksservice till prioriterade grupper. En årlig analys av kommunernas statistik görs och används vid planeringsarbetet och diskuteras med kommunernas bibliotekschefer. Det mångåriga statistikarbetet har utgjort ett bra underlag vid årets arbete med en regional medieplan. Under år 2002 har upprättandet av biblioteksplaner och en gemensam vision för biblioteken i Östergötland varit ett genomgående tema vid chefsmötena. Den utredning av skolbibliotekssituationen som länsbiblioteket påbörjade under 2001 är försenad och blir klar i början av 2003. En bibliotekskonsulent med kompetens inom utbildningsbibliotek anställdes i oktober och ansvarar för skolbiblioteksutvecklingen. Länsbiblioteket har arrangerat eller varit medarrangör av flera kurser och konferenser för länets bibliotek och andra intressenter. Som exempel kan nämnas konferenserna Flexibelt lärande, Skola & bibliotek, Inspirationsdag för alla som arbetar med barn 0-6 år, kurs för synskadade, kurser i databaserna Genline, ne.se, med flera. Arbetsmöten och studiedagar har hållits för bibliotekspersonal som arbetar med fjärrlån, invandrarlitteratur, bibliotekens särskilda tjänster, barnbiblioteksverksamhet, gymnasiebibliotek och lokalhistoria. Länsbibliotekarien och bibliotekskonsulenterna träffar länets bibliotekschefer vid bibliotekschefsmöten fyra gånger per år. Länsbibliotekarien deltar i den projektgrupp som gör en översyn av organisation och processer vid Linköpings stadsbibliotek. Ett nytt treårigt projekt har påbörjats om folkbibliotekets roll i det livslånga lärandet och en tjänst som projektledare tillsattes i oktober med två konsulenter som delar på tjänsten. Projektmedel för projektledaren kommer från Statens kulturråd. Projektledarna ingår i nationella och regionala nätverk, bland andra ett regionalt nätverk för infrastrukturen kring vuxnas 7
lärande med Östsam som motor. Bibliotekshögskolan bedriver forskning på projekten. En ny utredning, om biblioteksservice och medier på andra språk än svenska, kom igång under hösten och beräknas vara klar i februari 2003. Process: IT-utveckling och informationssökning, tillgänglighet IT-utvecklingen har fortsatt stor betydelse för bibliotekens utveckling. Nya elektroniska medier och ny kommunikationsteknik gör informationsresurser mer tillgängliga för länets invånare. Det kräver stora insatser när det gäller kompetensutveckling av bibliotekspersonalen i länet. De flesta kurs- och studiedagarna under året har gällt elektroniska resurser, bibliotekens interaktiva webbsidor och användarutbildning. Samverkan kring upphandling av databaser har ökat tillgängligheten till information. Till och med de minsta biblioteken i länet abonnerar på tio olika databaser. Intresset för till exempel Genline, en databas för släktforskare, har varit mycket stor. En stor del av utvecklingen bedrivs med projektmedel från externa fonder. Exempel på projekt som inbegriper eller förutsätter ny teknik: IT-utveckling på bibliotek i Östergötland, med medel från kulturrådet, landstinget, EU Mål 2 och egenfinansiering. Länsbiblioteket och de fem Mål 2-kommunerna, Boxholm, Kinda, Valdemarsvik, Ydre och Ödeshög driver detta projekt om utveckling av bibliotekens interaktiva webbplatser med distansstuderande och småföretagare som främsta målgrupper. Projektet är treårigt, pågår till och med 2003 och en av länsbibliotekets bibliotekskonsulenter är projektledare. Projektet har fått stor uppmärksamhet och projektledaren har anlitats som föreläsare på flera håll i landet. Projektledaren fick under året motta Sveriges länsbibliotekariers konsulentpris för sitt arbete med IT-utveckling på små bibliotek. Riksbankens jubileumsfond har beviljat medel för projektet Bilden av Birgitta, en bilddatabas av Östergötlands länsmuseum och ett virtuellt Birgittabibliotek av Länsbibliotek Östergötland. Samarbete sker med Birgittajubileet 2003, Uppsala och Stockholms universitet samt med Kulturarv Östergötland. En gemensam Birgittaportal har byggts, se www.sanctabirgitta.com. 8
Ett virtuellt Östgötabibliotek är ett annat "digitalt" projekt tillsammans med kommunbiblioteken. Syftet är att göra alla kommunbiblioteks lokalhistoriska samlingar gemensamt sökbara via Internet och att lyfta fram det östgötska litterära arvet. Ett virtuellt Östgötabibliotek samarbetar med Kulturnät Östergötland och projektet Det litterära Östergötland. Med start i oktober 2002 driver länsbiblioteket tillsammans med Linköpings stadsbibliotek ett projekt där e-böcker görs tillgängliga via lånekorten vid länets alla folkbibliotek. Intresset från allmänheten och massmedia har varit mycket stort. Se www.linkoping.se/bibliotek/ebocker/ Förnyelse och utveckling av länsbibliotekets arbetsmetoder Förutom det biblioteks- och metodutvecklingsarbete som länsbiblioteket bedriver tillsammans med kommunbiblioteken måste också länsbibliotekets inre processer och metoder utvecklas. Utvecklingen kan sammanfattas i två spår, där det ena är införande och utnyttjande av ny teknik och det andra är mera kvalitetsinriktat, såsom större kundfokusering och medarbetarnas engagemang och delaktighet. Exempel på ny teknik: Den egna hemsidan har fortsatt utvecklats under året och fungerar som ett arbetsverktyg och informationskanal för biblioteken i länet. Länsbibliotekets hemsida är en av de mest välbesökta hemsidorna inom landstinget. Länsbibliotekets hemsida besöktes under 2002 mer än 60 000 gånger, en tredjedel via intranätet lisa och två tredjedelar externt från Internet. Länsbiblioteket och Östgöta Taltidning har tillsammans med tre andra länsbibliotek i Sverige testat nya apparater för att framställa talböcker i det nya daisy-formatet. Taltidningen har fått nya anpassade programvaror för sin synskadade ljudtekniker som innebär att han kan arbeta med nätkommunikation och att han kan få information via e-post och Internet som alla vi andra på länsbiblioteket. 9
Länsbiblioteket har investerat i en cd-robot för masskopiering av taltidning och talböcker. Den kan bränna upp till 400 skivor per laddning. Internt kvalitetsarbete: Under året har länsbiblioteket fått sin verksamhet genomlyst ur tre olika vinklar. Vid arbetet med framtagande av individuella kompetensutvecklingsplaner under våren anlitade länsbiblioteket en konsult som intervjuade all personal. Det gav ett medarbetarperspektiv på verksamheten. Under hösten genomförde samma konsult fokusgruppsintervjuer med tre olika biblioteksgrupper om bibliotekens behov och värdering av länsbibliotekens tjänster. Det gav ett kundperspektiv. Under året har också regionala beredningen gjort en uppföljning av länsbibliotekets arbete och dess överensstämmelse med uppdraget och kommunbibliotekens upplevelse och värdering av länsbibliotekets arbete. Det gav ett beställarperspektiv. Dessa uppföljningar och planer påverkar länsbibliotekets arbete inför 2003. Medarbetare Eftersom en stor del av länsbibliotekets arbete är utvecklingsarbete kräver det att medarbetarna håller sig a jour med vad som händer inom bibliotekssektorn både nationellt och internationellt. Att följa samhällsutvecklingen och följa vad som händer inom utbildningssektorn, kultursektorn och organisationsutvecklingen är också en nödvändighet för att bedriva biblioteksutveckling. Länsbibliotekets personal ingår i flera nätverk både inom biblioteks-, utbildnings- och kultursektorn, både regionalt, nationellt och inom Europa. Dessutom följer man utvecklingen genom att prenumerera på svenska, nordiska och internationella bibliotekstidskrifter. Länsbiblioteket ger ut en tidskrift 4 gånger per år som speglar biblioteksverksamheten i länet och följer utvecklingen inom bibliotekssektorn både i Sverige och internationellt. De flesta medarbetarna skriver för Högaktuellt (som är tidskriftens namn till och med år 2002) eller medverkar i Östgöta Taltidning. Från och med 2003 kommer tidskriften att byta utseende och namn. Det nya namnet på tidskriften blir Biblioteken i Östergötland. Länsbibliotekets personal har stor delaktighet i utvecklingsarbetet. 10
All personal har varit delaktig i att ta fram individuella kompetensutvecklingsplaner. All personal har varit delaktig i att ta fram underlag för omvärldsanalys och har sedan varit med och diskuterat utvecklingsfrågor utifrån detta. All personal är med vid fyra planeringsdagar där man diskuterar gemensamma frågor och kommande års arbete. All personal har deltagit vid studiebesök hos länsbiblioteken i Kalmar och Uppsala och tagit emot besökare från andra bibliotek, bl.a. länsbiblioteken i Värmland och Örebro. Under året har en övergång till regionförbundet Östsam diskuterats. Övergången planeras ske 1 januari 2004. Ekonomi All personal har fått en genomgång av hur man planerar och rapporterar enligt balanserat styrkort och hur man följer upp sin ekonomi på lisa. På grund av svårigheten att rekrytera ny personal har länsbiblioteket gått med överskott för 2002. Årets resultat är 669 tkr och det egna kapitalet vid årets slut är 1500 tkr. 11