Assistenten instruktioner Ciceron assistent är ett stöd för att digitalt planera, genomföra och följa upp möten. Assistenten är speciellt anpassad för surfplattor men kan också användas i smartphones och i vanliga webbläsare och ger en tydlig överblick av vilka möten användaren är kallad till och den information som finns kopplad till dem. Starta assistenten Du har fått ett mail att det finns en kallelse att hämta. Då går du in på internet och Loggar in i assistenten Adressen är assistenten-ode.itsam.se Du kan också nå assistenten via det bokmärke som du har lagt på din platta. Då behöver du inte skriva in adressen.
2(15) Inloggning Du loggar in med ditt vanliga användarnamn och lösenord (samma som till plattan. Om du behöver byta lösenord eller har glömt ditt lösenord, kontakta din sekreterare eller helpdesk på ITSAM (använd inte funktionen i assistenen!) Du kommer till den här bilden:
3(15) Välja och öppna möte Klicka på pilen och du får upp valmöjligheterna Välj nämnd, månad och möte:
4(15) För att få bort valrutan tryck på pilen igen: Du har nu ditt möte öppnat och överst ligger protokollsunderlag och kallelse. Första gången du öppnar finns inte den gula markeringen. Den ser du bara om det finns förändringar i informationen. Läsa övergripande dokument (Kallelse och protokollsunderlag) För att kunna läsa kallelsen/protokollsunderlaget klickar du på respektive dokument och väljer visa dokument : Kallelsen öppnas nu och du kan läsa den
5(15) För att bläddra mellan sidorna trycker du på den markerade symbolen i kontrollpanelen till höger på sidan eller scrolla i dokumentet: För att se övergripande övriga dokument och lätt växla mellan dem klickar du på den markerade symbolen i kontrollpanelen till höger på sidan: Då dyker den här bilden upp och du kan välja att visa övriga dokument på samma sätt som du valt att visa det du öppnade senast:
6(15) När du är färdig med att läsa de övergripande dokumenten trycker du på Stäng i högra hörnet: Att läsa bifogade dokument till ärenden Punkter som är gulmarkerade i vänstermarginalen är nya eller förändrade sedan du tittade på mötet senast. Siffrorna i högermarginalen anger hur många dokument respektive kommentarer som finns i ärendet:
7(15) Klicka på ärendet så får du upp nedanstående vy. När du vill stänga igen klickar du på ärendet en gång till. För att läsa bifogat dokument klicka på dokumentet. En ruta öppnas. Klicka på Visa dokument och dokumentet öppnas.
8(15) För att bläddra mellan olika dokument i ärendet kan du använda dig av den övre svarta och vita rutan i kontrollpanelen i högerkanten av skärmen. För att bläddra i öppet dokument kan du välja sida i sifferrutans rullist. Att göra markeringar och kommentarer i ett dokument När ett dokument är öppnat kan du genom att trycka på + på i kontrollpanelen på högersidan av skärmen få fram en verktygsruta som du använder för att stryka under, markera med överstrykningspenna och göra kommentarer i dokumentet.
9(15) Färg Den översta symbolen används för att byta färg. Samtliga färger har en viss nivå av genomskinlighet vilket gör att de kan fungerar som överstrykningspenna. Genom att trycka på rullistpilen får du fram de olika färgerna. Klicka på den färg du vill att dina markeringar ska ha:
10(15) Markering Nästa symbol används för att göra understrykningar, överstrykningar och rita på frihand. Klicka på den typ av markering du vill göra: Linje: understrykning/överstrykning Rektangel: överstykningspenna Frihand: rita vad du vill Dra med fingret (eller muspekaren om du sitter vid en dator) över, eller under den text du vill markera.
11(15) Tryck på Spara för att spara din markering eller Rensa för att ta bort alla markeringar. Minnesnotis Du kan göra en notering i dokumentet för din egen skull med en liten minnesnotering. Klicka först på + i kontrollpanelen. Markera genom att dutta med fingret var någonstans i dokumentet du vill ha din minnesnotis (OBS! Din markering syns inte på skärmen än). Klicka på T. 1. 2. Markera i dokumentet 3
12(15) Skriv din minnesnotis och tryck sedan på Spara Du får nu en liten pratbubbla i dokumentet. Det är bara du som ser den. Om du klickar på pratbubblan kan du läsa din kommentar till höger på skärmen. Läsa kommentarer En kommentar kan vara privat, publik eller för en grupp. Du kan läsa privata (som bara är dina egna), publika (som kan läsas av alla assistentanvändare och grupp (kan läsas av den grupp med vilken kommentaren är delad) Om du vill se de kommentarer som du har tillgång till och som finns skapade för en mötespunkt klickar du på den lilla blåa ikonen som ser ut som en pratbubbla på mötespunkten. I ärende 01 finns 1 kommentar. I ärende 02 finns ingen kommentar.
13(15) Klicka på ärenderubriken och sedan på rutan Kommentarer så får du fram de kommentarer som finns. Du kan välja att läsa privata, publika och grupper genom att klicka på respektive knapp. Nedan har vi valt att läsa privata och publika kommentarer: Så här ser en kommentar ut:
14(15) Skapa kommentarer Du kan skapa egna kommentarer. Både övergripande kommentarer till ett ärende men också kommentarer till ett visst dokument i ärendet. Skapa övergripande kommentar till ett ärende Du skapar egna (övergripande) kommentarer till ett ärende genom att Öppna ärendet, markera fältet Kommentar och trycka på + Du får upp nedanstående bild. Skriv din kommentar. Välj om den ska vara Publik, Privat eller för Grupp. Spara.
15(15) Skapa kommentar till dokument i ett ärende Du skapar egna kommentarer till ett dokument i ett ärende genom att Öppna ärendet, klicka på dokumentet och välj Kommentera dokument. Sedan gör du likadant som när du skapar egna övergripande kommentarer till ett ärende: Skriv din kommentar i kommentarsrutan. Välj om den ska vara Publik, Privat eller för Grupp. Spara. Nedan ser du hur det ser ut när det finns en övergripande kommentar och en kommentar till ett dokument: Skapa kommentar i ett dokument Se Minnesnotis på sidan 11.