BOOK-IT Inköp Funktionsbeskrivning Förvärv, orderbekräftelse Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund Fältspatvägen 4, 224 78 Lund, tel: 046-2700 400, e-post: lund@axiell.com
2
Innehåll Övergripande beskrivning... 4 Påverkan på befintliga rutiner... 4 Förberedelser... 5 Administration Grunddata Förvärv Leverantörer... 5 Administration Grunddata Förvärv Orderregler... 5 Utökning av orderbekräftelser... 5 Tips och goda råd... 6 Fördela exemplar till fler enheter/avdelningar... 6 Utan titelnummer... 7 3
Övergripande beskrivning När du beställer medier från vissa leverantörers webbplatser kan du få orderbekräftelser skickade direkt till din inköpsmodul. Därmed skapas en beställningspost med uppgift om antal beställda exemplar, pris och leveransdatum. För närvarande fungerar detta för nätbokhandlarna AdLibris, Bokus, BTJ (Media Direkt och Digitala Häftet) samt FörlagEtt. När du beställer via AdLibris visas texten Lägg in din beställning i Axiell BOOK-IT. Genom att klicka på knappenskicka sänder du beställningsposten till din egen inköpsmodul. När du beställer via Bokus visas texten BookIT-användare? Överför kundordern till ditt lokala BookIT-system: Genom att klicka på knappen Överför kundorder sänder du beställningsposten från Bokus till din egen inköpsmodul. När du beställer via BTJ Media Direkt och Digitala Häftet skickas beställningsposten automatiskt till BOOK-IT. Om du även vill ha katalogposten markerar du kryssrutan BP (Bibliografisk post) i vyn över kundvagnen. När du beställer via FörlagEtts hemsida visas texten Klicka här för att lägga in din order i BOOK-IT. Därefter kommer du till en sida som säger såhär: "Lägg in din beställning i Axiell BOOK-IT. Innan du skickar in din beställning i Axiell BOOK-IT har du chansen att ange en anmärkningsrad för varje titel." Genom att klicka på knappen Skicka sänder du beställningsposten från FörlagEtt till ditt inköp. Påverkan på befintliga rutiner Vid beställning via AdLibris, Bokus, BTJ (Media Direkt och Digitala Häftet) och FörlagEtts hemsida landar beställningsposten (orderbekräftelsen) direkt i inköpsmodulen i BOOK-IT, med uppgift om beställande enhet/avdelning, standardplacering (om orderreglerna är angivna på avdelning), eventuellt standardanslag (om orderreglerna är angivna på avdelning), pris, antal och leveransdatum. Uppgifterna hämtas från fönstret Orderregler där man anger en rad per leverantör, enhet/avdelning och kundnummer. Läs mer under Förberedelser. Leverantörerna skickar med BURK:s eller Libris titelnummer vilket innebär att om katalogposten inte finns i databasen så importeras den automatiskt från BURK eller Libris. Detta under förutsättning att du har bibliografisk service från Btj eller att poster kan hämtas från Libris och du har ställt in uppgifter om leverantörer av katalogposter. Läs mer om hur du ställer in uppgifter om Leverantörer, katalogposter. I de fall då inte titelnummer skickas med så är beställningsposten bara sökbar i inköpsmodulen och du ser inte exspektansen i vare sig Expertsök (som ett B) eller BOOK-IT PUB/Axiell Arena (som Beställd). Utan titelnummer kan inte BOOK-IT koppla ihop beställningsposten med katalogposten. För att få exspektansen synlig i Expertsök och i BOOK- IT PUB / Axiell Arena krävs att du kopplar en katalogpost till beställningen. Läs hur du gör det i avsnittet Utan titelnummer. Om du markerat kryssrutan BP (=bibliografisk post) när du gör dina beställningar hos BTJ Media Direkt visas exspektansen i Expertsök och BOOK-IT PUB/Axiell Arena direkt när katalogposten har kommit in i databasen. 4
Förberedelser Kontakta AdLibris/BTJ/Bokus/FörlagEtt för att få kundnummer, användarnamn och lösenord för att logga in på deras hemsida. Du ska meddela dem namnet på er webb-server samt eventuellt schema om ditt bibliotek finns på Axiells hotell eller delar server med andra kommuner. Uppgifterna kan se ut såhär: bookitweb.almtuna.se, schema bookit7. Administration Grunddata Förvärv Leverantörer Lägg upp AdLibris som leverantör. Kortnamnet ska vara AdLibris, det vill säga med versalt A och L. Lägg upp BTJ som leverantör. Kortnamnet ska vara BTJ-MD. Lägg upp Bokus som leverantör. Kortnamnet ska vara Bokus. Lägg upp FörlagEtt som leverantör. Kortnamnet ska vara ForlagEtt, det vill säga med versalt F och E. I listrutorna Ordertyp och Visningformat väljer du Online. I listrutan Typ väljer du Inköp. I listrutorna Valuta, Land och Språk väljer du: SEK, Sverige respektive Svenska. Administration Grunddata Förvärv Orderregler Lägg upp så kallade leverantörsrelationer mellan AdLibris, BTJ Media Direkt, Bokus och FörlagEtt och ditt bibliotek i fönstret Orderregler. Din inloggning hos dessa leverantörer är kopplad till ett visst kundnummer (utom hos Btj där du kommer åt fler kundnummer via en inloggning), som ska anges Orderregler. Du kan bara ange ett kundnummer en gång till samma leverantör i fönstret Orderregler. Det är kundnumrets koppling till enhet eller avdelning som styr hur beställningsposten ser ut i beställningsfliken. Du kan inte koppla kundnumret till ett visst anslag i fönstret Orderregler, men om du lägger orderreglerna på avdelningsnivå kommer respektive anslag att belastas om avdelningen är kopplad till ett standardanslag i BOOK-IT. Utökning av orderbekräftelser När du beställer titlar från AdLibris, Btj:s handelsplats och Bokus kan du till exempel ange en avvikande (från orderregeln) avdelning, placering och anslag per beställt exemplar. Nedanstående informationen kan kompletteras på webbplatsen och komma med i beställningsposterna till BOOK-IT med följande information: Avdelningskod (ange exakt såsom den är angiven i BOOK-IT, oftast fyra bokstäver i gemener) Placeringskod (ange koden för placering, till exempel 01 för "öppen hylla") Cirkulationskategori (ange exakt, med gemener och versaler, hur cirkulatationskategorin är registrerad i din databas) Anslag (ange exakt, med gemener och versaler, hur anslaget är registrerat i din databas) Avvikande hyllsignum Avvikande lånetid 5
Om du vid beställningen anger en specifik cirkulationskategori eller placering ska denna användas även om beställningen hamnar på kontoorganisations- eller enhetsnivå. Beställningen kan ju hamna på konto- eller enhetsnivå, enligt orderreglerna, om man inte lägger en specifik avdelning vid beställningstillfället. Om något värde är felaktigt när orderbekräftelsen läses in i BOOK-IT så kommer beställningen läggas in enligt nedan och ett mejl skickas till inköpsansvarig med information om felaktigheter. I de fall man har angivit en avdelning som inte finns i BOOK-IT kommer systemet att försöka hitta en organisation via aktuellt kundnummer i Grunddata Förvärv Orderregler. Om man angivit en placeringskod som inte finns så kommer standardplacering för beställningens avdelning att hämtas. Om denna saknas så sätts ingen placering. Om man angivit en anslagskod som inte finns så kommer standardanslag för beställningens avdelning att hämtas. Om beställningen ska hamna på avdelningsnivå kommer anslag att sättas enligt följande prioriteringsordning: 1. Om man angett ett specifikt anslag på beställningen ska detta sättas. Om man angett ett felaktigt anslag ska man gå vidare ner i prioritetsordningen. 2. Sätt standardanslag från avdelningsnivå. 3. Sätt standardanslag från enhetsnivå. 4. Sätt standardanslag från kontoorganisationsnivå. Om standardanslag på avdelning saknas hämtas detta i Grunddata Allmänt Organisationsstrukturer. Om detta saknas så sätts inget anslag. Om man angivit en cirkulationskategori som inte finns så sätts ingen cirkulationskategori på beställningen. Tips och goda råd Fördela exemplar till fler enheter/avdelningar Om du beställer flera exemplar av samma titel via ett kundnummer som är knutet till en viss enhet i orderreglerna, kan du göra på två olika sätt om du vill fördela medierna på flera enheter/avdelningar. 1. Öppna fönstret Inköp Beställning, sök fram aktuell beställning och gå till fliken Beställning. I det undre delfönstret Beställningsinformation: markera aktuell beställning och ändra antalet till så många som ska till samma enhet/avdelning/placering, klicka på Uppdatera. Klicka på Lägg till och lägg till en beställning på det antal som ska till samma enhet/avdelning/placering. Klicka sedan på Skapa order och välj: Verkställ order, skickas ej till leverantören. 2. Vid ankomstregistreringen i fönstret Inköp Ankomstregistrering, ankomstregistreras alla exemplar du har beställt. När du lokaliserar dem väljer du den enhet/avdelning/placering där respektive exemplar ska placeras. Detta förutsätter förstås att användaren har behörighet till de aktuella enheterna och anslagen. 6
Utan titelnummer För att biblioteket ska få exspektans på de inköpta titlarna som saknar titelnummer får man koppla ihop den importerade, eller katalogiserade, katalogposten med orderbekräftelsen (=beställningsposten). Då syns exspektansen i Expertsök och BOOK- IT PUB och Axiell Arena. Det gör du genom att öppna fönstret Inköp Beställning (Figur 1) och i listrutan Status välja alternativet Utan titelnummer. Du kan till exempel kombinera sökningen med listrutan Leverantör och välja aktuell leverantör. Figur 1 Först importerar (eller katalogiserar) du katalogposten för att sedan kunna koppla ihop beställningsposten med katalogposten. Gå in på respektive beställning, klicka på Sök (Figur 2) och ett nytt fönster öppnas (Figur 3). 7
Figur 2 Figur 3 Klicka på Sök igen. Om du skulle få träff på fler poster, markerar du aktuell post. Du kan kontrollera att det är rätt post genom att titta på katalogpostdetaljerna i fliken Katalogfält. När du avgjort att det är rätt post, klickar du på Koppla. Nu är titelnumret kopplat till beställningsposten (Figur 4). 8
Figur 4 Klicka på Spara eller OK och exspektansen syns genast i Expertsök (Figur 5, B= beställd=exspektans) och i BOOK-IT PUB/Arena (Figur 6)! Figur 5 9
Figur 6, exspektans i BOOK-IT PUB (det ser likadant ut i Arena) 10