1 Anbudsbegäran gällande upphandling av bilar

Diarienr: ÅLR2015/7690 Datum: 26.06.2015 1 Anbudsbegäran gällande upphandling av bilar Ålands landskapsregering, nedan förkortat landskapsregeringen, inbjuder leverantörer att lämna anbud på ramavtal för bilar. LR upphandlar för egen del och för Ålands hälso-och sjukvård, miljö-och hälsoskyddsmyndighet, Ålands museibyrå och Ålands gymnasium. Behovet under år 2015 beräknas uppgå till ungefär 10 stycken bilar. LR förbehåller sig rätten att under hela avtalsperioden utifrån den här i angiven kravspecifikation beställa ytterligare 2-5 stycken bilar per år. Ramavtal med förnyad konkurrens utsättning, ska gälla i fyra år från och med september 2015 till och med september 2019. Exakta datum regleras vid avtals tecknande. Minst en leverantör per produktgrupp kommer att antas. Vid varje ny avtalsperiod eller beställning, kommer det sedan att konkurrens utsättas på nytt genom att LR ber om skriftliga anbud av de leverantörer som omfattas av ramavtalet. Den upphandlande enheten ska välja det bästa anbudet med iakttagande av det kriterium för valet av anbud och de jämförelsegrunder som angetts i denna anbudsförfrågan. Angivna kvantiteter är baserade på tidigare förbrukning. Beroende på förhållanden som kan vara svåra att förutse kan angivna kvantiteter över- eller underskridas. 1.1 Anbudsbegärans innehåll Detta dokument är indelat i sex avsnitt: 1. Anbudsbegärans innehåll 2. Upphandlingens omfattning och förutsättningar 3. Krav på anbudsgivare 4. Kravspecifikation 5. Anbudets innehåll 6. Avtal Anbudsbegäran består förutom detta dokument även av följande bilagor: 1) Avtalsförslag 2) Rättelse och besvärshänvisning 1.2 Upphandlingens omfattning och förutsättningar Upphandlingens värde beräknas uppgå till ungefär: 600, 000 Euro Ovanstående angiven kvantitet bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga angivna kvantiteter. 1

Landskapsregeringen garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. 1.2.1 Avtalstid Avtalet planeras att gälla från september 2015 till och med september 2016. Med möjlighet till ett 1+1 +1 år förlängning. Exakta datum regleras vid avtalstecknandet. Landskapsregeringen förbehåller sig rätten att besluta om förlängning. 1.2.2 Kontaktuppgifter Frågor om upphandlingen under anbudstiden besvaras av: Ålands Landskapsregering Namn: Janina Reitz PB 1060, 22 111 Mariehamn E-post: Janina.reitz@regeringen.ax Telefon: +358 45 73450325 1.2.3 Lämnande av anbud Anbud ska sändas i slutet kuvert till Ålands landskapsregering, PB 1060, 22 111 Mariehamn, Åland eller lämnas in till registratorn vid Ålands landskapsregering på Strandgatan 37 i Mariehamn. Kuvertets ytter emballage ska märkas med texten Anbud Bilar. Anbud inlämnade per fax eller e-post accepteras inte. Sista inlämningsdag och klockslag är den 07.08.2015 kl. 15 finsk tid. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska vara giltigt i minst fyra månader från anbudstidens utgång. Anbudet skall vara skriftligt i minst ett exemplar, undertecknat av behörig firmatecknare. Anbudet ska vara på svenska. Ev. bilagor till anbudet kan vara på engelska 1.2.4 Upphandlingsform Denna upphandling omfattar bilar och genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands landskapsregerings beslut (ÅFS 2006:41) gällande vissa upphandlingar. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 1.2.5 Annonsering Annonsunderlaget för denna upphandling har sänts till HILMA, Ålandstidningen och Nya Åland samt publiceras på landskapsregeringens hemsida: http://www.regeringen.ax/upphandlingar.pbs 2

1.2.6 Frågor under anbudstiden Frågor under anbudstiden lämnas skriftligt via e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, senast 24.07.2015. Samtliga frågor och svar på dessa kommer att publiceras, senast 31.07.2015. Endast skriftliga svar är bindande för landskapsregeringen. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan. 1.2.7 Offentlig handling Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts. När upphandlingskontrakt har slutits blir som huvudregel alla anbud offentliga handlingar. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna och därför är prisuppgifter i huvudsak inte möjligt att sekretessbelägga. 1.2.8 Utvärdering Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras att kraven på anbudsgivare är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven går vidare till en kontroll av att samtliga ska-kraven är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda beaktas inte anbudet vidare. Anbudet som uppfyller samtliga ska-krav/ per produktgrupp till lägst pris kommer att antas. För närmare beräkning av pris se punkt 1.5.6. och se bilaga kravspecifikation. Observera att en leverantör per produktgrupp antas. 1.2.9 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt under minst fyra månader efter anbudstidensutgång. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudens giltighet automatiskt med 30 kalenderdagar efter att domstolsbeslut meddelas. 1.2.9 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren anger och intygar 1.2.10 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. En besvärsanvisning bifogas delgivningen. 3

1.2.11 Avslutad upphandling och tecknande av avtal Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som LR. LR förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. 1.3 Krav på anbudsgivare 1.3.1 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer Anbudsgivaren ska ha kompetens, personal, maskiner, utrustning och kapacitet att driva verksamheten. En samlad bedömning kommer ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser. Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenheter och tillförlitlighet. Anbudsgivare ska lämna minst 3 (tre) referenser utförda under de 3 (tre) senaste verksamhetsåren. Referenserna ska avse liknande uppdrag som upphandlingen avser. För nystartade företag som saknar möjlighet att lämna referenser, ska referenser istället lämnas för den person som kommer ansvara för uppdragets genomförande. 1.3.1 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer Anbudsgivarens svar Kommentar: Uppgifter om referenser inklusive kontaktuppgifter till personer som kan kontaktas hos det företag som anges som referens bifogas till anbudet 1.3.2 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med LR. Anbudsgivaren ska även ha betalat skatter och lagstadgade socialskyddsavgifter. Anbudsgivarens kreditomdöme skall innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala) / alt. AA (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall vara högst tre (3) månader gammalt räknat från sista anbudsdag. I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att anbudsgivaren ej omfattas av ratingsystemet kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivarens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, skall anbudsgivare lämna intyg t ex genom bank- eller koncerngaranti som visar att anbudsgivaren kan fullgöra sina åtaganden. 1.3.3 Intyg, beskrivning mm Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att till anbudet bifoga: - Anbudsgivarens kontaktuppgifter, FO-/organisationsnummer och ansvarig person. 4

- En kortfattad beskrivning av företaget/organisationen tex företags- /organisationsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, utrustning etc. - En kortfattad beskrivning för respektive referensuppdrag samt namn på kontaktperson samt dennes telefonnummer och e-post adress. - Kopia av kreditintyg eller i förekommande fall kopia av revisorsintyg som styrker motsvarande ekonomisk stabilitet. Den anbudsgivare som väljs skall senast vid avtalstecknandet lämna in följande intyg: - Intyg över anbudsgivarens registrering i närings- eller yrkesregistret. - Intyg från skattemyndighet över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter. 1.3.3. Intyg, beskrivning mm Anbudsgivarens svar Kommentar: Samtliga intyg bifogas. 1.4 Kravspecifikation För att en anbudsgivare ska kunna gå vidare till utvärderingen måste samtliga ska- krav under rubriken 1.1.1 i kravspecifikationen vara uppfyllda. Vidare måste anbudsgivaren för den specifika produktgruppen där anbudsgivaren väljer att lämna anbud uppfylla samtliga för produktgruppen angivna ska-krav. För att bevisa kravuppfyllnad ska intyg lämnas. Utvärdering sker på pris. Se bilaga kravspecifikation. 1.5 Avtal 1.5.1 Parter Ålands Landskapsregering Kontaktperson: Janina Reitz Adress: PB 1060, 22 111 Mariehamn Tel.nr: +358 45 73450325 E-post: Janina.reitz@regeringen.ax Leverantören: Kontaktperson: Adress: Tel.nr: E-post: 1.5.2 Omfattning Leverantören åtar sig att tillhandahålla samtliga ställda krav för antagen produktgrupp under hela avtalsperioden. Leverantören skall följa de krav som ställs i lagstiftningen, samt de uppställda kraven i förfrågningsunderlaget. 1.5.3 Fakturerings och betalningsvillkor Fakturering sker per bil. 5

Betalning erläggs inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. En förutsättning för att fakturan ska kunna betalas är att fakturan är korrekt. Inga fakturerings- eller expeditionskostnader får förekomma. Dröjsmålsränta erläggs enligt vad som stadgas i räntelagen (FFS 340/2002). 1.5.4 Avtalshandlingar Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de inbördes i nedan angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1. Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter 2. Detta avtal 3. Anbudsförfrågan 4. Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster: JYSE 2014Tjänster 1, Allmänna avtalsvillkoren för offentlig upphandling av varor: JYSE 2014 Varor 2 5. Anbudet Alla tillägg och/eller ändringar till avtalet, kräver parternas samtycke och ska ske skriftligen. 1.5.4 Avtalshandlingar Anbudsgivarens svar Kommentar: Anbud som inte innehåller godkännande av avtalsvillkoren förkastas. 1.5.5 Priser I priset ingår inte mervärdesskatt. Leverantören debiterar mervärdesskatt enligt gällande lag. Priset inkluderar den kontraktsenliga tjänsten/produkten och framkommer i anbudet. Pris ska lämnas per bil i efterfrågat produktgrupp. Pris som villkoras till inköp av fler bilar accepteras inte. 1.5.6 Pris ska anges Priser ska anges enligt följande i separat bilaga: - Pris per bil exklusive moms, skilt för bensindriven och dieseldriven bil och El/Miljöbil - Prislista för eventuell tilläggsutrustning exklusive moms. - Servicekostnad per serviceställe under de första 50.000 km som bilen är i användning samt en förteckning över de åtgärder som hör till denna återkommande service. - Pris per alkolås montering ska uppges 1.5.6 Priser ska anges Anbudsgivaren anger och intygar 1 http://vm.fi/documents/10623/1169934/jyse+2014+tj%c3%84nster+sv.pdf/bde02d26-b78b-490c-a74bf128f11db3f9 2 http://vm.fi/documents/10623/1169934/jyse+2014+varor_sv.pdf/f5b7d491-01a8-437c-9ca5-21ccb98014ed 6

Kommentar: Intyg lämnas för att bevisa krav uppfyllnad. Intyg lämnas som separat bilaga. Av separat bilaga ska framgå pris uppgifter anges. 1.5.7 Prisklausul Priserna som offereras är fasta under första avtalsåret. Sedan konkurrens utsätts upphandlingen vid varje ny avtalsperiod eller beställning genom att LR ber om skriftliga anbud av de leverantörer som omfattas av ramavtalet. Framställan om förhandling om prisändring därefter ska vara LR tillhanda för godkännande senast 30 kalenderdagar före ikraftträdande. För prishöjning ska kostnadshöjningar kunna vidimeras. Om överenskommelse därvid ej kan träffas har båda parter rätt att säga upp avtalet med tre månaders varsel, med senast överenskomna pris gällande under uppsägningstiden. Vid ny prisöverenskommelse ska denna gälla i 12 månader därefter. 1.5.8 Överlåtelse av avtal och ägarskifte Leverantören får inte utan LRs skriftliga godkännande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal, varken helt eller delvis till tredje part. Det informeras härmed om att LRs möjlighet att godkänna överlåtelse av avtal är starkt begränsad enligt upphandlingslagstiftningen. Likaså ska skriftligt godkännande från LR inhämtas i förväg vid väsentliga förändringar av ägarförhållanden hos leverantören. LR har rätt att föra över kontraktet till en sådan tredje part som helt eller delvis tar över LRs uppgifter. 1.5.9 Avtalstid och uppsägning Avtalstiden löper från och med 08.09.2015 till och med 08.09.2016 (1 år) med möjlighet till ett + ett års + 1 års + 1års förlängning (max 4 år). Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning vid avtalstidens utgång. LR förbehåller sig rätten att besluta om förlängning. Beslut härom ska skriftligen meddelas leverantören senast 6 månader före avtalsperiodens utgång. Eventuell uppsägning under pågående avtalstid skall vara skriftlig och uppsägningstiden är sex månader. Uppsägningstiden börjar löpa från och med ingången av den månad som följer efter uppsägningen. Båda parter har rätt att utan ersättningsskyldighet uppsäga avtalet. Leverantören förbinder sig att vid avtalets upphörande lämna samtliga uppgifter som har betydelse för LR, så att LR vid kommande upphandlingstillfälle kan ge anbudsgivare likvärdiga förutsättningar att beräkna sina anbud eller för att ta över uppdraget. 1.5.10 Försäkringar Leverantören ska teckna och under ansvarstiden ha en ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som motsvarar avtalat skadeståndsansvar. Leverantören ska på begäran till LR lämna bevis om att sådan ansvarsförsäkring finns. Saknas föreskriven försäkring är detta att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott och utgör skäl för hävning. 7

1.5.11 Säkerhet och sekretess Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som leverantören tar del av i samband med uppdraget, vare sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte nyttja sådan uppgift utan särskilt, skriftligt, tillstånd från LR. Leverantören ansvarar för att personalen har erforderlig information gällande sekretessregler. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört. 1.5.12 Vite och skadeståndsanspråk Krav på vite eller skadestånd ska skriftligen framställas senast tre månader efter det att felet, förseningen eller skadan upptäckts. Endera parten äger ej rätt att begära skadestånd vid eventuell ogiltigförklaring av avtalet i det fall parten kände till ogiltighetsgrunden vid avtalets tecknande. Vite kan utkrävas om leverantören inte utan dröjsmål eller inom tid som angivits i varning inte hörsammar en begäran från LR om rättelse av fel eller brist. LR har i sådant fall rätt att, istället för att häva avtalet, utkräva avtalsvite enligt detta avtal. 1.5.13 Hävning LR har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om leverantören: väsentligt misskött uppdraget misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan (varning) vidtagit rättelse i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse. kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande inte fullgör eller på annat sätt missköter redovisning och betalning av skatter och avgifter utan medgivande från LR överlåter avtalet på annan utan medgivande från LR genomför ägarskifte av väsentlig betydelse för LR saknar föreskriven försäkring lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal. Om leverantören missköter uppdraget har LR rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen. Hävning ska ske skriftligen och kostnadsfritt för LR. LR äger därutöver rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning. Leverantören har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om LR väsentligt misskött uppdraget. Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. Hävning ska ske skriftligen. 8

1.5.14 Tvistelösning Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i Ålands tingsrätt enligt åländsk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 1.5.15 Underskrift Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten Datum LR Leverantören 9