Granskning av hantering av konst och konstföremål - Söderköpings kommun

Granskning av hantering av konst och konstföremål - Räkenskapsår 2013 Datum 2013 Till Kommunrevisionen i Från R Wallin 1 Inledning Kommunrevisionen har givit EY i uppdrag att biträda i en granskning av kommunens rutiner för hantering av konst och konstföremål. Syftet med granskningen är att bedöma om det finns tillförlitliga rutiner för att säkerställa att kommunens konstföremål och konstverk hanteras på ett ändamålsenligt och ansvarsfullt sätt. 1.1 Revisionsfrågor De frågor som skall besvaras i granskningen är: Finns det en organisation och ansvarsfördelning av konstföremål och konstverk? Finns det policy och riktlinjer för kommunens konstföremål och konstverk? Finns det dokumenterade rutiner för hantering av konstföremål och konstverk? Tillämpas riktlinjer och rutiner? Finns det register över alla konstföremål och konstverk? Hur sker inventering och aktualitetshållandet av konstföremål och konstverk? Hur är försäkringsskyddet utformat? 1.2 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som utgör underlag för analyser och slutsatser. I denna granskning utgår vi från: Medlem i Ernst & Young Global Limited

Kommunallagens sjätte kapitel 7 om nämndens ansvar att bedriva sitt uppdrag och den policy och riktlinjer som fullmäktige lagt fast för hantering av konst i kommunen. 1.3 Metod Granskningen har genomförts i form av genomgång av aktuella styrdokument och intervjuer med ansvariga chefer och tjänstemän. Stickprovskontroll har gjorts av ett urval av konstverk inom skolor och administrativa lokaler för att säkerställa att konstverket finns där de skall finnas enligt den upprättade inventarieförteckningen. Rapporten har sakgranskats inom verksamheten. Kvalitetssäkring har gjorts inom EY av Ulrika Strånge, revisor. 2 Policy och riktlinjer saknar fastställd policy för konst, konstinköp med principer om varför konst skall köpas in, vilken konst som skall köpas in, hur exponering skall ske och former för underhåll och ev. utrangering av konst. Det finns däremot riktlinjer. De nuvarande riktlinjerna är beslutade i fullmäktige 1989 ( 34). Riktlinjerna innehåller uppgifter om att en procent av byggkostnaden vid ny-, om- och tillbyggnad skall avsättas för konstnärlig utsmyckning, oavsett om fastigheten ägs eller hyrs av den kommunala verksamheten. Av riktlinjerna framgår dessutom att det avsätts en summa för utsmyckning av befintliga byggnader. Kulturnämnden skall äska medel för detta särskilt i samband med årsbudgeten. Denna princip upphörde då kommunstyrelsen tog över ansvaret 1999, enligt uppgift. År 2009 tog avdelningen för information och kultur fram förslag om uppdatering av de gamla riktlinjerna. Det är, enligt uppgift, oklart om dessa är beslutade i formell mening, men i praktiken har avdelningen för information och kultur valt att arbeta efter dem. Förslaget till riktlinjer innehåller anvisningar om att inköp skall göras i enlighet med bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091) och att en procent av byggkostnaden vid ny-, om- och tillbyggnad skall avsättas för konstinköp. I de fall kommunen hyr externa lokaler för sin verksamhet med en längre löptid än ett år skall kommunen också avsätta medel för konstnärlig utsmyckning av dessa lokaler. 2 (10)

2.1 Förslag till reviderade riktlinjer Avdelningen för information och kultur tog fram ännu ett förslag till reviderade riktlinjer våren 2012. Förslaget innehöll kompletterande skrivningar om att kommunen också skall avsätta en procent för konstnärlig utsmyckning i det offentliga rummet i samband med arbeten i gatu-parkmiljö eller andra investeringsprojekt i utomhusmiljön. Förslaget innebar en utökning av konstinköp till att också omfatta utomhusmiljöer och inte bara inomhusmiljöer i skolor och på äldreboenden. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att frågan skulle återremitteras till förvaltningen för fortsatt beredning, KSAU, 228, 2012-06-27. Därefter har frågan inte aktualiserats igen i arbetsutskottet. 1 Samtidigt med beslutet om återremittering har frågan om konstinköp i praktiken kommit att hanteras utan formell beredning av avdelningen för information och kultur. Intentionerna med beslutet var att frågan om medel för konstinköp skulle hanteras direkt i samband med budgetberedningarna. Så har också kommit att ske från år 2013 och avdelningen för information och kultur har inte aktualiserat riktlinjerna igen i arbetsutskottet. För år 2013 har man i budgetberedningen avsatt ett schablonbelopp på 300 000 Skr i investeringsbudgeten för inköp av konst i samband med ny-, om- och tillbyggnad. Beloppet har diskuterats fram direkt i budgetberedningen, utan formell tjänstemannaberedning. Hur stort beloppet blir nästa år avgörs i samband med budgetberedningen. Kommunstyrelsen är ansvarig för att anvisa medel för konstinköp i investeringsbudgeten. Av riktlinjerna framgår att representanter för avdelningen information och kultur utser konstnärer/konsthantverkare vid inköp i samråd med berörda förvaltningar. Den berörda nämnden/förvaltningen är ansvarig för att budgeten för konstinköp hålls. Den konst som köps in vid byggnationer uppfattas, enligt kulturchefen, tillhöra den nämnd som bygger om. 2.2 Kommentar/bedömning Det saknas policy för konstinköp. En policy är en förutsättning för uppföljning avseende måluppfyllelse och effekter. Det är oklart vilka riktlinjer som gäller, rent formellt. Är det riktlinjerna från 1989 eller de från 2009? Oavsett vilka riktlinjer som gäller kan verksamheten med konstinköp sägas vara styrd av ett entydigt innehåll i riktlinjerna. En viss minskning av omfattningen kan 1 Enligt kulturchefen innebar beslutet i Ksau att ärendet inte skulle beredas ytterligare utan att medel till konstutsmyckning framöver skulle hanteras direkt i budgetberedningen varje år. 3 (10)

emellertid iakttas när kulturnämndens verksamhet upphörde i och med att riktlinjerna därefter enbart omfattar konstinköp vid ny-, om och tillbyggnad. Förslaget till omarbetning av riktlinjerna 2012 fick till resultat att hanteringen kring budgetanvisning framöver inte bereds i formell mening utan tilldelningen av medel hanteras direkt i samband med budgetberedningen. Det är ett avsteg från kommunallagens krav på formell beredning av ärenden. 2.3 Värdet på kommunens konst Värdet av kommunens samlade konst uppgår till 2,3 mkr enligt den ekonomiska redovisningen i kommunen. En kommun som upphandlar konst är skyldig att tillämpa Lagen om offentlig upphandling LOU (2007:1 091), vid inköp. Det görs således ingen skillnad om inköpen avser byggnadsentreprenad eller inköp av konst för konstutsmyckningen. Det finns en gräns på ca 284 000 kr för direktupphandling. När det gäller konstinköp är det sällan som inköpen uppgår till så stora belopp eftersom principen är att uppmuntra lokala konstnärer. När konst av lite större belopp skall köpas in tillfrågas flera konstnärer. Konstinköpen som vid granskningstillfället planeras till Björkbackenskolan omfattar totalt 240 000 kr och då uppges upphandling ske med stöd i lagen om offentlig upphandling. 2.4 Kommentarer/bedömning För att arbetet med riktlinjerna framöver skall få ordentlig förankring rekommenderas att dessa kompletteras med en policy över kommunens hantering av konst, konstinköp, underhåll och ev. utrangering av konstverk/konstföremål. Direktupphandling kan ske utan oavvisligt krav på att den sker i konkurrens såvida beloppen är låga, men ju högre beloppen blir rekommenderas den upphandlande myndigheten att göra direktupphandling av flera leverantörer samtidigt. 3 Organisering av kommunens konstinköp Konstinköp görs nästan enbart i samband med om -, till- och nybyggnation. Det är flera parter involverade i konstinköpen: Kommunstyrelsen som anvisar medel i investeringsbudgeten Avdelningen för information och kultur som biträder vid inköp, förvaltar konsten och upprättar inventarieförteckning Den verksamhet som bygger om, till eller nytt 4 (10)

3.1 Inköpen Det operativa arbetet kring inköpen hanteras av chefen för information och kultur plus den registeransvariga. Den sammanlagda arbetstid som de avsätter för hantering av konstfrågor bedömer de själva uppgår till ca fem procent tillsammans av en hel tjänst per år. Verksamheten är knuten till kommunstyrelsen. Den konst som finns idag i kommunen består huvudsakligen av konstverk och konstföremål som köpts in i enlighet med gällande riktlinjer konst som kommunen tagit över från landstinget när landstingsverksamhet övertagits av kommunen gåvor i samband med invigningar, jubileer eller som resultat av att någon äldre kvarlämnat föremål vid bortgång på ett äldreboende Avdelningen för information och kultur har full kontroll över den konst som köpts in eftersom de själva medverkar i detta. Konst som tagits över från landstinget eller som lämnats kvar på ett äldreboende har man inte tillräcklig kunskap om. Det finns dessutom en del oklarheter om vem som har ansvaret för den konst som följt med på detta sätt, enligt den konstansvariga. Konsten har inte överlämnats på ett tydligt sätt, den har bara blivit kvar i kommunens lokaler. 3.2 Databas för all konst Kommunen har lagt upp en egen databas som innehåller en dokumentation av konstföremål i kommunen. Databasen består av drygt ca 500 olika konstverk/konstföremål - varje konstverk är fotograferat, konstnärens namn är angivet, föremålet är beskrivet och av förteckningen framgår var i kommunen konstverket är placerat. Databasen skapades med stöd av ett projektarbete. Arbetet med databasen inleddes 2006 och den kompletteras fortlöpande. Det är avdelningen för information och kulturs ansvar att konstföremålen inventeras och samlas i databasen. Av alla föremål är det f n ca tio stycken där det råder oklarhet om det är kommunen eller landstinget som äger föremålen. 3.3 Inventering Avdelningen för information och kultur har nyligen gjort en inventering av samtliga konstföremål i syfte att verifiera konstverkens existens och placering. Inventeringen visade att ca 95 procent av all konst fanns där den skulle finnas. Omkring fem procent fanns inte på angiven plats. Vid inventeringen fick man beskedet av de ansvariga i verksamheten att en tavla hade flyttats till ett annat rum, en tjänstemans nya arbetsplats el.dyl. Vid inventeringen var det inte möjligt att undersöka 5 (10)

den nya placeringen av pratiska skäl (nycklar kanske saknades, rummet var upptaget o.d.) Efter inventeringen upptäckte avdelningen för information och kultur att det finns en brist i databasen. Konsten är inte märkt på ett tydligt sätt med uppgift om att den ägs av kommunen. Konsten utrangeras inte på ett samlat sätt av avdelningen för information och kultur. Det är varje förvaltning som själv styr över vilken konst de vill exponera. När inventeringen gjordes blev det tydligt att det saknades personella resurser för genomförandet. Inventeringen tog därför tid. 3.4 Stickprov Som ett led i granskningen har ett stickprov genomförts i syfte att se om den konst som finns i inventarieförteckningen är placerad där den uppges vara. Stickprovet genomfördes den 7 oktober 2013 och omfattade tio olika konstverk. Vid avstämning mot inventarieförteckningen visade det sig att alla tio konstverk fanns exponerade där de enligt förteckningen uppges vara. 3.5 Principer kring hanteringen av konst Det har aldrig avsatts särskilda medel för inköp av konst enbart för utsmyckning. Inköp har hanterats i anslutning till om -, ny- och tillbyggnad och då har principen varit att en procent av byggkostnaden skall avse framtida konstutsmyckning. Vid inköp av konst finns en princip att köpa in konst av lokala konstnärer, inte att bygga upp en konstsamling av kända konstnärer för utlåning och cirkulation mellan verksamheter. Principerna om att anlita lokala krafter, placera konsten i lokaler där verksamheter som byggs om etc. gör att de som dagligen vistas med konsten inte ser den som särskilt värdefull. Det finns en princip om att den inköpta konsten skall exponeras för allmänheten, den är inte tänkt att användas för utsmyckning av enskilda tjänstemäns arbetsrum i första hand. Konsten flyttas som regel därför heller inte runt på olika platser i kommunen. Lokaler som har konstföremål är skolor, förskolor, äldreboenden, Stinsen och Kommunhuset. Kommunens konst ingår i egendomsförsäkringen där självrisken uppgår till 0,5 basbelopp med ett försäkringsbelopp motsvarande 25 basbelopp. Försäkringsbolaget kräver att kommunen skall meddela om det finns konst som har höga värden. Enligt ekonomikontoret är det bara ett konstverk som har det. 6 (10)

Konstverken är inte larmade separat. De lokaler där konstverken finns är utrustade med vanligt larm. Konstverken är heller inte försäkrade på något särskilt sätt, utan ev. skador täcks av den allmänna försäkringen i kommunen. 3.6 Otydligt ansvar I intervjun med de som arbetar med konsten framgår att det finns en viss otydlighet kring ansvaret för konsten i största allmänhet, särskilt om var ansvarsgränserna går när flera aktörer är involverade. Det saknas också dokumenterade rutinbeskrivningar som skall stödja handläggningen. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för konsten, den förvaltning som bygger om har till uppgift att ta hand om konstverk som köps in och som avdelningen för information och kultur förvaltar. 3.7 Kommentar/bedömning Det finns inget utpekat ansvar för avdelningen för information och kultur att svara för konst som försvinner, äska medel för att ersätta konstverken, yrka medel för ev. restaurering eller löpande underhåll av de konstföremål som finns. Det saknas också policy för hur exponering och ev. rotation skall ske. Den konst som finns är enligt balansräkningen värderad till drygt två mkr. Konstinköp vid ny-, om - och tillbyggnad görs utifrån medel avsatta i investeringsbudgeten. Respektive nämnd ansvarar för sin del i investeringsbudgeten. Det innebär att den konst som köps in uppfattas tillhöra den nämnd som är berörd av investeringen. Det finns emellertid inget utpekat ansvar till den nämnden att fortlöpande överväga reinvesteringar i konsten, eller att utrangera konsten och ersätta den med ny när den går sönder, försvinner el.dyl. Hur dessa frågor hanteras är oklart. Enligt förslaget till ny delegationsordningen svarar informationschefen för inköp av konst och utsmyckning av offentlig miljö. Det framgår inte av förslaget vad ansvaret för inköpen omfattar. Gäller det hela kommunen eller bara kommunstyrelsen, och vad avser ansvaret? Vår bedömning Ansvaret för hanteringen av konsten behöver klargöras tydligare. 3.8 Rapportering till kommunstyrelsen Avdelningen för information och kultur har inte gjort någon formell rapportering av konstföremål, inventering el. dyl. till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har heller aldrig efterfrågat någon rapport. 7 (10)

Konsten har aldrig värderats i syfte att klargöra ett ev. marknadsvärde efter inköp. 3.9 Kommentar/bedömning Det saknas policy som klargör kommunstyrelsens intentioner med konsten, vilken typ av konst som skall köpas in, hur den skall exponeras, vem som har ansvar för den inköpta konsten och om och i så fall på vilka grunder en rotation av konsten skall ske mellan olika byggnader i kommunen. Så länge ingen konst försvinner är nuvarande ordning tillräcklig, men med hänsyn till att konsten representerar ett värde och flera förvaltningar är involverade rekommenderas större tydlighet kring hur dessa frågor skall hanteras. 4 Svar på revisionsfrågor I granskningen skulle följande sju frågor besvaras. Fråga: Finns det en organisation och ansvarsfördelning av konstföremål och konstverk? Svar: Ja, inom avdelningen information och kultur finns ett par personer som arbetar med kommunens konst. Men ansvarsgränserna är otydliga i kommunen, enligt de uppgifter som framkommit i granskningen. Fråga: Finns det policy och riktlinjer för kommunens konstföremål och konstverk? Svar: Nej. Det saknas en policy. Det finns däremot riktlinjer, men dessa har reviderats vid ett par tillfällen utan att de formellt fastställts. Enligt uppgift gäller alltjämt de riktlinjer som fastställdes för länge sedan. Fråga: Finns det dokumenterade rutinbeskrivningar för hantering av konstföremål och konstverk? Svar: Nej. Hanteringen bygger på praxis. Fråga: Tillämpas riktlinjer och rutiner? Svar: Ja. De rutiner som utarbetats tillämpas, även om de inte är dokumenterade. Fråga: Finns det register över alla konstföremål och konstverk? Svar: Ja, arbetet med att skapa databasen inleddes 2006 och kompletteras fortlöpande. Förteckningen innehåller bilder av alla konstföremål, uppgifter om konstnär, placering i kommunen, namnet på konstverket och namnet på konstnären. 8 (10)

En stor brist är att det inte framgår att konsten inte är märkt med att den tillhör. Fråga: Hur sker inventering och aktualitetshållandet av konstföremål och konstverk? Svar: Inventering är nyligen genomförd. Den visade att ca 20 konstverk inte fanns på angiven plats och att föremålen flyttats till annan lokal. Den stickprovskontroll som gjordes i granskningen visade att de tio undersökta konstverken fanns där de enligt inventarieförteckningen skulle vara. Fråga: Hur är försäkringsskyddet utformat? Svar: Det finns inget separat försäkringsskydd för kommunens konstverk. Enligt uppgift beror det på att den inköpta konsten dels har ringa omfattning, dels är inköpt av lokala (läs: mindre kända konstnärer) varför denna fråga inte aktualiserats särskilt. Kommunens konst skyddas av kommunens allmänna försäkringsskydd. 5 Analys och rekommendationer Granskningen har visat att det saknas policy kring kommunens konst. Det finns riktlinjer kring hanteringen, men ansvarsfrågorna bedöms i viss mån vara otydliga. Själva hanteringen av konstinköp är tillfredsställande, inventeringen fungerar och den konst som finns förtecknad visar sig finnas där den uppges vara. Inventarieförteckningen skall kompletteras med att konsten märks med att den tillhör. Hanteringen bedöms därmed vara ändamålsenlig, men trots det kan kommunstyrelsen överväga följande: Ta fram en policy med uppgift om vilket syfte kommunen har med sin konst, på vilka grunder den skall köpas in, var den skall exponeras, hur frågor om ev. rotation skall fungera, hur ev. underhåll och utrangering skall hanteras etc. Klargör ansvarsgränserna lite tydligare för alla inblandade tillhör konsten den verksamhet som byggt om, till eller nytt, eller tillhör konsten kommunstyrelsen? Vad omfattar informations- och kulturavdelnings ansvar? Budgeten för konstinköp behöver beredas innan budgetberedningen tar ställning till hur mycket som skall anvisas konstinköp varje budgetår. 9 (10)

10 (10)