En snabbguide till registrering av organisationens PIC-nummer I denna snabbguide använder vi oss av skärmbilder från en registrering av en testorganisation med namn Svensk mobilitet skola med en fiktiv kontaktperson Ulf Uggla samt UHR:s e-postadress till funktionsbrevlådan: erasmusplus@uhr.se Notera att en organisation kan använda adressen till en s k funktionsbrevlåda som e-postadress vid registreringen. Fördelen med det är att man alltid har tillgång till organisationens konto i Participant portal även om medarbetaren som registrerat PIC-numret slutat i organisationen. Dessutom ska ytterligare en person väljas som kontaktperson för PIC-kontot, se instruktion för det i punkt 4, s 12. Observera att ett ECAS-konto inte är samma som ett PIC-nummer! 1. Participant Portal Du hittar webbplatsen för PIC-registrering eller sökning av PIC-nummer på följande adress: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html Välj Login om du redan har ett ECAS-konto. Om du inte har ett ECAS-konto kan du ändå kontrollera om din organisation har ett PIC-nummer. Men då behöver du fylla i en kod (captcha code) för att systemet ska veta att det är en person som befinner sig på webbplatsen och inte en robot. Version 8, 2016-01-26 Sida 1
2. Har min organisation ett PIC-nummer? Hittar du din organisation i förteckningen ska du alltid använda det nummer som har status Validated. Det innebär att PIC-numret är validerat av EU-kommissionen i samband med ansökningar inom centraliserade program. Har du svårt att ta reda på vem som ansvarar för PICnumret, är du välkommen att kontakta oss. Version 8, 2016-01-26 Sida 2
3. Skaffa ett ECAS-konto Välj Register för att skaffa ett ECAS-konto. ECAS-konto krävs för att få tillgång till alla webbplatser som EU-kommissionen tillhandahåller. ECAS: https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi Välj alltid External om du får frågan vid inloggning eller registrering. Version 8, 2016-01-26 Sida 3
Observera att om du skaffat ECAS-konto i samband med första besöket på Participant Portal måste du godkänna användarvillkoren på webbplatsen innan du kan fortsätta med registreringen av PICnummer. Endast vid ett tillfälle under registreringen kommer du att hamna på webbplatsen nedan (Research&Innovation). Den webbadress som du ska befinna dig på under nästan hela registreringen och sedan när du ska uppdatera ert PIC-konto är: Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Vounteering Partcipant Portal Version 8, 2016-01-26 Sida 4
När du är inloggad i Participant Portal ser du ditt namn till höger på sidan. Om du har registrerat en organisation eller flera organisationer kommer du alltid att se den/dem under My organisations. Om du vill ändra något öppnar du organisationens PIC-konto genom att klicka på den röda ikonen MO i raden där du ser organisationens namn och PIC. Version 8, 2016-01-26 Sida 5
När du har klickat på Register ser du följande bild. Välj Register organisation. Resume registration väljer du om du avbrutit registreringen. Men var uppmärksam under registeringen stänger du ner webbplatsen utan att spara blir du tvungen att göra om ditt arbete. Klicka på Next för att komma vidare. Skriv namnet på din organisation. Vid registrering av en skola är det särskilt viktigt att inte skriva kommunens namn. Skriv namnet på svenska med svenska bokstäver. Om din organisation är en kommunal skola ska du svara No på frågan om VAT och Business organisation number. Det kan läggas till senare under registreringen. Version 8, 2016-01-26 Sida 6
Om din organisation redan är registrerad får du genom att klicka på More details e-postadressen till den person som skaffat PIC-numret. Behöver du inte komma i kontakt med den personen som registrerad organisationen, kan du använda PIC-numret i ansökan. Kontakpersonen i ansökan behöver inte vara samma person som den som registrerar PIC-numret. Om ingen av organisationerna som kommer upp är din organisation behöver du markera rutan : None of the above. Business Registration Number - organisationsnummer eller "not applicable". Registration Date skriv 01-01-1900 om du inte vet datum. Version 8, 2016-01-26 Sida 7
Registration Authority om du inte vet, skriv "not applicable". Under Business name, skriv samma namn som under Legal name, d v s organisationens namn på svenska med svenska bokstäver. Välj län i rullningslisten. Legal form för närvarande finns inte så många begrepp på svenska. Välj Unkown om du inte hittar din organisations rättssubjekt. Version 8, 2016-01-26 Sida 8
Under Contact information uppger du dina uppgifter om du ska vara kontaktperson för PIC-numret. Annars väljer du No och fyller i uppgifter på den person som ska vara organisationens kontaktperson för PIC-numret. I avsnittet Summary har du möjlighet att redigera uppgifterna genom att klicka på Edit. Du kan även spara Save för att återkomma till registreringen vid ett annat tillfälle. V När du har klickat på Submit kommer du att se det niosiffriga PIC-nummer som er organisation ska använda fram till 2020. Version 8, 2016-01-26 Sida 9
Varje gång du ska uppdatera informationen eller ladda upp dokument på ditt PIC-konto loggar du in och väljer My organsations. Därefter klickar du på den röda ikonen MO för at öppna kontot. Använd rullningslisten för att se hela sidan. För att spara Klicka på Submit changes. Du laddar upp dokumenten genom att skanna dem, spara som på din dator t ex på datorns skrivbord. Döp dokumentet till ett namn som beskriver innehållet. Under fliken Documents klicka på Bläddra och sök upp dokumentet samt klicka på Submit for processing. Ladda upp formulär för rättssubjekt (gäller alla organisationer) och bankuppgift (gäller inte organisationer som är partner i projekt koordinerade från ett annat land, förutom skola-till-skolaprojekt ). Om er organisation till mindre än 50 procent är finansierad av offentliga medel behöver ni även bifoga senaste årsredovisning. Mallarna för rättssubjekt och bankuppgifter finner du på vår webbplats: www.utbyten.se under rubriken Dokument som ska bifogas. Version 8, 2016-01-26 Sida 10
Delen LEAR behöver fyllas in endast ni ansöker om medel direkt till EU-kommissionen vid centraliserade ansökningar. Inom några minuter från avslutad registrering får du ett automatgenererat mejl med PIC-nummer. Detta PIC-nummer ska ni endast använda i ansökningar som administreras av UHR, för Erasmus+ KA1 och KA2. Version 8, 2016-01-26 Sida 11
ÖVRIGT 1. PIC-numret i Participant Portal kommer att ha status Declared under hela programperioden (2014-2020) även om PIC-numret blivit validerat av UHR. Status Valid har endast PIC-nummer som har blivit validerade av EU-kommissionen i samband med ansökningar för centraliserade projekt. 2. När du söker en organisation där namnet består av två eller flera ord kan du få fram ett stort antal resultat. Det resultat som ligger närmast namnet får ett lågt rankningsvärde. 3. Om er organisation skaffat flera PIC-nummer, ska ni markera de som inte ska användas med en text vid organisationsnamnet enligt exemplet nedan. PIC 900000000 Testorganisation/används ej 4. Byte av kontaktperson. Den som registrerar organisationen blir automatiskt kontaktperson för PIC-numret. Om ni vill ha ytterligare en person inom organisationen som har tillgång till PIC-numret ska ni svara nej No på frågan (se bilden) och fylla i uppgifterna för den nya kontaktpersonen. Version 8, 2016-01-26 Sida 12
Systemet kommer att skicka ett mejl som ger personen behörighet till kontot. Tänk på att e- postadressen till denna person/funktionsbrevlåda måste ha en ECAS-inloggning. 5. Om du registrerat eller är kontaktperson för ett PIC får du en gång per år ett mejl från EUkommissionen med följande innehåll: 6. När man skriver in PIC-numret i ansökningsformuläret och klickar på check PIC överförs informationen från Deltagarportalen. Dessa fält är gråmarkerade och går inte att redigera. Behöver du uppdatera uppgifterna, måste du göra det i Participant Portal. Firmatecknare och kontaktperson i ansökan gäller projektet, inte PIC-numret, och rödmarkerade fält är skrivbara till skillnad från de gråmarkerade fälten. 7. Kommunala skolor: Om ni har skaffat ert PIC-nummer med skolans namn och adress använder ni det numret endast i s k decentraliserade ansökningar. Ansöker er skola om s k centraliserade projekt, direkt till EU-kommissionen ska ni använda kommunens PIC-nummer. Kontakt: Ewa Gustafsson ewa.gustafsson (at) uhr.se 010-470 04 23 Version 8, 2016-01-26 Sida 13