Mer än ett personalsystem Agda PS
Företaget Agda startades 1978 och i dag är Agda PS ett av Sveriges ledande personalsystem Att Agda PS har blivit så populärt har flera anledningar. De tre viktigaste är enkelhet, trygg funktionalitet och att det passar alla företag och alla roller. Oavsett om du registrerar tider, ansvarar för rekrytering eller har det övergripande ansvaret för verksamheten. Agda PS är perfekt för alla. Sveriges bästa kundservice Vissa talar sig varma om sin kundservice, vi talar stolt om din kundservice. För det är så vi ser det. När du väljer Agda PS, får du också en kundservice avdelning. Snabbare, smartare och klokare än de flesta löser vi alla dina problem, oftast direkt. Eftersom vi lever på att utveckla och sälja vår egen produkt måste vi alltid se till att du älskar ditt Agda PS. Och för att klara detta krävs det en kundservice som är något utöver det vanliga. Agda PS är ett av marknadens säkraste personalsystem Ett personalsystem innehåller mycket känslig information. Kommer den i orätta händer kan företaget ta skada. För att du ska sova gott har vi redan på planeringsstadiet av Agda PS lagt ner mycket kraft på att skapa ett av marknadens säkraste personalsystem. Framtidssäkrad med Microsoftteknik Hela Agda PS bygger på be prövad Microsoftteknik. Systemet är redan i utvecklingsskedet framtaget för att leva i Microsoftmiljö och fungerar friktions fritt tillsammans med deras SQL-servrar. www.agda.se
Dick Clevestam / Johnér
4 anställd Löntagare 10 Agda PS är mycket mer än ett system. Det är ett sätt att skapa trygghet, arbetsglädje och effektivitet. Agda i korthet
Anställd 10 Chef/Arbetsledare 14 Personal-/Löneexpert 18 Ekonom 24 VD 28 Projektledare 32 Facklig förtroendeman 36 IT 40 Trygghet 42
6 inledning Jenny Gaulitz / Johnér»Agda har gjort oss starkare och bättre rustade att möta konkurrensen i vår bransch«margaretha, VD
inledning 7 Allt du behöver veta om Agda PS Agda PS baserar sig på en enkel princip: information registreras en gång och finns sedan tillgänglig för alla som behöver den. För dig som har ont om tid har vi gjort en kort summering över fördelarna med Agda PS. 1. Det frigör resurser. 2. Det ökar effektiviteten. 3. Det förenklar administrationen. 4. Det är ett system med ett öppet gränssnitt. 5. Det är lätt att integrera med andra system. 6. Det är tryggt. 7. Det är ett av Sveriges mest använda personalsystem. Då var det sagt. Nu över till detaljerna.
8 inledning»vi slipper allt strul och kan fokusera på medarbetarna«anna, lönekontoret
inledning 9 Spara tid och få experter på köpet Agda PS sparar mycket tid. Lönekörningar och knepiga transaktioner sköts med automatik. Och eftersom samtliga anställda registrerar tider, reseräkningar och lägger in dokument direkt i systemet, så frigörs tid på löne- och personalavdelningarna för andra uppgifter. På ett år blir det många timmar. Tid som i stället kan läggas på att utveckla expertkunskaper inom respektive område och på att stödja organisationen i det dagliga arbetet med Agda PS. Men tidsvinsterna slutar inte där. Ett införande av Agda PS effektiviserar hela organisationen. Med systemet på plats slipper anställda, arbetsledare och chefer be kollegor om hjälp med att få tag i viktig information. I stället kan var och en gå rakt in i det kraftfulla systemet och hämta den information man behöver. Oavsett var man befinner sig eller tid på dygnet. Världens bästa kristallkula Hur ser vårt personalbehov ut i dag? Hur stor är semesterlöneskulden? Och hur klarar vi av en framtida expansion? Ett bra personalsystem handlar inte bara om att ha kontroll på pengar och befintliga resurser. Det ska också underlätta planering för framtiden. I Agda PS finns det enkla gränssnitt som tydligt visar om företagets resurser räcker till och var de behöver förstärkas på kort och lång sikt. Tryggare kan ingen vara i dag och i morgon Ett personalsystem innehåller mycket känslig information. Kommer den i orätta händer kan företaget ta skada. Därför har vi lagt ner mycket kraft på att skapa ett av marknadens säkraste behörighetssystem. Men säkerhet handlar också om framtidsperspektiv. Hela Agda PS är byggt på beprövad Microsoft-teknik för att leva och fungera friktionsfritt tillsammans med SQL-servrar, i dag och i morgon.»eva Sandström. Vad kan jag hjälpa till med?«när du bestämmer dig för Agda PS, beslutar du dig också för att få bästa tänkbara hjälp i personal- och lönerelaterade frågor. Vår kundservice når du alla vardagar. Snabbare, smartare och klokare än de flesta löser vi alla era problem. Vi på Agda utvecklar och säljer personalsystem, ingenting annat. Det gör att vi hela tiden måste se till att du alltid är nöjd och kan nyttja ditt Agda PS till fullo. Agda PS, populärast i klassen? Agda PS är byggt efter dina önskemål och anpassat efter svenska lagar och avtal. Över 500 000 anställda får sin lön via Agda PS vilket betyder att det är ett av Sveriges mest använda personalsystem. Ett personalsystem är en IT-lösning för att administrera tider, betala ut löner och hålla koll på allt och alla. Men ett personalsystem är också som ett barn. Det måste både vårdas och skötas för att bli fulländat. Från vår sida handlar det om ett hundraprocentigt helhetsåtagande, från utveckling och implementation till utbildning och stöd via landets största och kunnigaste kundservice. Smidig integration Agda PS är en öppen lösning som enkelt integreras med övriga system i ditt företag. Det innebär att information problemfritt kan exporteras och importeras till andra system, vilket ger en utökad kundnytta. Integration med Office-paketet är en naturlig del i Agda PS. Kort om lång erfarenhet 1978 startade verksamheten. I över trettio år har vi arbetat med att utveckla personalsystem. Det är en ganska lång tid i en bransch där utvecklingstakten eskalerar och de tekniska landvinningarna avlöser varandra i en aldrig sinande ström. Under hela denna tid har Agda varit med och drivit på utvecklingen och gjort nya erfarenheter som kommit såväl kunder som branschen tillgodo.
10 anställd»helt plötsligt har det blivit enkelt att planera sitt liv«
anställd 11 Anställd Anställd Agda PS ger dig överblick över: Semestrar Kompledighet Flextid Övertid Lönebesked Lönehistorik Meritlista/CV Välkommen hem på jobbet I Agda PS har du dina egna sidor där bara du kan logga in. Här ligger allt som är viktigt för dig samlat under tydliga enkla flikar och med smidig navigering. Det är här som du registrerar tider, ser komptid, skriver reseräkningar, tar fram dina egna rapporter och mycket annat. Att ha överblick är inte bara praktiskt, det är skönt också. Med allting åtkomligt på ett och samma ställe blir du mer självständig och slipper be andra om hjälp för att få ut information som rör dig och din utveckling i företaget. Och handen på hjärtat, vem tycker att det är kul att spara lönespecifikationer och reseräkningar i pärmar? Löneförhandla med ett öga i backspegeln När du börjar använda Agda PS kommer du att upptäcka en sak du kan mycket mer än du tror. När alla dina meriter, utbildningar och erfarenheter samlas på ett ställe kommer du troligen att växa ett par centimeter. Lägg sedan till möjligheten att själv se vad du behöver komplettera i form av utbildningar och annan kompetensutveckling och vips kommer du lättare att kunna förverkliga dina drömmar och mål. På det sättet är Agda PS också ett stöd för din utveckling i företaget. Men inte bara vid utvecklingssamtalen utan även vid löneförhandlingar. Genom enkel tillgång till såväl din lönehistorik som meriter och utbildningar, är det lättare att se hur väl din lön ligger till i förhållande till din kompetens och de insatser du gör för företaget.
12 anställd Adjöss, gamla stämpelklocka I Agda PS registrerar var och en sin egen tid. Rapporteringen kan ske på tre sätt: tidregistrering, förtroenderapportering eller en kombination av de två. Krångligt? Inte alls. Har ditt företag valt en tidterminal går det extra enkelt. Registrera när du kommer. Sedan gör du samma sak när du går. Lika enkelt är det att registrera semester, tandläkarbesök eller föräldraledighet. Eftersom det är du själv som registrerar tiden kan du också vara säker på att den blir korrekt. Registrering via PC är lika smidigt som via tidterminal. Men fördelen med PC är att du även kommer åt en hel del annan information på dina sidor och kan skriva ut det du är intresserad av. Pengar för pizzan i Korpilombolo? Att skriva reseräkningar är i många fall ett gissel. Knepiga formulär ska fyllas i. Krångliga regler ska tillämpas. Kvitton räknas och allt som oftast blir det fel i alla fall. Men inte med Agda PS. Nu fyller du i hela reseräkningen direkt i systemet. Här finns alla regler inlagda från början. Steg för steg guidas du igenom de rutor och fält som ska fyllas i. Och allting blir rätt. När du är färdig klickar du bara på klar så går den vidare för digital attest och utbetalning. Smidigt och enkelt. Mamma-pappa-barn på bästa möjliga sätt Barn är fantastiska små krabater som vänder upp och ner på våra liv. Mamma- och pappaledighet är självklarheter. Men det gäller att planera ledigheten så att den blir bra både för din familj, dina arbetskamrater och chefer. Med Agda PS går det enkelt och smidigt att se hur framtiden ser ut.
anställd 13 Anställd Portal Här har du, likt en bank på internet, möjlighet att göra rapporteringar och kontrollera uppgifter som avser din anställning. Personregister Här ser du ett exempel på information från personregistret som på ett enkelt sätt presenteras för dig och din chef/arbetsledare.
14 chef/arbetsledare»först nu känner jag mig som en riktig coach för mina medarbetare«
c h e f / a r b e t s l e d a r e 1 5 Chef/ Arbetsledare Chef/ Arbetsledare Agda PS ger dig överblick över: Tidregistrering Medarbetarsamtal Viktiga nyckeltal Reseräkningar Semestrar Rekryteringsbehov Utbildningsbehov Bli en drömcoach Agda PS kommer troligen att bli din bästa vän, för ett enklare och effektivare sätt att få ett grepp om verksamheten kommer du inte att hitta. För dig som är chef eller arbetsledare finns det ett par områden som är speciellt viktiga: attest av tider och reseräkningar samt rekrytering, kompetensutveckling och utbildningsbehov. I Agda PS är alla delarna smidigt sammanlänkade för att på ett intelligent sätt ge dig kontroll och överblick och låta dig utvecklas till en drömcoach för dina medarbetare. Reseräkningar och digitala attester I Agda PS skriver varje anställd sin egen reseräkning direkt i systemet. Steg för steg guidas han eller hon framåt. Det innebär att när det är dags för attest slipper du slösa tid på ofullständiga formulär och felsummerade kvitton. Själva attesten gör du direkt i systemet.
16 chef/arbetsledare Tidöversikten gör dig till orakel I Agda PS registrerar var och en sin egen tid. Rapporteringen kan ske på tre sätt: tidregistrering, förtroenderapportering eller en kombination av de två. I och med att all registrering sker i realtid har du som arbetsledare alltid tillgång till uppdaterad information om dina medarbetare. För att underlätta ditt arbete och göra dig till ett riktigt orakel har vi utvecklat en tydlig och användbar chefs-/arbetsledardialog. I den får du en strukturerad överblick över gårdagen, nuet och framtiden så att du till exempel kan följa upp varje medarbetares arbetstid, avvikelser, semester och komptid. Du ska hjälpa medarbetarna över mållinjen För att löne-, utvecklings- och medarbetarsamtal ska bli så bra och effektiva som möjligt gäller det att förbereda sig i tid och att ha alla underlag på plats. Därför lagrar Agda PS även olika typer av dokument som CV, anställningskontrakt, kursintyg och karriärplaneringsunderlag. Eftersom systemet ger dig och dina medarbetare tillgång till samma information kan ni i utvecklingssamtalen tillsammans skapa tydliga, positiva och framåtriktade målbilder. Agda PS ger dig rapporter och goda råd Siffror talar sitt eget tydliga språk. I Agda PS finns allting samlat på ett överskådligt sätt och du sätter själv samman och skriver själv ut de rapporter du behöver för ditt arbete. I systemet finns ett kraftfullt analysverktyg inbyggt som gör att du kan köra kompetens- och utbildningssökningar eller GAP-analyser på enskilda medarbetare, grupper eller avdelningar. När analysen sedan är klar föreslår Agda PS tänkbara åtgärder för att fylla igen eventuella kompetensluckor.
c h e f / a r b e t s l e d a r e 1 7 ATTEST Chef/ Arbetsledare När tider och rese räkningar är registrerade och klarmarkerade av din personal har du en översiktlig bild och kan göra en elektronisk attest. MEDARBETARSAMTAL Medarbetarens olika kompetenser kan du på ett enkelt sätt notera och bedöma med hjälp av detta verktyg. Det är företagets rutiner som avgör om det är du eller din personal som ska göra dessa upp dateringar.
18 personal-/löneexpert»nu registrerar jag bara min egen tid«
p e r s o n a l - / l ö n e e x p e r t 1 9 Personaloch löneexpert Nu ska du leva livet! Är du beredd på en mindre revolution? Det brukar i alla fall bli resultatet för dig som arbetar med personal- och lönefrågor. För äntligen har du chansen att slippa alla tråkiga rutin- och serviceuppgifter och i stället få tid att utveckla expertkunskaper inom ditt område. För när Agda PS är uppe och rullar i verksamheten kan alla själva registrera sin egen tid, byta arbetspass, skriva reseräkningar och lägga in semestrar. Dessutom kommer alla anställda, chefer och arbetsledare att på egen hand hämta information om till exempel närvaro, semester, meritlistor/cv och komptid. Skönt, eller hur? Agda PS ger dig överblick över: L öne - utbetalningar Lagar och avtal Reseräkningar Lönerevisioner Budgetarbete Utbildningar Kompetenser Rekrytering Rehabilitering Personal-/ Löneexpert Du blir företagets expert Agda PS kommer att vila under dina vingars beskydd. Eftersom systemet i mångt och mycket utgör ett nav i verksamheten blir du som expert också en av ledstjärnorna på företaget. För att systemet ska fungera optimalt måste du se till att alla får utbildning i Agda PS. Alla måste lära sig såväl systemets möjligheter som hur de dagliga rutinerna, exempelvis registrering av tid, attester och sammanställning av rapporter går till. Du kommer att gilla rollen som expert på Agda PS. För systemet är inte bara enkelt och roligt att använda. Det är ett kraftfullt, stabilt och fantastiskt verktyg. Stöd till organisationen Systemet kommer att frigöra tid så att du kan utveckla dina kunskaper inom löne- och personalfrågor och din roll som expert och nyckelrådgivare för alla i organisationen. Det betyder att dina tankar, dina analyser och dina förslag till åtgärder kan komma att bli ännu mer vägledande vid strategiska och taktiska verksamhetsbeslut.
20 personal-/löneexpert Lönekörning En av de avgörande fördelarna med Agda PS är självklart de stora effektivitetsvinsterna. Hemligheten ligger bland annat i att Agda PS är ett enhetligt system där informationen är helt synkroniserad. Vid exempelvis lönekörningar har företagets anställda och chefer redan gjort alla viktiga förberedelser. Tydliga och korrekta reseräkningar I Agda PS guidas varje medarbetare steg för steg genom reseräkningarnas labyrinter och skriver själv in hela tjänsteresan direkt i systemet. Genom att ange resans start- och slutdatum, utlägg, avdrag samt representationskostnader får han eller hon en komplett sammanställning. När reseräkningen är klar skickas den vidare till chefen eller arbetsledaren för elektronisk attest. Systemet räknar i enlighet med företagets resereglemente ut traktamenten, moms, valutor, reseförskott, representation och utlägg. Tid i tid och otid I Agda PS finns det tre sätt att samla in tid. Det första sättet, traditionell tidregistrering, bygger på daglig in- och utregistrering. Det andra sättet kallar vi förtroenderapportering. Det innebär att de anställda endast rapporterar avvikelser från den planerade arbetstiden: till exempel semester, vård av barn, läkarbesök och övertid. Och det tredje sättet är en kombination av de två. Agda PS tidhantering är integrerat med resten av systemet vilket gör att kontroll av arbetad tid, frånvaro och övertid går smidigt och snabbt. Du får en överskådlig bild och behöver sedan bara kontrollera att allt är rapporterat och attesterat när det är dags för lön. Att implementera systemet Systemet passar din bransch redan vid installationen. Därefter måste Agda PS anpassas för att fungera optimalt i verksamheten. Med anpassning menas att vi gör vissa inställningar i systemet: till exempel bestämmer vem som har behörighet till vilken information, semesterinställningar, resereglemente och scheman. När inställningarna sedan är på plats kommer systemet att utföra alla rutiner enligt önskemålen.
p e r s o n a l - / l ö n e e x p e r t 2 1 Personal-/ Löneexpert Du ska vårda Agda PS I en värld av ständig förändring måste uppdateringar göras, nya funktioner läggas till, lagar och avtal justeras och företagets policys revideras. Agda PS är utformat så att alla centrala avtal och myndighetsrelaterad information finns från början. Du sköter ändringar och justeringar. Framtidssäkrad löneadministration Agda PS innehåller redan allt du behöver och lite till. Men vi nöjer oss inte med det. Vi fortsätter hela tiden att utveckla Agda PS såväl tekniskt som funktionellt så att du även i framtiden kan vara säker på att få arbeta med marknadens bästa system.
22 personal-/löneexpert Agda PS ditt bästa verktyg för personalutveckling Agda PS är ett flexibelt och användarvänligt personalsystem som underlättar arbetet med rekrytering, personal- och kompetensutveckling. Systemet, som vi anpassar efter dina behov, samlar all relevant information på ett ställe så att din överblick över viktiga personalfrågor blir tydligare. I systemet finns dessutom ett elektroniskt personalarkiv där du lagrar till exempel CV, anställningskontrakt, kursintyg, underlag för karriärplanering samt alla de malldokument som är specifika för just din organisation. En fullfjädrad verktygslåda I systemet har vi byggt in ett flertal kraftfulla verktyg. Ett av dessa är den grafiska presentationen som visar varje medarbetares kompetensnivå i jämförelse med de krav företaget ställer på respektive befattning. Ett annat verktyg är det smidiga analysverktyget som låter dig göra kompetens- och utbildningssökningar eller GAP-analyser av enskilda medarbetare, grupper eller avdelningar. Efter analysen ger systemet dig sedan förslag på tänkbara åtgärder för att fylla igen eventuella kompetensluckor. Smartare ISO-dokumentation ISO-certifieringar resulterar som regel i ett antal pärmar, fyllda med viktiga dokument. Men med hjälp av Agda PS slipper du de skrymmande dokumenthållarna. I stället lagrar du dokumenten i Agdas PS. I och med detta blir hanteringen mycket enklare och alla i bolaget har automatisk tillgång till dem direkt vid sin arbetsplats.
p e r s o n a l - / l ö n e e x p e r t 2 3 Utbildningar Personal-/ Löneexpert En av många arbetsuppgifter på en personalavdelning är att ansvara för utbildningsadministrationen i företaget. Att använda Agda PS för att både kartlägga och planera utbildningar ger stora fördelar i det dagliga arbetet i såväl analyser som i stödet till chefer/arbetsledare och övriga intressenter i företaget. RAPPORTer Rapport- och statistik uttag är ett av systemets stora styrkor. Med effektiva och lättanvända verktyg förser du enkelt företaget med interna rapporter. Men även lag- och avtalsstiftare har rapporteringskrav på en arbetsgivare. Arbetsgivarintyget är bara ett exempel på uttag som återfinns i det kompletta rapport utbudet.
24 ekonom Fredrik Nyman/ Johnér»Nu sover jag riktigt, riktigt gott om natten«
e k o n o m 2 5 Ekonom Agda PS ger dig överblick över: Kostnadsläget Budgetunderlag Lönekostnad Nyckeltal Sjukfrånvaro Semesterskuld Ekonom Ett perfekt verktyg för överblick Agda PS är byggt för dig som sätter överblick, effektivitet och arbetsglädje i första rummet. Systemet är pedagogiskt upplagt så att du snabbt kommer i gång och kan förse ledningen med högkvalitativ information, hålla kostnaderna under uppsikt och ta fram underlag inför strategiska och taktiska beslut. Nuläget och historiken i realtid Systemet arbetar i realtid. Det vill säga, så fort en transaktion är registrerad finns den tillgänglig tillsammans med all tidigare information om personal. De ständigt uppdaterade nyckeltalen gör att du slipper obehagliga överraskningar eftersom du alltid har tillgång till relevanta siffror när du behöver dem, oavsett tid på dygnet, var du än befinner dig. Agda PS är som ett väloljat nav Agda PS blir ofta det naturliga navet i verksamheten. Här registreras ankomster, hemgång och semestrar. Här görs reseräkningar och här körs löneutbetalningarna med allt vad det innebär. Det är kort sagt här det händer. Och med allting samlat på ett ställe blir det också härifrån som du skriver ut rapporter, sammanställer statistik och gör analyser som kan användas som beslutsunderlag vid allt från lönerevisioner till investeringar.
26 ekonom Vän med myndigheterna Agda PS bygger på precision och automatik. Därför samspelar smarta rutiner med väl definierade regelverk. Aktuella lagar och avtal finns inlagda och uppdateras varje år. Lokala avtal och egna policys läggs in manuellt för att passa just er organisation. När systemet väl är i gång kan du sova lugnt. För Agda PS vakar över verksamheten och ser till att det inte sker några onödiga och dyrbara misstag. Smidig integration Agda PS är en öppen lösning som enkelt integreras med övriga system i ditt företag. Det innebär att information problemfritt kan exporteras och importeras till andra system, vilket ger en utökad kundnytta. Integration med Office-paketet är en naturlig del i Agda PS. Agda PS sparar tid betalar sig snabbt Tid är pengar. Och Agda PS sparar mycket tid. För hela organisationen men i synnerhet för alla som arbetar med löne- och personalfrågor. Det mesta sköts med automatik. Alla registrerar sina egna tider och reseräkningarna skrivs direkt in i systemet. Och eftersom systemet alltid är tillgängligt får berörda ut informationen direkt utan att behöva be om hjälp av löne- och personalansvariga.
e k o n o m 2 7 Avstämning/Uppföljning Ekonom För en ekonom är det viktigt att kunna stämma av och följa upp kostnaderna i företaget. Via Agda PS rapportverktyg är det enkelt att göra detta och att sedan exportera till Excel för vidare förädling och grafisk presentation. SEMESTERlöneSKULD Ekonomi är en färskvara. Och det gäller att slippa obehagliga överraskningar, framför allt i samband med boksluten. Med bra kontroll över semesterskulden kan du när som helst under året gå in och titta på hur den aktuella situationen ser ut.
28 vd»behöver jag hjälp pratar jag bara med någon av våra nya experter«
vd 29 VD Agda PS ger dig överblick över: Nyckeltal Kostnader Kompetens- och rekryteringsbehov Budgetunderlag Lönekostnad Sjukfrånvaro VD Full kontroll på verksamheten Är Johnson inne? Har Eva gått på semester? Hur ser det ut med semesterskulden? Kommer vi med vår nuvarande kompetensprofil att kunna hantera ordern i april? Stora strategiska frågor och små vardagliga mysterier. Med några få klick i Agda PS har du svaret. Företagets digitala mötesplats Agda PS. Alla använder det. På alla positioner. Vi brukar säga att Agda PS är hela företagets system. Byggt för att förenkla och effektivisera vardagen och samtidigt spara stora pengar. I Agda PS lagras all information som har med din personal att göra. Här registre ras ankomster och hemgång. Reseräkningarna görs direkt i systemet liksom attest. Här körs löneutbetalningarna med allt vad det innebär. Och information om de anställdas kompetens och utbildningar hittar du med några musklick. Kort sagt, Agda PS är navet i din verksamhet. Rodret i personalfrågor Med några få enkla musklick har du och hela din organisation tillgång till information om löner, tider, resor och personal. Allting presenterat i tydliga uppställningar. I och med att allting finns samlat på ett ställe blir det också härifrån som du och dina medarbetare analyserar, skriver ut rapporter och sammanställer statistik som ni kan använda för att fatta kloka beslut.
30 vd Äntligen en egen ordningsman i juridiken Har du järnkoll på alla lagar, regler, avtal och skattesatser? Troligen inte. Och kan du dem just nu har det ändå tillkommit nya om några månader. Vardagen är under ständig förändring och det gäller att hålla tungan rätt i mun. I Agda PS finns all myndighetsrelaterad information inlagd från början och uppdateras därefter inför varje årsskifte. Lokala avtal, företagets egna policys och liknande regelverk måste däremot läggas in manuellt för att funktionerna i programmet ska passa för just din organisation. Agda PS sparar tid betalar sig snabbt Agda PS betalar sig fort. För det första tar Agda PS hand om tråkiga rutinärenden och sköter dem med automatik. För det andra gör den enkla och smidiga tillgången till information att ni slipper onödigt dubbelarbete eftersom du och resten av organisationen inte behöver be medarbetare på löne- eller personalavdelningen om hjälp. En tredje tidsvinst är effektivitet. När var och en kan ta fram sin egen information är det ingen som riskerar att förlora viktig tid på grund av flaskhalsar i organisationen.
vd 31 Utbildning/Kompetensutveckling Kompetensutveckling är en investering. För dig som VD är det viktigt att se vad detta har kostat i form av utbildningsinsatser. Via Agda PS rapportverktyg kan du enkelt ta fram underlag och om du så vill bearbeta vidare i Excel. SJUKFRÅNVARO VD Redovisning av sjukfrånvaro till årsredovisningar är ett exempel på hur du kan använda Agda PS. Ett annat sätt är att använda systemet för att göra hälsobokslut. Då kan du se vilka effekter som företagets insatser för att komma till rätta med sjukfrånvaron har gett.
32 projektledare»nu slinker inga timmar mellan stolarna«
projektledare 33 Projektledare Agda PS ger dig överblick över: Tider Övertid Frånvaro Utlägg Agda PS hemligheten bakom framgångsprojekt Att vara projektledare är ett av världens roligaste jobb. I alla fall om du har koll på två saker: tid och kostnader. Med Agda PS är det enkelt. Det pedagogiska systemet ger dig en tydlig överblick över projektet och du kommer alltid åt informationen, när du vill, var du än befinner dig. Allt du behöver är en dator med internetuppkoppling. Projektledare Rätt sak på rätt plats i realtid Projektorganisationer skär ofta tvärs igenom en verksamhet. Därför är det viktigt att alla kostnader som ska hänföras till ett visst projekt också hamnar där de hör hemma. I Agda PS rapporterar alla projektmedlemmar, som vanligtvis jobbar i olika delar av företaget, sin tid och sina utlägg direkt på det gemensamma projektet. Den tydliga överblicken i kombination med realtidsredovisningen gör att du slipper obehagliga överraskningar och alltid kan svara på kundens frågor om projektstatus. En annan stark fördel med Agda PS är att det är en öppen lösning. Det betyder att information enkelt och problemfritt både kan importeras från och exporteras till andra system och verktyg som du som projektledare kanske använder i ditt arbete.
34 projektledare Briljera lite med smarta rapporter Projektledning kräver kontinuerliga avstämningar och redovisningar. I Agda PS sätter du med hjälp av det inbyggda rapportverktyget själv samman lättöverskådliga rapporter som möter kraven för just ditt projekt. Du väljer själv vilken typ av information du vill redovisa. Till exempel vilka personer som arbetat i projektet, antalet nedlagda timmar, övertid, frånvaro och de utlägg som ska belasta projektet. När du sedan känner dig nöjd med innehåll och utseende skriver du bara ut rapporten och distribuerar den. Inga fler rökridåer Projektavstämning är ett finurligt verktyg i Agda PS. Med hjälp av det godkänner och attesterar arbetsledaren alla utlägg och rapporterade timmar direkt i systemet. Det innebär att när du som projektledare sedan tar del av informationen är den redan kvalitetssäkrad i ett tidigare led. Agda PS sätter ihop ditt dreamteam Att sätta samman rätt projektteam ska gå smidigt. Tack vare att Agda PS är ett komplett personalsystem täcker det även in bolagets samlade kompetens. Det gör det enkelt att hitta de resurser som kan behövas för olika uppgifter, såväl initialt som under projektets gång. Utöver redovisning av varje anställds erfarenhet och specialistkompetens innehåller systemet dessutom ett kraftfullt analysverktyg som låter dig göra kompetens- och utbildningssökningar respektive GAP-analyser på enskilda medarbetare, grupper eller avdelningar. När analysen sedan är klar föreslår Agda PS tänkbara åtgärder för att fylla igen projektets kompetensluckor. Utformat för projektledare av projektledare Bara en projektledare vet vad det innebär att driva projekt. Därför är systemet utformat av erfarna projektledare som vet vilka administrativa delar som måste fungera smärtfritt för att ett projekt ska bli framgångsrikt. Med Agda PS som stöd blir det enklare att fokusera på de mjuka delarna, att motivera medarbetare, uppmuntra nytänkande och stimulera nya spännande konstellationer tvärs över organisatoriska gränser.
p r o j e k t l e d a r e 3 5 Projektavstämning I projektavstämningen stämmer projektledaren av och godkänner tider och utlägg som de anställda rapporterat på projektet. Avstämning kan ske på hela projekt eller på personnivå. Projektöversikt Projektledare Projektöversikten ger en totalöversikt för timmar och belopp på projekt- och personnivå. Det är möjligt att dela upp projektet i avstämningsperioder och då få en projektsummering för varje avstämningsperiod.
36 facklig förtroendeman»jag har fått en riktig superadministratör vid min sida«
f a c k l i g f ö r t r o e n d e m a n 3 7 Facklig förtroendeman Agda PS ger dig överblick över: Sjukfrånvaro Lönerevisioner Provanställningar Fackliga avgifter Uppföljning av lagar Kompetensnivåer Rekryteringar Agda PS till din tjänst Äntligen får du en superadministratör till din hjälp Agda PS. Som facklig förtroendeman kan du gå rakt in i systemet och få tillgång till allt du behöver veta om dina medlemmar och din arbetsplats. Informationen ligger samlad och strukturerad under tydliga menyer och rubriker. Med ett par musklick har du inte bara tillgång till hela personregistret. Du kan även kontrollera att lagar och avtal följs, hur det står till med sjukfrånvaro rekrytering, lönerevisioner eller stämma av att de fackliga avgifterna har betalats. Och det bästa av allt: du behöver inte underhålla informationen själv eftersom Agda PS kontinuerligt uppdateras av alla som arbetar på din arbetsplats. Facklig förtroendeman Ett finger på nödbromsen Är det mycket att göra är det lätt att tiden skenar iväg. Då gäller det att kunna säga stopp. I god tid. Med Agda PS har du full insikt och kan bevaka att ingångna avtal och regler följs. I Agda PS har både du och arbetsgivaren tillgång till samma underlag. Med svart på vitt är det lättare för dig och arbetsgivaren att föra en konstruktiv dialog.
38 facklig förtroendeman Sjukfrånvaro Är Eva tillbaka efter höftoperationen? Fungerar hennes rehabiliteringsprogram? Och varför är Sven borta så ofta? På en arbetsplats är vissa problem lätta att upptäcka, andra kan vara mer dolda. I Agda PS får du en tydlig och samlad bild över situationen. Sjukfrånvarostatistiken talar sitt tydliga språk och med siffrorna på plats kan du sedan se vem eller vilka som får hjälp i dag. Här kommer du även att hitta de personer som kanske inte gör så mycket väsen av sig men som ändå behöver hjälp i frågor som rör rehabilitering, förbättringar av arbetsmiljön eller stöd av psykosocial karaktär. Lyckade förhandlingar lyckliga medlemmar Löne-, utvecklings- och medarbetarsamtal är viktiga milstolpar under året. Det är i dessa möten som den närmaste framtiden formas såväl yrkesmässigt som privat. Lyckade möten och bra förhandlingar bygger på att alla parter kan förbereda sig. I Agda PS hittar du dina medlemmars CV, anställningskontrakt, kursintyg och karriärplaneringsunderlag. Här kan du även ta del av lönerevisionen och se till att löneutrymmet fördelas mellan dina medlemmar på överenskommet sätt. Dags att nöta skolbänken igen? Vem eller vilka behöver vässa sin kompetens för att utvecklas i arbetet och för att hänga med i konkurrensen? Marie? Jens? Eller kanske du själv? I Agda PS ser du hur varje medarbetares kompetensnivå står sig i jämförelse med de krav företaget ställer på respektive befattning. Dessutom kan du göra kompetens- och utbildningssökningar eller GAP-analyser av enskilda medarbetare, grupper eller avdelningar. Rätt person på rätt plats Rekrytering är en av företagets känsligaste processer. Rätt person ska in på rätt plats. Jämställdhetslagen ska efterlevas. Meriter och krav ska matchas och sedan ställas mot de rent personliga kvaliteterna. Som facklig företrädare har du via Agda PS stor möjlighet att gå in och ta del av processen och påverka resultatet. Något som är extra viktigt vid tillsättning av exempelvis chefer. Fackavgifterna Ett förbunds verksamhet bygger på att medlemmarna betalar sina avgifter. I Agda ps är det enkelt att följa upp att var och en som är medlem också har fullgjort sina plikter.
f a c k l i g f ö r t r o e n d e m a n 3 9 Arbetad tid/frånvarotid I den fackliga organisationens samarbete med arbetsgivaren kan det kännas tryggt att ha tillgång till information som beskriver hur medlemmarnas tid används i företaget. Rapporter över arbetad tid och vissa utvalda frånvaroorsaker kan vara till stor nytta. Turordningslista Facklig förtroendeman Om det blir aktuellt att föra förhandlingar kring förändringar i organisationen, enligt lagen om anställningsskydd, så är det viktigt att både arbetsgivaren och den fackliga organisationen på ett enkelt sätt får tillgång till samma information. Agda PS innehåller en korrekt turordningslista enligt lagstiftarens regler.
40 IT»Till hösten låter vi Agda ta hand om driften också«
I T 4 1 IT Agda PS bygger på den senaste Microsoft-tekniken Agda PS är ett komplett verksamhetssystem för stöd och utveckling av alla personal administrativa processer i företag och organisationer oavsett storlek. systemet kombinerar enkelhet och användarvänlighet med kraftfulla funktioner avseende bearbetningsprestanda och utdatahantering. För att kunna passa de flesta verksamheter bygger Agda PS på beprövad Microsoft-teknik. Systemet är vidare anpassat till Microsofts SQL-databaser, och sedan våren 2006 är Agda en Microsoft Gold Certified Partner. Smidig integration Agda PS är en öppen lösning som enkelt integreras med övriga system i ditt företag. Det innebär att information problemfritt kan exporteras och importeras till andra system, vilket ger en utökad kundnytta. Integration med Office-paketet är en naturlig del i Agda PS. Uppdateringar och Sveriges bästa kundservice Som kund hos oss har du alltid fri tillgång till vår unika kundservice. Dessutom får du en årlig uppdatering av systemet avseende lagar, avtal och funktioner samt förnyad dokumentation i form av direkthjälp i programmet. Om du vill utveckla era strategier inom personaladministration med IT-stöd är det bara att boka en tid med någon av våra konsulter. Genom åren har vi byggt upp en erfarenhetsbank som vi gärna delar med oss av. Agda Drift För många företag och organisationer ökar kraven på en effektiv, stabil och värdeskapande IT-verksamhet. Med Agda Drift kan du överlåta driften av Agda PS till oss. Du får en stabil, enkel, säker och anpassad lösning som gör att du inte behöver tänka på installationer, uppdateringar, säkerhet och backup-tagande. Eftersom åtkomsten till tjänsten sker via internet blir du geografiskt oberoende i ditt arbete. IT
42 trygghet»det kanske är de skånska rötterna som inger ett sådant lugn«andreas Kindler / Johnér
trygghet 43 Trygghet Trygg, tryggare, tryggast I över trettio år har vi utvecklat och implementerat olika former av personal system till det svenska näringslivet. Det gör oss till en av de mest erfarna aktörerna på marknaden. Projektledning låt oss göra hela jobbet Ibland kan det vara skönt att låta någon annan göra hela jobbet, det vill säga att låta någon med många års erfarenhet av den här typen av projekt även dra era interna processer. Då är det bara att anlita någon av våra verksamhetskonsulter som går in i rollen som huvudprojektledare. Kundservice Ibland kör det ihop sig ordentligt. Då är det bra att ha tillgång till professionell hjälp. Vår kundservice har öppet alla vardagar. Hit vänder du dig med dina små och stora frågor om Agda PS. Oavsett om du väljer e-post eller ringer lovar vi att lösa dina problem på kortast möjliga tid. Trygghet
4 4 Sex riktigt goda skäl att välja Agda PS En modern och tekniskt väl fungerande applikation är naturligtvis grunden i ett effektivt personalsystem, men det räcker inte med det. För att du ska få ut maximalt av systemet krävs det några saker till: 1 2 3 4 5 6 Förstudie Vi gillar att göra rätt från början. Förstudien är helt avgörande för att systemet ska uppfylla dina förväntningar. Fokus ligger på framtiden, men för att nå dit måste vi börja med att titta på nuet. Hur fungerar era befintliga rutiner och system för lön, tid, resor och personal? Vad kan förbättras och hur kan Agda PS hjälpa till med detta? Vi undersöker även den tekniska miljön. Hur ser nätverk och datorer ut? Vad behöver ändras eller kompletteras? Är det kanske effektivast att lägga driften hos oss på Agda? Implementering Vi bygger systemet som en spegelbild av ert företag. Det kallas för implementering. Det betyder att vi ser till att Agda PS skräddarsys för just er verksamhet. Vi konverterar och för över information från dina befintliga system, ställer in behörigheter och skapar regler för era unika avtal och policys. När det är klart testar vi systemet och utbildar personalen. Integrationer Har du andra system i verksamheten? Fint. Agda PS är en öppen lösning som enkelt integreras med övriga system i ditt företag. Det innebär att information problemfritt kan exporteras och importeras till andra system, vilket ger en utökad kundnytta. Integration med Office-paketet är en naturlig del i Agda PS. Kundservice Kan jag hjälpa till med något? är vår vanligaste fras. När du väljer Agda PS får du inte bara Sveriges bästa personalsystem. Du får också tillgång till en kundservice som är något utöver det vanliga. Oavsett hur smart och intuitivt systemet än är uppbyggt dyker det alltid upp frågor. Då är det bara att du hör av dig. Snabbare, smartare och klokare än de flesta löser vi dina problem, oftast direkt i telefonen. Branschanpassade användarmöten Våra populära användarmöten genomförs regelbundet. Det är roliga och informella träffar där du får chans att utbyta erfarenheter och tips med andra användare. När vi ses går vi igenom olika funktioner och smarta finesser i programmet. Vi berättar även om nyheter och vad som är på gång. I samband med att vi lanserar nya versioner av Agda PS arrangerar vi också branschanpassade användarmöten. Kurs Kunskap är makt. För oss är det viktigt att du kan nyttja systemet fullt ut. Därför erbjuder vi ett varierat utbud av grundkurser och vidareutbildningar för dig som vill lära dig mer om både system och effektiva personalprocesser. Inför viktiga händelser som till exempel semester- och kalenderårsskifte genomför vi ofta temadagar för att allt ska gå så smidigt som möjligt. Utöver det ordinarie kursprogrammet sätter vi samman företagsinriktade kurser helt enligt behov och önskemål.
»Jag slipper alla trista gamla rutinuppgifter och växer så det knakar i min yrkesroll«roland, personalchef
clintonagency.se. Tryck Åtta45. 10 000 ex. 2008. Här hittar du oss Ängelholm Huvudkontor Långskeppsg. 9 262 71 Ängelholm Göteborg Göteborgsv. 74 433 63 Sävedalen Piteå Hampas Gränd 6 Box 743, 941 28 Piteå Stockholm Torsgatan 4 111 23 Stockholm Sundsvall Medborgargatan 24 856 30 Sundsvall Tel 0431-44 94 00 Tel 0431-44 94 00 Tel 0431-44 94 00 Tel 0431-44 94 00 Tel 0431-44 94 00 www.agda.se