Föredragningslista, Kommunstyrelsen

KALLELSE Kommunstyrelsen Tid Onsdagen den 15 juni 2016 kl. 17.00 Plats Sammanträdesrum 1, Stadshuset I tur att justera: Joachim Fors Ersättare: Camilla Lindoff Plats för justering: Kommunledningskontoret / Föredragningslista, Kommunstyrelsen Ärenden Till 1. Upprop 2. Protokollsjustering 3. Sverigeförhandlingen KS Inga handlingar 4. Redovisning avseende tätortsbidrag 2015 KS Handlingar KSAU protokoll 2016-05-25 KLK tjänsteskrivelse 2016-05-02

5. Revidering av dokumenthanteringsplan KS Handlingar KLK tjänsteskrivelse 2016-06-07 Kommunstyrelsen Lena Wallentheim Ordförande Louise Davidsson Sekreterare Kommunstyrelsen

SAMMANIRÄDESPROTOKOLL 26(27) Hässleholms kommun Sammanträdesdatum Diarienummer 2016-05-25 2016/21 048 Kommunstyrelsens arbetsutskott 107 Redovisning avseende tätortsbidrag 2015 Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen beslutar följande: 1. Redovisningarna för 2015 års tätortsbidrag godkänns. 2. Kommunstyrelsen godkänner att tätorts bidraget för verksamhetsåret 2016 betalas ut till de administrerande organisationerna i Bjärnum, Håstveda, Sösdala, Vinslöv, Tyringe och Vittsjö. Yrkande Joachim Fors (S) yrkar bifall till liggande förslag till beslut. Beskrivning av ärendet Reglemente KS AU 2001-12-05, 406, föreskriver att redovisning av tätorts bidrag ska lämnas senast under januari månad. Detta har inte varit möjligt rent praktiskt då reglemente och stadgar ålägger administrerande organisation ska inlämna bokslut och revisionsberättelse. Bokslut, revisionsberättelse samt redovisningar har därför, inlämnats så snart årsmöte ägt rum. Det framgår av de inlämnade handlingarna att bidraget delvis hanteras på ett bra sätt i enlighet med de föreskrifter som återfinns i reglementet. Tätorter där servicekontor finns ska enligt rådande reglemente rådgöra med verksamhetsledaren för servicekontoret, så har skett på två av de tre aktuella tätorterna med undantaget Sösdala. I samtliga fall har de administrerande organisationernas revisorer granskat förvaltning med mera och tillstrykt fastställande av handlingarna samt att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret. Årsmöteshandlingar har lämnats in. Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdraget bestyrkes

! 'O'! 'O''O' ~ Hissleholms kommun SAMMANIRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer 2016-05-25 2016/21 048 27(27) Kommunstyrelsens arbetsutskott Forts. 107 Bidraget syftar också till att flertalet aktiviteter med olika huvudmän. I merparten av redovisningarna framgår det att bidraget tilldelas flertalet huvudmän. I övrigt har aktiviteterna som genomförts med stöd av bidraget involverat flertalet föreningar och organisationer på tätorten. Sänt till: Ekonomiavdelningen Tillväxtavdelningen Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdraget bestyrkes

TJÄNSTESKRIVELSE Hässleholms kommun Datum Diarienummer 2016-05-02 2016/21 Handläggare EU-samordnare Mattis Kristoffersson Tillväxtavdelningen, Kommunledningskontoret 0723-93 84 32 mattis. kristoffersson@hassleholm.se Redovisning avseende tätortsbidrag 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att besluta: 1. Godkänna redovisningarna för 2015 års Tätortsbidrag 2. Godkänna att Tätortsbidraget för verksamhetsåret 2016 betalas ut till de administrerande organisationerna i Bjärnum, Hästveda, Sösdala, Vinslöv, Tyringe och Vittsjö Beskrivning av ärendet Reglemente Ks au 2001-12-05, 406, föreskriver att redovisning av tätortsbidrag ska lämnas senast under januari månad. Detta har inte varit möjligt rent praktiskt då reglemente och stadgar ålägger administrerande organisation ska inlämna bokslut och revisionsberättelse. Bokslut, revisionsberättelse samt redovisningar har därför, inlämnats så snart årsmöte ägt rum. Det framgår av de inlämnade handlingarna att bidraget delvis hanteras på ett bra sätt i enlighet med de föreskrifter som återfinns i reglementet. Tätorter där servicekontor finns ska enligt rådande reglemente rådgöra med verksamhetsledaren för servicekontoret, så har skett på två av de tre aktuella tätorterna med undantaget Sösdala. I samtliga fall har de administrerande organisationernas revisorer granskat förvaltning m.m. och tillstrykt fastställande av handlingarna samt att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret. Arsmöteshandlingar har lämnats in. Bidraget syftar också till att flertalet aktiviteter med olika huvudmän. I merparten av redovisningarna framgår det att bidraget tilldelas flertalet huvudmän. I övrigt har aktiviteterna som genomförts med stöd av bidraget involverat flertalet föreningar och organisationer på tätorten. Utredning av ärendet Samtliga administrerande organisationer har skickat in redovisningar av beviljade medel, fastställda bokslut och revisionsberättelser. Bidraget har i samtliga fall använts Kommunledningskontoret/Tillväxtavdelningen/Näringslivsenheten Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se

2(4) till stöd för arrangemang, aktiviteter eller inköp som har till syfte att stärka ortens roll som mötes- och handelsplats. Rådande reglemente (K.s au 2001-12-05, 406) föreskriver att samråd förutsätts ske med övriga aktuella intressenter på ort där tätortsbidrag gjorts tillgängligt. Så har också skett i en majoritet av fallen. Men, det har noterats att bidragets fördelning i enstaka fall endast fördelats på en administrerande organisation vilken i sin tur bjudit in övriga föreningar och intressenter att delta i de, av den administrerande organisationen, planerade aktiviteterna finansierade av tätortsbidraget. Vidare har det även inkommit enstaka synpunkter från intressenter i Sösdala att samråd kring vilka aktiviteter som ska prioriteras med övriga intressenter inte genomförs i tillräckligt stor utsträckning. Då reglementet föreskriver att ''Bidraget biir användas flir flera aktiviteter med olika huvudmän" samt att '~ amråd fa"rutsätts ske med iivriga aktueffa intressenter på orten" (Se Ks au 2001-12-05, 406, Första och andra stycket "Bidragets användning") kan formuleringarna så som "bör" samt "förutsätts ske" vara en faktor som bidrar till att reglementet tolkas olika. Reglementet bör av denna anledning ses över och det kan behövas förtydligande kring huruvida bidraget ska användas för aktiviteter med flera olika huvudmän och om samråd ska ske med övriga intressenter. Reglementet ålägger även den administrerande organisationen, innan fördelningsbeslut fattas, bjuda in Servicekontorets föreståndare för samråd angående fördelningen av bidraget (Se Ks au 2001-12-05, 406, sista stycket). Denna princip har i de flesta fall tillämpats av de administrerande organisationerna med undantag för Sösdala. Den administrerande organisationen i Sösdala, "Sösdala Alliansen" bör hädanefter bjuda in verksamhetsansvarig vid servicekontoret när fördelning av tätortsbidraget ska beslutas. Utöver ovan noteringar har utredningen av ärendet även noterat att bidraget, i några fall, inte använts maximalt, det vill säga att medel kvarstår av bidraget efter verksamhetsårets slut. Hästveda Administrerande organisation: Hästveda Intresseförening Bidragsbelopp: 47 470 kr (inkl tidigare års bidrag)utbetalt bidrag: 47 000 kr Bjärnum Administrerande organisation: Bjärnums GOIF Bidragsbelopp: 47 000 kr U tbetal~ belopp: 4 7 000 kr Vittsjö Administrerande organisation: Lions Club Vittsjö-Bjärnum Bidragsbelopp: 55 844,87 kr (inkl tidigare års bidrag)utbetalt bidrag: 42 118,50 kr Sösdala Administrerande organisation: Sösdala Alliansen Bidragsbelopp: 47 000 kr Utbetalt bidrag: 4 7 000 kr Tyringe Administrerande organisation: Tyringe Byalag Bidragsbelopp: 65 000 kr Utbetalt bidrag: 65 000 kr Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se \\l t l'"'\;1.,".. ""',..,...\WC1,1l//\ TAI r'-.0cd\"",...l",...,.,._..._'"'i f'\'j\vv-,""' l,.rc:. r\1\c l.-..-i,, h.,...,... rh-1c:.f"\a 1 I T;;.;.,-.~+,...,,... 1..,,..;,,r..J,...,... 0,-...J,...,,;,..._...,i" '"' r. ' 1,,.....4,...h i...j,-""'r,.)f'\1c:....-j ro,,...,.1

3(4) Vinslöv Administrerande organisation: Vinslövs Alliansen Bidragsbelopp: 47 000 kr Utbetalt bidrag: 31 000 kr I samtliga redovisade fall har den administrerande organisationens revisorer granskat förvaltning m.m. och tillstyrkt fastställande av handlingarna samt att styrelsens ledamöter beviljats ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2015. Årsmöteshandlingar har lämnats in. Bedömning Inlämnade handlingar utvisar att medlen hanterats på ett sätt som stämmer överens med föreskrifterna i reglementet för tätortsbidraget, som fastställda genom Ks au 2001-12-05, 406. Det är värt att här notera att Sösdala Alliansen bortsett från sin förpliktelse att, enligt rådande reglemente, prioritera fördelningen av tätortsbidraget i samråd med föreståndare för servicekontor. Sösdala Alliansen bör inför kommande fördelning av tätortsbidra samråda med föreståndare vid servicekontoret på orten innan fördelning beslutas. Detta kommer vid nästa års (2016) handläggning av redovisningarna för tätortsbidragets användning att särskilt följas upp. Facklig samverkan Facklig samverkan har inte skett då det saknas skäl för detta. Ekonomiska konsekvenser Inga ekonomiska konsekvenser att ta hänsyn till. Sändlista Hästveda Intresseförening Bjärnums GOIF Lions Club Vittsjö-Bjärnum Sösdala Alliansen Tyringe Byalag Vinslövs Alliansen Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se

4(4) Bilagor 1. Sammanställning över bidragets användning ''Redovisning Tätortsbidrag 2015" Kommunledningskontoret ~ Charlotte Nygren-Bonnier Bitr. fa"rvaltningschej Mikael Kipowski Tillväxtchef Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se,,1 1..,;1.,,,l'V\ ""'"\UCl\,11./ J\'T/\ 1 r-...0co,-,_.,,,.r,."'',..,1 n 1,_...,1,,. c:r.,01.,...,h...,,.,..n -1 c.n.1n I T;.:-,..-.r- -~1... l"';,,,...1... o...,..,in.,,ic--1"\;...,... Tn,... rtc"' h;,..j,,.,...,... 'Jf"'l-1 c:,...j... -..u

Ort Administrerande organisation Revisorer Bokslut Revisionsberättelse Summa bidrag 2015 Redovisning Tätortsbidrag 2015 Hästveda Ingående Samråd med ortens övriga Samråd Servicekontor Huvudman för evenemang Genomfört evenemang Tilldelat Utfall Kommentarer kapital från intressenter Inga Winbladh & Claus Z Hästveda Hästveda Intresseförening O.K O.K 47 000,00 kr 470,00 kr Ja Ja Hästveda Hembygdsförening Valborgsmässofirande 15 000,00 kr 1 500,00 kr Pedersen Hästveda Hembygdsförening Nationaldagsfirande 4 500,00 kr Hästveda Hembygdsförening Byavandringar 3 500,00 kr Hästveda Hembygdsförening Film och berättaraftnar 5 500,00 kr Hästveda Biodlareförening Inköp av lättviktskupor 3 750,00 kr 3 750,00 kr PRO/SPF Seniorerna Hästveda Trivselträff för pensionärer 1 750,00 kr 1 750,00 kr Tillgängligt Bidrag 2 Utbetalt Bidrag Resultat Tätortsbidrag 2015 47 470,00 kr 47 000,00 kr 470,00 kr Summa tillgängligt tätortsbidrag 2015 Allsångskväll i Hästveda Revyförening 10 750,00 kr 10 750,00 kr Hembygdsparken Notera att Intresseföreningen haft Kostnader i samband med större faktiska kostnader än Hästveda Intresseförening möten, fibermöte, föredrag, 15 750,00 kr 15 750,00 kr det fördelade bidraget. De jumarknad och administration faktiska kostnaderna uppgår till 17017 EJ ANVÄNT/Omfördelat till Hästveda Djurskyddsförening Hembygdsföreningen 47 470,00 kr Summa 47 000,00 kr 47 000,00 kr Årets Resultat - Hästveda Bjärnum Ingående Samråd med ortens övriga Ort Administrerande organisation Revisorer Bokslut Revisionsberättelse Summa bidrag 2015 Samråd Servicekontor Huvudman för evenemang Genomfört evenemang Tilldelat Utfall Kommentarer kapital från intressenter Bjärnums Gymnastik och Staffan Bennäs & Kjell-Erik O.K O.K Bjärnum 47 000,00 kr - kr Ja Ej aktuellt Brandmannaklubben Valborgsmässofirande 4 500,00 kr Idrottsförening Nilsson Bjärnums Fornminnesförening Teknikens dag 7 000,00 kr Bjärnums Fornminnesförening Allsång 4 000,00 kr Bjärnums Fornminnesförening Nationaldagen 2 000,00 kr Tillgängligt Bidrag 2015 47 000,00 kr Utbetalt Bidrag 47 000,00 kr Resultat Tätortsbidrag - kr 2015 Summa tätortsbidrag 2015 Bjärnums Fornminnesförening 2 000,00 kr Midsommarfirande Bjärnums GOIF Karnevalshelg 20 000,00 kr Bjärnums Folketspark Söndagsdanser 5 000,00 kr Marina Backe & Carina Malm 2 500,00 kr Julskyltning på torget Summa utbetalt bidrag 47 000,00 kr 47 000,00 kr Årets Resultat - Bjärnum Vittsjö Ingående Samråd ortens övriga Ort Administrerande organisation Revisorer Bokslut Revisionsberättelse Summa bidrag 2015 Samråd Servicekontor Huvudman för evenemang Genomfört evenemang Tilldelat Utfall Kommentarer kapital från intressenter Claes-Göra Joëlsson & Vittsjö Bjärnum O.K O.K Vittsjö Lions Club Vittsjö-Bjärnum 47 000,00 kr 8 844,87 kr Ja Ja 5 000,00 kr 5 000,00 kr Anne Kuylenstierna Teaterförening Valborgsfirande 11 950,00 kr 9 634,00 kr Nationaldagsfirande 4 500,00 kr 4 220,00 kr 500,00 kr 500,00 kr Byhandlarna 000,00 kr - kr Julmarkn ad 7 Inställt Vittsjödagen 19 000,00 kr 19 759,50 kr Sångkvällar x2 1 000,00 kr 993,00 kr KSG Sjöstugan Kristna Samrådsgruppen Tältmöte 5 000,00 kr 2 012,00 kr Summa utbetalt bidrag 53 950,00 kr 42 118,50 kr Tillgängligt kapital 2015 55 844,87 kr Årets Resultat - Vittsjö Tillgängligt Bidrag 55 844,87 kr 2015 Utbetalt Bidrag 42 118,50 kr Resultat Tätortsbidrag 13 726,37 kr 2015 Sösdala Ingående Samråd med övriga Ort Administrerande organisation Revisorer Bokslut Revisionsberättelse Summa bidrag 2015 Samråd Servicekontor Huvudman för evenemang Genomfört evenemang Tilldelat Utfall Kommentarer kapital från intressenter på orten Agneta Margell & Christel O.K Sösdala Sösdala Alliansen O.K 47 000,00 kr Ja Nej Sösdala Alliansen Sösdaladagen 38 136,00 kr Persson Sösdala Alliansen Stöd till Sportlovsaktivitet 2 000,00 kr Sösdala Alliansen Julmarknad 5 449,00 kr Sösdala Alliansen Föreningslokal till Nattvandring, Julmarknad och 1 415,00 kr Ideella föreningar Summa tätortsbidrag 47 000,00 kr Summa utbetalt bidrag 47 000,00 kr 2015 Årets Resultat - Sösdala Tillgängligt Bidrag 47 000,00 kr 2015 Utbetalt Bidrag 47 000,00 kr Resultat Tätortsbidrag - kr 2015 Tyringe Ingående Ort Administrerande organisation Revisorer Bokslut Revisionsberättelse Summa bidrag 2015 Samråd Samråd Servicekontor Huvudman för evenemang Genomfört evenemang Tilldelat Utfall Kommentarer kapital från Thomas Persson & Karin Inte på årsmöte, görs via Tyringe Tyringebyalag O.K 65 000,00 kr Ej aktuellt Lions Tyringe-Bjärnum Lions Julmarknad 5 000,00 kr 5 000,00 kr O.K Persson hemsida Tyringebyalag Tyringedagarna 15 000,00 kr 15 000,00 kr Tyringebyalag Åparkskvällar 16 000,00 kr 16 000,00 kr Tyringebyalag Nationaldag, Midsommar och 9 000,00 kr 9 000,00 kr Dricka/Brunnfirande Tyringebyalag Trädgårdsdag 5 000,00 kr 5 000,00 kr Tyringe Scoutkår Valborgsfirande 10 000,00 kr 10 000,00 kr Tyringebyalag Ekumenisk verksamhet 5 000,00 kr 5 000,00 kr Summa tätortsbidrag 65 000,00 kr Summa utbetalt bidrag 65 000,00 kr 2015 Årets Resultat - Tyringe Tillgängligt Bidrag 65 000,00 kr 2015 Utbetalt Bidrag 65 000,00 kr Resultat Tätortsbidrag - kr 2015 Vinslöv Ingående Ort Administrerande organisation Revisorer Bokslut Revisionsberättelse Summa bidrag 2015 Samråd Samråd Servicekontor Huvudman för evenemang Genomfört evenemang Tilldelat Utfall Kommentarer kapital från O.K O.K Vinslöv Vinslövs Alliansen 47 000,00 kr - kr Ja Ej aktuellt Vinslövs Alliansen Skyltsöndag Polistillstånd 700,00 kr Vinslövs Alliansen Nationaldagsfirande 7 000,00 kr Vinslövs Alliansen Byamarknad 6 000,00 kr Vinslövs Rödakorskrets Tre musikkvällar 6 000,00 kr Vinslövs Handelsförening Vinslövsdagen 7 000,00 kr Framgår ej FN-dagen Bidrag till faklor och 3 000,00 kr polistillstånd Vinslövs Alliansen Administrativa kostnader 1 300,00 kr Tillgängligt Bidrag 2015 Utbetalt Bidrag Resultat Tätortsbidrag 2015 47 000,00 kr 31 000,00 kr 16 000,00 kr Summa tätortsbidrag 2015 47 000,00 kr Summa utbetalt bidrag 31 000,00 kr Årets Resultat - Vinslöv Överskottet kommer att användas och redovsias nåstkommande år, li t i k

TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer 2016-06-07 2016/ Handläggare Arkivarie Andreas Möldrup Kommunledningskontoret Kansliavdelningen 0451-26 83 64 andreas.moldrup@hassleholm.se Kommunstyrelsen Revidering av dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen beslutar följande: 1. Reviderad dokumenthanteringsplan antas att gälla från och med den 15 augusti 2016. 2. Rätten att revidera planen efter verksamhetens behov delegeras till kommunarkivets arkivarier. Beskrivning av ärende Enligt arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen revideras vartannat år för att den skall hållas aktuell. Gällande dokumenthanteringsplan antogs av KS 2015-03-04 och behöver revideras för att kunna användas i det nya dokument- och ärendehanteringssystemet som införs på kommunledningskontoret. I detta dokument- och ärendehanteringssystemet har vi valt att ersätta de gamla diarieplanskoderna med ett nytt klassificeringsschema vilket förvaltas av Kommunalförbundet Sydarkivera och är utvecklat av intresserade kommuner. I redaktionskommittéen för detta schema ingår förutom Hässleholms kommuns arkivarie Emilia Odhner, bland andra arkivarier från Kristianstad kommun, Helsinborgs stadsarkiv och Tomelilla kommun. I samråd med avdelningschefer har klassificeringsschemat anpassats till kommunledningskontorets verksamhet. För att underlätta administrationen av handlingar som skall gallras vill vi koppla dokumenthanteringsplanen till dokument- och ärendehanteringssystemet. För att det skall fungera måste planen kopplas till klassificeringsschemat. Vi vill därför använda oss av den dokumenthanteringsplan som kommunalförbundet Sydarkivera, i samarbete med andra kommuner, har tagit fram utifrån klassificeringsschemat. Vårt mål är att utgå från denna dokumenthanteringsplan och sedan anpassa den till verksamheten genom revideringar, men vi har redan gjort vissa ändringar genom att lägga till handlingstyper som saknades utifrån vår gällande dokumenthanteringsplan. För att hålla dokumenthanteringsplanen ständigt uppdaterad och aktuell föreslår vi att kommunarkivets arkivarier får Kommunledningskontoret / Kansliavdelningen Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se

2(2) revidera planen för att bland annat kunna lägga till nya handlingstyper som uppstår i verksamheten. Kommunledningskontoret Andreas Möldrup Arkivarie Charlotte Nygren-Bonnier Bitr. Förvaltningschef Magnus Gjerstad Tf. Kanslichef Kommunledningskontoret/ Kansliavdelningen Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se

A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer A B C D 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val 1 1 1 Administrera val Allmänna val och folkomröstning - Valdistrikt, valförrättare, logistik med mera Hantera valkretsar och valdistrikt Kartor och kodförteckningar för valdistrikt Diarieförs Statistik, underlag Diarieförs Gallras/ Förslag till ny valkretsindelning Diarieförs Register över valdistrikt Hantera val- och förtidsröstningslokaler Register över val och förtidsröstningslokaler Inspektionsrapport över val och förtidsröstningslokaler Bokningslista vallokaler Gallras när valet vunnit laga kraft Hantera valmaterial Inventeringslista valmaterial uppdatering Beställningslista valmaterial Gallras efter mandatperioden Följesedel leverans valmaterial Gallras när valet vunnit laga kraft Packlistor Den underskrivna listan för respektive val/förtidsröstningslokal gallras när valet vunnit laga kraft uppdatering Körschema transport till vallokaler uppdatering Oanvänt valmaterial Gallras enligt Valmyndighetens instruktioner Rekrytera, förordna och arvodera röstmottagare Inbjudan, tidigare röstmottagare Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Se kommentar Intresseanmälningar/spontanansökningar Gallras när valet vunnit laga kraft

Förordnande av röstmottagare, delegeringsbeslut Diarieförs Meddelande om förordnande/ej förordnande Gallras när valet vunnit laga kraft Meddelande/information till röstmottagare Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Se kommentar

Register över röstmottagare Utbilda röstmottagare Register över kurser Inbjudan, utbildning Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Se kommentar Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec om förtidsröstningen och om dubblettröstkort Närvarolistor Utbildningsmaterial, valmyndigheten uppdatering Lokala instruktioner Informera om val Kommunikationsplan Diarieförs 1 1 2 Genomföra val Allmänna val och folkomröstning - Ta emot och räkna röster Genomföra förtidsröstning Anvisningar och utildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och Kan förstöras när valet vunnit laga kraft,. Ex Rutin för Se kommentar kommunala bud) från Valmyndigheten (och Länsstyrelsen) som förtidsröstning, Checklista kontrollringning valdistrikten enbart gäller ett val Dagrapport röstmottagningsställe Gallras när valet vunnit laga kraft Kvitto hämtning röster på röstmottagningsställe Gallras efter mandatperioden Ifyllda väljarförteckningar Gallras efter mandatperioden Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras efter mandatperioden Kvitton avseende röster som tagits emot från posten Gallras efter mandatperioden Postfullmakter Diarieförs

Genomföra institutionsröstning Schema för institutionsröstning Dagrapport röstmottagningsställe Ifyllda väljarförteckningar Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Hantera kommunala bud Bokningsliggare, kommunala bud Gallras efter mandatperioden Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras efter mandatperioden Gallras efter mandatperioden Gallras när valet vunnit laga kraft Genomföra valdag Kvittens röstlängd Gallras efter mandatperioden Röstlängder Kvitton leveranser från posten Gallras efter mandatperioden Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikten Gallras efter mandatperioden Valdistriktets schema valdagen Gallras efter mandatperioden Loggbok Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Sparas under valperioden Gallras efter mandatperioden Omslag med tomma ytterkuvert från godkända budröster Sparas under valperioden Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler Kan förstöras efter valet Se kommentar Protokoll valdistrikt Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Omslag med röster Lämnas till Länsstyrelsen Se kommentar Närvarolistor Utgör underlag till arvodering

Ankomstlista valnatten Tillägg i röstlängden Diarieförs och förs in i röstlängden Genomföra onsdagsräkning Annonsmanus onsdagsräkning (tid och plats) Brevröster, för sent inkomna Sparas under valperioden Gallras efter att valet vunnit laga kraft Handlingar rörande rekrytering av rösträknare Röstlängder Sammanställning förtidsröster Sparas under valperioden Se kommentar Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Protokoll valnämndens preliminära rösträkning Lämnas till Länsstyrelsen Se kommentar Röstkort Kan förstöras efter valet Se kommentar Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar 1 1 3 Folkinitiativ Folkomröstning Begäran genomföra folkomröstning Diarieförs Namnlistor Diarieförs Rapport antal röstberättigade*) Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs 1 1 4 Partistöd Ansökan Diarieförs Uträkning av partistöd Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Skriftlig redovisning inkl. granskningsintyg Diarieförs 1 2 Politiskt beslutsfattande 1 2 1 Politiska beslut Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Protokoll Reservation Omröstningslistor Ingår i protokollet Kommunalförfattningssamling Utgår från beslut i kommunfullmäktige, diarieförs på ärendet.

1 2 2 Offentlig dialog Medborgarförslag, dialogmöten Medborgarförslag Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs 1 2 3 Redovisa delegation Delegationslista Diarieförs

1 2 4 Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Tillsättning och arbete i beredning/styrgrupp med uppdrag att utreda särskild fråga Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Diarieförs 1 2 5 Tillsätta och entlediga förtroendevalda Ledamöter och ersättare, revisorer, överförmyndare Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning från Diarieförs Länsstyrelsen Förslag från valberedningsnämnden Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf Diarieförs Lagakraftbevis från Länsstyrelsen Diarieförs Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Diarieförs Begäran hos Länsstyrelsen om ny ersättare Diarieförs Underrättelse från länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i Kf Diarieförs 1 2 6 Initiativ från förtroendevalda Motion Diarieförs Interpellation Fråga Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Tjänsteskrivelse/yttrande Diarieförs om remitterad till förvaltning Protokollsutdrag/Beslut nämnd Diarieförs om remitterad till nämnd Yttrande/svar Diarieförs 1 2 7 Kommunikation med förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden, redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ, genomföra dialoger mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Anmälningsärenden Diarieförs Gallras efter 1 år

1 3 Verksamhetsledning 1 3 1 Styrande dokument På olika nivåer, kommunfullmäktige, nämnd, chefsnivå. Taxor och avgifter. Ex policy, reglemente, gallringsbeslut Styrande dokument Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Plan mot kränkande behandling Diarieförs Likabehandlingsplan Diarieförs Jämställdhetsplan Diarieförs Policydokument t.ex. hälsoplan, arbetsmiljöpolicy Diarieförs Delegeringsordning Diarieförs Förslag till förändrad delegeringsordning Diarieförs Delegeringsbeslut - räddningsledare Diarieförs 1 3 2 Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation, förvaltningsorganisation, attest- och utanordningsbehörighet, delegation av ansvar/arbetsuppgifter Organisationsplan/beskrivning Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Attest- och utanordningsbehörigheter Diarieförs Attestregister Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Delegationer rörande övergripande ansvar Diarieförs. T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. Återkallande av delegering Diarieförs. Gallras efter 10 år

Riktlinjer Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Diarieförs. Avser riktlinjer utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren exempelvis inom hälso- och sjukvård 1 arkivex av den egna organisationens rekommendationer (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid 1 3 3 Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten samtliga nivåer Protokoll/anteckningar 1 3 4 Samverka med personal och fackliga organisationer MBL-förhandlingar, löneöversyn, central och lokal samverkan, arbetsplatsträffar Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Diarieförs Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Diarieförs Protokoll Löneöversyn Diarieförs Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Diarieförs Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och (SVG). Diarieförs arbetstagare Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och Diarieförs arbetstagare Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Protokoll från arbetslagsmöte Protokoll/Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT). Om de innehåller beslut måste de bevaras. Kallelse med bilagor 1 4 Planering och uppföljning av verksamheten 1 4 1 Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning Budget Mål och vision Kan ingå i budgeten Preliminära budgetramar Preliminär beräkning statsbidrag, kommunalekonomisk utjämning m.m. Tjänsteskrivelse Diarieförs Investeringsplan Diarieförs Verksamhetsmål och äskanden Diarieförs

Budget Diarieförs Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Diarieförs Synpunkter från de fackliga företrädarna Diarieförs Förslag, budget, oppositionen Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Budget för revisorerna Diarieförs Beslut statsbidrag Diarieförs Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Diarieförs Lagakraft-bevis Diarieförs Redovisningsräkning, Skatteverket Diarieförs Beslut från Skatteverket om utjämning Diarieförs Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Diarieförs Budget, arbetsmaterial Budgetuppföljning Diarieförs Budgetuppföljning, rapporter Diarieförs Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Diarieförs Delårsrapport kommunen Även månadsuppföljningar. Tryckt 2 ex. Diarieförs Årsredovisning Diarieförs Revisionshandlingar Diarieförs Protokollsutdrag från kommunalförbund och kommunala bolag Kommunkoncern. Diarieförs Resultatöverföring Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Lagakraftbevis Diarieförs Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Diarieförs Årsbokslutsbilaga Anläggningsbilaga, avstämning per balanskonto, bokförings- och avstämningslistor Årsrapporter/verksamhetsberättelser Diarieförs Strategisk plan Strategisk plan med budget och flerårsplan, underlag Strategisk plan med budget och flerårsplan Tryckt, 2 ex Över- och underskottshantering

Över- och underskottshantering underlag Över- och underskottshantering Tryckt, 2 ex 1 4 2 Begära ökat anslag/tilläggsbudget Används endast vid behov - t ex strukturella förändringar eller underskott i budgeten Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Diarieförs Beslut/protokollsutdrag Diarieförs

1 5 Kvalitetsledning 1 5 1 Kvalitetsstyra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy och kvalitetsmål Ledningssystem Med ledningssystem avses riktlinjer och rutiner för att fastställa de grundläggande principerna för ledning av verksamheten och för att nå uppställda mål. Direktiv gällande ledningssystemet Diarieförs Granskning av ledningssystem, resultat av Diarieförs Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Kvalitetsdokument T. ex KKiK. Diarieförs Åtgärdsplaner Diarieförs Rapporter, uppföljningar Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Uppföljning av mål Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Diarieförs Uppföljning av verksamhet och kvalitét Avser dokumenterade uppföljningar. Diarieförs. Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten. Diarieförs. 1 5 2 Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för att undersöka verksamhetskvalitet, även verksamheter under intern service Intern kontroll Intern kontrollplan Diarieförs Prover, egenkontroll Gallras efter 1 år Händelse- och riskanalys Rapporter, uppföljning Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Tillsyn i egen regi Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Begäran om yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Beslut Diarieförs Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Diarieförs

Enkät Enkätsvar, inkomna Sammanställning Diarieförs Statistik Statistik, allmän Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik Se kommentar gallras vid Sammanställningar, statistik Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik Se kommentar gallras vid Kvalitetsarbete Medborgerundersökningar Servicemätningar 1 5 3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar. Ex. äldreomsorgsplan - planer utifrån den fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar. Verksamhetsplan Diarieföras Uppföljningar av rutiner, dokumentation Diarieförs. Avser uppföljning av t.ex. vårdarbetsrutiner Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från Protkoll och utvärdering bevaras och diarieförs. Underlag fortlöpande uppföljning av verksamheten gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Diarieförs. Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Diarieförs. Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten

1 5 4 Synpunkter och klagomål Synpunkt/klagomål av vikt för verksamheten Diarieförs Synpunkt/klagomål av rutinartad karaktär Diarieförs Gallras efter 1 år Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs 1 5 5 Anmälan enligt lag Mot myndigheten. T.ex. Lex Sarah, Lex Maria eller kränkande behandling av skolelev. Anmälan om missförhållande Diarieförs. Kan gälla t.ex. Lex Sarah, Lex Maria eller kränkande behandling av skolelev Utredning/rapport Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Beslut Diarieförs 1 5 6 Forum för samråd Till exempel tillgänglighetsråd, pensionärsråd Protokoll/minnesanteckningar Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper

1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan 1 6 1 Omvärldsbevakning 1 6 2 Utvecklingsprojekt Ex. Projektredovisning, projektdirektiv, projektplan Projektdirektiv Diarieförs Projektplan/beskrivning Diarieförs Redovisning/rapport Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Bidragsansökningar Diarieförs

1 6 3 Samverka externt Avser verksamhet förknippad med att bygga upp, förvalta och följa upp samverkansorganisationer. Överenskommelse Diarieförs Minnesanteckningar Protokoll Diarieförs 1 6 4 Utredningar 1 6 5 EU-bidrag Ansökningshandlingar 1 6 6 EU-strategi 1 6 7 Europaforum 1 7 Allmänna handlingar och arkiv När det gäller enskilda (privata) arkiv och samlingar som kommunen tar hand om: se 10.4 Enskilda arkiv 1 7 1 Post och postöppning Rutiner för inflödesprocesser Postöppningsfullmakt 1 7 2 Lämna ut allmänna handlingar Lämna ut allmänna handlingar/ uppgifter ur allmänna handlingar Inkommen begäran ta del av allmän handling Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Diarieförs Kopior av utlämnade handlingar Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Diarieförs Beslut/dom från kammarrätten Diarieförs 1 7 3 Redovisa information Diarieföring/registrering av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Diarium Postlista Handlingskort Ärendekort Ärendelista Tas ut på papper en gång om året Arkivredovisning Diarieförs. Arkivbeskrivning och arkivförteckning

Gallringsbeslut Se 1.3.1. Styrande dokument Klassificeringsstruktur Diariekod Dokumenthanteringsplan Diarieförs. 1 7 4 Vårda och förvara arkiv Programverksamhet Leveransbekräftelse 1 7 5 Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Avtal rörande skanning Diarieförs. Ex av journaler och protokoll Avtal rörande utlån Diarieförs. Ex av journaler och protokoll 1 7 6 Hantera arkivleveranser Leveransreversal 1 7 7 Avhända allmänna handlingar Permanent överförande av handlingar till andra myndigheter eller enskilda organ än arkivmyndigheten. Kräver Kf-beslut. Begäran om övertagande av handlingar Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs 1 7 8 Överlämna allmänna handlingar för förvaring Tidsbegränsat lån eller förvaring av handlingar enligt avtal Avtal om lån/förvaring av handlingar Diarieförs. Ex journaler och protokoll Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Gallringslistor, gallringsbeslut Se 1.3.1. Styrande dokument 1 7 9 Gallra allmänna handlingar Gallringslistor, gallringsbeslut Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Protokollsutdrag/beslut Gallringslistor Diarieförs Gallringsrapport Diarieförs 1 8 Tillsyn och Revision Intern revision 1 8 1 Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Begäran om yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Beslut från revisionen Diarieförs

1 8 2 Tillsyn från tillsynsmyndighet JO, externa revisorer. Återkommande reguljära inspektioner Meddelande om förestående inspektion Diarieförs Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Underrättelse om inkommen anmälan Diarieförs Begäran om uppgifter/yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Beslut/dom Diarieförs Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet. Till exempel remisser från statliga myndigheter 1 9 1 Externa remisser Remiss/begäran om yttrande som besvaras Diarieförs Remiss/begäran om yttrande som inte besvaras Diarieförs Gallras efter 1 år Yttrande/svar Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Beslut från remitterande organ Diarieförs 1 9 2 Externa undersökningar Ex externa enkäter Enkäter, inkomna Diarieförs och bevaras om de är av vikt annars gallras vid Se kommentar Enkätsvar, avgivet Diarieförs och bevaras om de är av vikt annars gallras vid Se kommentar 1 9 3 Statistik till andra myndigheter Statistik ex till SCB Begäran om uppgifter Lämnade uppgifter 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid Se kommentar

1 10 Hantera kommunens varumärke Även kommunala bolag 1 10 1 Kommunvapen Beställning av kommunvapen Diarieförs Förslag från Riksarkivet, Statsheraldikern Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Begäran om yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Diarieförs Yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Diarieförs Ansökan om registrering hos PRV Patent och registreringsverket. Diarieförs Registreringsbevis från PRV Diarieförs Förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Diarieförs Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Diarieförs 1 10 2 Grafisk profil Förslag till grafisk profil Se 1.3.1. Styrande dokument Tjänsteskrivelse Se 1.3.1. Styrande dokument Protokollsutdrag/beslut Se 1.3.1. Styrande dokument 1 10 3 Varumärke Även kommunala bolag Registrering av varumärke Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Ansökan om registrering hos PRV Patent och registreringsverket. Diarieförs Registreringsbevis från PRV Diarieförs Förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Diarieförs Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens Diarieförs varumärke 1 10 4 Utmärkelser Ex. kulturpris, byggnadspris och idrottspris Nomineringar Protokollsutdrag/beslut 1 10 5 Flaggning Instruktion för flaggning 1 11 Representera T.ex. jubiléer, eller evenemang som kommunen arrangerar eller deltar i som en del av kommunens officiella representation.

1 11 1 Evenemang och avtackningar Föreningar, näringsliv etc. Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter Diarieförs Förslag evenemangsaktiviteter Meddelande antagen aktivitet till evenemangsplan Evenemangsplan Diarieförs Inbjudan, gäster Diarieförs Representationslistor och registreringsförteckningar Diarieförs Tackbrev och ordförandekorrespondens Diarieförs. Redogörelse för evenemanget, fotografier, upptagningar Dokumentation från evenemang Förtjänsttecken (motsv.) Diarieförs. Av förtjänsttecken framtagna för kommunens räkning bevaras ett "arkivexemplar" (T.ex. standard) Representationsgåvor Av gåva speciellt framtagen för kommunens räkning bevaras Se anm ett "arkivexemplar". (T.ex. föremål försett med kommunvapen) I annat fall dokumenteras gåvan i bild. 1 11 2 Vänortsutbyte Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Avtal Överlämnat från vänorter. Diarieförs Presentationsmaterial från vänorter Inbjudningar Diarieförs Tackbrev Redogörelser från besöket, fotografier. Diarieförs. Dokumentation från vänortsbesök Gåvor till kommunen Diarieförs

A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Handlingstyp/handlingsslag A B C D 2 INTERN SERVICE 2 1 Mötesadministration Förberedelser och genomförande av nämndssammanträden, sammanträden och möten av olika slag. Ej beslut. Gallras/ 2 1 1 Mötesplanering Sammanträdesplanering (kalender) Diarieförs Protokollsutdrag/beslut 2 1 2 Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragningslista med beslutsunderlag (kopior av de Gallras efter sammanträde ärenden som tas upp på mötet) Kallelse/ärendelista/föredragnings-lista Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. Justeringsanslag Om tillkännagivandet av justerandet antecknats på protokollet så gallras anslaget omgående. 2 2 Administration av förtroendevalda 2 2 1 Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister Avtal lån av surfplatta Fullmakt för publicering på internet 2 2 2 Ersättning och arvoden till förtroendevalda Transaktionsfil Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Se kommenar /Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år 2 2 3 Utveckla förtroendevaldas kompetens Protokollsutdrag/beslut Externa kurser och konferenser Intern utbildning för nya förtroendevalda 2 2 4 Avtacka/hedra förtroendevalda Gåvor Diarieförs

2 3 Informera och kommunicera internt 2 3 1 Internt informationsmaterial Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Broschyrer Ett exemplar av varje ska bevaras. Kataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster Ett exemplar av varje ska bevaras. Verksamhetens historia Pressklipp 2 3 2 Intern webb Handböcker/interna rutiner 1 exemplar sparas vid större förändringar Se kommentar Dokumentbibliotek Webbsidor 2 3 3 Projekt- och samarbetsytor på Tillhandahålla och använda webben Samarbetsytor Projektytor Dokumentbibliotek 2 3 4 Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar 2 4 Ekonomiadministration 2 4 1 Kontoplan Kontoplan, inkl. kodförteckningar/kodplaner 2 4 2 Leverantörsreskontra Rekvisition Leverantörsfaktura Attestlista Betalningsfil Utbetalning till leverantör Pappersfakturor kan gallras efter 10 år. Digtitala fakturor ska bevaras sedan år 2010 Gallras efter 10 år Se kommentar Revideras fortlöpande Gallras efter 10 år

2 4 3 Kundreskontra Fakturaunderlag Fakturafil Kundfaktura Debiteringslista Autogiroanmälan e-medigvande autogiro Medgivandeaviseringar Betalningspåminnelse Kravfil Uppdragserkännande Justitia Inkassorapport Statusrapport Avslutsrapport Bokföringsmässig avskrivning 2 4 4 Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra 2 4 5 Fakturera internt Underlag Interdebitering/kostnadsfördelning Bokföringsorder Avstämningslista 2 4 6 Löpande bokföring Månadsavstämningar Huvudbok 2 4 7 Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura, skadeståndskrav, försäkringsärenden, fodringar och avskrivning av fodringar Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Bestridande av faktura Diarieförs Ärenden om reducerad avgift Diarieförs Ansökningar och beslut från Skolverket eller Myndigheten för yrkeshögskolan Diarieförs Konkursbesked Diarieförs på samlingsnummer, om ytterligare uppgift tillkommer skapas ett eget ärende. om eget ärende. Samlingsnumret kan gallras efter 2 år. Fusionsbesked 2 4 8 Deklarationer och skattefrågor Skatte- och momsdeklaration Underlag för ansökan om moms Ansökan ersättning moms Skatteverkets utbetalnings- eller inbetalningsbesked Diarieförs på samlingsnummer, om ytterligare uppgift tillkommer skapas ett eget ärende. om eget ärende. Samlingsnumret kan gallras efter 2 år. Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år

Skatteverkets redovisningsräkning utbetalningsår Taxeringsvärden Fastighetsdeklaration och fastighetstaxering Skattereduktion Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras 5 år efter ny fastighetstaxering Gallras efter 10 år

2 4 9 Utbetalningar Det som ej omfattas av leverantörsreskontra 2 4 10 Inbetalningar Det som ej omfattas av kundreskontra 2 4 11 Kontanthantering Kassarullar Redovisning av kassa Babs-kvitton, kassakvitton Bankinsättningar Bevakningslistor för postgiro och bankgiro Fellistor för postgiro och bankgiro Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 2 5 Finans- och skuldförvaltning 2 5 1 Förvalta finanser Ex. aktier och värdepapper 2 5 2 Inkommande bidrag EU-bidrag Diarieförs Gallras efter speciella regler för EU-projekt Statsbidrag Diarieförs. T.ex. energirådgivning el. utjämningsbidrag. Gallras efter 10 år Uppgifter om bidragskriterier Diareförs. Redovisning av statsbidrag Diarieförs. Kommunalt bidrag Diarieförs. Från kommunintern "fond" inrättad för särskilda satsningar. 2 5 3 Banktjänster Revers Delegationsbeslut Diarieförs Underlag för betalning 2 5 4 Borgen Ärenden om kommunal borgen Diarieförs 2 5 6 Utdelningar och koncernbidrag Beslut om utdelning eller koncernbidrag Diarieförs Betalningsfil Gallras efter 10 år 2 5 7 Ägartillskott Beslut om ägartillskott Diarieförs Betalningsfil Gallras efter 10 år 2 6 Inköp och försäljning 2 6 1 Genomföra upphandling Annons och förfrågningsunderlag Diarieförs Öppningsprotokoll Diarieförs Prövningsprotokoll Diarieförs Utvärderingsprotokoll Diarieförs Tilldelningsbeslut Diarieförs Anbud, inte antaget Vanliga upphandlingar kan gallras efter 5 år men vid EUupphandling Se kommentar måste även icke antagna anbud bevaras, Anbud, antaget Diarieförs Upphandlingsrapport Diarieförs Ramavtal Diarieförs

2 6 2 Genomförande av total/utförandeentrepenad

2 6 3 Avropa från ramavtal Offerter Orderbekräftelse Garantibevis garantitidens upphörande Produktdokumentation Följesedel 2 6 4 Förvalta avtal Bevakning av avtal, option på förlängning etc. Avtal Diarieförs Avtal av rutinmässig karaktär Till exempel leasingsavtal kopiatorer, städ. Om avtal diarieförs ingår de i diarieförda handlingar. Gallras 2 år efter 2 6 5 Kommuninterna tjänster Hantera kunder, beställningar, leveranser, klagomål etc. Till exempel i samband med intraprenader när tjänster säljs till förvaltningar, Repro mm. Hela processen - både köp och sälj av interna tjänster, utom fakturering (se ekonomi). Ingår i andra processer? 2 7 Personaladministration 2 7 1 Rekrytera Annons Diarieförs Intresseanmälningar Sammanställning över sökande Diarieförs Ansökningar, ej erhållen tjänst Utlåtande från rekryteringskonsult Ansökningshandlingar från antagen Förvaras i personalakt 2 7 2 Anställa Anställningsavtal Förvaras i personalakt Introduktionsplan för medarbetare Förvaras i personalakt Checklista Förvaras i personalakt Informations-material Förvaras i personalakt IT-försäkran Förvaras i personalakt Gallras 2 år efter Mobiltelefonavtal Förvaras i personalakt Gallras efter 10 år Tystnadsplikt Förvaras i personalakt Kvittenser för nycklar Förvaras i personalakt Tjänstebilsavtal Förvaras i personalakt. 2 7 3 Bemanning och ledigheter Ansökan om tjänstledighet Diarieförs om tjänstledigheten överstiger 6 månader. Förvaras i personalakt. Beviljad tjänstledighet Diarieförs om beslut krävs Ansökan om semesterledighet Meddelanden från försäkringskassan 2 7 4 Administrera anställningar Ändra anställningsform Diarieförs. Förvaras i personalakt

Bisysslor Förvaras hos respektive nämnd i pärm Intyg och betyg Förvaras i personalakt.

2 7 5 Personalhälsa Rehabiliteringsutredning Förvaras i personalakt Arbetsförmågebedömning, test och arbetsprövning, rapport Förvaras i personalakt Behandlingskontrakt Förvaras i personalakt Resultat från behandling, rapport Förvaras i personalakt Läkarutlåtande Förvaras i personalakt Sjukanmälan Omplaceringsutredning Förvaras i personalakt Beslut om omplacering Förvaras i personalakt Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan Förvaras i personalakt Utredning om arbetsskada Förvaras i personalakt Anmälan till AFA (TFA-KL) Förvaras i personalakt Beslut om sjukersättning Förvaras i personalakt Anmälan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling Handlingsplan 2 7 6 Utbilda och utveckla personal Medarbetarsamtal/utvecklingssamtal Gallras när anställningen upphör Lönesamtal Gallras när nytt dokument är upprättat Fritidsstudiebidrag Förvaras i personalakt Kursmaterial Studieintyg Förvaras i personalakt Kompetensutvecklingsplan Förvaras i personalakt Min kompetens Förvaras i personalakt 2 7 7 Disciplinåtgärder för personal Kallelse Förutsätter att protokoll förts vid möte. Dokumentation om misskötsamhet Diarieförs. Förvaras i personalakt MBL-protokoll Diarieförs. Förvaras i personalakt Underlag inför disciplinär åtgärd Diarieförs. Förvaras i personalakt. Det råder inte sekretess i disciplinärenden utan både underlag och beslut är offentliga. Yttrande inför disciplinär åtgärd Diarieförs. Förvaras i personalakt. Beslut om disciplinär åtgärd ex skriftlig varning Diarieförs. Förvaras i personalakt. Polisanmälan Se 5.5.7 Anmäla till polis 2 7 8 Uppvakta personal Sammanställningar över aktuell personal Inbjudan Register över gåvor

2 7 9 Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Förvaras i personalakt Beslut om avgångsvederlag Diarieförs. Förvaras i personalakt. Entledigande Diarieförs. Förvaras i personalakt Ansökan om pension och entledigande Diarieförs. Förvaras i personalakt LAS-handlingar, ej genomförda LAS-handlingar, genomförda Diarieförs. Förvaras i personalakt Varsel om uppsägning Diarieförs. Förvaras i personalakt Tjänstgöringsintyg/betyg, kopia Förvaras i personalakt Ansökan om företrädesrätt Diarieförs. Förvaras i personalakt Dödsfallsintyg Förvaras i personalakt 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete 2 8 1 Arbetsmiljö-/skyddsrond Skyddsrondsprotokoll Riskbedömning Diarieförs Handlingsplan Diarieförs 2 8 2 Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Diarieförs Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Gallras när ny ansvarig har utsetts Översyn av arbetsmiljöarbete Konsekvensanalys av arbetsmiljöeffekter Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet 2 9 Löneadministration 2 9 1 Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Personalförteckningar Arvoden Ersättningar Förskottsanmälan Löneunderlag Kontrolluppgifter Löneavdrag Skatter Gallras efter 10 år