Servicenämnden 2015-02-09 1(11) Plats och tid: Torsgatan 1 kl 13:00 15:15 ande: Maria Söderberg (MP), ordförande Micael Nilsson (S) Staffan Svensson (C) Cathrin Ljungberg (S) Anders Wikström (M) Robert Bengtsson (S) Annette Nordén (KD) Övriga deltagande: Simon Lindgren (M), Perihan Karagöz (S), Pierre Håkansson (C), Tony Kok (S), förvaltningschef Carl Westman, Kontorsservicechef Johnny Dahlin, Städchef Mehzabeen Kamruddin, Måltidschef Joakim Lindh ( 5-8), IT-servicechef Lars Nilsander, HR-utvecklare Gunni S Heland ( 5-12) samt Administrativ chef/nämndsekreterare Christel Rehmark Utses att justera: Justeringens plats och tid: Micael Nilsson Servicekontoret Sekreterare: Paragrafer 5-14 Christel Rehmark Ordföranden: Justerande: Maria Söderberg. Micael Nilsson ANSLAG / BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Halmstads kommun, Servicekontoret : 2015-02-09 Datum för anslags uppsättande: 2015-02-16 Datum för anslags nedtagande: 2015-03-11 Förvaringsplats för protokollet: Servicekontoret Underskrift:... Christel Rehmark
Servicenämnden 2015-02-09 2(11) SE 5 Val av protokollsjusterare Servicenämnden beslutar att utse Micael Nilsson (S) att, tillsammans med ordföranden, justera protokollet.
Servicenämnden 2015-02-09 3(11) SE 6 Godkännande av dagordning Servicenämnden beslutar att godkänna dagordningen
Servicenämnden 2015-02-09 4(11) SE 7 SE 2015/0003 Bokslut & verksamhetsredovisning 2014 1. Servicenämnden godkänner Servicekontorets bokslut för verksamhetsåret 2014 inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 2014 med aktiviteter och nyckeltal. 2. Servicenämnden beslutar att begära ombudgetering av investeringsmedel, samt inte resultatbalansera driftmedel i enlighet med förslaget i handlingarna. Bokslut 2014 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och ärendet har beretts av personal på administrativ service och ansvariga verksamhetschefer. Servicenämnden är ett serviceorgan för kommunens övriga nämnder i fråga om försäljning av stödfunktioner. Servicenämndens verksamheter redovisar sammanlagt en budgetavvikelse med -4 087 tkr för verksamheterna 200-204. Verksamhet 200 och 201 begär att inte behöva resultatbalansera underskottet på 1 668 resp. 2 918 tkr till år 2015. Investeringsanslaget visar på att överskott med 17 932 tkr. Ombudgetering begärs av 5 309 tkr till år 2015 med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år 2014. 1. Servicenämnden godkänner Servicekontorets bokslut för verksamhetsåret 2014 inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 2014 med aktiviteter och nyckeltal. 2. Servicenämnden beslutar att begära ombudgetering av investeringsmedel, samt resultatbalansering av driftmedel i enlighet med förslaget i handlingarna. Servicenämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.
Servicenämnden 2015-02-09 5(11) SE 8 SE 2015/0107 Internkontroll plan 2014 1. Servicenämnden beslutar att godkänna servicekontorets uppföljningsrapport av 2014 års internkontrollplan. Servicekontoret har genomfört de internkontroller som anges i den av nämnden fastställda internkontrollplan för år 2014. Internkontrollen ingår som en del i verksamhetsplan 2014-2016. Kontrollerna har varit tillfredsställande. Dokumentation av genomförda kontroller, iakttagelser och avvikelser redovisas i form av uppföljningsrapporten. 1. Servicenämnden beslutar att godkänna servicekontorets uppföljningsrapport av 2014 års internkontrollplan. Servicenämnden beslutar enligt servicekontorets förslag.
Servicenämnden 2015-02-09 6(11) SE 9 SE 2015/0013 Verksamhetsplan 2015-2017 Servicenämnden beslutar att anta förslag till verksamhetsplan 2015-2017 (inkl internkontrollplan, jämställdhetsplan hälso- och arbetsmiljöplan samt medföljande plan för konkurrensutsättning), enligt bilaga. Verksamhetsplan är en del i arbetet enligt visionsstyrningsmodellen. Planen bygger vidare på de av kommunfullmäktige fastställda övergripande och konkretiserade målen i planeringsdirektivet, samt anvisningar från stadskontoret. Syfte med planen är att lyfta fram servicenämndens mål, målvärden och aktiviteter, som i sin tur bidrar till att uppfylla kommunfullmäktiges konkretiserade och övergripande mål. Planen för servicenämnden har arbetats fram under nämndens planeringsdagar 15-16 januari och verksamheternas förslag har presenterats för förvaltningens samverkansgrupp och nämnd. Efter verksamhetsplanen är fastställd, påbörjas arbetet med att göra serviceplaner för verksamheterna. Uppföljning av verksamhetsplanen sker sedan tertialvis och redovisas i form av delårsrapport, delårsbokslut och bokslut. Servicenämnden beslutar att anta förslag till verksamhetsplan 2015-2017 (inkl internkontrollplan, jämställdhetsplan hälso- och arbetsmiljöplan samt medföljande plan för konkurrensutsättning), enligt bilaga. Servicenämnden beslutar enligt servicekontorets förslag.
Servicenämnden 2015-02-09 7(11) SE 10 SE 2015/0108 Kontaktverksamhet för förtroendavalda 1. Servicenämnden beslutar att tillämpa 10 i arvodesbestämmelser till Halmstads kommuns förtroendevalda om kontaktdagar. 2. Servicenämnden beslutar att besök görs av ledamöter och ersättare efter egen bedömning, maximalt 6 heldagar eller 12 halvdagar per kalenderår och förtroendevald. Ordföranden meddelas och beviljar förrättningsarvode. Enligt arvodesbestämmelser till Halmstads kommuns förtroendevalda 10 ska respektive nämnd och styrelse ge ledamöter och ersättare rätt till, att efter egen bedömning, utföra förrättningar i form av kontaktverksamhet, studier av verksamhet och dylikt. Antalet förrättningar med ersättning får inte överskrida 6 heldagar alternativt 12 halvdagar per kalenderår och förtroendevald. Respektive nämnd och styrelse ska närmare utforma regler för denna verksamhet. Verksamheten ska rymmas inom respektive nämnds/styrelses budget. 1. Servicenämnden beslutar att tillämpa 10 i arvodesbestämmelser till Halmstads kommuns förtroendevalda om kontaktdagar. 2. Servicenämnden beslutar att besök görs av ledamöter och ersättare efter egen bedömning, maximalt 6 heldagar eller 12 halvdagar per kalenderår och förtroendevald. Ordföranden meddelas och beviljar förrättningsarvode. Servicenämnden beslutar enligt förslag
Servicenämnden 2015-02-09 8(11) SE 11 SE 2015/0110 Valnämndens och servicenämndens ansvar för allmänna val 1. Servicenämnden beslutar att ge uppdrag till servicekontoret att sammanställa förutsättningarna för arbetet med allmänna val. 2. Servicenämnden beslutar att redovisning ska ges vid valnämndens sammanträde i september 2015. Valnämnden har föreslagit servicenämnden sammanställa förutsättningar för arbetet med allmänna val. Valnämnden ser ett behov att utreda konsekvenserna av att antalet val blir allt fler. Gränsdragningen mellan servicenämnden och valnämnden behöver tydliggöras. 1. Servicenämnden beslutar att ge uppdrag till servicekontoret att sammanställa förutsättningarna för arbetet med allmänna val. 2. Servicenämnden beslutar att redovisning ska ges vid valnämndens sammanträde i september 2015. Servicenämnden beslutar enligt förslag
Servicenämnden 2015-02-09 9(11) SE 12 SE 2015/0024 Anmälningsärende SE-nämnd Servicenämnden beslutar att lägga anmälningsärendet till handlingarna. KS 277 (2014) Tematiskt arbete: Framtidens Näringsliv och arbete i Halmstad Servicenämnden beslutar att lägga det anmälda ärendet till handlingarna.
Servicenämnden 2015-02-09 10(11) SE 13 SE 2015/0016 Information Carl Westman informerar om emedarbetaren för förtroendavalda
Servicenämnden 2015-02-09 11(11) SE 14 Övriga frågor Ordförande informerar om konferensen Agenda 2015 som arrangerades av Miljörapporten och NMC Närverk för Hållbart Näringsliv