Internkontroll 2015 - KS Förebyggande brandskydd Beslutad av kommunstyrelsen
Metadata om dokumentet Dokumentnamn Internkontroll 2015 - KS facknämnd Dokumenttyp Del av Kommunstyrelsens Interna kontroll 2015 Omfattar Kommunen Dokumentägare Jörg Bassek Författningsstöd Dokumentansvarig Anders Berg Publicering 2 (10)
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 4 2. Uppdrag... 4 2.1 Internkontroll... 4 2.2 Bakgrund... 4 2.3 Kontrollmål/granskningsmål... 5 2.4 Metod och avgränsning... 5 3. Nationella regler... 5 3.1 Styrande regelverk 4. s styrning.... 5 4.1 s mål... 5 4.2 Organisation... 6 4.3Uppföljning... 6 4.4 Riskbedömning/Riskanalys... 7 4.5 Statistik... 8 5. Kontrollaktivitet och slutsats... 10 5.1 Förslag på åtgärder... 10 3 (10)
1. Sammanfattning Kommunen ska i enlighet med lag och styrdokument bedriva systematiskt brandskyddsarbete, (SBA). I kommunstyrelsens internkontrollplan för 2015 ingår tre punkter från SBA; grundläggande brandskyddsutbildning, kontrollronder samt kontroll av brandlarm. Följande redogörelse gäller enbart om internkontrollen följts enligt plan och säger inget om hur det systematiska brandskyddsarbetet faktiskt ter sig på kommunens enheter. Kontrollen visar att en stor del av kommunens medarbetare inte har tagit del av den grundläggande brandskyddsutbildningen. Den visar också att ansvariga för att kontrollera antalet kontrollronder respektive brandlarmkontroller inte haft möjlighet att utföra det uppdraget, på grund av arbetsbelastning. 2. Uppdrag 2.1 Internkontroll Intern kontroll är en integrerad process i kommunkoncernens verksamhets- och ekonomistyrning samt en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Kommunen ska uppfylla kraven på intern kontroll enligt Kommunlagens (KL) 6 kapitel, så att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och instruktioner. 2.2 Bakgrund Kommunens internkontroll av det systematiska brandskyddsarbete (SBA) består av tre delar: Redovisning av hur många av kommunens medarbetare som deltagit i utbildning i systematiskt brandskyddsarbete, redovisa antalet kontrollronder samt utföra regelbunden översikt av brandlarmkontrollen genom stickprov. Ansvaret för SBA vilar på chef för fastighetskontoret, som utser utförare, och brandskyddsansvarig, som även är kommunens Risk- och säkerhetsansvarige. Utbildningsinsatserna genomförs av Räddningstjänsten Dala Mitt, enligt bifogat avtal. Avtalet beräknade 2013 att på en arbetsstyrka om 3973 anställda behöver cirka 700 medarbetare per år ska få ta del av utbildningen för att hela personalstyrkan ska ha genomgått den under en femårscykel. 4 (10)
2.3 Kontrollmål/granskningsmål Internkontrollplanen stipulerar att: SBA-utbildningen ska ske en gång per år och statistik över antalet deltagare redovisas. antalet genomförda kontrollronder ska redovisas. brandlarmskontrollerna kontrolleras genom kontinuerliga stickprov. 2.4 Metod och avgränsning Internkontrollen har utförts genom intervjuer, eftersom både brandskyddsansvarige och larmsamordnare, som ska utföra kontrollerna, menade att dessa inte skötts enligt rutiner på grund av arbetsbelastning och resursbrist. Dessutom redovisas senaste statistiken över antalet deltagare i utbildningarna (2013). 3. Nationella regler 3.1 Styrande regelverk Lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) Förordning om skydd mot olyckor (SFS 2003:789) Föreskrift om skriftlig redogörelse av brandskyddet (SRVFS 2003:10) Allmänna råd och kommentarer om skriftlig redogörelse för brandskyddet (SRVFS 2004:4) Allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3) ersätter SRV:s meddelande 2001:2 4. s styrning. Brandskyddspolicy för Borlänge Kommun, antagen 2005-09-29, Dnr 2005/100 Kommunens SBA 3 (Systematiskt brandskyddsarbete), Reviderad 2012-10-05 4.1 s mål Brandskyddspolicy för Förslag till brandskyddspolicy för har upprättats. Av policyn framgår att kommunen skall: Ha en brandskyddsorganisation med en tydlig ansvarsfördelning Bedriva regelbunden brandskyddsutbildning/säkerhetsutbildning Upprätta och följa brandskyddsregler Genomföra regelbundna brandskyddskontroller Ha rutiner för information i organisationen/verksamheten Ha rutiner för uppföljning av brandskyddsarbetet Ha rutiner för revidering av dokument 5 (10)
4.2 Organisation Chef för fastighetskontoret ansvarar för kommunens SBA-arbete, som enligt SBA-planen skall utföras av brandskyddsansvarig och brandombud. Brandskyddsansvarig ansvarar för: Säkerhetsföreskrifter Brandskyddsutbildningar Övningar Tillsynsrutiner Nödlägesplan Underlag för skriftlig redogörelse. På grund av arbetsbelastning har brandskyddsansvarig ingen möjlighet att organisera eller kontrollera skyddsronderna. Brandskyddsansvarig förhandlar, enligt intervjun, med ledningen för verksamhetsstöd om att delegera ansvaret för kontrollronderna och utbildningen till enhetschefer. Brandombudet ansvarar för: Kontrollronder Rapportering till brandskyddsansvarig Information Kontrollerna av brandlarmen ligger på Tunabyggen AB, som kontrakterade fastighetsförvaltare. Ett system är på plats för att säkerställa att Tunabyggens kontroller följer lagar, normer och regler. Dessutom ska brandombudet upphandla en funktion som skall underhålla, serva och installera säkerhetsteknik i kommunen. Denna funktion kommer även få uppdraget att dokumentera samtliga system samt statuskontrollera dem. I och med den nya funktionen förväntar sig brandombudet att snart få en helhetsbild över larmen. 4.3 Uppföljning De moment i SBA-arbetet som kommunstyrelsen beslutat kontrollera i internkontrollen 2015 rör utbildningen, kontrollronder och kontroller av brandlarm. Brandskyddsansvarig och brandombud kan inte redovisa vilka kontroller som skett, på grund av arbetsbelastningen. Chef för fastighetskontoret har inte kommenterat internkontrollen. 6 (10)
4.4 Riskbedömning/Riskanalys enligt KS Internkontrollplan, 2015 Förebyggande brandskydd Syfte: Brand- och olycksriskerna på arbetsplatsen minskas Område Kontrollmoment Brandsäkerhet Brand- och olycksskydd säkerställs enligt utbildning brandskyddsarbete samt kontrollronder. Riskanalys Kontrollansvarig Brandskyddsansvarig Frekvens Metod 1 gång/år Statistik på antal som gått brandskyddsutbildning Antal genomförda kontrollronder. Sannolika fel som kan uppstå Risk Konsekvens Personalen har inte tillräcklig kompetens för att förebygga och A förhindra skador på personer och egendom 3 3 B Incidenter/skador upprepas 2 3 Risk Konsekvens (1) osannolik (1) försumbar (2) mindre sannolik (2) lindrig (3) möjlig (3) kännbar (4) sannolik (4) allvarlig Systematiskt säkerhetsarbete Syfte: Det ska vara säkerställt att egenkontroll av brandskyddsarbetet i förvaltningens anläggningar utförs. Område Systematiskt säkerhetsarbete Kontrollmoment Kontroller av brandlarmet genomföras enligt rutin Kontrollansvarig Chef fastighetskontoret (Ej utförare) Frekvens Metod Löpande Stickprov 7 (10)
Riskanalys Sannolika fel som kan uppstå Risk Konsekvens A Ökade kostnader för kommunen 3 3 B Ökade risker för enskilda 3 3 Risk Konsekvens (1) osannolik (1) försumbar (2) mindre sannolik (2) lindrig (3) möjlig (3) kännbar (4) sannolik (4) allvarlig 4.5 Statistik Senast tillgängliga statistik visar att en stor del av medarbetarna inte har genomgått grundläggande brandskyddsutbildning. Kundgrupp / kund BOKNINGAR 2013-01-01-2013-12-31 Grundläggande brandskyddsutbildning BORLÄNGE KOMMUN BORLÄNGE KOMMUN - 115 NÄRINGSLIVSENHETEN BORLÄNGE KOMMUN - 211 STADSBYGGNADSKONTORET BORLÄNGE KOMMUN - 301 VERKSAMHETSSTÖD GEM BORLÄNGE KOMMUN - 412 KULTUR BORLÄNGE KOMMUN - 600 BORLÄNGE SKOLOMRÅDE BORLÄNGE KOMMUN - 621 TUNA SKOLOMRÅDE BORLÄNGE KOMMUN - 681 SAMHÄLLSENHETEN - AME BORLÄNGE KOMMUN - 683 UNGDOMSENHETEN BORLÄNGE KOMMUN - 691 BILDNINGSSEKTOR GEM BORLÄNGE KOMMUN - 710 BORLÄNGE KOMMUN - 710 HEMTJÄNST BORLÄNGE KOMMUN - 741 LSS BORLÄNGE KOMMUN - 770 HÄLSO- OCH SJUKVÅRD BORLÄNGE KOMMUN - 790 VÅRD OCH OMSORG BORLÄNGE KOMMUN - 830 KOSTSERVICE BORLÄNGE KOMMUN - 860 IT-ENHETEN MASERHALLEN AB Subtotal BORLÄNGE KOMMUN Totalt på denna utbildning Totalt Deltagare 3 st 1 st 5 st 1 st 3 st 2 st 4 st 13 st 3 st 6 st 36 st 69 st 3 st 76 st 14 st 1 st 4 st 244 st 244 st 244 st 8 (10)
Kundgrupp / kund BOKNINGAR 2012-01-01-2012-12-31 Grundläggande brandskyddsutbildning BORLÄNGE KOMMUN Deltagare BORLÄNGE KOMMUN - 111 EKONOMIKONTOR 7 st BORLÄNGE KOMMUN - 113 HÅLLBAR SAMHÄLLSBYGGNAD 10 st BORLÄNGE KOMMUN - 120 KOMMUNFASTIGHETER 4 st BORLÄNGE KOMMUN - 211 STADSBYGGNADSKONTORET 2 st BORLÄNGE KOMMUN - 221 SAMHÄLLSBYGGNADSSEKTOR GEM 1 st BORLÄNGE KOMMUN - 230 MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDSKONTORET 13 st BORLÄNGE KOMMUN - 301 VERKSAMHETSSTÖD GEM 4 st BORLÄNGE KOMMUN - 600 BORLÄNGE SKOLOMRÅDE 19 st BORLÄNGE KOMMUN - 671 VUXENUTBILDNINGEN 10 st BORLÄNGE KOMMUN - 683 UNGDOMSENHETEN 13 st BORLÄNGE KOMMUN - 691 BILDNINGSSEKTOR GEM 20 st BORLÄNGE KOMMUN - 710 31 st BORLÄNGE KOMMUN - 741 LSS 32 st BORLÄNGE KOMMUN - 790 VÅRD OCH OMSORG 102 st BORLÄNGE KOMMUN - 816 LOKALSERVICE 68 st BORLÄNGE KOMMUN - 880 PERSONALKONTOR 1 st BORLÄNGE KOMMUN - 910 SOCIALFÖRVALTNINGEN 12 st MASERHALLEN AB 3 st TUNABYGGEN 31 st Subtotal BORLÄNGE KOMMUN 383 st Totalt på denna utbildning 383 st Totalt 383 st Kundgrupp / kund Grundläggande brandskyddsutbildning - 2015 180 st personal från Kost- och loklaservice genomgått Brandskyddsutbildning och HLR/Första hjälpen. 9 (10)
5. Kontrollaktivitet och slutsats Intervjuerna med brandskyddsombud och brandombud samt statistiken över antalet deltagare i den grundläggande brandskyddsutbildningen pekar på att det systematiska brandskyddsarbetet går att förfina åtskilligt. För brandombudet gäller att en ny resurs tillsätts från och med första kvartalet 2016, vilket förhoppningsvis leder till en ökad helhetssyn och bättre kontroll på brandlarmen. Förhandlingarna mellan brandskyddsombud och verksamhetsstöd har ännu inte lett till någon lösning på ansvarsfrågan eller arbetsbelastningen. 5.1 Förslag på åtgärder se över möjligheterna att ge HR eller anställande enhetschef ansvaret för att medarbetarna får grundläggande brandskyddsutbildning. se vilka funktioner som på ett naturligt sätt kan införliva skyddsronder i sin verksamhet, och underlätta rapporteringen. upprepa uppföljningen med brandombudet kring kontrollen av brandlarm för 2017. 10 (10)