Internkontroll 2015 - KS Riktlinjer för kontanthantering- rutin för kontanta inbetalningar Beslutad av kommunstyrelsen
Metadata om dokumentet Dokumentnamn Riktlinjer för kontanthantering- rutin för kontanta inbetalningar Internkontroll 2015 - KS facknämnd Dokumenttyp Del av Kommunstyrelsens Interna kontroll 2015 Omfattar Kommunen Dokumentägare Jörg Bassek Författningsstöd Dokumentansvarig Anika Murphy Publicering 2 (6)
Innehållsförteckning Sammanfattning... 4 Uppdrag... 4 2.1 Internkontroll... 4 2.2 Bakgrund... 4 2.3 Kontrollfråga... 4 2.4 Kontrollmål/granskningsmål... 4 2.5 Metod och avgränsning... 4 3.2 Ansvar... 5 4.1 Organisation 2015... 5 Förvaring av kontanter... 5 Kontrollaktivitet och slutsats... 6 5.1 Kontrollaktivitet, analys och resultat... 6 5.2 Slutsats... 6 5.3 Förslag på åtgärder... 6 3 (6)
Sammanfattning Kommunens riktlinjer och rutiner gällande kontant hantering behöver revideras men inga allvarliga brister har identifierats. Uppdrag 2.1 Internkontroll Intern kontroll är en integrerad process i kommunkoncernens verksamhets- och ekonomistyrning samt en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Kommunen ska uppfylla kraven på intern kontroll enligt Kommunlagens (KL) 6 kapitel, så att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och instruktioner. 2.2 Bakgrund 2009-06-04 fastställde kommunstyrelsen övergripande principer gällande kontant hantering. Hanteringen av kontanter inom kommunen ska minimeras. Utbetalningar och inbetalningar ska i första hand ske via leverantörs- respektive kundreskontra och bankgiro eller plusgiro, där betalningsflödena sker digitalt. Det är viktigt att så många verksamheter som möjligt, som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning, tillhandahåller möjlighet för kunden att betala med kort. Att helt undvika hantering av kontanta medel inom kommunen är i praktiken en omöjlighet. Det kommer alltid att finnas situationer där fakturering eller inköp via faktura inte är rationellt eller praktiskt möjligt. 2.3 Kontrollfråga Den interna kontrollen har genomförts utifrån följande frågeställning: Är s hantering av kontanthantering ändamålsenlig? 2.4 Kontrollmål/granskningsmål Kontroll att berörda delar av riktlinjer för kontanthantering och rutin för kontanta inbetalningar följs. 2.5 Metod och avgränsning Granskningen har avgränsats till säkerhetsinventering av kommunens samtliga 17 försäljningsställen avseende tillgång av kassaskåp och deponeringsskåp. Granskning av beslutade riktlinjer och rutinergällande kontanthantering. 4 (6)
3.2 Ansvar Ekonomichefen är dokumentansvarig och ser till att dokumentet Riktlinjer för kontanthantering är aktuellt och revideras vid behov. Riktlinjerna fastställs av kommunstyrelsen och mindre ändringar kan beslutas av kommunstyrelsens finansutskott. Det är verksamhetschefens ansvar att se till att berörd personal är utbildad och informerad om hanteringen av kontanter. Chefen ansvarar också för att rutiner finns upprättade och att dessa efterlevs. Den mall som chefen ska använda för sin rutinbeskrivning för kontanta inbetalningar, ska finnas i ekonomihandboken på Insidan. Kommunens finanssamordnare ansvarar för att mallen är aktuell och uppdaterad. 4.1 Organisation 2015 Enligt kommunal redovisningslag, KRL (Kap 2, 8) ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Om beloppet inte överstiger 5 000 kr per insättningstillfälle och att beloppet förts in i kassabok, kan insättning och bokföring i redovisningssystemet ske en gång per vecka. Bokföring av kontanta insättningar med eventuell moms, sker utifrån de underlag som ska skickas till den centrala kassafunktionen när insättningarna finns på bankkontot. Därmed sker en avstämning av att transportföretaget avlämnat pengarna och att pengarna satts in på kommunens konto i banken. Kommunens centrala kassafunktion på Ekonomienheten gör avstämning att insatta medel på bank överensstämmer med insättningsunderlag. Respektive chef ansvarar för att avstämning mellan kassabok och bokföring blir utförd. Avstämning ska utföras av annan person än kassaansvarig. Avstämningen bör ske snarast efter varje månadsavslut. Under året bör även avstämning göras av att redovisade intäkter är rimliga i förhållande till inköpta varor. Detaljerna ska beskrivas i Rutin för kontanta inbetalningar vilken ska finnas på respektive enhet. Förvaring av kontanter Vid förvaring av kontanter bör detta ske i av Försäkringsförbundet godkänt kassaskåp (FTR 1028). Kontakta kommunens säkerhetsavdelning vid frågor kring förvaring av kontanter. Ansvarig chef har ansvaret för att kontanter och nycklar till kassaskåp förvaras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst. 5 (6)
Kontrollaktivitet och slutsats 5.1 Kontrollaktivitet, analys och resultat Säkerhetsinventering har gjorts på samtliga av kommunens 17 försäljningsställen avseende tillgång av kassaskåp och deponeringsskåp. Stickprov har tagits på tre försäljningsställen, se sammanställning. Rutinen följs till allra största delen. De avvikelser som konstaterats rör - Anmälan om ny kassaansvarig, vikarie för ordinarie - Hantering av rättelser vid felinslag i kassaapparat - Förande och avstämning av kassabok - Rutinen för kontanta utbetalningar fastställdes mars 2011. Ingen uppdatering har genomförts och rutinen bör ses över då den inte följer den struktur som idag gäller för rutiner. - Fastsällda riktlinjer för s kontanthantering fastställdes av kommunstyrelsen 2009-06-04, 103. Riktlinjer bör ses över och uppdateras. 5.2 Slutsats Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner för hantering av kontanta medel, till största delen följs dessa. Dock kan riktlinjer och rutiner behöva ses över samt förankras kontinuerligt i verksamheten. 5.3 Förslag på åtgärder - Revidera riktlinjer och rutiner gällande kontanthantering i. - Information om rutin, nyheter etc. till alla kassansvariga ca en gång per år - Internutbildning till nya kassansvariga snarast möjligt - Verka för att öka andelen kortbetalning för en säkrare hantering 6 (6)