Användarguide för e-mötesverktyget Adobe Connect Pro Eva Pärt Enander, Uppsala universitets Learning Lab Ver.1.5, 2009 09 28 Innehållsförteckning Användarguide för e-mötesverktyget Adobe Connect Pro... 1 Viktiga länkar... 2 Före första mötet förberedelser... 2 Inloggning till möte som deltagare... 3 Ordlista, roller och rättigheter... 3 Mötesrummet en introduktion... 4 Delade ytor: Whiteboard, visa PowerPoint, dela med sig av dokument och skrivbord... 5 Övriga fönster... 6 Verktyg för värd och presentatör... 7 Allmän fönsterhantering... 9 Skapa ett eget mötesrum och komma igång som värd... 10 Ändra inställningar, finna inspelningar och statistik för ett rum... 12 Ta bort ett mötesrum... 12 Att ge mötesdeltagare (studenter) olika rättigheter... 13 1
E mötesverktyget Adobe Acrobat Connect Pro Meeting (ACP) finns tillgängligt för anställda och studenter vid Uppsala universitet via SUNET (Sveriges universitetsdatornät) från och med hösten 2009. Verktyget kan användas kostnadsfritt för möten och undervisning. Även för externa deltagare. Viktiga länkar http://www.ull.uu.se/emoten Uppsala Learning Labs webbplats om e möten. Här finns länkar till Adobes manualer, denna guide och andra lärosätens handledningar för lärare och studenter. http://connect.sunet.se Inloggning SUNET Adobe Connect med universitetskonto. Här finns manual, testa din dator, installera add in mm. http://connect.sunet.se/namn Inloggning till mötesrummet namn. Med universitetskonto (anställd/student) eller som gäst. Före första mötet förberedelser För att vara med i ett möte krävs en webbläsare med Adobe Flash Player, som redan ofta finns installerat i de flesta datorer. För att du ska kunna dela med dig av material i ett möte krävs en s.k. add in, som installeras första gången du använder delning. För säkerhets skull: Testa din dator och gör eventuellt installationer om det behövs redan före mötet, dvs punkt 1 och 2 på denna lista, (se bild Getting Started ovan): https://connect.sunet.se/common/help/en/support/startmain.htm Läs gärna igenom guider vi länkar till från ULLs webbsida http://www.ull.u.se/emoten/acp t.ex. testa att ditt ljud fungerar i datorn (Ljudinställningar m.m.) redan innan du går in i ett möte. Finns för både Windows och Mac. 2
Inloggning till möte som deltagare Följ den länk du har fått i inbjudan till mötet, som är på formen http://connect.sunet.se/namn, där namn är namnet på mötesrummet (här ull_testrum ). Gäst, extern lärare eller deltagare: Om du vill logga in som gäst, så välj Enter as a Guest, fyll i ditt namn och klicka Enter Room. Anställd/student vid UU med datorkonto, lösenord A: Om du vill logga in med ditt universitetskonto välj Enter with your login and password. Klicka Enter Room. Du får då ett nytt fönster (grönt) där du i en meny väljer Uppsala University. Klicka sedan OK och logga in med ditt lösenord A. Ordlista, roller och rättigheter ACP är för närvarande helt på engelska. Inredningen i varje rum består av olika fönster, som här kallas Pods. En bra ordlista med förklaringar finns här: http://www.kth.se/vil/learninglab/resurser/2.16855/1.42594 Det finns tre olika roller man kan ha i ACP möten, där varje roll medför olika rättigheter: Host (mötesvärd, t.ex. lärare): Den som har skapat mötesrummet och bjudit in andra personer. Värden kan antingen ge deltagare ökade rättigheter för olika sorters fönster (t.ex. att de kan använda kamera och mikrofon) eller ge alla som kommer in i rummet status som t.ex. presentatör. Värden kan använda POA fullt ut, ändra rummets utseende (Layout), fördela studenterna på grupprum samt starta inspelning av mötet. (Se sista sidan). Presenter (presentatör, t.ex. student): Kan använda alla funktioner som värden ställt i ordning, t.ex. mikrofon, kamera och dela dokument som andra kan ta del av. Presentatören kan använda POA, d.v.s. förbereda innehåll i fönster, men inte dra in dem i rummet. Varning! Presentatören kan även t.ex. maximera fönster (så alla ser det) och stänga av ljudet för alla mötesdeltagare (OBS! klicka inte på fönster och deras inställningar i onödan). Participant (deltagare, t.ex. student). Mötesdeltagare kommer ofta in med denna roll, vilket innebär att de enbart kan lyssna på värden, se fönster i rummet och skicka meddelanden via chatten, samt räcka up handen. Värden kan tilldela deltagaren olika rättigheter, t.ex. kamera och mikrofon. 3
Mötesrummet en introduktion Rummet är uppbyggt av olika fönster, Pods. Värden som skapat rummet styr hur utseendet ser ut, d.v.s. vilka fönster som finns och var de finns. I bilden nedan har läraren (Eva, Host) startat sin kamera och just tilldelat deltagaren (Anders, Participant) rättighet att sända kamerabild och prata. 1 6 5 3 4 2 [1]: Ljudinställningar: Uppe i menyn finns Meeting (för inställningar) och Help (länk till manual mm). Välj Meeting Manage my settings Audio Setup Wizard och utför de olika stegen för att göra ljudinställningar, d.v.s. lyssna, spela in från mikrofon, spela in utan att prata (bakgrundsbrus). [2]: Chatten: Du skriver i chattfönstret genom att ge text på den smala raden och avsluta med retur tangenten eller pilknappen. I menyn vid pilen kan du välja om du vill chatta privat med någon, eller så att alla ser det (Eweryone). [3]: Starta kamera och mikrofon: Klicka på kamera mikrofonsymbolen för att börja sända video och ljud. Du kommer att få upp en varningsruta där du skall välja Allow (tillåt). Du kan pausa kameran samt stänga av kamera och mikrofon på samma ställe (två olika symboler, fyrkant och kamera). OBS! Ändra inget i menyn vid kugghjulet till höger. 4
[4]: Du kan styra mikrofon av/på längst ned i fönstret där det står Talk. Om du klickar på hänglåset vid knappen så är mikrofonen på hela tiden (Hands free). Pilen till vänster om låset (Voice options) ger en meny där du bl.a. kan höja och sänka mikrofonvolym. OBS! Det skall alltid vara Voice On Multiple Speakers. [5]: Räcka upp handen mm: Klicka för att räcka upp handen; klicka igen för att ta ned den. Pilen bredvid (Status options) ger en meny där du även kan kommunicera med andra symboler. Symbolen visas till höger om namnet i fönstret med listan över mötesdeltagare. [6]: Gå ut ur mötet: Gå ur mötet genom att klicka på krysset i övre högra hörnet av rummet (Windows), eller i det vänstra hörnet (Mac). Man kan äve välja menyn upptill Meeting Exit Connect Pro. Delade ytor: Whiteboard, visa PowerPoint, dela med sig av dokument och skrivbord Ett Share fönster används för presentation av PowerPoint, gemensam whiteboard eller att man delar med sig av sin dators skrivbord eller ett specifikt dokument. För detta krävs rätt rättigheter (givna av värden) samt att en s.k. add in är installerad. Om du inte har gjort det redan, så får du frågan nu att installera. Visa en PowerPoint presentation: Välj Dokuments Select from My Computer och välj en PowerPoint fil för uppladdning och visning. Stega fram dig med pilarna. Whiteboard: Välj Whiteboard New whiteboard. I en whiteboard kan man skriva och rita enklare figurer. Verktygsfältet öppnas genom att man klickar på papper och penna (Whiteboard Tool) till höger i fönstret. Genom att klicka på pilen så får man ett pekverktyg (visas som grön pil). Whiteboardens funktioner kan även användas ovanpå andra presentationer, t.ex. bilder eller PowerPoint. 5
Visa ett dokument, t.ex. word: Om du väljer My Computer Screen dyker en ruta upp i vilken du väljer om du vill visa hela skrivbordet eller bara ett av dina öppna dokument (t.ex. word). Välj Windows samt markera vilka dokument du vill dela med dig av. Ditt mötesfönster minimeras nu och du får en ny ikon i samma ikonrad där din dator visar tiden. Se till att anpassa wordfönstrets storlek och att inget annat fönster på din dator täcker det. Mötesdeltagarna ser ditt worddokument i ett Sharefönster vars namn visar vem som delar med sig av sitt skrivbord/dokument. Möteseltagare med presentatörsrättigheter kan även be om att få arbeta i samma dokument, med knappen Request Control. Du som startade fönsterdelningen får en ruta och kan svara Accept eller Decline. Den som startade delningen kan själv se hur det ser ut i sitt fönster genom at klicka på glasögonsymbolen nedtill i delningsfönstret. Avsluta delningen genom att klicka Stop Sharing nedtill i delningsfönstret eller högerklicka på ikonen och välja Stop Screen Sharing. Övriga fönster File share skicka filer t.ex. lärare student. Polls Används som enkät eller diagnostiskt prov. Note anteckningsblock för mötesanteckningar av olika slag. Web links direktlänkar till webben, öppnar webbläsare hos alla. Q & A (Questions&Answers) en modererad chatt för frågor och svar där föreläsaren kan välja en fråga att svara på för att sen skicka ut svaret till den som frågar eller till alla. 6
Verktyg för värd och presentatör Nedan visas bilder av ett rum ur olika rollers synvinklar. Först en Participant utan några extra rättigheter alls, d.v.s. kan bara se, lyssna, chatta och räcka upp handen: Nedan visas ett rum för en Participant med extra rättigheter att hantera alla sorters fönster, vilket innebär att deltagaren kan vara aktiv och skapande, d.v.s. skriva och rita, bläddra sida i presentationer, ladda upp filer m.m. Men han kan även påverka inställningar (kugghjulen i fönsters nedre högra hörn), t.ex. slå av allas kameror. Nedan visas vyn hos en Presenter, som även ser Presenters area only (POA), men som inte har menyerna Layouts och Pods och därmed inte kan skapa nya fönster, bara använda de som finns. Varning! En presentatör kan göra fönsterinställningar med kugghjulet, samt även maximera fönster, t.ex. så att alla i mötet ser en förstoring av kamerafönstret. 7
och slutligen visar vi vyn hos en Host, som har alla rättigheter, d.v.s. fler menyer, möjlighet att skapa fönster, hantera Layout, flytta in fönster från POA m.m. 8
Menyer för Host: En värd ser följande menyer upptill: Meeting, Present, Layouts, Pods, and Help. Menyer för Presenter: En presentatör ser menyerna Meeting och Help. En Host kan skapa, döpa om, ta bort fönster via Pods menyn. Layout: Innebär själva möbleringen i rummet, d.v.s. uppställning av fönster i ett rum. Fönstrens storlek och position kan ställas om och anpassas efter behov via ett navigeringsfält längst ned i mötesrummet, som visas enbart för Host. Det finns vissa förinställda möbleringar (här: Lobby, Classroom, Analysis), men man kan även skapa och namnge egna (här: Som Marratech, Avslutning). Mötesmallar: När man skapar ett mötesrum kan man välja bland följande mallar (Templates), som anger vilka möbleringar (Layout kombinationer) som är färdiginställda för rummet. Training för undervisning (Lobby, Classroom, Analysis), Meeting för möten (Sharing, Discussion, Collaboration), Event för seminarier/events (Lobby, Presentation, Q & A(Frågor och svar)). Preparing mode: tillåter värden att gå vidare till en annan layout för att förbereda där utan att ändra layout för deltagarna, som är kvar i ursprungliga layouten. Presenter only area (POA): Det finns ett speciellt område i rummet för Host och Presenter som inte Participant kan se. Detta område är till för att förbereda fönster inom en layout som skall vara med i mötet eller som Lärarrum, d.v.s. där t.ex. lärare kan chatta utan att studenter ser det. Inspelningar: En Host kan spela in ett möte, så att ickenärvarande studenter eller mötesmedlemmar kan ta del av mötet som en flash film efteråt. Filmen läggs på SUNET server och hänvisas till med en länk. Grupprum (Breakout rooms): En Host kan fördela studenterna i grupprum, där de har eget ljud, chatt, whiteboard. Host kan avsluta grupprummen och tvinga tillbaka alla till huvudmötet. Studenter som samarbetar och förbereder sig före lektionsmötet: En Host kan göra inställningar i rummet så att t.ex. vem som helst som har länken kan komma in samt att alla som kommer in blir Presenters från början. Testa: http://connect.sunet.se/ull_testrum Allmän fönsterhantering Pods fungerar precis som fönster i din dator. Du kan flytta på dem genom att klicka och dra i namnlisten högst upp. Maximera genom att klicka på symbolen uppe i högra hörnet och återgå till ursprunglig storlek genom att klicka på samma ställe. Man kan ändra storlek genom at klicka och dra i ett hörn. Du hittar alla fönster i Pods menyn upptill i rummet. I Organize Pods kan du byta namn på fönster eller radera dem helt. 9
Skapa ett eget mötesrum och komma igång som värd Du kan skapa ditt eget mötesrum på SUNETs server, http://connect.sunet.se genom att välja Uppsala University i listan och logga in med ditt vanliga universitetsdatorkonto och lösenord A. När du är inloggad ser du din egen personliga webbsida för möteshantering. Använd gärna många rum De mötesrum du skapar ligger kvar tills du tar bort dem själv. Undervisar du fler kurser samtidigt så skapa gärna olika rum för varje kurs, t.ex. Beräkningsvetenskap I, ht09 och Datorer och programmering, ht09. De dokument du laddar upp i rummen och de möbleringar och inställningar som du gör i rummen ligger kvar mellan mötena. Det är lätt som lärare eller mötesordförande att i förväg förbereda möten i rummets Presenter only area (POA). På din personliga webbsida på SUNETs mötesserver kan du skapa/redigera/ta bort möten, ändra inställningar för möten, tilldela användare, ladda upp material som du kan använda i flera olika möten (och även dela ut till andra) m.m. Help högst upp tilll höger tar dig till online manualen (se Adobe Acrobat Connect Pro Meeting). Skapa mötesrum Skapa ett nytt mötesrum genom att välja Create New: Meeting. Fyll i det webbformulär som dyker upp, d.v.s. följande data: Name, som anger vad rummet heter. Använd gärna namn som gör det lätt att komma ihåg vad rummet används till, t.ex. Beräkningsvetenskap I, ht09. Custom URL, som är den webbadress som deltagarna skall skriva in i sin webbläsare när de skall in till ditt möte, d.v.s. namn i adressen: http://connect.sunet.se/namn 10
OBS! namn måste börja med en bokstav som efterföljs av bokstäver, siffror eller understreck, t.ex. om du anger berakningsvetenskapi_ht09 här, så får rummet webbadressen http://connect.sunet.se/berakningsvetenskapi_ht09 Om du inte anger Custom URL så får du en sifferkombination automatiskt, som kan vara svår att komma ihåg för dina deltagare! I Summary kan du ge en längre beskrivning om du vill. OBS! Du kan strunta i tidsparametrarna Start Time och Duration. I Select Template anger du vilken mötesmall du önskar (Event, Meeting, Training). Language anger gränssnittsspråk, förinställt på Engelska. Access anger vilka som skall ha rätt att besöka ditt rum. OBS! Du kan strunta i det som finns under grå linjen (Audio Conference Settings). Klicka bara på Next nedtill, så kommer du till en sida där du kan tilldela personer till rummet (Select Participants), t.ex. tilldela andra lärare och sätta dem till Host. Välj personen i vänstra rutan, klicka Add, markera den i högra rutan, klicka på Permissions, välj Host. Nu är ni två värdar/lärare på kursen och studenterna hittar dit själva via länken ni ger (Custom URL). 11
Klicka Next igen och slutligen klicka Finish. Sedan kan du bjuda in dina deltagare genom att mejla dem länkadressen du angav på Custom URL eller om det gäller en kurs lägga ut denna länk i Studentportalen eller lärplattformen Ping Pong. Se mer information och instruktiva filmer på KTHs webb, länk till dessa finns till höger i rutan på ULLs webbsida för e möten, där vi länkar flertal guider och manualer: http://www.ull.uu.se/emoten/acp Ändra inställningar, finna inspelningar och statistik för ett rum För att hantera ett rum mer i detalj, välj Meetings upptill i fönstret, klicka sedan på rummets namn. Ett nytt fönster visas. Här kan du bl.a. ändra rummets inställningar (Edit Information), hitta och redigera inspelningar (Recordings), se vilka som varit inne i rummet (Reports By Attendees) m.m. Ta bort ett mötesrum För att ta bort ett mötesrum, välj Meetings upptill i fönstret, markera rutan framför rummets namn och välj Delete. Du kan bara ta bort rum som du själv har skapat. 12
Att ge mötesdeltagare (studenter) olika rättigheter I avsnittet Verktyg för värd och presentatör kan du se hur samma rum ser ut för personer med olika rättigheter. Vi antar här att alla deltagare i kursen har lägsta rollen, Participant, från början. Värden kan då ge rättigheter på två olika sätt. Man börjar med att i deltagarlistan markera deltagaren genom att klicka på namnet. Om man vill markera flera deltagare, så håller man ned Ctrl knappen samtidigt som man klickar på ett namn i taget. Sedan väljer man en symbol nedtill i samma fönster. Tilldela ökad rättighet för att hantera vissa fönster: Deltagaren fortsätter att vara Participant, men får rättigheter att hantera vissa fönster (t.ex. kamera och mikrofon). Klickar på kugghjulet (Pod Options) nere till höger i deltagarfönstret. Välj sedan Change Enhanced Participants Rights och välj vilka fönster man skall tillåta, samt klicka OK. Uppgradera en eller fler deltagare till Presenter eller Host: Klicka på symbolen nere till vänster i deltagarfönstret (Set User Role) för att ändra rättigheterna till en annan roll. Om man som Host vill se hur deltagarna ser rummet, så kan man nedgradera sig själv till att vara t.ex. Presenter genom att i menyn Present välja Make Me a Presenter. Naturligtvis kan man ändra tillbaka. Vill man att alla deltagare alltid skall vara presentatörer så kan man ha en inställning i rummet som gör att alla som kommer in i rummet automatiskt får denna status. Detta görs i menyn Meeting: Meeting Manage Access & Entry Autopromote Participants to Presenter 13