1 (8) Till Stadsledningskontoret Sammanfattning av verksamhetsberättelse för proaros 2008 C:\Documents and Settings\p4mk03\Lokala inställningar\temporary Internet Files\Content.Outlook\DI2U2WR0\Bokslutskommentarer till Sk 2008.doc
proaros 2 Årsbokslut i sammandrag Hög måluppfyllelse för Vård och omsorg och individ och familj Förbättrad trend för måluppfyllelse inom Lärande och utbildning Årets resultat visar ett överskott på 15,8 Mkr Positiva resultat för alla verksamhetsblock Premiesystemet finansieras inom årets resultat Antal medarbetare ökar under 2008. Fortsatt minskning av sjukfrånvaron. Investeringarna under 2008 är 17,3 Mkr vilket är 4,9 Mkr högre än 2007. Stark ekonomi Marknad Konkurrenskraft proaros har en ekonomi i balans för sjunde året i rad, trots många strukturella omställningar inom både skola och äldreomsorg. Årets resultat är 15,8 Mkr där samtliga verksamhetsblock redovisar överskott. Verksamheten klarar resultatkravet och finansiering av tilläggsbudget (premiesystemet) på 14,8 Mkr. Antal enheter med stora underskott har dock ökat. 19 enheter redovisar ett underskott motsvarande 0,5 Mkr eller mer. proaros är en stark aktör och marknadsledande inom alla sina verksamhetsområden. proaros verksamheter har under året konkurrensutsatts inom flera verksamhetsdelar. Bla upphandlades verksamheten vid Komvux och Södergårdens ålderdomshem och gruppboende. Resultatet blev en förlust av stora delar av verksamheten. Införandet av kundvalet inom hemtjänsten innebär en ständig konkurrensutsättning. proaros har nu 64,5 % av marknaden inom hemtjänsten. Verksamhetsområdet för Funktionshindrade vann upphandlingen av Glimten en daglig verksamhet och verksamhetsområdet för Fritid förebyggande tog över driften av Bjurhovda fritidsgård. Inom skola och förskoleområdet råder ständig konkurrensutsättning genom det fria skolvalet. Elevunderlaget minskar och innebär att konkurrensen ökar om de elever som finns. proaros har 86,1 % av marknaden inom förskoleklass och grundskola och 73,5% inom gymnasiet. VIKTIGA STRATEGISKA FRÅGOR UNDER 2008 Skolomställning grundskolan Utvecklingen av gymnasiet Skolrestaurangerna En betydande anpassning av medarbetare, lokaler och skolor kommer att behöva göras för att möta de minskade volymerna av barn och elever under de närmaste åren. Ett antal handlingsalternativ är framtagna för att skapa förutsättningar för Lärande och utbildning att nå målsättningar i ekonomi och kvalitet. Effekterna och riskerna med alternativen kommer att övervägas för att nå den bästa effekten. Kommunstyrelsens utredning om gymnasiet ger stöd för påbörjat utvecklings- och omställningsarbete. proaros har ett fortsatt offensivt förhållningssätt inom gymnasieskolan. Collegesatsningarna vinner mark genom ökad samverkan. Nya programprofiler på Samhällsprogrammen och Naturvetenskapliga programmen utvecklas. Marknadsföringen samordnas. Programomställning sker etappvis för ökad effektivitet. Inför 2007 antog styrelsen för proaros en strategisk inriktning för måltidsverksamheten i skola och förskola. Målet var att genom att samla all måltidsverksamhet i en organisation utveckla kvalitén och effektivisera verksamheten. En förflyttning till en modern skolrestaurangverksamhet. Under hösten förbereddes den nya organisation för att överta matlagningen för skolor och förskolor som finns inom de västra stadsdelarna. Övriga stadsdelarna kommer att övertas från nuvarande leverantören vid årsskiftet 2009/2010. Ett omfattande arbete har pågått
proaros 3 för att se över och säkra alla processer, rutiner, bemanning och kompetensutveckling samt att utveckla koncept för menyer, livsmedelsanvändning och för att minskade livsmedelskostnader. Mottagningskök har ställts om till tillagningskök. Hemtjänsten Vård och omsorg Utveckling av styrmodell Personalstrategiskt arbete Samlat stöd Innovations- /utvecklingsarbete IT/e-utveckling Arbetet fortsätter under 2009 med att anpassa hemtjänstverksamheten till helt nya förutsättningar. Målet för hemtjänsten är att öka den debiterbara tiden. För att stimulera detta har en modell för premiering av ökad kundtid införts. Två enheter uppnådde målet 75% och därmed utbetalades 160 tkr i individuella premielöner till 110 medarbetare. Under 2008 har organisationen för arbetet med styrkort utvecklats ytterligare och innebär nu att proaros har en tydligare styrning. Att alla enheter har styrkort har säkrats genom att lägga dessa tillgängliga på webben. Kommunicering och förankring av modellen och tidplanen för arbetet har också skett under hösten. Målet med finansieringen av styrmodellen är att den skall inrymmas inom årets resultat och att premien skall förbrukas inom utbetalningsåret. Kompetensförsörjningen har stärkts genom utvecklat arbete med kompetensanalys och kompetensutveckling. Arbetsmiljö och hälsoarbetet har bla omfattat Vård och omsorgs Hälsoklivet. Det lönestrategiska arbetet har inneburit extra satsningar på löneutveckling och lönespridning. Ledarutveckling drivs fortsatt med Klart Ledarskap som grund och ett filosofidygn för nya chefer har lanserats. Ett tjugotal chefer har genomfört utbildningen Konkurrenskraftig ledning vid MdH. Medarbetarskapet stärks genom lärande grupper som skall finnas etablerat i samtliga verksamheter fram till 2010. Årets medarbetarundersökning visar att proaros fortsätter att utvecklas och stärka sin roll som en god arbetsgivare. Den ökade konkurrensen har medfört att flera verksamheter har drabbats av omställningsbehov. Det bemanningsstrategiska arbetet har stärkts bla genom etableringen av proaros gemensamma Bemanningstjänst. proaros framtid med ökad konkurrensutsättning inom många verksamheter driver på frågan om att organisationen ska ha en overhead som är kostnadseffektiv. Arbetet med Samlat stöd har börjat med att fokusera på de olika kostnader som ingår i vår overhead. Varje stödprocess har fokus på helheten vilket innebär ökat samarbete med övriga parter inom Västerås stad för att klara av att förtydliga och skapa effektivare stödverksamhet. Täckningsbidraget på enhetsnivå motsvarar 5,15% för enhetens egen chef och administration, verksamhetsområde 0,93%, Stöd och utveckling samt ledningskontor 1,71% och köp från Konsult och service 2,11%. Styrelsen för proaros antog 2007 en handlingsplan för innovation och utveckling. Handlingsplanens syfte är att bidra till att proaros utvecklas till en av Sveriges mest kreativa och framåtsyftande organisationer. Den ska också bidra till förverkligandet av proaros vision Alltid bästa möjliga möte, stärka konkurrenskrafter och att bidra till måluppfyllelsen. Under 2008 fortsatte arbetet med att konkretisera en arbetsplan och en modell för innovationsarbetet. Modellens inriktning är att stimulera nya idéer genom att skapa ett innovativt klimat och ge tillgång till verktyg och nya mötesformer. Att använda stimulansbidrag och riskkapital och utveckla styrtal och belöningssystem. Ytterligare en inriktning är att ge goda idéer bärkraft genom att tillsätta en Lots, bygga en idébank och inrätta en innovationspanel. Utöver det inrätta ett årligt innovationspris. Vi mäter e-tjänstefunktioner för 2008. Inför 2009 justeras målen i förhållande till den nu av stadsledningen fastlagda definition av e-tjänst. Inför 2009 finns planerade e-tjänstfunktioner inom Äldre och funktionshindrade. Dock minskas ambitionen pga att inköpta IT-system inte hållit kvalité och kommer att lämnas, vilket försenar införande av fler e-tjänstfunktioner.
proaros 4 Avstämning mål i Kommunfullmäktiges strategiska plan Mål Antal Lanserade e-servicetjänster Grundskolor 6 Gymnasieskolor 6 Kultur fritid förebyggande 30 Andel enheter som arbetar med entreprenörskap 25-30% Antal startade företag under UF året 14 Mitt barn är tryggt i förskolan 4,6 Elevernas upplevda känsla av trygghet i år 5 4,4 Elevernas upplevda känsla av trygghet i år 8 4,2 Elevernas upplevda känsla av trygghet i gymnasiet 4,3 Antal barn som deltagit i kulturpedagogiska möten 24.462 Andel brukare som är nöjda med verksamheten inom kulturen 97% Andel brukare som är nöjda med verksamheten inom fritid 90% MÅLUPPFYLLELSE 2007 Mål 2008 2008 Brukare/Processer, Lärande och utbildning Andel brukare som är nöjda med verksamheten 95% 95% 95% Andel brukare som är nöjda med bemötandet 96% 95% 96% Andel elever som når godkänd nivå i grundskolans alla ämnen i år 9 73 % 76% 74% Andel gymnasieelever med grundläggande behörighet till eftergymnasiala studier 74% 76% 74% Brukare/Processer, Vård och Omsorg Andel brukare som är nöjda med verksamheten 96% 95% 97% Andel brukare som är nöjda med bemötandet 97% 95% 99% Andel brukare som upplever trygghet ÄN 93% 95% 97% Andel brukare som upplever trygghet NF 91% 90% 97% Andel brukare som upplever att medarbetaren har tillräckliga kunskaper ÄN 86% 85% 95% Andel brukare som kan påverka verksamheten NF 93% 100% 92% Brukare/Processer, Individ och familj Andel brukare som är nöjda med verksamheten 96% 95% 94% Andel brukare som är nöjda med bemötandet 93% 95% 97% Förändring i brukarens situation 90% 90% 91% Andel flyktingar i arbetsför ålder som är självförsörjande inom två efter mottagandet 38% 50% 40% Utnyttjandegrad av de 140 praktikplatser som proaros ställer till förfogande för flyktingar under introduktionstiden 72% 70% 70% Brukare/Processer, Kultur fritid o förebyggande Andel brukare som är nöjda med verksamheten 90% 90% 90% Andel brukare som är nöjda med vårt bemötande 99 % 95% 100% Andel barn i förskoleklass och grundskola som deltagit i "Kultur i skolan" 97% 95% 82%
proaros 5 Processer Gemensamt Mål 2007 2008 2008 Index, organisationsklimat 60% 62% 60% Ekonomi Balanserat resultat 119 Mkr 104 Mkr 134 Mkr Antal enheter som uppvisar negativt resultat skall ej överstiga 10% 17% 10% 21% Medarbetare Medarbetarindex 67% 67% 67% Ledarindex 67% 67% 67% Miljö Andel enheter som tillämpar miljöledningssystem enligt ISO 14001 eller proaros modell 73% 100% 92%* Alla leasingbilar (personbilar) skall senast 2008 vara utbytta till bilar som drivs med icke-fossila bränslen (82 bilar) 90% 100% 95% Skolor och förskolor som är certifierade enligt Grön Flagg eller Skola för Hållbar utveckling 60% 100% 78% *Preliminär siffra Ekonomisk analys Resultatet på + 15,8 Mkr innebär att proaros för sjunde året i rad redovisar ett balanserat resultat. Årets resultat motsvarar 0,42% av proaros omslutning. Enheter med goda resultat 2007 har premierats med 13,9 Mkr. Alla verksamhetsblock visar ett positivt resultat. Vård och Omsorg samt Individ och Familj försämrar resultatet jämfört med föregående år. Största resultatförbättringen redovisas inom Lärande. Resultatutveckling per verksamhet, Mkr 2006 2007 2008 Förändr 2007/2008 Lärande 19,0 0,2 12,6 12,4 varav För- och Grundskola 16,2-0,3 9,7 10,0 varav Gymnasie- och Vuxenutbildn 2,9 0,5 2,9 2,4 Vård och Omsorg 32,2 33,5 7,6-25,9 Individ och Familj 0,3 10,0 4,6-5,4 Kultur, Fritid och Förebyggande 3,4 2,1 2,2 0,1 Gemensamt -18,0-20,3-11,2 9,0 Summa 37,0 25,5 15,8-9,7 Utveckling eget kapital För kommunens ekonomi gäller från och med 2000 ett lagstadgat balanskrav, vilket innebär att intäkterna skall överstiga kostnaderna. År 2004 satte proaros upp målet att det egna kapitalet skulle uppgå till minst 1 % av proaros omsättning. Efter 2008 har proaros ett eget kapital uppgående till 134 Mkr, vilket motsvarar drygt 3 % av proaros omsättning. För att klara kraven på omställning och utveckling är det helt nödvändigt att proaros har tillgång till ett eget kapital. Ekonomisk utveckling Ekonomiska händelser 2008 som påverkat resultatet: Starkt resultat inom Lärande och utbildning som beror på resultatstyrning inom förskolan. Hemtjänstaffären redovisar en stor förlust, vilket förklaras av förändrade förutsättningar. Verksamheter för funktionshindrade gör fortfarande ett starkt resultat. Individ och familj samt fritid och förebyggande redovisar positiva resultat. Utbetalning av premier på 13,9 Mkr varav 12,8 Mkr förbrukats.
proaros 6 Jämfört med 2007 innebär resultatet en försämring med -9,7 Mkr. Intäkterna har ökat med 140 Mkr (3,9 %) mot 2007. Kostnaderna har samtidigt ökat med 148 Mkr (4,1 %). Omslutningen har uppgått till 3 747 Mkr, exkl. proaros internt. Lönekostnaderna är ca 107 Mkr (4,3%) högre än 2007. proaros har under året ökat antalet medarbetare med 73 personer. Investeringar De investeringar som görs i proaros avser enbart inventarier. Under 2008 gjordes investeringar i proaros för totalt 17,3 Mkr, en ökning med 4,9 Mkr från 2007. Mkr 65 55 45 35 25 15 5-5 -15-25 -35 Resultatutveckling 2008, Mkr Jmf periodiserad budget 2008 och utfall år 2007 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Månader 2007 Budget 2008 2008 Resultatanalys För- och grundskolan +9,7 Mkr (budget +7,6 Mkr) Verksamheten För- och grundskola levererar 2008 ett överskott med 9,7 Mkr. Resultatet förbättras jämfört 2007 med 10 Mkr. Det är förskolan som bidrar till resultatförbättringen med 9 Mkr jmf 2007. Förskolan redovisar ett överskott med 4,6 Mkr. Även i förhållande till budget 2008 så levererar förskolan ett mycket bättre resultat (3,5 Mkr bättre). Förklaringen är fler barn i förskolan. Skolbarnomsorgen redovisar ett överskott med +2,7 Mkr. Resultatet är dock sämre än 2007 men bättre än budget med 2,2 Mkr. Antalet barn är marginellt färre än budget, vilket betyder att en kostnadseffektivisering skett. Grundskolan år f-9 visar överskott med +2,3 Mkr (4,5 Mkr bättre än 2007). Resultatet är dock -1,4 Mkr sämre än budget och skälet är att årskurs 1-6 och 7-9 går sämre än budget. Skälet är framförallt att organisationen inte lyckades anpassa sina kostnader till budgetförutsättningarna under vårterminen. Särskolan, förskoleklass och specialbeställningar går bättre än budget.
proaros 7 Gymnasie- och vuxenutbildning +2,9 (budget +2,4) Vård och omsorg +7,6 Mkr (budget +3,5) Individ och familj +4,6 Mkr ( budget +0,3) Kultur och fritid/förebyggande + 2,2 Mkr (budget +0,5) Gemensamt - 11,2 Mkr (budget 29,1) Gymnasie- och vuxenutbildningen levererar 2008 ett bättre resultat jämfört med 2007 då överskottet var +0,5 Mkr. Skälet är att Wenströmska redovisar en resultatförbättring jmf 2007 med 2,6 Mkr. Trots minskade elevantal har man lyckats balansera kostnaderna. Elevantalet på gymnasiet har under 2008 varit helt i nivå med budget. Hässlö redovisar ett positivt resultat med +1,6 Mkr. Förklaringen är det nya fordonsprogrammet som ger en högre marginal samt ökat elevantal. Rudbeckianska redovisar ett överskott på (+ 0,9 Mkr). Skolan har full beläggning och kraftig efterfrågan. Edströmska redovisar även i år ett överskott med + 0,8 Mkr vilket förklaras av effektiv kostnadskontroll. Komvux redovisar ett resultat med -0,6 Mkr. Komvux förlorade en upphandling av vuxenutbildningen som påverkar budget 2009. En uppbokning avseende kostnader för omställning/nedläggning av verksamhet är bokförd med 2, 9 Mkr. Vid halvårsskiftet 2008 började det nya SFI avtalet att gälla, vilket medförde en kraftig reducerad ersättning. Personalkostnaderna har kunnat balanserats då merparten av lärarna på SFI haft visstidsanställningar. Negativ resultatutveckling jämfört 2007 med -25,8 Mkr. Äldreomsorgen redovisar ett underskott med -1,1 Mkr vilket är en försämring jämfört 2007 med -24,5 Mkr. Hemtjänsten redovisar en försämring jmf 2007 med -27 Mkr och årets resultat blir -15,2 Mkr. Verksamheter för funktionshindrade redovisar ett överskott med +8,7 Mkr, vilket är en försämring med -1,4 Mkr jämfört 2007. Förklaringen är att timmarna för personlig assistans sjönk drastiskt och därmed också då ersättningen då ett 20-tal kunder försvann. Vård och omsorg inom särskilt boende och socialt nätverk redovisar ett överskott på 8,2 Mkr. Korttidsvård redovisar ett överskott på 6,3 Mkr. Individ och familj redovisar ett sämre resultat än 2007-5,4 Mkr. Socialkontor Råd och stöd redovisar ett överskott med +2,4 Mkr. I resultatet ingår ett underskott för vårdkostnaderna men -0,8 Mkr efter 50/50 fördelning med IFN. Underskott uppstår i vårdkostnaderna på socialbyråerna, västenlig förbättring har dock skett under andra halvåret. Sysselsättning/försörjning redovisar ett överskott på 2,2 Mkr. Alla enheter uppvisar positiva resultat. Den ekonomiska medvetenheten är stor och förändringar/omställningar pareras i tid med gemensamma krafter. Pga minskat flyktingmottagande, halverade integrationsenheten sin verksamhet från halvårsskiftet. Omställningsarbetet har varit mycket framgångsrikt. Kultur- fritid och förebyggande redovisar ett +0,1 Mkr bättre resultat än 2007. Samtliga enheter inom Kulturen har klarat årets resultatkrav. Totalt överskott 0,3 Mkr. Inom Fritid/förebyggande är överskottet 2,0 Mkr. Alla enheter når sina resultatkrav. Skälet är att man har avvaktat vakanstillsättningar. Styrelsereserv och utvecklingsbudget inte fullt utnyttjat Tilläggsbudget för hemtjänst inte utnyttjad Utbetalning av premier PSU redovisar ett positivt resultat om 3,2 Mkr.
proaros 8 Verksamhetsmått 2006 2007 2008 Antal inskrivna barn i förskola 4.179 4.404 4.641 Antal barn i grundskolan år F-9 13.138 12.769 12.447 Antal inskrivna elever gymnasieutbildn 4.619 4.655 4.761 Antal årsplatser familjehem 219 224 222 Antal årsplatser institution 60 44 44 Antal platser på servicehus 612 612 617 Antal hemtjänsttimmar 487.256 541.430 494.664 Antal platser dagligverksamhet, omsorg funktionshindrade 334 330 343 Antal boklån 906.483 934.800 958.479 Antal elever kulturskolan 2.758 2.952 2.974 Medarbetare Medarbetarfakta per december 2007 jämfört december 2008. Antal medarbetare har ökat något till 9 174 (+73). De största förändringarna ses i antalet visstidsanställningar månad som minskat med 204 och antalet timanställda som ökat med 318. Antalet tillsvidareanställningar har minskat med 41. Sjukfrånvaron för tillsvidareanställda har minskat med 7,6 dagar. Obligatorisk sjukredovisning för alla anställningar har minskat från 8,3 % till 6,9%. Frisknärvaron har ökat något till 41,9 % (+0,1%). Kostnaden för övertid/fyllnadstid har ökat från 18,3 till 23,3 Mkr. Tillsvidare och visstidsanställningar 2007 2008 Förändring 31-dec 31-dec 2007-2008 Antal Tillsvidareanställningar 6 642 6 601-41 varav kvinnor 5 567 5 566-1 varav män 1 075 1 035-40 Antal Visstidsanställningar, månadslön 838 634-204 varav kvinnor 643 485-158 varav män 195 149-46 Antal Timanställningar 1 621 1 939 318 varav kvinnor 1 326 1 603 277 varav män 295 336 41 Summa anställningar 9 101 9 174 73 Andel tillsvidareanställningar (exkl timanst) 88,8% 91,2% 2,4% Andel tillsvidareanställningar (inkl timanst) 73,0% 72,0% -1,0% Andel män, exkl timanst (%) 17,0% 16,4% -0,6% Sjukfrånvaro, dagar per tillsvidareanställd 40,8 33,2-7,6 Obligatorisk sjukredovisning, alla anställningar 8,3% 6,9% -1,4% Frisknärvaro tillsvidare anställda (avser januari 2006 och 2007) 41,8% 41,9% 0,1% Kostnad övertid/fyllnadstid inkl PO, Mkr 18,3 23,3 5,0