2016-03-11 1
Innehåll Viktiga händelser och ändrade förutsättningar... 3 Strategiska framtidsfrågor och riskanalys... 4 Resultatredovisning och analys... 5 Personal... 7 Måluppföljning... 9 Intern kontroll... 18 Viktiga händelser och analyser utifrån verksamheterna... 20 Förvaltningsledning, Nämnd och Administration... 20 Verksamhet Fastighet... 21 Verksamhet IT... 25 Verksamhet Produktion... 27 Verksamhet Support... 30 Upphandling... 40 Sida 2 av 41
Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Ett milt år och fortsatt arbete i organisationen med att öka förståelsen för de ekonomiska parameterar som styr, gör att serviceförvaltningen redovisar en positiv avvikelse mot budget på 11,7 miljoner kronor för 2015. Sjukskrivningarna har minskat jämfört med förra året och huvuddelen av uppsatta mål är uppfyllda. Oxhagshemmets kök invigdes i början av året. Köket, som blivit ett av norra Europas modernaste storkök, producerar och distribuerar 390 portioner kyld mat till omsorgstagare i hela kommunen utöver de 300 portionerna som serveras på Oxhagshemmet, I mars arrangerade serviceförvaltningen vattendagen med temat Vatten och en hållbar framtid. Under våren fick Stensö camping en ny arrendator (Nordic Camping & Resort AB) och Stadsmissionen erbjöds en tillfällig boendeplats vid Kalmar dämme för EU-migranterna. Innan sommaren utökades serviceförvaltningens verksamhet då omsorgsförvaltningens lokalvård och systemförvaltning flyttades över. Samtidigt bildade IT den nya enheten Strategi- och tjänsteutveckling för att bättre kunna hjälpa kunderna att planera sitt framtida behov av ITutveckling. Under våren rullade samlastningscentralen och e-portalen igång verksamheten som på sikt kommer att spara både energi och pengar. Vid midsommar togs äntligen det första spadtaget för den nya brandstationen. Kalmar utsågs till Årets sommarstad, mycket tack vare alla evenemang som sker i staden och som serviceförvaltningen aktivt medverkar i. Nytt för i år var hästevenemanget på Fredriksskans, som också huserade Sveriges största agility-tävling och en av Roxettes fem konserter i Sverige. Installationen med solrosor på Stortorget var ett uppskattat inslag i stadsmiljön. Denna sommar duggade invigningar av nya mötesplatser tätt: En utomhusarena vid Lillviken för bland annat beachvolleyboll, beachhandboll och rullstolsbasket. Här avgjordes bland annat SM i Beach soccer. Sveriges längsta träbänk längs kyrkogårdsmuren vid slottet. En modern lekplats i Vattentornsparken, mitt i centrala Kalmar. Solcellsanläggningar på Pårydsskolan, Ljungbyholms förskola, Rinkabyholms förskola och Rockneby förskola. En sporthall i Ljungbyholm Efter semestrarna grävdes det med både spadar och grävskopor. Bland annat påbörjades: Ny förskola vid Lindöskolan Lindsdalsskolans etapp 2 Ny förskola i Hagby. EU och länsstyrelsen beviljade under hösten flera ansökningar inom kustmiljöområdet, bland annat det stora musselprojektet, där cirka 4,5 miljoner kronor av totalt 20 miljoner hamnar i Kalmar. Under tre veckor i november hade Kalmar kommun ett ankomstboende för nyanlända flyktingar i före detta Lattjolands lokaler. Serviceförvaltningen levererade mat, städade lokalerna, ansvarade för alla inköp, tvättade kläder och sängkläder samt hade flera aktiva i krisledningsstaben. Förvaltningen har i princip ensamrätt på sina verksamheters leveranser inom kommunen. Dessa leveranser ska vara bättre än andra alternativ och därmed ska serviceförvaltningen vara det självklara valet för alla de interna kunderna. 2016-03-11 3
Strategiska framtidsfrågor och riskanalys Nämndens verksamheter har ett brett spektra inom fyra olika verksamhetsområden; fastighet, IT produktion och support. Det finns ett antal områden som förvaltningen kommer att ha större fokus på de närmaste åren. Serviceförvaltningen Det självklara valet Verksamheten ska vara kostnadseffektiv, ändamålsenlig och anpassad efter förvaltningarnas faktiska behov. Därmed ska serviceförvaltningen utveckla sina produkter och vara en självklar leverantör av interna leveranser och tjänster inom sina ansvarsområden. Kunderna ska kunna fokusera helt på sin verksamhet. Standardiserade produkter Tillsammans med övriga förvaltningar och bolag bestämma standard vad gäller kvalitet, nivå och omfattning av förvaltningens leverans. Standardisering sänker kostnaderna och ökar effektiviteten. Lokalförsörjning Linnéuniversitetets flytt till hamnen öppnar möjligheter för samlokalisering av kommunens verksamheter, vilket kommer att ställa krav på en effektiv lokalförsörjning. Många av kommunens fastigheter är byggda på 50- till 70-talen och kräver mer underhållsinsatser. Det är viktigt med fokus på en stabil och långsiktig underhållsplan för att minska underhållskostnader, inte minst oförutsedda kostnader för äldre vatten- och avloppssystem. En växande infrastruktur kräver ökade resurser för både drift och underhåll De senaste årens omfattande investeringsbudget får stora effekter på resurserna för drift och underhåll. Fossilbränslefri region Förvaltningen ska vara drivande i energiomställningen genom att arbeta med energieffektivisering i kommunens byggnader och transporter samt produktion av vindkraft och solenergi. Vinterkostnader De stora variationerna i kostnaderna för vinterväghållningen är svåra att hantera inom ram för förvaltningen. Dessutom är möjligheten att påverka kostnaderna begränsade eftersom det till största del är vädrets makter som styr. Kostverksamheten Livsmedelsbudgeten pressas ytterligare då kraven på större andel ekologisk och närproducerad mat till våra barn och gamla medför ökade kostnader. Kostnaderna ökar också i takt med att fler förskole- och skolenheter öppnar. Fler kök ska utrustas och bemannas samtidigt som transporterna ökar. E-portal och samlastningscentral Projekten e-portal och samlastning fortskrider enligt plan och kommer påverka samtliga förvaltningar och bolag. Kommunens IT-kostnader Serviceförvaltningen vill skapa en arena och en struktur för att hantera de övergripande ITfrågorna för hela kommunkoncernen. Under tiden fortsätter implementeringen av dator som tjänst och utveckling av IT-tjänsterna. Belysningsanläggningar Kommunens belysningsanläggning ska utvecklas utifrån trafiksäkerhet, trygghet, estetik, miljö och stadutveckling. Ett belysningsprogram som ska vägleda i detta arbete är under framtagande. 2016-03-11 4
Resultatredovisning och analys Driftsredovisning Serviceförvaltningens verksamheter redovisar ett plus jämfört med nettobudgeten på +11,7 miljoner kronor. Föregående år redovisades plus +9,2 miljoner kronor mot nettobudget. 2 0 1 5 (tkr) BUDGET UTFALL Avvikelse Avvikelse Verksamhet Kostnader Intäkter Netto Kostnader Intäkter Netto Netto Netto 2014 Ledning, Nämnd, Adm -20 205 10 964-9 241-20 255 12 668-7 587 1 654 332 Fastighet -266 280 271 607 5 327-264 396 275 824 11 428 6 101 7 216 Support -244 012 145 022-98 990-249 301 153 458-95 843 3 147 1 357 Upphandling -11 806 8 732-3 074-11 958 9 464-2 494 580 66 Produktion -208 175 81 233-126 942-217 321 90 544-126 777 165-436 IT -41 791 41 820 29-46 242 46 276 34 5 660 Semesterlöneskuld -117-117 -117-117 0 0 SUMMA -792 386 559 378-233 008-809 590 588 234-221 356 11 652 9 195 De största avvikelserna återfinns inom driftskostnader och där främst uppvärmning och snöröjning för kommunens fastigheter. Men även andra driftskostnader såsom förbruknings- och reparationskostnader visar på lägre nivåer jämfört med budget inom vissa verksamheter. Personalkostnaderna är också lägre än budgeterat inom vissa verksamheter med anledning av tidsförskjutning vid anställningar efter pensionsavgångar och personal som slutat. Även övriga driftskostnader visar på totalt lägre kostnader för ett antal olika poster där det inte finns någon särskild post som sticker ut, men tillsammans gör ett plus totalt för dessa verksamheter. Förvaltningen har fokuserat på att, i hela organisationen, öka förståelsen för de ekonomiska parametrar som styr och att medvetandegöra detta utifrån begreppen kostnadseffektiva och ändamålsenliga. Prognoserna för förvaltningen har under hela året visat på ett resultat inom budgetramen varför inga särskilda åtgärder har behövt vidtas för att uppnå budgetföljsamhet/resultatmål. Förvaltningen har också till stor del uppnått beslutade mål för året. Investeringar Under året har investeringar genomförts för 256,7 miljoner kronor netto av totalbudgeten på 420,6 miljoner kronor (181,6 respektive 457,1 miljoner kronor förra året). Det vill säga 61 procent av totalbudgeten (39,7 procent förra året). Totalbudgeten för 2015 på 420,6 miljoner kronor är ett investeringstak. Vid årets början fördelades investeringsmedel per projekt efter genomgång av aktuella tidsplaner för respektive projekt. Efter denna genomgång återstod 13,5 miljoner kronor till investeringstaket för kategori fastighet/infra/sf övrigt och för räntabla investeringar 28,3 miljoner kronor. De beloppsmässigt största investeringsprojekten har under året varit följande: Energitjänsteprojektet (30,1 mkr), Brandstation (26,3 mkr), förskola Lindö (18,3 mkr) Lindsdalsskolan etapp 2 (17,0 mkr) och Svanebergsrondellen (13,9 mkr). Beloppen som anges visar utfallet under året och inte totalkostnaden för respektive projekt. 2016-03-11 5
2 0 1 5 (tkr) Kategori Investeringar Budget Utfall Avvikelse Budget / Utfall Utfall i % av budget Förskolelokaler 44 656 32 012 12 644 71,7% Skollokaler 71 963 34 324 37 639 47,7% Fritidslokaler 19 706 17 236 2 470 87,5% Förvaltningslokaler 10 239 27 365-17 126 267,3% Fastighet övrigt 6 489 436 6 053 6,7% Gatuverksamhet 93 400 48 946 44 454 52,4% Gång- och cykelvägar 11 428 8 299 3 129 72,6% Friluftsverksamhet 5 047 2 746 2 301 54,4% Miljöåtgärder 3 450 3 450 0 100,0% Parkverksamhet 22 051 15 260 6 791 69,2% Infra övrigt 3 909 3 249 660 83,1% Prod övrigt 2 324 2 131 193 91,7% SF Övrigt 1 510 504 1 006 33,4% Räntabla investeringar 82 558 60 753 21 805 73,6% Totalsumma 378 730 256 711 122 019 67,8% Fastighet / Infra / SF Övrigt 13 534 13 534 Räntabla 28 299 28 299 Totalsumma "till investeringstak" 41 833 0 41 833 TOTAL SAMMANSTÄLLNING Fastighet / Infra / SF Övrigt 309 706 195 958 113 748 63,3% Räntabla 110 857 60 753 50 104 54,8% Totalsumma 420 563 256 711 163 852 61,0% Avvikelserna inom investeringsbudgeten beror oftast på att projektens tidplaner skjuts fram i tid eller en förskjutning av betalning för avslutade projekt runt årsskiftet. Inom förskolelokaler beror avvikelsen mot budget till största del på förskolan på Lindö (11,7 mkr), som blivit något tidsförskjutet. Inom kategori skollokaler beror avvikelsen till stor del på förskjutning av projektet för särskolan (19,8 mkr), men det finns även viss avvikelse för projekten entré/skolgård Lindöskolan (10,3 mkr), om- och tillbyggnad Djurängsskolan (5,2 mkr) samt om- och tillbyggnad Halltorpsskolan (4,2 mkr). Inom kategori fritidslokaler avviker projektet Kulturcentrum (1 mkr), som är tidsförskjutet, och sporthallen i Ljungbyholm som kostade mindre än budgeterat (ca 2,5 mkr). Förvaltningslokaler visar på en negativ avvikelse mot budget och avser nybyggnationen av brandstation (-17,8 mkr), som under året haft högre kostnader än vad som beräknades vid årets början beroende på att projektet kom igång snabbare. Avvikelsen inom fastighet övrigt beror på att de oförutsedda fastighetsinvesteringarna (6,1 mkr) under året blev lägre. Avvikelsen mot budget för kategorin Gatuverksamhet återfinns på ett antal tidsförskjutna projekt och förskjutning av betalning för avslutade projekt, samt att kostnaden för Svanebergsrondellen blev lägre än beräknat (ca 6 mkr). De större förskjutna projekten (i tid eller betalning) är; Pendelstation Smedby 2016-03-11 6
(8,8 mkr), Gatubelysning (6,0 mkr), Linnéuniversitetet detaljplanearbete (4,4 mkr), Valnötsträdet (4,3 mkr). Avvikelsen inom Gång- och cykelvägar återfinns till största del för projektet GC-väg Smedbyvägen (2,5 mkr), som blivit tidsförskjutet. Inom kategori Friluftsverksamhet är det ett antal projekt som avviker med mindre belopp mot årets budget. Även inom Parkverksamheten är det till största delen ett antal projekt som avviker med mindre belopp, förutom projektet Lekplatser Lindsdal som har en något större avvikelse (2,0 mkr). Kategorierna Infra övrigt, Produktion övrigt och SF övrigt har ett antal projekt som avviker med mindre belopp mot årets budget. Räntabla investeringar innefattar projekt för Externa beställare, Energitjänsteprojektet, Inköp av bilar och Datorer för kommunens verksamheter. Avvikelsen mot budget för innevarande år återfinns till största del på Energitjänsteprojektet (16,9 mkr) som har en viss förskjutning i tidsplanen, men där också mer kostnader lagts på det planerade underhållet, som är en del av projektet, än vad som beräknats vid årets början. Resultatutjämningsfonden har efter årets bokslut ett värde på + 64,1 miljoner kronor där verksamhet produktion motsvarar -48,5 miljoner kronor, skadefonden +3,5 miljoner kronor, Transport +10,5 miljoner kronor, Kost +2,2 miljoner kronor och fastighet/övriga delar +96,4 miljoner kronor. Ingående fond 2015-01-01 Resultat driftsredovisningen 2015 Utgående fond 2015-12-31 52 436 tkr 11 652 tkr 64 088 tkr Personal Vid årsskiftet fanns 498 tillsvidareanställda i serviceförvaltningen varav 280 kvinnor (56 procent) och 218 män (44 procent). 35 personer hade tidsbegränsad anställning, varav 25 kvinnor och 10 män. Under 2015 har förvaltningen haft arbetsmarknadspolitiska åtgärder motsvarande 29,6 årsarbetare. Totalt 61 personer, varav 4 kvinnor och 57 män. För 2014 var motsvarande siffror 26,7 årsarbetare och för 2013 var det 34,0 årsarbetare. När det gäller tillsvidareanställda är medelåldern 47,6 för kvinnor och 47,7 för män. 82,1 procent av samtliga tillsvidareanställda hade en heltidsanställning i grunden. Av samtliga tillsvidareanställda kvinnor hade 75 procent en heltidsanställning och av samtliga tillsvidareanställda män hade 92 procent en heltidsanställning. Genomsnittlig sysselsättningsgrad var 96 procent för samtliga tillsvidareanställda (94,1 procent för kvinnorna och 98,4 procent för männen). Personalomsättningen var 4,64 procent under 2015. Av 21 personer avgick nio på grund av egen begäran och tolv på grund av pensionsavgång. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron i procent av arbetad tid var 4,83 (ackumulerad), 5,78 procent för kvinnorna och 3,63 för männen. Frisknärvaron var 36 procent för samtliga anställda, det vill säga av totalt antal personer (517) var 186 friska/utan sjukdag (90 kvinnor och 96 män), 31,5 procent för kvinnorna och 41,6 procent för männen. 2016-03-11 7
Jan Feb Mar Apr Maj Jun Kalmar kommun 7,03% 8,44% 8,04% 6,67% 6,30% 5,87% Serviceförv 4,31% 5,73% 6,16% 4,84% 3,92% 3,97% Jul Aug Sep Okt Nov Dec 4,84% 5,56% 6,97% 7,29% 7,34% 7,20% 3,40% 3,66% 4,96% 5,84% 5,95% 5,34% Kompetensutveckling Under året har samtliga medarbetare genomgått den webbaserade miljöutbildningen. Den 8 maj deltog cheferna i förvaltningens chefsdag som hölls på Kalmar slott. Bland annat föreläste förhandlingschef Mats Gustafsson i ämnet arbetsrätt och hälsosamordnare Emelie Sundlöf berättade om det hälsofrämjande arbetet i kommunen. Ledningsgruppen har genomgått ULmedarbetarskap/lagutveckling (UL står för utvecklande ledarskap). Utbildningen är ett led i förvaltningens plan för kompetensutveckling där utbildningen kommer att hållas av respektive chef i sina arbetsgrupper. Arbetsmiljö Serviceförvaltningens chefer har deltagit i informationsmöten om en ny AFS (Arbetsmiljöverkets författningssamling) gällande psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön. Kommunhälsans arbetsmiljöingenjör och förvaltningens personalutvecklare har varit på flera arbetsplatsträffar och informerat om tillbud och arbetsskador. Under året har även utbildningar i hjärt- och lungräddning samt brandskydd genomförts. Hälsoaktiviteter I avvaktan på kommunövergripande riktlinjer för hälsoaktiviteter/friskvård har förvaltningen under året informerat och diskuterat hälsoaktiviteter med såväl chefer som medarbetare i olika forum. Vidare har förvaltningen arbetat fram en hälsoplan, hälsorutin samt aktiviteter, som förväntas implementeras under våren 2016. 2016-03-11 8
Måluppföljning Under 2015 har serviceförvaltningen arbetat med 23 mål som beslutats av servicenämnden. Av dessa är 14 uppfyllda vid årets slut, sju är inte uppfyllda och två är oförändrade. Två av de målen som inte uppnåtts har legat utanför förvaltningens mandat att uppfylla då de är beroende på val som görs hos andra förvaltningar, såsom val av bränsleslag och däckstyp vid införskaffning av nya leasingfordon. Ledningen för serviceförvaltningen har bedömt det totala utfallet som en god måluppfyllelse. Resultatet av måluppfyllelsen kommer att presenteras för förvaltningens medarbetare. FOKUSOMRÅDE - ORDNING OCH REDA I EKONOMIN Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Kommentar: Serviceförvaltningen strävar efter att kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet ska genomsyra allt arbete som sker i verksamheterna. En del i detta är att vidareutveckla arbetet med nyckeltal och jämförelser. Genomgång av nyckeltal och jämförelser visar att förvaltningens verksamheter har ett bra resultat och en bra kostnadsnivå. Även enkätundersökningar av kundnöjdhet visar på bra resultat. För de verksamheter där det finns nyckeltal och jämförelser i Kolada används dessa, men eftersom förvaltningens verksamhet till stor del består av intern service saknas nyckeltal. Då används istället nyckeltal som kan finnas specifikt för den branschen, till exempel Repab för lokalvård och lokalkostnad (komplement till Kolada för lokalkostnad). Där liknande verksamheter finns som externa leverantörer görs jämförelser vad gäller till exempel pris. Årliga undersökningar när det gäller kundnöjdhet görs också inom flera verksamheter. Förvaltningen valde inför 2015 ut tre indikatorer som ska mäta kostnadseffektivitet och tre som ska mäta kvalitet (ändamålsenlighet) från Kolada: Kostnad för skolmåltider i kommunal grundskola, kronor/elev Kostnad för lokaler i kommunal grundskola, kronor/elev Nettokostnad gator och vägar samt parkering, kronor/invånare Nöjd Medborgar - Index Gator och vägar Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - maten, andel i procent Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - måltidsmiljö, andel i procent 2016-03-11 9
I jämförelsen kostnad för skolmåltider i kommunal grundskola (kronor/elev) har Kalmar en kostnad som är cirka 20 procent lägre än jämförelsekommunerna (3KVH). Även jämfört med alla kommuner har Kalmar en lägre kostnad, cirka 25 procent lägre. I kostnad för lokaler i kommunal grundskola (kronor/elev) visar också Kalmar på en lägre kostnad än jämförelsekommunerna, drygt elva procent lägre, och även i jämförelse med landet i övrigt är kostnaden lägre med cirka 11-20 procent. I nettokostnad gator och vägar samt parkering (kronor/invånare) har Kalmar en högre kostnad jämfört både med jämförelsekommunerna och landet i övrigt, cirka 28 procent över jämförelsekommuner och cirka sju procent över alla kommuner. I denna kostnad ingår även kapitalkostnader för kommunens investeringar inom detta område, vilket ökat markant senaste åren. Kolada visar att Kalmar 2009 hade en nettokostnad som var drygt 20 procent lägre än jämförelsekommunerna. Denna har sedan stigit för varje år. Sedan 2009 har kapitalkostnaderna ökat med över 300 procent, från cirka 15 mkr 2009 till cirka 52 mkr 2014. Glädjande är att i nöjd medborgarindex - gator och vägar har Kalmar ett högre värde både i jämförelse med genomsnittligt värde för jämförelsekommunerna och i jämförelse med alla kommuner. I brukarbedömningarna inom äldreomsorgen visar både maten och måltidsmiljö på ett lägre värde för Kalmar jämfört med de flesta jämförelsekommunerna och övriga landet, 73 procent jämfört med 76 procent för maten. Kost omsorg gör årligen en egen mätning av kundnöjdheten. Målet är 90 procent kundnöjdhet och för 2015 stannar kundnöjdheten på 89 procent. Skillnaden i resultat mellan de två undersökningarna kan förmodas bero på olika faktorer. I brukarbedömningen som visas från Kolada är frågan om maten en fråga bland flera i en större undersökning från Socialstyrelsen. Där ställs också frågan till samtliga som bor på särskilt boende i Kalmar kommun, inklusive privata aktörer. I kostenhetens egen undersökning är det endast de boende (förutom demensboende) som kostenheten lagar mat till som deltar i undersökningen. Uppmätt nedgång i kundnöjdheten kan till viss del bero på genomförda ombyggnationer i köken. Ombyggnationerna har för några matgäster inneburit mat levererad från annat kök än tidigare. Både samtliga jämförelsekommuner och alla kommuner har en nedgång av kundnöjdheten jämfört med föregående år. Nämndsmål - Hålla budget Servicenämnden ska hålla budget för 2015. Kommentar: Förvaltningens resultat för 2015 landar på ett positivt resultat på 11,6 MKR. (2013: -1,6 MKR, 2014: +9,2 MKR) Fullmäktigeuppdrag - Kost och IT Servicenämnden får i uppdrag att utreda och erbjuda Kalmarsunds gymnasieförbund möjligheten att införliva förbundets verksamheter vad gäller kost och IT i vår kommunala organisation. Målet är en effektivare organisation i sin helhet som tillvaratar möjliga kostnadseffektiviseringar. Kommentar: Erbjudande enligt uppdraget är överlämnat till Kalmarsunds gymnasieförbund. FOKUSOMRÅDE - ETT GRÖNARE KALMAR Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun Kalmar kommun ska vara en fossilbränslefri kommun år 2030. Kommentar: Se nämndsmål kring hållbara transporter nedan. Nämndsmål - Hållbara transporter 1. Öka andelen fordon med el, biogas eller laddhybrid i transportcentralens leasingflotta från 50 stycken till 75 stycken. 2. Skapa möjlighet till bättre uppföljning av de tankade bränsleslagen i kommunens fordon. 3. Skapa möjlighet till webbmöten. 2016-03-11 10
Kommentar: 1. Andelen fordon med el, biogas eller laddhybrid i transportcentralens leasingflotta har under årets sista tertial kvarstått oförändrat, eftersom inga nya fordon har levererats i perioden. Detta gör att målet om 75 stycken fordon med dessa drivmedel inte kommer att nås under 2015. (2013: 27 styck, 2014: 44 styck och 2015: 60 styck.) 2. Möjlighet för uppföljning har skapats och uppföljning är nu pågående för leasingfordonen. 3. Teknik för Webbmöten är försenad och kommer inte att lanseras förrän under våren 2016. Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Kommentar: Cykeltrafiken mäts och rapporteras i projektet Kalmar cykelstad. Cykelbokslut för 2015 tas fram under våren 2016. Fullmäktigemål - Ekologisk eller närproducerad mat Andelen ekologisk eller närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 70 procent år 2020. Kommentar: Se nämndsmål nedan. Nämndsmål - Ekologisk eller närproducerad mat Andelen ekologisk eller närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 52 procent under 2015. Kommentar: Preliminärt resultat för 2015 är 59 procent. Slutgiltig sammanställning sker i början av februari 2016. (2013: 51 procent, 2014: 60 procent) Fullmäktigeuppdrag - Personalbil För att påskynda övergången till miljöbilar ges kommunstyrelsen i uppdrag att införa personalbil med bruttolöneavdrag till alla anställda. Inga andra bruttolöneavdrag är aktuella. Kommentar: Erbjudandet är implementerat och vid uppföljning i december 2015 har 15 anställda avtalat om personalbil. Fullmäktigeuppdrag - Kalmar cykelstad Samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden får i uppdrag att fortsätta projektet Kalmar cykelstad. Uppdraget förlängs fram till och med 2018. Kommentar: Cykeltrafiken mäts och rapporteras i projektet Kalmar cykelstad. Cykelbokslut för 2015 tas fram under våren 2016. Fullmäktigeuppdrag - Solenergi Servicenämnden får i uppdrag att öka vår användning av solenergi. Kommentar: Under hösten har Pårydsskolan, Ljungbyholms förskola och Rockneby förskola fått solenergi på taken. Tillsammans med Rinkabyholms förskola uppgår total installerad effekt under året 60 kw, beräknad produktion 60 000 kwh/år vilket motsvarar uppvärmningen av fyra-fem villor. Fullmäktigeuppdrag - Ideellt engagemang Servicenämnden ska aktivt stödja det lokala ideella engagemanget från de nyetablerade vattenråden och kustmiljögrupperna. Kommentar: Vattenrådssamordnaren har i uppdrag av vattenråden sökt bidrag för att genomföra småskaliga åtgärder och engagera fler i vattenarbetet. I våras fick vattenråden statligt bidrag för att under de kommande åren arbeta med skolor i Kalmar och Nybro kommun, samt att genomföra ett antal åtgärder mot övergödning. Samtidigt kommer vattenråden utveckla ett eget planeringsverktyg genom en lokal vattenkarta. I samarbete med länsstyrelsen har naturvärden i ett antal vattendrag kartlagts. Vattenråden genomför konkreta naturvårdsinsatser, i bland annat Halltorpsån. 2016-03-11 11
Fullmäktigeuppdrag - Musselodling Servicenämnden får i uppdrag att verka för anläggandet av en större musselodling i Kalmarsund. Kommentar: Baltic Blue Growth projektet fick godkänd finansiering av Interreg BSR-programmet, 52 miljoner till projektet totalt, varav 4,5 miljoner till Kalmar kommun. Kalmar kommun koordinerar arbetspaketet WP3 Focus farms to demonstrate mussel production in the Baltic Sea, där Vattenbrukscentrum ost (SE), Kurzeme planning region (LV) Latvian institute of aquatic ecology (LV), Ministry of Energy, Agriculture, Environment and Rural Areas (DE), Municipality of Borgholm (SV), Submariner network (DE), University of Tartu (EE), Orbicon (DK), Musholm (DK) and Åland Government (FI) ingår. Upphandling av ett hyreskontrakt för en storskalig musselodling i Kalmarsund har påbörjats. Baltic Mussel Feed: Projektgruppen har tillsammans med de danska samarbetspartners Orbicon genomfört en lyckad workshop i Kalmar där alla relevanta svenska myndigheter och de lokala företag som ingår i projektgruppen deltog. Bland annat gjordes studiebesök till Kalmar Lantmäns foderfabrik. Baltic Mussel Feed-projektet är nu i stort sett färdigt och slutrapporten påbörjad. Nämndsuppdrag - Solenergi Förvaltningen ska redovisa planerna för solenergi till nämnden. Kommentar: Årets planerade installationer är genomförda. Redovisning har skett i samband med nämndsmötet i juni. Se även redovisning fullmäktigeuppdrag solenergi. Nämndsuppdrag - Musselodling Förvaltningen ska redovisa planerna för musselodling till nämnden. Kommentar: I oktober fick nämnden information om det pågående Baltic Mussel Feed-projektet, och servicenämndens ordförande deltog i mussel-workshop i Kalmar 22-23 oktober tillsammans med inbjudna lokala företag, forskare och svenska myndigheter. Bland annat jordbruksverket, livsmedelsverket och SVA. Se även redovisning fullmäktigeuppdrag musselodling. FOKUSOMRÅDE - ETT VÄXANDE ATTRAKTIVT KALMAR Fullmäktigeuppdrag - Graffittiväggar Kultur- och fritidsnämnden får i uppdrag att tillsammans med servicenämnden ordna lagliga graffittiväggar. Kommentar: Graffittiväggarna är under byggnation vid ungdomshuset UNIK. Graffittiväggarna kommer att var mobila. Under våren 2016 kommer kultur- och fritidsförvaltningen att genomföra en workshop med syftet att få fler ungdomar intresserade av graffitti som konstform. Fullmäktigeuppdrag - Årets stadskärna Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att tillsammans med berörda nämnder, styrelser och Kalmar City arbeta för att Kalmar ska bli årets stadskärna under innevarande mandatperiod. Kommentar: En projektledare på kommunledningskontoret och en projektorganisation är utsedd. Serviceförvaltningens produktionschef ingår i projektgruppen. Förvaltningschef deltar i projektet i sin roll som styrelseledamot i Kalmar Citys styrelse. Målet är att ansöka om att utses Årets stadskärna 2017. Nämnden fick i januari 2016 information kring arbetet. Fullmäktigeuppdrag - Bryggor Servicenämnden får i uppdrag att utreda möjligheter till att skapa bryggor i Vita sand och Norrliden som ska förbättra upplevelsen vid bad och rekreation. Kommentar: Idékataloger för Vita sand och Norrliden strand är framtagna och samordnade med översiktsplaneringen på samhällsbyggnadskontoret. Pengar är äskade och ligger i planeringen med 2016-03-11 12
start Vita sand 2016 och Norrliden strand 2017 Fullmäktigeuppdrag - Bullervall i Djurängen Servicenämnden får i uppdrag att anlägga en bullervall i Djurängen. Detta för att dämpa bullret från Ölandsleden. Kommentar: Samhällsbyggnadskontoret projekterar och upphandlar byggnation av bullervall i Djurängen. Fullmäktigeuppdrag - Utegym (från 2013, KF 148, 2012-06-18) Samhällsbyggnadsnämnden och serviceförvaltningen får uppdraget. Kommentar: Samhällsbyggnadskontoret har tagit fram ett utegymsprogram för Kalmar som ett stöd för utformning med mera. Kultur- och fritidsförvaltningen kommer att vara ägare av utegymmen och det blir de som bekostar och beaktar lämpliga områden tillsammans med samhällsbyggnadskontoret och serviceförvaltningen. De flesta utegym som finns idag har skänkts till kommunen. Fullmäktigeuppdrag - Belysningsprogram (från 2013, KF 131, 2013-06-17) Uppdraget till samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden att ta fram belysningsprogram ska gälla tätorterna i kommunen utifrån aspekterna trygghet, trafiksäkerhet, energiförbrukning, utveckling och gestaltning. Kommentar: Samhällsbyggnadskontoret har tagit fram ett belysningsprogram tillsammans med ett konsultföretag inom området. Belysningsprogrammet behandlas av samhällsbyggnadsnämnden och sedan tas en handlingsplan fram för remittering till servicenämnden. FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN Fullmäktigemål - Förebyggande insatser bland barn och ungdomar Barn och ungas bruk av tobak, alkohol, dopingpreparat och narkotika ska minska. Bruket av droger ska aktivt bekämpas på alla nivåer, men speciellt fokus ska riktas på förebyggande insatser bland barn och ungdomar. Kommentar: Serviceförvaltningen arbetar för att lokaler och allmän platsmark ska upplevas som säkra och inte inbjuda till att bli tillhåll. Fullmäktigemål - Bästa skolkommun Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner. Kommentar: Servicenämnden rapporterar ingenting under detta mål. Förvaltningen hänvisar till de kvalitetsmätningar som genomförs inom verksamheterna lokalvård, kost och IT. De redovisas under "egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter" som bidrar till målets uppfyllande. Förvaltningens arbete med nybyggnation och underhåll av befintliga lokaler bidrar också. FOKUSOMRÅDE - VERKSAMHET OCH MEDARBETARE Fullmäktigemål - Rätt till heltid Vid utgången av 2016 ska rätten till heltid (önskad sysselsättningsgrad) vara genomförd i nämnder och bolag. Arbetet ska ske inom befintliga budgetramar. Kommentar: Sex personer inom kost omsorg samt elva personer inom kost skola vill arbeta heltid men kan inte erbjudas detta inom befintliga budgetramar. (2014: Kost skola saknar 14 timmar/dag) Fullmäktigemål - Praktikplatser Kalmar kommun ska till utrikes födda årligen erbjuda cirka 150 praktikplatser. Kommentar: Se nämndsmål nedan. 2016-03-11 13
Nämndsmål - Praktikplatser Serviceförvaltningen ska erbjuda minst tio praktikplatser för utrikes födda. Kommentar: Serviceförvaltningen har tagit emot 16 språkpraktikanter under 2015 varav 13 från SFI (Svenska för invandrare). I januari 2016 fick nämnden en separat redovisning av förvaltningens praktikplatser 2015. Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad. Kommentar: Se nämndsmål nedan. Nämndsmål - Genusutvärdering av beslut Utvärdera beslut i servicenämnden och förvaltningens ledningsgrupp ur ett genusperspektiv. Kommentar: Ledningsgruppen har uppmanats att ur ett genusperspektiv analysera eventuella beslut som ska tas i ledningsgrupp respektive nämnd. Analys har genomförts vid samtliga ledningsgruppsmöten. Nämndsmål - Kartläggning av lika rättigheter och möjligheter Kartläggning av lika rättigheter och möjligheter ska göras i förvaltningens alla enheter. Kommentar: Rapportering av enheternas kartläggning av lika rättigheter och möjligheter ska rapporteras till personalutvecklare i mars 2016. Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Kommentar: Se nämndsmål nedan. Nämndsmål - Sjukfrånvaro Förvaltningens sjukfrånvaro 2015 ska vara lägre än 5,18 procent, vilket var utfallet 2014. Kommentar: Sjukfrånvaro för 2015 landar på 4,83 procent vilket gör att målet uppnås. (2013: 4,30 procent, 2014: 5,18 procent) Fullmäktigeuppdrag - Välfärdsbokslutet I årsrapporten ska respektive nämnd redovisa hur man använder välfärdsbokslutet i verksamheten. Samverkan och samarbete kring åtgärder måste fördjupas. Både internt inom Kalmar kommun och externt. Kommentar: Hur serviceförvaltningen använder välfärdsbokslutet i verksamheten redovisas i separat avsnitt i årsrapport. Fullmäktigeuppdrag - Service och bemötande Alla nämnder får i uppdrag att genomföra aktiviteter för att ytterligare förbättra service- och bemötande. Kommentar: Förvaltningsledningen har genomgått utbildning i utvecklande medarbetarskap. Denna utbildning ska nu genomföras av cheferna ute i respektive verksamhet. I februari infördes en knapp intern service på intranätet där man lättare hittar förvaltningens information om den interna service vi erbjuder. Här har även personalbils information lagts till under tertial 2. Drivmedelskostnad finns sedan januari på fordonets leasingfaktura. Detta är ett sätt att skapa bättre 2016-03-11 14
överblick över vilka drivmedel som används i kommunens verksamheter. Omfattar endast de fordon som hanteras via transportcentralen, inte de som köps in av förvaltningarna själva. Ett arbete har genomförts för att förbättra hanteringen av synpunkter inkomna till produktionsverksamheten. Detta för att korta ner svarstiderna och minska den administrativa omfattningen. Produktion har tillsammans med kontaktcenter skapat en FAQ-lista (vanliga frågor och svar) som underlättar när kontaktcenter ska svara på frågor om båtplatser och odlingslotter. Administration har infört ett kort avstämningsmöte i samband med fikarast på fredagar där man fokuserar på positiva händelser under veckan. ITs kundservice har genomfört utbildning. Genom att se över processerna och skapa tydlighet i verksamhetens arbetssätt har servicen höjts avsevärt. Bättre service är även bakgrunden till att den nya enheten, IT-strategi och tjänsteutveckling, har skapats. I denna enhet kommer IT att arbeta på ett helt annat sätt inom utveckling och genomförande än tidigare. Centralförrådet har gjort en rad förändringar och förbättringar. En kundansvarig har anställts som tar emot besökande kunder samt ser över kundernas order. Ombyggnation av entrén har gjorts för att få den mer kundvänlig och välkomnande. Ombyggnation av lagret har påbörjats för bättre struktur och överblick över sortimentet samt bättre skyltning. Nytt hyllsystemet är bättre ur ergonomisk synvinkel. Personalen har gått från flextid till fasta schemalagda arbetstider, detta för att det alltid ska vara rätt bemanning på centralförrådet. Personalen har fått namnskyltar för att tydliggöra för kunden vem de talar med och förrådsassistenterna har fått enhetliga arbetskläder för att tydliggöra vilka som arbetar hos förrådet. Från januari är telefonsystemet ändrat så att man kommer till en knappvalsfunktion där man kan göra ett val så att man kommer direkt till den som handlägger det efterfrågade ärendet. Samtalen placeras i kö om det är upptaget. Flexibiliteten i hantering av order och leverans har förbättrats då den deadline som fanns för våra kunders beställningar är borttagen. Ett kassasystem och kortbetalning för alla personalköp är infört. Nämndsuppdrag - Praktikplatser Serviceförvaltningen ska redovisa alla typer av praktik inom förvaltningen. Respektive chef ansvarar för att redovisa information om sina praktikanter till personalutvecklare. Kommentar: Nämnden fick i januari 2016 en redovisning av praktikplatser som tillhandahölls av förvaltningen. Under 2015 har förvaltningen haft nedanstående praktikanter: Kosten hade 19 personer på storkökspraktik, en arbetspraktikant och elva språkpraktikanter. Lokalvården hade fem personer på arbetspraktik och en språkpraktikant. Verkstaden hade en gymnasiepraktikant och en språkpraktikant. Fastighetsservice hade två språkpraktikanter. Administration hade en utbildningspraktikant och en arbetspraktikant. Produktion hade en arbetspraktikant och en språkpraktikant EGNA VERKSAMHETSSPECIFIKA MÅL OCH AKTIVITETER Nämndsmål - Uppföljning matsvinn Uppföljning av matsvinn i skolmatsalar, max 10 gram per elev. Kommentar: Mätning av matsvinn gjorda vid fyra tillfällen under 2015 visar på ett genomsnitt av 15 gram per portion. (2013: 15 gram, 2014: 14 gram). Nämndsmål - Dubbfria däck Nå nivån 48 procent dubbfria däck till kommunens bilar under 2015. 2016-03-11 15
Kommentar: 39 procent av kommunens bilar har friktionsdäck. Rekommendationen vid köp är friktionsdäck och avvikelse från det kräver förvaltningschefs godkännande. Rörligheten, nyköp och utbyte av vinterdäck, är lägre än bedömt vid målets formulering. Ofta följer original -vinterdäcken bilens livslängd. Nämndsmål - Energitjänsteprojektet Energitjänsteprojektet fortgår till 2017. Energianvändning avseende uppvärmning, el, och tappvarmvatten (kwh per kvadratmeter Atemp yta) ska minska med 20 procent från 2010 till 2017. (Atemp är den invändiga arean för våningsplan, vindsplan och källarplan som värms till mer än 10 C i byggnaden) Kommentar: 60 procent av de planerade åtgärderna är genomförda till och med november. Projektet följer tidplanen. Arbetet framåt inriktar sig nu mer mot kommande uppföljningar av utfallen för att säkerställa energibesparingarna. I de första beräkningarna är prognosen positiv, det vill säga att besparingen per investerad krona förväntas bli högre än beräknat. Nämndsmål - Energianvändning nybyggnation Vid upphandling av nybyggnation säkerställa att energianvändningen är 20 procent lägre än kraven enligt Boverkets byggregler. (BBR). Kommentar: Rockneby förskola färdigställdes 2013. Projekterad energiförbrukning, 95 kwh/m² och år. Utfallet visar på 91 kwh/m²/år. Falkenbergs sporthall färdigställdes också 2013. Projekterad energiförbrukning 56 kwh/m² och år. Utfallet visar här på 55 kwh/m²/år Nämndsmål - Hur medborgarna ser på produktions verksamheter i statistiska centralbyråns mätningar Nå ett genomsnittsbetyg på 6,5 i Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning för 2015 avseende nedanstående områden som rör produktions verksamheter. Kommentar: Målet uppnås då vi när 6,7 i mätningen (2013: 6,6, 2014: 6,5). Nämndsmål - Serviceförvaltningens utförande av uppdrag Mäta serviceförvaltningens utförande på uppdrag som tilldelats förvaltningen. Tio uppdrag eller projekt, som avslutas under året, ska mätas under 2015 (fem från produktion och fem från fastighet.). 75 procent av dessa tio uppdrag ska nå värdet sju poäng i denna mätning. Kommentar: Under 2015 har förvaltningen mätt fem uppdrag, fyra för fastighet och en för produktion. Samtliga landar på åtta poäng. Dock kan vi från detta resultat inte utläsa om målet uppnås eller ej. (Exempel på mätta uppdrag: Ingelstorpsskolans nya utbildningslokaler, Ljungbyholms sporthall och turistvägvisning.) Nämndsmål - Systematisk uppföljning av kvalificeringskriterier för ramavtalsleverantörer 100 procent uppföljning av ramavtalsleverantörer inom 24 månader efter avtalsstart. Kommentar: Mallen är påbörjad men inte klar, arbete med hur vi ska prioritera bland leverantörerna pågår. Nämndsmål - Kundnöjdhet kost och lokalvård Kundnöjdhet ska ligga på minst 70 procent för kost skola. Kundnöjdhet ska ligga på minst 90 procent för kost omsorg. Kundnöjdhet ska ligga på minst 90 procent för lokalvård. 2016-03-11 16
Kommentar: Kundnöjdhet för kost skola blev 73 procent vilket är över målet. Kundnöjdhet för kost omsorg 89 procent vilket är strax utanför målet. Aktivitetsplaner för de kök inom omsorgen som drar ned resultatet är påbörjade. För lokalvård så blev resultatet godkänt med 96 procent kundnöjdhet. Nämndsmål - Påverka kostutbudet Kostorganisationen ska ge omsorgstagare, kunder och elever möjlighet att påverka utbudet. Kommentar: Målet är uppfyllt. Kost skola har dialog med samtliga skolor via mat- eller elevråd. Önskeveckor är introducerat och ska nu genomföras en gång per termin. Kost omsorg har uppföljning med samtliga boenden/lss via kostombud, detta sker två gånger per år. Enkätunderökning sker en gång per år. Distribution av kyld mat har gett brukaren en markant ökad matsedel att välja sina maträtter från. (LSS, Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade). Nämndsmål - Kundnöjdhet IT Under 2014 togs en enkät för kundnöjdhet fram. Denna ska nu skickas ut till verksamheterna. Kommentar: Efter varje kontakt med IT:s kundservice får kunden svara på en enkät. Svaren sammanställs varje månad och snittbetyg för 2015 års enkäter ligger på 94,9 procents kundnöjdhet. 2016-03-11 17
Intern kontroll Serviceförvaltningens interna revisorer har genomfört den internrevision som är obligatorisk för ISO-certifierad verksamhet. Qualify AB har genomfört obligatorisk extern revision av ISOsystemen. Inga allvarliga brister identifierades vid dessa revisioner. Dock framkom ett antal avvikelser och förbättringsförslag som förvaltningen arbetar vidare. Förvaltningen har också utfört kontrollmoment enligt den fastställda interna kontrollplanen. Resultatet av denna interna kontroll redovisades för nämnden i november. Inga allvarliga brister rapporterades. Synpunktshantering Möjligheten för allmänheten att lämna in synpunkter infördes 2015 och bidrar till att skapa delaktighet och inflytande i förvaltningens verksamheter. Till serviceförvaltningen inkom 207 synpunkter med avvikelser, beröm, förbättringsförslag och klagomål från intressenter både hos allmänheten och egna organisationen. Under detta första år inkom 207 synpunkter till serviceförvaltningen. Dessa är fördelade på 16 avvikelser, 82 förbättringsförslag, 14 beröm och 95 klagomål. 98 av synpunkterna lämnades av kvinnor och 87 av män, 22 har inte angivet. Synpunkter 2015 Avvikelser Klagomål Förbättringsförslag Beröm Det är framförallt produktion med sin publika verksamhet som mottar de flesta synpunkterna, 139 av 207. Två områden som sticker ut är synpunkter kring parkering och snöröjning. Dessa synpunkter har presenterats för ledningsgruppen och det konstaterades att synpunkterna kring snöröjning är av mer allmän karaktär och här vidtas ingen särskild åtgärd. Men på området parkering har många synpunkter gällt fakturor vid SMS-parkering och det ses nu över för att lösa problemen. I övrigt har ledningsgruppen gjort bedömningen att det inte krävs någon särskild insats med anledning av framkomna synpunkter, men återkommande synpunkter bevakas. Välfärdsbokslut Serviceförvaltningens verksamheter berörs av många avsnitt i välfärdsbokslutet. Delaktighet och inflytande i samhället Under 2015 infördes synpunktshantering för hela kommunen, se särskild rubrik rörande synpunktshantering. 2016-03-11 18
Inom kostverksamheterna ges omsorgstagare, kunder och elever möjlighet att påverka matutbudet. Kost skola genomför dialoger med samtliga skolor via mat- eller elevråd. Önskeveckor, då eleverna önskar maträtter, introducerades 2015 och genomförs nu en gång per termin. Kost omsorg genomför uppföljning med samtliga boenden via kostombud, detta sker två gånger per år. Även en enkätunderökning görs årligen. Distribution av kyld mat har gett brukaren en större möjligheter att välja sina maträtter. Produktion har under året fortsatt att jobba med de synpunkter som kommit fram vid utvecklingsdialogerna ute i tätorterna. Ekonomiska och sociala förutsättningar Förvaltningen tar årligen emot personer via arbetsmarknadsåtgärder, främst inom produktionsverksamheten, se särskild rubrik rörande personal. Omgivningen påverkar kommuninvånarnas livskvalitet och förvaltningen strävar efter att hålla kommunens parker, grönområden, gång- och cykelvägar samt lekplatser i gott skick för att tilltala alla, oavsett ekonomiska och sociala förutsättningar. Många satsningar har även gjorts för att öka tillgängligheten. Barn och ungas uppväxtvillkor Kommunens skollokaler hanteras av fastighetsverksamheten hos förvaltningen. I samråd planeras för en god skolmiljö vid nybyggnationer och renoveringar i befintliga lokaler. Lokalerna städas av förvaltningens supportverksamhet (lokalvård). Inom lokalvården genomförs kontinuerliga kvalitetsmätningar och även möten med representanter hos verksamheterna för att identifiera utvecklings- och förbättringsbehov. Hälsa i arbetslivet I förvaltningen genomförs kartläggningar baserade på diskrimineringsgrunderna och utifrån identifierade problemområden tas åtgärdsplaner fram. Under 2015 har förvaltningen arbetat med att utveckla en hälsoplan. Miljöer och produkter Upphandlingen tar fram ramavtal för de produkter och tjänster som köps in frekvent inom kommunen. Kommunstyrelsen har fastställt en upphandlingspolicy samt en uppförandekod för hållbar upphandling inom Kalmar kommun som används som grund för detta arbete. Förvaltningens supportverksamhet transport, som hanterar kommunens leasingbilar, arbetar för att förvaltningarna ska välja fordon som drivs av tillgängligt miljöbästa bränsle, företrädelsevis biogas och el. Även när det gäller valet av vinterdäckstyp arbetar de för att fler ska välja friktionsdäck framför dubbdäck. Fastighetsverksamheten arbetar med ett energitjänsteprojekt som syftar till att reducera energianvändningen i kommunens lokaler med 20 procent under en sju års period, från 2010 till 2017. Under 2015 har solceller installerats på flera av kommunens fastigheter. Fysisk aktivitet Produktions- och fastighetsverksamheterna arbetar med kommunens anläggningar för idrott och bidrar därigenom till att skapa förutsättningar för fysisk aktivitet hos kommuninvånarna. Även motionsspår, parker, grönområden, gång- och cykelvägar samt lekplatser underhålls och utvecklas för att vara attraktiva och tillgängliga för allmänheten. Trygghet är ett fokusområde där siktröjning och belysning är två viktiga delar som man arbetar med kontinuerligt. Matvanor och livsmedel Serviceförvaltningen hanterar kostverksamheterna och genomför kontinuerligt kvalitetsmätningar inom både kost skola och kost omsorg. Kosten är näringsberäknad, varierad och kan därmed bidra till bättre matvanor. 2016-03-11 19
Viktiga händelser och analyser utifrån verksamheterna Förvaltningsledning, Nämnd och Administration Under förvaltningsledning finns alla förvaltningsövergripande kostnader som till exempel gemensamma utbildningar, IT-kostnader, kontaktcenter, E-portal, gemensamma centrala kostnader inom kommunen för ekonomi-/personalsystem och gemensamma centrala funktioner inom kommunledningskontoret. 2015 tillträdde den nya nämnden, endast fyra ledamöter är kvar sedan förra mandatperioden. Den 13 februari hölls en introduktionsutbildning för nämndens ledamöter med bland annat ett besök på Oxhagshemmets nyrenoverade kök. Nämndsmötet i september hölls på ungdomshuset UNIK som färdigställts under 2014. Efter nämndssammanträdet i juni gjorde nämnden ett studiebesök på några av förvaltningens verksamheter. Studiebesöket inleddes med lunch i Vasaskolans matsal. Därefter besöktes den nya multiidrottsplanen på Vasaskolan och sedan verksamheterna i fastigheten Pumpen (produktion, fastighetsservice, transport). Studiebesöket avslutades med fika vid Långvikens nybyggda beachvolleybollplaner. Målet med utredningen om koncentrerad administration är att effektivisera löne- och ekonomihanteringen. Serviceförvaltingen har länge haft fokus på att vara så effektiva som möjligt, men också för att vara ett så bra stöd för verksamheterna. En stor del handlar om systemstöd så under året har administrationen vidareutbildat cheferna i en del av verksamhetssystemen. Länsstyrelsen och EU har beviljat flera olika ansökningar inom kustmiljöområdet. En av projektledarna har genomfört vattenutbildning för årskurs 1-3. Hittills har 15 lärare utbildats. Vattenrådssamordnaren arrangerade tillsammans med de tre vattenråden i kommunen en vattendag under Världsvattendagen i mars. Där diskuterades bland annat de unika naturvärden som finns i just Kalmars vattendrag. Under hela året har en rad evenemang arrangerats av vattenråden för att öka engagemanget för rent vatten. I slutet av året kom också beskedet att det stora musselprojektet beviljats EU-medel, där cirka 4,5 miljoner kronor av totalt 20 miljoner hamnar i Kalmar. Dessutom beviljade länsstyrelsen 1,5 miljoner kronor för att undersöka om Kalmarsunds musslor kan användas till foderproduktion. Hela administrationen gjorde under våren ett studiebesök vid Kalmar dämme för att titta på både de lekande gäddorna och på de nya informationsskyltarna som enheten tagit fram. Gäddorna lekte och hoppade uppför gäddtrappan, som serviceförvaltingen byggt, för att ta sig till barnkammaren med sin rom. Medarbetarna blev väldigt engagerade i att en del besökare inte respekterade fiskeförbudet och filmade gäddorna på deras väg upp för trappan. Filmen lades ut på Kalmar kommuns Facebooksida och nådde över 72 000 personer, vilket ledde till positiv publicitet i medierna. I oktober och november frikopplades flera av administrationens medarbetare från sina ordinarie arbetsuppgifter under nästan två månader, för att förbereda och driva ett ankomstboende för 300 flyktingar. Driften av Ljungnäsvillan har under året skötts av Del-Ta produktion, innan socialförvaltningen under årets sista månader hade ett boende där. I december blev det klart att Del-Ta:s projektansökan om utveckling av verksamheten på Ljungnäsvillan beviljades, vilket innebär att de under de närmaste tre åren kommer att arrendera villan. 2016-03-11 20
Resultatredovisning och analys Förvaltningsledning/Nämnd/Administration 2 0 1 5 (tkr) BUDGET UTFALL Avvikelse Avvikelse Verksamhet Kostnader Intäkter Netto Kostnader Intäkter Netto Netto Netto 2014 Förvaltningsledning, Nämnd, Administration -20 205 10 964-9 241-20 255 12 668-7 587 1 654 332 Nämnd, förvaltningsledning, administration, kustmiljö och bilpool redovisar tillsammans en positiv avvikelse mot budget på 1,7 miljoner kronor. Kostnaderna för nämnden har under året varit lägre än budget och här redovisas ett plus på +0,3 miljoner kronor. Största delen kan härledas till lägre arvodeskostnader, men även övriga kostnader är lägre. Förvaltningsledning och administration redovisar tillsammans en positiv avvikelse mot budget på +1,4 miljoner kronor. Avvikelsen beror till stor del på lägre personalkostnader med anledning av tidsförskjutning vid anställningar under året efter pensionsavgångar och personal som slutat. Dessutom har personal varit utlånad till verksamheten för flyktingmottagandet och förvaltningen har fått ersättning för detta. Även övriga driftskostnader visar på lägre kostnader för ett antal olika poster som tillsammans gör ett plus totalt. Framtid Förvaltningsledning/Nämnd/Administration Årets positiva resultat beror på händelser av engångskaraktär, som inte kommer påverka kommande år. En centralt koncentrerad administration kommer att påverka förvaltningens administration och förvaltningsledning, men i vilken omfattning är fortfarande oklart. Förvaltningen arbetar med frågan enligt uppdrag och avvaktar i vissa fall med anställningar. Kustmiljöprojekten finansieras delvis med externa medel. Under 2015 beviljades samtliga ansökningar vilket innebär att kommande år krävs ytterligare arbetsinsatser, vilket måste ses över för att klara alla uppdragen. Verksamhet Fastighet Fastighet har under sitt första år med förvaltare, fastighetsservice och byggprojektledare i en samlad verksamhet börjat sätta fokus på hur samordningen av uppdragen ska ske. Flera parametrar under lokalprocessen kan finslipas för att skapa ett så kostnadseffektivt flöde som möjligt. Tydliga behovsunderlag är av stor vikt för att vinna tid och spara pengar från det att ett lokalbehov uppstår tills byggnaden övergår i förvaltning. Ett antal stora projekt har under året startat. Den mest omtalade är den nya brandstationen som Hansa Bygg vann efter en lång process genom rättssystemet. På Lindö skolområde har tillbyggnaden av en ny förskola startat, också den efter en segdragen planprocess. Bygget av Lindsdalsskolans etapp 2 startade och kommer innebära totalt 19 nya klassrum, som beräknas vara klara under 2016. Ett socialt företag är etablerat på Skälby i form av ett hunddagis. Första etappen av Hushållningssällskapets nya utbildningslokaler för skogs- och jordbruksutbildningen är klar. Nybyggnation av en förskola i Hagby är uppstartad och Ljungbyholm har fått en ny sporthall Några avtalsärenden som fått sin upplösning är Stensö camping. Ny arrendator från den 1 maj är Nordic Camping & Resort AB. Samma arrendator har efter förhandling i hyresnämnden övertagit 2016-03-11 21