SBG1000, v1.3, 2010-04-07 KOMMUNKONTORET 2012-03-02 1 (19) Utbildnings- och informationsmaterial för pilot papperslös nämndhantering Sundbybergs stad våren 2012 Om pilot papperslös nämndhantering sid 2 Informationsmaterial sid 2 1. Avtal för användning sid 2 2. Information om stadens informationssäkerhet sid 2 3. Förberedelser inför start pilot samt viktig information kring användning av surfplattan sid 3 Hur programvaran införskaffas Viktiga koder och lösenord Om uppkoppling mot nät - 3G och trådlöst Tillgång till e-post 4. Hantering av sekretessdokument sid 4 5. Tider för start papperslösa utskick och utdelning sid 5 av surplattor Vad varje användare förväntas göra innan utdelning av surfplattor Praktiskt kring utdelning av ipads Start pilot papperslös nämndhantering 6. Support och stöd sid 6 7. Om utvärdering sid 6 Utbildningsmaterial sid 7 1. Hur ipaden används sid 7 Själva surfplattan Program på ipaden - applikationer 2. Hur handlingar tas fram sid 8 3. Anteckningsfunktion sid 11 Anteckning via Emeeting Anteckning via GoodReader 4. Sökfunktion sid 17 5. Möjlighet att zooma in i dokument sid 18 Bilaga Mobil Guide Wifi, 3G, Roaming Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON 08-706 80 00 TELEFAX 08-733 38 36 kommunstyrelsen@sundbyberg.se www.sundbyberg.se
2 (19) Om pilot papperslös nämndhantering Sundbybergs stad tillhandahåller förtroendevalda i kommunstyrelsen och dess utskott med en ipad och dess nödvändiga tillbehör för att möjliggöra genomförandet av pilot för papperslösa utskick. Piloten berör kommunstyrelsen och dess utskott. Även berörda politiska sekreterare har erbjudits att ingå i pilot och samtliga har tackat ja. Användandet av ipaden i samband med pilot för papperslös nämndhantering regleras i avtal mellan Sundbybergs stad och förtroendevald i kommunstyrelsen och dess utskott. Användaren delges ett utbildnings- och informationsmaterial med viktiga upplysningar att veta inför pilotstart, under piloten, hur tillgång till handlingar sker med mera. Användaren har också erbjudits tre utbildningstillfällen inför pilotstart. Informationsmaterial I detta informationsmaterial beskrivs viktiga aspekter att veta inför pilotstart samt under pilotstart. 1. Avtal för användning Ett avtal mellan Sundbybergs stad och förtroendevald i kommunstyrelsen och dess utskott om användandet av surfplatta i samband med pilot för papperslös nämndhantering tecknas. Genom avtalet ges den förtroendevalde samt politisk sekreterare rätt att disponera Sundbybergs stad tillhörig ipad enligt i avtalet givna förutsättningar. I avtalet regleras bland annat att användaren förbinder sig att endast delges handlingar papperslöst, vad som gäller kring sekretess, vårdplikt, äganderätt med mera. Avtalet har skickats ut två veckor innan förväntad avtalsskrivning (i samband med utdelning av ipads i början av mars, se nedan avsnitt fem) till alla berördas respektive kommunregistrerade e-postkonton. 2. Information om stadens informationssäkerhet ipaden får användas för privata syften men användaren bör tänka på att vid internetanvändning sker detta i egenskap av representant för kommunen. Användaren ska följa kommunens uppsatta riktlinjer för informationssäkerhet och vid internetanvändning inte besöka sidor som är uppenbart olämpliga. Användaren är ansvarig för att ipaden med programvaror uppdateras i enlighet med de anvisningar som Sundbyberg stad meddelar. Ansvar för säkerhetskopiering av information som lagras av användaren själv i ipaden tas av användaren.
3 (19) 3. Förberedelser inför start pilot samt viktig information kring användning av surfplattan Surplattorna är preparerade så långt det är möjligt innan utdelning sker. Trots detta kommer ett antal moment att ske för varje person i samband med utdelningstillfället. Bland annat måste programvaran införskaffas och detta kan göras på olika sätt. Hur programvaran införskaffas För att hantera att ta in de applikationer som behövs för piloten är det nödvändigt att skapa ett personligt konto för varje användare. De två applikationer som är nödvändiga för piloten är Emeeting och GoodReader. Användaren har möjlighet att välja mellan tre varianter (samt olika val för betalning av den applikation som kostar som är del av piloten, GoodReader): 1. Att använda ett befintligt privat konto 2. Att med hjälp av staden skapa ett privat konto 3. Att låta staden sköta allt som har att göra med kontot. Aktivt val görs i samband med utdelning av ipads och det är viktigt att användaren innan utdelning har bestämt sig för vilken variant som ska väljas. De olika varianterna beskrivs utförligt i bilaga till användaravtalet. Viktiga koder och lösenord Följande koder och konton med tillhörande lösenord är nödvändiga för användandet av ipaden: 1. Inloggning till stadens nätverk med användaruppgifter för ordinarie e- postkonto. Alla förtroendevalda har redan ett eget e-postkonto i staden. 2. Pinkod för simkortet. Behöver anges när ipaden slås på efter att strömmen varit bruten. Pinkoden medföljer ipaden men kan bytas till egenvald. När den förtroendevalde får sin ipad är pinkoden aktiverad. 3. Lösenkodlås. Väljs själv av användaren i samband med utdelning av ipads. 4. Apple-id för att kunna hämta och köpa appar i App-store är nödvändigt för piloten. Tre varianter för kontohantering finns, se ovan. 5. Inloggning på applikationen e-meeting. Användarnamn och lösenord är detsamma som inloggningsuppgifter till ordinarie e-postkonto. Denna fungerar som identifiering av att rätt person kommer åt handlingar. Kontakt tas med stadens IT-avdelning vid frågor om inloggning, koder eller konton.
4 (19) Om uppkoppling mot nät - 3G och trådlöst ipaden är utrustad med 3G-abonnemang och möjlighet till trådlös uppkoppling finns via WiFi för ständig åtkomst till internet. Trådlös nätverksuppkoppling är möjlig i kommunens sammanträdeslokaler och omkoppling sker automatiskt. Finns det tillgång till trådlöst nätverk även i hemmet eller annat plats är det lämpligt att använda detta. Skillnad på 3G och trådlöst nätverk 3G använder mobilnätet för att nå internet. Denna uppkoppling är beroende på mobiltäckning och dess hastighet är relativt låg. Ett trådlöst nät (Wi-Fi) kommer upp i betydligt högre hastigheter. Som standard är ipade:en inställd på att hitta alla trådlösa nät som den kan se. ipad:en kommer att fråga om den ska koppla upp sig till ett tillgängligt nät och när användaren aktivt valt ett nät kommer ipad:en att komma ihåg detta och ansluta automatiskt nästa gång nätet är tillgängligt.vill användaren inte ha dessa frågor så kan man stänga av trådlöst nät under >inställningar>wi-fi. På många platser till exempel hotell eller flygplatser finns så kallade Hotspots. De är publika trådlösa nät som kan vara gratis eller som tillåter anslutning mot en avgift. En rekommendation är att inte använda sig av öppna eller okända nätverk utan lösenordskrav då dessa kan vara osäkra. I ett okrypterat nät skickas all information i klartext och kan läsas av andra. Användaren förbinder sig att inte använda mobil uppkoppling via 3G utomlands. I bilaga Mobil Guide Wifi, 3G, Roaming beskrivs vad användaren ska tänka på om ipaden tas med utomlands. Tillgång till e-post Kommunikation genom hela piloten sker via användarens kommunregistrerade e- postadress. Tillgång till e-post finns från ipaden. 4. Hantering av sekretessdokument Användaren förbinder sig i enlighet med avtal att använda två inloggningssteg (pinkod till ipaden och inloggningsuppgifter in till applikationen Emeeting) för att säkra korrekt behörighet för de handlingar som är sekretessbelagda och att inte ladda hem dessa offline på plattan. Det innebär att användaren inte heller får öppna sekretesshandlingar i annan applikation såsom GoodReader eftersom det innebär att handlingarna då laddas hem offline.
5 (19) 5. Tider för start papperslösa utskick och utdelning av surfplattor Praktiskt kring utdelning av ipads Utdelning av ipads sker under tre dagar där användarna har möjlighet att komma den tid som fungerar. I samband med utdelning sker viss manuell hantering per platta. För att undvika köbildning är det bra om de som har möjlighet att komma under dagtid gör det. Beroende på hur mycket frågor som finns från enskilda kan det ta upp till 30 minuter per person. De tider för utdelning som gäller är: 5 mars kl 14.00-19.00 6 mars kl 14.00-19.00 7 mars kl 9.00-15.00 Utdelning av ipads sker i kommunhuset på IT-avdelningen som sitter på plan fem. I samband med utdelning av plattor och den manuella hanteringen som krävs sker också underskrift av användaravtal. Användaravtalen skrivs under i två exemplar. Om användare inte har möjlighet att komma någon av de avsatta tiderna ska det meddelas och det kommer då att lösas det på annat sätt. Vad varje användare förväntas göra innan utdelning av surfplattor Det användarna behöver göra inför uthämtning av surfplattorna är att: Läsa igenom användaravtalet noga (se vidare avsnitt 1) Bestämma sig för val av kontohantering (se vidare avsnitt 3) Veta sina användaruppgifter för det kommunala e- postkontot (kontakt med IT-support vid behov) Meddela om ingen av de tiderna som anges för uthämtning fungerar (meddela till projektledare pilot, Anna Bohlin) Start pilot papperslös nämndhantering Det första papperslösa utskicket sker den 8 mars och det handlar då om utskick till kommunstyrelsens tre utskott. Piloten fortsätter sedan fram till början av hösten 2012 men kommer innan sommaren att utvärderas.
6 (19) 6. Support och stöd Användaren erbjuds support för det som rör den papperslösa nämndshanteringen samt för själva ipaden via stadens ordinarie IT-support, dagtid, måndag till torsdag mellan kl 8.00-17.00 och fredagar mellan kl. 8.00-15.00. Telefonnummer till ITsupport är 08-706 80 00. Support ges inte vad gäller applikationer som användaren laddat hem till ipaden som inte är nödvändiga för den papperslösa nämndhanteringen. 7. Om utvärdering I samband med att piloten startar kommer alla användare att till sin kommunregistrerade e-postadress få ett antal frågor att besvara. Frågorna kommer bland annat att handla om IT-vana och uppfattning om projektet inför att papperslösa utskick prövas. I slutet av våren kommer ett antal frågor att skickas ut med syfte att utvärdera piloten i sin helhet. Utvärderingen blir sedan en viktig grund för beslut framåt om ett eventuellt införande i stor skala. Utvärderingen kommer att behandla själva tekniken, upplevd användarvänlighet, upplevelse för olika funktioner såsom anteckningsmöjligheter med mera. Hur administrationen för utskickshantering har fungerat är också en viktig del i utvärderingen och så även kartläggning av besparade kopierings- och portokostnader.
7 (19) Utbildningsmaterial Den surfplatta som tillhandahålls i piloten är en ipad. I detta utbildningsmaterial beskrivs hur ipaden används, hur tillgång till handlingar sker samt hur olika funktioner fungerar. 1. Hur ipaden används 1.1 Själva surfplattan ipadens skärm slås på och av till höger på överkanten av plattan. När samma knapp hålls inne ett antal sekunder kommer en fråga om ipaden ska stängas av. Användaren stänger av genom att dra med fingret i pilens riktning. ipaden sätts sedan igång genom att trycka på samma knapp ett antal sekunder. När ipaden slås på uppmanas användaren att ange en pinkod. Pinkoden väljs av användaren. Enligt avtal ska en pinkod användas. Den runda knappen längst ned i mitten på plattan används då skärmen slås på och med den knappen kan användaren alltid gå tillbaka till start/utgångsläge. Via skärmen manövrerar användaren med hjälp av fingrarna. Det finns inget tangentbord med knappar utan allt sker på skärmen med hjälp av fingertryck. Skärmen är känslig för beröring och det behövs därför bara lätta fingertryck. Till ipaden hör en laddare som kan användas till ett vanligt el-uttag och som också kan användas som kabel till en dator. Till ipaden får användaren också ett skydd för skärmen. På/av för skärmen Mikrofon Uttag för hörlurar Volymknapp Högtalare Uttag för strömkabel En bild över ipadens baksida
8 (19) 1.2 Program på ipaden - applikationer På plattan finns ett antal på förhand lagda program. Dessa kallas för applikationer, så kallade appar. Exempel på appar är inställningar. Under inställningar kommer användaren åt att ändra exempelvis pin-kod, ljusstyrka med mera. Genom att dra med fingret från höger till vänster på skärmen kommer ytor med fler applikationer fram. En bild över ipadens skärm med applikationer 2. Hur handlingar tas fram På skärmen på plattan finns en applikation som heter E-meetings. Användaren kommer åt handlingarna genom att klicka på applikationen E-meetings och genom att sedan logga in sig med samma användaruppgifter som används för stadens e-postkonto. En bild över ipadens skärm med applikationen Emeetings markerad.
9 (19) En bild över inloggningsruta. Genom att klicka på applikationen Emeetings och sedan logga in sig kommer användaren åt en mötesplattform där användaren ser samtliga de politiska instanser den förtroendevalde är del av som ingår i piloten (kommunstyrelsen, kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott, kommunstyrelsens exploateringsutskott och kommunstyrelsens jämställdhets-, upphandlings-, måltidsoch planeringsutskott). En bild över instansvy För varje möte följer sedan en dagordning där varje ärende är klickbart. För varje ärende kommer användaren åt samtliga skrivelser som hör samman med ett visst ärende.
10 (19) Exempel på ett ärende med två tillhörande skrivelser En bild över dagordning Varje dokument kan sedan öppnas var för sig genom att användaren klickar på dem. När en applikation stängs ned genom att gå tillbaka till hemknappen betyder det att den fortfarande är igång. Vill användaren helt stänga av applikationen, exempelvis om det uppstår något fel, kan användaren göra det genom att först gå tillbaka till hemknappen. Sedan trycker användaren två snabba gånger på hemknappen. Då listas de applikationer som är igång på ipaden. Genom att sedan hålla fingret nedtryckt på vald applikation dyker ett litet minus upp i vänstra hörnet. Trycker användaren på minuset stängs applikationen av. Bilden visar hur applikationer kan stängas av helt
11 (19) 3. Anteckningsfunktion Anteckningar kan göras på två olika sätt. Dels direkt via applikationen dels via en annan applikation, GoodReader 3.1 Anteckning via Emeeting Via applikationen Emeeting kan användaren för varje ärende skapa en kommentar. Observera att anteckningen skapas till ärendet och läggs inte i själva dokumenten. Användaren klickar på rubriken på det ärende som avses att kommenteras. När ärendet öppnar sig finns ett val om att lägga till kommentar. 1. Ett ärende väljs 2. En kommentar kan läggas till. Ett ärende väljs och sedan kan en kommentar läggas till Efter att en kommentar är skriven ska den sparas. Kommentaren kan väljas att sparas lokalt på användarens ipad eller delas med samtliga som har tillgång till mötet.
12 (19) Val att dela kommentar med alla med tillgång till mötet Sparas Bild som visar anteckningsruta samt var val görs för om en kommentar ska sparas lokalt eller delas med hela mötet. 3.2 Anteckning via GoodReader Det finns också möjlighet att öppna de enskilda dokumenten via applikationen GoodReader. GoodReader är ett anteckningsverktyg med hög funktionalitet. Via Emeeting hittas det dokument användaren vill kommentera i. Användaren öppnar ett dokument i GoodReader genom att först klicka på pilen uppe i det högra hörnet (steg 1) och sedan klicka på rubriken, GoodReader (steg 2). Steg 1 Steg 2 På bilden visas hur ett dokument öppnas i GoodReader
13 (19) Ett nytt fönster öppnas. Via GoodReader finns ett stort antal funktioner fritt för användaren att välja. Det är möjligt att lägga kommentarer direkt i skrivelsen, stryka under text, markera text, med mera. GoodReader ger stora möjligheter för de användare som vill ha tillgång till ett avancerat anteckningsverktyg men är inget verktyg som är nödvändigt för den papperslösa nämndhanteringen. Genom att trycka lätt med fingret några sekunder kommer en meny fram som ger användaren olika valmöjligheter. Meny med olika funktioner Varje gång en anteckning, notering eller annat ska sparas kan användaren välja att spara som ett nytt dokument eller att spara på det dokument som laddats hem. Oavsett påverkas inte det dokument som ligger i den gemensamma mötesvyn i Emeeting. En anteckning eller kommentar kan tas bort. Genom att klicka en snabb gång på det användaren vill ta bort dyker en meny upp. Där kan valet radera göras (delete). Observera att har användaren använt den manuella pennan försvinner allt som gjorts med den eftersom detta ligger som ett och samma lager.
14 (19) Från redigeringsvyn kan användaren komma åt samtliga lokalt sparade dokument. Det görs genom att klicka en snabb gång och sedan klicka på My documents uppe i det vänstra hörnet. Bilden visar hur användaren hittar de lokalt sparade dokumenten Här samlas alla användarens lokalt sparade dokument. Genom att klicka på ett visst dokument öppnas det sedan i redigeringsvyn. Användaren kan också välja att öppna GoodReader direkt utan omväg via Emeeting om användaren vill nå sina lokalt sparade dokument direkt. Då klickar användaren bara på applikationen GoodReader på skärmen.
15 (19) Lokalt sparade dokument Bilden visar den vy som visas när ett dokument är markerat att öppnas i GoodReader Meny med olika funktioner Från GoodReader kan användaren välja att maila dokument. Valet ges när användaren trycker på den ruta med en pil som visas på bilden nedan. Ett dokument kan mailas med eller utan dess anteckningar eller kommentarer.
16 (19) Bilden visar hur ett dokument kan mailas Obs! Viktigt att användaren noga läser vad som gäller angående sekretess och hantering av dokument i GoodReader, i användaravtalet, 5. Sekretessdokument får inte laddas hem offline på ipaden vilket innebär att sekretessdokument inte får öppnas i GoodReader eftersom det innebär att dokumenten laddas hem offline.
17 (19) 4. Sökfunktion Det är möjligt att via Emeetings sökfunktion söka efter skrivelser både instansspecifikt och mötesspecifikt. Sökruta På bilden visar den röda ringen var sökning kan göras Sökresultatet visar sedan var ordet omnämns.
18 (19) 5. Möjlighet att zooma in och ut i ett dokument När dokument öppnas i Emeeting eller GoodReader kan användaren zooma in. Inzoomning görs genom att två fingrar dras ifrån varandra. Inzoomning Utzoomning sker sedan genom motsatt rörelse. Utzoomning
19 (19) Inzoomningsfunktionen är särskilt användbar exempelvis vid läsning av kartor med mycket detaljer. Ett exempel på en inzoomad karta.