Granskning av styrning och ledning inom hemtjänstverksamheten

Revisionsrapport Anders Törnqvist My Nyström Granskning av styrning och ledning inom hemtjänstverksamheten Sollentuna kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Revisionsfråga... 3 2.3. Metod, genomförande... 4 2.4. Avgränsning... 4 3. Hemtjänst i Sollentuna kommun... 5 4. Granskningsresultat... 6 4.1. Mål för hemtjänsten... 6 4.1.1. Vård- och omsorgsnämnden... 6 4.1.2. Bedömning... 8 4.2. Riktlinjer och rutiner för hemtjänsten... 8 4.2.1. Biståndsbedömning... 8 4.2.2. Hantering av uppdrag... 9 4.2.3. Stickprov av akter/ärenden... 10 4.2.4. Stödsystem... 10 4.2.5. Bedömning... 10 4.3. Roller och ansvar... 11 4.3.1. Bedömning... 11 4.4. Uppföljning av ekonomi och kvalitet... 11 4.4.1. Vård- och omsorgsnämnden... 11 4.4.2. Vård- och omsorgskontoret... 12 4.4.3. Jämförelse med andra kommuner... 13 4.4.4. Bedömning... 13 Bilagor 14 Bilaga 1 Kommunövergripande mål... 14 Bilaga 2 Dokumentförteckning... 15 Bilaga 3 Jämförelse med andra kommuner... 16 Bilagor Bilaga 1 Dokumentförteckning Bilaga 2 Generella för- och nackdelar med olika ersättningsmodeller Bilaga 3 Jämförelse med andra kommuner Sollentuna kommun

1. Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer har granskat vård- och omsorgsnämndens styrning och ledning av hemtjänstverksamheten. Den övergripande revisionsfrågan är: Säkerställer vård- och omsorgsnämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av hemtjänstverksamheten? Följande kontrollmål bildar underlag för bedömningen: Det finns tydliga mål som är kända och tillämpas inom organisationen. Det finns riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och uppföljning ska fungera i samtliga led från nämnden till utförare. Det finns en tydlig rollfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän samt en fungerande kommunikation mellan de olika nivåerna i organisationen. Det sker en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet. Mål för hemtjänsten Vi bedömer att en struktur nu finns för att utifrån fullmäktiges mål få styrkedjan att hålla ihop till verksamhetsnivån. Det omtag som gjort beträffande arbetet med verksamhetplanen och kopplingen till uppföljningssystemet Stratsys bör ge goda förutsättningar för nämnden att styra och följa upp verksamheten. Vi vill dock lyfta fram vikten av att en tydlig koppling åstadkoms mellan de mål som formuleras och den uppföljning och rapportering som görs så att den röda tråden blir synlig. Riktlinjer och rutiner för hemtjänsten Dokumenterade rutinbeskrivningar finns för biståndsbedömningsprocessen, vilket är bra. Vi ser det positivt att beställningarna är enhetligt utformade och att samtliga granskade beslut är tidsbestämda. Detta är av stor vikt för rättssäkerheten i handläggningen. Enligt riktlinjerna ska genomförandeplaner skickas in, men vid granskning av akter hos myndigheten saknades aktuella genomförandeplaner för 14 av 15 akter. Vi ser en risk med att genomförandeplaner inte samlas in från utförarna, då det kan skicka signaler om att det är ett ej prioriterat område. Genomförandeplanerna är ett viktigt underlag vid uppföljning och kontroll av innehållet i de beviljade insatserna. Sollentuna kommun 1 av 16

Beträffande bedömning av om ersättning ska betalas ut eller inte vid tillfälliga avvikelser från beställningen uppfattar vi att behov finns av att säkerställa att biståndsbedömarna gör samma bedömning. Roller och ansvar Baserat på våra intervjuer bedömer vi att det finns en tydlig rollfördelning mellan den politiska nivån och förvaltningen/verksamheten. Kommunikationen och samverkansytorna mellan beställaren/myndigheten och utföraren bedömer vi dock kan utvecklas. Flera av utförarna efterlyser en tätare dialog om verksamhetens innehåll med beställaren. Uppföljning av ekonomi och kvalitet Genom de beslut som tagits i nämnden kring hemtjänstverksamheten och de informationspunkter som varit uppe på sammanträden, får vi bilden av en i flera avseenden aktiv nämnd. Nämndens åtaganden följs upp och bedöms i årsredovisningen, samt att kontoret rapporterar kring olika områden under året. Uppföljning av beviljad tid i förhållande till utförd tid görs regelbundet. Kontakter tas med utförare för förklaringar till oväntade avvikelser. Vår bedömning är att detta fungerar bra och bidrar till en förtroendefull relation mellan beställare och utförare. Svar på revisionsfrågan och rekommendationer Sammantaget visar granskningen att vård- och omsorgsnämndens säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning av hemtjänstverksamheten. Vi rekommenderar dock att nämnden säkerställer att genomförandeplaner tas in från utförarna att biståndsbedömarna gör samma bedömning när det gäller tillfälliga avvikelser från beställningen att formerna för dialog och kommunikation mellan beställaren/myndigheten och utförarna utvecklas. Sollentuna kommun 2 av 16

2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt 4 kap 1 Socialtjänstlagen har den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få den tillgodosedda på annat sätt rätt till bistånd för sin försörjning och livsföring i övrigt. Den enskilda ska genom bistånd tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Insatser från hemtjänsten ska ges för att det ska vara möjligt för denna att bo kvar i det egna hemmet. Hemtjänst ges till människor som på grund av sjukdom, fysiska, psykiska och/eller sociala funktionshinder eller annan orsak behöver stöd och hjälp i den dagliga livsföringen. Vård och omsorgsnämnden ansvarar för hemtjänst har därmed ett ansvar för att planera framåt för sin verksamhet och för att förse kommunfullmäktige med tillförlitliga underlag för långsiktig planering och eventuella prioriteringar. Eftersom hemtjänst är en väsentlig verksamhet som med sin omfattning påverkar invånarna och kommunens ekonomi är det angeläget att det finns en framförhållning i planeringen. Om inte vård- och omsorgsnämnden säkerställt en ändamålsenlig styrning och ledning finns en risk att den enskilda kunden går miste om de insatser denne har rätt till. Det kan leda till en försämrad livssituation/livskvalitet för den enskilde samt ökad belastning/oro för anhöriga. För kommunen leder även eventuella brister i ledning och styrning till ökade kostnader i form av exempelvis högre personalkostnad. Mot ovanstående bakgrund har de förtroendevalda revisorerna beslutat om en granskning inom ramen för innevarande års revisionsplan. 2.2. Revisionsfråga Revisorerna i Sollentuna kommun har gett i uppdrag att granska kommunens styrning och ledning av hemtjänstverksamheten. Den övergripande revisionsfrågan är: Säkerställer vård- och omsorgsnämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av hemtjänstverksamheten? Följande kontrollmål bildar underlag för bedömningen: Det finns tydliga mål som är kända och tillämpas inom organisationen. Det finns riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och uppföljning ska fungera i samtliga led från nämnden till utförare. Sollentuna kommun 3 av 16

Det finns en tydlig rollfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän samt en fungerande kommunikation mellan de olika nivåerna i organisationen. Det sker en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet. 2.3. Metod, genomförande För denna granskning har intervjuer genomförts med förvaltningschef, kvalitetsansvarig och avdelningschef, samtliga inom vård- och omsorgskontoret samt ordförande för vård- och omsorgsnämnden. Därutöver har fyra intervjuer gjorts med företrädare för olika utförare; tre privata och kommunens egenregi (SOLOM AB). Under granskningen har vi också tagit del av olika styrdokument, dessa förtecknas i bilaga 1 till rapporten. En genomgång har också skett av vård- och omsorgsnämndens protokoll från år 2013. Som en del av underlaget för att bedöma rättsäkerheten i handläggningen har stickprov av totalt 15 ärenden genomförts. Vidare har en jämförelse avseende kostnader genomförts med tre liknande kommuner. 2.4. Avgränsning Granskningen har avgränsats till vård- och omsorgsnämndens ansvar avseende hemtjänst. Sollentuna kommun 4 av 16

3. Hemtjänst i Sollentuna kommun Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för stöd, service och omvårdnad till äldre enligt Socialtjänstlagen (SoL) och till funktionsnedsatta enligt Lagen om stöd och service till funktionsnedsatta (LSS). Lagen om valfrihetssystem (LOV) är införd i kommunen inom hemtjänst sedan 1 januari 2009, vilket innebär att privata företag får utföra tjänsterna samt att den som blivit beviljad stöd får möjlighet att själv välja utförare. Detta innebär att vård- och omsorgsnämnden både har ett beställaransvar och ett ansvar som utförare av vård och omsorg. I dagsläget finns ett kommunalt vårdbolag och 23 1 privata hemtjänstutförare inom Sollentuna kommun. Vård- och omsorgskontoret leds av en förvaltningschef. Underställd förvaltningschefen finns fem avdelningar med ansvariga avdelningschefer. Kontorets nuvarande organisation har funnits sedan 1 januari innevarande år. De avdelningar som har mest samröre med hemtjänstverksamheten är avdelningen för avtal och uppföljning och avdelningen för äldreomsorg. Inom avdelningen för avtal och uppföljning finns bl a funktioner som ansvarar för uppföljning av verksamhetens ekonomi och kvalitet. Inom avdelningen för äldreomsorg återfinns biståndsbedömningen, d v s myndighetsutövandet. SOLOM är kommunens organisation för den omsorgs- och serviceverksamhet som bedrivs i egen regi. Verksamheten bedrivs i bolagsform sedan 1 september 2013. Antalet personer som får hemtjänst uppgick enligt kommunens uppföljning under år 2013 i genomsnitt till 1 251 personer. Under år 2013 uppgick ersatta timmar till 83,8 % (78 % enligt årsredovisningen) av totalt beviljade timmar. Totalt antal ersatta timmar under år 2013 var 409 344, och för år 2014 har ersatta timmar budgeterats till 416 379. 1 1:a Hemtjänstkompaniet, ADB, Adela Omsorg, Agdas Hemtjänst & Service, Akedo Omsorg AB, Anna & Pirjos Hemtjänst & Service, Ansvarsfull Omsorg, Aros Omsorg, Care Rent AB, Deluxe Hemtjänst, Enklare Vardag, Eveo, Humana, Ideal Vård och Service, Kristinas Omtanke Hemtjänst, Mångkulturell hemtjänst, Omsorgshuset i Stockholm AB, ROSSAB, Sjöströms Hemservice AB, Sollentuna Omsorg, Svanen Hemtjänst AB Täbykontoret, Vemano Hemtjänst, Veroma Omsorg Sollentuna kommun 5 av 16

4. Granskningsresultat 4.1. Mål för hemtjänsten Kontrollmålet som bedöms är: Det finns tydliga mål som är kända och tillämpas inom organisationen. Sollentuna kommun har en ny målstyrningsmodell sedan årsskiftet 2013. Denna modell är uppbyggd kring fem fokusområden och i dagsläget totalt tolv kommunövergripande mål. Utifrån dessa övergripande mål fastställs i samband med budgetbeslutet åtaganden för varje nämnd. Se bilaga 1 för förteckning av de kommunövergripande målen. De kommunövergripande fokusområdena är: Ansvarsfull ekonomisk politik (fyra mål) Utbildning (två mål) Omsorg (två mål) Miljö och klimat (ett mål) Integration och kommunikation (tre mål). 4.1.1. Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämnden har brutit ner de övergripande målen till åtaganden, vilka beskrivs i nämndens verksamhetsplan. I verksamhetsplanen för år 2014 finns 17 åtaganden. För varje åtagande finns mått, målvärde och en beskrivning av målvärdet angivet. Tabell 1 Vård- och omsorgsnämndens åtaganden 2014 1 Utveckla den systematiska kvalitetsuppföljningen och formerna för ständiga förbättringar. 2 Genomföra utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effektivitet. 3 Nämnden ska under året analysera möjligheterna till att inom mandatperioden, och internt under 2014, starta samarbete(n) som kan bidra till högre effektivitet för respektive verksamhet (bättre resursutnyttjande med bibehållen kvalitet eller högre kvalitet). 4 Förtydliga information om och minska handläggningstiderna vid myndighetsbeslut samt vid andra kontakter med företag. 5 Aktivt arbeta för att implementera reviderad personalpolicy. 6 Medarbetares delaktighet och inflytande ska öka. 7 Främja möjligheten för äldre och personer med funktionsnedsättning att Sollentuna kommun 6 av 16

använda IT för att stärka individens möjlighet till tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. 8 Arbeta förebyggande för att motverka risker för fall, undernäring och sår uppstår i vård- och omsorgsarbetet. 9 Arbeta förebyggande för att utveckla nya och fler möjligheter till fysisk och intellektuell stimulans för vård- och omsorgsnämndens målgrupper. 10 Öka individens delaktighet och inflytande. 11 Utveckla och förbättra kvaliteten i bemötande. 12 Nämnden ska genomföra åtgärder som internt, direkt påverkbart, minskar utsläppen av växthusgaser. 13 Underlätta för personer med funktionsnedsättning att etablera sig på den ordinarie arbetsmarknaden, exempelvis genom att sociala företag etableras i kommunen. 14 Den förebyggande verksamhet ska ha ett innehåll som främjar mångfald. 15 Eftersträva ett enkelt och begripligt språk i information och texter som är avsedda för invånarna. 16 Underlätta för invånarna att kunna jämföra alternativen i valsituationer. 17 Tydliggöra kommunens och förvaltningarnas interna kommunikationssystem och tillhandahålla verktyg för att tydliggöra vem, hur och vad som kommuniceras. Från vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan 2014 Under år 2013 har ett stort fokus legat på bolagisering av SOLOM, vilket präglat nämndens arbete. Den 1 september 2013 genomfördes verksamhetsövergången till SOLOM AB. Utifrån nämndens åtagande skapar kontoret varje år en verksamhetsplan. Vi uppfattar att senaste tidens förändringar i ledningsfunktionerna på förvaltningen har inneburit att arbetet med verksamhetsplanen påverkats. Den turbulens kring ledningsfunktionerna som funnits har vad vi uppfattar minskat fokuseringen på verksamhetsplanen och inneburit att det endast varit ett fåtal personer involverade i arbetet med verksamhetsplanen. Detta har fått till följd att kännedom om innehållet i verksamhetsplanen varit begränsad och ansvarstagandet för uppfyllande av planen inte genomsyrat kontoret. Det uppges i dagsläget saknas en röd tråd mellan nämndens åtaganden och konkreta aktiviteter och handlingsplaner för att uppnå målen. Arbetet med verksamhetsplan för år 2015 bedrivs dock på ett annat sätt med delaktighet från alla medarbetare för att på så sätt öka ansvarstagandet och att tydligöra hur styrkedjan hänger ihop. Varje utförarenhet inom hemtjänsten skapar varje år en verksamhetsplan, där enhetens mål kopplade till verksamhetsmålen definieras. Sollentuna kommun 7 av 16

Under våra intervjuer med representanter med utförarna har frågor ställs angående om och hur de uppfattar vilka mål som lyfts fram av kommunen för verksamheten. Det som lyfts fram är faktorer som bra mat, kontinuitet bland personalen, adekvat utbildad personal, flexibilitet, självbestämmande och social samvaro. 4.1.2. Bedömning Vi bedömer att en struktur nu finns för att utifrån fullmäktiges mål få styrkedjan att hålla ihop till verksamhetsnivån. Det omtag som gjorts beträffande arbetet med verksamhetplanen och kopplingen till uppföljningssystemet Stratsys bör ge goda förutsättningar för nämnden att styra och följa upp verksamheten. Vi vill dock lyfta fram vikten av att en tydlig koppling åstadkoms mellan de mål som formuleras och den uppföljning och rapportering som görs så att den röda tråden blir synlig. Intervjuerna med utförarna indikerar att kommunens målsättningar inom hemtjänsten når ut till verksamhetsledet. 4.2. Riktlinjer och rutiner för hemtjänsten Kontrollmålet som bedöms är: Det finns riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och uppföljning ska fungera i samtliga led från nämnden till utförare. 4.2.1. Biståndsbedömning Arbete med biståndsbedömning av vård och omsorg utgår från de insatsbeskrivningar och riktlinjer för handläggning av bistånd som tagits fram utifrån socialtjänstlagen, Socialstyrelsens föreskrifter och kommunens mål för äldreomsorgen. Dessa riktlinjer sammanfattar bland annat lagtext, beskriver vem som kan beviljas hemtjänst och vilka insatser som kan beviljas. För alla biståndsbeslut beviljas en insats vilken enligt en schablon översätts till den tid hemtjänstpersonalen normalt befinner sig hos eller utför ärenden åt brukaren. Den sammanlagda månadstiden kan anpassas mellan insatser och dagar utifrån hur lång tid insatsen tar för dagen. I de framtagna riktlinjerna beskrivs de 24 vanligaste insatserna. Dessa framgår av tabellen nedan. Insatser som kan beviljas inom hemtjänst Morgonhjälp Stöd till självhjälp Dagverksamhet för äldre Kvällshjälp Städning Turbundna resor Natthjälp Tillsynsstädning Social och fysisk aktivitet Dusch och hårtvätt Tvätt Stöd till social aktivitet Leverans av matlåda Tvätt vid hälsoproblem Trygghetslarm Värmning och servering Inköp och ärenden Trygghetsringning Hjälp med hel måltid Ledsagning t. vårdinrättning Korttidsboende Hjälp med matning Avlösning i hemmet Avlstning/växelvård Från Insatsbeskrivningar och riktlinjer för Avdelningen äldreomsorg enligt SoL (socialtjänstlagen), 2013-11-05 Sollentuna kommun 8 av 16

För att säkerställa att insatserna är formade utifrån den enskildes behov och önskemål ska den valda hemtjänstutföraren tillsammans med den enskilde komma överens om hur insatserna ska utföras samt upprätta en genomförandeplan. Av riktlinjerna framgår att senast tio dagar efter tilldelningsbeslut ska genomförandeplanen skickas till ansvarig biståndshandläggare. 4.2.2. Hantering av uppdrag Biståndsbedömningsprocessen inleds på i princip två sätt, antingen uppstår behov av vård och omsorg p g a en vistelse på sjukhus och att den enskilde efter detta behöver stöd och omsorg i hemmet eller så kontaktas kommunen av anhörig eller den som har behov av stöd och omsorg. I det första fallet kallas en biståndsbedömare till ett vårdplaneringsmöte där en planering för fortsatta insatser görs tillsammans med den enskilde och ofta även någon anhörig. Efter biståndsbedömarens utredning av den enskildes behov av hjälp fattas ett beslut om bistånd och information lämnas angående vilka utförare den enskilde kan vända sig till. Vald utförare får en beställning via ett system Pulsen-Combine, därefter tar utföraren kontakt med den enskilde för att upprätta en genomförandeplan utifrån det beslut om bistånd som fattats. En genomförandeplan ska påbörjas inom tio dagar och göras utifrån de mål som finns i beställningen. En kopia på genomförandeplanen ska skickas till kommunen. Intervjuerna visar dock att tillämpningen av detta varierar. Personer över 80 år kan ansöka om förenklad biståndsbedömning för enklare insatser eller trygghetslarm. Vid förenklad ansökan behöver inget hembesök göras. Enligt fastställd rutin ska alla biståndsbeslut vara tidsbestämda, när utgångsdatum närmar sig ska en ny prövning av beslut göras. Systemet Combine signalerar en till två månader innan beslutat löper ut. Varje handläggare ansvarar för detta och beroende på vilka insatser den enskilde har kan prövningen antingen göras via telefon eller via hembesök. Förändras den enskildes behov ska ny biståndsbedömning göras och en ny beställning skickas till utföraren. När situationer uppstår där den beviljade insatsen vid enstaka tillfällen tar längre tid att utföra än vad som är beviljat meddelar utföraren detta till biståndsbedömaren med en motivering till orsaken. Oftast godkänns motiveringen och ersättning för mertiden utbetalas. I våra intervjuer med utförarna framkommer dock att det kan variera mellan olika biståndsbedömare om ersättning beviljas eller inte trots att orsakerna är desamma. Om den enskilde önskar byta hemtjänstutförare tar detta en till två veckor. Den nya utföraren ska meddelas om namn på ny brukare och startdatum. Önskar en utförare avsluta sin verksamhet ska denne meddela beställaren detta och har sedan en uppsägningstid om tre månader. Beställaren meddelar brukaren om att denne måste byta utförare och beställaren ansvarar för bevakning av att den enskilde inkommer med ansökan om ny utförare. Nämnden får en gång per år en redovisning av klagomål i samband med verksamhetsberättelsen som presenteras för nämnden. Sollentuna kommun 9 av 16

Kontoret undersöker om denna redovisning ska göras oftare t ex två gånger per år. Skulle det komma upp ett klagomål av mycket allvarlig karaktär så blir både förvaltningschef och ordförande informerad i det specifika klagomålet. 4.2.3. Stickprov av akter/ärenden Ett urval av 15 akter har gåtts igenom för att bedöma rättssäkerheten i handläggning och dokumentation. Av granskningen kan konstateras att samtliga beslut är tidsbestämda. I två fall avser ansökan önskan om en plats på korttidsboende och i övriga fall hemtjänstinsatser, ingen skillnad i handläggning kan utläsas. Samtliga av de beslutade insatserna är även de tidsbestämda, inga undantag har påträffats. I ärendemapparna hos beställaren saknas i samtliga fall utom ett en aktuell genomförandeplan. För sex akter finns en äldre genomförandeplan från år 2009-2011. Ingen dokumentation av uppföljning av genomförandeplan återfinns. Genomförandeplaner och uppföljning till denna uppges av beställaren återfinnas hos respektive utförare. 4.2.4. Stödsystem Stratsys används för verksamhetsuppföljning och en sammanställning från systemet rapporteras tre gånger per år till nämnden. Systemet framhålls som en möjlighet att skapa en överblick över verksamheten och förenkla både planering och uppföljning. Kapaciteten i systemet upplevs dock inte utnyttjas fullt ut i dagsläget. Personalen inom hemtjänsten har ett system (Phoniro) inbyggt i personalens mobiltelefoner för in- och utloggning hos varje brukare. Från intervjuerna med utförarna uppfattar vi att de anser att systemet är mycket bra när det fungerar, dock finns synpunkter på att det inte är helt driftsäkert utan att det ofta kraschar. När systemet ligger nere innebär det att utförarna manuellt får rapportera in tiden vilket uppfattas vara både tidsödande och krångligt. 4.2.5. Bedömning Dokumenterade rutinbeskrivningar finns för biståndsbedömningsprocessen, vilket är bra. Vi ser det positivt att beställningarna är enhetligt utformade och att samtliga granskade beslut är tidsbestämda. Detta är av stor vikt för rättssäkerheten i handläggningen. Enligt riktlinjerna ska genomförandeplaner skickas in, men vid granskning av akter hos myndigheten saknades aktuella genomförandeplaner för 14 av 15 akter. Vi ser en risk med att genomförandeplaner inte samlas in från utförarna, då det kan skicka signaler om att det är ett ej prioriterat område. Genomförandeplanerna är ett viktigt underlag vid uppföljning och kontroll av innehållet i de beviljade insatserna. Beträffande bedömning av om ersättning ska betalas ut eller inte vid tillfälliga avvikelser från beställningen uppfattar vi att behov finns av att säkerställa att biståndsbedömarna gör samma bedömning. Sollentuna kommun 10 av 16

4.3. Roller och ansvar Kontrollmålet som bedöms är: Det finns en tydlig rollfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän samt en fungerande kommunikation mellan de olika nivåerna i organisationen. Kontorets uppdrag är att ansvara för att myndighetsutövning utförs i enlighet med gällande lagar, förordningar och föreskrifter. Ansvarsområden för biståndsbedömare rör bland annat att handlägga ärenden, informera brukare om olika utförare, samarbeta med andra aktörer, genomföra egenkontroller av handläggningsprocessen samt att upprätta god dokumentation. Tillgängligheten till biståndsbedömarna/beställarna uppfattas av de flesta utförarna vara god, det är enkelt att få kontakt via telefon och/eller mail. Någon uttrycker dock att det är svårt att få kontakt med biståndsbedömarna. Samverkan mellan beställare och utförare uppges ske genom enskilda dialogmöten samt att vid 2-3 tillfällen per år bjuda in samtliga utförare till informationsträffar där olika teman behandlas. Uppfattningen från flera av de intervjuade utförarna är dock att de inte har deltagit i dialogmöten under de senaste åren. 4.3.1. Bedömning Baserat på våra intervjuer bedömer vi att det finns en tydlig rollfördelning mellan den politiska nivån och förvaltningen/verksamheten. Kommunikationen och samverkansytorna mellan beställaren/myndigheten och utföraren bedömer vi dock kan utvecklas. Flera av utförarna efterlyser en tätare dialog om verksamhetens innehåll med beställaren. 4.4. Uppföljning av ekonomi och kvalitet Kontrollmålet som bedöms är: Det sker en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet. 4.4.1. Vård- och omsorgsnämnden En granskning av vård- och omsorgsnämndens protokoll från år 2013 visar att 17 beslut som direkt rör hemtjänstverksamheten fattats under året. Vissa av besluten rör biståndshandläggning och andra mer övergripande uppdrag inom äldreomsorgen, men samtliga berör hemtjänst i någon mån. Besluten gällde bland annat revidering av taxa för insatser enligt SoL, en översyn av ersättningssystemet inom hemtjänsten, och värdighetsgarantier för hemtjänsten. Sex stycken informationspunkter rörande hemtjänsten har också varit uppe på nämndssammanträdena. Dessa gällde bland annat att HSB omsorg sagt upp avtalet enligt LOV, redovisning av kvalitetsbarometern 2012 samt kartläggning av kompetens och hur många som går omvårdnadslyftet. Sollentuna kommun 11 av 16

Nämnden följer upp det ekonomiska resultatet i förhållande till budgeten månadsvis då förvaltningen rapporterar utvecklingen. Rapporten i augusti är mer omfattande då den även utgör ett delårsbokslut. I årsredovisningen görs en mer omfattande uppföljning av både ekonomi och kvalitet, där nämndens samtliga åtaganden redovisas och analyseras. Nämnden har även utsedda kontaktpolitiker som har i uppdrag att följa verksamheten och göra verksamhetsbesök. Av vad som framkommer i våra intervjuer med utförarna är dock kännedomen om dessa dålig. Totalt sett visade vård- och omsorgsnämnden på ett underskott mot budget om 7,5 mnkr för år 2013. Samhällsuppdraget redovisar ett överskott om 13,5 mnkr, och produktionsuppdraget visar ett underskott om 21 mnkr. Samhällsuppdragets överskott förklaras till störst del av att området äldreomsorg redovisar ett överskott på 11,9 mnkr i förhållande till budget, varav 8,2 mnkr avser korttidsplatser. Samtliga delar inom produktionsuppdraget SOLOM redovisar underskott i olika utsträckning varav hemtjänsten uppvisar det största underskottet. Förklaring som ges i årsredovisningen är problem med styrning och ledning samt låga ersättningar. 4.4.2. Vård- och omsorgskontoret Inom vård- och omsorgskontoret träffas varje månad en grupp för genomgång av hur de olika utförarna sköter tidmätningen, om det har uppkommit stora differenser såväl mer tid som mindre tid i förhållande till beslutad tid. Vid stora eller oväntade differenser kontaktas aktuell utförare för en förklaring. Handläggarna ska följa att den enskilde får de insatser som de har behov av och har beviljats, en uppföljning skall göras en gång per år. Under intervjuer uppges att denna tidsgräns följs, men att hembesök är ovanligt. Ambitionen är att i större utsträckning göra hembesök. Enligt uppgift så handlägger varje biståndshandläggare ca 140-150 brukare. Av Socialstyrelsens statistik presenterat i Öppna jämförelser framgår att år 2012 var genomsnittet i riket 161 ärenden per handläggare och genomsnittet i Stockholm län 127 ärenden per handläggare. Spännvidden i riket är mellan 64 till 360 ärenden per handläggare. Uppföljning av verksamheten görs även via s k dialog-möten. Vid dessa träffar representanter för vård- och omsorgskontoret varje utförare enskilt och samtalar kring hur verksamheten fungerar. Två till tre gånger per år inbjuds även alla utförare till möten med olika teman. I intervjuerna med utförarna efterlyser dessa dock tätare kontakt med kontoret, fler dialog-möten och inte bara på förekommen anledning. Vi uppfattar att kontoret har påbörjat ett arbete med att utveckla uppföljningen genom att systematiskt och regelbudet träffa utförarna och att särskilda resurser har avsatts för detta. Resultatet av uppföljningarna ska redovisas i samband med årsredovisningen. Sollentuna kommun 12 av 16

4.4.3. Jämförelse med andra kommuner En översiktlig analys av verksamheten och kostnaderna ger en viss information om hur effektiv den nuvarande organisationen är. Enligt SKL:s sammanställning kring ersättningssystem för hemtjänst 2013 konstateras bland annat att; Det är en stor spridning mellan kommunernas ersättning. Genomsnittet är 353 kronor per timme men varierar mellan 222 och 502 kronor per timme. Till viss del förklaras det av att kommunerna ersätter på olika sätt, men det förklarar endast en mindre del. Kommunernas egenregiverksamhet har svårt att klara sig ekonomiskt på de beslutade beloppen, 69 kommuner har följt upp sitt resultat och av dem visade 77 procent underskott. Vidare kan konstateras att i en jämförelse med liknande kommuner 2 är Sollentuna kommuns kostnadsbild inom hemtjänsten lägre än hos övriga kommuner i jämförelsen. Under år 2012 steg kostnaden per brukare för att sedan sjunka en aning till år 2013 3. Se bilaga 3. Sett till beviljade antal hemtjänsttimmar per brukare och andel invånare över 65 år som är i behov av hemtjänst framgår att hemtjänsttagare i genomsnitt har något färre beviljade timmar per månad i Sollentuna, 24,1 mot 25,3 timmar. Flera av jämförelsekommunerna har i genomsnitt över 30 beviljade timmar per månad och brukare, vilket till viss del kan förklara den lägre kostnadsbilden i Sollentuna. 4.4.4. Bedömning Genom de beslut som tagits i nämnden kring hemtjänstverksamheten och de informationspunkter som varit uppe på sammanträden, får vi bilden av en i flera avseenden aktiv nämnd. Nämndens åtaganden följs upp och bedöms i årsredovisningen, samt att kontoret rapporterar kring olika områden under året. Uppföljning av beviljad tid i förhållande till utförd tid görs regelbundet. Kontakter tas med utförare för förklaringar till oväntade avvikelser. Vår bedömning är att detta fungerar bra och bidrar till en förtroendefull relation mellan beställare och utförare. 2 Jämförbara kommuner för Sollentuna kommun utifrån struktur inom äldreomsorgen är: Järfälla, Nacka, Södertälje, Täby, Sundbyberg, Upplands Väsby och Tyresö. 3 Enligt www.kolada.se Sollentuna kommun 13 av 16

Bilagor Bilaga 1 Kommunövergripande mål Fokusområde Mål 1. Säkerställa ett effektivt resursutnyttjande med bibehållen eller förbättrad kvalitet 2. Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet Ansvarsfull ekonomisk politik 3. Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som skapar attraktiva arbetserbjudanden 4. Medarbetare och chefer ska utveckla sig själva och kommunens verksamheter Utbildning Omsorg Miljö och klimat Integration och kommunikation 5. Alla kommunens utbildningsverksamheter ska hålla en hög och jämn kvalitet 6. Skapa förutsättningar för ett livslångt lärande 7. Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv 8. Arbeta för en individuellt anpassad omsorg av hög kvalitet 9. Minska utsläppen av växthusgaser från kommunens verksamheter och skapa förutsättningar för invånare och verksamma inom kommunens gränser att minska sina utsläpp av växthusgaser 10. Öka öppenhet och mångfald, så att barn, ungdomar och vuxna är trygga och engagerade 11. Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling 12. Utveckla den interna kommunikationen Sollentuna kommun 14 av 16

Bilaga 2 Dokumentförteckning Namn Insatsbeskrivningar och riktlinjer för Avdelningen äldreomsorg enligt SoL Datum för Ansvarig upprättande 2013-11-05 Vård- och omsorgsnämnden Årsredovisning Sollentuna kommun 2013 2014-03-26 Kommunfullmäktige Verksamhetsplan för vård- och omsorgsnämnden 2014 Intern delegation för vård- och omsorgskontoret 2014-06-30 Rutin för nyprövning av fattade beslut 2011. Senaste revidering 2012-12-01 Rutin för förenklad ansökan om äldreomsorg Vård- och omsorgskontoret 2014-02-14 Vård- och omsorgskontoret Tid för revidering 2015-02-15 Sollentuna kommun 15 av 16

Bilaga 3 Jämförelse med andra kommuner. Källa:Kolada.se Beviljade/beräknade hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, antal 2011 2012 2013 Sollentuna 25.7 29.0 24.1 Liknande kommuner 31.5 29.9 25.3 Järfälla 32.5 31.0 31.2 Nacka 29.1 35.9 30.4 Södertälje 31.1 41.6 32.9 Täby 27.0 27.7 24.0 Sundbyberg 18.2 13.1 23.1 Upplands Väsby 22.8 26.0 4.6 Tyresö 59.8 33.9 30.7 Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/brukare 2011 2012 2013 Sollentuna 130 807 147 650 143 393 Liknande kommuner 148 647 164 119 190 261 Järfälla 154 141 155 616 161 367 Nacka 141 487 142 126 155 716 Södertälje 193 102 212 609 286 968 Täby 135 460 147 218 140 801 Sundbyberg 156 213 179 580 180 013 Upplands Väsby 120 975 135 159 184 165 Tyresö 139 153 176 522 222 797 Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/inv 65+ 2011 2012 2013 Sollentuna 13 684 16 077 15 808 Liknande kommuner 13 844 15 275 15 557 Järfälla 17 809 18 475 16 656 Nacka 15 730 15 663 16 015 Södertälje 14 138 19 753 21 127 Täby 16 622 17 356 16 034 Sundbyberg 13 617 14 344 15 289 Upplands Väsby 9 090 10 118 10 934 Tyresö 9 903 11 213 12 842 Sollentuna kommun 16 av 16