Ledarhandbok för DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

Ledarhandbok för DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP Inkluderar CD-ROM 242-SV (309)

Det här är 2009 års utgåva av Ledarhandbok för distriktsseminariet om medlemskap (242). Den är avsedd för distriktsseminarier om medlemskap som äger rum under Rotaryåren 2009-10, 2010-11 och 2011-12. Informationen i denna publikation baseras på Rotary Internationals enhetliga grundlag, de rekommenderade stadgarna för Rotaryklubbar, Rotarys policysamling samt Rotary Internationals grundlag och stadgar. Se dessa resurser för exakta riktlinjer. Ändringar i dessa dokument, som beslutas av lagrådet eller RI-styrelsen, gäller framför policy som anges i den här handboken. Denna ledarhandbok har skapats av RI:s avdelning för ledarskapsutbildning. Om du har frågor eller kommentarer, skicka dessa till: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA E-post: leadership.training@rotary.org Telefon: 001-847 866 3000 Fax: 001-847 866 9446

Innehåll Planering och organisation 1 Syfte med distriktsseminariet om medlemskap 1 Logistik 2 Program 4 Utbildning för studieledarna 5 Så använder du ledarhandboken 5 Så använder du studiematerialet 6 Utvärdering 8 Studiepass Inledande plenarmöte 13 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 15 Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap 35 Rundabordsdiskussioner 43 A: Alumni 45 B: Fortlöpande utbildning 46 C: Mångfald bland klubbens medlemmar 47 D: Information till nya medlemmar 48 E: Yngre generationer 49 F: Serviceprojekt 50 G: Sponsring av en ny klubb 51 Avslutande plenarmöte 53 Planerings- och organisationsdelen i den här ledarhandboken är avsedd för den som organiserar mötet. Förutom logistisk information ger den vägledning om hur man kan använda anvisningarna för studiepassen, som bör kopieras och delas ut till varje studieledare. Avsnittet om studiepassen innehåller anvisningar för två studiepass och frågor för sju rundabordsdiskussioner. Anvisningarna för studiepass och frågorna för rundabordsdiskussioner bör delas ut till berörda studieledare.

Planering och organisation Ledarhandboken för distriktsseminariet om medlemskap tillhandahåller den information som behövs för att sammankalla ett distriktsseminarium om medlemskap enligt de riktlinjer som RI-styrelsen rekommenderar. Ledarhandboken trycks på nio språk och skickas till alla distrikt i hela Rotaryvärlden. Förutom i denna tryckta version finns handboken också på den medföljande CD-ROM-skivan. Elektroniska versioner av bilderna som hör till finns med på skivan så att du kan anpassa bilderna till ditt distrikt och förse dem med distriktets särskilda nummer. Dessa bilder kan användas med en LCD-projektor eller skrivas ut. För allmän utbildning och logistisk information om distriktsmöten, se District Training Manual (246). För information om medlemsutveckling, kontakta din regionala RI-samordnare för medlemskap. Syfte med distriktsseminariet om medlemskap Rotary International behöver en växande och stabil medlemsbas för att kunna svara på det ökande behovet av frivilliginsatser i hela världen och säkerställa kontinuiteten i varje enskild klubb. Syftet med distriktsseminariet om medlemskap är att ge klubb- och distriktsledarna möjlighet att stödja klubbar och distrikt i deras ansträngningar att behålla och öka antalet medlemmar. Seminariet, som hålls kring medlemsfrågor med anknytning till distriktet, bygger på distriktssamrådet, under vilket klubbledarna lär sig om sina uppgifter och åligganden, målsättningar och hur man skapar team. DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 1

Distriktsseminariet om medlemskap bör till diskussion ta upp frågor som distriktet möter i samband med: Medlemskapets betydelse Medlemsvård Rekrytering Bildandet av nya klubbar Resurser Logistik RI-styrelsen rekommenderar att distriktsseminariet om medlemskap hålls en halv eller en hel dag i april eller maj, direkt efter distriktssamrådet. Deltagare Seminariedeltagarna omfattar: Kursdeltagare Tillträdande klubbpresidenter Tillträdande ledamöter i klubbkommittéer för medlemskap Tillträdande ledamöter i distriktskommittén för bildande av nya klubbar PR Rotary Foundation program Biträdande guvernörer Nominerade distriktsguvernören Tidigare deltagare i RI:s och Foundations program Alla andra intresserade rotarianer Tillträdande distriktsguvernören (som ansvarar för programmet som helhet) Medlemmar i distriktsutbildningskommittén (ansvariga för seminariets utbildningsaspekter) Tillträdande medlemmar i distriktskommittén för medlemsutveckling (ansvarar för planering och genomförande av seminariet) Seminariets utbildningsteam (ansvarar för att leda gruppdiskussionerna) RI:s regionala samordnare för medlemskapet (Regional Membership Coordinators - RRIMCs) Kvalificerade förutvarande distriktsguvernörer Andra erfarna rotarianer, som t.ex. distriktsordföranden för PR, distriktsordföranden för Rotary Foundation och distriktsordföranden för programkommittéer; den regionala samordnaren för Rotary Foundation samt samordnaren för tidigare Rotary Foundationstipendiater 2 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

PR för seminariet Deltagande i distriktsseminariet om medlemskap är frivilligt rotarianerna måste självmant vilja delta. Distrikten måste själva besluta om de vill göra PR för seminariet bland alla intresserade eller rikta sig till de rotarianer som har ledaruppgifter som är inriktade på medlemskap. Beakta följande frågor: Allmän PR Försäkra dig om att seminariet innehållsmässigt inriktar sig på deltagarnas behov och på intressena hos rotarianerna i distriktet. Gör PR för programmet så att rotarianerna vet vad de kan vänta sig och förstår hur de kan ha nytta av det. Förlägg seminariet till en tid och plats som passar distriktet. Gör det möjligt för alla intresserade rotarianer att delta. Gör PR för seminariet som ett möte i anslutning till distriktssamrådet. Lägg upp PR-material, inklusive kontaktinformation, på distriktets hemsida. Inkludera information om seminariet i guvernörens månadsbrev. Gör det möjligt för deltagare att anmäla sig till seminariet på formuläret för anmälan till distriktssamrådet. Bjud in utvalda rotarianer Sätt upp en lista över alla kvalificerade rotarianer i distriktet genom att be biträdande guvernörer och tillträdande klubbpresidenter namnge klubbmedlemmar som är ansvariga för medlemskap under året som kommer. Skicka inbjudan och anmälningsinformation till dessa rotarianer minst två månader i förväg. Skicka påminnelse när seminariedagen närmar sig. Låt de biträdande guvernörerna följa upp med personliga telefonsamtal eller e-post. DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 3

Program Den här ledarhandboken har tagits fram för att användas som stöd för att leda de studiepass/diskussionsgrupper som ingår i programexemplet nedan. Detta omfattar 4,5 timmar. Från kl. Till kl. Lämplig tid Programpunkt 30 min. Registrering 30 min. Inledande plenarmöte 90 min. Diskussionssession 1: Plan för medlemsutveckling under året 30 min. Diskussionssession 2: Offentlig image och medlemskap 30 min. Rundabordsdiskussioner: Tidigare deltagare i RI:s och RF:s program Fortlöpande utbildning Mångfald bland klubbens medlemmar Information till nya medlemmar Yngre generationer Serviceprojekt Sponsring av en ny klubb 30 min. Rundabordsdiskussioner: Samma ämnen 30 min. Avslutande plenarmöte Anpassa programmet efter distriktets behov och låt förflyttning, pauser och kanske måltidsuppehåll ingå. Om inslag tillkommer, se till att ta fram anvisningar för studiepass till hjälp för studieledarna som ska genomföra dem. Här är några förslag när du utformar programmet: Öka intresset för ämnena hos deltagarna genom att belysa frågorna med exempel som är specifika för distriktet. Använd utbildningsmetoder som är kulturellt lämpliga. Gör programmet intressantare genom att variera presentationstekniken, med hjälp av paneldiskussioner, audiovisuella hjälpmedel och gruppaktiviteter (se Interaktiva aktiviteter på sid. 7.) Använd de resurser som finns för information som gäller region och distrikt, som till exempel: Sektionen Medlemskap på www.rotary.org, som innefattar resurser, bästa metoderna för medlemsutveckling och statistik över medlemsantalet i världen, regionalt och på distriktsnivå Medlemsrapporter på Medlemswebben på www.rotary.org Positiv medlemsutveckling tips och resurser (417) med regionssupplement Resultat från distrikts- och klubbenkäter Regional medlemskapssamordnare för Rotary International 4 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

Utbildning för studieledarna De studieledare som valts ut för att underlätta diskussionerna har förmodligen erfarenhet inom olika områden. Att utbilda studieledarna för att underlätta diskussionerna säkerställer att de förmedlar samma information och utbildning. Distriktsinstruktören bör om möjligt planera och genomföra deras utbildning minst två veckor före distriktsseminariet om medlemskap. Utbildningen ska ta upp hur man leder en diskussionsgrupp och ge studieledarna möjlighet att öva sig i att leda en diskussionsgrupp (se kapitel 3 i District Trainer s Manual (246) för ytterligare information). Dela ut följande material till studieledarna: Innan seminariet Så använder du ledarhandboken (sid. 5-7) Vägledning för de studiepass de leder Ett exemplar av seminarieprogrammet Under seminariet Bilder och material att dela ut för de studiepass de leder Blädderblock och markeringspennor i förekommande fall Så använder du ledarhandboken Den här ledarhandboken förser studieledarna med ett ramverk för undervisningen så att de kan hantera av RI-styrelsen rekommenderade ämnen. Den tar inte upp regionala frågor och kan inte ersätta den lokala kunskap om och erfarenhet av Rotary som den enskilde studieledaren erbjuder deltagarna. Studieledarna uppmuntras att skräddarsy sina studiepass efter egen kompetens och sakkunskap så att de kan erbjuda klubbarna i distriktet ett relevant program. De elektroniska versionerna av handboken och bilderna finns som hjälp vid anpassning av programmet. Innan du använder bilderna ska du förse dem med distriktets nummer och anpassa dem på ett för ditt distrikt lämpligt sätt. Kanske vill du lägga till foton av aktiviteter och projekt i distriktet. Information om regionala angelägenheter och trender hittar du under rubriken Medlemskap på www.rotary.org. Den här handboken innehåller tre sorters anvisningar för studiepass: 1. Plenarmöten använder föredrag och audiovisuella presentationer för att ge samtliga deltagare inspirerande och motivationsförstärkande information. Samtalsledda gruppdiskussioner 2. med 15-25 deltagare i varje grupp. Gruppen har en studieledare som fungerar som moderator och använder frågor för att vägleda samtalet. Denna metod uppmuntrar deltagarna att dela med sig av egen kunskap och erfarenhet och lära av kamraterna. Studieledarna bör förhålla sig flexibla, låta gruppdiskussionerna flyta DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 5

naturligt och se till att diskussionsämnet täcks. Vidare information om diskussioner med samtalsledning finns i District Trainer s Manual. 3. Rundabordsdiskussioner mellan färre än 10 deltagare är informella samtal om givna ämnen. Metoden ger deltagarna fler alternativ att välja bland och stimulerar deltagandet. Förse varje rundabordssamtal med rätt blad med diskussionsfrågor. Diskussionsfrågor bör tas fram för regionala ämnen som distriktet vill lägga till. Med detta upplägg fungerar studieledaren mera som resurs än som ledare. Så använder du studiematerialet Diskussionsfrågor Diskussionsfrågor är exempel på frågor som studieledarna kan ställa till deltagarna för att uppmuntra till diskussion om nyckelbegrepp. Huvudpunkter Huvudpunkter är koncisa uttalanden som kan hjälpa studieledarna att framhäva viktiga begrepp. Punkterna bör tas upp med gruppen. Studieledarna uppmuntras att formulera dessa punkter med egna ord. Kommentar till studieledaren Kommentar till studieledaren innehåller information, förslag och anvisningar som kan hjälpa studieledarna att leda studiepasset. Bildnoter Bildnoter i texten signalerar till studieledaren att huvudpunkter kan illustreras med en bild. Bilderna till den här ledarhandboken finns på en tillhörande cd-rom och kan modifieras efter distriktets behov (kan också laddas ner från www.rotary.org). Noter om arbetsblad att dela ut Noter om arbetsblad för utdelning är en signal till studieledaren att hänvisa till arbetsblad som delas ut i samband med studiepasset. Arbetsbladen finns tryckta i slutet av studiepassanvisningarna. Studieledarna bör dela ut kopior av dessa i början av studiepasset. 6 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

Interaktiva aktiviteter Studieledarna kan välja att inkludera interaktiva aktiviteter i studiepassen för att behålla deltagarnas uppmärksamhet och intresse. Interaktiva aktiviteter skapar en stämning som gör det möjligt för deltagarna att uttrycka sina idéer och tillämpa det de lärt sig under studiepasset. En balans mellan diskussioner med samtalsledning och interaktion är bästa sättet att få deltagarna att komma ihåg studiepassets innehåll. Studieledarna kan låta följande eller liknande aktiviteter ingå i sina studiepass: Lära känna varandra Deltagarna berättar något om sig själva och om ett visst ämne för att bekanta sig med varandra och för att börja fundera över studiepassets ämne. Om deltagarna inte känner varandra skapar den här aktiviteten en bekvämare inlärningsmiljö som uppmuntrar deltagande. Tänk, bilda par, berätta Med den här aktiviteten tänker deltagarna var och en för sig över en fråga, diskuterar den med en partner och berättar sedan för hela gruppen om det finns tid för detta. På detta sätt får alla möjlighet att yttra sig och deltagarna uppmuntras att säga vad de tycker och tänker. Röstning Deltagarna kan på en lista över ämnen ange vilka de föredrar genom att bocka för ett eller två som de är mest intresserade av. Med denna aktivitet kan studieledaren snabbt ta reda på deltagarnas önskemål. Små grupper Genom att dela in deltagarna i små grupper för att diskutera ett ämne ökar man dialogen och inkluderar rörelse i studiepasset. Deltagarna kan grupperas slumpmässigt genom att nummer delas ut eller baserat på ett gemensamt intresse, som t.ex. en hobby. Grupper på tre till fem personer rekommenderas. Rollspel Deltagarna tilldelas roller som de spelar för att lägga fram en specifik idé eller situation. Denna strategi fungerar bäst i små grupper där deltagarna inte känner sig hämmade. Avslutande aktivitet I slutet av studiepasset funderar deltagarna på en ny sak som de lärt sig och en åtgärd som de kommer att utföra på grund av det de lärt sig. Denna aktivitet låter deltagarna reflektera över vad de lärt sig och planera hur de ska omsätta detta till verklighet. DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 7

Utvärdering Utvärdering ger dem som organiserat mötet möjlighet att bedöma starka och svaga sidor i seminariet och använda den informationen för att förbättra framtida utbildningsseminarier. Anslå tillräckligt med tid för deltagarna att fylla i utvärderingarna. Ett exempel finns på sid. 9-10 och kan anpassas efter behov. Studieledarna bör utvärdera innehållet och logistiken i utbildningen de fått och hur pass effektivt denna förberett dem för deras roll vid seminariet. Mallformuläret för utvärdering på sidorna 11-12 ska användas efter att studieledarna slutfört alla studiepass vid seminariet så att de kan utvärdera både den utbildning de själva fått och distriktsseminariet om medlemskap. Anpassa exemplet på utvärderingsformuläret efter behov. Den tillträdande guvernören bör ta del av utvärderingsresultatet. Den nominerade guvernören och den efterträdande ordföranden i distriktskommittén för medlemsutveckling bör också få ett exemplar. De insamlade uppgifterna används endast på distriktsnivå. 8 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

Utvärdering: Deltagare i distriktsseminariet om medlemskap Vi värdesätter den tid och eftertanke du ägnar åt att besvara nedanstående frågor. Din feedback är mycket viktig för att vi ska kunna mäta framgången i våra utbildningsmetoder och hjälper oss att förbättra kommande seminarier. Uppgifter om deltagaren Ange den funktion du kommer att ha under Rotaryåret som kommer. Klubbpresident Klubbsekreterare Ledamot i klubbstyrelse Ordförande i klubbkommitté Ledamot i klubbkommitté Biträdande guvernör Ordförande i distriktskommitté Ledamot i distriktskommitté Annan: Program Gradera din kunskapsnivå när det gäller följande ämnen: ÄMNE INNAN SEMINARIET EFTER SEMINARIET Medlemsvård Rekrytering Klubbens bedömningsverktyg Offentlig image Distriktets medlemstrender Planering för kommande år Annat: Ingen kännedom Lite kännedom Stor kännedom Ingen kännedom Lite kännedom Stor kännedom Gradera följande påståenden: Plenarsessionernas talare var motiverande. Studieledarna ledde gruppdiskussionerna på ett bra och effektivt sätt. Undervisningsmetoderna var tillräckligt omväxlande under utbildningen. Bilderna som användes i studiepassen förbättrade den allmänna inlärningsupplevelsen. Ämnena som gruppdiskussionerna tog upp var relevanta för mig som ledare. Gruppen diskuterade praktiska idéer som jag vill använda. Instämmer Instämmer delvis Instämmer inte riktigt Instämmer inte Ej tillämpligt DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 9

Logistik Gradera följande påståenden: Jag fick meddelande om distriktsseminariet om medlemskap i god tid. Jag fick all information som behövdes i anmälningsutskicket. Dagen för seminariet passade bra. Platsen för seminariet passade mig bra. Instämmer Instämmer delvis Instämmer inte riktigt Instämmer inte Ej tillämpligt Räkna upp eventuella ämnen som borde ha funnits med vid distriktsseminariet om medlemskap. Ytterligare kommentarer eller förslag: Jag skulle vilja få information om: Namn (frivillig uppgift): Klubbens namn (frivillig uppgift): Kontaktinformation (frivillig uppgift): Tack för att du fyllde i utvärderingsformuläret. 10 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

Utvärdering: Studieledare vid distriktsseminariet om medlemskap Ditt perspektiv som studieledare på den utbildning du fått, programmet för distriktsseminariet om medlemskap och studiematerialet, är ovärderligt. Dina synpunkter hjälper till att förbereda seminariet nästa år. Tack än en gång för din medverkan och dina kommentarer om årets seminarium. Gradera följande påståenden: Instämmer Instämmer delvis Utbildningspasset för studieledare varade lagom länge. Jag hade tillräckligt med tid att förbereda mig för distriktsseminariet om medlemskap. Studiematerialet i Ledarhandboken för distriktsseminariet om medlemskap var lätt att använda. Tiden som anslogs för vart och ett av studieämnena var tillräcklig. Om tiden var otillräcklig för något/några ämne(n), ange vilket/vilka nedan. Instämmer inte riktigt Instämmer inte Ej tillämpligt Deltagarna i de diskussionspass jag ledde var väl förberedda för att diskutera de ämnen som togs upp. Ämnena täcktes tillräckligt under varje pass. Det förberedda studiematerialet var effektivt i min gruppdiskussion. Deltagarna i de diskussionspass jag ledde förstod studiematerialet de fick. Deltagarna ställde frågor som inte omfattades av studiematerialet. Utformningen av studiematerialet bidrog till delaktighet. Bilderna bidrog positivt till deltagarens inlärningsupplevelse. Arbetsbladen bidrog positivt till deltagarens inlärningsupplevelse. DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 11

Gradera följande påståenden: Rummen för gruppdiskussioner var tillräckligt stora. Dagen för seminariet passade bra. Platsen för seminariet passade mig bra. Instämmer Instämmer delvis Instämmer inte riktigt Instämmer inte Ej tillämpligt Räkna upp eventuella ämnen som borde ha funnits med vid distriktsseminariet om medlemskap. Hur skulle distriktsseminariet om medlemskap kunna förbättras? Övriga kommentarer: Tack för att du fyllde i utvärderingsformuläret. 12 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

Inledande plenarmöte (30 minuter) Öppningsmötet för hela församlingen vid distriktsseminariet om medlemskap ger distriktsguvernören tillfälle att anslå tonen för seminariet. Det bör fungera som ett ramverk för att informera, motivera och inspirera deltagarna under dagen. Öppningstalet bör omfatta följande huvudpunkter tillsammans med tillhörande bilder. Material Bild 1-3 Välkommen till seminariet om medlemskap i distrikt XXXX Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 1 1 Distriktets medlemsskapsmål Räkna upp ditt distrikts mål för året Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 2 Seminariets syfte och ändamål Bild 1 Förklara hur distriktsseminariet om medlemskap är ett tillfälle att diskutera särskilda medlemsfrågor som distriktet och klubbarna möter och utveckla strategier för att ta itu med dem. Förklara hur ett ökat medlemsantal i distriktet ger resultat i form av ökad service och kamratskap inom Rotaryklubbarna, distriktet och RI. Distriktets målsättning Bild 2 Ge en överblick över distriktets målsättning när det gäller medlemskap medlemsvård, rekrytering och bildande av nya klubbar. Presentera distriktets ledare som kommer att stödja klubbarna i deras insatser för medlemsutveckling (tillträdande distriktskommittéer för medlemsutveckling, utbredning, PR och biträdande guvernörer). Inledande plenarmöte 13

Medlemstrender för klubbar Räkna upp medlemstrender för distriktet, regionen och världen. (Se www.rotary.org för aktuell statistik.) Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 3 Medlemstrender för klubbar Bild 3 Redovisa medlemsstatistik för RI internationellt, regionalt och för distriktet i fråga om klubbstorlek, kön, ålder och ämbetsperiod. Statistik finns under rubriken Medlemskap på www.rotary.org. Gör en lista över de medlemsfrågor som klubbarna i distriktet möter och hur distriktets ledare kommer att stötta klubbarna. Logistik Ge en kort översikt över dagsprogrammet inklusive pauser och eventuellt måltidsuppehåll. Förklara logistiken för gruppdiskussioner och rundabordsmöten. 14 Inledande plenarmöte

ANTECKNINGAR Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året (90 minuter) Studiemål I slutet av det här studiepasset kan deltagarna: 1. Förstå hur man använder klubbens bedömningsverktyg 2. Skapa en preliminär plan för medlemskapsutveckling Studiepassets innehåll Hälsa välkommen och förklara studiemålen Klubbens bedömningsverktyg Din plan för det kommande året Repetition 5 minuter 60 minuter 20 minuter 5 minuter Material Bilder 4. Studiepass 1 Plan för medlemsutveckling under året 5. Studiemål 6. Mål för medlemstillväxten i Rotary Club of Harbor Town 7. Demografiska grupper 8. Studiemål Arbetsblad 1. Sammanfattning 2. Klassifikationsenkät för Rotary Club of Harbor Town 3. Bedömning av medlemmarnas mångfald 4. 25-minuters medlemsundersökning 5. Analys av medlemmarnas belåtenhet 6. Plan för medlemsutveckling Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 15

Kommentarer till studieledaren För information om hur du leder det här studiepasset och en lista över interaktiva aktiviteter, se Hur man använder studiematerialet. Denna guide visar bara vilka huvudpunkter som bör inkluderas. Gå igenom denna och anpassa studiepasset till din publik genom att inkludera exempel som är relaterade till ditt distrikt där detta är lämpligt. Där du ser denna symbol bör du överväga att inkludera en interaktiv aktivitet. Du kan hitta aktuell Rotaryinformation och publikationer på www.rotary.org. Positiv medlemsutveckling tips och resurser (417) och Klubbens bedömningsverktyg (endast på webben) är de främsta RI-resurserna för medlemsutveckling. Det kan vara en bra idé att dela ut kopior av dessa två publikationer. ANTECKNINGAR Hälsa välkommen och förklara studiemålen (5 minuter) till Visa bild 4 Studiepass 1 Plan för medlemsutveckling under året Kommentarer till studieledaren Klubbar på olika ställen i världen tar itu med medlemsutveckling på väldigt olika sätt. Om verktygen i detta studiepass inte är lämpliga att använda på din ort eller inte uppfyller behoven för klubbarna i ditt distrikt kan du anpassa dem så att de blir mer relevanta, eller använda andra resurser. Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 4 1 Använd statistik över medlemsantal som finns på Medlemswebben samt på www.rotary.org. Presentera dig för deltagarna och förklara din roll som studieledare. 16 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

Föreslå riktlinjer för gruppen för att diskussionerna ska bli så effektiva som möjligt, som t.ex. att man turas om att prata och glöm inte att tala om att alla synpunkter är välkomna och accepteras. Informera också om mobiltelefoner får användas eller ej. ANTECKNINGAR Hänvisa deltagarna till sammanfattningen av studiepasset (arbetsblad 1) och rekommendera dem att göra anteckningar. Överväg att inleda studiepasset med en Lära känna varandra -aktivitet som är relaterad till studiepassets ämne. Gå igenom studiepassets mål med deltagarna. Visa bild 5 Studiemål Hänvisa till arbetsblad 1 Sammanfattning av studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året Studiemål Förstå hur man använder klubbens bedömningsverktyg. Skapa en preliminär plan för medlemskapsutveckling. Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 5 2 Huvudpunkter Under utbildningsseminariet för tillträdande klubbpresidenter och distriktssamrådet, bör klubb-och distriktsledarna ha satt upp mål för medlemstillväxt med hjälp av Planeringsvägledning för effektiva Rotaryklubbar. För att uppnå dessa mål behöver klubbarna och distrikten både rekrytera nya medlemmar och behålla befintliga medlemmar. Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 17

ANTECKNINGAR Klubbens bedömningsverktyg (60 minuter) till Kommentarer till studieledaren Tala om för deltagarna att de kommer att hjälpa Rotary Club of Harbor Town att fastställa hur man ska kunna uppnå sitt mål för medlemstillväxt, som är att ha 60 medlemmar senast 30 juni. Detta innebär en ökning på 20 procent jämfört med nuvarande antal medlemmar som är 50. Förklara att klubben, för att kunna uppnå detta mål, antingen måste rekrytera 10 nya medlemmar och se till att ingen lämnar klubben, eller rekrytera 15 nya medlemmar om man räknar med att omkring 5 medlemmar lämnar klubben varje år. Visa bild 6 Mål för medlemstillväxten i Rotary Club of Harbor Town Hur bör Rotary Club of Harbor Town planera för att uppnå detta mål? Mål för medlemstillväxten i Rotary Club of Harbor Town 60 medlemmar senast 30 juni 50 befintliga medlemmar 5 medlemmar lämnar klubben varje år Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 6 Huvudpunkter I Positiv medlemsutveckling tips och resurser och åtföljande Klubbens bedömningsverktyg, tillhandahåller RI resurser och föreslag på klubbaktiviteter som inriktar sig på att dra till sig potentiella medlemmar och fastställer hur man får befintliga medlemmar att engagera sig. För att planera en rekryteringsstrategi måste klubben identifiera vilka demografiska grupper de befintliga medlemmarna kommer ifrån så att man kan hitta nya medlemmar som inte är representerade i klubben och som kommer att göra klubben mer dynamisk. 18 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

Kommentarer till studieledaren Avsätt 10 minuter till denna aktivitet. ANTECKNINGAR Låt deltagarna arbeta i grupper på fyra till sex personer per grupp för att fylla i arbetsbladet med Rotary Club of Harbor Towns klassifikationslista och deras egen hemort som referens. Använd ett blädderblock för att skriva upp de tre främsta klassifikationerna från varje grupp. Hänvisa till arbetsblad 2 Klassifikationsenkät för Rotary Club of Harbor Town Vilka demografiska grupper bör Rotary Club of Harbor Town leta efter? Hur kan klubben kontakta personer som finns i dessa yrkesgrupper för att hitta potentiella medlemmar? Huvudpunkt Medlemmar med olika yrken, ålder, kön, religion och från olika etniska grupper, ger en bredare kunskap, fler kontakter i samhället och fler intressen i klubben. Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 19

ANTECKNINGAR Kommentarer till studieledaren Avsätt 10 minuter till denna aktivitet. Förklara att även om deltagarna känner till vilka yrkesgrupper som klubben bör inrikta sig på, behöver de identifiera andra demografiska grupper som Rotary Club of Harbor Town bör överväga när man rekryterar nya medlemmar. Låt deltagarna arbeta i grupper om fyra till sex personer för att fylla i arbetsbladet med hjälp av den demografiska information som tillhandahålls. Använd ett blädderblock för att notera den demografiska profilen för potentiella medlemmar i Rotary Club of Harbor Town. Visa bild 7 Demografiska grupper Demografiska grupper Rotary Club of Harbor Town Rotary Club of Harbor Yrkesarbetande på orten Town Genomsnittlig ålder 65 45 Hänvisa till arbetsblad 3 Bedömning av medlemmarnas mångfald Kön 85 % män; 15 % kvinnor Etniska grupper 90 % européer; 10 % latinamerikaner Religion 50 % katoliker; 50 % protestanter 50 % män; 50 % kvinnor 60 % européer; 30 % afrikaner; 20 % latinamerikaner 40 % katoliker; 30 % protestanter; 20 % muslimer; 10 % övriga Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 7 Förutom yrkesgrupper, vilka andra demografiska grupper bör Rotary Club of Harbor Town fokusera på när man letar efter potentiella medlemmar? Hur kan klubben kontakta personer i dessa underrepresenterade demografiska grupper? 20 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

Huvudpunkter Den 25-minuters medlemsundersökningen hjälper klubbarna att utveckla en databas med potentiella kvalificerade kandidater som man kontakta. ANTECKNINGAR Undersökningen väcker också medvetenhet bland klubbmedlemmarna att de interagerar med potentiella medlemmar varje dag och att de bör rekrytera dessa. Hänvisa till arbetsblad 4 25-minuters medlemsundersökning När skulle det vara ett bra tillfälle för medlemmarna i din egen klubb att göra denna undersökning? Vad gör din klubb för att hålla sina medlemmar intresserade och engagerade? Hur gör din klubb för att behålla medlemmar som funderar på att lämna klubben på grund av ekonomiska orsaker? Stressigt på arbetet? Svårt att kombinera medlemskapet med familjens behov? Hur fastställer din klubb varför en medlem vill avsluta sitt medlemskap? Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 21