Ta fram en aktivitetsplan för det kommande Rotaryåret

Transkript

1 1 Klubb- och medlemsutveckling Ta fram en aktivitetsplan för det kommande Rotaryåret Inom varje Rotaryklubb skall det finnas en Medlemsutvecklingskommitté, som leds av en ordförande och som har ansvaret för Rotaryklubbens klubb- och medlemsutveckling. Ordföranden i denna kommitté bör ingå i klubbens styrelse. Medlemsutvecklingskommittén bör inför varje nytt Rotaryår ta fram ett förslag till plan med konkreta aktiviteter för det kommande verksamhetsåret. Aktivitetsplanen skall presenteras för och godkännas av styrelsen. När detta är gjort är det viktigt att planen kommuniceras ut till och förankras hos alla medlemmar. Planen skall innehålla konkreta aktiviteter, som taktiskt och strategiskt ligger rätt i tiden för klubbens utveckling och som skall genomföras under det kommande året. Planen skall föregås av en kartläggning, dvs. att man inom Medlemsutvecklingskommittén diskuterar och fastställer vilka aktiviteter som strategiskt kan leda klubben i rätt riktning. Varje klubb bör inledningsvis ställa sig frågorna: - Vad skall vi göra för att attrahera och ta hand om nya medlemmar? - Vad skall vi göra för att stimulera och utveckla befintliga medlemmar? - Vad skall klubben satsa på för att bidra till bästa möjliga utveckling av klubbens verksamhet och medlemmarna?

2 Nedan hittar Du exempel på aktiviteter, som Medlemsutvecklingskommittén kan välja bland vid framtagningen av planen för det kommande verksamhetsår. Att attrahera nya medlemmar Utvärdera klubbens verksamhet Utvärdera klubbens möten, projekt och övriga aktiviteter. Hur påverkar dessa möjligheten att locka nya medlemmar? Rekrytering Identifiera och lista tänkbara personer, som kan passa in i klubben. Ange vem som är rekryteringsansvarig för respektive person. Föredragen som attraktionskraft Ger klubbens olika föredrag en ingång för att öka intresset för Rotaryklubben? Bjud systematiskt in gäster, som kan ha intresse av ett visst föredrag. Klubbens projekt Skapa intresse för Rotaryklubben genom pågående projekt. Informationsmaterial och press Samarbeta med klubbens PR- och informationsansvariga. Se till att en informationsbroschyr om Rotary och klubben tas fram. Se till att klubbens hemsida är uppdaterad. Se till att klubbens Facebook sida eller grupp är livaktig och arbeta aktivt för att många följer den. Arbeta aktivt för att få in artiklar om klubbens verksamhet i den lokala pressen för att på detta sätt skapa medvetande och väcka intresse för Rotaryklubben. 2

3 Gäster och föredragshållare Informera gäster och föredragshållare om Rotaryklubben genom att vid besöken kontinuerligt dela ut klubbens broschyr. Följ upp gäster och föredragshållare som kan vara tänkbara medlemmar. Be att få deras e-postadresser för att löpande kunna förse dem med programmet. Sätt upp dem på rekryteringslistan och ange rekryteringsansvarig. Ungdomsutbytet Använd föräldrar som klubben får eller fått kontakt med genom Ungdomsutbytet som en rekryteringskälla. Sammanfattning: Bidrar klubbens arbetssätt och aktiviteter på ett sätt som attraherar nya medlemmar? Känner alla klubbmedlemmar till principerna för klubbens sätt att rekrytera och ta hand om gäster? Att ta hand om nya medlemmar Introduktionsansvar Utse en introduktionsansvarig eller en grupp av ansvariga. Se till att klubbmedlemmarna känner till deras roll och uppgift. Informera om introduktionsprocessen och invalsproceduren och se till att den är väl förankrad och känd för alla i klubben. Samtal före inval När ett medlemskap börjar bli aktuellt är det viktigt med ett samtal innan ett medlemskap fullbordas. Vad kan man som medlem tillföra Rotary och klubben, vad kan Rotary och klubben ge tillbaka med ett medlemskap. Se bilaga. Välkomstbrev Finns något speciellt välkomstbrev som delges en ny medlem. Om det finns ett faddersystem för nya medlemmar är uppgiften klart definierad. Hur presenteras en ny medlem för klubbmedlemmarna när invalet är gjort. 3

4 4 Uppföljning Finns ett planerat uppföljningssamtal efter tid med en ny medlem i klubben. Detta för att säkerställa att den nye medlemmen trivs i klubben. Kan det behövas mer information om klubben och Rotary i stort? Ta fram ett frågeformulär som kan användas vid uppföljningen. Sammanfattning: Är introduktionen av nya medlemmar väl genomarbetad och informativ? Det är ju viktigt att en ny medlem inte slutar på grund av en bristfällig introduktion. Att stimulera och utveckla befintliga medlemmar Medlemmarnas trivsel i klubben Att hitta ett sätt för ökad trivsel i klubben är en viktig del i medlemsutvecklingen. Beslut om att stanna kvar i klubben bland befintliga medlemmar kan påverkas av många faktorer. En faktor är medlemmarnas entusiasm och delaktighet, därför är medlemsvård särskilt viktig och kan påverkas av följande: Klubbens organisation Är klubben organisation så utformad att fler klubbmedlemmar kan vara involverade i pågående projekt. Känner alla i klubben till de olika kommittéernas samt övriga arbetsgruppers uppgift och målsättningar. Klubbens informationskanaler Samarbeta med den som är PR- och informationsansvariga i klubben. Är det bestämt och tydligt informerat om vilka informationskanaler internt som gäller för klubben. Finns någon form av informationspolicy. Ansiktet utåt Hur är närområdets bild av klubben och hur känd är klubbens verksamhet. Vilka aktiviteter görs externt för att locka nya medlemmar.

5 5 Kännedomen om Rotary i stort Nya medlemmar får en inledande kännedom om Rotary. Det är också av stor vikt att kännedomen om Rotary är god bland klubbens övriga medlemmar. Vilka aktiviteter kan iscensättas för att utveckla detta. Detta måste vara ett prioriterat område för medlemsutvecklingen. Lära känna varandra bättre Finns en plan för hur man i klubben skall lära känna varandra bättre. Genom exempelvis mini-egon och olika gemensamma sociala aktiviteter. Uppmärksamma vissa klubbmedlemmar Finns ett sätt att ha kontakt med klubbmedlemmar som av olika skäl inte kan närvara vid klubbmöten. Hur och på vilket sätt uppmärksammas olika högtidsdagar. Används utmärkelser såsom PHF på ett genomarbetat sätt. När medlemmar lämnar klubben Detta kan bero på olika skäl, men det är viktigt att ta reda på detta. Så att det inte beror på utebliven medlemsnytta. Det vill säga att nyttan av medlemskapet har blivit otydligt. Har klubbens och Rotarys uppgift och mål framställts på ett vagt sätt. För att säkerställa vad klubben skall följa upp och utveckla i sin verksamhet kan en medlemsenkät vara ett val. När kartläggningen av klubbens medlemsutveckling är klar Då är det viktigt att koncentrera sig på ett antal punkter som är det allra viktigast att satsa på. Dessa punkter kan utgöra huvudinriktningen för ett verksamhetsår, samt en tid framöver. Kartläggningen kommer också belysa punkter som fungerar tillfredställande i klubben. Sammanfattning Att se över trivsel och engagemang är en ständigt pågående process. Det är nödvändigt för en klubbs utveckling och livskraft. Genomförs exempelvis Round Table eller finns andra forum för att engagera och sprida förståelse för den egna klubbens verksamhet.

6 6 Aktivitetsplanen för Klubb och medlemsutveckling har gjorts i samarbete mellan distrikt 2350 och 2370 under år Arbetsgruppen har bestått av: Claes Malmsten Rotary Djursholm. Ansvarig för Klubb och medlemsutveckling inom distrikt Britt Hernell Rotary Haninge. Ansvarig för Klubb och medlemsutveckling inom distrikt Gun-Marie Östedt Axelsson Rotary Mariefred. President år Terence Wyatt Rotary Mariefred. Inkommande President år Lottie Orrvik Rotary Mariefred. Ansvarig för Klubb och medlemsutveckling. Eva Petré Rotary Strängnäs. Ansvarig för Klubb och medlemsutveckling och inkommande President år Dessutom har Lena Wissinger Sparv Rotary Eksjö Gamla Stan medverkat. Ansvarig för PR och kommunikation inom distrikt För närmare information om hur man kan arbeta med aktivitetsplanen kontakta gärna undertecknad Claes Malmsten, Rotary Djursholm malmstenclaes@gmail.com