Förslag till aktiviteter kring medlemsrekrytering och medlemsvård i Nykvarns RK.

Transkript

1

2

3

4

5

6 Förslag till aktiviteter kring medlemsrekrytering och medlemsvård i Nykvarns RK.

7 Bakgrund till diskussion avseende medlemsrekrytering och medlemsvård Totalt antal medlemmar 2018: 34 st Genomsnittsålder 2018: 69 år Totalt har klubben haft 121 personer som medlemmar under Max antal medlemmar var 44 st Klubben har under 2018 uppmärksammat det vikande antalet medlemmar, samt att genomsnittsåldern är mycket hög. Detta medför att antalet aktiviteter minskar, färre medlemmar vill eller orkar ta aktivt ansvar och vikande närvaro vid veckoträffarna medför sämre ekonomi. Det låga antalet yrkesverksamma medlemmar gör att det blir svårare att tillgodose ett positivt nätverkande mellan speciella yrken och lokala företagare. Det finns en fara för att klubben håller på att tappa fotfästet och närvaron i den lokala verksamheten, socialt, politiskt och kunskapsmässigt. Med syfte att utarbeta en plan för ökad medlemsrekrytering med fokus på yrkesverksamma personer från flera olika yrken och gärna kvinnor har klubben tillsatt en medlemskommitté. Medlemskommittén utgörs idag av Anna-Lena Berg och Ulf Andersson med behjälplig sakkunskap från Bengt Gustafsson.

8 Några erfarenheter från Jönköpings Rotaryklubb, där de har lyckats engagera en del nya unga medlemmar under de senaste åren. Det viktigaste för att skapa en positiv medlemstrend är: att aldrig släppa frågan om att arbeta med att få in nya medlemmar att hela klubben måste vara engagerad i medlemsvård och rekrytering att rekryteringskommitten är aktiv med att kolla upp vad som är på gång i samhället och bjuder in aktuella personer till föredrag att presumtiva medlemmar blir väl omhändertagna och informerade om Rotary att ge nya medlemmar stöd och fortsatt engagemang under det första året i Rotary Vi föreslår att vi, efter diskussion och generellt godkännande från styrelsen, avsätter en Rotary kväll till samtal och beslut om hur klubben vill gå vidare med medlemsarbetet baserat på vårt förslag. Förhoppningsvis kan detta engagera alla medlemmar. Att en mer detaljerad plan görs med tidsangivelser och ansvariga personer efter diskussion med övriga medlemmar.

9 Road-map medlemsrekrytering Förarbete Förslag på namn från nuvarande medlemmar på möjliga nya medlemmar lämnas senast den 15 november Information och välkomstbrev utskickat till tex alla nyinflyttade i Nykvarns kommun och företagare under januari 2019 Dokument där det tydligt framgår ansvarsåtagande för Mentorskapet tas fram under januari av lämplig person/grupp Framtagande av välkomstinformation till nya medlemmar tas fram under januari av lämplig person/grupp. Finns mycket färdigt material från Rotary som kan användas. Charter - uppstart Medlemskväll 2 Bjuda in presumtiva medlemmar/gäster till extra festlig Charterkväll i februari. Rotariana min Extra intressant föreläsning 30 min. Middag 40 min. Medlemmarna vinnlägger sig om att vara välkomnande. Intressant föreläsning 30 min. Middag 40 min. Rotariana min. Medlemmarna vinnlägger sig om att vara välkomnande. Medlemskväll 3 Medlemskväll 4 Efterarbete Intressant föreläsning 30 min. Middag 40 min. Rotariana min. Intressant föreläsning 30 min. Middag 40 min. Speed-dating med alla närvarande medlemmar och gäster 30 min Inval av nya medlemmar Mentorn fortsätter hålla god kontakt med ny medlem under resten av året. Alla medlemmar anstränger sig extra för att ny medlem ska känna sig välkommen Återkommande Rotariana och Ego-föredrag Fler lokala projekt som engagerar även nya medlemmar Ge nya medlemmar möjlighet att delta i RLI

10 Aktiviteter Datum Aktivitet Ansvarig Deadline Status Förslag på nya medlemmar från nuvarande medlemmar. Alla medlemmar 15 nov Dokument med tydligt klargörande av mentorskapets funktion och ansvar Välkomstpaket med Rotariana, information om klubben m.m. 15 jan Samordnande av föredragen med Rotariana Ulf Andersson Framtagande av utskickslista. Företagare, ny-inflyttade till Nykvarn m.fl. Anna-Lena Berg Skriva personligt brev som skickas till föreslagna medlemmar dels välkomstbrev till nya Nykvarnsbor. 15 dec Information och inbjudan till Charterkväll Under året återkommande uppföljning av nye medlemens trivsel tex mha strukturerad lista vad ska följas upp? Frågor? Charterkväll uppstart Rotariana del 1 Medlemskväll 2 Rotariana del 2 Medlemskväll 3 Rotariana del 3 Medlemskväll 4 Speed-dating Anna-Lena Berg

11 Nykvarns RK Bemanning Styrelsen Presidenter Bernhard Huitfeldt, per 1 Håkan Hall, per 2 Paul Tamm, per 3 Inkommande president Karin Wallin Past president/vice president Paul Tamm Sekreterare Håkan Hall Skattmästare Bernhard Huitfeldt Programchef Roger Stigell Klubbmästare Anne-Marie Fimmerstad Övriga uppgifter Ansvarig Speciella uppgifter Vice sekreterare Stefan Behrnetz Månadsbrev, matrikel Heraldiker, arkivarie Bernhard Huitfeldt Revisor Katarina Ingemarsson IT-samordnare Lars-Göran Berglund Hemsida, GDPR mm Rotary Foundation, TRF Paul Tamm Valberedning Bernhard Huitfeldt, Håkan Hall Verksamheter Ansvarig Medhjälpare Klubbverksamhet Anne-Mari Fimmerstad Programverksamhet Roger Stigell Runar Andersson Medlemsfrågor Anna-Lena Berg Ulf Andersson, Bengt Gustafsson Julmarknaden - lotteri Ola Bohman Anne-Marie Fimmerstad Årets företagare Håkan Hall Bernhard Huitfeldt Nykvarnsdagen Håkan Hall Ungdomsfrågor, stipendier mm Sven Berg Luciafirandet Sven Berg Katarina Ingemarsson, Jan-Olof Smedberg, Karin Wallin Klubbutbyten med Taunton och Redon Sven Berg Anders Vrethem, Paul Tamm, Karin Wallin, Katarina Ingemarsson Kapitalförvaltning Bernhard Huitfeldt Anders Vrethem Pressansvarig Jan-Olof Smedberg Roger Stigell Solvattenprojektet Bengt Gustafsson Kamratskapsaktiviteter Julgranshuggning Golf Bowling Jakt Kjell Eriksson Bernhard Huitfeldt Bernhard Huitfeldt Göran Nygren 31 oktober 2018, B Huitfeldt

12 SPONSORAVTAL Mellan Nykvarns Rotaryklubb ( ), nedan kallat ROTARY, och Nykvarns Gymnastikförening ( ), nedan kallat FÖRENINGEN, har träffats nedanstående avtal. Avtalet avser ekonomiskt bidrag till FÖRENINGEN och som motprestation får ROTARY namn- & logotyp-reklam i syfte att främja ROTARYs goodwill. FÖRENINGENs hemsida och medlemsbrev/information ska vara tydlig med att ROTARY är sponsor till FÖRENINGEN. ROTARY ska marknadsföras i samband med uppvisning/tävling genom uppsättning av från ROTARY framtagen vepa/skyltmaterial. Detta avtal träder i kraft vid undertecknandet och gäller i tre år. ROTARY ska till FÖRENINGEN under avtalstiden erlägga kr (tiotusen kronor) årligen, sammanlagt kr (trettiotusen kronor). Betalning ska ske första gången i samband med avtalets tecknande och därefter årligen vid separat överenskommet datum. Parterna har för att underlätta samarbetet utsett två kontaktpersoner. Dessa är: Sven Berg Evelina Björkqvist för ROTARY för FÖRENINGEN Om tvist uppkommer i anledning av detta avtal ska parterna i första hand försöka lösa denna genom förlikning. Om detta misslyckas hänskjuts avgörandet till Södertälje tingsrätt. Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar av vilka parterna tagit var sitt. Nykvarn Nykvarns Rotaryklubb Håkan Hall/ Bernhard Huitfeldt (President/Skattmästare).. Nykvarns Gymnastikförening Evelina Björkqvist (Styrelseordförande)

13 Rapport från Nykvarns RK till distriktguvernören i 2370 Perioden 1/7 31/10, Enligt verksamhetsplanen är den viktigaste frågan för klubben att stärka medlemsrekryteringen och att utveckla medlemsvården så att existerande medlemmar stannar kvar. En grupp med Anna-Lena Berg, Ulf Andersson och Bengt Gustafsson har tagit fram en handlingsplan för medlemsrekrytering och medlemsvård i Nykvarns RK. Den kommer att implementeras under hösten och förvintern. Vi har under perioden tappat 2 medlemmar, men 3 personer är nära att nu väljas in i klubben. 2. Förberedelser för årsmötet 19 november pågår med viss svårighet att fylla styrelseplatser och övriga roller. Den praktiska skötseln av klubben kommer återigen i huvudsak att vila på engagerade äldre medlemmar i klubben, även om vi får en ny president nästa år Karin Wallin. 3. I övrigt förbereder vi våra traditionella aktiviteter på hösten, inkluderande lotteriförsäljning på Julmarknaden på Taxinge slott, genomförande av luciafirandet tillsammans med Lillhagaskolan och Nykvarns kommun, och nominering av Årets Företagare. 4. Vi har ingått ett sponsoravtal med Nykvarns Gymnastikförening som sträcker sig över tre år och omsluter kr. Detta kommer att ersätta vår årliga utnämning av Årets Ungdomsförening som vi tilldelat ett stipendium på kr. Det nya sponsoravtalet kommer att stärka klubbens synlighet i Nykvarn och därmed ge oss positiv PR. 5. Klubben planerar värdskapet för vårt 3-klubbsmöte i maj 2019, då vi räknar med att ta emot ett 30-tal rotarianer från Taunton-Vale RC i England och Redon RC i Frankrike med ett program huvudsakligen i Uppsala. 6. Programverksamheten har innehållit många intressanta föredrag inklusive ett besök på Mariefreds RK. De har ofta varit rätt så välbesökta men närvaron kunde ändå vara bättre, inte minst med tanke på den ansträngning som inbjudna föreläsare har för att förbereda sina föredrag. För Nykvarns RK 4 november 2018 Bernhard Huitfeldt President