GUVERNÖRENS HANDBOK SV (513)

Transkript

1 GUVERNÖRENS HANDBOK SV (513)

2 Innehåll Inledning 1 Ansvarsområden och strategisk planering Tillträdande distriktsguvernörens ansvarsområden Distriktsguvernörens ansvarsområden Ditt supportteam Strategisk planering Utarbeta en handlingsplan Klubbmål Diskussionsfrågor Bilagor 1: Rotarys syfte : Distriktsguvernörens etiska riktlinjer : Rotarys strategiska plan : Strategisk planeringsvägledning : Planeringskalender Ditt distrikts ledarteam Uppgifter Leda ditt team Ge stöd till klubbarna Minimikrav för Rotaryklubbar Diskussionsfrågor Bilagor 6: Distriktskommittéer : Planeringsvägledning för distriktet Utbilda ledare Uppgifter Distriktskommittén för utbildning Möten för ledarutveckling PR för utbildningsmöten Klubbutbildning Diskussionsfrågor...3.9

3 4 Administrera ditt distrikt Uppgifter Resurser från RI och Rotary Foundation Ekonomisk förvaltning Skatter Penninginsamling Bolagsbildande av distriktet Riskhantering Distriktsnomineringar och val Poströstning Lagrådet Tidsplan för lagrådet Rotarymärken Utmärkelser Diskussionsfrågor Bilagor 8: Checklista för bästa praxis för ekonomisk förvaltning och riskhantering : Distriktguvernörens anslag från RI : Föreslagna tidsramar för val av distriktets nominerade guvernör : Rotarymärken Kommunikation med rotarianerna Uppgifter Kommunikation med distriktets ledarteam Distriktets webbplats Socialt nätverkande Distriktskonferensen Det officiella besöket Guvernörens månadsmeddelande Motivera volontärer Diskussionsfrågor Bilaga 12: Protokoll för Rotary...5.9

4 6 Främja en positiv bild av Rotary hos allmänheten Uppgifter Distriktskommittén för PR Rotarys samordnare i resursgruppen Public Image Utveckla en PR-plan Öka kännedomen om Rotary Att tala inför publik Ditt distrikt online Diskussionsfrågor Bilaga 13: Rotarys nyckelbudskap Stärka klubbarna Uppgifter Så bildas en ny klubb Ge stöd till befintliga klubbar Rotarysamordnare Medlemsutveckling Allmänhetens bild av Rotary och medlemskap Utbildning om medlemsutveckling Diskussionsfrågor Leda din Foundation Uppgifter Distriktskommittén för Rotary Foundation Regionala samordnaren för Rotary Foundation Rådgivare för större gåvor (Endowment/Major Gift Adviser) Utbildning om Rotary Foundation Utmärkelser PolioPlus Rotary Foundation-bidrag Rotarys fredscenter Samla in pengar till Rotary Foundation Mål för klubbidrag SHARE och DDF Diskussionsfrågor

5 9 Ge stöd till framgångsrika serviceprojekt Uppgifter Utveckla serviceprojekt Ge stöd till viktiga och hållbara serviceprojekt Diskussionsfrågor Bilagor 14: Rotarys program och aktiviteter : Riskhantering för ungdomsprogram Förberedelser inför International Assembly Uppgifter Program Förbereda sig inför International Assembly Program för deltagarnas livskamrater Utbildningsmaterial Diskussionsfrågor Det här är 2014 års utgåva av Guvernörens handbok. Informationen i denna publikation baseras på Rotary Internationals grundlag och stadgar, Rotarys policysamling och Rotary Foundations policysamling. För mer detaljerad information om Rotarys policy hänvisas till dessa dokument. Ändringar i de ovan angivna dokumenten, efter beslut som fattats av lagrådet var tredje år, RI-styrelsen eller Rotary Foundations styrelse, har företräde framför den policy som anges i den här handboken.

6 Inledning Du behöver inte ta med dig handboken till International Assembly. Grattis till att du har blivit distriktsguvernör! Din uppgift är att leda ditt distrikt och ge stöd till distriktets klubbar. Innan du tillträder ditt ämbete kan du förbereda dig för dina uppgifter genom att läsa igenom denna handbok och delta i GETS (utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer) och International Assembly. Gå igenom handboken och fundera över diskussionsfrågorna i slutet av varje kapitel innan du deltar i GETS. Detta kommer att hjälpa dig att få ut mesta möjliga av de handledda diskussionerna under seminariet. Glöm inte ta med dig handboken till GETS. Handboken och utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer är ditt underlag för International Assembly. Under International Assembly kommer din utbildning att inkludera utbyte av information och idéer med andra tillträdande guvernörer samt uppdateringar om Rotary Foundation. Guvernörens handbok har tagits fram för att vara till hjälp för distriktsguvernörer i hela Rotaryvärlden. Olika distrikt kan ha olika uppgifter och ansvarsområden, på grund av lokala lagar, kulturella seder och bruk och stipulerade distriktsförfaranden. Du bör anpassa förslagen i denna publikation så att de passar ditt distrikts behov. INLEDNING i

7 Rotarys webbplats På olika ställen i handboken kommer du att se hänvisningar till rotary.org, där du kan hitta aktuell information om allt som berör Rotary. Du kommer att hitta resurser som kan beställas eller hämtas. Du kan logga in för att utföra administrativa uppgifter och kontakta Rotarys personal. Rotary kommer att lansera en ny webbplats under Den här webbplatsen kommer att göra det enklare för rotarianerna att få kontakt med andra som delar deras intressen. Den kommer också att stödja utbyte av idéer och samarbete om samhällstjänstprojekt. Dessutom kommer webbplatsen att innehålla nyheter om Rotary och meddelanden om lokala och internationella evenemang. Webbplatsen kommer att göra det enklare för dig som distriktsämbetsman att utföra distriktsärenden. Du kommer också att kunna samarbeta med andra i liknande roller på en säker plats. District Governor s Exchange District Governor s Exchange gör det möjligt för dig att hålla kontakten med andra distriktsguvernörer och hämta formulär som du kommer att behöva under din tjänstgöringsperiod. Här finns också information som är relevant med tanke på din position, som en kalender med viktiga datum och deadlines samt meddelanden från RI-presidenten och Rotary International. Du kan komma åt District Governor s Exchange genom att logga in på rotary.org. Kommentarer Om du har frågor eller kommentarer beträffande den här handboken eller någon av Rotarys andra utbildningsresurser, ber vi dig kontakta: Learning and Development Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA E-post: [email protected] Telefon: Fax: ii GUVERNÖRENS HANDBOK

8 1 Ansvarsområden och strategisk planering Din roll som distriktsguvernör är att leda, motivera och vägleda klubbarna i ditt distrikt. Du kommer att arbeta under RI-styrelsens allmänna överinseende. Den regionala samordnaren för Rotary Foundation, Rotarysamordnaren och Rotarys samordnare i resursgruppen Public Image är ditt supportteam. Rotary International är beroende av distriktsguvernörerna för att nå framgång på klubbnivå och därigenom upprätthålla och öka framgången för organisationen som helhet. Du kan lägga grunden till en produktiv och framgångsrik tid som guvernör genom att sätta upp mål, omsorgsfullt planera dina uppgifter och motivera andra att också stödja och stärka klubbarna, öka humanitära insatser samt förbättra allmänhetens bild av Rotary. Tillträdande distriktsguvernörens ansvarsområden Dina ansvarsområden och uppgifter som tillträdande distriktsguvernör sammanfattas nedan och förklaras i hela handboken. Delta i utbildningsseminariet för tillträdande distriktsguvernörer GETS (inledning) ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.1

9 Sätta upp mål för distriktet för året som stämmer överens med distriktets och organisationens strategiska plan (kapitel 1) Utse assisterande guvernörer och ordförande för distriktskommittéerna (kapitel 2) Anordna distriktsmöten, inklusive distriktsteamets utbildningsseminarium, utbildningsseminariet för tillträdande presidenter (PETS), distriktsseminariet om medlemskap och distriktssamrådet (kapitel 3) Planera för distriktskonferensen (kapitel 5) Delta i International Assembly (kapitel 10) Distriktsguvernörens ansvarsområden Dina ansvarsområden och uppgifter som distriktsguvernör finns uppräknade nedan och förklaras i hela handboken. Planera gemensamma klubbesök när det går. Obs! En asterisk (*) anger en uppgift som beskrivs i Rotary Internationals stadgar, som finns i paragraf i Procedurhandboken (035-SV). Andra uppgifter har tilldelats av RI:s styrelse. Stärka befintliga klubbar (alla kapitel)* Följa distriktsguvernörens etiska riktlinjer (bilaga 2 i kapitel 1) Främja kontinuitet genom att samarbeta med föregående, tjänstgörande och tillträdande distriktsledare (kapitel 1 och 2)* Se till att distriktets ledarteam utför de uppgifter som tilldelats dem (kapitel 2) Ge tillträdande guvernören information om situationen i klubbarna före International Assembly och rekommendera åtgärder för att stärka klubbarna (kapitel 2)* Engagera den tillträdande guvernören genom att tilldela honom eller henne specifika uppgifter som berör kommittéer, administration eller möten (kapitel 2, 3 och 5) Hjälpa den tillträdande guvernören att planera och förbereda sig för utbildningsmöten för tillträdande ämbetsmän (kapitel 2 och 3)* Utan dröjsmål rapportera till RI enligt RI-presidentens eller styrelsens krav (kapitel 4)* Se till att nomineringar och val i distriktet genomförs i enlighet med RI:s grundlag och stadgar och övriga RI-policyer (kapitel 4)* Överlämna distriktsdokumentation till den tillträdande guvernören i slutet av ditt tjänstgöringsår (kapitel 4)* Främja öppen kommunikation mellan klubbarna samt mellan klubbarna och RI (kapitel 5)* Göra ett officiellt besök hos varje klubb (dessa kan även göras som gemensamma besök med möten med flera klubbar samtidigt) för att informera om viktiga Rotaryfrågor, ge särskild uppmärksamhet till svaga klubbar med svårigheter, motivera klubbmedlemmarna att delta i serviceaktiviteter och uppmärksamma rotarianernas bidrag (kapitel 5)* 1.2 GUVERNÖRENS HANDBOK

10 Kommunicera minst en gång i månaden med varje klubbpresident och sekreterare (kapitel 5)* Anordna distriktsmöten, inklusive distriktskonferensen (kapitel 5)*, distriktsseminariet om ledarskap (kapitel 3) och distriktets Rotary Foundation-seminarium (kapitel 8) Fungera som språkrör för distriktet och för RI i förekommande fall (kapitel 6) Främja medlemstillväxt genom att samarbeta med distriktsledare och klubbpresidenter för att sätta upp realistiska mål för tillväxt för varje klubb i distriktet (kapitel 7)* Bilda nya klubbar (kapitel 7)* Regelbundet höra sig för om vilka aktiviteter som anordnas av de organisationer som tillhör Rotary i distriktet (kapitel 9)* Stödja Rotary Foundation genom insamlings- och bidragsaktiviteter (kapitel 8)* Utföra sådana andra uppgifter som tillkommer en Rotaryämbetsman* När du förbereder för ditt tjänstgöringsår bör du använda planeringskalendern (bilaga 5) för att anteckna viktiga datum. Ditt supportteam Särskilda regionsexperter utses som stödjer dig i ditt arbete. Dessa inkluderar regionens styrelsemedlem, Rotarys samordnare, den regionala samordnaren för Rotary Foundation samt Rotarys samordnare för resursgruppen Public Image. Rotarys samordnares huvudsakliga roll (kapitel 7) är att hjälpa distriktsledarna att ge stöd till klubbarna genom att främja implementering av Rotarys strategiska plan. Rotarys samordnare är experter på mycket som har med Rotary att göra, inklusive medlemskap, program och strategisk planering. Dessa personer stödjer distrikten genom att hjälpa klubbarna, informera om bästa praxis och idéer, ordna kontakt mellan distrikt och fungera som resurs. På motsvarande sätt är den regionala samordnaren för Rotary Foundation (kapitel 8) och Rotarys samordnare för resursgruppen Public Image (kapitel 6) experter inom sina områden och en resurs för distriktets ledare. ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.3

11 Före detta distriktsguvernörer känner till hur distriktet fungerar och vilka behov som finns. De kan hjälpa till att leda distriktets aktiviteter och fungera som rådgivare när du planerar ditt år. Strategisk planering För att ditt år som guvernör ska bli effektivt måste du sätta upp mål som återspeglar distriktets vision och strategiska plan. Du är ansvarig för att bygga upp kontinuitet och konsekvens i distriktet i samverkan med distriktets planeringsteam, den nuvarande guvernören, den omedelbart förutvarande distriktsguvernören, distriktets nominerade guvernör (om man känner till vem det är) och övriga ledare i distriktet. Följ den befintliga strategiska planen eller utarbeta en strategisk plan som omfattar flera år om det inte redan finns en, för att hjälpa distriktet att fokusera sina insatser från år till år. Rotary rekommenderar klubbarna och distrikten att se till att deras planer stämmer överens med Rotarys strategiska plan för att hjälpa till att genomföra dess mål (se bilaga 3). Om ditt distrikt inte har någon strategisk plan bör distriktets ledarteam överväga att utarbeta en sådan (se bilaga 4). Planeringsvägledning för distriktet (bilaga 7 i kapitel 2) hjälper dig att bedöma ditt distrikts styrkor och svagheter, möjligheter och risker och sätta upp mål för det kommande året. Information som du behöver för att fylla i vägledningen kan du få från tjänstgörande guvernör, ordförande i distriktskommittéerna, assisterande guvernörer och CDSrepresentanterna. Du kan också hämta statistikrapporter om ditt distrikt genom rotary.org som hjälp för att fylla i handboken. När du har utvärderat distriktets situation kan du börja ställa upp mål som tar itu med dess svagheter och förstärker dess styrkor på sätt som stöder distriktets strategiska plan. När du formulerar dina mål bör du tänka på att målen är som effektivast om de kan delas, mätas, är utmanande och möjliga att nå samt begränsade i tiden. Börja arbeta på Planeringsvägledning för distriktet tidigt under året som tillträdande guvernör. Gå igenom den före utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer så kan du diskutera distriktets styrkor och svagheter och dina idéer med andra tillträdande guvernörer. Du fortsätter att arbeta med dina mål vid International Assembly och distriktets utbildningsseminarium. För att kunna garantera att tjänsteåret har tydliga målsättningar och engagerade Rotarymedlemmar ska du se till att dina tillträdande guvernörer och kommittémedlemmar stöder målen. Utarbeta en handlingsplan Du kommer att delegera en stor del av arbetet för att nå distriktets mål till dina assisterande guvernörer och ordförandena i distriktskommittéerna. Din roll är att säkerställa att en handlingsplan tas fram för vart och ett av målen och att arbetet för att nå målen framskrider enligt planerna. När du tar fram en handlingsplan bör du överväga de resurser och verktyg som finns för att stödja målen. Beskriv sedan i de specifika åtgärder som behöver vidtas för att nå målet. För 1.4 GUVERNÖRENS HANDBOK

12 varje åtgärd bör en tidsram fastställas och man bör också bestämma vem som ska vara ansvarig för dess genomförande. Se till att kriterier identifieras för att mäta hur långt du har kommit på väg mot ditt mål så att du kan mäta dina framsteg. Utvärdera sedan hur det har gått och gör ändringar om nödvändigt. När målen uppnåtts bör du utvärdera vilka strategier som fungerat bra och vilka som inte fungerat i samarbete med dem som arbetat för att uppnå målen. Använd de nya insikterna för andra mål och informera den tillträdande guvernören och den nominerade guvernören om dem när de påbörjar sin planering. Klubbmål För att kunna sätta upp bra mål för det kommande året måste de tillträdande presidenterna göra en bedömning av klubbens tidigare prestationer, medlemmarnas intressen samt klubbens kapacitet att uppnå mål. Ett planeringsverktyg för klubbpresidenterna är Rotary Club Central som fokuserar på medlemskap, serviceprojekt och gåvor till Foundation. Som distriktsledare kan du visa en sammanfattning av distriktets resultat eller resultaten för en viss klubb. Om en klubb inte kan ange mål kan en distriktsledare redigera en sammanfattning av klubbens uppgifter för klubbens räkning. Klubbens president kommer att meddelas via e-post när ändringar görs i uppgifterna för hans/hennes klubb. Försäkra dig om att e-postadresserna som finns registrerade för klubbens ledare i Rotarys medlemsdatabas är uppdaterade. Arbeta med dina assisterande guvernörer för att gå igenom varje klubbs mål i början av och under Rotaryåret. Årliga klubbmål bör återspegla klubbens strategiska plan (om en sådan finns), förbättra klubbens styrkor och ta itu med dess svagheter. Klubbmålen kan justeras enligt behov under året. ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.5

13 Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Vilka ytterligare uppgifter tilldelas guvernören av distriktet? Vilken blir din mest utmanande uppgift som guvernör? Vilka mål från innevarande år kommer att överföras till ditt verksamhetsår? Hur kan du utvärdera starka och svaga sidor för ditt distrikt? Vad motiverar rotarianerna i ditt distrikt? Hur kommer du att använda Rotary Club Central för att hjälpa till att stödja klubbarnas aktiviteter i distriktet? 1.6 GUVERNÖRENS HANDBOK

14 Bilaga 1: Rotarys syfte Rotarys syfte är att verka för tjänandets ideal som grundval för all rättskaffens gärning och särskilt att uppmuntra och främja: 1. Personlig bekantskap som ett medel att tjäna. 2. Höga etiska krav inom näringsliv och yrken, erkännandet av varje gagnelig verksamhets värde, varje rotarians strävan att höja sitt yrke till ett medel att tjäna samhället. 3. Varje rotarians tillämpande av tjänandets ideal i den egna livsföringen som människa, yrkesperson och samhällsmedborgare. 4. Internationell förståelse, god vilja och fred genom ett världsomfattande kamratskap av personer från näringsliv och yrken, förenade genom tjänandets ideal. ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.7

15 Bilaga 2: Distriktsguvernörens etiska riktlinjer 1. Guvernörerna kommer att följa gällande lagar och förordningar när det gäller all Rotaryverksamhet. Dessutom kommer guvernörerna även privat följa gällande lagar för att bevara och skydda Rotarys positiva image. 2. Guvernörer följer stadgarna i RI:s grundlag och stadgar. Dessa dokument omfattar den demokratiska viljan för Rotarys medlemmar som presenteras i lagrådet och ges ut vart tredje år. Med dessa dokument har medlemmarna etablerat de standarder som förväntas av Rotarys ämbetsmän. Att följa dessa villkor bygger upp medlemmarnas förtroende och ser till att de åtgärder som vidtas motsvarar medlemmarnas förväntningar. 3. Guvernörerna följer de bestämmelser som etablerats av RI:s styrelse och dokumenterats i Rotarys policysamling. RI:s styrelse har under årens lopp etablerat riktlinjer och tillvägagångssätt för att främja föreningens målsättning och skydda dess mål. Många av dessa stadgar har utformats för att garantera en bra ledning och gynna en etisk image. Att följa dessa riktlinjer demonstrerar ett åtagande för dessa ideal och skyddar föreningen. 4. Guvernörer arbetar för rotarianernas och RI:s syfte. Guvernörer bör sätta distriktets intressen först och undvika ens tillstymmelsen till opassande beteende. 5. Guvernörer använder inte sin titel för personlig prestige eller för att gynna sina familjemedlemmar. Den auktoritet som titeln innebär åtföljs av åtkomst till speciella privilegier som inte är tillgängliga för andra rotarianer. Om man utnyttjar sådana privilegier dras uppmärksamheten från viktiga ansvarsområden och ifrågasätter åtagandet för Rotarys målsättning. 6. Guvernörer måste vara omsorgsfulla i utövandet av sina plikter för distriktet. Guvernörer bör utföra sina uppgifter med sådan omsorg som vanliga förståndiga personer i likadana befattningar skulle använda sig av under liknande omständigheter. Guvernörer bör ta reda på fakta från all materiell information som är rimligen tillgänglig för dem innan de fattar ett affärsbeslut. 7. Guvernörer handlar baserat på rättvisa för alla inblandade. Guvernörer står ofta inför beslut som avsevärt kommer att påverka olika Rotaryklubbar och individer. Guvernörer bör, på ett sätt som är konsekvent med Fyrafrågeprovet, beakta den potentiella inverkan som deras beslut har och behandla alla personer som påverkas lika. 8. Guvernörer förespråkar transparens för ekonomisk information och säkerställer att alla lokala och nationella lagar gällande ekonomisk förvaltning efterlevs. Guvernörer är föreningens förvaltare och agerar å Rotaryklubbarnas och rotarianernas vägnar. Rotarianer har rätt till att få korrekt information om föreningens ekonomiska situation. Transparens i ekonomiska funktioner uppmuntrar till etiskt beteende. 9. Guvernörer förbjuder och begränsar avslöjande, kommunikation och användande av konfidentiell och privat information. Guvernörer bör endast använda den här informationen för avsedda ändamål, aldrig för personligt bruk och vidta försiktighetsåtgärder mot oavsiktligt avslöjande. 10. Guvernörer följer ersättningsreglerna för utgifter. RI-styrelsen har antagit procedurer för ersättning av Rotaryrelaterade utgifter. När man följer dessa procedurer garanterar man också att alla gällande lagar följs och förebygger tillstymmelsen av felaktigt beteende. 1.8 GUVERNÖRENS HANDBOK

16 Bilaga 3: Rotarys strategiska plan Focus and increase humanitarian service Enhance public image Support and strengthen clubs and awareness Service Leadership Fellowship Diversity Integrity STRATEGIC PLAN ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.9

17 The goals for Support and Strengthen Clubs are: Foster club innovation and flexibility Encourage clubs to participate in a variety of service activities Promote membership diversity Improve member recruitment and retention Develop leaders Start new clubs Encourage strategic planning at club and district levels The goals for Focus and Increase Humanitarian Service are: Eradicate polio Increase sustainable service focused on New Generations programs Rotary s six areas of focus Increase collaboration and connection with other organizations Create significant projects both locally and internationally The goals for Enhance Public Image and Awareness are: Unify image and brand awareness Publicize action-oriented service Promote core values Emphasize vocational service Encourage clubs to promote their networking opportunities and signature activities EN GUVERNÖRENS HANDBOK

18 Bilaga 4: Strategisk planeringsvägledning Strategisk planering involverar att skapa en vision, med stödjande mål som kan mätas regelbundet och justeras efter behov. Använd denna vägledning och medföljande arbetsblad som utgångspunkt för att ta fram er strategiska plan och anpassa resurserna så att de passar er klubbs behov. Vägledningen är avsedd för Rotaryklubbar men kan anpassas så att den även passar distrikt. Arbetsbladen kan fyllas i på egen hand eller tillsammans med en grupp. Samtalsledare bör bekanta sig med dessa resurser och förbereda en dagordning innan man håller ett möte om strategisk planering. Dagordningen bör ägna större delen av tiden åt planeringsprocessens andra och tredje steg, som fokuserar på framtiden, och mindre tid åt klubbens nuvarande situation. När den strategiska planeringen görs bör man tänka på följande: Involvera tidigare, nuvarande och blivande klubbledare. Inkludera en mängd olika perspektiv genom att involvera hela klubben eller åtminstone ett representativt tvärsnitt av klubbens medlemmar. Beakta alla idéer. Be en opartisk stödperson eller en liten grupp med stödpersoner hålla i strategiska planeringsmöten. Fundera över hur din klubbs mål stämmer överens med distriktets mål samt med prioriteterna och målen i RI:s strategiska plan. Var beredd på att gå igenom er plan på nytt varje år och justera strategiska prioriteter och årliga mål enligt behov. Modell för strategisk planering Skapa en vision för din klubb med strategiska prioriteter som kommer att hjälpa er att nå visionen. Ta sedan fram årliga mål som stödjer var och en av de strategiska prioriteterna. ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING Augusti

19 Process Ta fram en strategisk plan genom att involvera medlemmarna i den process som beskrivs nedan. Använd åtföljande arbetsblad för att skriva upp dina idéer. 1. Var befinner vi oss nu? Gör en lista över din klubbs starka och svaga sidor i nuläget. Gör en lista över vilka möjligheter och utmaningar som finns i ert samhälle. Använd Vägledning för en aktiv och framgångsrik klubb - Ledarskapsplan för er klubb när du utvärderar din klubbs nuvarande situation för att avgöra vad klubben redan är bra på och vad ni skulle kunna göra för att vitalisera klubben. 2. Vart vill vi komma? Gör en lista över 5-10 egenskaper som du skulle vilja se i din klubb om fem år. Skissa upp ett visionsuttalande som är en mening långt och som beskriver din klubb och hur du vill att klubben ska se ut om tre till fem år. Detta steg bör göras både på egen hand och i grupp. Gör klart visionsuttalandet med hela gruppen och försäkra dig om att alla klubbmedlemmar stödjer detta. 3. Hur kommer vi dit? Ta fram strategiska prioriteter som kommer att hjälpa din klubb att nå sin vision, med följande i åtanke: Klubbens styrkor och svagheter Rotary Internationals och Rotary Foundations program och målsättningar Extern miljö Engagemang från alla medlemmar Huruvida målen kan uppnås på tre till fem år Besluta som grupp vilka som är de viktigaste strategierna, dvs. de som kommer att vara klubben till störst hjälp för att uppnå visionen. Identifiera årliga mål som stöder var och en av de främsta strategiska prioriteterna. Fastställ vilka deadlines, resurser och personer man behöver för att kunna uppnå de årliga målen under var och en av de strategiska prioriteterna. Använd Rotary Club Central för att sätta upp årliga mål och hålla koll på hur långt man kommit på väg mot dessa. 4. Hur går det för oss? Bilda ett team för strategisk planering som regelbundet kontrollerar klubbens framsteg och rekommenderar eventuella ändringar i planen vid behov. Allokera tillräckligt med resurser för att implementera planen. Utvärdera kontinuerligt alla beslut för att säkerställa att de stöder planen och ge feedback till teamet för strategisk planering när det gäller genomförandet av dessa. Gå igenom den strategiska planen, inklusive visionsuttalandet, strategiska prioriteter och årliga mål, varje år med alla klubbens medlemmar och gör ändringar efter behov. Upprepa den fullständiga strategiska planeringsprocessen var tredje till femte år för att skapa en ny plan eller bekräfta den befintliga planen GUVERNÖRENS HANDBOK

20 Arbetsblad för strategisk planering Fyll i det här arbetsbladet för att skapa er strategiska plan. 1. Var befinner vi oss nu? Dagens datum: Klubbens styrkor Klubbens svagheter Möjligheter för samhället (t.ex. nya företag, växande befolkning) Utmaningar som finns i samhället (t.ex. konjunkturnedgång, konkurrerande tjänster) Klubbens styrkor Klubbens svagheter 2. Vart vill vi komma? Måldatum: Nyckelegenskaper för framtiden (t.ex. antal medlemmar, hur många procent av medlemmarna som stannar kvar i klubben, jämvikt mellan lokala och internationella projekt, stöd från Rotary Foundation) Visionsuttalande (inkludera något som kommer att få er klubb att utmärka sig bland andra ideella föreningar i ert samhälle som t.ex. "vår vision är att bli den mest internationellt mångfaldiga ideella föreningen i vårt samhälle", "vår vision är att bli den ideella förening som ger mest stöd till ungdomarna i vårt samhälle ). ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.13

21 3. Hur kommer vi dit? För att uppnå vår vision måste vi uppnå följande mål. (Ange var och en av era strategiska prioriteter på raderna nedan. Lista sedan årliga mål som kommer att hjälpa er att uppnå dessa i tabellen under var och en av prioriteterna. Även om det inte finns någon begränsning för hur många strategiska prioriteter eller årliga mål som får finnas i er strategiska plan bör ni överväga de resurser som står till ert förfogande och fokusera på mål som kan uppnås.) Strategisk prioritet 1: Årliga mål Tidsplan Resurser som behövs Ansvarig medlem Strategisk prioritet 2: Årliga mål Tidsplan Resurser som behövs Ansvarig medlem Strategisk prioritet 3: Årliga mål Tidsplan Resurser som behövs Ansvarig medlem 4. Hur går det för oss? För att övervaka våra framsteg kommer vi att vidta följande åtgärder. (Lista de åtgärder som klubben kommer att vidta för att följa upp planens genomförande, inklusive en tidsplan för att kontrollera och utvärdera era framsteg t.ex. rapporter vid styrelsemöten varje månad, granskningar av den strategiska planen vid klubbsamråd, årliga granskningar.) 1.14 GUVERNÖRENS HANDBOK

22 Bilaga 5: Planeringskalender Använd den här kalendern för att planera ditt år som tillträdande guvernör och guvernör. Deadlines och observationer är listade till vänster och påminnelser till höger. Använd de tomma raderna för att lägga till zonens och distriktets evenemang och deadlines. Glöm inte gå till District Governor s Exchange för att få de senast uppdaterade datumen och påminnelserna. Rotaryåret JULI 1 Skicka in rapport om utnämnande av ordförande för distriktskommittén för Rotary Foundation (i förekommande fall) I slutet av juni skickar RI ut halvårsrapporten för juli till tillträdande sekreterare, antingen elektroniskt eller med post Utskick med utbildnings- och medlemsmaterial kommer från RI Rotary Foundation (RF) skickar ut information om procenttal för bidragsrapporter från hela världen till distrikten Se till att de nya distriktsämbetsmännen godkänner distriktets kvalificering för Rotarybidrag AUGUSTI Månaden för medlemsutveckling och medlemstillväxt Du förbereder dig inför GETS, som hålls i samband med Rotary-zonseminariet för din zon RF skickar ut SHARE-utskicket som inkluderar den del med DDF-medel som är tillgängliga från föregående år Om klubbarna inte får sina halvårsrapporter bör de hänvisas till [email protected] SEPTEMBER Månaden för nya generationer 15 Skicka in datum för PETS när du får ett e-postmeddelande från din CDS-representant Vidarebefordra Informationspaket för klubbens ämbetsmän (225-SV) till de tillträdande klubbpresidenterna innan PETS ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.15

23 OKTOBER Månaden för yrkestjänst 24 Internationella poliodagen RF skickar ut information om procenttal för bidragsrapporter från hela världen till distrikten RF meddelar distrikten om det maximala belopp som finns tillgängligt för distriktsbidrag Vidarebefordra RI-publikationer till dina assisterande guvernörer och distriktskommittéordförande innan utbildningsseminariet för distriktets ledarteam RI skickar ut påminnelsebrev till klubbar med utestående skulder som överskrider 250 USD NOVEMBER Månaden för Rotary Foundation RI skickar ut formuläret för distriktets åtagande inför RI Convention DECEMBER Familjemånaden 1 Skicka in formuläret för distriktets åtagande inför RI Convention med distriktets mål för deltagande till [email protected] 31 Skicka in dina distriktskommittéutnämningar på rotary.org 31 Sista dagen för att ge bidrag till Rotary Foundation som ska krediteras till 2013 RI skickar halvårsrapporten för januari till klubbsekreterarna, antingen elektroniskt eller med post December är första deadline för tidig anmälan till RI Convention. Anmäl dig på riconvention.org Påminna klubbarna att de måste välja nominerade presidenter JANUARI Månaden för ökad kännedom om Rotary Delta i International Assembly (bekräfta datum på rotary.org) Stort utskick från RI med material som ska delas ut under PETS RF skickar ut SHARE-utskicket till distriktsledare RF skickar ut information om procenttal för bidragsrapporter från hela världen till distrikten RI kan avsluta klubbar som har varit skyldiga 250 USD eller mer i 180 dagar eller längre Be klubbarna att gå igenom historiska data om resultat i Rotary Club Central och att börja fundera över mål för nästa år 1.16 GUVERNÖRENS HANDBOK

24 FEBRUARI Månaden för internationell förståelse 1 Skicka in datum och detaljerad info om er distriktskonferens på rotary.org 23 Rotarys årsdag/dagen för internationell förståelse och fred MARS Månaden för läs- och skrivkunnighet 10 Sista dagen för klubbarna att skicka in information om sina tillträdande klubbämbetsmän för inkluderande i Official Directory genom rotary.org APRIL Tidskriftsmånaden MAJ 15 Skicka in GETS Expense Report och Assistant Governor Training Expense Report till din CDS-representant (hämta rapporterna på District Governor s Exchange) 15 Påminna klubbpresidenterna att sätta upp sina årliga mål i Rotary Club Central 15 Deadline för distrikten att skicka in ansökningar om distriktsbidrag för Genomföra ett utbildningsseminarium för distriktets ledarteam Genomföra PETS (februari eller mars) Börja genomföra seminarier för hantering av bidrag för klubbledare för Om klubbarna inte får sina halvårsrapporter bör de hänvisas till [email protected] Genomföra distriktssamrådet (mars, april eller maj) Skicka in kostnadsrapport för Rotary International och Rotary Foundation från International Assembly till meetings. [email protected] (hämta rapporten på District Governor s Exchange) Andra deadline för tidig anmälan till RI Convention. Efter denna deadline kan biljetter till de evenemang och luncher som äger rum innan RI Convention endast köpas på plats Genomföra distriktsseminariet om medlemskap RF skickar ut information om procenttal för bidragsrapporter från hela världen till distrikten RF skickar ut SHARE-utskicket som inkluderar summan oanvända DDF-medel för året fram till dagens datum JUNI Månaden för Rotarys kamratskapsgrupper 1 Påminna de tillträdande klubbpresidenterna att sätta upp sina mål i Rotary Club Central Delta i RI Convention, som är preliminärt schemalagd för 1-4 juni i Sydney, Australien. Bekräfta datum på riconvention.org RI skickar ut halvårsrapporterna för juli till tillträdande sekreterare, antingen elektroniskt eller med post ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.17

25 Rotaryåret JULI 1 Ansökningar om Rotarys fredsstipendier måste vara Foundation tillhanda RI skickar ut den första delbetalningen av guvernörens beräknade anslag Välja ledamöter till nomineringskommittén för guvernör (se bilaga 10) RI:s avdelning för medlemsutveckling (RI Membership Division) skickar ut information per e-post om vilket som är ditt ansvar när det gäller onlineförfrågningar om medlemskap som skickas från RI Rotary Foundation (RF) skickar ut information om procenttal för bidragsrapporter från hela världen till distrikten Se till att klubbarna sätter upp årliga mål i Rotary Club Central RI rekommenderar att avsluta klubbar som har varit skyldiga 250 USD eller mer under 180 dagar eller längre AUGUSTI Månaden för medlemsutveckling och medlemstillväxt SEPTEMBER Månaden för nya generationer 1 Skicka nomineringar för utmärkelsen Service Above Self Award till [email protected] 30 Klubbarnas halvårsrapporter måste vara RI tillhanda RF skickar ut SHARE-utskicket som inkluderar den del med DDF-medel som är tillgängliga från föregående år Om klubbarna inte får sina halvårsrapporter bör de hänvisas till [email protected] RF skickar ut information om procenttal för bidragsrapporter från hela världen till distrikten OKTOBER Månaden för yrkestjänst 24 Internationella poliodagen RI skickar klubbarnas startsiffror för medlemsantal baserat på halvårsrapporterna Fortsätta proceduren med nominering av guvernör (se bilaga 10) RF skickar ut vimplar till Varje rotarian, varje år-klubbar, 100 % Rotary Foundation Sustaining Member-klubbar och till de tre klubbar med de högsta bidragen under föregående år RF skickar ut information om procenttal för bidragsrapporter från hela världen till distrikten 1.18 GUVERNÖRENS HANDBOK

26 NOVEMBER Månaden för Rotary Foundation 1 Skicka in nomineringar för utmärkelsen Service Award for a Polio-Free World till [email protected] 15 Skicka nomineringar till Rotary Foundation Distinguished Service Award till [email protected] 15 Skicka in nomineringar till Rotary Foundations utmärkelse Global Alumni Service to Humanity Award till zonkommittén Uppmärksamma Internationella Interactveckan (3-9 november) inklusive Interacts årsdag (5 november) Genomföra ett distriktsseminarium om Rotary Foundation (kan hållas tidigare) Påminna klubbarna att uppdatera medlemsuppgifter på rotary.org DECEMBER Familjemånaden 1 Skicka in formuläret Governor-nominee Data Form till din CDS-representant 31 Deadline för klubbar för att hålla årsmöte för att välja klubbens ämbetsmän 31 Sista dagen för att ge bidrag till Rotary Foundation som ska krediteras till 2014 RI skickar halvårsrapporten för januari till klubbsekreterare, antingen elektroniskt eller med post Första deadline för anmälan till RI Convention JANUARI Månaden för ökad kännedom om Rotary 31 Endast USA: Skicka interimsrapporter över kostnader med kvitton till din CDSrepresentant Påminna klubbarna att uppdatera information till Official Directory rotary.org RF skickar ut information om procenttal för bidragsrapporter från hela världen till distrikten RI kan avsluta medlemskap för klubbar som har varit skyldiga 250 USD eller mer under 180 dagar eller längre FEBRUARI Månaden för internationell förståelse 23 Rotarys årsdag/dagen för internationell förståelse och fred Om klubbarna inte får sina halvårsrapporter bör de hänvisas till [email protected] ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.19

27 MARS Månaden för läs- och skrivkunnighet 10 Sista dagen för klubbarna att skicka in information om sina tillträdande klubbämbetsmän för inkluderande i Official Directory genom rotary.org 15 Skicka in nomineringar till RI för utmärkelsen Significant Achievement Award till [email protected] 31 Klubbarna skickar in formulär för presidentens hedersutnämnande till distriktsguvernören APRIL Tidskriftsmånaden 15 Skicka in information om presidentens hedersomnämnanden på rotary.org 15 Klubbar skickar in formulär för utmärkelser för initiativ för medlemsutveckling till distriktsguvernören MAJ 15 Skicka in formulär för utmärkelseprogram för medlemsutveckling till membershipawards@ rotary.org 15 Fylla distriktsguvernörens rapport online genom att använda den länk som skickades till dig per e-post i april 15 Sista dagen för att skicka in information som saknas för att godkända distriktsbidrag ska kunna betalas ut Uppmärksamma Internationella Rotaractveckan (9-15 mars) inklusive Rotaracts årsdag (13 mars) Klubbarna mottar fullmakter för RI Convention Genomföra distriktssamrådet (mars, april eller maj) Andra deadline för tidig anmälan till RI Convention. Efter denna deadline kan biljetter till evenemang och luncher som äger rum innan RI Convention endast köpas på plats Genomföra distriktsseminariet om medlemskap CDS-representanten skickar e-post med en länk till en onlineenkät för ifyllning av distriktsguvernörens rapport RF skickar ut information om procenttal för bidragsrapporter från hela världen till distrikten RF skickar ut SHARE-utskicket som inkluderar summan oanvända DDF-medel för året fram till dagens datum Påminna klubbarna att uppdatera medlemsuppgifter på rotary.org 1.20 GUVERNÖRENS HANDBOK

28 JUNI Månaden för Rotarys kamratskapsgrupper 1 Bekräfta betygsättning av klubbar samt klubbesök i Rotary Club Central 30 Skicka in nomineringar för utmärkelserna för medlemsutveckling i mindre klubbar (Recognition of Smaller Club Membership Growth) samt för medlemsutveckling och medlemstillväxt (Membership Development and Extension Award) till [email protected] 30 Skicka in Rotary Foundations bidrag som ska krediteras till nuvarande budgetår 31 Definitiv kostnadsrapport från distriktsguvernören, inklusive ansökan om återbetalning av kostnader i samband med bildandet av en ny klubb, skall vara din CDSrepresentant tillhanda RI skickar halvårsrapporten för juli till tillträdande sekreterare, antingen elektroniskt eller med post Delta i RI Convention som preliminärt är förlagd till 5-8 juni i São Paulo, Brasilien. Bekräfta datum på riconvention.org ANSVARSOMRÅDEN OCH STRATEGISK PLANERING 1.21

29

30 2 Ditt distrikts ledarteam Ditt distrikt bör bevara sin plan för ledarskap, sina stadgar och sina skriftliga riktlinjer (i förekommande fall) och se till att alla rotarianer i distriktet har tillgång till dessa. Alla distrikt måste ha en grundläggande struktur för sin verksamhet, inklusive riktlinjer för assisterande guvernörer och distriktskommittéer samt ett system för att upprätthålla kontinuitet i distriktets ledarskap. Distriktets riktlinjer bör även inkludera information som är specifik för distriktet, om exempelvis före detta distriktsguvernörers uppgifter och samarbete när det gäller fleråriga projekt. Använd Planeringsvägledning för distriktet (bilaga 7) när du planerar ditt år tillsammans med ditt ledarteam. Uppgifter Som tillträdande guvernör har du följande uppgifter när det gäller att skapa och upprätthålla riktlinjer för distriktet: Granska och uppdatera ditt distrikts riktlinjer vid behov. Utse assisterande guvernörer samt ordförande och ledamöter för distriktskommittéer (om lediga ämbeten behöver tillsättas). Arbeta med den nominerade guvernören och nuvarande guvernör för att garantera kontinuitet. Du som guvernör har det främsta ansvaret för att distriktets ledarteam utför sina uppgifter. DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.1

31 Leda ditt team Distriktets ledarteam ger dig möjlighet att delegera en del av dina uppgifter som guvernör till andra rotarianer. Distriktets ledarskapsplan ger riktlinjer för hur man bildar teamet, som består av assisterande guvernörer, ordförande och ledamöter för distriktets kommittéer samt före detta och tillträdande distriktsguvernörer. Om du delar dina uppgifter med ditt team har du mer tid till att göra förändringar, utveckla ledare och motivera rotarianer att delta i projekt, program och aktiviteter. Den tillträdande distriktsguvernören bör samarbeta med distriktsguvernören, den nominerade guvernören och före detta distriktsguvernörer för att välja ut kvalificerade personer för de olika ämbetena i distriktet. Välj rotarianer till ditt ledarteam med utgångspunkt från deras uppvisade ledaregenskaper och möjligheter att utvecklas och se till att dessa kommer från så många olika klubbar som möjligt. När du funderar över vilka rotarianer du ska välja bör du leta efter personer som är pålitliga, kan ta egna initiativ och är mottagliga för nya idéer. Tillsätt både erfarna distriktsledare och rotarianer som ännu inte tjänstgjort på distriktsnivå. Blandningen gör att de erfarna ledarna kan hjälpa de nya medan de nya kommer med fräscha idéer som bidrar till att hjälpa distriktet att växa och bli mer dynamiskt. Strategin säkerställer också att det finns ett växande antal distriktsledare som kan arbeta för Rotary i framtiden. Avsluta bildandet av ditt team flera månader innan du kallar till utbildningsseminariet för distriktets ledarteam. När du erbjuder en position ska du tydligt redogöra vad du förväntar dig och vilka uppgifter de olika medlemmarna har och se till att du kan räkna med deras engagemang för det kommande året. Du finslipar deras uppgifter, mål och rapporteringsförfaranden under utbildningsseminariet för distriktets ledarteam. Distriktsutnämningarna ska rapporteras på rotary.org senast den 31 december. Se kapitel 4 för mer information. Assisterande guvernörer Antalet assisterande guvernörer som du tillsätter bör baseras på faktorer som storlek, olika språk, geografiska förhållanden och balansen mellan starka och svaga klubbar i distriktet. Assisterande guvernörer ska utnämnas varje år och ingen assisterande guvernör skall tjänstgöra mer än tre på varandra följande år. För att främja ledarutveckling rekommenderar Rotary att du inte väljer före detta distriktsguvernörer till assisterande guvernörer. Kandidater för posterna bör uppfylla följande kriterier: Aktivt medlemskap och gott anseende i en klubb i åtminstone tre år. Inneha posten som klubbpresident under en hel tjänstgöringsperiod eller som startpresident i en klubb i minst sex månader. Vilja och förmåga att anta uppgifterna som assisterande guvernör. Visat utmärkta insatser på distriktsnivå. 2.2 GUVERNÖRENS HANDBOK

32 Möjligheter att bli en framtida ledare i distriktet. Det rekommenderas att du tilldelar varje assisterande guvernör mellan fyra och åtta klubbar. Ingen assisterande guvernör ska vara ansvarig för endast en klubb. Du kan tilldela klubbar till assisterande guvernörer på rotary.org. Dina assisterande guvernörer ger följande support åt de klubbar som de har ansvar för: Träffa och hjälpa de tillträdande presidenterna när de granskar och implementerar den bästa praxis som rekommenderas i Vägledning för en aktiv och framgångsrik klubb: Ledarskapsplan för er klubb (245-SV) och börja sätta upp mål. Delta i klubbsamråd som berör ditt officiella besök. Kontakta varje klubb minst en gång i kvartalet för att diskutera klubbverksamhet, tillgängliga resurser och effektiv ekonomisk förvaltning av alla klubbens medel. Bistå klubbledare med schemaläggning och planering av ditt officiella besök. Hålla dig informerad om klubbens framsteg på väg mot sina mål genom att använda Rotary Club Central. Uppmuntra klubbarna att svara på dina förfrågningar och rekommendationer när du är guvernör. Samordna utbildning på klubbnivå med lämplig distriktskommitté. Identifiera och uppmuntra framtida distriktsledare att genomgå utbildning. De assisterande guvernörerna bör försöka besöka alla klubbar regelbundet allra helst en gång i månaden men minst en gång per kvartal under Rotaryåret. Beroende på antalet klubbar i distriktet och distriktets budget kan det vara svårt att besöka varje klubb personligen. Uppmuntra de assisterande guvernörerna att kontakta sina klubbar per telefon, e-post eller Internet. För klubbar som ligger nära varandra kan ett gemensamt besök för flera klubbar minimera kostnader för resor och övriga utgifter. Ditt distrikt är ansvarigt för att besluta om beloppet för det ekonomiska stöd som ges till de assisterande guvernörerna för att de ska kunna utföra sina uppgifter. RI erbjuder en begränsad summa pengar för att betala deras utbildning och andra nödvändiga utgifter (se kapitel 4). Distriktskommittéer Distriktskommittéerna stöder klubbarnas och distriktets aktiviteter inom deras expertisområden och hjälper distriktet att uppnå sina mål. Kommittéerna samarbetar med RI:s och Foundations kommittéer samt andra förordnade personer. Ditt distrikt bör ha följande kommittéer för att kunna ta hand om fortlöpande administrativa uppgifter: Distriktskonferensen Distriktsprogram (till exempel Rotarys utbildningsprogram för ungdomsledare (RYLA), ungdomsutbytet och Rotaract) Nya klubbar DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.3

33 Ekonomi Medlemsutveckling Nya generationer Nominering PR PR för RI Convention Rotary Foundation Utbildning Du kan utse ytterligare kommittéer om det behövs för att ta hand om en specifik funktion. Samarbeta under ditt år som tillträdande guvernör med den nominerade guvernören, nuvarande guvernör och omedelbart förutvarande distriktsguvernör för att säkerställa kontinuitet i ledarskapet och planera för efterträdare. Utspridda möten över tre år är ett sätt att skapa kontinuitet. Alla ledamöter i distriktskommittéerna skall vara medlemmar med gott anseende i en klubb i distriktet och det är rekommendabelt att ordföranden är en före detta distriktsguvernör, före detta assisterande guvernör eller en erfaren kommittéledamot. Hedersmedlemmar kan inte utnämnas till distriktskommittéer. Obs! Utnämnandet av ordförande för Rotary Foundation-kommittén är treårig. Varje år gör ungefär en tredjedel av de tillträdande guvernörerna denna utnämning i samråd med guvernörerna för de två påföljande åren (om man känner till vilka dessa är). Rotary Foundation kommer att underrätta dig om dessa utnämnanden måste göras för ditt tjänstgöringsår. Som tillträdande guvernör är du ansvarig för att hålla i planeringsmöten innan ditt tjänstgöringsår börjar. Under din tjänstgöringsperiod skall distriktskommittéerna regelbundet rapportera till dig om sin verksamhet. Uppmuntra kommittéerna att informera RI om framgångsrika aktiviteter, så att informationen eventuellt kan tas med i RI:s multimedia, inklusive rotary.org. Bilaga 6 ger en fullständig beskrivning av distriktskommittéer, kvalifikationer och utbildningskrav. Kontinuitet för distriktsguvernören För att skapa en större kontinuitet inom distriktets ledarteam ska du komma ihåg att arbeta med dina föregångare och efterträdare, speciellt för aktiviteter som sträcker sig utöver mer än ett Rotaryår, såsom strategisk planering, distriktsutnämnanden och distriktets serviceprojekt. Under ditt år som guvernör rekommenderas att du ger den tillträdande guvernören och den nominerade guvernören möjlighet att åta sig specifika ansvarsområden eller uppgifter i distriktskommittéer så att de kan få mer erfarenhet. Som guvernör kan du hjälpa till att förbereda din efterträdare genom att: tilldela den tillträdande guvernören specifika uppgifter som berör distriktskommittéerna eller distriktsorganisationen 2.4 GUVERNÖRENS HANDBOK

34 Hänvisa din nominerade guvernör till Nominerade guvernörens handbok på rotary.org. inkludera den tillträdande guvernören på alla distriktsmöten där du är sammankallande, som exempelvis distriktskonferensen informera den tillträdande guvernören innan International Assembly om situationen i klubbarna i distriktet och rekommendera vad som bör göras för att stärka klubbarna. Stöd den nominerade guvernören när han eller hon utför följande uppgifter: Förbereder sig för rollen som guvernör. Främjar kontinuitet genom att samarbeta med före detta, tjänstgörande och tillträdande distriktsledare för att stödja effektiva klubbar. Analyserar distriktets styrkor och svagheter med hjälp av det bakgrundsmaterial som fås av den omedelbart förutvarande guvernören, nuvarande guvernör och den tillträdande guvernören. Granskar distriktets organisation (distriktets ledarskapsplan) och bekantar sig med klubbarnas rutiner i distriktet. Deltar i distriktsmöten när det är möjligt, på inbjudan från distriktsguvernören eller den tillträdande guvernören. Deltar i distriktskommittéer eller aktiviteter som distriktsguvernören eller den tillträdande guvernören föreslår. Deltar i alla strategiska planeringsuppgifter och långsiktiga distriktsuppdrag. Deltar i utbildningen av distriktets nominerade guvernör om detta erbjuds, eller söker annan tillgänglig utbildning, inklusive utbildning i ledarskap. Väljer en plats för distriktets konferens som hålls under året som nominerad guvernör, enligt överenskommelse med majoriteten av innevarande klubbordförande eller majoriteten av de klubbordförande som är verksamma under den nominerade guvernörens tjänstgöringsår. Före detta Rotary-ämbetsmän Du uppmuntras rådgöra med före detta ämbetsmän, inklusive före detta distriktsguvernörer och före detta RI-styrelsemedlemmar för att få hjälp med att: identifiera potentiella klubbar och bilda nya klubbar informera tillträdande guvernörer om deras roll och ansvarsområden göra PR för RI Convention framföra information om och ge råd om Rotaryärenden direkt bistå svaga klubbar. Fråga var och en av de före detta ämbetsmännen vad de skulle vilja göra i distriktet och skapa ett råd som inkluderar alla före detta guvernörer som är medlemmar i Rotaryklubbarna i ditt distrikt. Före detta guvernörer kan med sina erfarenheter och kunskaper ofta komma med idéer och goda råd. Du uppmuntras att kalla till ett rådsmöte DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.5

35 åtminstone en gång under ditt år som guvernör, särskilt efter att den tillträdande guvernören återvänder från International Assembly, så att ni kan diskutera de ärenden som tagits upp där. Ge stöd till klubbarna Distriktets ledarteam finns till för att ge stöd till klubbarna i sitt distrikt. Distriktsledare och kommittéer bör hjälpa klubbarna att se till att deras verksamhet stämmer överens med tjänstegrenarna som är: klubbtjänst yrkestjänst samhällstjänst internationell tjänst nya generationer. Ditt distrikt kan också hjälpa klubbarna att införa den bästa praxis för effektiva Rotaryklubbar som rekommenderas i Vägledning för en aktiv och framgångsrik klubb: Ledarskapsplan för er klubb (245-SV). Denna omarbetade publikation innehåller exempel och resurser som hjälper till att införa följande rekommenderade bästa praxis: 1. Skapa en strategisk plan som tar hänsyn till hörnstenarna i en effektiv klubb. 2. Sätta upp mål för året som stämmer överens med klubbens strategiska plan. 3. Uppmuntra till att hålla klubbsamråd som engagerar medlemmarna i planeringsprocessen och håller dem informerade om Rotarys verksamhet. 4. Främja tydlig kommunikation mellan klubbledare, klubbmedlemmar och distriktsledare. 5. Stödja kontinuitet i ledarskap för klubben och serviceprojekt. 6. Ändra klubbstadgarna så att de återspeglar klubbens förfaranden, inklusive kommittéstruktur och roller och ansvarsområden för klubbens ledare. 7. Skapa möjligheter att förbättra kamratskapet bland medlemmarna i klubben. 8. Se till att alla medlemmar är aktiva i något klubbprojekt eller någon uppgift i klubben. 9. Ta fram en omfattande plan för utbildning som säkerställer att: klubbledarna deltar i distriktets utbildningsmöten nya medlemmar informeras konsekvent och regelbundet befintliga medlemmar erbjuds möjligheter till fortlöpande utbildning ett program för ledarskapsutveckling finns tillgängligt för alla medlemmar. 10. Utse kommittéer som stödjer din klubbs behov, inklusive: klubbadministration 2.6 GUVERNÖRENS HANDBOK

36 medlemskap PR serviceprojekt Rotary Foundation. Kommittéer kan läggas till eller kombineras beroende på klubbens mål för det kommande året och antalet medlemmar i klubben. Varje kommitté kan ha underkommittéer om det behövs. Tjänstegrenarna och den bästa praxis som rekommenderas för klubbar är grunden för en effektiv Rotaryklubb. En effektiv Rotaryklubb kan: bibehålla eller öka sin medlemsbas genomföra framgångsrika serviceprojekt på hemorten och i samhällen i andra länder stödja Rotary Foundation utbilda ledare som har möjlighet att tjänstgöra inom Rotary ovanför klubbnivån. Med ovanstående punkter som vägledning kan medlemmarna i klubben, distriktets ledarteam och RI-styrelsen arbeta för att säkerställa att alla klubbar fungerar och hjälpa de klubbar som har problem. Minimikrav för Rotaryklubbar För att kunna fastställa att klubbarna i ditt distrikt fungerar effektivt har RI-styrelsen antagit följande minimikrav för Rotaryklubbar: betalar medlemsavgifter till Rotary International håller regelbundna möten prenumererar på en publikation från Rotary World Magazine Press genomför serviceprojekt som tillgodoser behov på hemorten eller i samhällen i andra länder tar emot besök av guvernören, assisterande guvernören eller andra ämbetsmän från Rotary International har en ansvarsförsäkring som är lämplig för den geografiska region där klubben finns eller betalar en obligatorisk ansvarsförsäkring tillsammans med rapporten varje halvår (endast USA) handlar på sådant sätt som stämmer överens med RI:s grundlag och stadgar samt Rotarys policysamling betalar medlemsavgifter till RI och distriktet utan hjälp utifrån skickar in korrekta medlemslistor till RI inom utsatt tid löser klubbkonflikter i godo upprätthåller samarbetsrelationer med distriktet samarbetar med RI genom att inte inleda tvister mot Rotary International, Rotary Foundation, andra stiftelser som är knutna till Rotary eller sekretariatets internationella kontor. Samarbeta med dina assisterande guvernörer för att se till att alla klubbar i distriktet håller sig över minimikraven. DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.7

37 Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Vilken form av stöd behöver klubbarna i ditt distrikt för att vara effektiva? Vilken form av stöd behöver klubbarna när de ska införa sina långsiktiga strategiska mål? Vad bör du ta hänsyn till när du väljer kandidater till distriktsposterna? Hur kan du se till att medlemmarna i ditt ledarteam utför sina åtaganden? Hur kan du engagera före detta distriktsguvernörer så att de hjälper distriktet att ge stöd till sina klubbar? 2.8 GUVERNÖRENS HANDBOK

38 Bilaga 6: Distriktskommittéer Resurser för varje kommitté listas i Rotarydistriktets kommittéhandbok (249-SV) och finns på rotary.org. Uppmuntra dina kommittéer att använda RI:s resurser. Alla distriktskommittéer förväntas arbeta med guvernören och assisterande guvernörer med att planera strategier för att uppnå mål göra PR för distriktsseminariets utbildningsmöten och för distriktskonferensen skicka information mellan Rotary International, Rotary Foundation, distriktet och klubbmedlemmarna ha ett nära samarbete med klubbledare för att ge support och vägledning dela ut material som de fått från sekretariatet, RI-kommittéer, Rotarysamordnaren, Rotarys samordnare för resursgruppen Public Image samt den regionala samordnaren för Rotary Foundation till klubbarna i distriktet. Distriktskonferensen Den här kommittén planerar och marknadsför distriktskonferensen och ser till att så många som möjligt deltar. Kvalifikationer Ge företräde åt den tillträdande guvernören eller den nominerade guvernören eller de som har erfarenhet av att samordna möten eller från hotell- och restaurangbranschen har kunskaper om medier, PR eller marknadsföring genom sina yrken är duktiga på att tala inför publik. Uppgifter Rekommendera en plats för distriktskonferensen och ta hand om alla logistiska arrangemang. Samordna ekonomin för konferensen för att se till att så många som möjligt deltar. Främja deltagande i konferensen med särskild inriktning på nya rotarianer, nya klubbar och att få deltagare från alla klubbar. Göra PR för distriktskonferensen utanför Rotary i media, bland samhällsledare och personer som kan ha glädje av Rotarys program. Anordna ett distriktsseminarium om ledarskap i samarbete med distriktsutbildaren som hålls i samband med distriktskonferensen. Avsätta tid i agendan för att rapportera om Rotary Foundations bidragsaktiviteter, om inte någon rapport har avgetts/kommer att avges vid något annat distriktsmöte. DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.9

39 Distriktsprogram Dessa kommittéer marknadsför och administrerar pågående distriktsaktiviteter, projekt eller Rotary-program, samt ger support och vägledning till klubbar. Rotary International har resurser för kommittéer för följande Rotary-program: Interact Rotaract Rotarys aktionsgrupper Rotarys samhällskårer Rotarys kamratskapsgrupper Rotarys vänskapsutbyte Rotarys ungdomsutbyte Rotarys utbildningsprogram för ungdomsledare (RYLA) Kvalifikationer Välj i första hand rotarianer med erfarenhet på klubbnivå av programmet eller verksamheten ifråga. Den nominerade guvernören bör vara med i distriktets kommitté för ungdomsutbyte. Uppgifter Samordna distriktsomfattande insatser som har med programmet att göra. Främja deltagande i program genom regelbunden kontakt med assisterande guvernörer och klubbar. Göra PR för framgångsrika program vid distriktsmöten och klubbesök genom att bjuda in programdeltagare som berättar om sina erfarenheter och uppmuntrar klubbarna att engagera sig. Be Rotarys samordnare om hjälp för att hitta programexpertis i din region. Bistå ordförandena i klubbarnas programkommittéer när de utför sina uppgifter. Uppmuntra klubbar att avgöra om programmet kan ta itu med lokala behov. Identifiera potentiella samarbetsområden mellan distriktsprogram och lokala serviceorganisationer som inte hör till Rotary. Rotary International har en rekommenderad struktur för distriktets Rotaract-kommittéer, som beskrivs i Rotaract Handbook (562). Uppmuntra deltagarna i ett program att delta i andra program som erbjuds inom distriktet. Kontakta RI för att berätta framgångshistorier och uppfylla kraven för programrapportering. Nya klubbar Den här kommittén tar fram och verkställer planer för att bilda nya Rotaryklubbar i distriktet. Kvalifikationer Välj i första hand före detta distriktsguvernörer, nominerade distriktsguvernörer och rotarianer med erfarenhet som ordförande i klubbkommittéer som har att göra med medlemsutveckling som varit framgångsrika när det gäller att bjuda in nya medlemmar att gå med i Rotary 2.10 GUVERNÖRENS HANDBOK

40 med erfarenhet av att genomföra program för medlemskap som haft framgång med att bilda nya klubbar. Uppgifter Finna orter som inte har någon Rotaryklubb, men som har en befolkning som motsvarar kraven för att kunna bilda en ny klubb. Finna orter där ytterligare Rotaryklubbar skulle kunna bildas utan att minska på den service som tillhandahålls av befintliga klubbar. Bistå med att bilda och starta nya klubbar. Utbildningskrav Ordföranden och så många kommittéledamöter som möjligt skall delta i ett utbildningsmöte som genomförs av Rotarys samordnare. Ekonomi Den här kommittén övervakar distriktets medel genom att granska och studera storleken på per capita-avgifter och distriktets administrationskostnader. Kommittén förbereder även årsrapporter om distriktets ekonomi. Distriktets skattmästare skall tjänstgöra som ex officio medlem i kommittén. Kvalifikationer Välj i första hand rotarianer som har tidigare erfarenhet som skattmästare i en klubb bokföring eller ekonomi som yrke. En ex officio kommittémedlem är en röstande medlem Uppgifter Förbereda en budget i samarbete med distriktsguvernören som skickas till klubbarna minst fyra veckor före PETS eller distriktssamrådet och som måste godkännas under ett möte med tillträdande klubbpresidenter. Granska och rekommendera en summa för per capita-avgifter. Per capita-avgifterna måste godkännas av minst tre fjärdedelar av de tillträdande klubbpresidenterna under PETS eller distriktssamrådet eller av majoriteten av de elektorer som är närvarande och röstar under distriktskonferensen. Se till att alla intäkter och kostnader bokförs. Förbereda en årlig finansrapport som skall presenteras under distriktssamrådet. Se till att en ledamot i kommittén (helst skattmästaren) och distriktsguvernören har underskriftsbehörighet för klubbens bankkonto/konton för distriktskassan. Båda underskrifterna behövs för att ta ut pengar. Samarbeta med ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation för att dela ut bidragsmedel och säkerställa att alla bidragsaktiviteter bokförs i rapporteringssyfte. DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.11

41 Medlemsutveckling Den här kommittén skall identifiera, marknadsföra och omsätta lämpliga strategier för medlemsutveckling i distriktet. Kvalifikationer Välj i första hand den nominerade distriktsguvernören, före detta distriktsguvernörer eller rotarianer med erfarenhet som ordförande i en klubbkommitté som har att göra med medlemsutveckling som varit framgångsrika när det gäller att bjuda in nya medlemmar att gå med i Rotary med erfarenhet av att genomföra program för medlemskap som haft framgång med att utarbeta strategier för att få medlemmar att stanna kvar i Rotary. Uppgifter Planera, marknadsföra och genomföra ett distriktsseminarium om medlemsutveckling i samråd med den tillträdande guvernören och distriktsutbildaren. Vara särskilt uppmärksam på små och svaga klubbar när det gäller deras insatser för medlemsrekrytering. Uppmuntra klubbarna att sträva efter att representera den demografiska sammansättningen i det lokala affärs- och yrkeslivet. Se till att klubbarna känner till de verktyg för medlemsutveckling som finns att få från RI. Samarbeta och regelbundet kommunicera med distriktsguvernören och klubbledarna för att säkerställa att distriktet når de mål som satts upp för medlemstillväxten. Samordna distriktsomfattande aktiviteter för medlemsutveckling. Uppmuntra klubbarna att delta i RI:s eller av RI-presidenten utlysta utmärkelseprogram för medlemsutveckling. Samordna aktiviteter med distriktskommittéerna för tillväxt och PR som kan främja insatser för medlemsutveckling. Uppmuntra klubbarna att utarbeta och införa nyskapande strategier för medlemsutveckling. Bistå ordförandena i klubbarnas kommittéer för medlemskap när de utför sina uppgifter. Besök klubbarna för att prata om förnyelse, flexibilitet och mångfald. Samarbeta med Rotarys samordnare för att planera aktiviteter för medlemskap i distriktet. Se till att alla klubbkommittéer har ett exemplar av Strategier för att attrahera och engagera medlemmar (417-SV) och känner till vilka resurser som finns till förfogande på rotary.org. Samordna Rotary Foundations och Rotary Internationals alumnaktiviteter i hela distriktet i syfte att rekrytera och engagera dessa potentiella rotarianer. Utbildningskrav Ordföranden i kommittén och så många ledamöter som möjligt bör delta i ett regionalt seminarium som genomförs av Rotarysamordnaren GUVERNÖRENS HANDBOK

42 Nya generationer Den här kommittén tar fram, genomför och stödjer aktiviteter för programmen för nya generationer i distriktet och samarbetar med andra kommittéer för att engagera ungdomar. Distriktsguvernören kan avgöra vilken struktur som är bäst för kommittén och dess relationer med andra distriktskommittéer. Uppgifter Uppmärksamma månaden för nya generationer (september). Samordna sitt arbete med distriktskommittéerna för Interact, Rotaract, RYLA, ungdomsutbytet, samhällstjänst, internationell tjänst och yrkestjänst för att främja samarbete. Fokusera på service i samtliga av programmen för nya generationer (Interact, Rotaract, RYLA och ungdomsutbytet). Uppmuntra och främja relationer med andra organisationer för att utöka möjligheter för unga människor. Uppmuntra och göra det enkelt för de unga att byta mellan olika program eller aktiviteter och ge ungdomarna successivt ökat ansvar efterhand de förvärvar ledaregenskaper. Komma överens med tidigare deltagare i programmet för nya generationer att hålla fortlöpande kontakt med Rotary. Resurs An Introduction to New Generations Service (735) information och resurser som relaterar till Interact, Rotaract, Rotarys ungdomsutbyte, Rotarys utbildningsprogram för ungdomsledare (RYLA), skydd för ungdomar samt aktiviteter för alumner. Nominering Den här kommittén nominerar den bäst kvalificerade rotarianen som finns tillgänglig att tjänstgöra som guvernör. Se avsnittet Distriktsnomineringar och val i kapitel 4. PR Den här kommittén gör PR för Rotary bland allmänheten och skapar förståelse, uppskattning och stöd för organisationens program. Kommittén hjälper också rotarianerna att förstå att publicitet utanför Rotary, tilltalande PR och en positiv bild av Rotary hos allmänheten är önskvärda mål för Rotary. Kvalifikationer Välj i första hand rotarianer med erfarenhet av något av följande: PR-aktiviteter inom klubben (helst som ordförande) kunskaper om medier, journalism, PR, kommunikation, reklam eller marknadsföring genom sina yrken. Uppgifter Upprätthålla kontakten med distriktsguvernören och ordförandena i de viktigaste kommittéerna och se till att kommitténs ledamöter är informerade om de projekt och aktiviteter i distriktet som man kan göra PR för. DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.13

43 Göra PR för Rotary inför målgrupper utanför Rotary i media, bland samhällsledare, potentiella partnerorganisationer, personer som kan ha glädje av Rotarys program och allmänheten. Kontakta medierna om artiklar med nyhetsvärde som handlar om distriktets projekt och evenemang och dela intressanta berättelser från distriktet eller klubbarna via sociala medier. Låta klubbarna ta del av PR-material från Rotary. Söka möjligheter att tala till enskilda klubbar om hur viktig PR är för klubben. Göra PR för alla aspekter av Rotary Foundations aktiviteter som PolioPlus, framgångsrika bidragsprojekt, alumnaktiviteter och utmärkelser, både till distrikten och till Rotarysamhället i övrigt. Utbildningskrav Kommittéledamöter bör delta i workshops för PR som ordnas i samband med Rotarys utbildningsmöten, när så är möjligt samt det regionala seminarium som anordnas av Rotarys samordnare för resursgruppen Public Image. PR för RI Convention Den här kommittén gör PR för RI:s årliga Convention bland rotarianerna i distriktet och uppmuntrar dem att delta. Kvalifikationer Välj i första hand rotarianer som har erfarenhet av att delta i RI Convention erfarenhet av marknadsföring eller är duktiga på att tala inför publik. Uppgifter Delta i klubb- och distriktsmöten för att göra PR för RI Convention. Fungera som lokal resurskälla för Convention-material och information. Kommunicera med och hjälpa den PR-kommittémedlem som ska marknadsföra RI Convention på zonnivå i ert distrikt. Kontakta personer som kan tänkas anmäla sig till RI Convention. Bidra med artiklar och information om RI Convention till distriktets nyhetsbrev, publikationer och register. Översätta viktig Convention-information till lokala språk, om nödvändigt. Skapa eller bygga ut en distriktswebbplats med länkar till information om RI Convention på riconvention.org. Anordna gruppresor för distriktet till RI Convention (särskilt för förstagångsbesökare). Bjuda in potentiella rotarianer till deltagande i RI Convention (detta gäller i huvudsak arrangörsdistrikten). Genomföra marknadsföringskampanjer och göra PR för tävlingar som anordnas av RI Conventions PR-kommitté GUVERNÖRENS HANDBOK

44 Rotary Foundation Den här kommittén hjälper guvernören att utbilda, motivera och inspirera rotarianerna att delta i Foundations program och insamlingsaktiviteter. Kommittén fungerar som en förbindelselänk mellan Foundation och klubbmedlemmarna. Distriktsguvernören är ex officio medlem av kommittén. Kommittéordföranden bör tjänstgöra som ex officio-medlem i alla underkommittéer för att hålla sig informerad om hur det går för dem och stödja dem direkt vid behov. Ledamöterna i distriktskommittén för Rotary Foundation tjänstgör som ordföranden i fyra underkommittéer: Penninginsamling samordnar distriktets insamlingsmål för Årliga fonden och Gåvofonden, ber om gåvor och informerar rotarianerna om deras olika möjligheter att ge bidrag. Bidrag övervakar klubbarnas kvalificering, hjälper klubbarna att ansöka om bidrag från Rotary Foundation, säkerställer att system för sund ekonomisk förvaltning och hantering av bidrag införs, rapporterar oregelbundenheter i bidragsrelaterade aktiviteter och gör PR för Rotary Foundations bidrag. PolioPlus stöder Rotarys engagemang för polioutrotning och uppmuntrar deltagande i PolioPlus-aktiviteter. Ekonomisk förvaltning ansvarar för att se till att bidragspengarna från Rotary Foundation hanteras som sig bör samt att utbilda rotarianerna om korrekt och effektiv hantering av bidrag. Distrikten kan utse underkommittéer inom distriktets Rotary Foundation-kommitté efter eget godtycke för att stödja sina aktiviteter och mål. Det finns sex underkommittéer som kan rapporteras på rotary.org. Dessa är emellertid inte obligatoriska. Underkommittén för alumner Underkommittén för Årliga fonden Underkommittén för Gåvofonden Underkommittén för Rotarys fredsstipendier Underkommittén för stipendier Underkommittén för yrkesutbildningsteam Kvalificering Välj i första hand före detta distriktsguvernörer, före detta assisterande guvernörer, effektiva före detta ledamöter i tidigare kommittéer, viktiga bidragsgivare och rotarianer på klubbnivå med professionell eller teknisk erfarenhet inom något relaterat område. Uppgifter Bistå distriktsguvernören med att genomföra ett distriktsseminarium om Rotary Foundation för klubbpresidenter, tillträdande klubbpresidenter, Foundations klubbkommittéer och andra rotarianer. Bistå distriktsutbildningskommittén med att genomföra studiepass om Foundation varje år under PETS och under distriktssamrådet. Se Handbok för distriktskommittén för Rotary Foundation för mer information. Uppmuntra klubbarna att erbjuda minst två veckoprogram om Foundation varje år, med särskild uppmärksamhet i november som är månaden för Rotary Foundation. DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.15

45 Uppmuntra till hög nivå av ekonomiskt stöd för Foundations program med regelbundna bidrag till Årliga fonden och gåvor till Gåvofonden. Samordna alla distriktets penninginsamlingar för Foundation och programdeltagande. Skapa en känsla av delaktighet i Rotary Foundation hos alla rotarianer. Uppmuntra klubbarna att hämta aktuell information om Foundation på rotary.org. Be den regionala samordnaren för Rotary Foundation om hjälp. Hjälpa till att besluta hur man ska använda DDF-medlen i samråd med den tjänstgörande och tillträdande distriktsguvernören. Hjälpa den tillträdande guvernören att få uppgifter från rotarianer på klubbnivå innan de sätter upp distriktets mål för gåvor till Rotary Foundation för kommande år. Representera kommittén vid val av inriktning för distributionen av DDF-medel och tillsammans med distriktets guvernör godkänna användning av medlen för program, bidrag och penninginsamlingar. Säkerställa att tillfredsställande slutrapporter om distriktssponsrade program och aktiviteter skickas till Rotary Foundation inom utsatt tid. Hjälpa guvernören att välja ut kvalificerade mottagare av Foundations utmärkelser. Kvalificera distriktet och dess klubbar så att de får använda Rotary Foundations bidrag. Se till att alla klubbar som är intresserade av att ta del av Rotary Foundation-bidrag kan kvalificera sig. Hjälpa till att anordna seminarier om hantering av bidrag för att kvalificera klubbarna. Bekräfta att de klubbar som ansöker om Rotary Foundations globala bidrag är kvalificerade. Utbildningskrav Alla ledamöter i distriktskommittén för Rotary Foundation förväntas delta i ett regionalt Rotary Foundation-seminarium som genomförs av en regional samordnare för Rotary Foundation. Utbildning Den här kommittén stöder distriktsguvernören, den tillträdande distriktsguvernören och distriktets ledare och har överinseende över planeringen av all utbildning i distriktet. Distriktsutbildaren tjänstgör som ordförande i kommittén för utbildning och delar ut uppgifter för utbildningsmöten och funktioner efter behov. Kvalificering Välj i första hand rotarianer som har erfarenhet av utbildning eller studieledning. Uppgifter Förstå att kommittémedlemmarna är ansvariga inför sammankallande för varje möte. Samarbeta med den tillträdande guvernören, som har sista ordet när det gäller program, talare, utbildningsledare, utvärderingar och annan logistik för PETS, distriktssamrådet och utbildningsseminariet för distriktets ledarteam, som inkluderar utbildning för den assisterande guvernören. Distrikt som deltar i ett PETS som är gemensamt för flera distrikt bör låta den tillträdande guvernören välja ut en medlem i utbildningskommittén som utformar och håller i utbildningen under seminariet GUVERNÖRENS HANDBOK

46 Samarbeta med guvernören, som har sista ordet när det gäller program, talare, utbildningsledare, utvärderingar och annan logistik när det gäller distriktsseminariet om ledarskap, ledarutbildning på klubbnivå och för Rotaract, samt övriga program för utbildning och ledarutveckling, efter behov. Ge råd i utbildningsfrågor för distriktsseminariet om Rotary Foundation och distriktsseminariet om medlemskap. (Andra distriktskommittéer har huvudsakligt ansvar för dessa möten.) Stödja klubbutbildarna vid behov. Samarbeta med distriktsguvernören och ordföranden i distriktets Rotary Foundationkommitté när det gäller planering, organisation och PR för distriktsseminariet om Rotary Foundation och samarbeta med den tillträdande distriktsguvernören för att göra PR för seminariet om bidragshantering. DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.17

47 Bilaga 7: Planeringsvägledning för distriktet PLANERINGSVÄGLEDNING FÖR DISTRIKTET April 2013 Denna vägledning hjälper distrikten att utvärdera sin aktuella situation och sätta upp mål för det kommande året. Fyll i vägledningen under ditt år som tillträdande guvernör för att kunna sätta upp mål för ditt år som guvernör. I Rotary Club Central finns anvisningar för hur det här formuläret ska fyllas i. Samarbeta med distriktets ledarteam för att sätta upp mål som främjar distriktets strategiska plan. Granska och revidera målen under året. Hämta en version av den här planeringsvägledningen i Word-format på rotary.org. Distriktets nummer: Tjänstgöringsår: Guvernörens namn: Omedelbart förutvarande guvernör: Tillträdande guvernör: Nominerad guvernör: STRATEGISK PLANERING Aktuell situation Har distriktet en strategisk plan? JA NEJ Om ja, när granskades denna senast/upprättades den? Konsulterar ditt distrikt Rotary-samordnaren? JA NEJ Framtid Distriktet kommer att fokusera på följande områden eller strategiska prioriteter: UTBILDNING Aktuell situation Antal rotarianer som deltagit i utbildningsseminariet för distriktets ledarteam: distriktssamrådet: distriktsseminariet om medlemskap: utbildningsprogram för klubbledarskap: Antal klubbar med rotarianer i positioner på distriktsnivå: PETS: distriktsseminariet om Rotary Foundation: distriktsseminariet om ledarskap: seminariet om hantering av bidrag: Hur stöder distriktet klubbutbildarna? Framtid Distriktet kommer att fokusera på följande områden vad gäller utbildning och ledarutveckling: GUVERNÖRENS HANDBOK

48 3. DISTRIKTSADMINISTRATION Aktuell situation Har distriktet en kommunikationsplan? JA NEJ När sätter distriktets val igång för följande positioner? Guvernör Lagrådsrepresentant RI-styrelsemedlem Hur går valen i distriktet till? Nomineringskommitté Sluten omröstning vid distriktskonferensen Poströstning Använder du rotary.org? JA NEJ Hur sprids guvernörens månadsmeddelande? Post E-post Webbplats Video Vilka sociala medier använder distriktet (t.ex. Facebook, YouTube, LinkedIn)?: Hur ofta uppdateras distriktets webbplats? Hur ofta anordnar distriktet kamratskapsaktiviteter? Hur involverar distriktet rotarianernas familjer? Antal klubbar som fick presidentens hedersomnämnande förra året: Vilka utmärkelser fick distriktet förra året? Vilka utmärkelser delar distriktet ut? Framtid Distrikten kommer att fokusera på följande områden vad gäller distriktsadministration: EKONOMI Aktuell situation Hur gör distriktet upp sin budget? När godkändes budgeten av majoriteten av distriktets klubbar? När granskas rapporten över distriktets finanser? På vilket sätt låter man klubbarna ta del av rapporten över distriktets finanser? E-post Post Muntligen Webbplats Annat Har distriktet några metoder för att skydda distriktets pengar? JA NEJ Har lämpliga skattedokument lämnas in till lokala myndigheter? JA NEJ Är distriktets per capita-avgift tillräcklig för distriktets behov? JA NEJ Framtid Distriktet kommer att fokusera på följande områden vad gäller ekonomi: DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.19

49 DISTRIKTSKONFERENSEN Aktuell situation Antal deltagare: Antal deltagande klubbar: Programmets höjdpunkter: Har deltagarnas utvärderingar granskats? JA NEJ Framtid Under mitt år kommer distriktet att fokusera på följande områden vad gäller distriktskonferensen: PR FÖR RI CONVENTION Aktuell situation Gör man PR för RI Convention i ditt distrikt? JA NEJ Har material vidarebefordrats till klubbarna för att göra PR för nästa Convention? JA NEJ Ungefär hur många rotarianer från ditt distrikt deltog i RI Convention förra året? Har ditt distrikts webbplats en länk till RI Convention-resurser? JA NEJ Framtid Distriktet kommer att fokusera på följande områden vad gäller PR för RI Convention: PR Aktuell situation Lista distriktsaktiviteter som bevakas av media samt vilka typer av media (t.ex. radio, tidningar, tv): Konsulterar ditt distrikt Rotarys samordnare för resursgruppen Public Image? JA NEJ Uppmuntrar ditt distrikt klubbarna att använda RI:s PR-material? JA NEJ Gör ditt distrikt upp en budget för PR-material? JA NEJ Har ditt distrikt ansökt om Public Image-bidrag de senaste två åren? JA NEJ Framtid Distrikten kommer att fokusera på följande områden vad gäller PR: GUVERNÖRENS HANDBOK

50 MEDLEMMAR Aktuell situation Nuvarande antal medlemmar Nettotillväxt i de befintliga klubbarna under innevarande år: Antal nya manliga medlemmar: Antal nya kvinnliga medlemmar: Antal klubbar som är inriktade på att attrahera yngre medlemmar:. Antal klubbar med 25 medlemmar eller färre: Beskriv distriktets strategi för hur man ska införliva nyskapande och flexibla idéer för att attrahera och behålla medlemmar i de metoder som redan används: Framtid Distriktet kommer att fokusera på följande områden vad gäller medlemskap: NYA KLUBBAR Aktuell situation Hur många klubbar har startats i distriktet under de senaste två åren? Vilka orter har ditt distrikt identifierat som potentiella platser för nya Rotaryklubbar? Hur många år arbetar en sponsorklubb med en ny klubb? Framtid Distriktet kommer att fokusera på följande områden för att öka antalet nya klubbar i distriktet: ROTARY FOUNDATION Aktuell situation Konsulterar ditt distrikt Rotarys regionala samordnare för Rotary Foundation? JA NEJ Distriktets kvalificeringsstatus: Kvalificerad Väntar på godkännande Ej slutförd Summa DDF-medel för ett distriktsbidrag: Antal klubbar som för närvarande tar del av ett distriktsbidrag: Summa DDF-medel för globala bidrag: Globala bidrag DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.21

51 Distriktet anordnade följande utbildningsinriktade, PR-inriktade och insamlingsprojekt för PolioPlus förra året: Antal Rotary fredsstipendiater som nominerades av distriktet förra året: Antal Rotary fredsstipendiater som nominerats av distriktet som valdes ut av styrelsen förra året: Summa distriktet bidrog med till Årliga fonden förra året: (Obs! Utgörs av summan som rapporterats i Rotary Club Central.) Gåvofonden Antal Benefactors förra året: Antal Major Donors förra året: Antal Bequest Society-medlemmar förra året: Framtid Summa DDF-medel för ett distriktsbidrag: Antal klubbar du skulle vilja engagera i distriktsbidrag: Summa DDF-medel för globala bidrag: Distriktet kommer att koncentrera sig på följande fokusområden: Fred och förebyggande/lösning av konflikter Förebyggande och behandling av sjukdomar Vatten och sanitet Hälsa åt mödrar och barn Grundläggande utbildning och läs- och skrivkunnighet Ekonomisk utveckling och samhällsutveckling Globala bidrag Antal globala bidrag som fortfarande pågår: Distriktet kommer att planera följande utbildningsinriktade, PR-inriktade och insamlingsprojekt för PolioPlus: Antal Rotary fredsstipendiater som distriktet kommer att nominera: Bidragsmål för Årliga fonden: (Obs! Utgörs av summan av klubbarnas mål som rapporterats i Rotary Club Central.) Gåvofonden Antal Benefactors: Antal Major Donors: Antal Bequest Society-medlemmar: 2.22 GUVERNÖRENS HANDBOK

52 DISTRIKTSPROGRAM Aktuell situation Antal utbytesstudenter: Mottagna Sponsrade Antal sponsrade Interact-klubbar: Antal Interact-medlemmar: Antal sponsrade Rotaract-klubbar: Antal Rotaract-medlemmar: Antal sponsrade Rotary-samhällskårer: Antal deltagare: Antal deltagare i Rotarys utbildningsprogram för ungdomsledare (RYLA): Antal RYLA-aktiviteter: Antal Rotary-vänskapsutbyten: Antal serviceprojekt som samordnats av distriktet (inkluderar alla tjänstegrenar): Antal rotarianer i distriktet som är med i Rotarys aktionsgrupper: Rotarys kamratskapsgrupper: Framtid Distrikten kommer att fokusera på följande områden för att förbättra distriktets program: DITT DISTRIKTS LEDARTEAM 2.23

53 SAMMANFATTNING AV MÅL FÖR DISTRIKTET ROTARYÅRET Mål för strategisk planering Utbildningsmål Mål för distriktsadministration Ekonomiska mål Mål för distriktskonferensen Mål för PR för RI Convention PR-mål Mål för medlemstillväxten Mål för bildande av nya klubbar Mål för Rotary Foundation Distriktet kommer att ta del av följande Rotary Foundation-bidrag: Distriktets mål för bidrag till Årliga fonden är. Distriktets mål för bidrag till Gåvofonden är. Mål för distriktets program För lokalsamhället: För samhällen i andra länder: Övriga mål 2.24 GUVERNÖRENS HANDBOK

54 3 Utbilda ledare Rotaryklubbarnas och distriktets ledare byts ut varje år och därför behövs nya Rotaryledare hela tiden. Som tillträdande guvernör och guvernör är du ansvarig för att ha överinseende över utbildningen av framtida ledare som ska tjänstgöra i klubbar, distrikt och inom RI. Du bidrar därmed till att göra klubbarna effektiva, skapa kontinuitet för projekt och aktiviteter och tryggar samtidigt Rotarys framtid. Uppgifter Som tillträdande guvernör har du följande uppgifter när det gäller utbildningen av distriktsledare: Utse medlemmar till ditt team. Utse medlemmar till distriktets utbildningskommitté, inklusive distriktsutbildaren. Sammankalla utbildningsmöten för tillträdande ämbetsmän, inklusive: utbildningsseminariet för distriktets ledarteam för ordförandena och ledamöterna i distriktskommittéerna och assisterande guvernörer utbildningsseminariet för tillträdande klubbpresidenter (PETS) UTBILDA LEDARE 3.1

55 För att få en översikt över distriktsutbildarens och utbildningskommitténs roller och ansvarsområden, utbildningsteori och strategier samt logistisk information om hur man genomför ett utbildningsmöte, se District Training Manual (246) och de onlineresurser som finns på rotary.org. distriktsseminariet om medlemskap distriktssamrådet för tillträdande klubbledarteam ytterligare utbildningsmöten, när så är lämpligt. Godkänna en ersättare som deltar i PETS om den tillträdande presidenten inte kan delta. Genomföra ett seminarium för bidragshantering där man går igenom hur man hanterar bidrag från Rotary Foundation på lämpligt sätt och implementera vettiga system för ekonomisk förvaltning (se kapitel 8). Som guvernör har du följande uppgifter: Ge den tillträdande guvernören och den nominerade guvernören internutbildning för att lära sig guvernörsuppgiften. Hjälpa den tillträdande guvernören med ovanstående möten. Kalla till fortbildningsmöten, inklusive distriktets Rotary Foundation-seminarium och distriktsseminariet om ledarskap. Se till att varje Rotaryklubb har en utbildningsplan och betona vikten av att ha en klubbutbildare. Distriktskommittén för utbildning Din distriktskommitté för utbildning, som leds av distriktsutbildaren, kommer att hjälpa dig med de möten för ledarutbildningen som du är ansvarig för, både som tillträdande guvernör och som guvernör. Under ditt överinseende planerar och genomför den här kommittén mötena, inklusive logistik och programinnehåll. Som sammankallande har du sista ordet beträffande programmet, platsen, talare, studieledare och annat som ingår i ett sådant möte. För ytterligare information om distriktets utbildningskommitté, se bilaga 6 i kapitel 2. Möten för ledarutveckling Rotarys ledarutvecklingscykel är baserad på flera utbildningsmöten i distriktet som tillsammans utgör en helhet. Varje utbildningsmöte för tillträdande ämbetsmän bygger vidare på tidigare möten för att alla ämbetsmän på klubb- och distriktsnivå skall ha en gemensam vision när det nya Rotaryåret börjar. Mötena ger rotarianerna de kunskaper som behövs för att utveckla och stödja effektiva klubbar och möjligheter till fortbildning hjälper dem att hålla sig uppdaterade om Rotary och Foundation. Ledarutvecklingscykeln, som fungerar som en allmän tidsplan för utbildningsmötena, är flexibel för att man ska kunna tillgodose alla behov i Rotarydistrikten både vad gäller geografi, språk och schemaläggning. För att kunna få största möjliga deltagande bör du överväga att kombinera mötena eller hålla utbildningarna på flera platser. Rotary International erbjuder många resurser som stödjer utbildningsmötena för klubbens och distriktens ledare, inklusive ledarhandböcker för alla av RI-styrelsen rekommenderade möten. Varje handbok innehåller anvisningar för studiepass, bildmaterial och 3.2 GUVERNÖRENS HANDBOK

56 Alla Rotarys utbildningshandböcker och ledarhandböcker om utbildningsmöten finns på rotary.org. annan information om hur man genomför utbildningen och bör ges till kommittén för distriktsutbildning eller andra kommittéer när det behövs. Onlineresurser för utbildare, inklusive information om hur man planerar ett utbildningsmöte, utbildar rotarianer, utbildning för utbildarna, webbkonferenser, klubbutbildaren, Rotary Training Talk och databasen Training Best Practices, finns på rotary.org/trainers. Under varje möte är din huvudsakliga uppgift att motivera deltagarna att agera, förklara hur målen i Rotarys strategiska plan relaterar till ditt distrikt och framföra vilka som är dina förväntningar för distriktet. Detta görs ofta genom tal under plenarmötena. Anpassa dina tal till varje mötes syfte och publik och inkludera exempel på hur deltagarna kan använda det de lärt sig i sina klubbar. Utbildningsmöten för tillträdande ämbetsmän Utbildningsseminarierna för tillträdande guvernörer och International Assembly påbörjar årets ledarutvecklingscykel för tillträdande ämbetsmän. Efter dessa utbildningsseminarier kommer du att påbörja utbildningen av distriktets ledarteam, klubbpresidenter och övriga tillträdande klubbledare för att förbereda dem för deras specifika roller. JULI AUGUSTI SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DECEMBER JANUARI FEBRUARI MARS APRIL MAJ JUNI DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP Klubbens ledarteam arbetar med att sätta upp mål för medlemstillväxten för året DISTRIKTSRÅDET De tillträdande klubbpresidenterna planerar tillsammans med sina klubbars ledarteam UTBILDNINGSSEMINARIET FÖR TILLTRÄDANDE PRESIDENTER (PETS) De tillträdande guvernörerna utbildar de tillträdande klubbpresidenterna UTBILDNINGSSEMINARIET FÖR DISTRIKTETS LEDARTEAM De tillträdande guvernörerna planerar tillsammans med distriktens ledarteam INTERNATIONAL ASSEMBLY (INTERNATIONELLA SAMRÅDET) De tillträdande guvernörerna utbyter idéer med tillträdande distriktsguvernörer från hela världen UTBILDNINGSSEMINARIET FÖR TILLTRÄDANDE GUVERNÖRER (GETS) De tillträdande guvernörerna planerar för sitt år tillsammans med andra tillträdande guvernörer i deras zon Juli augusti september oktober november december Januari februari UTBILDA LEDARE mars april maj Juni 3.3

57 Utbildningsmöte/ tidpunkt på året Syfte Sammankallande/ arrangör Material Utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS) Augusti-december, regional utbildning i samband med Rotaryzonseminariet International Assembly före 15 februari Utbildningsseminariet för distriktets ledarteam Februari Utbildningsseminariet för tillträdande presidenter (PETS) Februari eller mars Distriktssamrådet Mars, april eller maj (efter PETS) De tillträdande distriktsguvernörerna lär sig vilka som är deras uppgifter och förbereds för att kunna leda sina distrikt. De tillträdande distriktsguvernörerna får utbildning om Rotary, instruktioner för administrativa uppgifter, motivation och inspiration. De assisterande guvernörerna och distriktskommittéledarna lär sig om sina roller och ansvarsområden och arbetar med distriktets ledarteam för att ta fram mål för distriktet och fylla i distriktets ledarskapsplan. De tillträdande klubbpresidenterna lär sig sina nya uppgifter och arbetar tillsammans med de assisterande guvernörerna för att sätta upp sina mål. De tillträdande klubbpresidenterna bygger på sin PETSutbildning för att få ledarkunskaper medan andra tillträdande klubbledare lär sig sina nya uppgifter. Klubbarnas ledarteam finslipar sina mål för det kommande året. Sammankallande: RI-styrelsemedlem eller omedelbart förutvarande RI-styrelsemedlem Sammankallare: RI-presidenten och tillträdande RI-presidenten Arrangör: Moderator Sammankallande: Tillträdande guvernören Arrangör: Distriktskommittén för utbildning Sammankallande: Tillträdande guvernören Arrangör: Distriktskommittén för utbildning Sammankallande: Tillträdande guvernören Arrangör: Distriktskommittén för utbildning För ledarna: Utbildningsseminarium för tillträdande guvernörer, utbildningsledarens handbok För deltagarna: Guvernörens handbok För ledarna: International Assembly Leaders Guide För deltagarna: Governor-elect s Workbook För ledarna: Utbildningsseminariet för distriktets ledarteam, ledarhandbok (247-SV) För deltagarna: Handbok för assisterande guvernörer (244-SV) och Rotarydistriktets kommittéhandbok (249-SV) För ledarna: PETS: Seminarium för tillträdande klubbpresidenter Ledarhandbok (243-SV) För deltagarna: Klubbpresidentens handbok (222-SV) För ledarna: Distriktssamrådet Ledarhandbok (828-SV) För deltagarna: Handböckerna i Informationspaket för klubbens ämbetsmän (225-SV) för: presidenten (222-SV), sekreteraren (229-SV), skattmästaren (220- SV), kommittéerna (226-SV) (administration, medlemskap, PR, serviceprojekt, Rotary Foundation) 3.4 GUVERNÖRENS HANDBOK

58 JULI AUGUSTI SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DECEMBER JANUARI FEBRUARI MARS APRIL MAJ JUNI Utbildningsmöte/ tidpunkt på året Distriktsseminariet om medlemskap I april eller maj (efter distriktssamrådet) Syfte Sammankallande/ arrangör DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP Klubbens ledarteam arbetar Material med att sätta upp mål för medlemstillväxten för året Klubbpresidenten, Sammankallande: För ledarna: ordföranden i Tillträdande Distriktsseminariet DISTRIKTSRÅDET De tillträdande klubbpresidenterna klubbkommittén planerar guvernören tillsammans med sina klubbars om ledarteam medlemskap för medlemskap, Arrangör: Ledarhandbok intresserade rotarianer Distriktskommittén (242-SV) och distriktsledare UTBILDNINGSSEMINARIET lär för utbildning FÖR TILLTRÄDANDE För PRESIDENTER deltagarna: (PETS) De tillträdande guvernörerna utbildar de tillträdande klubbpresidenterna sig hur man behåller Beslutas av distriktet och utökar klubbens medlemmar. UTBILDNINGSSEMINARIET FÖR DISTRIKTETS LEDARTEAM De tillträdande guvernörerna planerar tillsammans med distriktens ledarteam Möjligheter till fortbildning INTERNATIONAL ASSEMBLY (INTERNATIONELLA SAMRÅDET) De tillträdande guvernörerna utbyter idéer med tillträdande distriktsguvernörer från hela världen Genom att hålla utbildningsmöten under året ser man till att medlemmarna känner till nya trender i organisationen, utvecklar UTBILDNINGSSEMINARIET ledarkunskaper FÖR TILLTRÄDANDE och får GUVERNÖRER tillfällen till (GETS) att nätverka. Du och distriktets De tillträdande guvernörerna planerar för sitt år tillsammans med andra tillträdande guvernörer i deras zon utbildningskommitté får själva bestämma när dessa fortbildningsmöten ska äga rum. Juli augusti september oktober november december Januari februari mars april maj Juni rotarys Zonseminarier och övriga seminarier före detta, nuvarande och tillträdande ri-ämbetsmän distriktsseminariet om rotary foundation klubbarnas och distriktens foundation-kommittéer Program för ledarutveckling Potentiella klubbledare distriktsseminariet om ledarskap erfarna klubbledare (hålls i samband med distriktskonferensen) Rotarys zonseminarier och andra seminarier Rotarys zonseminarier är möten på zonnivå där nuvarande och före detta Rotary-ämbetsmän träffas för att få information om och diskutera den senaste utvecklingen inom Rotary, inklusive RI:s riktlinjer och program. Man tar också upp framgångsrika insatser som genomförts i zonen. Ytterligare seminarier på zonnivå, inklusive Rotaryseminarier och regionala seminarier om Rotary Foundation, anordnas ofta i samband med zonseminarierna, men de kan också hållas när som helst under Rotaryåret. UTBILDA LEDARE 3.5

59 Rotarys seminarier ger distriktsledarna i din zon möjlighet att lära sig mer om en mängd olika ämnen som Rotarys program, projekt, medlemskap och strategisk planering, utbyta idéer och hitta samarbetspartner för gemensamma serviceinsatser. Dessa seminarier anordnas av Rotarys samordnare. Det regionala seminariet om Rotary Foundation strävar efter att motivera Rotaryledare att stödja och delta i Foundation-aktiviteter och tillhandahålla uppdaterad policyinformation. För mer info om det här seminariet, se kapitel 8. Utbildningsmöte/ tidpunkt på året Syfte Sammankallande/ arrangör Material Distriktsseminariet om Rotary Foundation Juli-november Program för ledarutbildning på klubbnivå Beslutas av klubben Distriktsseminariet om ledarskap Omedelbart före eller efter distriktskonferensen Distriktskonferensen Valfri tidpunkt men dock inte samtidigt som zonseminariet eller inom åtta dagar före eller efter RI Convention Att informera ordföranden för klubbens Rotary Foundationkommitté och andra intresserade rotarianer om Rotary Foundation och motivera dem att stödja och delta i Foundations program. Att lära ut ledaregenskaper till klubbmedlemmarna som förbättrar deras yrkesliv och förbereder dem för ledarroller inom Rotary. Att informera nuvarande eller före detta klubbpresidenter och andra klubbledare som har tjänstgjort i tre eller fler år om vilka möjligheter till ledarskap som finns inom Rotary. Att ge alla rotarianer i distriktet möjlighet att träffas, lyssna på inspirerande tal och diskutera viktiga frågor som berör Rotaryklubbar och Rotary International. Sammankallande: Guvernören Arrangör: Distriktskommittén för Rotary Foundation, distriktskommittén för utbildning samt RRFC Arrangör: Klubbutbildaren, klubbpresidenten, assisterande guvernören och/eller distriktskommittén för utbildning Sammankallande: Guvernören Arrangör: Distriktskommittén för utbildning Sammankallande: Guvernören Arrangör: Distriktskommittén för utbildning För ledarna: District Rotary Foundation Seminar Manual För deltagarna: Beslutas av distriktet För ledarna: Ledarutveckling: Så startas ett utbildningsprogram För deltagarna: Klubben eller distriktet ska ta fram material som lämpar sig för deltagarna och anpassas till seder och bruk För ledarna: Distriktsseminariet om ledarskap Ledarhandbok (248-SV) För deltagarna: Beslutas av distriktet För ledarna: Handboken för distriktskonferensen 3.6 GUVERNÖRENS HANDBOK

60 Utbildningsmöte/ tidpunkt på året Syfte Sammankallande/ arrangör Material Seminariet om hantering av bidrag Beslutas av distriktet Att informera de tillträdande klubbpresidenterna (eller utsedda klubbrepresentanter) om hur man bör hantera Rotary Foundations bidrag (deltagande i detta seminarium är en del av klubbens kvalificering för att kunna ansöka om Rotary Foundations globala bidrag). Sammankallande: Tillträdande guvernören Arrangör: Ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation, ordföranden i distriktets underkommitté för bidrag samt distriktskommittén för utbildning För ledarna: Handbok för seminariet om hantering av bidrag För deltagarna: Hantering av Rotary Foundations bidrag Rotaract-distriktets utbildningsmöte Valfri tidpunkt efter val i klubben och före 30 juni Att informera tillträdande Rotaractklubbledare/presidenter, Rotaract-medlemmar samt intresserade rotarianer och ickerotarianer om Rotaract. Sammankallande: Guvernören Arrangör: Distriktets Rotaract-representant För deltagarna: Guide for District Rotaract Leaders PR för utbildningsmöten Att göra PR för vad utbildningsmötena kommer att handla om och när de äger rum skapar intresse och ökar också antalet deltagare. PR-insatserna bör anpassas till varje möte, till publiken, ämnet och vad som fordras för att delta (om deltagandet är frivilligt eller obligatoriskt) och logistik. Förklara fördelarna med mötet och betona att distriktsevenemang ger rotarianerna möjlighet att möta sina motparter i andra Rotaryklubbar i distriktet och utbyta idéer och öka sina nätverk av kontakter och vänner. PR kan ta sig många uttryck, som t.ex.: Meddelanden från guvernören samarbeta med distriktsguvernören under ditt år som tillträdande guvernör för att göra PR för PETS och distriktssamrådet. Under ditt år som guvernör kan du göra PR för de möjligheter till fortbildning som finns i distriktet och den tillträdande guvernörens utbildningsmöten för tillträdande ämbetsmän. Distriktets webbplats på webbplatsen finns mötesdatum och mötesprogram, så att deltagarna kan planera att delta och vet vad som väntar. Kommunikation genom assisterande guvernörer låt de assisterande guvernörerna kontakta potentiella deltagare från de klubbar som de har ansvar för, för att svara på frågor och se till att de deltar i utbildningsmötena. UTBILDA LEDARE 3.7

61 Direktutskick kontakta de potentiella deltagarna direkt. Om deltagandet är frivilligt bestämmer du om du vill kontakta alla som kan tänkas vara intresserade eller bara dem som visat sitt engagemang för det ämne som kommer att behandlas. Sociala medier lägg upp påminnelser på dina sidor för sociala medier. Personliga rekommendationer är ett effektivt PR-verktyg. Se till att kvaliteten på utbildningsmötena motsvarar deltagarnas behov och motiverar dem att rekommendera distriktsmötena till andra. Klubbarna uppmuntras ha en klubbutbildare. Hitta mer information på rotary.org/trainers. Klubbutbildning För att utbilda ledare som ska tjänstgöra i klubben, distriktet eller RI ska du arbeta med distriktsutbildningskommittén och de assisterande guvernörerna för att hjälpa varje Rotaryklubb att utarbeta en utbildningsplan som garanterar att: klubbledare alltid deltar i distriktets utbildningsmöten när det är möjligt regelbundna informationsprogram hålls för nya medlemmar möjligheter till fortbildning erbjuds befintliga medlemmar ett program för ledarutveckling finns tillgängligt för alla medlemmar ytterligare utbildningsbehov som klubben upptäckt tillgodoses. 3.8 GUVERNÖRENS HANDBOK

62 Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Vilka utbildningsmöjligheter erbjuder ditt distrikt förutom de möten som rekommenderas av RI? Vad gör att utbildningsseminarier blir framgångsrika? Hur kan du motivera rotarianerna att delta i utbildningen för tillträdande ämbetsmän? Hur motiverar du rotarianerna att delta i fortbildningsmöten? Hur ska du stöda utvecklingen av framtida distriktsguvernörer? UTBILDA LEDARE 3.9

63

64 4 Administrera ditt distrikt Distriktsguvernörer har många olika administrativa uppgifter. Rotaryklubbar som har en effektiv distriktsverksamhet kan tillhandahålla service i sitt samhälle, behålla medlemmar och utbilda ledare för klubben, distriktet och Rotary International. Enligt distriktets ledarskapsplan har de assisterande guvernörerna och kommittéordförandena till uppgift att hjälpa dig med de administrativa uppgifter som berör klubbarnas och distriktets verksamhet. Uppgifter Som tillträdande guvernör har du följande administrativa uppgifter: Hjälpa guvernören när så behövs. Utse ledamöter och ordförande till distriktets finanskommitté. Utse en frivillig eller betald distriktssekreterare. Skicka in nödvändiga rapporter till Rotary International. Som guvernör har du följande uppgifter: Ha uppsikt över alla distriktsmedel. Sammanställa en årsredovisning över distriktets finanser inom tre månader efter att du avslutat ditt ämbete. ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.1

65 Skicka in nödvändiga rapporter till Rotary International. Övervaka alla nomineringar och val i distriktet. Uppmärksamma beaktansvärda insatser av rotarianer i distriktet med utmärkelser. Resurser från RI och Rotary Foundation Som tillträdande guvernör och guvernör får du information från Rotary International och Rotary Foundation och måste skicka in rapporter och ansökningar. Under GETS och International Assembly deltar du i studiepass som handlar om administration av distriktet som antingen CDS-representanter eller andra Rotary-anställda håller i. Du kan på begäran få följande information från din CDS-representant: En beskrivning av distriktets gränser. En rapport om klubbarna i distriktet en lista med namn, startdatum och antal medlemmar för alla klubbar i distriktet. Pilotprojekt för Rotaryklubbar en lista över klubbar som deltar i RI-styrelsens pilotprojekt (sorterad efter distrikt) och en förklaring av syfte och riktlinjer för dessa pilotprojekt. Som tillträdande guvernör måste du skicka in följande (se bilaga 5 i kapitel 1 för sista insändningsdatum): Datum för PETS Distriktskommittéutnämningar Kostnadsrapport för Rotary International och Rotary Foundation för International Assembly Kostnadsrapporter för de assisterande guvernörernas utbildning och GETS Som guvernör måste du skicka in följande till RI (se bilaga 5 i kapitel 1 för sista insändningsdatum): Governor-nominee Form District Governor s Report District Governor Expense Workbook Organizing New Clubs Expense Report Ekonomisk förvaltning Som distriktsguvernör har du finansiella uppgifter, såsom att hantera distriktets ekonomi, övervaka klubbarnas medel, tillämpa sund ekonomisk förvaltning och se till att distriktet följer alla lokala lagar, inklusive gällande skattelagar och lagar för ideella föreningar. Distriktets finanser Distrikten kan upprätta en fond för finansiering av distriktssponsrade projekt och administration och utveckling av Rotary i distriktet. Beslut om att upprätta en distriktsfond fattas vid distriktskonferensen. Det är viktigt att se till att 4.2 GUVERNÖRENS HANDBOK

66 beslut som berör distriktets medel, inklusive distriktsavgiften, fattas genom röstning under distriktssamrådet eller distriktskonferensen medlen inte kontrolleras av en enda person en årsredovisning och en rapport över intäkter och kostnader för fonden presenteras för alla klubbar. Distriktets finanskommitté granskar och tar ställning till nödvändiga kostnader för distriktets administration. Denna kommitté bör upprätta en budget för distriktets utgifter som bör skickas ut till klubbarna minst fyra veckor innan distriktssamrådet och godkännas vid ett möte med de tillträdande klubbpresidenterna vid distriktssamrådet. Välj en medlem av distriktets finanskommitté som ska tjänstgöra som skattmästare och föra bok över intäkter och kostnader för var och en av distriktets kassor. Du och skattmästaren övervakar medlen som skall placeras på ett bankkonto i distriktets namn. Se bilaga 6 i kapitel 2 för ytterligare information om den här kommittén. Skicka din årsredovisning och rapporten över distriktets finanser till varje klubb inom tre månader efter att du avslutat ditt ämbete. Denna årsredovisning och rapporten över distriktets finanser bör också granskas av en auktoriserad revisor och presenteras, diskuteras och antas formellt vid nästa distriktsevenemang. Distriktets finansrapport bör inkludera: källor för distriktsmedel (RI, Rotary Foundation, distriktet eller klubbarna) medel som mottagits av eller å distriktets vägnar genom insamlingsaktiviteter bidrag som mottagits från Rotary Foundation eller Rotary Foundations medel som distriktet valt att använda (DDF-medel) distriktskommittéernas ekonomiska transaktioner guvernörens ekonomiska transaktioner som gjorts å distriktets vägnar utbetalningar av distriktets medel RI-medel som mottagits av guvernören. Om ditt distrikt samlar in pengar för ett specifikt ändamål, som exempelvis ett Rotary ungdomsutbyte för flera distrikt, måste du upprätta en budget och skicka den till guvernören och finanskommittén för godkännande. Budgeten bör inkluderas i den redovisning som finanskommittén skickar till distriktssamrådet eller distriktskonferensen. Det är viktigt att man har separata bankkonton för olika kassor och utser ordföranden i den berörda kommittén att vara en av de personer som har underskriftsbehörighet. Distriktets budget bör inkludera medel som stödjer guvernören och den tillträdande guvernören (utöver guvernörens anslag från RI) när de förbereder sig för och utför sina uppgifter. Förutom Rotarys officiella aktiviteter inom distriktet, kan särskilda klubb- eller distriktsevenemang kräva ditt deltagande som guvernör. I enlighet med RI:s policy skall kostnader i samband med sådana extra aktiviteter täckas av klubben eller distriktet. Distriktskassan skall också användas för att betala för ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.3

67 kostnader i samband med besök i distriktet av RI-styrelseledamoten för zonen eller någon annan ämbetsman från RI eller Rotary Foundation som bjuds in till distriktet. Använd bilaga 8: Checklista för bästa praxis för ekonomistyrning och riskhantering för att säkerställa att du hanterar distriktets ekonomi på rätt sätt. Distriktsguvernörens beräknade anslag Som guvernör får du anslag från Rotary International till stöd för dina officiella uppgifter i distriktet. I maj under ditt år som tillträdande guvernör får du information om dina beräknade anslag, som fastställs av RI-styrelsen. I juli kommer du att få 70 procent av detta anslag. Dessa pengar, som betalas ut i lokal valuta när detta är möjligt, är avsedda att subventionera de utgifter som du personligen ådrar dig i samband med att du utför dina officiella uppgifter som distriktsguvernör och tillträdande guvernör, inklusive genomförandet av utbildningsseminariet för ditt distriktsteam och utbildningsseminariet för tillträdande presidenter samt distriktssamrådet. De pengar som du får är inte till för att betala för utgifter som själva distriktet ådrar sig, som hyra av möteslokaler, hotellrum, måltider, transportkostnader för deltagare i distriktsmöten, publicering av en distriktsmatrikel eller andra distriktsmöten eller tillställningar. För att få ut hela eller en del av de återstående 30 procenten måste pengarna användas för godkända kostnader och kvitton måste skickas in till RI senast 31 juli Redogöra för utgifter Du ersätts endast för de utgifter du kan redogöra för och styrka med dokument som skickas in till RI och endast upp till anslagets belopp. Om det visar sig att du kommer att behöva mer pengar än vad som tidigare anslagits, på grund av exceptionella omständigheter, måste du först få godkännande från RI:s generalsekreterare. Du är ansvarig för att kontrollera lokala skattebestämmelser som är relaterade till utgiftsrapportering för att se till att du följer landets lagar. Alla de kostnadsrapporter som du kommer att använda som tillträdande guvernör och guvernör finns på District Governor s Exchange på rotary.org. De kan också fås på begäran av din CDS-representant. För att du ska få ersättning för dina utlägg måste du bifoga originalkvitton för alla enskilda utgifter som uppgår till 75 USD eller mer (kontakta din CDS-representant för att få information om ytterligare lokala krav). Tänk på följande undantag när du redogör för dina utgifter: En hotellräkning som visar att alla utgifter har betalats krävs för alla hotell- och logikostnader, oavsett belopp. En kvitterad faktura måste skickas med för alla flygresor. Om en hyrbil används måste en kopia på hyrbilsavtalet samt ett kvitto på betalt belopp bifogas. 4.4 GUVERNÖRENS HANDBOK

68 Bokför dina utgifter noggrant, även för de utgifter som kvitton saknas för (t.ex. taxiutlägg eller drickspengar). Noggrann bokföring kommer att göra det enklare att sammanställa din kostnadsrapport och gör dig dessutom förberedd för en eventuell revision. Se bilaga 9 för mer information: Distriktguvernörens anslag från RI. Alla guvernörer måste som minimum skicka in en kostnadsrapport som redogör för deras användning av de 70 % som de fått i förskott från RI (om du vill begära att få de resterande 30 % av ditt anslag måste dokumentation även skickas in för dessa pengar). Alla odokumenterade delar av förskottet anses vara pengar som tillfaller RI och måste betalas tillbaka. Om du är skyldig belopp som överskrider 100 USD till RI och de inte skickats tillbaka inom 90 dagar, kommer du att diskvalificeras för alla framtida uppdrag för Rotary eller Rotary Foundation. Endast för guvernörer i USA: För att följa lagarna för Internal Revenue Service (skatteverket i USA) måste distriktsguvernörer i USA, dess territorier och besittningar redogöra för användningen av de medel som RI skickat till dem personligen och returnera alla oanvända medel. Om detta inte görs måste RI utfärda ett formulär med benämningen MISC, där medlen rapporteras som inkomst till IRS. Utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS) Du får ersättning för tre hotellövernattningar och måltider under två dagar med utgångspunkt från de priser som uppgetts av sammankallande för Rotarys zonseminarium. Kostnader för deltagande för din livskamrat under GETS ersätts inte. Fyll i GETS Expense Report och skicka in den till det RI-kontor som betjänar ditt distrikt. Om kostnadsrapporten inkommer före 15 maj under det år som du är tillträdande guvernör läggs ersättningen till den första utbetalningen av ditt anslag som guvernör. Ersättning enligt rapporter som inkommer efter 15 maj betalas ut tillsammans med den slutliga utbetalningen av ditt anslag. International Assembly RI betalar för flyg, hotell och måltider för dig och din livskamrat under International Assembly. Information om arrangemang och ytterligare tillåtna kostnader inkluderas i registreringsutskicket som du får från RI i augusti eller september. För att få ersättning för eventuella ytterligare godkända kostnader som du ådrar dig under International Assembly måste du skicka in kostnadsrapport för Rotary International och Rotary Foundation inom 60 dagar efter International Assembly. Utbildning och stöd för assisterande guvernörer Du får ytterligare pengar för utbildning och stöd för assisterande guvernörer (inklusive utbildningsseminariet för distriktets ledarteam). Ersättningen kan inte överskrida 10 procent av dina anslag som guvernör. Fyll i Assistant Governor Training Expense Report och skicka in den till det RI-kontor som betjänar ditt distrikt. Om kostnadsrapporten inkommer före 15 maj under det år som du är ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.5

69 tillträdande guvernör läggs ersättningen till den första utbetalningen av dina anslag som guvernör. Ersättning enligt rapporter som inkommer efter 15 maj betalas ut tillsammans med den slutliga utbetalningen av ditt anslag. Bildande av nya klubbar RI ersätter distriktsguvernörer för vissa utgifter som de ådrar sig i samband med bildandet av nya klubbar och överlämnandet av startbevis på medlemskapet i RI (charter letter). Du kan begära ersättning för upp till hälften av det totala beloppet för klubbens inträdesavgift. Om inträdesavgiften exempelvis är 15 USD per startmedlem, kan du begära ersättning för upp till 187,50 USD om klubben som bildas har 25 medlemmar. Denna ersättning är helt oberoende av ditt guvernörsanslag. Vi rekommenderar dig att kombinera överlämnandet av ett startbevis med andra officiella uppgifter och därigenom minska på kostnaderna för RI. Fyll i Organizing New Clubs Expense Report strax efter att klubben har antagits för att begära din ersättning. Se kapitel 7 för mer information om hur man bildar en ny klubb. Information om klubbens ekonomi finns i Klubbskattmästarens handbok (220-SV). Klubbfinanser En distriktsavgift per capita, som fastställs av distriktet, är obligatorisk för alla klubbar. Dina tjänster som guvernör och RI:s tjänster kan hållas inne för en klubb som inte betalar dessa distriktsavgifter. Dessutom är per capita-avgifter till Rotary International också obligatoriska för alla klubbar i distriktet. RI litar på att du som guvernör arbetar med klubbarna i ditt distrikt för att se till att de betalar i tid. RI skickar en räkning till varje Rotaryklubb två gånger om året för per capita-avgifter och prenumerationsavgifter för The Rotarian eller den officiella regionala Rotarytidskriften (i förekommande fall). Avgifter för lagrådet och andra avgifter faktureras årligen i juli. Alla avgifter inkluderas på samma faktura. Ett halvårsrapportpaket som innehåller respektive räkning skickas till varje klubbsekreterare i juni för juliinbetalningen och i december för januariinbetalningen. Utskicket innehåller en halvårsrapport, aktuella medlemslistor som ligger till grund för det uppskattade beloppet, arbetsblad för att räkna ut nödvändiga ändringar, samt instruktioner för att fylla i formulären och returnera informationen och betalningen till ditt internationella RI-kontor. Betalning kan också göras på rotary.org. Halvårsrapporter skickas ut till klubbämbetsmän som har sina aktuella e-postadresser registrerade i Rotarys medlemsdatabas och kan också hämtas på rotary.org. Efter att rapporterna har skickats ut via e-post skickas även versioner i pappersformat ut såvida inte klubbarna har valt att inte få dessa. Att endast skicka ut rapporterna via e-post innebär betydande kostnadsbesparingar och därför bör du uppmuntra klubbar som inte behöver rapporterna i papperformat att välja att inte få dessa. De kan göra detta på rotary.org 4.6 GUVERNÖRENS HANDBOK

70 Meddelanden om att en klubbs medlemskap i RI avslutats på grund av uteblivna betalningar kommer att skickas till dig och till RI-styrelseledamoten för zonen. Du kan hämta en kopia av klubbens dagliga saldobesked (Daily Club Balance report) från rotary.org för att kunna övervaka klubbarnas betalning av medlemsavgifter till RI och ta itu med problem innan klubbarnas medlemskap avslutas. Om du har svårt att komma åt rapporten ska du kontakta din representant för RI-finanser. Du kan hitta din representant för RI-finanser på rotary.org/cds. Som guvernör bör du samarbeta med dina assisterande guvernörer och med klubbarna för att undvika att klubbar avslutas och för att avslutade klubbar ska beviljas återinträde. RI:s policy för avslutande och återinträde för klubbar finns nedan. Avslutande Sex månader efter förfallodagen den 1 januari eller den 1 juli, avslutas klubbar med obetalda per capita-avgifter till RI som överstiger 250 USD. Klubbar som inte har uppfyllt sina ekonomiska åtaganden inom 365 dagar efter att klubbens medlemskap avslutats förlorar sina ursprungliga medlemsbevis och får inte beviljas återinträde. Återinträde Inom 90 dagar efter att klubbens medlemskap avslutats måste klubben betala alla avgifter som den är skyldig RI, inklusive en återinträdesavgift på 10 USD per medlem. Klubbar som har färre än 10 medlemmar måste betala för minst 10 medlemmar. Om det gått fler än 90 dagar men färre än 365 dagar efter att klubbens medlemskap har avslutats, måste klubben betala alla avgifter som den är skyldig RI, betala en återinträdesavgift på 10 USD per medlem, fylla i en återinträdesansökan och betala en ytterligare ansökningsavgift på 15 USD per medlem. Ansökningsavgiften faller också under kravet på minst 10 medlemmar. Skatter Hör efter hos lokala och landsomfattande skattemyndigheter om vilka eventuella formulär distriktet och dess klubbar måste inkomma med. (Ett distrikt eller en klubb som bildat bolag kanske till exempel måste inkomma med ytterligare skatteformulär.) Arbeta med distriktets finanskommitté och dina assisterande guvernörer för att utbilda klubbarna om dessa krav. Alla klubbar i USA måste enligt lag skicka in en informativ deklaration till IRS varje år. Kontakta IRS för mer information. ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.7

71 Penninginsamling De flesta Rotaryklubbar och distrikt håller på med penninginsamling. Försäkra dig om att alla känner till följande riktlinjer: De pengar som man fått in genom penningsinsamling måste rapporteras till den lokala skattemyndigheten. När man marknadsför penninginsamlingsinsatser ska man ge exakta upplysningar om vart medlen ska gå till en lokal klubb, distriktets egen stiftelse, Rotary Foundation eller någon annan enhet. Om en penninginsamling kvalificeras som ett evenemang som du får skatteavdrag för, kan du behöva ge kvitton till dem som skänker pengar. Skicka in alla bidrag till Rotary Foundation separat från betalningar till Rotary International. Rotary Foundation-bidrag kan betalas ut tack vare frivilliga gåvor från rotarianer och Rotaryvänner. Bolagsbildande av distriktet När en grupp eller organisation bildar ett bolag blir det en juridisk person. Den huvudsakliga fördelen med att bilda ett bolag är att skydda personliga tillgångar mot potentiella affärsskulder. Bolagsbildning kan också gynna kontinuitet och konsensus för beslutsfattande, eftersom distriktets styrelse är involverade i långsiktiga och kortsiktiga beslut som påverkar distriktet. Distrikten kan försöka få RI-styrelsens godkännande för att bilda ett bolag så länge som de har stöd från minst två tredjedelar av sina klubbar. RI:s krav för bolagsbildande av distriktet inkluderar: Alla klubbar måste vara medlemmar i det distrikt som bildat bolag. Distriktsguvernören måste ha den högsta posten i distriktets företag. Distriktets företagsdokument måste stämma överens med RI:s grundlag, RI:s stadgar och riktlinjer i den omfattning som tillåts av lagarna i den lokala jurisdiktionen. Kontakta CDS-representanten om ni funderar på att bilda bolag av distriktet. Mer information om bolagsbildande finns på rotary.org. Riskhantering Riskhantering är den process när man planerar, organiserar, leder och kontrollerar en organisations aktiviteter för att minimera negativa effekter av oavsiktliga förluster för organisationen. Du kan minimera risker och skydda rotarianer, programdeltagare och tillgångar som tillhör distriktet. Begränsa ditt eget och distriktets ansvar genom att svara på tre grundläggande frågor när du planerar aktiviteter och evenemang för ditt år som guvernör: 4.8 GUVERNÖRENS HANDBOK

72 Vad kan gå fel? Om någonting går fel, hur kommer jag eller distriktet att reagera? Hur kommer vi att betala för eventuella förluster? Om det finns en betydande möjlighet att någonting kan gå fel kan du minska risken genom att inte utföra aktiviteten eller evenemanget ändra aktiviteten eller evenemanget för att minska risken förbereda en plan för att ta itu med potentiella problem hitta en annan organisation som går med på att delta och dela på risken. Även om det kan vara vanligt att göra affärer genom handskakningar eller verbala avtal, rekommenderar RI att ditt distrikt använder skriftliga och undertecknade kontrakt. Ett kontrakt försöker tydligt definiera rollerna och ansvarsområdena för varje part och kan inkludera villkor för att begränsa riskerna. När du förhandlar ett kontrakt ska du läsa igenom det noggrant för att förstå vad du går med på. Spara juridiska dokument i flera år efter evenemanget om en fordran görs. Distrikt och klubbar bör be om råd från ett juridiskt ombud och/eller en försäkringsadvokat angående skadeståndsskydd. Skyddet kan skapas genom bolagsbildande av distriktet eller klubben (eller dess aktiviteter) eller genom att köpa ansvarsförsäkring, beroende på vad som anses vara mest lämpligt. Se Procedurhandboken (035-SV) för ytterligare information. Använd bilaga 8: Checklista för bästa praxis för ekonomistyrning och riskhantering för att säkerställa att distriktets riskhantering görs på rätt sätt. Försäkring från Rotary Medan du agerar i din roll som Rotary-ämbetsman under ditt år som distriktsguvernör (1 juli t.o.m. 30 juni), omfattas du av RI:s allmänna ansvarsförsäkring för styrelsemedlemmar och ämbetsmän. Du täcks endast av denna försäkring medan du agerar i din roll som Rotary-ämbetsman. Eftersom du inte utövar din roll som RI-ämbetsman hela tiden under ditt tjänstgöringsår, uppmanas distriktet att skaffa en allmän ansvarsförsäkring för styrelseledamöter och ämbetsmän, för att täckningen skall vara fullständig. Kostnaden för det extra försäkringsskyddet täcks inte av distriktsguvernörens anslag från RI. För att få en försäkring som är lämplig för ditt geografiska område bör du kontakta ett lokalt försäkringsbolag. Du ska omedelbart kontakta CDSrepresentanten om du får kännedom om något skadeståndskrav eller någon händelse som kan ge upphov till ett skadeståndskrav under den tid du tjänstgör som guvernör. Försäkring för distrikt i USA Distrikt i USA och dess territorier och besittningar täcks automatiskt genom en allmän ansvarsförsäkring för styrelsemedlemmar och ämbetsmän/arbetspraktik genom ett RI-program som betalas av alla aktiva klubbar i USA genom halvårsfakturan. ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.9

73 Försäkring vid International Assembly Du och din livskamrat täcks av reseförsäkring under resan till och från International Assembly och under deltagandet i IA. Försäkringsskyddet, som är avsett att användas i händelse av sjukdom eller skada, kan variera beroende på ditt hemland. Om du bor i USA till exempel kommer sjukvårdsförsäkring vid resa inte att vara inkluderad. Registreringspaketet för International Assembly innehåller mer detaljerad information om den här försäkringen, som betalas av RI. Distriktsnomineringar och val Såvida inte undantag godkänts av RI-styrelsen ska alla val i distriktet ske genom användning av en nomineringskommitté, poströstning eller röstning vid distriktskonferensen. Ingen ledamot, ersättare eller kandidat för ledamot i en nomineringskommitté kan nomineras till ett ämbete som utses av nomineringskommittén. Distrikten väljer sin nominerade guvernör, en ledamot till nomineringskommittén för val av RI-styrelseledamot från zonen samt sin lagrådsrepresentant. Se RI:s stadgar i Procedurhandboken (035-SV) för ytterligare information om urvalsprocessen för ovanstående poster. Riktlinjer för val i distriktet Rotarianer och valkandidater skall lära sig och följa reglerna för val i distriktet kontakta välinformerade rotarianer om situationer skulle uppstå som tyder på att innehavare av poster eller kandidater till poster bedriver röstvärvning inte ta personliga initiativ för att få uppmärksamhet, personligt erkännande eller personliga fördelar inte svara med samma mynt på en annan kandidats opassande aktiviteter inte ta kontakt med eller besöka klubbar som är engagerade i ett val, förutom för att utföra nödvändiga uppgifter. Nominerad guvernör Valet av en nominerad guvernör i distriktet måste vara avslutat mellan 36 och 24 månader före den dag rotarianen ifråga tillträder sitt ämbete som distriktsguvernör. Som guvernör bör du påminna alla kandidater för posten nominerad guvernör att de om de blir valda måste delta i GETS och i International Assembly för att förbereda sig inför uppgiften som guvernör. Nominering av personer som inte kan delta i dessa två möten ska inte godkännas. Tidsplaner som rekommenderas av RI-styrelsen för val av nominerad guvernör finns i bilaga 10. Som guvernör skall du bekräfta namnet på distriktets nominerade guvernör till RI inom 10 dagar efter valet. Skicka in Governor-nominee Data Form till din CDS-representant. Hur det går till att genomföra en poströstning för val med motkandidater förklaras nedan GUVERNÖRENS HANDBOK

74 Medlem i nomineringskommittén för RI-styrelseledamot Vart fjärde år nominerar varje zon en ledamot från en av sina klubbar att tjänstgöra under två år i RI-styrelsen. Vilken klubb som helst i distriktet kan nominera någon av sina egna medlemmar. Nomineringskommittén från varje zon består av en före detta distriktsguvernör från varje distrikt i zonen. Distriktet skall välja sin ledamot till nomineringskommittén för RI-styrelseledamot under distriktskonferensen, bland alla de förslag på kandidater som skickats in av klubbarna, under det Rotaryår som föregår det år då nomineringskommittén ska sammanträda. Under vissa omständigheter kan poströstning genomföras för att välja den här rotarianen. Beroende på när den egna zonen nominerar en RI-styrelseledamot, kan det tänkas att ditt distrikt inte nominerar en ledamot till nomineringskommittén under ditt år som guvernör. Lagrådsrepresentant Ditt distrikt skall välja en representant och en ersättare till lagrådet två år innan lagrådet sammanträder. Ett distrikt kan välja sin representant genom en nomineringskommitté, genom val vid distriktskonferensen eller genom poströstning. Ingen rotarian kan delta i fler än tre lagråd som röstande representant för lagrådet. Kontakta din CDS-representant för att få godkännande om du genomför poströstning för att välja lagrådsrepresentant. Poströstning Om distriktet inte kan utse sin nominerade guvernör med hjälp av en nomineringskommitté, kan distriktet välja mellan att rösta under distriktskonferensen eller att genomföra en poströstning. När röstsedlar för poströstning skickas ut för nomineringen av en guvernör, ska den nuvarande guvernören skicka det antal röstsedlar som motsvarar de röster klubben har rätt att avge till alla klubbar. Om distriktet har fått tillstånd att välja sin lagrådsrepresentant eller en ledamot till nomineringskommittén för RI-styrelseledamot genom poströstning följer man nedanstående procedur: 1. Följ de instruktioner för omröstningen som tillhandahålls av ditt RI-kontor. 2. Skicka ut röstsedlar till klubbarna i ditt distrikt baserat på hur många röster de har rätt till, med instruktioner för att skicka tillbaka dem senast ett visst datum. Alla klubbar med fler än 25 medlemmar är berättigade till ytterligare en röst för varje ytterligare 25-tal medlemmar eller större del av detta antal. 3. Tillsätt en omröstningskommitté som består av tre medlemmar som giltigförklarar och räknar rösterna på ett angivet datum och vid en angiven tid. 4. Alla kandidater eller representanter för alla kandidater skall vara närvarande när kuverten öppnas och rösterna räknas. ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.11

75 5. För att försäkra sig om att röstsedlarna är korrekt ifyllda skall kommittén granska och giltigförklara dem innan rösträkningen börjar. Den kandidat som får högsta antalet röster är vald. Den kandidat som får näst högsta antalet röster är ersättare, utom för den nominerade guvernören. Tidsplan för lagrådet Lagrådet Lagrådet, Rotarys lagstiftande enhet, sammanträder var tredje år. Lagrådet kommer att sammanträda 2016 och En klubb eller en distriktskonferens kan komma med förslag till lagstiftning. Man måste dock rösta om alla lagförslag som skickas in av en klubb på distriktskonferensen och få förslagen godkända av distriktet. Om det inte finns tillräckligt med tid för att rösta om ett lagförslag vid distriktskonferensen kan du som guvernör i stället erhålla godkännande från klubbarna i distriktet genom poströstning. Som guvernör uppmuntras du att utse en kommitté som består av rotarianer med erfarenhet av tidigare lagråd. Distriktets representant skall ingå i kommittén och hjälpa rotarianerna i distriktet att förbereda och sätta sig in i lagstiftningsförslagen. Ditt distrikt bör skicka in sina lagförslag senast den 31 december det år som föregår lagrådets möte. Förslag till lagstiftning skall granskas och diskuteras under distriktskonferensen. Under det Rotaryår då lagrådet sammanträder får distriktsguvernören 10 exemplar av all vederbörligen föreslagen lagstiftning. Efter lagrådets sammanträde får alla klubbar en rapport över lagrådets beslut, Report of Action of the Council on Legislation, som innehåller all lagstiftning och alla resolutioner som antagits av lagrådet. Om du är guvernör under det här året bör du och klubbarna gå igenom den lagstiftning som antagits och införa denna när följande Rotaryår börjar. Antagna lagparagrafer ändrar Rotary Internationals grundlag och stadgar samt Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar. Dessa lagparagrafer träder i kraft den 1 juli efter lagrådet. Mer information om lagrådets policyer och förfaranden finns på rotary.org. Deadlines* Lagrådet 2016 Lagrådet 2019 Representanter och ersättare väljs Rotaryåret Rotaryåret Representanter och ersättare som rapporterats till RI Lagförslag måste vara inskickade till RI:s huvudkontor 30 juni juni december december 2017 Lagstiftningen publiceras 30 september september 2018 Lagrådet sammanträder April 2016 April 2019 Report of action distribueras *Alla skuggade datum är preliminära. Två månader efter lagrådet Två månader efter lagrådet 4.12 GUVERNÖRENS HANDBOK

76 Rotarymärken Rotaryemblemet identifierar Rotaryklubbar och deras medlemmar i hela världen. Alla rotarianer bör vara måna om att skydda emblemets integritet och se till att det finns tillgängligt för användning av framtida Rotaryklubbar och distrikt. Rotary International äger alla varumärken och servicemärken (kallade Rotarymärken) till förmån för rotarianer i hela världen. RI har registrerat Rotarymärken i över 65 länder för att se till att de bara används av organisationen och för att göra det lättare för RI att förhindra att andra använder märkena på felaktigt sätt. Rotarymärkena inkluderar Rotaryemblemet, namnet Rotary och namnet Rotary Foundation. En lista finns i bilaga 11. RI litar på att du som guvernör arbetar med klubbarna i ditt distrikt för att se till att de vet hur de ska använda Rotarymärkena och korrigerar felaktig användning av Rotarymärken med hjälp av CDS-representanten vid behov. Rapportera Rotaryenheters* eller icke-rotarianers felaktiga användning av Rotarymärkena till din RI-representant. RI:s policy för användandet av Rotarymärken finns i Procedurhandboken (035-SV) och i Rotarys policysamling. Återgivning av Rotaryemblemet När du återger Rotaryemblemet ska du följa nedanstående riktlinjer som godkänts av RI:s styrelse som tillåter att Rotaryklubbar, distrikt eller andra Rotaryenheter* använder Rotarymärken: Rotaryemblemet får inte förändras, modifieras eller skymmas på något sätt. Det måste återges i sin fullständiga form. Det vanligaste problemet när Rotaryhjulet avbildas är att det inte används i sin helhet. Undvik följande felaktiga användning av Rotaryemblemet: Kilspåret fattas i mitten. Hjulets mitt är ifyllt. * Rotaryenheter inkluderar Rotary International, Rotary Foundation, Rotaryklubbar eller grupper klubbar, Rotarydistrikt eller grupper distrikt, Rotary kamratskapsgrupper, Rotarys aktionsgrupper samt administrativa, territoriala enheter för Rotary International. Individuella RI-program betraktas inte som Rotaryenheter. ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.13

77 Emblemet är delvis täckt eller förändrat. Rotarymärkena får aldrig användas för att gynna några kommersiella syften eller en politisk kampanj. Rotarynamnet och emblemet kan finnas på klubbens och distriktets brevpapper och personliga visitkort men aldrig på företagsbrevpapper eller företagsvisitkort. Klubbars eller distrikts felaktiga eller ofullständiga återgivning av Rotaryemblemet bör korrigeras så snart som möjligt för elektroniska publikationer och i nästa tryck för tryckmaterial. Riktlinjer för namngivning: Användande av Rotarynamnet och emblemet När namnet Rotary, emblemet eller andra Rotarymärken visas med namnet på en klubbs eller ett distrikts projekt eller program bör du se till att klubbens eller distriktets namn placeras bredvid emblemet och ges lika stor plats. Om du använder namnet Rotary eller emblemet utan en sådan identifierare kan en sådan identifierare felaktigt antyda någon nivå av inblandning från Rotary International. Genom att inkludera klubben eller distriktsnamnet ser du till att klubben eller distriktet får erkännande i samhället för sina projekt och aktiviteter. Dessa riktlinjer hjälper också till att skydda RI från ansvarsskyldighet. Exempel på korrekt användning: Rotarydistrikt 0000:s trädplanteringsprogram Städprojekt för Dalens Rotaryklubb Jubileumspark, Bergets Rotaryklubb När klubbar, distrikt och andra Rotaryenheter namnger projekt får namnet Rotary inte ändras och inte heller får några relaterade prefix eller suffix, såsom Rota- användas. För att undvika förväxling med RI:s officiella tidning, The Rotarian, ber vi att Rotaryenheter inte använder ordet rotarian i namnet på sina publikationer. Användning av en klubbs eller ett distrikts namn i samband med något av Rotarymärkena krävs också när projekt eller aktiviteter sponsras tillsammans med en annan organisation. Se Rotarys policysamling för riktlinjer angående sponsring och samarbetsförhållanden. RI-styrelsens godkännande måste inhämtas för eventuella undantag från dessa riktlinjer för namngivning. Rotaryklubbar och distrikt som planerar samhällsprojekt kan vara behöriga att ansöka om en särskild licens för dessa projekt. Kontakta din CDS-representant för att få hjälp. I bilaga 11 finner du en kort vägledning för hur man använder Rotarymärkena GUVERNÖRENS HANDBOK

78 Varor och licensgivning RI:s styrelse har utvecklat ett licensieringssystem för att kunna erbjuda produkter och tjänster av hög kvalitet till rotarianer i hela världen och för att bibehålla och skydda Rotarymärkenas integritet och användning. Omkring 280 licensierade försäljare har godkänts för att producera varor med Rotarymärken. En enskild person, ett företag, en Rotaryklubb, ett distrikt eller annan Rotaryenhet som önskar tillverka, reproducera, sälja eller ge bort produkter som bär Rotarys märken, även för penninginsamlingsändamål, måste ha licens från Rotary International. RI ber rotarianerna att endast köpa produkter som innehåller något av Rotarymärkena från RI:s officiella licensinnehavare. En lista över officiella licensinnehavare finns på rotary.org samt i Official Directory. Eftersom klubbar och distrikt ofta vill sälja produkter med Rotarymärken i samband med ett visst penninginsamlingsprojekt, har RI:s styrelse godkänt ett begränsat undantag till licensiering. Under detta evenemangsspecifika undantag för penninginsamling kan Rotaryenheter sälja produkter med Rotarymärken utan RI-licens när de marknadsför ett projekt för en klubb eller ett distrikt, förutsatt att de antingen köper produkterna från en försäljare med licens från RI eller får engångsdispens från RI:s licensavdelning som tillåter dem att använda en leverantör som inte har licens. Dessutom måste produkten innehålla allt av följande: Rotaryemblemet Namnet på klubben, distriktet eller annan Rotaryenhet Namnet på insamlingsprojektet Datum eller varaktighet för projektet Insamlingsprojekt som sträcker sig över en lång tid och involverar Rotarymärken kräver en licens från RI. Om du har frågor om licensiering, som till exempel om ett projekt för en Rotaryklubb eller ett distrikt kräver licens, kan du kontakta RI:s licensavdelning på [email protected]. Utmärkelser Det är en viktig del av din roll som guvernör att uppmärksamma insatser som görs av rotarianer i distriktet. Utmärkelser hjälper dig att motivera rotarianerna och tacka dem för deras tjänster. Förutom de utmärkelser som ges av Rotary International och Rotary Foundation kan ditt distrikt ha flera egna utmärkelser. Se tabellen nedan för en översikt över de utmärkelser som du är ansvarig för. Beskrivningar och nomineringsformulär för varje utmärkelse finns på rotary.org/awards. ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.15

79 Utmärkelse Mottagare Nomineras av Deadline Utmärkelser för enskilda personer Club Builder Award RI Service Above Self Award Rotarian Spouse/ Partner Service Award The Rotary Foundation Citation for Meritorious Service The Rotary Foundation Distinguished Service Award The Rotary Foundation District Service Award The Rotary Foundation Global Alumni Service to Humanity Award Vocational Service Leadership Award Presidentens hedersutnämnande Significant Achievement Award upp till 10 rotarianer per distrikt per år upp till 150 rotarianer per år, som väljs ut av RI-styrelsen 100 livskamrater till rotarianer per år som väljs ut av RI-presidenten en rotarian per distrikt per år upp till 50 rotarianer i hela världen per år som väljs ut av Rotary Foundationstyrelsen (Citation for Meritorious Service är en förutsättning för denna utmärkelse) upp till 20 rotarianer per distrikt per år en Foundation-alumn en rotarian per distrikt per år distriktsguvernören (kan beställa upp till 10 ej ifyllda diplom från RI) tjänstgörande och omedelbart förutvarande distriktsguvernörer, tjänstgörande och före detta RI-styrelseledamöter distriktsguvernören distriktsguvernören distriktsguvernören med endosseringar från ytterligare två rotarianer (varav en måste vara från ett annat än den nominerade rotarianens eget distrikt) distriktsguvernören (kan beställa upp till 20 ej ifyllda diplom från RI) RF-styrelsemedlemmar, regionala samordnare för Rotary Foundation, distriktsguvernörer, ordföranden i distriktets underkommitté för tidigare RF-stipendiater distriktsguvernören Klubb- och distriktsutmärkelser Rotaryklubbar, Rotaract-klubbar och Interact-klubbar en klubb per distrikt som väljs ut av RI-presidenten distriktsguvernören distriktsguvernören fortlöpande 1 september 15 januari fortlöpande 15 november fortlöpande 15 november fortlöpande 15 april (distriktsguvernören måste rapportera på rotary.org) 15 mars På finns uppdaterade deadlines för utmärkelser GUVERNÖRENS HANDBOK

80 Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Vad skulle du vilja fråga din CDS-representant? Vem kommer att hjälpa dig med dina administrativa uppgifter? Hur kan du effektivisera dina administrativa uppgifter? Hur kommer du att se till att distriktets ekonomi hanteras på ett bra sätt? ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.17

81 Bilaga 8: Checklista för bästa praxis för ekonomistyrning och riskhantering Att gå igenom punkterna i den här checklistan hjälper dig att se till att du använder transparenta och professionella metoder när det gäller ekonomi på klubb- och distriktsnivå. Se till att du delar med dig av all viktig information om lokala lagar och bestämmelser med klubbarna i distriktet. Ekonomisk förvaltning Registrera klubben/distriktet hos statliga myndigheter om det bör göras. Skicka årligen in skattedeklaration för klubben/distriktet om detta krävs enligt lokala eller nationella skattebestämmelser. Öppna bankkonton för klubb och distrikt och ge två personer underskriftsbehörighet för varje konto. Fastställ metoder för hantering av klubbens/distriktets medel. Utarbeta en budget och följ den. Granska distriktets per capita-avgift och försäkra dig om att denna motsvarar distriktets behov. Kontrollera att klubben/distriktet har en procedur för att skicka bidrag till Rotary Foundation och att varje klubb har en procedur för att skicka avgifter till Rotary International. Se till att du känner till vilka lokala lagar som gäller för donerade pengar och försäkra dig om att dessa lagar följs. Låt en kvalificerad revisor som inte är inblandad i den vanliga hanteringen av klubbens/ distriktets medel granska årsredovisningen. Se till att klubben/distriktet har ett effektivt sätt att lära sig om bästa praxis när det gäller ekonomi och att denna praxis förs vidare till de tillträdande ämbetsmännen varje år. Riskhantering Begränsa klubbens/distriktets ansvar genom att förutse vad som kan gå fel och fundera över hur presidenten eller klubben ska reagera och hur man ska betala för eventuella förluster. Använd skriftliga och undertecknade kontrakt och behåll alla dokument i flera år efter evenemanget. Be om juridisk rådgivning lokalt vid förhandling av kontrakt. Se till att klubben/distriktet har ansvarsförsäkring för sina aktiviteter och sin verksamhet, enligt vad som krävs för det geografiska området. Kontakta en lokal försäkringsagent eller försäkringsmäklare för att få hjälp med vilken typ av försäkring som är lämplig för klubben/ distriktet.* * Klubbar och distrikt i USA och dess territorier och besittningar har en allmän ansvarsförsäkring för styrelsemedlemmar och ämbetsmän/arbetspraktik genom ett RI-program som betalas av alla aktiva klubbar i USA genom halvårsfakturan GUVERNÖRENS HANDBOK

82 Bilaga 9: Distriktguvernörens anslag från RI DG Expense Guide Distriktsguvernörens anslag från RI Den här bilagan är din primära hjälp för att fylla i Kostnadsrapport för distriktsguvernör. Separata kostnadsrapporter används för GETS, utbildningen av assisterande guvernörer (AGT) och för kostnader i samband med bildandet av en ny klubb. Din CDS-representant i Zürich ( svarar gärna på frågor om vilka kostnader som är ersättningsbara. Generellt gäller att om en kostnad inte finns med på listan över kostnader som ersätts, så utgår inte någon ersättning. Kostnader som ersätts för nominerade distriktsguvernörer (DGN) Ersättningsbara kostnader för perioden 24 till 13 månader innan du tillträder posten som guvernör: Kostnader för att trycka distriktsguvernörens visitkort, brevpapper, brevhuvud och kuvert (rapport A). Kostnader för resor för att välja plats för distriktskonferensen, inklusive bilresor (rapport E1), kost och logi (rapport E2) och flygbiljetter (rapport E3). Obs! Endast de kostnader som anges ovan kommer i fråga för ersättning från RI för nominerade guvernörer. Kostnader som ersätts för tillträdande distriktsguvernörer (DGE) Ersättningsbara kostnader under tolvmånadersperioden innan du tillträder posten som guvernör: Tryck och kopiering Guvernörens visitkort och brevpapper med brevhuvud och kuvert (rapport A). Material att dela ut och pr-material för distriktets utbildningsmöten: utbildningsseminariet för distriktets ledarteam, distriktssamrådet och PETS (rapport A). Utskick Informationspaket för klubbens ämbetsmän (225-SV) till tillträdande klubbpresidenter för PETS, inklusive tullavgifter (rapport B). Pr-material för PETS och distriktssamrådet (rapport B). Kostnader för resor Planera och genomföra utbildningsseminariet för distriktets ledarteam, distriktssamrådet och PETS, inklusive bilresor (rapport E), övernattnings- och måltidskostnader (rapport F) samt nödvändiga flygbiljetter och anmälningsavgifter (rapport G). Resor för att välja plats för distriktskonferensen, inklusive bilresor (rapport E), övernattnings- och måltidskostnader (rapport F) och flygbiljetter (rapport G). Officiella uppdrag Temanålar, baner, gåvor och RI:s temakavaj (rapport G) Ersättningsbara kostnader under de 6 månader som föregår tjänstgöringen som guvernör: Telefon-, fax- och Internetlinjer/anslutning och ett mobiltelefonsabonnemang (rapport D). Nödvändiga dataprogram för Rotaryadministration (rapport C). Obs! Endast de kostnader som anges ovan kommer i fråga för ersättning från RI för tillträdande guvernörer. ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.19

83 Kostnader som ersätts för distriktsguvernörer Detaljerad uppställning över kostnader som ersätts respektive inte ersätts för guvernörer: Kostnader som ersätts av RI Rapport A Tryck och kopiering Visitkort och brevpapper med brevhuvud och kuvert Produktion av guvernörens meddelanden Kopiering av material för val på distriktsnivå Kostnader för prenumeration på e-brev för guvernörens månadsbrev Konstruktion av hemsida och webbhotell Material och publikationer från RI eller Rotary Foundation Material att dela ut och pr-material för distriktsmöten (utbildningsseminariet för distriktets ledarteam, distriktssamrådet, PETS och distriktskonferensen) (Rapport B) Porto Utskick av guvernörens meddelanden till klubb- och distriktsämbetsmän (om inte detta skickas ut med hjälp av onlineprogram) Personlig korrespondens med klubbar, biträdande guvernörer och distriktskommittéer Kostnader för att skicka material till RI (kostnads-rapporter, Pm från klubbesök, etc.) Material för RI eller Rotary Foundation Pr-material för distriktskonferensen, PETS och distriktssamrådet Material för val på distriktsnivå Tullavgifter på material som skickas från RI Rapport C Kontorsmaterial Allmänt kontorsmaterial som papper, kuvert, anteckningsböcker, kulspets- och blyertspennor, gem, häftstift, toner- och bläckpatroner och USB-minnen Nödvändig programvara för Rotaryadministration, inklusive programvara för onlinemöten Kostnader som inte ersätts av RI Distriktsmatrikeln Gratulationskort Distriktsmatrikeln Gratulationskort och gåvor Inköp eller hyra för utrustning: (telefon, persondator, bärbar dator, skrivare, kopieringsapparat, dataprojektor, skanner och digitalkamera) Stödtjänster/service för dator Servicekontrakt för datorer eller annan utrustning Reparationer av dator eller annan utrustning Gratulationskort och presentförpackningar 4.20 GUVERNÖRENS HANDBOK

84 Kostnader som ersätts av RI Rapport D Telefon och fax Månatligt bruk för var och en av följande: telefon, Internet, fax och mobiltelefon Internetuppkoppling (t.ex. AOL, ATT, MSN, Verizon, etc.) Rapport E Körjournal/milersättning Officiellt besök och eventuella ytterligare besök i en Rotaryklubb Planera, genomföra och delta i distriktskonferensen Delta i seminariet om medlemskap, PETS, distriktssamrådet och utbildningsseminariet för distriktets ledarteam Alla möten avseende Rotary Foundation Distriktskommittéers möten eller seminarier Resor i samband med ett RI- eller Foundation-program (GSE, Interact, Rotarys samhällskårer) Rapport F Kost och logi Hotell/husrum och måltidskostnader under officiella uppdrag (se E1). Hotellfolio krävs för alla hotell- /logiutgifter, oberoende av belopp Måltider eller förfriskningar för kommittémöten, evenemang för GSE, RYLA, etc. Gåva till värd/värdinna i stället för hotell (får inte överskrida 25 USD) Rapport G Övriga kostnader Nödvändiga flygbiljetter i samband med officiella uppdrag Färjor, taxi och tåg Biltullar och parkeringsavgifter Visa och officiella tillstånd Anmälningsavgifter till distriktskonferensen, PETS, distriktssamrådet och utbildningsseminariet för distriktets ledarteam. Kemtvätt och tvätt i samband med officiella uppdrag Utmärkelser, temanålar, baner, ramar, gåvor och plaketter Översättningstjänster eller utrustning RI:s temakavaj Kostnader som inte ersätts av RI Installation och bredbandsuppkoppling, t.ex. ADSL, kabel, trådlöst Installation av ytterligare linjer, vare sig de används för Internet, fax eller telefon Reparationer Firanden/fester (helgfiranden, installation av ämbetsmän, besök av RI-presidenten eller hans/hennes representant eller RI-presidentens möten) Resor utanför distriktet förutom för den egna distriktskonferensen Resor till Rotary Institutes, International Institute, RI Convention eller andra distrikts konferenser Kostnader för kost och logi för make/make, partner eller annan enskild person Kostnader i samband med aktiviteter som inte faller under E1 Kostnader för bilreparation, olja, bensin, biltvätt, etc. Kostnader i samband med Rotary Institutes, RI Convention och konferenser i andra distrikt Kroppsvård, t.ex. hårklippning, manikyr, etc. Kostnader för medicinsk vård och mediciner Kontorslokaler (hyra och köp) Kontorsmöbler (hyra och köp) Sekretariats- eller kontorstjänster ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.21

85 Bilaga 10: Föreslagna tidsramar för val av distriktets nominerade guvernör Processen för val av nominerad guvernör måste påbörjas senast två år innan det datum som kandidaten tillträder sitt ämbete, dock tidigast tre år innan detta datum. Det första arbetsbladet för planering nedan är till för distrikt som använder en nomineringskommitté för att välja sin nominerade guvernör. Fyll i arbetsbladet med de datum som du väljer för varje händelse i valprocessen. Ytterligare arbetsblad följer som visar stegen för distrikt som använder poströstning eller väljer sin nominerade guvernör vid distriktskonferensen. Arbetsblad för distrikt som använder nomineringskommitté Händelse Tidpunkt Datum 1. Medlemmarna i nomineringskommittén har utsetts enligt distriktets egna kriterier, eller om några sådana inte finns i distriktet, enligt standardproceduren i RI:s stadgar Distriktsguvernören uppmanar klubbarna att skicka in sina förslag till nominerade guvernörer. 3. Sista dagen för guvernören eller ordföranden i nomineringskommittén att ta emot klubbresolutioner med förslag på kandidater till posten som distriktsguvernör. 4. Nomineringskommittén väljer sin nominerade guvernör. 5. Ordföranden i nomineringskommittén meddelar guvernören om vilken kandidat som valts. 6. Guvernören meddelar omedelbart alla kandidater om sitt beslut. Guvernören publicerar (via brev, e-post eller fax) den utvalda kandidatens namn och klubb till klubbarna i distriktet och kungör sista dagen för mottagande av förslag på konkurrerande kandidater, å tidigare föreslagna kandidaters vägnar. 7. Sista dagen för guvernören att ta emot klubbresolutioner som godkänts under ett vanligt klubbmöte med namn på tidigare föreslagna rotarianer som konkurrerande kandidater. Minst två månader innan deadline Minst två månader efter guvernörens kungörelse Inom 24 timmar efter att nomineringskommittén avslutat sitt möte Inom 72 timmar efter nomineringskommitténs kungörelse Inte mer än 14 dagar efter att klubbarna meddelats Om klubbarna inte skickar in förslag på konkurrerande kandidater innan deadline eller om förslagen tas tillbaka, kommer guvernören att utnämna den obetvistade kandidaten till officiell nominerad guvernör och meddela alla klubbpresidenter inom 15 dagar. 8. Guvernören kungör de konkurrerande kandidaterna för klubbarna och frågar klubbarna om de vill stödja någon av dessa. 9. Sista dagen för guvernörens mottagande av klubbresolutioner som antagits vid vanliga klubbmöten som stöder en eller flera konkurrerande kandidater. Beslutas av guvernören 4.22 GUVERNÖRENS HANDBOK

86 Arbetsblad för distrikt som använder nomineringskommitté, forts. Händelse Tidpunkt Datum Om inte tillräckligt många klubbar stödjer en konkurrerande kandidat, eller om en klubbs stöd tas tillbaka eller är ogiltigt, kommer guvernören att utnämna den obetvistade kandidaten till officiell nominerad guvernör och meddela alla klubbpresidenter inom 15 dagar. 10. Om ett förslag till en konkurrerande kandidat och det stöd som behövs tas emot innan deadline, meddelar guvernören klubbarna med namn på och kvalifikationer för varje kandidat, samt namn på de konkurrerande och bifallande klubbarna. Guvernören kungör att en röstning om dessa kandidater kommer att äga rum genom poströstning alternativt vid distriktskonferensen. (Obs! Detta arbetsblad förutsätter att poströstning används. För röstning vid distriktskonferensen, se den process som beskrivs på motsvarande arbetsblad.) 11. Guvernören meddelar alla klubbar om hur många röster de har rätt till. 12. Guvernören skickar röstsedlar till klubbar för kandidatsval när det finns giltiga konkurrenter. En röstsedel skickas för varje röst som klubben har rätt till. Ledamöterna i omröstningskommittén undertecknar varje röstsedel. Inom sju dagar efter deadline för stöd för konkurrerande kandidater Minst 15 dagar innan poströstningen 13. Deadline för guvernörens mottagande av röstsedlar. Inte mindre än 15 dagar och inte mer än 30 dagar efter utskicksdatum 14. Omröstningskommittén, som består av tre medlemmar som utses av guvernören, giltigförklarar de avgivna rösterna. 15. Omröstningskommittén rapporterar omedelbart resultatet av röstningen till guvernören, inklusive hur många röster som varje kandidat fått. Guvernören utnämner den kandidat som fått flest röster till nominerad guvernör och meddelar samtliga kandidater om valresultatet. 16. Omröstningskommittén ser till att alla röstsedlar är tillgängliga för inspektion för representanter från klubbar. Röstsedlarna förstörs efter en 15-dagars granskningsperiod (såvida det inte inkommer något valklagomål). 17. Guvernören bekräftar namnet på den nominerade guvernören till [email protected]. Plats, datum och tid bestäms av guvernören Under en 15-dagarsperiod från och med att guvernören meddelat kandidaterna om röstningens resultat Inom 10 dagar efter att guvernören kungjort röstningens resultat ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.23

87 Arbetsblad för distrikt som använder poströstning Händelse Tidpunkt Datum 1. Distriktsguvernören uppmanar klubbarna att skicka in sina förslag till nominerade guvernörer. 2. Deadline för förslag från klubbar. Minst en månad efter guvernörens kungörelse Om bara en person föreslås utnämner guvernören denna enda kandidat till nominerad guvernör. 3. När två eller fler kandidater föreslås meddelar guvernören alla klubbar om deras namn och kvalifikationer, samt informerar om att den nominerade guvernören kommer att väljas genom poströstning. 4. Guvernören meddelar alla klubbar om hur många röster de har rätt till. 5. Guvernören förbereder och skickar ut röstsedlarna och instruktioner till klubbarna. En röstsedel skickas för varje röst som klubben har rätt till. Ledamöterna i omröstningskommittén undertecknar varje röstsedel. 6. Deadline för att skicka in röstsedlarna till distriktsguvernören. 7. Guvernören meddelar plats, datum och tid för att räkna och kontrollera röstsedlarna och utnämner en kommitté med tre medlemmar som ska utföra dessa uppgifter. 8. Omröstningskommittén giltigförklarar de avgivna rösterna i kandidaternas eller deras representanters närvaro och räknar sedan röstsedlarna under en separat process. Omröstningskommittén rapporterar omedelbart resultatet av röstningen till guvernören, inklusive hur många röster som varje kandidat fått. 9. Guvernören kungör valresultatet för kandidaterna och alla klubbar och utnämner den kandidat som fått flest röster till nominerad guvernör. 10. Omröstningskommittén ser till att alla röstsedlar är tillgängliga för inspektion för representanter från klubbarna. Röstsedlarna förstörs efter en 15-dagars granskningsperiod (såvida det inte inkommer något valklagomål). 11. Guvernören bekräftar namnet på den nominerade guvernören till [email protected]. Minst 15 dagar innan poströstningen Inte mindre än 15 dagar och inte mer än 30 dagar efter utskicksdatum Beslutas av guvernören Under 15 dagar efter att guvernören meddelat kandidaterna Inom 10 dagar efter att guvernören kungjort röstningens resultat 4.24 GUVERNÖRENS HANDBOK

88 Arbetsblad för val vid distriktskonferensen Händelse Tidpunkt Datum 1. Distriktet har bestämt att det kommer att välja sin nominerade guvernör vid distriktskonferensen. 2. Distriktsguvernören uppmanar klubbarna att skicka in sina förslag till nominerade guvernörer. 3. Deadline för förslag från klubbar. Minst en månad efter att guvernören skickar ut sin anmodan om förslag Om bara en person föreslås utnämner guvernören denna enda kandidat till nominerad guvernör. 4. När två eller fler kandidater föreslås meddelar guvernören alla klubbar om deras namn och kvalifikationer, samt anger att den nominerade guvernören kommer att väljas på distriktskonferensen. 5. Guvernören meddelar alla klubbar om hur många röster de har rätt till. 6. Klubbarna röstar vid distriktskonferensen. Omröstningskommittén, som består av tre personer, giltigförklarar de avgivna rösterna i kandidaternas eller deras representanters närvaro och räknar sedan röstsedlarna under en separat process. Omröstningskommittén rapporterar omedelbart resultatet av röstningen till guvernören, inklusive hur många röster som varje kandidat fått. 7. Guvernören kungör valresultatet för kandidaterna och alla klubbar och utnämner den kandidat som fått flest röster till nominerad guvernör. 8. Omröstningskommittén ser till att alla röstsedlar är tillgängliga för inspektion för representanter från klubbar. Röstsedlarna förstörs efter en 15-dagars granskningsperiod (såvida det inte inkommer något valklagomål). 9. Guvernören bekräftar namnet på den nominerade guvernören till [email protected]. Minst 15 dagar innan poströstningen Under 15 dagar efter att guvernören meddelat kandidaterna Inom 10 dagar efter att guvernören kungjort valresultatet ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.25

89 Bilaga 11: Rotarymärken Rotarymärken inkluderar Rotary, Rotaryemblemet, namn och logotyper för RI:s och Rotary Foundations program, RI-teman, Convention-logotyper och många andra termer och bilder, varav några visas nedan. Se Rotarys policysamling för en fullständig lista. End Polio Now The Endowment Fund to Secure Tomorrow Every Rotarian, Every Year A Global Network of Community Volunteers Humanity in Motion Interact, Interact Club Interota One Profits Most Who Serves Best Paul Harris Paul Harris Fellow PolioPlus RI RITS Rotaract, Rotaract Club Rotarian The Rotarian Rotary, Rotary Club Rotary Community Corps The Rotary Foundation The Rotary Foundation of Rotary International Rotary International Rotary Leader rotary.org Rotary World Magazine Press Rotary Youth Exchange Rotary Youth Leadership Awards RYLA Service Above Self TRF 4.26 GUVERNÖRENS HANDBOK

90 Använd den här snabbreferensguiden när du arbetar med Rotarys märken. En klubb, distrikt eller annan Rotaryenhets namnidentifierare ska användas med namnet Rotary, Rotaryemblemet eller annat Rotarymärke i namnet på ett projekt eller ett program (såvida inte RI-styrelsen har gått med på att göra ett undantag för detta eller projektet har en licens från RI som tillåter oidentifierbar användning). För domännamn och namn på webbplatser måste även riktlinjer för namngivning följas vid användning av Rotarymärken. Namnet Rotary får inte ändras eller skymmas på något sätt. Namnet Rotary får inte förändras eller skymmas. Ordet international får inte användas i samband med eller i namnet på en klubb- eller distriktsaktivitet. Alla namn på projekt eller program som inte följer RI-styrelsens riktlinjer måste ändras eller först erhålla ett särskilt godkännande från RI-styrelsen. Rotaryemblemet måste användas och återges i dess fullständiga form. Det får inte förändras, modifieras eller skymmas på något sätt. Rotaryemblemet får tryckas i valfri färg om endast en färg används. När emblemet trycks i två färger måste det tryckas i de officiella färgerna kungsblått och antingen guld eller guldmetallic. Färgspecifikationerna är: PANTONE 286 för kungsblått PANTONE 123 C (på behandlat papper) eller 115 U för guld (på obehandlat papper) PANTONE 871 för guldmetallic (endast på behandlat papper) För mer information om färgspecifikationer, se RI Visual Identity Guide (547). När hänvisning görs till klubb- eller distriktsstiftelser skall Rotary och orden stiftelse/foundation inte synas tillsammans. De ska separeras av ytterligare identifierande information, som t.ex. namnet på deltagande Rotaryklubb, distrikt eller annan Rotaryenhet. När Rotarys märken används skall man försäkra sig om att projektet eller programmet helt kontrolleras av rotarianer. Rotarymärkena får aldrig användas för att gynna några kommersiella syften eller en politisk kampanj. Försäljning av varor med Rotarys märken skall antingen överensstämma med evenemangsspecifika undantag för licenskraven, eller licensierat för försäljning av RI. Varor som bär Rotarymärken bör köpas från auktoriserade, licensierade återförsäljare till RI. Kontakta CDS-representanten eller se efter i RI Visual Identity Guide eller Procedurhandboken (035-SV) om du har frågor om användningen av Rotarys märken. ADMINISTRERA DITT DISTRIKT 4.27

91

92 5 Kommunikation med rotarianerna Som distriktsguvernör måste du kommunicera med både rotarianer och icke-rotarianer, Rotary International och samhällsledare. Kommunikation är nödvändigt för att främja effektiva klubbar, uppnå mål, samordna klubbesök, stimulera medlemstillväxt och öka stödet till Rotary Foundation. Uppgifter Som tillträdande guvernör har du följande uppgifter vad gäller kommunikation: Finslipa kommunikationsplanen för ditt distrikt. Utse ordförande och ledamöter till kommittén för distriktskonferensen. Besöka andra distriktskonferenser för att få nya idéer. Som guvernör har du följande uppgifter: Sammankalla distriktskonferensen. Besöka alla klubbar i ditt distrikt. Kommunicera med klubbarna varje månad. Motivera rotarianerna. KOMMUNIKATION MED ROTARIANERNA 5.1

93 Kom ihåg att all distriktets kommunikation bör produceras under ditt överseende som guvernör och måste följa RI:s riktlinjer, i synnerhet när det gäller användning av Rotarys märken (se kapitel 4) och dessutom främja organisationens målsättning och kärnvärderingar. Alla matriklar, för klubbar eller distrikt, ska innehålla uppgifter om att informationen inte får lämnas ut till icke-rotarianer och inte får användas som kommersiell adressförteckning. Kommunikation med distriktets ledarteam Kommunikation är av största vikt för effektiviteten i alla grupper. För att stödja effektiva klubbar måste distriktsledarna samarbeta och förstå sina roller och uppgifter vad gäller kommunikationen med varandra och med andra klubbar. När du ser igenom distriktets nuvarande kommunikationsplan eller utformar en ny struktur, kan du ha hjälp av följande frågor: Vilka styrkor och svagheter har det nuvarande systemet? Vilket är det bästa sättet att se till att alla får fullständig information och att de får den i tid (via e-post, tryck, webbplats, webbplatser för sociala medier eller textmeddelanden)? Hur ska klubbinformation framföras till distriktsledarna? Vem, om någon, är i första hand ansvarig för att arbeta med klubbarna? Hur ska information kanaliseras från distriktskommittéerna till klubbarna? Hur skall information från Rotarysamordnare, Rotarys samordnare för resursgruppen Public Image, regionala samordnare för Rotary Foundation, kommittéer och förordnade personer framföras till klubbarna? Under vilka omständigheter kommer en distriktskommitté att ha direkt samarbete med en klubb? Vilka åtgärder kan se till att din kommunikationsplan blir framgångsrik? Även om distriktsledarna kan kommunicera med varandra och med klubbarna på många olika sätt så samverkar de assisterande guvernörerna oftast med klubbarna. Därför kanske du föredrar att framföra all information genom dem. Distriktskommittéer kan skicka information till klubbar genom den assisterande guvernör som är ansvarig för klubbarna ifråga. Den assisterande guvernören kan i sin tur förmedla specifik klubbinformation till distriktets kommittéer. En annan möjlighet är att uppmuntra distriktets kommittéordförande och de assisterande guvernörerna att fritt kontakta klubbarna och skicka varandra kopior av korrespondens, eller uppdatera varandra när så är lämpligt. Oavsett vilken kommunikationsplan ditt distrikt använder bör man se till att alla involverade parter granskar den och ger den sitt stöd vid utbildningsseminariet för distriktets ledarteam. 5.2 GUVERNÖRENS HANDBOK

94 Distriktets webbplats Distriktens webbplatser bör fungera både som PR-verktyg och en resurskälla för nyheter och information för rotarianerna i ditt distrikt, eftersom de innehåller information både till rotarianer och till ickerotarianer. Se till att webbplatsens innehåll är uppdaterat och korrekt och att designen är tydlig och lättnavigerad. Överväg att ha med följande innehåll på distriktets webbplats: Distriktets evenemangskalender, inklusive ett schema för officiella besök Guvernörens månadsmeddelande Profiler för klubbars serviceprojekt Länkar till klubbars webbplatser Uppdateringar om distriktets mål Information om kommande distriktsmöten, inklusive distriktskonferensen Kontaktuppgifter för distriktsledare En lista över bästa praxis för webbdesign finns på rotary.org/ graphics. RI tillhandahåller PR-verktyg som kan hjälpa till att förbättra klubbarnas och distriktens webbplatser, bloggar och nyhetsbrev, inklusive: RSS-flöde: Senaste nytt om Rotary skickas regelbundet till registrerade användares webbplatser Rotary Images: Fotobibliotek med Rotaryprojekt, program och rotarianer från hela världen. Foton kan hämtas gratis (rotary.org/images) Webbannonser: Onlineannonser som gör PR för Rotaryevenemang och program. Annonserna kan hämtas i flera olika storlekar och med html-kod (rotary.org/graphics) Nyhetsmeddelanden för Internet: Animerade bannerannonser för Mänsklighet i rörelse som kan användas för onlinetidningar utan kostnad (rotary.org/humanityinmotion) Webbplatser för sociala medier: Onlineplattformar för social samverkan, delande och samarbete (se Socialt nätverkande nedan) E-learning-moduler och andra utbildningsresurser: Interaktiva kurser för alla rotarianer om Rotaryämnen, som kan göras i egen takt, samt hämtningsbara utbildningshandböcker och ledarhandböcker, bästa praxis med mera. Uppmuntra klubbarna att skaffa en webbplats och göra PR för Rotary online, göra reklam för distriktets evenemang och aktiviteter och lyfta fram RI:s resurser och nyheter via RSS-flöden. KOMMUNIKATION MED ROTARIANERNA 5.3

95 Ditt distrikts webbplats är ett officiellt kommunikationsverktyg. Precis som med all distriktskommunikation måste du säkerställa att denna skapas under ditt överinseende, om så är tillämpligt, och att den följer lokala lagar om integritet samt RI:s riktlinjer, inklusive sådana som gäller användning av Rotary-emblem (se kapitel 4). Skydda medlemmarnas identitet genom att använda lösenordsskyddade sidor för personlig information. Om domännamnet för distriktets webbplats inkluderar ordet Rotary måste du kontrollera att det också innehåller ord som identifierar distriktet (t.ex. distrikt0000.org). Socialt nätverkande Att kommunicera med rotarianerna i ditt distrikt på en webbplats för socialt nätverkande kan underlätta samarbete för projekt och aktiviteter för klubbar och nätverkande för rotarianer. Besök Rotary Internationals officiella sidor för socialt nätverkande (Facebook, LinkedIn, Flickr och YouTube) för att hjälpa till att dela Rotarybilder, videor och berättelser. En fullständig lista finns på rotary.org/socialnetworks. Distriktskonferensen Hålls varje år för att främja Rotarys program genom kamratskap, inspirerande tal och diskussioner om klubb- och distriktsangelägenheter. Distriktskonferensen skall planeras så att den tilltalar alla rotarianer i distriktet. Skicka in datum, plats och annan information för distriktskonferensen senast den 1 februari på rotary.org. För distriktskonferensen har guvernören följande uppgifter/ ansvarsområden: Ha överinseende över evenemanget. Välja tid och plats. Utnämna en kommitté för distriktskonferensen och en assistent till presidentens representant, samt en konferenssekreterare som för protokoll. Göra PR för konferensen under officiella besök och i månadsmeddelandet till klubbarna. Se till att RI-presidentens representant och hans/hennes livskamrat bemöts med samma gästfrihet och tillmötesgående som RI:s president skulle ha fått (se bilaga 12 för protokoll för Rotary). Se till att en skriftlig rapport med konferensprotokollet skickas till klubbarna inom 30 dagar efter evenemanget. Distriktskonferensen skall hållas på den tid och plats som beslutas av dig och majoriteten av klubbpresidenterna. Evenemangets datum och plats kan bestämmas redan under din tid som nominerad guvernör, antingen tillsammans med de klubbpresidenter som då är i tjänst eller med dem som kommer att vara presidenter under ditt tjänstgöringsår. 5.4 GUVERNÖRENS HANDBOK

96 Undvik att schemalägga konferensen under tiden för Rotarys zonseminarium, RI Convention eller allmänna helgdagar. Datum för dessa finns på rotary.org och kan också fås från CDS-representanten. Överväg att hålla konferensen ihop med ett annat distrikt. Se Handboken för distriktskonferensen för mer information om hur man planerar och gör PR för distriktskonferensen. Det officiella besöket Under ditt år som distriktsguvernör kommer du att besöka varje klubb, antingen individuellt eller vid möten som är gemensamma för flera klubbar. Det huvudsakliga syftet med ditt officiella besök är att motivera och inspirera medlemmarna och att erbjuda stöd på distriktsnivå för att klubbarna ska klara av att nå sina mål. När du vänder dig till klubbarna, se då till att medlemmarna förstår att distriktet finns till för att ge dem stöd motivera klubbmedlemmarna att delta i serviceprojekt propagera för den bästa praxis som rekommenderas i Vägledning för en aktiv klubb: Ledarskapsplan för er klubb (245-SV) uppmärksamma viktiga Rotaryfrågor särskilt uppmärksamma nya och svaga klubbar och klubbar med problem personligen uppmärksamma framstående klubbprojekt och individuella bidrag från rotarianer be om en årsrapport om PR. Se till att du träffar presidenten och klubbens styrelse och att du deltar i ett klubbmöte eller klubbsamråd. Passa på att prata med klubbens medlemmar, överlägga om klubbfrågor och diskutera kommittéernas arbete samt klubbens mål. Se till att det finns tid till en öppen diskussion med alla medlemmar för att ta reda på vilka behov som finns av stöd från distriktet. Denna öppna kommunikation kommer att leda till ett produktivt samarbete under hela året. Om ditt besök kommer att inkludera ett tal inför publik, hänvisas till nyckelbudskapen i kapitel 6 som bör användas i ditt tal. Logistik Arbeta med den assisterande guvernör som är ansvarig för klubben ifråga och besluta om den bästa tidpunkten för ditt besök. Be de tillträdande guvernörerna att informera dig om vilka klubbar som behöver uppmärksamhet tidigt, som t.ex. klubbar som är nya, som har få medlemmar eller som inte uppfyller minimikraven för en klubb. För att ditt besök ska få största möjliga inflytande på klubbmedlemmarna bör du planera besöket så att det sammanfaller med en särskild tilldragelse, som överlämnandet av en klubbs startbevis, en introduktionsceremoni, ett informationsprogram för nya medlemmar, överlämnandet av en utmärkelse, ett särskilt program, ett Rotary Foundation-evenemang eller ett intercitymöte. KOMMUNIKATION MED ROTARIANERNA 5.5

97 Med utgångspunkt från mötesdagen eller platsen kan du gruppera besöken i klubbarna så att du kan besöka närliggande klubbar samtidigt, eller genomföra intercitymöten. Anslaget från RI för resekostnader i samband med de officiella besöken är beräknat med utgångspunkt från antagandet att du besöker närliggande klubbar eller håller intercitymöten under på varandra följande dagar. När du fastställt datumen för dina officiella besök bör du skicka din resplan till klubbpresidenterna, så att de får bekräfta datumen. Publicera den slutgiltiga resplanen i ditt månadsmeddelande, i distriktets matrikel eller på distriktets hemsida och skicka kopior på resplanen till klubbarnas presidenter och sekreterare. Eftersom assisterande guvernörer fungerar som rådgivare för klubbarna bör de kunna redogöra för en klubbs styrkor och svagheter och behov samt ge dig en överblick av situationen och föreslå strategier för att stärka klubben. Betygsätt klubbarna i Rotary Club Central Betygsätt klubbarna är en funktion i Rotary Club Central som ersätter PM från klubbesök. Du kommer att använda denna för att hålla reda på dina klubbesök och rapportera om klubbarnas rutiner, prestationer och utmaningar. Du och dina assisterande guvernörer kan använda Betygsätt klubbarna för att betygsätta och lämna kommentarer efter varje klubbesök. Assisterande guvernörer kan endast visa, betygsätta och lämna kommentarer för klubbarna i deras egna klubbgrupper. Du kan visa betyg och kommentarer för alla klubbar i distriktet under ditt år som tillträdande guvernör. Du kan betygsätta klubbarna och lämna kommentarer under ditt år som guvernör. Dessa betyg och kommentarer kommer att fungera som referens för dig, dina assisterande guvernörer och era efterträdare. När alla klubbar har betygsatts bör betygen bekräftas (senast den 1 juni). Slutgiltiga kommentarer och betyg bör återspegla klubbens situation baserad på samtliga klubbesök. Innan ett besök görs i en klubb bör du gå igenom informationen i Rotary Club Central för föregående år för att avgöra var klubben behöver extra stöd. Samarbeta med dina assisterande guvernörer för att stödja klubbar som har betygsatts som icke-fungerande. De assisterande guvernörerna kan i egenskap av förbindelselänkar till klubbens ledare ge regelbunden vägledning till dessa klubbar och informera dig om hur det går för dem. 5.6 GUVERNÖRENS HANDBOK

98 Se till att Rotarynyheterna på distriktets webbplats alltid är uppdaterade genom att använda RSS-flöden från rotary.org. RI:s och Rotary Foundations nyhetsbrev är också bra källor till idéer för ditt månadsmeddelande. Registrera dig på rotary.org/ newsletters. Guvernörens månadsmeddelande Guvernören måste kommunicera med alla klubbpresidenter och sekreterare i distriktet minst en gång per månad. Denna kommunikation är viktig eftersom den innehåller nyheter och påminnelser som gäller distriktet och RI. Ditt månadsmeddelande kan se ut på många olika sätt: det kan t.ex. vara ett elektroniskt nyhetsbrev, ett videomeddelande eller en e-postlänk till distriktets webbplats. (Vilket format du än väljer kanske du också vill att denna information ska vara tillgänglig för de assisterande guvernörerna, före detta distriktsguvernörer, Interact- och Rotaract-klubbar och din CDS-representant.) Kommunikationen bör informera Rotaryledarna om viktiga Rotaryämnen, som exempelvis RI:s strategiska plan informera om distriktets mål innehålla en lista över deadlines för distriktsevenemang inkludera information om RI, Rotary Foundation och distriktsprogram uppmärksamma specifika klubbaktiviteter, som t.ex. nya klubbar som antagits, namn på nya rotarianer i en klubb Rekommendera den bästa praxis som finns i Vägledning för en aktiv klubb: Ledarskapsplan för er klubb (245-SV) hänvisa klubbledarna till rotary.org där de kan hitta senaste nytt motivera klubbledarna att försöka nå klubbens mål, planera för kommande evenemang och uppmärksammanden, göra PR för RI och distriktsinitiativ och samarbeta med andra klubbar uppmärksamma kommittéers, individuella rotarianers och klubboch distriktsprograms insatser och ekonomiska bidrag. Samarbeta med en redaktör för att bestämma hur innehållet av din regelbundna kommunikation ska se ut. Motivera volontärer En uppgift som alla ledare har är att motivera. Frivilliga motiveras lättast när de känner övertygelse om att målet kommer att gynna det lokala samhället, klubbarna i distriktet och hela distriktet känner övertygelse om att målet kan uppnås får nya vänner och utnyttjar möjligheter till nätverkande får uppdrag där deras erfarenhet och kunskaper kommer till nytta får deadlines att jobba mot och konsekvent uppföljning av guvernören eller andra ledare i distriktet känner att deras bidrag uppmärksammas, t.ex. genom utmärkelser för utmärkta serviceinsatser från distriktet (awards for outstanding service), RI och Foundation (se kapitel 4). KOMMUNIKATION MED ROTARIANERNA 5.7

99 Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Vilka delar av distriktets nuvarande kommunikationspolicy fungerar bra och vilka behöver förbättras? Vilka speciella programpunkter kommer att intressera rotarianerna och deras familjer under distriktskonferensen? Hur kommer du att se till att klubbmedlemmarnas behov uppmärksammas och tillgodoses? Vilka nyskapande idéer har du för ditt guvernörsbesök? Vilket format och vilken leveransmetod kommer du att välja för ditt månadsmeddelande till klubbarna? 5.8 GUVERNÖRENS HANDBOK

100 Bilaga 12: Protokoll för Rotary Följande protokoll ska användas för att introducera, presentera och placera alla tjänstgörande, före detta och framtida ämbetsmän i RI och Rotary Foundation, kommittéledamöter och deras livskamrater vid alla RI-möten, funktioner och mottagarstationer, samt i alla RI-publikationer: 1. President (eller presidentens representant) 2. Tillträdande president 3. Nominerad president 4. Vicepresident 5. Skattmästare 6. Ordförande för RI-styrelsens exekutivkommitté 7. Andra styrelsemedlemmar 8. Före detta presidenter (efter ålder) 9. Styrelseordförande 10. Tillträdande styrelseordförande 11. Vice styrelseordförande 12. Andra styrelseledamöter 13. Generalsekreterare 14. Tillträdande RI-styrelsemedlemmar 15. Tillträdande RF-styrelsemedlemmar 16. Nominerade styrelsemedlemmar 17. Före detta RI-styrelsemedlemmar (efter ålder) 18. Före detta RF-styrelsemedlemmar (efter ålder) 19. Före detta generalsekreterare (efter ålder) 20. President, omedelbart förutvarande president, vicepresident, hedersskattmästare i RIBI, Rotarysamordnare, Rotarys samordnare för resursgruppen Public Image samt regionala samordnare för Rotary Foundation 21. Distriktsguvernörer 22. Tillträdande distriktsguvernörer 23. Nominerade distriktsguvernörer 24. Före detta distriktsguvernörer (efter ålder) På Rotarytillställningar bör ämbetsmän bara tilltalas enligt protokollet en gång och deras livskamrater bör inkluderas vid presentationen. Rotarianer som innehar mer än en position rankas efter sitt högsta ämbete. Medföljande livskamrater har samma rang. Efter det obligatoriska protokollet ovan rekommenderas följande ordning som bör ändras så att den passar lokala seder och bruk om tillämpligt: 1. Kommittémedlemmar på regional- och zonnivå 2. Assisterande guvernörer 3. Distriktssekreterare och skattmästare 4. Distriktskommittéledamöter 5. Klubbpresidenter 6. Tillträdande klubbpresidenter 7. Klubbars vicepresidenter 8. Klubbsekreterare 9. Klubbskattmästare 10. Klubbmästare 11. Andra klubbstyrelsemedlemmar 12. Klubbkommittéernas ordförande 13. Före detta assisterande guvernörer 14. Rotarianer 15. Rotary Foundation-alumner 16. Rotarianernas familjer Vid distriktsmöten kan rotarianer som är på besök från ett annat land placeras före lokala rotarianer av samma rang som en artighetsgest. Högt uppsatta icke-rotarianer kan ges företräde enligt lokal sedvänja. Klubbar och distrikt uppmuntras meddela gästerna om protokollet placerar rotarianer före icke-rotarianer. KOMMUNIKATION MED ROTARIANERNA 5.9

101

102 6 Främja en positiv bild av Rotary hos allmänheten Att främja en positiv bild av Rotary hos allmänheten är oerhört viktigt för Rotarys framtid. Detta informerar inte bara samhällen i hela världen om att Rotary är en trovärdig organisation som uppfyller verkliga behov, utan motiverar också rotarianerna till att bli aktiva deltagare i sina klubbar och distrikt. Att förbättra allmänhetens bild av och kännedom om Rotary är en av de tre prioriteterna i Rotarys strategiska plan. Se bilaga 4 kapitel 1 för att lära dig hur du inkluderar dessa mål i din plan. Uppgifter Som tillträdande guvernör har du följande uppgifter när det gäller PR: Utse medlemmar och en ordförande till distriktets kommitté för PR. Göra upp en budget för distriktets PR-behov. Se till att klubbarna har lämplig utbildning när det gäller PR. Ansvara för distriktets ansökan om Public Image-bidrag. Som guvernör har du följande uppgifter: Vara talesman för distriktet och RI. Uppmuntra klubbarna att ha en PR-plan. FRÄMJA EN POSITIV BILD AV ROTARY HOS ALLMÄNHETEN 6.1

103 Uppmuntra kommittémedlemmarna att registrera sig för Rotary PR Tips, ett nyhetsbrev som endast ges ut på engelska som erbjuder nyskapande idéer om hur man kan göra PR för Rotary i samhället. Du kan prenumerera på rotary.org/ newsletters. Se till att distriktets webbplats och webbplatser för socialt nätverkande uppdateras regelbundet Ansvara för distriktets genomförande av Public Imagebidragsprojekt. Distriktskommittén för PR Distriktets PR-kommitté gör PR för Rotary genom att kontakta lokala medier och vägleder klubbarna i deras PR-insatser. Ta reda på vilka Rotaryklubbmedlemmar som arbetar inom media, journalism, PR, kommunikation, reklam eller marknadsföring och utnämn dem till ordförande eller medlemmar i distriktets PR-kommitté. Se till att du gör dina distriktsutnämningar på rotary.org för att säkerställa att kommittén får PR-resurser från RI. Ytterligare information om den här kommittén finns i bilaga 6: Distriktskommittéer i kapitel 2. Rotarys samordnare i resursgruppen Public Image Rotaryssamordnare för resursgruppen Public Image (RPIC) har professionell erfarenhet inom journalism, PR, kommunikation, reklam eller marknadsföring. Din RPIC kan hjälpa dig och övriga distriktsledare att nå ut till allmänheten genom att hjälpa till att föra ut framgångshistorier om Rotary till alla medier, ledare på kommunal eller statlig nivå och till samhället i övrigt. Din samordnare för resursgruppen Public Image kommer att ha ett nära samarbete med RI-styrelsemedlemmen för din zon, Rotarysamordnaren samt den regionala samordnaren för Rotary Foundation för att hjälpa distrikten och klubbarna att förbättra allmänhetens kännedom om Rotary. Utveckla en PR-plan Effektiv publicitet bland allmänheten fordrar tid, pengar och planering. Föreslå att din PR-kommitté tar fram en publicitets- och mediaplan innan Rotaryåret börjar. Avsätt tillräckligt med tid för planering av evenemang, uppdatering av webbplatser och webbplatser för sociala medier, för att skriva pressmeddelanden, ta fram faktablad och kontakta media. Uppmuntra andra distriktskommittéer att informera PR-kommittén om evenemang och aktiviteter med nyhetsvärde så att de hinner kontakta media i god tid. Inkludera medel för att göra PR för Rotary bland allmänheten genom att använda videor, press, radio, affischtavlor och Internetannonser. Annonser i TV, tidningar eller radio kan ibland gå att få gratis eller till ett mycket lågt pris om det finns osålt reklamutrymme. Det finns ofta speciella priser för ideella organisationer. En välplacerad betald annons ge Rotarys goda insatser ett större erkännande i samhället. Förproducerade annonser kan förhandsgranskas och hämtas på rotary.org/mediacenter. 6.2 GUVERNÖRENS HANDBOK

104 Hämta eller beställ Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257). I denna publikation finns tips och verktyg som hjälper rotarianerna att göra PR för klubb- och distriktsaktiviteter. För att kunna få extra pengar till PR erbjuder Rotary International ett program för PR-bidrag som hjälper distrikten att göra RI-producerade kungörelser i TV och radio, på affischtavlor, banners och dagstidningsbilagor i lokala media. Mer information finns på rotary.org. Distrikten uppmuntras använda materialet i Rotarys kampanjer Mänsklighet i rörelse och/eller Så här nära för att kunna leverera ett konsekvent budskap. Du kan få mer info om det här materialet på rotary. org/humanityinmotion eller genom att kontakta Rotarys samordnare för resursgruppen Public Image i din zon. Öka kännedomen om Rotary Det finns många sätt att öka samhällets kännedom om Rotary som t.ex.: Sponsring av särskilda evenemang, som maratonlopp, återvinningsinsatser eller insamlingar för ett Rotaryprojekt eller program. Skapa utställningar eller skyltningar som kan visas på museer, i stadshuset eller på bibliotek. Annonsering i tidningar, på affischtavlor, bussar, flygplatser eller tågstationer. Ta kontakt med personer som är ansvariga för PR i andra organisationer som din klubb och distriktet samarbetar med. Uppmuntra rotarianerna att bära sina Rotarynålar och berätta om organisationen för kollegor, familj och vänner. Använda Internet som ett kommunikationsverktyg genom att låta rotarianer lägga upp information på klubbens eller distriktets webbplats, på webbplatser för sociala medier eller genom att hänvisa medlemmarna i ditt samhälle till rotary.org. Du kan beställa PR-material och publikationer på shop.rotary.org. Att tala inför publik Som guvernör är du distriktets språkrör för Rotary. Eftersom du regelbundet kommer att tala inför publik vid projektevenemang, invigningar och andra tillställningar, måste du vara förberedd på att svara på var och en av följande frågor med mindre än 25 ord: Vad är Rotary? Vilka är medlemmar i Rotary? Vad gör Rotary? Dina svar ska vara positiva, sakliga, specifika och korta. Undvik att använda Rotaryterminologi som icke-rotarianer kanske inte förstår. Hitta viktiga punkter som du kan ta upp i bilaga 13: Nyckelbudskap om Rotary. När omständigheterna kräver mer formella eller längre yttranden, tänk på följande tips: Tänk på din publik och anpassa din presentation efter denna. Gör en översikt över ämnen som du skulle vilja inkludera. FRÄMJA EN POSITIV BILD AV ROTARY HOS ALLMÄNHETEN 6.3

105 Öva på ditt tal och ta tiden på det. Gör en lista över frågor du skulle vilja ställa till klubbmedlemmarna. Ditt distrikt online En distriktswebbplats bör vara en resurs som är enkel att förstå för såväl rotarianer som icke-rotarianer. Webbplatsen bör tillhandahålla specifika kontaktuppgifter för distriktet och dess klubbar samt information om Rotary för icke-rotarianer som kanske besöker webbplatsen. Uppmuntra klubbarna att skaffa en webbplats och göra PR för Rotary online, göra reklam för distriktets evenemang och aktiviteter och lyfta fram RI:s resurser och nyheter via RSS-flöden (för mer information om webbplatser, se kapitel 5). 6.4 GUVERNÖRENS HANDBOK

106 Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Hur skulle du beskriva Rotary med en eller två meningar? På vilka nyskapande sätt skulle du kunna förbättra ditt distrikts PR-insatser? Vem i ert samhälle kan du samarbeta med för att förbättra allmänhetens bild av Rotary? Vilka distriktsomfattande projekt, aktiviteter eller specialevenemang skulle kunna intressera allmänheten? Hur kommer du att göra PR för dessa hos lokala medier? FRÄMJA EN POSITIV BILD AV ROTARY HOS ALLMÄNHETEN 6.5

107 Bilaga 13: Rotarys nyckelbudskap Dessa nyckelbudskap om Rotary kan tas med i PR-material eller användas när du håller tal inför allmänheten. Rotary är en internationell humanitär hjälporganisation. Rotarys medlemmar är ledare inom affärsvärld och yrkesliv i drygt 200 länder och geografiska områden som ställer upp med sin expertis, medkänsla och styrka för att åstadkomma positiva förändringar i samhällen såväl i sina hemländer som utomlands. Rotary är ett världsomfattande nätverk med klubbar som består av inspirerade enskilda personer som använder sin passion till socialt arbete som förändrar liv och förbättrar samhällen. De miljontals människor som har fått ett bättre liv tack vare Rotary dokumenterar vår långa och framgångsrika bakgrund. Rotarys främsta mål är att utrota polio i hela världen. Rotary är i samarbete med Världshälsoorganisationen, UNICEF, Bill & Melinda Gates Foundation och nationella regeringar, nära att utrota den andra sjukdomen i historien efter smittkoppor med en 99-procentig minskning av poliofall i hela världen sedan Rotarys medlemmar har bidragit med mer än 1 miljard USD och oräkneliga volontärtimmar för att hjälpa till att vaccinera över två miljarder barn i 122 länder. Rotary har samlat in drygt 200 miljoner USD för att matcha bidrag på 355 miljoner USD från Bill & Melinda Gates Foundation. Rotary står i förgrunden när det gäller att ta itu med de stora humanitära problem som världen står inför idag. Mödra- och barnavård, rent vatten och sanitet samt förebyggande och behandling av sjukdomar är några av Rotarys främsta fokusområden. Rotarys målinriktade affärsmodellsstrategi har fått andra organisationer att ingå samarbete med oss för att tackla dessa humanitära prioriteter. Rotary investerar i människor för att generera hållbar ekonomisk tillväxt. Rotary stöder företagare på gräsrotsnivå och hjälper till att förbereda ungdomar och kvinnor för meningsfullt arbete. Rotary hjälper samhällen att öka sin förmåga att stödja hållbar ekonomisk utveckling. Rotary skapar fred och internationell förståelse genom utbildning. Programmen vid Rotarys fredscenter erbjuder drygt 110 sökande per år möjligheter att ta en doktorsexamen eller ett yrkesutvecklingscertifikat i fredsstudier vid centren som finns på sex olika universitet i världen. Idag finns drygt 600 fredsstipendiater på viktiga, beslutsfattande poster i regeringar och organisationer runtom i världen. Rotarys ungdomsutbytesprogram främjar internationell förståelse genom att göra det möjligt för gymnasieelever att bo och studera utomlands varje år i 115 länder. 6.6 GUVERNÖRENS HANDBOK

108 7 Stärka klubbarna Rotary International består av drygt klubbar med över 1,2 miljoner medlemmar i över 200 länder och geografiska områden. Rotarys fortsatta förmåga att kunna hjälpa samhällen runtom i världen är beroende av en stark, aktiv och engagerad medlemsbas och distriktsguvernören har unika förutsättningar att påverka medlemstillväxten. Du och ditt distriktsledarteam spelar en aktiv roll när det gäller bildandet av nya klubbar och kan dessutom stärka befintliga klubbar genom att hjälpa dem att implementera målen i Rotarys strategiska plan (se bilaga 3 i kapitel 1). Dessa mål motsvarar de steg som behövs för att göra Rotaryklubbarna starkare, mer dynamiska och mer framgångsrika, inte bara när det gäller att hjälpa sina samhällen utan även när det gäller att locka nya och olika generationer rotarianer till klubbarna. STÄRKA KLUBBARNA 7.1

109 Uppgifter Som tillträdande guvernör har du följande uppgifter när det gäller medlemsutvecklingen: Tillsätta ordförande och ledamöter till distriktskommittéerna för medlemsutveckling och för nya klubbar. Sätta upp mål och förväntningar för medlemsantalet i distriktet. Så bildas en ny klubb (808-SV) guidar distriktsguvernörerna genom proceduren med att starta en ny Rotaryklubb och inkluderar alla de formulär som behövs. Som guvernör har du följande uppgifter när det gäller medlemsutvecklingen: Samarbeta med RI-styrelsemedlemmen från ditt distrikt samt distriktets ledare för att framföra de mål som har satts upp i din regions plan för medlemsutveckling och implementera strategierna i denna. Bilda nya klubbar som uppfyller behoven av yngre yrkesarbetande och yrkesarbetande i olika demografiska grupper inom ett samhälle. Uppmuntra klubbarna att anamma en nyskapande och flexibel kultur. Stärka befintliga klubbar genom att se till att de engagerar sig i Rotary-program och serviceprojekt och utför sådant som känns relevant på sina orter. Främja medlemstillväxt och utveckling i klubbarna genom mångfald bland medlemmarna vad gäller klassifikationer, yrken, åldrar, kön, etniska tillhörigheter etc. Uppmärksamma och stödja klubbarnas och medlemmarnas prestationer. Så bildas en ny klubb Nya klubbar gör att Rotary International kan utöka sin förmåga att genomföra serviceinsatser. De kan bildas på orter där det inte finns några klubbar, eller där det finns utrymme för fler än en klubb genom att man erbjuder olika mötestider för att passa olika yrkesgrupper och de yrkesarbetandes olika åtaganden. Som distriktsguvernör kommer du att ha ansvar för att samarbeta med distriktets kommitté för nya klubbar och/eller den speciella representanten för att se till att nya klubbar bildas i områden där de behövs (se bilaga 6 i kapitel 2 för att se vilka uppgifter distriktskommittén för nya klubbar har). Nya klubbar bör återspegla det lokala affärs- och yrkeslivet. De måste också ha minst 20 medlemmar från en mängd av de olika klassifikationer som finns i området. Sträva efter att skapa nya klubbar som erbjuder flexibilitet till yrkesarbetande, före detta Rotaractmedlemmar eller programalumner samt andra potentiella medlemmar. Innan en ny klubb kan beviljas medlemskap i RI måste följande formulär fyllas i, undertecknas och skickas till RI tillsammans med korrekt startavgift (15 USD per startmedlem) genom att skicka formulären per post eller e-post till CDS-representanten: 7.2 GUVERNÖRENS HANDBOK

110 RI ersätter distriktsguvernörer för utlägg i samband med bildande av nya klubbar och överlämnande av startbevis på medlemskapet i RI (charter letter). För mer information om ditt anslag för nyligen startade klubbar, se kapitel 4. Samhällsöversikt inför grundandet av en ny klubb Formulär för sponsring av en ny klubb, i förekommande fall New Club Application Form Du måste också utse en speciell representant, antingen från en närliggande klubb eller från sponsorklubben, som stöder dig under hela processen med bildandet av klubben. Denna person är också ansvarig för att fortsätta fungera som mentor för klubben, för att se till att denna fungerar ordentligt, helst under klubbens första tre levnadsår. Statistik visar att nya klubbar är som mest sårbara under sina första två till tre år och därför är det oerhört viktigt att ha en mentor. Ge stöd till befintliga klubbar Rotaryklubbar utför viktiga serviceprojekt i sina samhällen och runtom i världen. För att kunna göra detta behöver klubbarna emellertid en stark medlemsbas. Samarbeta med de assisterande guvernörerna och kommittén för medlemsutveckling för att säkerställa att klubbarna i ditt distrikt: utser en medlemskommitté för klubben skapar en handlingsplan för medlemsutveckling för att attrahera och engagera medlemmar återspeglar mångfalden på klubbens ort, inklusive kön, ålder och etnisk tillhörighet genomför ett informationsprogram för nya medlemmar främjar och tillåter flexibilitet bland sina medlemmar erbjuder stimulationsprogram som främjar engagemang och deltagande snarare än bara mötesnärvaro genomför serviceprojekt som engagerar alla medlemmar i klubben skapar närvaro i samhället som sätter klubbens prestationer i fokus. Mer information om Rotarys samordnare, inklusive länkar till kontaktuppgifter för dessa, finns på rotary.org/ rotarycoordinators. Rotarysamordnare Din Rotarysamordnare har utsetts att hjälpa dig och andra distriktsledare att bygga upp starka och levande klubbar. Rotarysamordnarna erbjuder strategier för att förbättra medlemmarnas engagemang, strategisk planering och frivilliginsatser. Samordnarna har specialutbildats för att kunna utföra följande uppgifter: Uppmuntra innovativa strategier för att attrahera och behålla nya medlemmar för att stödja medlemstillväxt och marknadsföra de fördelar som medlemskap medför. Fokusera på medlemmarnas engagemang genom effektiva frivilligaktiviteter, nätverkande och programmen för nya generationer. Rekommendera lösningar för att ta itu med utmaningar som gäller medlemskap, som att erbjuda mer flexibla klubbmöten, fokusera på medlemmarnas belåtenhet och förbättra möjligheterna till frivilliginsatser. STÄRKA KLUBBARNA 7.3

111 Hjälpa distrikten och klubbarna att ta fram och implementera sina egna strategiska planer. Göra PR för Rotary Internationals prioriteringar och initiativ. Genomföra och informera om regionala planer för medlemsutveckling. Hålla koll på hur det går med den regionala planen för medlemsutveckling och ge feedback om denna. Din samordnares kontaktuppgifter finner du i Official Directory eller på rotary.org. Medlemsutveckling På klubbnivå uppnåsr medlemstillväxt genom insatser för att attrahera och engagera medlemmar. Mallar för klubbroschyren finns att hämta på rotary.org. Strategier för att attrahera och engagera medlemmar (417- SV) ger klubbarna ett system för att kunna göra en bedömning av antalet befintliga medlemmar och utarbeta en handlingsplan för medlemstillväxt, för att få medlemmarna att stanna kvar och för andra aktiviteter för medlemmar. Attrahera nya medlemmar Att attrahera nya medlemmar för med sig nya idéer, kunskaper, entusiasm och möjlighet att genomföra serviceinsatser i större utsträckning. Samarbeta med kommittén för medlemsutveckling och uppmuntra klubbarna att skapa en broschyr om klubben och dela ut den till potentiella medlemmar i samhället använda plattformar för sociala medier (Facebook, LinkedIn, Pinterest, Instagram och Twitter) för att få kontakt med potentiella medlemmar genom att göra PR för evenemang och projekt på klubb- och distriktsnivå leta efter medlemmar som återspeglar mångfalden på varje klubbs ort länka till funktionen Sök klubb och formuläret Intresseanmälan för medlemskap på rotary.org från distriktets webbplats arbeta för att implementera innovativa nya projekt som skapar intresse i samhället. Få befintliga medlemmar att stanna kvar i klubbarna När en person går med i en Rotaryklubb måste klubben sträva efter att hålla medlemmen engagerad i klubben. För nya medlemmar: Ta fram informationsprogram för nya medlemmar som betonar klubbens prestationer i samhället och belyser fortgående möjligheter till samhällstjänst. Skapa ett mentorprogram som främjar relationer mellan befintliga och nya medlemmar. Insatser för att hålla medlemmarna engagerade bör vara ständigt pågående. Främja följande strategier för att behålla befintliga medlemmar: Gör regelbundna bedömningar av klubbens miljö för att se till att den alltid är relevant för sina medlemmar och samhället. 7.4 GUVERNÖRENS HANDBOK

112 Modernisera klubbens riktlinjer och rutiner och gör dem flexibla så att de passar sådana medlemmar som fortfarande yrkesarbetar. Erbjud olika möjligheter för klubbens medlemmar att engagera sig i klubbkommittéer och serviceprojekt, nätverkande samt ledarutveckling. Uppmärksamma engagerade rotarianer i din klubb med en artikel i klubbens nyhetsbrev om deras insatser och prestationer. Aktiviteterna i Utvärderingsverktyg för klubben hjälper klubbarna att identifiera styrkor och svagheter när det gäller klubbens medlemsbas för att man ska kunna ta fram individuella strategier för medlemstillväxt. Allmänhetens bild av Rotary och medlemskap Genom att göra PR för klubbens och distriktets aktiviteter och projekt ser man till att samhället får höra om Rotarys värdefulla arbete. Klubbarna bör identifiera sina signaturaktiviteter och göra PR för dessa på sina orter. Publicitet kan få fler intresserade av att gå med i en Rotaryklubb och vara medlemmar i många år framöver, eftersom människor är angelägna att få gå med i en förening som alltid är aktiv och som allmänheten har en positiv bild av. Se till att ditt distrikt har en webbplats som är uppdaterad och inkluderar kontaktuppgifter för distriktets ledare. Distriktets PR-kommitté bör samarbeta med klubbarna för att skapa publicitet för serviceprojekt och hjälpa till att samordna PR för distriktsomfattande aktiviteter. Guvernörens månadsmeddelande och i samband med guvernörens officiella besök är strålande tillfällen att informera klubbarna om klubbens serviceinsatser, strategier för medlemsutveckling och ge fortbildning om Rotarys aktiviteter. Dessa PR-insatser på distriktsnivå kan bidra till att rotarianerna känner sig stolta över att vara medlemmar och stannar kvar i sina klubbar. Utbildning om medlemsutveckling Utbildning om medlemsutveckling informerar rotarianerna om årliga mål för medlemstillväxt, prioriteter och prestationer. Utbildningen har som avsikt att motivera rotarianerna att dela med sig av sin bästa praxis och främja aktivt deltagande i strategier för att attrahera och engagera medlemmar. Distriktsseminariet om medlemskap Distriktsseminariet om medlemskap utbildar rotarianerna i att behålla och öka deras klubbars medlemsantal och främjar starka, aktiva och nyskapande klubbar. Även om detta seminarium bör schemaläggas vid en tidpunkt som är lämplig för regionen bör det hållas efter distriktsseminariet för att planera för kommande år. Se kapitel 3 för mer information. STÄRKA KLUBBARNA 7.5

113 Distriktsseminariet om medlemskap Ledarhandbok (242-SV) fokuserar på hur man ska använda strategierna för medlemstillväxt. Distriktsseminariet om medlemskap Ledarhandbok (242-SV) är en resurs för rotarianer som planerar och genomför ett distriktsseminarium om medlemskap. Denna inkluderar utbildningspass för alla av RI-styrelsen rekommenderade ämnen samt en CD med PowerPointbilder. Information till nya medlemmar Förutom den information som lämnas till nya medlemmar på klubbnivå bör du även överväga att inkludera material för nya medlemmar på distriktets webbplats och ta fram ett program för information till nya medlemmar på distriktsnivå för att hjälpa klubbarna att informera och kommunicera med sina nya medlemmar. Informationen på distriktsnivå bör ge de nya medlemmarna en överblick över distriktets aktiviteter. Samarbeta med kommittén för medlemsutveckling och distriktets utbildningskommittéer för att planera enskilda evenemang eller studiepass för nya medlemmar under distriktssamrådet eller distriktskonferensen. Eftersom nya medlemmar tillkommer under hela året kan distriktet välja att informera nya medlemmar vid flera olika tillfällen under året. 7.6 GUVERNÖRENS HANDBOK

114 Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Hur kan du främja nyskapande och flexibilitet i klubbarna i ditt distrikt? Vilka strategier kommer du att implementera för att attrahera och behålla medlemmar? Vad kan du göra för att betona mångfald bland medlemmarna som en viktig faktor när det gäller medlemstillväxt? Hur kan du uppmuntra klubbarna att kontinuerligt utföra bedömningar och kontroller för att se till att de fortsätter att fungera och vara relevanta för sina medlemmar och samhällen? Vilka möjligheter finns till att bilda nya klubbar i ditt distrikt? STÄRKA KLUBBARNA 7.7

115

116 8 Leda din Foundation Rotary Internationals Rotary Foundations målsättning är att göra det möjligt för rotarianerna att främja internationell förståelse, goodwill och fred i världen, genom förbättring av hälsa, stöd för utbildning och lindring av fattigdom. Rotarydistrikten samordnar klubbarnas deltagande i Foundations program och andelar i bidrag samt de gåvor som ges till Foundation. Som guvernör är du ansvarig för att motivera rotarianerna att stödja Foundation och se till att de är informerade om de möjligheter som Foundation erbjuder. Rotary Foundations referensguide (219-SV) ger en överblick över Rotary Foundation. Uppgifter Som tillträdande guvernör har du följande uppgifter när det gäller Rotary Foundation: Tillsätta ledamöter för obesatta poster i distriktets kommitté och underkommittéer för Rotary Foundation, i samråd med distriktsguvernören och nominerade guvernören, om man känner till vem denna är. Vid behov utse tillträdande ordförande för distriktets Rotary Foundation-kommitté, i samråd med nästföljande två distriktsguvernörer, om man känner till vilka dessa är. LEDA DIN FOUNDATION 8.1

117 Arbeta med Rotaryklubbarna i ditt distrikt för att planera mål för Rotary Foundation för ditt år som guvernör och rapportera dessa genom att använda Rotary Club Central. Diskutera användandet av DDF-medel med distriktets Rotary Foundation-kommitté, ordföranden i distriktets Rotary Foundation-kommitté och distriktsguvernören. Fullfölja kvalificeringsprocessen för ditt distrikt. Tjänstgöra i ditt distrikts uttagningskommitté för Rotarys fredsstipendiater och skriva under ansökningarna för de kandidater som väljs ut av ditt distrikt för följande år. En ex officiomedlem i en kommitté är en röstande medlem. Som guvernör har du följande uppgifter när det gäller Rotary Foundation: Delta i det regionala Rotary Foundation-seminariet, som ofta hålls i anslutning till Rotary-zonseminariet. Anordna ett distriktsseminarium om Rotary Foundation för alla intresserade rotarianer. Tjänstgöra som ex officio medlem i distriktskommittén för Rotary Foundation. Samarbeta med ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation för att planera, samordna och utvärdera all Foundation-verksamhet i distriktet. Godkänna användandet av DDF-medel för bidrag, program och gåvor med distriktets kommittéordförande för Rotary Foundation. Vidarebefordra information om Foundation till hela distriktet. Främja sund ekonomisk förvaltning av Rotary Foundations medel. Uppmuntra alla rotarianer att ge bidrag till Rotary Foundation varje år. Uppmärksamma klubbarna och individuella rotarianer för deras stöd till Foundation. Rapportera till distriktet om all aktivitet som gäller Rotary Foundation-bidrag som har skett under det senaste året för att säkerställa transparens och sund ekonomisk förvaltning av bidragspengarna. Tjänstgöra i uttagningskommittéerna för Rotary Foundations fredsstipendiater. Engagera inresande, utresande och återvändande Rotary fredsstipendiater i evenemang i distriktet och regionalt, inklusive distriktskonferensen. Distriktskommittén för Rotary Foundation Distriktskommittén för Rotary Foundation fungerar som förbindelselänk mellan Rotary Foundation och rotarianerna i distriktet. Genom att hjälpa till med seminariet om Rotary Foundation och andra uppgifter i distriktet, hjälper kommittén till att utbilda rotarianer om Foundation och motivera dem att delta. En av kommitténs huvuduppgifter är att besluta om hur distriktets DDF-pengar skall fördelas. 8.2 GUVERNÖRENS HANDBOK

118 För mer detaljerad information om varje kommittémedlems uppgifter, se Handbok för distriktskommittén för Rotary Foundation. Underkommittéer Ledamöterna i distriktskommittén för Rotary Foundation är ordförande i följande fyra underkommittéer samt alla eventuella ytterligare underkommittéer som tillsätts: Penninginsamling Bidrag PolioPlus Ekonomisk förvaltning Kommittéordföranden Ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation måste ha omfattande kunskaper om och ha erfarenhet av Rotary Foundations verksamhet. Ordföranden hjälper till att samordna alla kommittéers aktiviteter och tjänstgör som ex officio medlem i alla underkommittéer. Ordföranden och guvernören undertecknar å distriktets vägnar besluten om fördelning av DDF-medlen. För att skapa kontinuitet för distriktets Foundation-projekt, väljs ordföranden för en treårsperiod. Om det blir du som kommer att utnämna ordföranden kommer du att få ett nomineringsformulär från Rotary Foundation och din regionala samordnare för Rotary Foundation. Arbeta med de kommande två guvernörerna för ditt distrikt för att välja en rotarian som ni alla tre är överens om. Den aktuella ordföranden kan väljas om för ytterligare en treårsperiod om alla tre guvernörerna samtycker. Observera att det inte är möjligt att samtidigt tjänstgöra som ordförande i distriktskommittén för Rotary Foundation och som guvernör. Se beskrivningar av underkommittéstrukturen i bilaga 6: Distriktskommittéer i kapitel 2. Regionala samordnaren för Rotary Foundation Den regionala samordnaren för Rotary Foundation (Regional Rotary Foundation Coordinator RRFC) och biträdande regionala samordnaren för Rotary Foundation (Assistant Regional Rotary Foundation Coordinator) har tillsatts för att hjälpa dig och andra distriktsledare med Foundation-ärenden. Samordnarna specialutbildas för att kunna utföra följande uppgifter: Hjälpa distriktsguvernörer och deras Foundation-kommittéer med planeringen av distriktets seminarium om Rotary Foundation eller seminarier som är gemensamma för flera distrikt. Hjälpa Foundations styrelse och RI:s generalsekreterare att redogöra för Foundations verksamhet och förklara behovet av finansiering för distrikts- och klubbledare. Stödja tillträdande distriktsguvernörer och klubbledare när de fastställer sina mål för deltagande i Foundation-program och ekonomiskt stöd och hjälpa till att förbereda serviceinsatserna under året. LEDA DIN FOUNDATION 8.3

119 Genomföra utbildning för ledamöterna i distriktskommittén för Rotary Foundation för att bidra till att nå målen för deltagande i Foundations program och insamlingsaktiviteter. Hålla koll på framstegen på väg mot målen för Rotarybidrag och insamlingsaktiviteter och erbjuda hjälp vid behov. Ge vägledning och stöd till distriktsguvernörer, tillträdande guvernörer, assisterande guvernörer, distriktsutbildare samt distriktets Rotary Foundation-kommittéer. RRFC:s har ytterligare medlemmar i zonens team som ditt distrikt kan använda som resurser. Varje RRFC har en assisterande RRFC som hjälper till med penninginsamlingar och bidragsaktiviteter. Du kan hitta kontaktuppgifter för din samordnare i Official Directory och på rotary. org. Tidigare samordnare i ditt område är också utmärkta resurser för Rotary Foundation. Rådgivare för större gåvor (Endowment/Major Gift Adviser) Din rådgivare för större gåvor är en regional resurs som utsetts att hjälpa dig och andra distriktsledare att informera rotarianer, alumner och Rotaryvänner om möjligheterna att ge större gåvor till Rotary Foundation, med fokus på Rotarys gåvofond, PolioPlus, Rotarys fredscenter och fokusområdena. Den här rådgivaren kommer att arbeta med din RRFC för att planera evenemang för stöd till Foundation och potentiella bidragsgivare i ditt område. Utbildning om Foundation Information om Rotary Foundation är inkluderad i studiepassen under PETS, distriktssamrådet, distriktsseminariet om Rotary Foundation och seminariet om hantering av bidrag. Distriktsseminariet om Rotary Foundation Under ditt år som guvernör kommer du att hålla ett distriktsseminarium om Rotary Foundation för klubbledarna i distriktet, ledamöterna i distriktskommittén för Rotary Foundation och andra intresserade rotarianer. Seminariet ska hållas före den 15 november. Mötets avsikt är att uppdatera och informera klubbledarna och andra intresserade rotarianer i distriktet om Rotary Foundation. Din regionala samordnare för Rotary Foundation och din distriktskommitté för Rotary Foundation hjälper dig med detta evenemang. Se kapitel 4 för mer information. Seminariet om hantering av bidrag För att bibehålla sin kvalificering anordnar distriktet ett årligt seminarium om hantering av bidrag som informerar klubbarnas medlemmar om kraven för kvalificering och ger dem de kunskaper de behöver för att kunna hantera bidrag och övervaka bidragspengar med framgång. Alla klubbar som är intresserade av Rotary Foundations 8.4 GUVERNÖRENS HANDBOK

120 globala bidrag skickar minst en representant till seminariet för att kunna kvalificeras. Utbildningen kan hållas i samband med andra distriktsmöten, som t.ex. PETS, distriktssamrådet, distriktskonferensen eller distriktsseminariet om Rotary Foundation eller som ett fristående möte. Handbok för seminariet om hantering av bidrag och handboken som är till för seminariets deltagare finns på rotary.org/grants. Utmärkelser Det är viktigt att uppmärksamma rotarianer som arbetar för att stödja Rotary Foundations målsättning. Att få erkännande för sina enskilda insatser eller klubbens bidrag motiverar ofta rotarianerna att öka sina serviceinsatser på hemorten och i samhällen i andra länder. Uppmärksamma rotarianerna i ditt distrikt på ett kulturellt lämpligt sätt. Se kapitel 4 för mer information om utmärkelser från RI och Foundation, samt dina ansvarsområden när det gäller dessa. Uppdateringar om den globala insatsen för polioutrotning finns på endpolionow.org. PolioPlus Som guvernör är du ansvarig för att stödja deltagande i insatser för att utrota polio tills världen har förklarats fri från sjukdomen. PolioPlus stöder vaccineringsinsatser som genomförs av Rotary och de andra större samarbetsorganisationerna i det globala initiativet för att utrota polio Världshälsoorganisationen, UNICEF och U.S. Centers for Disease Control and Prevention genom att hålla rotarianerna informerade om framsteg, främja mediabevakning, ställa upp som volontärer under nationella vaccinationsdagar och ställa upp med nödvändiga resurser i regioner där polio förekommer, eller i riskregioner. PolioPlus är ett gemensamt program för Rotary International och Rotary Foundation. Aktiviteter som stödjer PolioPlus, som exempelvis penninginsamling, sker genom Foundation. Målet med PolioPlus är den globala certifieringen av polioutrotning. Motivera rotarianerna i distriktet att hålla sig informerade och vara engagerade tills världen förklarats fri från polio. PolioPlus Partners är ett Rotary Foundation-program som ger direkt stöd till Rotarys nationella PolioPlus-kommittéer så att dessa kan genomföra polioutrotningsaktiviteter som exempelvis insatser för att informera om poliovaccinering och sjukdomsövervakning. Distrikten uppmuntras kontakta ordförandena i de nationella PolioPlus-kommittéerna för att få mer information om polioutrotningsaktiviteter i poliodrabbade länder. Rotary Foundation-bidrag Som en del av Rotary Foundations arbete för strategisk planering kommer Foundation att anta en ny bidragsstruktur för alla Rotarydistrikt under Den nya bidragsstrukturen ska förenkla procedurer, utöka servicemöjligheter för Rotaryklubbar och distrikt och bygga upp en starkare känsla av delaktighet i Rotary Foundation LEDA DIN FOUNDATION 8.5

121 Distrikten kommer att få besked i augusti om eventuella oanvända DDFmedel från föregående programår som automatiskt kommer att föras över till den totala summa DDFmedel som står till förfogande. Detta överförda belopp DDF-medel räknas inte in i distriktets maximala bidragsbelopp på 50 %. Mer information om distriktsbidrag finns i Handbok för distriktskommittén för Rotary Foundation. bland rotarianer. Den nya bidragsstrukturen gör att Rotaryklubbar och distrikt kan fortsätta att arbeta med sina många olika hjälpinsatser och ta itu med omedelbara behov i sina samhällen, samtidigt som de deltar i större och mera strategiskt fokuserade projekt. Enligt den nya bidragsmodellen kommer Foundation att erbjuda tre typer av bidrag: distriktsbidrag, globala bidrag och paketerade bidrag. Bidrag från Rotary Foundation Distriktsbidrag Globala bidrag Paketerade bidrag Se Villkor för Rotary Foundations distriktsbidrag och globala bidrag för mer detaljerad information om Rotary Foundations bidrag. Distriktsbidrag Distriktsbidrag gör det möjligt för klubbar och distrikt att ge stöd till de av deras specifika intressen som går hand i hand med Rotary Foundations målsättning och tar itu med omedelbara behov på deras hemorter och utomlands. Distriktsbidrag ger distriktet möjlighet att ha bättre kontroll över sina DDF-medel och möjliggör för klubbar och distrikt att fortsätta med aktiviteter som inte faller inom ramen för fokusområdena. Distrikten kan använda upp till 50 procent av sina DDF-medel för att stödja dessa bidrag. Ditt distrikt kan besluta att använda mindre än 50 procent av sina DDF-medel, för att använda medel för att stödja PolioPlus eller för att bidra till större globala bidrag. Distrikten ansvarar för hanteringen av distriktsbidragen. Det är rekommendabelt att du som guvernör har ett nära samarbete med ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation för att säkerställa att distriktet har riktlinjer på plats vad gäller fördelningen av DDF-medel och rapporterar om användningen till distriktets klubbar. Även om Foundation tar emot ansökningar enligt ett rullande system är det rekommendabelt att ditt distrikt skickar in en ansökan i juni innan du påbörjar ditt år som guvernör, så att klubbarna kan börja använda medlen i början av året. Detta kräver att distriktet ber klubbarna lämna in sina ansökningar om projektfinansiering innan Rotaryårets början vilket ger distriktet tillräckligt med tid för att rapportera om hur pengarna använts. Globala bidrag Globala bidrag gör det möjligt att delta i mer strategiskt inriktade och hållbara aktiviteter (både utbildningsinriktade och humanitära) med större stöd från Foundation. Dessa bidrag kommer att finansiera större aktiviteter eller kombinationer av aktiviteter med hållbara resultat med stor inverkan inom något av de sex fokusområdena: 8.6 GUVERNÖRENS HANDBOK

122 Gå till rotary. org/grants för att kvalificera ditt distrikt, ansöka om distrikts- och globala bidrag samt för att rapportera om hur bidragspengarna använts. Fred och förebyggande/lösning av konflikter Förebyggande och behandling av sjukdomar Vatten och sanitet Mödra- och barnavård Grundläggande utbildning och läs- och skrivkunnighet Ekonomisk utveckling och samhällsutveckling Klubbar och distrikt kan antingen skapa sina egna globala bidragsprojekt inom fokusområdena eller välja att arbeta med paketerade bidrag som tagits fram av Rotary Foundation i samverkan med dess strategiska samarbetspartner. Globala bidrag erbjuder minimibidrag på USD från Foundations världsfond för projektbudgetar på minst USD. Bidraget från Världsfonden grundas på en matchning på 100 % av DDF-pengar eller en matchning på 50 % för kontantbidrag. Globala bidrag måste sponsras av två klubbar/distrikt: en lokal huvudsponsor i det land där aktiviteten kommer att äga rum och en internationell sponsor från ett annat land. Ansökningar om globala bidrag tas emot av Rotary Foundation under hela året. Som guvernör är du ansvarig för att sätta upp mål och uppmuntra och motivera klubbar och distriktsledare att ansöka om globala bidrag. Paketerade bidrag Paketerade bidrag utvecklas av Foundation och dess strategiska samarbetspartner. Världsfonden och den strategiska samarbetspartnern står för 100 procent av finansieringen och rotarianerna utför projektet. Alternativ för paketerade bidrag kommer att läggas upp på rotary.org/ grants efterhand de blir tillgängliga. Kvalificering och ekonomisk förvaltning Kvalificering är det första som måste göras i distrikten och deras klubbar för att de ska kunna ta del av Rotary Foundations bidrag. Distriktets ledarteam spelar en viktig roll när det gäller hanteringen av kvalificeringen, som bland annat inkluderar att införa system för sund ekonomisk förvaltning för alla de aktiviteter som finansieras genom Rotary Foundation. Kvalificeringen består av två huvuddelar: att fullfölja en kvalificeringsprocess online och införa de riktlinjer för ekonomisk förvaltning som anges i samförståndsavtalet för distriktet. En kurs om distriktens kvalificeringsprocess finns på learn.rotary.org. Kvalificeringen av distriktet kräver också att man inför kraven i samförståndsavtalet för distriktet, vilket säkerställer att distriktet har de verktyg som behövs för att hantera bidragspengarna från Rotary Foundation på korrekt sätt. I samförståndsavtalet för distriktet anges vilka villkor och krav som gäller för att säkerställa tillbörlig kontroll över bidragspengarna. Vilka resurser som behövs för att införa samförståndsavtalet för distriktet kan hittas på rotary.org/grants. Distrikten är också ansvariga för att kvalificera sina klubbar. Det finns två minimikrav för kvalificering av klubbar (ditt distrikt kan emellertid ha ytterligare krav): LEDA DIN FOUNDATION 8.7

123 Klubben samtycker till att införa Foundations krav som anges i samförståndsavtalet för klubben genom att underteckna avtalet och skicka in det till distriktet. Den tillträdande klubbpresidenten eller en av klubben utsedd person deltar i seminariet om hantering av bidrag som anordnas av distriktet. Klubbens kvalificerade status gäller i 12 månader från och med kvalificeringsdatumet och klubbarna måste kvalificeras på nytt varje år för att kunna fortsätta ta del av Rotary Foundations bidrag. Eventuella ytterligare krav som distriktet har bör inkluderas i ett separat dokument eller en bilaga (eller flera bilagor om ni föredrar att ha kraven för distriktsbidrag och globala bidrag i olika dokument) som läggs till samförståndsavtalet för klubben. Ytterligare krav som distriktet lägger till måste vara möjliga att uppnå för alla klubbar som vill ta del av Rotary Foundations bidrag. Se till att samarbeta med ordföranden i distriktets Rotary Foundationkommitté och ordföranden för underkommittén för bidrag för att säkerställa att distriktet och dess klubbar inför det som anges i samförståndsavtalen, inklusive: regelbunden rapportering om användning av Foundations bidragspengar för projekt inrätta ett system för bevarande av dokument ha en plan för ekonomisk förvaltning. Om du har några frågor gällande kvalificeringen eller hur man inför kraven i samförståndsavtalet för distriktet kan du kontakta Stewardship Department på [email protected]. Uppfylla rapporteringskrav för traditionella bidrag Under , när alla distrikt kommer att övergå till den nya bidragsmodellen, bör klubbarna och distrikten vara à jour med alla rapporter och avsluta alla matchande bidrag och förenklade bidrag. Rapporter måste skickas in till Foundation minst var 12:e månad och inom två månader från och med att ett projekt avslutas. Det är möjligt för ett distrikt att få sitt distriktsbidrag medan det fortfarande har ett påbörjat förenklat distriktsbidrag, under förutsättning att rapporter har skickats in om minst 50 procent av bidraget ifråga. Rotarys fredscenter Rotarys center för internationella studier i fred och konfliktlösning erbjuder Rotarys fredsstipendier till enskilda personer som ges möjlighet att studera till en magisterexamen eller ett yrkesutvecklingscertifikat i internationella relationer, fred, konfliktlösning och relaterade ämnen på något av Rotarys fredscenter. Rotarys fredsstipendier är oberoende av distriktsbidrag och globala bidrag. Distrikten kan skicka in stipendieansökningar till Rotary Foundation senast 1 juli. Stipendierna delas ut på konkurrensbasis i hela världen. För information om hur man väljer ut kvalificerade sökanden, se Rotary Peace Centers Program Guide for Rotarians (085). Om ni planerar att 8.8 GUVERNÖRENS HANDBOK

124 ansöka om att skicka en stipendiat från ert distrikt bör du utse en uttagningskommitté som väljer ut distriktets kandidat till programmet och överväga att utse en underkommitté som hanterar programmet i distriktet. Samla in pengar till Rotary Foundation Att samla in pengar till Rotary Foundation är en viktig uppgift för distriktsguvernörerna. Utan ekonomiska resurser skulle det inte vara möjligt för rotarianerna att kunna utföra sina värdefulla insatser i världen. Bidrag som skickas till Foundation kan riktas till PolioPlusfonden, Årliga fonden eller Gåvofonden. För årsresultat och särskilt framstående prestationer, se Årsrapport Rotary International och Rotary Foundation (187-SV). För en broschyr i fickformat med den senaste statistiken om Foundation, se Rotary Internationals Rotary Foundation (159-SV). PolioPlus-fonden Pengar som kommer in till PolioPlus-fonden används uteslutande för att uppnå målet med utrotning av polio i hela världen och pengar kommer att fortsätta behövas tills detta mål har uppnåtts. Rotarianerna uppmuntras fortsätta ge bidrag till PolioPlus-fonden tills världen har förklarats fri från polio. Årliga fonden Årliga fonden är den främsta källan till stöd för Foundations verksamhet. Dessa pengar spenderas varje år för att hjälpa rotarianerna att genomföra serviceprojekt både lokalt och utomlands. Som distriktsguvernör bör du främja bidrag till Foundation genom initiativet Varje rotarian, varje år, som uppmuntrar varje rotarian att delta i ett Foundationprojekt och att donera pengar till Årliga fonden varje år. Bidragen kan riktas till SHARE, Världsfonden eller något av Foundations sex fokusområden. Observera: Bidrag som riktas till fokusområdena inkluderas inte i ett distrikts SHARE-beräkning och genererar inte några DDF-medel. Gåvofonden Gåvofonden tryggar Rotary Foundations framtid genom donationer. Kapitalet rörs aldrig och endast avkastningen på kapitalet används för att stödja Foundations program. Donationer till Gåvofonden är ofta direkta gåvor, som t.ex. testamenterade gåvor i olika former eller donationer av t.ex. livförsäkringar. Kontakta din regionala samordnare för Rotary Foundation för att se vad du kan göra för att försöka få den här typen av gåvor. Mål för klubbidrag Klubbarna i distriktet ombes sätta upp sina mål för Årliga fonden och Gåvofonden för kommande år under ditt utbildningsseminarium för tillträdande klubbpresidenter (PETS). Rekommendera alla tillträdande presidenter att gå till Rotary Club Central på rotary.org för att sätta upp sina mål för gåvor till Foundation senast 1 maj. Genom att sätta upp de här målen online gör man det möjligt för Rotary Foundation att sätta upp målet för Årliga fonden för hela världen i tid för att kunna kungöra detta vid RI Convention. Under ditt år som guvernör bör du stödja klubbarna i deras insatser att nå de mål de satt upp för sina insamlingar. LEDA DIN FOUNDATION 8.9

125 SHARE och distriktets DDF-medel SHARE-systemet fördelar Rotary Foundations medel som bidrag över hela världen för att ge Rotarydistrikten möjlighet att medverka i beslutsprocessen för hur pengarna ska användas. I slutet av varje Rotaryår delas varje distrikts bidrag till Årliga fonden- SHARE upp mellan två fonder: 50 procent tillfaller DDF-fonden (District Designated Fund DDF) 50 procent tillfaller Världsfonden Pengar samlas in 50 % till DDF 50 % till Världsfonden Distriktet använder den summa som tillfaller distriktets DDF-medel till att stödja valfria Foundation-bidrag. Foundation använder den del av pengarna som tillfaller Världsfonden till att betala för de bidrag som erbjuds i hela världen, som t.ex. Rotarys fredsstipendiater och paketerade globala bidrag. Dessutom kommer varje dollar från distriktets DDF-medel att matchas med en dollar (1 USD) från Världsfonden för vissa bidrag och program. Rotary Foundation fungerar med en unik finansieringscykel som ger distrikten tid att planera och välja ut deltagare och ger Foundation möjlighet att använda avkastningen från investeringar till att betala för administration och kostnader för fondutveckling Pengar samlas in och investeras Pengarna investeras Pengarna investeras Pengarna används Distriktets Rotary Foundation-kommitté bestämmer i samråd med distriktsguvernören, den tillträdande guvernören och nominerade guvernören (om man känner till vem denna är), hur distriktet ska använda sina DDF-medel. Kommittén har ansvaret för att avgöra vilka Rotary Foundation-bidrag som är mest intressanta för rotarianerna i distriktets klubbar. Detta kan göras genom att man frågar klubbarna, ber om kommentarer genom distriktets webbplats eller vid ett distriktsmöte eller genom andra kommunikationsmetoder. Efter att man fått denna information fördelar kommittén de tillgängliga medlen. Du som distriktsguvernör, och ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation, har underskriftsbehörighet för användningen av DDFmedlen, på distriktskommittén för Rotary Foundations vägnar GUVERNÖRENS HANDBOK

126 Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Hur kommer ditt distrikt att fokusera och utöka sina humanitära insatser? Vilka prioriteter har klubbarna i ditt distrikt när det gäller användning av DDF-medel? Hur kommer du att motivera rotarianerna att varje år bidra till Årliga fonden? LEDA DIN FOUNDATION 8.11

127

128 9 Ge stöd till framgångsrika serviceprojekt Distrikten motiverar och stöder sina klubbar i planeringen och genomförandet av serviceprojekt. Effektiva serviceprojekt hjälper klubbarna att behålla sina medlemmars entusiasm för Rotary och inspirerar dem att sätta igång med nya serviceprojekt. Inkludera Rotarys ungdomsprogram och tillgängliga resurser i programmet för PETS. Uppgifter Som tillträdande guvernör har du följande uppgifter i samband med serviceprojekt: Utse ordförande och medlemmar till distriktets servicerelaterade kommittéer. Samarbeta med de assisterande guvernörerna för att se till att klubbarna har satt upp mål för alla tjänstegrenarna, som motsvarar behoven på deras hemorter och i samhällen i andra länder. Som guvernör har du följande uppgifter: Ansvara för att distriktsprogrammen genomförs på rätt sätt och att ingen drar personlig ekonomisk fördel av distriktets verksamhet. Säkerställa att distriktskommittéerna stödjer klubbkommittéernas arbete. GE STÖD TILL FRAMGÅNGSRIKA SERVICEPROJEKT 9.1

129 Samarbeta med den tillträdande guvernören och nominerade guvernören för att uppnå enighet om serviceprojekt som sträcker sig över mer än ett år samt med före detta distriktsguvernörer om projekt som fortsätter in på ditt tjänstgöringsår. Samarbeta med kollegor i andra länder när det gäller serviceprojekt. Förstå vad som karakteriserar ett välplanerat serviceprojekt. Utvärdera och hjälpa till med förfrågningar om att kontakta Rotaryklubbar i ditt distrikt för samarbete om olika typer av aktiviteter eller projekt. Dessa förfrågningar kan komma från klubbar, grupper som består av flera distrikt, Rotarys samordnare, Rotarys aktionsgrupper eller samordnare för Rotarys resursgrupp Public image. Informera om serviceaktiviteter i ditt månadsmeddelande och under de officiella besöken. Uppmuntra klubbarna att göra PR för sina serviceaktiviteter genom Rotary Showcase och dela uppdateringar om projektens inverkan genom Rotary Club Central. Känna till vilka resurser som finns att tillgå och hur man använder dem. Fokusområden Fred och förebyggande och lösning av konflikter Förebyggande och behandling av sjukdomar Vatten och sanitet Mödra- och barnavård Grundläggande utbildning och läsoch skrivkunnighet Ekonomisk utveckling och samhällsutveckling Läs mer om fokusområdena på rotary.org/ elearning. Utveckla serviceprojekt Alla rotarianer är ansvariga för att genomföra serviceprojekt som förbättrar livskvaliteten i deras samhällen och i samhällen i hela världen. När klubbarna och distrikten utvecklar projekt, bör de tänka på följande: Rotarys tjänstegrenar Rotarys strategiska plan och specifika serviceområden som fastställts av styrelsen Rotary Foundations målsättning och dess fokusområden utvärderingar av samhället. Rotary International tillhandahåller riktlinjer, resurser och stöd för följande program och aktiviteter: Samhällstjänst Rotarys samhällskårer (RCC) Nya generationer Interact Rotaract Rotarys ungdomsutbyte Rotarys utbildningsprogram för ungdomsledare (RYLA) Internationell tjänst Rotarys aktionsgrupper Rotarys kamratskapsgrupper Rotarys vänskapsutbyte Yrkestjänst Utförlig information om dessa program finns i bilaga GUVERNÖRENS HANDBOK

130 Rotary Showcase Rotary Showcase är ett onlineverktyg som rotarianerna kan använda för att dela information om sina serviceprojekt såväl inom som utanför Rotaryfamiljen. Användarna kan lägga till sina klubbars serviceprojekt, utforska projekt som rotarianer genomför i andra delar av världen och kontakta andra klubbar och distrikt. Verktyget är dessutom direkt anslutet till Facebook, så att användarna kan göra PR för sina projekt för en större publik. Gå till rotary.org/showcase för att lägga till och göra PR för ett projekt. Arbete med ungdomar Som distriktsguvernör måste du vara extra vaksam med att skapa en miljö som skyddar unga. Inför skydd för ungdomar, uppföljning av incidenter och rapporteringsmetoder under seminariet för tillträdande presidenter. Se till att alla rotarianer och icke-rotarianer som arbetar med ungdomar i ditt distrikt skriver under RI:s uttalande för arbete med ungdomar (Statement of Conduct for Working with Youth): Rotary International engagerar sig för att skapa och upprätthålla en miljö som är så säker som möjligt för alla deltagare i Rotarys aktiviteter. Rotarianer, deras livskamrater och andra volontärer måste enligt bästa förmåga skydda de barn och unga som de kommer i kontakt med och skydda dem mot fysisk, sexuell eller känslomässig misshandel. Rotarys ungdomsutbytesprogram kräver att deltagande distrikt skaffar sig ett certifikat som inkluderar upprättande av ytterligare riktlinjer och procedurer för att skydda ungdomar, för att kunna delta i programmet. Som guvernör måste du se till att alla krav uppfylls innan distriktet kan ta emot eller skicka iväg utbytesstudenter. Ytterligare resurser och information om hur man skyddar ungdomsdeltagare mot sexuella trakasserier i Rotarys program, inklusive riktlinjer för rapportering av grundlösa beskyllningar och exempel på riktlinjer för distrikt, finns i Youth Protection Training Manual and Leaders Guide (775). Se bilaga 15 för information om hur man minskar riskerna i samband med ungdomsprogram. Arbeta med flera distrikt Aktiviteter och projekt som är gemensamma för flera distrikt involverar Rotaryklubbar i två eller fler distrikt. Om klubbar i distriktet som helhet samarbetar med andra distrikt eller organisationer inom ramen för ett projekt är du ansvarig för att: se till att aktiviteten följer RI:s riktlinjer för aktiviteter för flera distrikt och för samarbete med andra organisationer som finns på rotary.org och/eller kan fås från CDS-representanten bekräfta att klubbarna i distriktet vill delta i aktiviteten eller fortsätta samarbetet. GE STÖD TILL FRAMGÅNGSRIKA SERVICEPROJEKT 9.3

131 Rundskrivelser till Rotaryklubbar Innan en Rotaryklubb hör med andra klubbar om de är intresserade av någon typ av samarbete bör denna alltid först inhämta tillstånd från guvernören/guvernörerna innan klubbarna kan kontaktas. Man måste även ange varför man vill kontakta klubbarna. En klubb som önskar kontakta endast en klubb behöver dock inte inhämta tillstånd av guvernören. Innan en Rotaryklubb ansöker om ekonomisk hjälp från en annan Rotaryklubb eller från individuella rotarianer utanför klubben måste den först be om tillstånd från RI-styrelsen. Om en klubb i ditt distrikt har bett om ekonomisk hjälp utan styrelsens godkännande kommer RI att meddela dig och anmoda dig att be klubben att sluta med detta. Förfrågningar från distrikt eller klubbar om samarbete eller hjälp med ett specifikt världssamhällstjänstprojekt berörs inte av ovanstående regler såvida endast ett fåtal distrikt eller klubbar kontaktas. Avsluta utnämningarna till dina distriktskommittéer på rotary.org senast den 31 december. När du har valt dina kommittéordförande kan Rotarys programpersonal kontakta dem direkt för information och resurser. Ytterligare information om dessa kommittéer finns i bilaga 6: Distriktskommittéer i kapitel 2. Ge stöd till viktiga och hållbara serviceprojekt En prioritet i Rotarys strategiska plan är att fokusera och utöka humanitära insatser. Som distriktsguvernör bör du främja hållbara serviceprojekt som fokuserar på programmen för nya generationer och fokusområdena och skapa viktiga projekt både lokalt och utomlands. Följ dessa steg för att se till att ditt distrikt stöder klubbarnas arbete med att genomföra meningsfulla serviceprojekt: 1. Tillsätt programkommittéer i distriktet för att stödja klubbarnas serviceprojekt, pågående distriktsprojekt och distriktens mål för serviceinsatser. Dessa kommittéer håller dig informerad om klubbarnas verksamhet och vägleder klubbarna när de genomför och avslutar framgångsrika serviceprojekt, samt hjälper dem att dra nytta av tillgängliga resurser. Distriktskommittéerna för program hjälper dig också att sätta upp mål för serviceinsatserna under ditt år och att genomföra projekt som stöder dem. Uppmuntra dina programkommittéer att bilda underkommittéer som fokuserar på specifika aktiviteter. Som distriktsguvernör är du ytterst ansvarig för alla program och programdeltagare i ditt distrikt. 2. Uppmuntra klubbarna att utvärdera behoven i samhället. Rekommendera klubbarna att använda Verktyg för en utvärdering av samhället (605C-SV), som kan hämtas på rotary.org. Denna resurs innehåller utförliga riktlinjer för hur man genomför en effektiv utvärdering av samhället. När klubbarna följer instruktionerna i denna publikation kan de basera sina servicemål på tydligt fastställda behov i deras samhällen. De mest effektiva serviceinsatserna låter projektmottagarna vara med och fastställa behov och sätta upp prioriteter. Genom att arbeta med mottagarna i stället för att arbeta för dem är chansen större att projektresultaten består under en längre tid. 9.4 GUVERNÖRENS HANDBOK

132 Rotary ger ut nyhetsbrev om en mängd olika ämnen. Se en lista över dessa nyhetsbrev och prenumerera på rotary.org/ newsletters. 3. Fungera som mentor för klubbarna när de planerar och genomför projekt som inriktas på fastställda behov. Uppmuntra klubbarna att skapa en handlingsplan som: involverar projektmottagarna, klubbmedlemmarna och deras familjer i planeringsprocessen fastställer en huvudsaklig kontaktperson specificerar mål och syften anger en tidsplan med start- och slutdatum använder hållbara resurser för att maximera inverkan nätverkar med andra organisationer i samhället gör PR för projektets budskap i samhället. 4. Uppmuntra klubbarna att använda sig av Rotarys resurser när de genomför sina serviceprojekt. Rotarys resurser omfattar klubbmedlemmar, distriktskommittéer, Rotarys samordnare, Rotarypublikationer, program, personal och bidrag. Distriktskommittéerna kan informera klubbarna om vilka resurser de har till förfogande. 5. Hjälp klubbarna att involvera närorten i att stödja och verkställa projekt. På många orter finns det en rad affärs- och serviceorganisationer som är intresserade av att stödja förbättringar i samhället. Rotaryklubbarna kan mobilisera dessa grupper till samarbete och därmed även rekrytera potentiella medlemmar. Uppmuntra klubbarna att bilda Rotary-samhällskårer på platser där dessa kan vara till hjälp för genomförandet av långsiktiga, hållbara projekt. 6. Uppmärksamma insatser från rotarianer och samhällsmedlemmar som är engagerade i projektet. Rotarianer i hela världen är outtröttliga när det gäller att ställa upp med tid för projekt som gör deras hemorter och världen till en bättre plats att leva på. Att få uppmärksamhet för sina enskilda insatser eller klubbens bidrag motiverar ofta rotarianerna att öka sina serviceinsatser på hemorten och i samhällen i andra länder. Uppmärksamma rotarianerna i ditt distrikt på ett kulturellt lämpligt sätt. Ditt distrikt kan utveckla sina egna utmärkelser eller använda de som finns tillgängliga från RI och Foundation. En lista över utmärkelser finns i kapitel 4. Rotary Service Connections kommer att ge dig support om samarbete med andra distrikt när det gäller kamratskap, service och möjligheter till frivilliginsatser. Mer info finns på rotary.org. 7. Se till att distriktet vidarebefordrar information om klubbars utomordentliga arbete till andra klubbar i distriktet. Distriktets PR-kommitté kommer att arbeta för att få publicitet för klubbarnas och distriktets serviceinsatser både lokalt och utomlands, både inom och utanför Rotary. Som distriktsguvernör är guvernörens månadsmeddelande och besök effektiva för att främja betydelsen av serviceinsatser, berätta om framgångsrika projekt i klubbarna och informera om resurser från distriktet och RI som är till stöd för serviceprojekt. Sådana PR-insatser på distriktsnivå bidrar till att medlemmar stannar kvar i sina klubbar och känner sig stolta över att vara medlemmar. Uppmuntra klubbarna att göra PR för sina projekt genom Rotary Showcase på rotary.org. Att göra PR för de här projekten i Rotary Showcase och för mål och resultat i Rotary Club Central kommer att hjälpa till att visa Rotarys genomslagskraft i världen. GE STÖD TILL FRAMGÅNGSRIKA SERVICEPROJEKT 9.5

133 Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Hur kommer du att motivera rotarianerna att delta i serviceprojekt? Vilka serviceprojekt i distriktet kommer att få mest publicitet och visas störst intresse från allmänhetens sida? Vad har gjort att projekt blivit framgångsrika i distriktet? 9.6 GUVERNÖRENS HANDBOK

134 Bilaga 14: Rotarys program och aktiviteter Rotary Internationals program och dina uppgifter i samband med vart och ett av programmen förklaras nedan. Här listas även resurser för varje program (resurser som finns endast på webben kan hämtas gratis på rotary.org). Beroende på vilka aktiviteter som finns i ditt distrikt kan distriktskommittéer utses för följande program. För information om hur man skyddar ungdomsdeltagare, se Youth Protection Training Manual and Leaders Guide (775). Samhällstjänst Samhällstjänst inkluderar projekt och aktiviteter som klubbar åtar sig för att svara på behov på hemorten. Rotaryklubbarna bör fastställa vilka som är de främsta prioriteterna för serviceprojekt genom att utvärdera hemortens behov och tillgångar och därefter utveckla en lösning som tar itu med behoven. Resurser Samhällstjänst Vägledning till effektiva projekt/verktyg för en utvärdering av samhället (605A-SV, 605C-SV) paket som innehåller två publikationer. Samhällstjänst Vägledning till effektiva projekt erbjuder instruktioner steg för steg för hur man utvecklar, genomför och utvärderar ett serviceprojekt, inklusive hur man genomför en utvärdering av vilka behov som finns i samhället och hur man arbetar med andra organisationer. Åtföljande Verktyg för en utvärdering av samhället beskriver verktyg för hur man fastställer effektiva serviceprojekt. Rotarys fokusområden (965-SV) en broschyr som ger en introduktion av vart och ett av Rotarys sex fokusområden med exempel på serviceprojekt för varje område. Rotary Service Update ett nyhetsbrev som utkommer varannan månad som ger rotarianerna information och idéer som kan användas för att planera serviceprojekt. Prenumerera på rotary.org/newsletters. Rotarys samhällskårer Rotarys program för samhällskårer främjar självständighet för samhällsgrupper och uppmuntrar deltagarna att ta reda på och åtgärda problem i samhället. En Rotarysamhällskår är en grupp vuxna frivilliga, som inte är medlemmar i någon Rotaryklubb men som sponsras av en Rotaryklubb och ger vägledning för samhälls- och yrkesinriktade projekt. Dina uppgifter som guvernör Godkänna bildandet av alla Rotary-samhällskårer. Främja bildandet av Rotary-samhällskårer i underrepresenterade områden. Upprätta relationer mellan Rotarys samhällskårer och de Rotaryklubbar som de sponsras av. Föreslå att Rotaryklubbarna utser en kommitté för Rotarys samhällskårer. GE STÖD TILL FRAMGÅNGSRIKA SERVICEPROJEKT 9.7

135 Resurser Rotary Community Corps Handbook (770) grundläggande steg för hur man bildar en samhällskår, inklusive hur man hittar potentiella ledare, nya fallstudier och programidéer. Rotary Community Corps Brochure (779) en översikt över programmet, inklusive fallstudier och instruktioner för hur man bildar en samhällskår. Rotary Community Corps: Changing Lives, Shaping the Future (780) broschyr för potentiella medlemmar av samhällskårer. En publikation som kan delas ut till personer i samhället i rekryteringssyfte. Nya generationer Nya generationer ger rotarianerna möjlighet att vägleda och handleda ungdomar och att arbeta vid deras sida i Rotarys globala nätverk för humanitärt arbete. Interact, Rotaract, Rotarys utbildningsprogram för ungdomsledare (RYLA) och Rotarys ungdomsutbyte hjälper ungdomar att förvärva ledaregenskaper som kan hjälpa dem att möta utmaningar i deras samhällen och i världen i övrigt. Klubbar och distrikt kan utveckla sina egna serviceprojekt som uppfyller behoven hos lokala ungdomar och tar itu med problemen i deras samhällen. Dina uppgifter som guvernör Främja samarbete mellan distriktens Interact-, Rotaract-, RYLA- och medlemskommittéer samt kommittéerna för ungdomsutbytet och nya generationer. Uppmärksamma månaden för nya generationer (september) som en möjlighet för rotarianerna och deltagare i programmen för nya generationer att samarbeta om serviceprojekt. Stödja kontakter för service och yrkesutbildning som länkar programdeltagare till rotarianer för att fördjupa deras relationer med Rotaryfamiljen för att skapa meningsfull interaktion. Resurs An Introduction to New Generations Service (735) innehåller information och resurser som är relaterade till Interact, Rotaract, Rotarys ungdomsutbyte, RYLA, skydd för ungdomar samt aktiviteter för programalumner. Interact Interact är Rotary Internationals serviceklubb för ungdomar i åldrarna Interact låter deltagarna utföra roliga och betydelsefulla serviceprojekt samtidigt som de utvecklar ledarkunskaper och träffar nya kompisar. En Interact-klubb måste ha en Rotaryklubb som sponsor och kan vara baserad antingen på en skola eller på en ort. Dina uppgifter som guvernör Godkänna bildandet av alla Interact-klubbar. Skicka ditt månadsmeddelande till Interact-klubbarna, där du framhäver möjligheter för Interact-medlemmarna att delta i Rotaryprojekt och aktiviteter. Upprätta starka relationer mellan Interact-klubbarna och de Rotaryklubbar som de sponsras av. Samarbeta med Interact-medlemmarna för att ta fram ett distriktsomfattande serviceprojekt för alla Interact-klubbar i distriktet. 9.8 GUVERNÖRENS HANDBOK

136 Uppmuntra Rotary och Interact-klubbar att genomföra gemensamma serviceprojekt. Stödja antagandet av RI:s uttalande Arbete med ungdomar och se till att lämpliga åtgärder vidtas för att skydda alla programdeltagare. Göra PR för Rotarys ungdomsutbyte och RYLA bland nuvarande Interact-medlemmar och se till att de medlemmar som håller på att bli för gamla för programmet känner till Rotaract. I distrikt med fem eller fler Interact-klubbar ska du uppmuntra val av en Interactrepresentant i distriktet (en Interact-medlem som valts ut av distriktets Interact-klubbar) som samarbetar med distriktets Interact-kommitté. Resurser Interact Faculty Adviser Guide (endast på webben) administrationshandbok för högstadie- eller gymnasieskolrepresentanter i Interact-klubbar. Interact Handbook (654) fullständig vägledning för hur man bildar och administrerar en Interact-klubb för både den sponsrande Rotaryklubben och Interact-klubbens ledare. Rotaract Rotaract är en Rotarysponsrad serviceorganisation för unga vuxna i åldrarna som har som avsikt att främja personlig utveckling genom att bygga upp ledar- och yrkeskunskaper genom hjälparbete. Rotaract-klubbar måste ha en Rotaryklubb som sponsor. Dina uppgifter som guvernör Godkänna bildandet av alla Rotaract-klubbar. Uppmuntra bildande av både universitetsbaserade och samhällsbaserade Rotaract-klubbar. Skicka ditt månadsmeddelande till alla Rotaract-klubbar, där du framhäver möjligheter för Rotaract-medlemmarna att delta i Rotaryprojekt och aktiviteter. Upprätta starka relationer mellan Rotaract-klubbarna och de Rotaryklubbar som de sponsras av. Engagera Rotaract-medlemmarna i distriktets verksamhet. De bör ha regelbundna möten med de sponsrande Rotaryklubbarna, delta i distriktsevenemang och samarbeta med rotarianerna om serviceprojekt. Öka Rotaract-klubbarnas möjligheter att genomföra hjälpinsatser. Samarbeta med rotarianer, Interact-medlemmar, Rotaract-medlemmar, RYLA-deltagare och Rotary Foundation-stipendiater för genomförandet av projekt och aktiviteter. Välkomna före detta Rotaract-medlemmar till Rotaryklubbarnas aktiviteter och evenemang. Se till att ledarutbildningsseminariet för Rotaract utförs under distriktssamrådet om så är lämpligt. I distrikt med två eller fler Rotaract-klubbar ska du uppmuntra val av en Rotaractrepresentant i distriktet (en Rotaract-medlem som valts ut av distriktets Rotaract-klubbar) som samarbetar med distriktets Rotaract-kommitté. Betala för distriktets Rotaract-representants deltagande i utbildningsmöten i distriktet och utomlands samt i möten som är gemensamma för flera distrikt. Betala alla eller delar av kostnaderna för distriktets tillträdande Rotaract-representants deltagande i Rotaracts årliga möte som äger rum före RI Convention. Göra PR för Rotaracts möte som äger rum före RI Convention och för själva Rotary International Convention bland alla Rotaract-medlemmar. GE STÖD TILL FRAMGÅNGSRIKA SERVICEPROJEKT 9.9

137 Resurser Guide for District Rotaract Leaders (endast på webben) handbok för distriktets Rotaractrepresentanter och andra som är involverade i programmet på distriktsnivå. Innehåller en översikt över ansvarsområden och förslag på hur Rotaract-klubbar kan bli framgångsrika. Rotaract Handbook (562) vägledning för hur man bildar och utvecklar en Rotaractklubb, genomför serviceprojekt och projekt för yrkesutveckling. Beskriver också distriktets Rotaract-struktur och aktiviteter som omfattar flera distrikt. Innehåller administrativa formulär och RI:s grundlagsdokument. Rotarys ungdomsutbyte Rotarys ungdomsutbyte ger elever mellan 15 och 25 år möjlighet att träffa människor från andra länder och uppleva olika kulturer. Programmet erbjuder tre sorters utbyten: Långtidsutbyten elever i åldrarna år bor hos mer än en värdfamilj och går i skolan i värdlandet under ett helt skolår. Korttidsutbyten ungdomar i åldrarna år besöker värdlandet under flera dagar eller upp till flera veckor. Det här utbytet omfattar inga studier och genomförs ofta under skollov. Utbyten för nya generationer elever i åldrarna år besöker värdlandet under tre till sex veckor. Detta program kan inkludera yrkesinslag. Dina uppgifter som guvernör Söka juridisk rådgivning om ansvarsfrågor innan man sätter igång med ungdomsutbytesverksamhet i distriktet. Stödja antagandet av RI:s uttalande Arbete med ungdomar och se till att lämpliga åtgärder vidtas för att skydda alla programdeltagare. Se till att distriktets ungdomsutbytesprogram genomförs inom ramen för RI:s riktlinjer. Vidta de åtgärder som är nödvändiga för att få distriktets ungdomsutbytesprogram certifierat av Rotary International eller för att få behålla certifieringen. Resurser Youth Exchange: A Guide for Students (752) en guide för utbytesstudenter och deras föräldrar. Ungdomsutbytet: Vägledning för värdfamiljer (749-SV) information om det ansvar som en värdfamilj har. En lista över ordföranden för ungdomsutbytet i distriktet och ämbetsmän som är ansvariga för utbyten som är gemensamma för flera distrikt (kan fås från RI) listan kan användas för att samordna utbyten med andra distrikt och grupper som består av flera distrikt. New Generations Youth Exchange Brochure (760) gör reklam för korttidsutbyten för ungdomar i åldrarna år. Youth Exchange Handbook (746) omfattande information om hur man anordnar ett ungdomsutbytesprogram i distriktet. Inkluderar riktlinjer för hur man gör när man skickar ut och tar emot ungdomsutbytesstudenter. Certifieringsmaterial för ungdomsutbytet (fås från RI) ansökan, stöddokumentation och minimikrav för skydd av ungdomar GUVERNÖRENS HANDBOK

138 Rotarys utbildningsprogram för ungdomsledare (RYLA) Rotarys utbildningsprogram för ungdomsledare är ett program som omfattar en klubb, ett distrikt eller flera distrikt och ger unga möjlighet att utveckla ledaregenskaper. Unga män och kvinnor som väljs ut av sina lokala Rotaryklubbar har möjlighet att delta i ledarutbildningsmöten som anordnas, finansieras och genomförs av rotarianer. Dina uppgifter som guvernör Stödja antagandet av RI:s uttalande Arbete med ungdomar och se till att lämpliga åtgärder vidtas för att skydda alla programdeltagare. Främja deltagande i Interact, Rotaract och ungdomsutbytet. Hjälpa äldre, kvalificerade RYLA-deltagare att gå med i eller bilda en Rotaryklubb. Resurs Rotary Youth Leadership Awards Handbook (694) en vägledning steg för steg för hur man anordnar ett RYLA-evenemang. Internationell tjänst Internationell tjänst främjar och skapar internationell förståelse och goodwill genom både kamratskap och hjälpinsatser. Dina uppgifter som guvernör Stödjer klubbarna i deras försök att samarbeta med klubbar i andra länder för kamratskap och hjälpinsatser. Uppmärksamma månaden för internationell förståelse (februari). Resurser Rotary Foundations bidrag vilka bidrag som är tillgängliga beror på vilken typ av projekt du vill genomföra. Rotary Service Update ett nyhetsbrev som utkommer varannan månad som ger rotarianerna information och idéer som kan användas för att planera serviceprojekt. Prenumerera på rotary.org/newsletters. Rotarys aktionsgrupper Rotarianernas aktionsgrupper är internationella föreningar som består av rotarianer som tillhandahåller hjälp och stöd till klubbar, distrikt och grupper distrikt, för planering och genomförande av serviceprojekt som är relaterade till ett specifikt ämne. Varje enskild aktionsgrupp administreras individuellt. Alla grupper fungerar emellertid i enlighet med Rotarys policyer och med godkännande av RI:s styrelse. Dina uppgifter som guvernör Underlätta samarbete mellan klubbarna och Rotarys aktionsgrupper för projekt och aktiviteter. Rapportera om Rotarys aktionsgruppers verksamhet under året vid distriktskonferensen. GE STÖD TILL FRAMGÅNGSRIKA SERVICEPROJEKT 9.11

139 Resurs Rotarian Action Groups Officer Directory (endast på webben) en lista över alla Rotarys aktionsgrupper, inklusive kontaktuppgifter till de ansvariga. Rotarys kamratskapsgrupper Rotarys kamratskapsgrupper förenar rotarianer över hela världen genom vänskap och insatser, utbyte av idéer och strävan efter internationell förståelse, baserat på gemensamma intressen eller yrken. Kamratskapsgrupper är ett spännande sätt att uppleva Rotary utanför klubben och distriktet. Varje enskild kamratskapsgrupp administreras individuellt. Alla grupper fungerar emellertid med programmets formella riktlinjer och med godkännande av RI:s styrelse. Dina uppgifter som guvernör Rapportera om Rotarys kamratskapsgruppers verksamhet under året vid distriktskonferensen. Uppmärksamma månaden för Rotarys kamratskapsgrupper (juni). Resurser Rotary Fellowships Handbook (729) en vägledning och förslag för hur man startar, administrerar och gör PR för en Rotary-kamratskapsgrupp. Rotary Fellowships Officer Directory (endast på webben) en lista över alla Rotarys kamratskapsgrupper, inklusive kontaktuppgifter till de ansvariga. Rotarys vänskapsutbyte Rotary Friendship Exchange Rotarys vänskapsutbyte ger rotarianerna och deras familjer möjlighet att bo hemma hos rotarianer i andra länder. Dessa ömsesidiga besök främjar internationell förståelse genom personliga kontakter över nationella gränser. Programmet främjar också samarbetsrelationer mellan distrikt som leder till kamratskap och servicebesök. De senaste programriktlinjerna finns på District Governor s Exchange. Resurser Rotary Friendship Exchange District Chair Directory (finns att få från RI) en resurs som hjälper till att samordna utbyten med andra distrikt. Rotary Friendship Exchange Handbook (endast på webben) riktlinjer för värdar och gäster, information om hur man anordnar utbyten, exempel på reseprogram, m.m. Rotary Friendship Exchange Matching Board (endast på webben) en lista som utkommer en gång i kvartalet över distrikt som söker samarbetspartner för utbyten GUVERNÖRENS HANDBOK

140 Rotary Service Connections Rotary Service Connections består av flera aktiviteter som stödjer internationell tjänst, relationsbyggande, samarbete och frivilliginsatser. Mer info finns på rotary.org. Resurs Rotary Service Update nyhetsbrev som utkommer varannan månad som informerar rotarianerna om hur man planerar effektiva och inspirerande serviceprojekt. Prenumerera på rotary.org/newsletters. Yrkestjänst Yrkestjänst uppmuntrar rotarianer att uppvisa höga etiska standarder och använda sina yrkeskunskaper och förmågor till att gynna andra. Din uppgift som guvernör Främja månaden för yrkestjänst (oktober). Resurser An Introduction to Vocational Service (255) innehåller information, resurser och projektidéer som är relaterade till yrkestjänst. Vocational Service Update ett nyhetsbrev som utkommer en gång per kvartal som ger rotarianerna information och idéer som kan användas för att planera yrkestjänstaktiviteter. Prenumerera på rotary.org/newsletters. GE STÖD TILL FRAMGÅNGSRIKA SERVICEPROJEKT 9.13

141 Bilaga 15: Riskhantering för ungdomsprogram Ett riskhanteringsprogram bidrar till att förstå vilka risker som existerar i samband med ungdomsverksamhet, som t.ex. skador, sjukdomar eller övergrepp, så att deltagarna kan skydda sig mot dessa risker. Även om ett riskhanteringsprogram inte kan garantera att alla negativa händelser försvinner kan dessa bli färre och få mindre verkan. Distriktet bör tänka på följande punkter när det utarbetar sitt program för riskhantering för arbete med ungdomar: Utveckla och inför en policy i distriktet om skydd för ungdomar som förebygger fysiska, sexuella och känslomässiga övergrepp eller trakasserier. Sätta upp uppföranderegler för vuxna och ungdomar som deltar i program som gäller under hela den tid som de är involverade i programmet. Kontrollera vuxna innan de arbetar med ungdomar. Ha tydliga policyer och rutiner för alla resor för ungdomar. Granska distriktets riktlinjer för att säkerställa att de överensstämmer med de specifika RI-riktlinjer som sammanställts av styrelsen för vart och ett av ungdomsprogrammen. Ta ställning till risker och försäkringsskydd i samband med att ungdomsprogram eller ungdomsevenemang sponsras: Beakta följande frågor: Vad händer om någon skadas? Vad händer om en deltagare påstår sig ha blivit sexuellt ofredad? Vad händer om en naturkatastrof inträffar? Minimera tänkbara förluster genom att: teckna en lämplig ansvarsförsäkring för din region ta fram en plan för hur man ska handla i en katastrofsituation och öva på denna minst en gång under programmet lära deltagarna säkert uppförande under programmet. Klubbar och distrikt bör kontakta sin försäkringsmäklare för att ta reda på om de försäkringar de har ger tillräckligt skydd för deras ungdomsprogram. Försäkringsfrågor blir mer komplicerade när flera distrikt eller klubbar gemensamt sponsrar ett program eftersom de deltagande organisationernas försäkringar kan ha olika täckning. Alla deltagare, inklusive ungdomar och arrangörer, uppmanas att verifiera att deras sjukvårdsoch livförsäkringar ger lämplig täckning under den tid de deltar i programmet. Många sjukförsäkringsprogram ger endast begränsat skydd utanför ett visst område och den här försiktighetsåtgärden är särskilt viktig om du ska resa eller bo på annan ort. I dessa fall bör deltagarna överväga att skaffa en speciell reseförsäkring som täcker både sjukdomar och olycksfall och inkluderar följande: ersättning för läkarkostnader hemtransport vid dödsfall evakuering i nödfall dödsfall eller invaliditet på grund av en olycka. Det rekommenderas att klubbar eller distrikt söker juridisk rådgivning innan de skriver under avtal eller kontrakt med en annan organisation eller en leverantör av varor eller tjänster. Dessa dokument kan innehålla eliminering av självrisk eller paragrafer som försöker befria en part från ansvar eller skadeersättning och överföra risken på klubben eller distriktet. Du bör vara medveten om att Rotary inte ansvarar för sjukdomar eller skador hos personer, inklusive deltagare och arrangörer, eller för skador på egendom GUVERNÖRENS HANDBOK

142 10 Förberedelser inför International Assembly International Assembly är ett utbildningsmöte som är till för att motivera och förbereda tillträdande guvernörer inför deras tjänstgöringsår. Mottot är Enter to Learn, Go Forth to Serve. Deltagandet är obligatoriskt för alla tillträdande guvernörer och därför också ett utmärkt tillfälle att knyta nya internationella kontakter, utbyta idéer och bygga upp nätverk för framtida serviceprojekt och kulturutbyten. Uppgifter Det är obligatoriskt för dig att delta i alla schemalagda studiepass under International Assembly. Dessa studiepass ger dig möjlighet att nätverka och dela idéer med andra rotarianer från hela världen. FÖRBEREDELSER INFÖR INTERNATIONAL ASSEMBLY 10.1

143 Program Programmet under International Assembly består av plenarmöten, studiepass med små grupper och sociala arrangemang. Den tillträdande RI-presidenten bestämmer programinnehåll, utser en moderator för IA och väljer ut vilka utbildningsledare från RI (före detta guvernörer med erfarenhet av utbildning) som ska leda diskussionspassen. Under plenarmötena får du lyssna på inspirerande tal. Varje år vid International Assembly avslöjar RI:s tillträdande president visionen för det kommande Rotaryåret och Rotary Foundations tillträdande styrelseordförande ger en uppdatering om Foundation och dess mål för det kommande året. RI:s generalsekreterare förklarar hur sekretariatet stöder rotarianerna i deras engagemang för service och andra tal handlar om aktuella Rotaryfrågor. Du kommer också att delta i studiepass med små grupper där du har möjlighet att diskutera dina planer för det kommande året och förhoppningsvis få ta del av nya idéer och strategier som kommer från de andra deltagarna. Eftersom tillträdande guvernörer är erfarna rotarianer och Rotarys rutiner ser olika ut på olika platser i världen, genomförs utbildningen i flera olika format, inklusive samtalsledda diskussioner, workshopar och presentationer. Även om programmet för International Assembly varierar från år till år är vanliga ämnen strategisk planering, Rotary Foundation, allmänhetens bild av Rotary, medlemskap och ledarskap. Du får också träffa din CDS-representant, som är din huvudsakliga kontaktperson både under året som tillträdande guvernör och som guvernör. Detta möte kommer att inkludera en översikt över guvernörens anslag och information om RI:s resurser. Du och din livskamrat kommer, förutom att delta i utbildningspass, att kunna träffa andra deltagare vid välkomstfesten, tillträdande presidentens måltider, festivalkvällen, host hospitality-evenemang (ej obligatoriska) och den avslutande banketten. Under International Assembly fyller du i skriftliga utvärderingar av plenarmötet och gruppdiskussionerna samt av utbildningen som helhet. Dina kommentarer används för att bedöma hur effektivt mötet är och avgöra hur det kan förbättras i framtiden. Se en video som visar vad du kan förvänta dig av International Assembly på rotary.org GUVERNÖRENS HANDBOK

144 Förbereda sig inför International Assembly International Assembly pågår under en hel vecka och anordnas varje år i San Diego i Kalifornien i USA (exakta datum finns på rotary.org). Lämplig klädsel enligt din kulturs seder och bruk gäller generellt för International Assembly medan mer formell klädsel gäller för vissa speciella kvällar. Simultantolkning erbjuds för plenarmötena på sju språk (engelska, franska, italienska, japanska, koreanska, portugisiska och spanska). Studiepassen för livskamrater genomförs på italienska, men däremot inte studiepassen för tillträdande guvernörer. Visst material för tillträdande guvernörer finns ändå till förfogande på italienska. Du får ett e-postmeddelande för anmälan till International Assembly i augusti eller september som innehåller programmet i sammandrag, reseinformation och annan logistisk information. Alla resor arrangeras genom Rotary International Travel Service. Vänta med att göra researrangemang tills du har fått ditt registreringspaket. Resa och kostnader för hotell och måltider betalas av RI. För att rapportera andra relevanta kostnader som beskrivs i registreringspaketet kan du hämta kostnadsrapport för Rotary International och Rotary Foundation på rotary.org i District Governor s Exchange. Du uppmuntras att under din lediga tid besöka de olika bås som finns på International Assembly, som exempelvis båsen för Rotary Internationals och Rotary Foundations sekretariatstjänster och för nästa RI Convention. Licensförsäljare har också bås på platsen där du kan köpa temamaterial och andra Rotaryartiklar. Många deltagare vill gärna ta med en liten gåva att dela ut till de andra tillträdande guvernörerna. Du kanske emellertid hellre vill ge pengar till Rotary Foundation i stället för att ge gåvor. Program för deltagarnas livskamrater De tillträdande guvernörernas livskamrater uppmuntras att delta i International Assembly för att förbereda sig inför det kommande året. Livskamraterna deltar i plenarmöten och kombinerade diskussionspass tillsammans med de tillträdande guvernörerna. De har också ett eget program som kan inkludera panelpresentationer, aktiviteter för nätverkande eller rundabordsdiskussioner som leds av erfarna Rotaryledares livskamrater och särskilda utbildningsledare för livskamrater. Resa och kostnader för hotell och måltider för deltagarnas livskamrater betalas av RI. Om din livskamrat deltar i International Assembly måste han/hon delta i alla program för deltagarnas livskamrater. FÖRBEREDELSER INFÖR INTERNATIONAL ASSEMBLY 10.3

145 Utbildningsmaterial Under International Assembly får du material att använda både under mötet och under ditt år som guvernör, inklusive: Governor-elect s Workbook International Assembly Participants (bok) International Assembly Speeches (finns på rotary.org) USB-minne (med ytterligare resurser) Resurserna kompletterar det material som finns i den här handboken. Du behöver inte ta med din handbok till IA. Diskussionsfrågor Fundera över dessa frågor när du förbereder dig inför utbildningsseminariet för tillträdande guvernörer (GETS). Vad förväntar du dig av International Assembly? Vilket är det viktigaste målet du skulle vilja nå under International Assembly? 10.4 GUVERNÖRENS HANDBOK

146 Läs senaste nytt om Rotary Rådgör med guvernörskollegor Läs om distriktstrender Ladda ner handböcker gratis Besök och logga in. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA SV (513)