FAGERSTA KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Ledningssystem för Systematiskt kvalitetsarbete Kvalitetsplan 2013-2014
Innehåll Systematiskt kvalitetsarbete... 2 Varför ett ledningssystem för kvalité?... 2 Utgångspunkt för ledningssystemet... 2 Framgångsfaktorer för kvalitétsarbete... 3 Syfte... 3 Mål... 3 Verksamheter som omfattas av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitétsarbete (SOSFS 2011:9).... 4 Ansvarsfördelning och organisation... 4 Socialnämnden... 4 Förvaltningschef... 5 Avdelningschefer... 5 Verksamhetschef HSL... 5 Enhetschefer... 5 Kvalitétssamordnare... 5 Medicinskt ansvarig sjuksköterska... 5 Personalen... 6 Kundernas delaktighet... 6 Former för delaktighet:... 6 Personalens delaktighet... 6 Former för medarbetares delaktighet... 6 Dokumentation av kvalitétsarbetet... 6 Dokumentation... 7 Kvalitetskriterier... 8 Handläggning... 8 Kvalitetskriterium... 8 Definition... 8 Vad mäts?... 8 Utförare (privat och kommunal regi)... 9 kvalitetskriterium... 9 Definition... 9 Vad mäts?... 9 Former för det systematiska kvalitetsarbetet... 11 Processer och rutiner som är centrala för kvalitétsarbetet... 11 Systematiskt förbättringsarbete... 11 Samverkan och samarbete... 13 Handläggning och dokumentation... 13 Personal- och kompetensförsörjning... 14 Rutiner och arbetsformer:... 14 Prioriterade utvecklingsområden 2013... 14 Bilaga 1 System för uppföljning och granskning Bilaga 2 Socialförvaltningens effektmål för 2013 1
Systematiskt kvalitetsarbete Varför ett ledningssystem för kvalité? I socialtjänstlagen (SOL) (2001:453) 3 kap. 3 står att socialtjänsten ska vara av god kvalité. Det ska finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet och kvalitén ska systematiskt och fortlöpande följas. Lagen (1993:387) om Stöd och Service till vissa funktionshindrade (LSS) innehåller motsvarande bestämmelser i 6. Enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) (1982:763) 2 a ska hälso- och sjukvården bedrivas så att den uppfyller kraven på en god vård. Socialstyrelsen har gett ut föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitétsarbete (SOSFS 2011:9). Föreskrifterna ska tillämpas i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvalitén i verksamhet som omfattas av 31 hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), 16 tandvårdslagen (1985:125), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) samt socialtjänstlagen 3 kap. 3 (2001:453). Utgångspunkt för ledningssystemet God kvalité inom socialtjänsten och närliggande verksamheter innebär att tjänsterna bygger på gällande lagstiftning samt kommunens och förvaltningarnas övergripande visioner och mål. Verksamheterna ska bygga på lagstiftning och rättssäkerhet samt erbjuda god tillgänglighet med korta handläggningstider liksom respektfullt bemötande, självbestämmande, delaktighet och kontinuitet. Insatserna ska vara kunskapsbaserade och effektivt utförda, bygga på ett processorienterat arbetssätt samt sträva efter lika villkor för kvinnor, män, pojkar och flickor. Fagersta kommun har en värdegrund som bygger på Samarbete, Trygghet, Ansvar, Respekt (STAR). Utifrån detta har socialförvaltningen även fastställt Värdegrund för äldreomsorgen. Fagersta kommun har antagit övergripande mål som ska ligga till grund för nämndernas effektmål Långsiktig hållbar utveckling med god kvalité Gott företagsklimat. Attraktiv arbetsgivare utifrån en definierad värdegrund. Bra utbildning. Trygg kommun. Regionutveckling genom samarbete, utbyggd infrastruktur och kommunikationer. Attraktiva boendemiljöer. 2
Framgångsfaktorer för kvalitétsarbete Arbetet ska bygga på socialnämndens mål vilka ska vara väl kända i verksamheterna. Kvalitetsförbättringar ska bygga på risk- och händelseanalys, synpunkter och avvikelser. Ledningens engagemang och ett tydligt ansvar för kvalitétsarbetet. Kvinnor och män, medborgare i Fagersta ska vara i fokus samt medverkan och delaktighet från kunder. Personalen ska göras delaktig i processorienterat arbetssätt. Lättillgänglig information till medborgare, kunder och personal. En tydlig och lätt struktur på kvalitetsarbetet. Dokumentation av kvalitétsarbetet. Dator-stöd. Systematiskt och fortlöpande använda sig av domar och tillsynsrapporter. Syfte Ledningssystemet ska säkerställa att en god kvalité i socialförvaltningens hela verksamhet uppnås och vidareutvecklas. Det ska ge underlag för effektivt resursanvändande och vara lättillgängligt för medborgare, medarbetare och politiker och därmed öka verksamheternas trovärdighet. Genom en enkel och tydlig struktur skapas delaktighet och en lärande organisation som ger förutsättningar för förändrings- och utvecklingsarbete samt flexibla lösningar. Mål Fagersta kommun styrs utifrån målbild http://www.fagersta.se/politik-aforvaltning och kommunens övergripande mål. Socialnämnden har fattat beslut om effektmål (bilaga 2)som sedan bryts ner till verksamhetsmål ute i verksamheterna. Socialförvaltningens verksamhetsidé är: Att stärka individens egna resurser 3
Verksamheter som omfattas av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitétsarbete (SOSFS 2011:9). Socialstyrelsens föreskrifter omfattar samtlig handläggning och verksamhet som arbetar utifrån Socialtjänstlagen (2001:453) 3 kap. 3, Lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) (1982:763) 31. Handläggning, utredning och beslutande om insatser enligt SoL. Handläggning, utredning och beslutade insatser och åtgärder enligt Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU). Handläggning, utredning och beslutade insatser och åtgärder enligt Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall (LVU). Familjehemsutredningar och uppföljning av placeringar. Handläggning av familjerättsliga ärenden enligt SoL och Föräldrabalken (1949:381). Bostadsanpassning Ensamkommande flyktingungdomar Stödboende Daglig verksamhet LSS Boende LSS Personlig assistans Dagvård Hemtjänst Särskilt boende Anhörigstöd Psykiatri; boende och boendestöd Föreskrifterna ska även tillämpas i det systematiska patientsäkerhetsarbetet som vårdgivaren ska bedriva utifrån 3 kap. patientsäkerhetslagen (2010:659). För att få en tydlig och för förvaltningen gemensam struktur ska det systematiska kvalitets-arbetet omfatta förvaltningens samtliga verksamheter. Exempel på sådana verksamheter är budgetrådgivningen, färdtjänst och arbetslivscoach. Ansvarsfördelning och organisation Ledningens engagemang och en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter är en förutsättning för ett välfungerande kvalitétsarbete. Socialnämnden Socialnämnden har det yttersta ansvaret för verksamhetens kvalité. Nämnden beslutar om mål och nyckeltal samt fastställer Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. 4
Förvaltningschef Förvaltningschefen har, utifrån det av socialnämnden fastställda Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete det övergripande ansvaret för att kvalitétsarbetet planeras, genomförs, utvärderas, förbättras och dokumenteras. Avdelningschefer Avdelningschefer ansvar för att arbetet bedrivs utifrån ledningssystemet och utifrån fastställda mål samt deltar i arbetet med att ta fram effektmål och verksamhetsmål. I ansvaret ingår även att utifrån sitt ansvarsområde svara för uppföljning av resultat, analys, och för att vidta de förbättringsåtgärder som uppföljningen aktualiserar. Chefen ansvarar för att medarbetare och kunder görs delaktiga. Verksamhetschef HSL Verksamhetschef enligt HSL 29 ansvarar för att patientsäkerhetsarbete bedrivs utifrån ledningssystemet och utifrån fastställda mål samt deltar i arbetet med att ta fram effektmål och verksamhetsmål. I ansvaret ingår även, att tillsammans med avdelningschefer, enhetschefer och medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), svara för uppföljning av resultat, analys, och för att vidta de förbättringsåtgärder som uppföljningen aktualiserar. Enhetschefer Enhetschefer ansvar för att arbetet bedrivs utifrån ledningssystemet och utifrån fastställda mål samt deltar i arbetet med att ta fram effektmål och verksamhetsmål. I ansvaret ingår även att utifrån sitt ansvarsområde svara för uppföljning av resultat, analys, och för att vidta de förbättringsåtgärder som uppföljningen aktualiserar. Chefen ansvarar för att medarbetare och kunder görs delaktiga. Kvalitétssamordnare Kvalitétssamordnare ansvarar för att på uppdrag av förvaltningschef samordna kvalitétsarbetet. Kvalitetssamordnaren sammankallar, två gånger per år till kvalitetsgrupp bestående av tre avdelningschefer, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och kvalitetssamordnare. Kvalitetssamordnare ansvarar, i samråd med förvaltningschef, för att medborgarna får relevant information om socialförvaltningens kvalitetsarbete och verksamheternas resultat. Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) har det lagstadgade ansvar som åligger MAS. MAS ansvarar dess utom för att genomföra den egenkontroll i form av verksamhetstillsyn som årligen beslutas av socialnämnden samt att tillsammans med verksamhetschef enligt 29 HSL bedriva patientsäkerhetsarbete enligt Patientsäkerhetslagen (2010:659). 5
Personalen Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Personalen är skyldig att medverka i kvalitetsarbetet samt agera utifrån anmälningsplikter. Hälso- och sjukvårdspersonalen är skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Kundernas delaktighet Kunder, patienter, klienter, anhöriga, Kommunala pensionärsrådet och Kommunala handikapprådet ska ges möjlighet att påverka arbetet med att förbättra kvalitén. Deras åsikter är en viktig del i utvecklingen av Kvalité. Former för delaktighet: Nationella brukarundersökningar analyseras och åtgärdas utifrån aktuella kvalitétsbrister. Kundundersökningar lokalt i Fagersta kommun. Hantering av avvikelser; synpunkter och klagomål och anmälningar. Ömsesidigt informationsutbyte med Kommunala handikappråd och Kommunala pensionärsråd. Deltagande politiker ansvarar för återkoppling till socialnämnden. Intervjuer och fokusgrupper används vid analys av kvalité. Personalens delaktighet Personalen ska ges förutsättningar för att utveckla kvalité i det dagliga arbetet. De ska ges möjlighet att delta i vidareutveckling av metoder, riskoch händelseanalyser samt uppföljning och utvärdering. För att underlätta detta måste all personal få information och utbildning samt ges möjlighet att påverka kvalitétsarbetet i det dagliga arbetet. Former för medarbetares delaktighet Arbetsplatsträffar Planeringsdagar Facklig samverkan Torsdagsutbildningar Kvalitétsråd där fackliga representanter bjuds in en gång per året Information via intranätet Möjlighet att lämna synpunkter via innern. Dokumentation av kvalitétsarbetet Åtgärder och resultat ska dokumenteras så att kunder, medarbetare och medborgare ska kunna ta del av informationen. 6
Dokumentation Dokumenterade processer, riktlinjer och rutiner på intranätet Serviceåtagande eller värdighetsgarantier Dokumenterad sammanställning av synpunkter och klagomål. Dokumentation av måluppfyllelse Dokumenterad årsredovisning av kvalité Dokumenterad verksamhetsberättelse/kvalitétsberättelse Dokumenterad patientsäkerhetsberättelse Presentation av ovanstående på kommunens hemsida Kundvalsbroschyr för hemtjänstinsatser Uppföljning av utförare i hemtjänsten Prioriterade områden och prioriteringsplaner Könsuppdelad statistik 7
Kvalitetskriterier Handläggning Kvalitetskriterium Definition Vad mäts? Avd./enh. Delaktighet Socialtjänsten bygger på respekt för individens självbestämmande och integritet. Delaktighet i handläggningsprocessen Upplevelsen av att kunna påverka handläggningsprocessen Individ och Familjeomsorg (IFO),Försörjning och Arbete (FoA), Vård och Omsorg (VoO) Bemötande Ett respektfullt bemötande Upplevelsen av att ha blivit bemött med 100% närvaro enligt bemötandepolicy Tillgänglighet Möjligheten att komma i kontakt med rätt person under kontorstid Upplevelsen av hur snabbt man fick kontakt Handläggnings och utredningstider FOA,VoO Valmöjligheter Kunden ska få möjlighet att göra val av hemtjänstutförare genom bra och saklig information Informationens utformning VoO Rättssäkerhet Socialtjänsten ska ha en rättssäker handläggning och beslut ska vara välgrundade och korrekta Information om att överklaga står i beslutet och besvärshänvisning bifogas Andelen korrekta utredningar av totalt granskade utredningar 8
Kunskapsbaserad socialtjänst Socialförvaltningens tjänster ska vara baserade på bästa tillgängliga kunskap. Socialförvaltningen ska följa Socialstyrelsens riktlinjer där sådana finns. Evidensgrad 1-3. Interna riktlinjer ska bygga på minst tre vetenskapligt undrebyggda studier alt. publikationer från socialstyrelsen eller Statens beredning för medicinsk utvärdering (SBU). Kund/klient/patients åsikter ska tas tillvara. Systematiskt kvalitétsarebet Intern granskning Utförare (privat och kommunal regi) Kvalitetskriterium Definition Vad mäts? Avd./enh. Delaktighet Socialtjänsten och verksamhet utifrån LSS och HSL bygger på respekt för individens självbestämmande och integritet. Delaktighet i utformandet av insatserna genom genomförandeplaner Upplevelsen av att kunna påverka utformandet av insatserna VoO Bemötande Ett respektfullt bemötande Upplevelsen av att ha blivit bemött med 100 % närvaro enligt bemötandepolicy VoO,FOA Tillgänglighet Möjlighet att komma i kontakt med utförare VoO Kontinuitet VoO Trygghet Insatserna ska vara trygga och säkra Upplevelse av trygghet. VoO Personalens utbildningsnivå FOA,IFO 9
Systematiskt kvalitetsarbete Utförare har ändamålsenliga system för kvalitetsarbete och uppföljning som ger god kvalité Rutiner för synpunkter och klagomål, anmälningsplikt, metoder för brukar/klient/patientinflytande Kunskapsbaserade insatser Insatserna ska vara baserade på bästa möjliga kunskap Utförare ska följa Socialstyrelsens riktlinjer där sådana finns. Evidensgrad 1-3. Interna riktlinjer ska bygga på minst tre vetenskapligt undrebyggda studier alternativt publikationer från socialstyrelsen eller Statens beredning för medicinsk utvärdering (SBU). Kund/klient/patients åsikter ska tas tillvara. Nöjdhet Brukarnas uppfattning om de insatser de får VoO Arbetstillfredsställelse hos utförarens personal 10
Former för det systematiska kvalitetsarbetet För att säkra en god kvalité inom socialtjänsten, LSS och den kommunala hälso- och sjukvården är det nödvändigt att identifiera och säkra väsentliga processer. För dessa ska det finnas dokumenterade processbeskrivningar och/eller rutiner. Dessa ska vara beslutade av ledningen, tydliga väl kända för alla i organisationen och jämställdhetsintegrerade om detta är relevant. Erfarenheter från riskanalyser, händelseanalyser, samt utredningar av avvikelser ska ligga till grund för ständigt förbättringsarbete. Processer och rutiner som är centrala för kvalitétsarbetet Systematiskt förbättringsarbete: Avvikelser, egenkontroll, synpunkter och klagomål, rapporteringsskyldighet, risk- och händelseanalys samt process för att planera, genomföra, förbättra och utvärdera. Samverkan och samarbete Handläggning och dokumentation Personal- och kompetensförsörjning Systematiskt förbättringsarbete För att ge socialförvaltningens kunder en god socialtjänst och en säker hälso- och sjukvård ska det finnas rutiner för systematiskt förbättringsarbete. Egenkontroll Deltagande i Punktprevalensmätningar hygien (mål och måluppfyllelse i patientsäkerhetsberättelsen). Mall för kvalitetsgranskning av hemtjänsten. Kvalitetsgranskning utförd av medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS. där områden beslutas av socialnämnden. Internkontrollsplan Analys av Öppna Jämförelser och Kommunens Kvalité i Korthet (KKiK) samt upprättande av handlingsplan utifrån resultatet. Nationella kvalitetsregister (mål och måluppfyllelse finns beskrivet i Patientsäkerhetsberättelsen) Arbetsmiljöplan och rutiner kring systematiskt arbetsmiljöarbete. Brandskyddsarbete och rutiner kring systematiskt brandskyddsarbete. Medarbetarenkät Interna kundundersökningar i form av enkäter, intervjuer och fokusgrupper. Granskning utifrån domar och tillsynsrapporter Journalgranskning Riskanalys För att undvika och minska inverkan avseende negativa händelser i verksamheten ska det vid alla betydande förändringar göras en riskanalys. Där detta är lämpligt även i förebyggande syfte. Rutin utifrån Socialstyrelsens Risk- och händelseanalys Risk- och sårbarhets plan 11
Dokumenterat brandskyddsarbete Arbetsmiljöplan och rutiner kring systematiskt arbetsmiljöarbete. Synpunkter och klagomål Rutin för hantering av synpunkter och klagomål Årlig sammanställning Rapporteringsskyldighet/händelseanalys Rutiner för hantering av avvikelser Rutiner för anmälningar av Lex Maria Rutin för anmälningar enligt Lex Sarah Rutin utifrån Socialstyrelsens risk- och händelse analys. Planera, genomföra, förbättra och utvärdera Planering, åtgärder för förbättringar och utvärderingar sker kontinuerligt i verksamheten. I samband med delårbokslut och bokslut görs en samanställning av de ekonomiska målen samt kvalitétsmålen. Ytterligare beskrivning finns i System för uppföljning och granskning (bilaga 1). Uppföljning av socialnämndens effektmål och nyckeltal Uppföljning av enheternas verksamhetsmål Uppföljning och eventuell revidering av kvalitetssystemte samt kvalitetskriterier. Årlig redovisning av kvalitetsberättelse och patientsäkerhetsberättelse till socialnämnden Bild 1 Visar den ständiga förbättringsprocess som ska vara vägledande vid kvalitetsarbete inom socialförvaltningen. 12
Ref. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Handbok för tillämpningen av föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Samverkan och samarbete Många av de personer som vänder sig till socialtjänsten eller till den kommunala hälso- och sjukvården har sammansatta behov och är ofta berörda av flera aktörers insatser. Interna och externa rutiner för samverkan och att dessa följs är centrala i arbetet med en god kvalité. Samverkan ska beaktas i alla processer där det är tillämpligt. Rutiner för samverkan: Dokument Samordnad vårdplanering Samverkansdokument Skola socialtjänst (under utarbetande) Samverkansavtal psykiatri (under utarbetande) Samverkansavtal Barn och ungdomspsykiatrin (BUP) Samverkansavtal Barnahusärenden Samverkansavtal Slussen-vuxenpsykiatrin-Mitt Hjärta Samverkansavtal Familjecentralen Rutin i samverkan med Arbetsförmedlingen Samverkan kring handlingsplan för Våld i nära relation Samverkan med polisen angående ringa narkotikabrott Handläggning och dokumentation Handläggning och dokumentation ska vara av sådan kvalité att den ger rättssäkerhet och en god hälso- och sjukvård. Riktlinjer och rutiner för dokumentation enligt socialtjänstlagen och LSS Handbok för socialförvaltningens arbete med våld i nära relation 13
Riktlinjer för handläggning äldreomsorg Riktlinjer för handläggning IFO (under utarbetande) Riktlinjer för handläggning av försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd Verksamhetssystem datorstöd Värdegrund för Fagersta kommun samt för socialförvaltningens äldreomsorg. Värdighetsgarantier och serviceåtagande Personal- och kompetensförsörjning För att säkerställa verksamhetens kvalité ska det finnas den bemanning som behövs för att utföra socialtjänstens uppdrag samt en god hälso- och sjukvård. Personalen ska ha den kompetens som krävs och ges förutsättningar för fortlöpande kompetensutveckling. Rutiner ska även finnas för att trygga delaktighet, information och utveckling. Rutiner och arbetsformer: Uppföljning och analys av personalförsörjning inom ramen för mål- och budgetprocessen samt utifrån lagstiftning. Årligen upprättande av gemensam och individuella kompetensutvecklingsplaner Torsdagsutbildningar Rutiner för introduktion av nyanställda Medarbetarenkät utifrån riktlinjer från Kommunstyrelsen samt åtgärdsplan. Årliga medarbetarsamtal med all månadsavlönad personal Handlingsplan vid hot och våld (inom VoO, under utarbetande). Prioriterade utvecklingsområden 2013 Minskad sjukfrånvaro för kvinnor och män Förbättra resultat utifrån indikatorer i Öppna Jämförelser och KKiK Våld i nära relation Utveckla anhörigstödet Teknisk utveckling inom hemtjänsten Minska antalet avvikelser inom läkemedel och rehabilitering Arbeta med nationella kvalitetsregister för de mest sjuka äldre Minska tiden och individens behov av att vara beroende av försörjningsstöd Förstärka stödet och öka brukarmedverkan för barn och unga (flickor och pojkar) inom socialtjänstens barnavård. 14