Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: Namn: Tillfälligt boende för asylsökande Nr 7, Område 1 Syd Handläggare: Kristina Fröjd Referensnr: 3.2.2-2015-1874 Telefon: 010-485 35 28 Beskrivning: Direktupphandling Tillfälligt boende för asylsökande Nr 7, Område 1 Syd. E-post: kristina.frojd@migrationsverket.s e Publikt informationsmeddelande 2015-03-12 17:02 Vad gäller boendeform 1 ska köken självfallet vara belägna i samma byggnad som boenderummen. 26 2015-03-12 15:04 Angående 5. Jag har idag ett avtal som sträcker sig till den 21/5. När detta avtal har löpt ut ska en kontroll av anläggningen göras för att fastställa anläggningens skick samt eventuella skador och renoveringsbehov. Samtidigt ska en liknande kontroll göras före ett ev. nytt avtal går igång - den 21/5. Hur är tanken att det här rent praktiskt ska gå till? Möjligheten finns att det är samma boende som kommer att bo kvar över de olika avtalen. Ska de boende flytta ut ur sina rum för att kontrollen ska kunna göras och sen flytta in igen? I vilket skede ska eventuella skador efter det första avtalets utgång åtgärdas? Publikt svar 2015-03-11 09:28 planerar att, i samband med upphandling 7, göra en avflyttningsbesiktning med respektive anläggning från tidigare upphandlingar samt en inflyttningsbesiktning enligt kraven i upphandling 7. Huvudregeln är att inte kommer att flytta några asylsökande. 25 2015-03-12 15:01 1. Hur avser vi att förfara med besiktningar av anläggningar som nu har avtal och som får tilldelad plats i upphandling 7? 2. I förfrågningsunderlaget nr 7 exkluderas privatpersoner som leverantörer, vad gäller för enskild firma? Publikt svar 2015-03-11 08:23 1. planerar att, i samband med upphandling 7, göra en avflyttningsbesiktning med respektive anläggning från tidigare upphandlingar samt en inflyttningsbesiktning enligt kraven i upphandling 7. 2. Enskild näringsidkare kan lämna anbud under förutsättning att kraven i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. 24 2015-03-12 14:12 Vilka kommuner skulle i dagsläget oaktat eventuella nya anläggningar i denna upphandling belastas med ett belastningsvärde enligt punkt 9.? Kan skadestånd för den skada den förmodade skeva rangordning enligt det nya belastningsavgiftsförfarandet skapar komma ifråga vid ett eventuellt underkännande av upphandlingen? Sida 1 av 7
Publikt svar 2015-03-12 13:36 Beräkning går ej att göra i nuläget då alla förutsättningar för att göra en beräkning inte är tillgängliga. Reglerna om skadestånd finns bland annat i 16 kap LOU. Publikt informationsmeddelande 2015-03-12 13:59 Tillägg till punkt 3.3 i förfrågningsunderlaget: Utländsk anbudsgivare kan inkomma med motsvarande uppgifter från det land där leverantören är registrerad. Om anbudsgivaren inte är etablerad i Sverige, ombedes denna att inkomma med relevanta bevis i form av sitt hemlands officiella dokument som visar motsvarande information. 23 2015-03-12 10:48 Hej, i punkt 1.1 Bakgrund nämns att upphandlingarna 22-2011-31279 och 3.2.1-2013-17048 har företräde framför den nu öppna upphandlingen 3.2.2-2015-1874. Är det rätt uppfattat att nuvarande leverantörer enligt 3.2.1-2013-17048 inte kommer få nya gäster även om plats och behov finns om leverantören inte blivit kvalificerad för 3.2.2-2015-1874 och där kommit i fråga enligt den då gällande nya rangordningen? Kan det straffa sig att vara med i upphandling 3.2.2-2015-1874 gentemot att låta bli? Kan det i så fall innebära att en anläggning enligt 3.2.1-2013-17048 inte har några gäster men får betalt enligt garantiersättningen till dess 3.2.2-2015-1874 kommer i fråga. Har i ett fall som detta rätt att ensidigt säga upp avtal enligt 3.2.1-2013-17048 trots att behov finns enligt 3.2.2-2015-1874? Kan det innebära att gäster på samma boende har olika rätt till t.ex. yoghurt vid frukostserveringen som också den kan vara olika länge? Publikt svar 2015-03-10 20:06 De boendeplatser som finns tillgängliga från upphandling 1 och 2 i punkt 1.1 ska alltid användas i första hand. Se punkt 1.1 avseende rangordning av avtal. Nej, det kan inte straffa sig att delta i denna upphandling. Krav som ställs på exempelvis frukostprodukter kan vara olika och det är de krav som ställts i respektive upphandling som gäller. 22 2015-03-12 10:43 Kan en leverantör bli kvalificerad även om en eller flera hyrda eller ägda fastigheter tänkta för verksamheten faller bort men då resten av byggnaderna/fastigheterna tillsammans eller enskilt ändå täcker skakraven? Publikt svar 2015-03-10 19:59 Ja, så länge antalet godkända boendeplatser inte understiger 50 platser. 21 2015-03-11 09:25 Angående 5.13 Vilka erforderliga tillstånd menar ni krävs för att svara för transport av de boende? Har ni någon synpunkt på vad som kan anses som lämpligt fordon? Publikt svar 2015-03-10 15:48 Det är leverantörens ansvar att se till att ha erforderliga tillstånd för transport av boende samt lämpliga och säkra fordon. Om leverantören är osäker bör denne vända sig till Transportstyrelsen. Sida 2 av 7
Hur ett fordon ser ut och vad man behöver för att köra dessa, regleras exempelvis av fordonslagen, fordonsförordningen, trafikförordningen, körkortslagen, körkortsförordningen och lagen om vägtrafikdefinitioner. Du hittar dessa på riksdagens http://www.riksdagen.se och notisums http://www.notisum.se webbplatser. 20 2015-03-11 09:21 Finns det några formkrav för hur ett avtal med en underleverantör enligt 3.5 måste se ut annat än det som framkommer i upphandlingen? Kan avtalet vara villkorat att endast gälla i det fall anläggningen får gäster enligt kvalifikation, tilldelning och beläggning? Måste priset framgå? Ställs det några särskilda krav på underleverantörer vad gäller ekonomisk ställning och eller historik? Publikt svar 2015-03-10 20:02 Det finns inte några formkrav för samarbetsavtal med underleverantör. Kraven enligt punkt 3.5 avser underleverantör. Avtalet med underleverantör kan vara villkorat att endast gälla för det fall att leverantör erhåller avtal med. Rimligen är priset en del av avtalet mellan leverantör och underleverantör. har däremot inget intresse av att ta del av priset. Krav på underleverantör anges i punkt 3.5 i förfrågningsunderlaget. 19 2015-03-11 09:15 Angående 3.6 Kan ni mer specifikt ange vilka erforderliga tillstånd, tillsynsprotokoll och myndighetsbeslut som ni syftar på och som ni önskar se på begäran? Publikt svar 2015-03-10 20:08 Det är leverantörens ansvar att tillse att ha erforderliga tillstånd för aktuell verksamhet. Vilka tillstånd som erfordras beror bland annat på vilken boendeform, anläggning med mera som avses. 18 2015-03-11 09:13 Avseende brandskydd, vilken BBR gäller, BBR 20 eller BBR 21? Publikt svar 2015-03-10 20:09 Vk 3B enligt BBR 21 Vk 4 enligt BBR 21 Hotell eller motsvarande tillfälligt boende enligt äldre byggregler För mer utförlig beskrivning, se avsnitt 8.1. 17 2015-03-11 09:10 Har en fråga kring hur vi gör med lagfart då köpen av ett par av fastigheterna inte går igenom förrän 31/3. Kan vi skicka med köpeavtalet och befintligt lagfart till er? Publikt svar 2015-03-11 08:22 Se punkt 3.7 gällande vilka handlingar som ska bifogas. 16 2015-03-11 09:07 Jag driver detta som enskild företagare med den högsta kreditvärdighet som finns enligt uc. Måste jag ändra företagsform för att vara leverantör åt migrationsverket ändå? Och hur ska jag göra anbud eftersom mina lägenheter / stugor är med självhushåll? Sida 3 av 7
Publikt svar 2015-03-11 08:32 Krav på ekonomisk ställning finns i punkt 3.3 i förfrågningsunderlaget. Enskild näringsidkare kan vara anbudslämnare under förutsättning att övriga ställda krav i punkt 3.1 och 3.3 är uppfyllda. I denna upphandling kan anbud lämnas för antingen boendeform 1: anläggning med självhushåll eller boendeform 2: anläggning utan självhushåll men där kosten ingår i tjänsten. 15 2015-03-11 08:18 1. Är det meningen att vi som redan har avtal ska delta i den nya upphandlingen eller förlänger man bara det löpande avtalet? 2. Vi kan ev. erbjuda ca 70 platser. Innebär det att vi i så fall deltar i en ny upphandling med hela antalet platser, dvs 70, eller bara de 20 extra? Publikt svar 2015-03-11 08:18 1. Om ni är intresserade av fortsatt avtal med avseende tillfälligt boende för asylsökande måste ni delta i denna upphandling. Upphandling ABT nr 3-6 kan ej förlängas efter den 21/5 2015. 2. Ni ska i så fall lämna anbud på 70 platser. 10 2015-03-10 14:07 Vad gäller för en stygby (med ett antal småhus med eget självhushåll för 4-6 personer med egen toalett och dusch i varje stuga)? 1) Behövs, enl. p 5.10, gemensamma utrymmen ( TV-rum, vardagsrum, samlingsrum ej korridorer) för de boende - utöver sin egen stuga? Om detta krävs: Kan motsvarande utrymmen, som ligger 1,5 km från stugorna på annan anläggning som har avtal med, användas tills eget allmänt utrymme byggts intill stygbyn? 2) Behöver leverantören, enl. p5.3, ansvara för och bekosta att på samtliga toaletter i resp. stuga, finnas tvål, toalettpapper, handduk (lämpligen av papper), papperskorg, spegel samt uppsamlingskärl för sanitetsbindor eller gäller det endast i allmänna/ gemensamma toaletter? 3) Behöver leverantören ansvara och bekosta städning, enl. p5.4, av resp. enskild stuga minst en gång varje dag eller gäller det endast allmänna / gemensamma utrymmen? 4) Skall, enl. 5.10 p9:, köksutrustning såsom kyl/frys/spis/ugn samt antal uppsättningar av samtlig köksutrustning ska vara dimensionerad så att åtta (8) personer kan laga sin mat samtidigt. Innebär detta att 8 personer skall kunna stå oberoende av varandra i köket och lagar sin mat egen mat? Är ett vanligt trinettkök med extraskåp som normalt erbjuds vid uthyrning av dessa stugor med plats för 4-6 personer där man kan laga mat till 4 resp. 6 personer ( till sin familj och vänner ). Publikt svar 2015-03-10 10:06 1) Ja, anläggningen ska finnas på en radie om 0,5 km från centrum på anläggningen enligt punkt 4.1. 2) Ja, leverantören ska bekosta förbrukningsmaterial enligt punkt 5.3 på samtliga toaletter. 3) Det åligger leverantören att se till att de boende själva städar egna boenderum med eventuella tillhörande badrum/dusch/wc. Gemensamma badrum/dusch/wc städas av leverantören. 4) Det är inte tillräckligt att endast 4-6 personer kan laga mat i ett kök, se krav i punkt 6.4. 9 2015-03-10 14:01 Kan vem som helst intyga och utföra protokollet över säker lekplats? Finns det några särskilda formkrav? Publikt svar 2015-03-10 10:07 Säkerhetsbesiktning av lekplats ska utföras av behörig godkänd besiktningsman. Sida 4 av 7
8 2015-03-10 14:00 Angående 6.6 Hur omfattande och detaljerad bör verksamhetens egenkontrollplan vara? Har jag uppfattat det rätt att egenkontrollplanen ska innehålla en arbetsbeskrivning av hur punkterna i kapitel 5 Egenkontroll enligt Miljöbalken, Socialstyrelsens handbok, efterlevs? Publikt svar 2015-03-10 10:09 Leverantören ska kunna uppvisa egenkontrollplan på begäran av, se bilaga 2. 11 2015-03-08 18:41 Kan flera aktörer lämna anbud på samma fastighet? Publikt svar 2015-03-10 14:07 Ja. 12 2015-03-08 09:46 vi har våran anläggning uthyrt t.o.m 21/5/15. Ny ska en ny upphandling göras med nuvarande hyresgäst och vi undrar vad betyder 6 + 6 månader : ska man då göra en ny upphandling för 12 mån eller den 21/11/15 bli en ny förlägning utan upphandling eller vad är det som gäller? Publikt svar 2015-03-10 19:44 Se punkt 2.7 i förfrågningsunderlaget. Anbudet ska vara bindande tom 2016-05-21. kan därefter komma att begära ytterligare förlängd anbudstid omfattande 6 + 6 månader (alltså 6 månader i taget, maximalt tom 2016-11-21 respektive 2017-05-21) och därigenom i så fall förlänga giltigheten av rangordning. 13 2015-03-08 07:48 Är det enligt punkt 5.1 rätt uppfattad att byggnader avsedda för boende fågelvägen kan ligga upp till 500 meter ifrån det som av uppfattas som anläggningens centrum om alla skakrav i övrigt är uppfyllda? Publikt svar 2015-03-10 19:53 Vi hänvisar till punkt 5.1 i förfrågningsunderlaget. Enligt punkt 5 i förfrågningsunderlaget har tolkningsföreträde för varifrån utgångspunkter (centrum på anläggningen) räknas i punkt 5.1. 14 2015-03-08 07:46 Hej, varför förlänger ni inte i första hand avtalen i alla tidigare ABT-upphandlingarna fram till den nu aktuella? Publikt svar 2015-03-10 20:03 Avtal som tecknats utifrån upphandling ABT nr 3-6 gäller som längst tom 2015-05-21 och kan ej förlängas. Sida 5 av 7
7 2015-03-06 14:50 Om man under tiden som man driver sitt ABT utökar antal platser och lägger anbud på samtliga platser man har i boendet i den nya upphandlingen räknas det då som att man gör en nyetablering? Publikt svar 2015-03-06 14:56 Förutsatt att de tidigare platserna är belagda 2015-05-21 får dessa platser i normalfallet finnas kvar tills dess att naturlig utflyttning sker eftersom rangordningen endast gäller nyanlända asylsökande. Gällande de tillkommande platserna är dessa att anse som nya och kan beläggas endast i enlighet med den nya rangordningen. 3 2015-03-06 12:18 Angående sidan 27 i Förfrågningsunderlaget ; Utvärderingskriterium 2, Fråga: Gäller detta enbart kommuner, eller gäller det alla anbudsgivare? Publikt svar 2015-03-06 14:38 Anbuden kommer utvärderas utifrån huruvida den kommunala fördelningen (i den kommun där anläggningen är belägen) understiger fastställt fördelningstal enligt utvärderingskriterium 2. Detta kommer att gälla samtliga anbudsgivare. 4 2015-03-06 11:09 I punkt 3.3 anges att leverantören ska vara ett välskött företag och därefter anges några exempel på associationsformer. Hur ska ett enkelt bolag, som inte har något organisationsnummer, visa god kreditvärdighet? Är borgensförbindelse då enda alternativet? Publikt svar 2015-03-06 14:43 Kan anbudslämnaren ej erhålla rating, ska borgensförbindelse bifogas anbudet enligt punkt 3.3. 1 2015-03-06 09:56 Vilket område tillhör Vimmerby kommun? Publikt svar 2015-03-06 09:56 Vimmerby kommun tillhör område Syd. 5 2015-03-05 10:54 Angående 3.3 Ekonomisk ställning Vi bedriver vår verksamhet som en Enskild näringsverksamhet. Vi är registrerade som arbetsgivare, moms och innehar F-skatt och har bedrivit verksamhet sedan lång tid tillbaka. Ni räknade inte upp denna företagsform under era exempel på ett välskött företag. Visst anser ni väl Enskild näringsverksamhet som en företagsform som är lämplig för denna upphandling? Publikt svar 2015-03-06 14:45 Det finns inget hinder för en enskild näringsidkare att lämna anbud förutsatt att samtliga ställda krav uppfylls. Sida 6 av 7
2 2015-03-04 09:55 har utformat en ny modell gällande upphandling för nyetablering, min fråga är vad gäller för oss som redan är etablerade? I vårat fall gäller det våra boenden i XXX i ÅÅÅ kommun och YYY förlagd i ZZZ kommun. hur kommer förfarandet att vara i upphandling 7 för dessa två ABT boenden? Nästa fråga: I steg tre nämns det tre kriterier är det bara dessa som gäller i område X eller är det någonting ytterligare som man måste beakta i den nya upphandlingen? Publikt svar 2015-03-06 14:31 De nu befintliga etablerade boendena som finns kommer, förutsatt att anbud lämnas och kvalificeras i denna upphandling, att kvarstå som leverantör till med det antal tilldelade platser som finns 2015-05-21. Vad däremot gäller asylsökande som kommer till Sverige from 2015-05-22 kommer dessa att placeras i enlighet med den rangordning som kommer att upprättas i denna upphandling. Det finns inte något ytterligare att beakta förutom det som framgår av förfrågningsunderlaget. 6 2015-03-03 14:04 Om man är godkänd leverantör enligt upphandling ramavtal 3.2.1-2013-17048 med t ex 200 platser och rullar avtal om tillfälligt boende inom/i enlighet med denna upphandling samt om man också har avtal om tillfälligt boende (boendeform 2) med t ex 100 platser som går ut 2015-03-31, utöver platserna i ramavtalet, Fråga 1) Måste man då lämna anbud i denna upphandling för de 100 platserna för att få ett förnyat avtal för dessa platser och få in dessa 100 platser i rangordningen enligt punkt 1.1 i förfrågningsunderlaget. Fråga 2) Måste också dom som har blivit godkända leverantörer i den senast föregående upphandlingen och som ännu inte kommit igång med sitt boende (eller har kommit igång för den delen) också lämna anbud för dessa platser i denna upphandling? Fråga 3) Om man redan har dessa t ex 100 platserna på avtal som går ut 2015-03-31 och boendet är i full gång med nybyggda rum, duschar, tvättstugor, mm -har kommunen då möjlighet, enligt vad som framkommit att avtal gjorts mellan och vissa kommuner, om vetorätt för nya boendeplatser, att gå in och lägga in sitt veto mot platserna i denna upphandling trots att boendet redan är igång. M a o, betraktas dessa 100 platser som nya ur denna synpunkt, eller är dom befintliga utan vetorätt för en kommun med sådant avtal med? Publikt svar 2015-03-06 14:51 Svar fråga 1) JA Svar fråga 2) JA Svar fråga 3) Kommunerna har ingen vetorätt i denna upphandling utan utvärderingskriterium 2 är ett objektivt kriterium utifrån den faktiska proportionerliga fördelningen av antalet inskrivna asylsökande i en kommun. För kriteriet i sin helhet, se avsnitt 9 i förfrågningsunderlaget. Sida 7 av 7