IZatrineholms kommun '\

IZatrineholms kommun '\ NÄRINGSLIV OCH TILLVÄXT Näringslivschef Conny Petrén Kommunstyrelsens handling nr 28/2009 1 (6) Projektdirektiv för Projektet Katrineholms logistikcentrum, KLC Version 1, Antagen av kommunstyrelsen 2008-04-29 91 Version 2, Antagen av kommunstyrelsen 91 Bakgrund Katrineholm som ort uppstod genom att jämvägen byggdes. Detta ledde snabbt til bosättning, men också til att orten blev intressant fór att utveckla fóretag. Jämvägen erbjöd goda möjligheter att både transportera in och ut varor. Under senare tid har vagnslasthanteringen upphört och transportema överfórts til lastbil. Järvägen har under de senaste decenniema haft störst betydelse fór persontransportema. Katrineholms kommun vil utveckla det gamla framgångskonceptet fór vår tid. Kommunfullmäktige har den 17 mars 2008 beslutat att göra investeringar på drygt 100 Mkr under tre år i utvecklingen av Katrineholms Logistikcentrum, KLC och byggandet av österleden som fórbindelse mellan Laggarhult och Lövåsen. Investeringama sker i Sandbäcken och öster om Sandbäcken och fórdelar sig f n på fóljande objekt och etapper. Se bilaga " Investeringsbudget 0 plan 2008-2011". Syfte och Mål med projektet Syftet med projektet är att utveckla Katrineholm til ett logistikcentrum. Fullmäktiges beslut ska verkställas genom att södra och norra terminalytoma med anslutande infrastruktur ska byggas t.o.m. 2010. Terminalema ska vara en öppen terminal, d v s möjliga att använda fór vilket fóretag som heist, som vil nytja dess tjänster. Driften avses skötas av ett särskilt privatägt bolag, eller om så behövs med kommunalt delägarskap. Överskottet från bolaget ska användas til investeringar i terminal en. Katrineholm har ett strategiskt transportläge i Östra Mellansverige med närheten til Stockholm och bl.a. Norrköping-Linköping. Läget i korsningen mellan Västra och Södra stambanan och kopplingen til det övergripande riksvägnätet (Räta Linjen och Mälardiagonalen) gör Katrineholm til en lämplig ort för ett logistikcentrum med möjlighet att flyta gods från väg til järväg. Terminalen kan betjäna en större region med nyetableringar som fóljd, men som också ger det lokala näringslivet stora konkurrensfórdelar. Terminologi Klimatfrågan har ställts i centrum på ett helt anat sätt än tidigare genom FN:s klimatpanel. EU:s beslut om minskade utsläpp samt uttalanden från regering och riksdag om förändringar i transportsystemet i syfte att minska utsläpp. Projektdirektiv fór KLC

2 (6) Regionfrågan har fått stor uppmärksamet genom fórslaget att bilda större och funktionella regioner. Stockholm-Mälardalen och Norrköping-Linköping är de två regioner som redan idag påverkar Katrineholm vad gäller sysselsättning och utbildning, men också hur godstransportflöden hanteras. Ostlänken påverkar när den byggs ut utnytjandet av Västra stambanan så att den får en större roll som godsbärare. Nordiska triangeln är det godsstråk i Norden som prioriterats av EU och som binder ihop Stockholm/Helsingfors-Oslo-Malmö/Köpenhamn. Västra stambanan är en viktig län i detta system. Torrhamnar etableras f.n. på många platser fór att minska trycket på hamama när gods skall distribueras vi dare in i landet. Genom regionfórstoringen ochjärvägens ökade betydelse ökar även torrhamamas betydelse. Klimatinvesteringsprogrammet (KLIMP) har Katrineholms kommun sökt och fått bidrag från år 2006 til flera projekt avsedda att minska koldioxidutsläppen. Ett av projekten var byggande av ett industrispår til de västra industriområdena. Flera fóretag i det lokala näringslivet har varit pådrivande om utbyggnaden och möjlighetema att utnytja spåret. Det arbetet har nu utvecklats til ett beslut om att anlägga KLC. Omfattning och resultat Omfattning och innehåll Terminalområdet och anslutande infrastrukturinvesteringar i form av matargatan Österleden inkusive vägport under Västra stambanan samt utbyggnaden av terminalområdet med lastytor och j ärvägsspår ses som en helhet och samlas i detta projekt. Projektet delas in i delar och etapper i enlighet med den beskrivning som finns i tabellen i fullmäktiges beslutsprotokoll från den 17 mars. I anslutning til projektets utveckling ska detaljplanen för Sandbäckens industriområde successivt och etappvis revideras. Resultat I slutet av 2010 ska investeringama vara genomfórda och verksameten igång på ett sätt som kan utvecklas i större skala. Ett terminalbolag som ansvarar fór driften av infrastrukturen i området ska bildas. Överlämning och godkännande av resultat Projektets resultat som helhet överlämas til kommunstyrelsen fór godkännande. Projektet rapporterar tre gånger årligen til kommunstyrelsen. Styrgruppen svarar därtöver fór den kontinuerliga uppfóljningen. Kopplingar til och sam band med andra verksamheter i kommunen Projektet berör kommunstyrelsens båda förvaltningar, d.v.s. Kommunledningsfórvaltningen och Förvaltningen för Näringsliv och tilväxt, Proiektdirektiv fôr KLC

3 (6) Service- och teknikfórvaltningen samt Stadsarkitektkontoret. I en fråga berörs även Kultur- och turismfórvaltningen. Kontaktytor och intressenter Kommunfullmäktige har den 17 mars 2008 även beslutat att godkänna ett aktieägaravtal med Brinova Fastigheter AB. Genom avtalet bildas ett mellan parerna gemensamägt bolag, Katrineholms Logistikfastigheter AB. Detta bolag fórvärvar inledningsvis 16,5 ha mark i anslutning til KLC med avsikt att uppfóra terminalbyggnader och logistikfastigheter. Andra intressenter som förtjänar att nämas är fóretag inom ortens näringsliv, som avser att använda sig av KLC. Sålunda har sju av ortens fóretag utfårdat skriftliga avsiktsfórklaringar om detta: SKF Mekan AB, Setra Byggprodukter AB, Presto Brandsäkerhet AB, Sveaverken AB, Skandinaviska Byggelement AB, Cesium AB och SIMS Recycling Solutions. Därtöver är yterligare andra fóretag på orten och i regionen tänkbara intressenter. Öviga intressenter är hamar och rederier som ser KLC som en tänkbar torrhamn. Andra intressenter är tågtransportföretag, åkerier och Banverket. Slutligen blir bolaget som operativt ska driva terminalerna en stark intressent. Anvisningar för upprättnde av Projektplan Organisation och arbetsformer Projektets ska organiseras efter fóljande modell: Styrgrupp: Projektchef: Projektcontroller: Projektgrupp Projektledning: Konc.ledningsgr. Projektstab: Delproj.grupper Arbetsgrupper: Kommunstyrelsens presidium. Näringslivschefen. Extern projektexpert samt en ekonom. Enligt nedan: Projektledare och Senior Advisor. Förvaltningschefer m.fl. Proj ektadministratörer. Delproj ektledare. Olika tjänstemän beroende på etapp/delprojekt. Roller och ansvar Beställare av projektet är kommunstyrelsen. Den godkäner projektdirektivet samt tar emot och godkäner projektets slutresultat. Kommunstyrelsen ansvarar dock inte för att utse projektledare. Denna person ska utses av styrgruppen. Styrgruppen ska tilgodose beställarens intressen i projektet och godk~nna projektplanen och övriga beslutspunter i projektet. Styrgruppen är också det forum fór be slut om korrigeringar i projektplanen, som kan behövas fór att nå projektets mål. Principiellt viktiga fórändringar om projektets omfattning, innehåll och budget ska beslutas av kommunstyrelsen. Styrgruppen ska också ge råd och stöd til projektchefen. Proiektdirektiv fòr KLC

4 (6) Projektchefen ska följa Upp oeh rapportera enligt plan til styrgruppen oeh til beställaren, kommunstyrelsen, tre gånger per år. A vvikelser från plan samt större beslut rapporteras til styrgruppen löpande. Projektehefen ska oekså ge råd oeh stöd til projektledaren oeh projektgruppen. Projektcontrollern ska övervaka att uppfóljning oeh rapportering sker enligt plan samt fólja upp ekonomin i projektet. Projekteontrollern ska ge stöd til projektehefen oeh projektledaren samt följa upp att projekthandboken fóljs. Projektledarens roll är att leda, styra, planera oeh koordinera projektarbetet samt utveekla verksameten inom KLC. Projektledaren ska välja, tilämpa oeh anpassa arbetssätt oeh metoder efter behov. Projektledaren är även ansvarig fór slutrapporten i vilken projektet ska utvärderas. Projektledaren har mandat att löpande fatta beslut inom projektplanens ram. Avvikelser från projektplanen, samt beslut som inte enbar avser verkställghet utan har en större innebörd, rapporteras til projektehefen. Projektledaren har en projektgrupp knuten til sig oeh en viktig uppgift under hela projekttiden är att fortlöpande samordna oeh fórdela arbetet mellan medlemmarna i gruppen. Senior Advisor har en koordinerande roll mellan kommunen oeh de inom projektet berörda bolagen. Senior Advisor ska ge råd oeh stöd til projektledaren i det dagliga arbetet samt arbeta med vidareutveekling av KLC. Koncernledningsgruppen bestående av förvaltningama oeh de kommunala bolagen informeras regelbundet av projektehefen. Projektstaben ska övervaka att formalia fóljs samt vara ett administrativt stöd til proj ektledaren. Delprojektledarnas roll är att leda, styra, planera oeh koordinera delprojektarbetet. Delprojektledaren ska välja, tilämpa oeh anpassa arbetssätt oeh metoder efter behov. Arbetsgrupperna ansvarar fór det praktiska arbetet enligt detaljplanen oeh ska fortlöpande rapportera arbetets status projektledaren. A vvikelser ska rapporteras til projektledaren utan fórdröjning. Budget och tidplan I projektplanen ska projektets budget för projektledning oeh projektarbete redovisas. En tidplan för de olika etapperna oeh delmomenten ska oekså redovisas. Resurser Projektets resurser består av en extern konsult oeh ett antal medarbetare med olika kompetenser, projektledare, projektgrupp oeh koneernledningsgrupp. Proiektdirektiv fór KLC

5 (6) Kostnader Kostnader fór en projektledare på 75 % oeh en projekteontroller på 25 % oeh en logistikkonsult på 50 % finansieras genom särskilt beslut oeh belastar investeringskostnaden. Kostnaden fór övriga medarbetare i projektgruppen finansieras inom ram i respektive fórvaltning men belastar investeringen. Kommunikation Projektet ska löpande lämna information til styrgruppen oeh koneernledningsgruppen. Kommunstyrelsen ska informeras minst tre gånger per år enligt vad som sägs i nästa styeke. För projektarbetet ska ett gemensamt projektbibliotek upprättas på K. Projektgruppen ska tildelas uppdateringsrättigheter oeh projektehef oeh projekteontroller ska tildelas läsrättigheter. Följande tidplaner ska upprättas oeh hållas uppdaterade:. Övergripande tidplan som visar projektets faser oeh beslutspunter enligt projekthandboken samt de olika etapperna/delprojekten på sammanfattningsnivå. Tidpunter fór avrapportering til styrgrupp oeh kommunstyrelse ska framgå. Tidplanen används fór kommunikation med styrgrupp oeh kommunstyrelse.. Detaljerade planer skall finnas fór de olika etapperna/delprojekten. Dessa används fór styrning av projektarbetet samt fór kvalitetskontroll oeh uppfóljning. Kommunieeras inom projektgruppen oeh til projektehef oeh projekteontroller Tidplaner kan med fördel vara olika vyer av sama tidplan. Följande skriftliga rapporter ska avges:. Projektmötesprotokoll inkusive en ekonomisk lägesrapport. Resultatrapport inför de olika beslutspunkterna. Slutrapport inför projektavslutet Informationsmaterial i form av tryekt material samt en webbplats oeh riktad information til presumtiva kunder är en av projektets viktigare uppgifter. Anvisningar för kvalitetssäkring Granskning av resultat och projekt Projektledaren ska delta i styrgruppens möten oeh rapportera nuläget. I samband med uppfóljning av kommunens bokslut tre gånger per år ska projektet avrapporteras til beställaren, kommunstyrelsen. Projekteontrollern deltar i de möten oeh begär de rapporter som krävs, fór att säka projektplan oeh budget hålls samt att projekthandboken fóljs. Risker och konsekvenser För att bedriva projektet framgångsrikt är det viktigt att stöd finns i ledningen. Det innebär att kommunstyrelsen, styrgruppen, berörda förvaltningsledningar oeh bolag måste ge projektet stöd. Berörda fórvaltningsledningar måste se til att til projektet avdelade befattningshavare kan avsätta den tid som behövs samt själva vara beredda att avsätta tid fór att stötta projektet. Proiektdirektiv for KLC

6 (6) Projektavslut Projektet avslutas 2010/11 oeh överlämnas tilsammans med en slutrapport til kommunstyrelsen fór nya ställningstaganden. Projektledaren ansvarar fór att slutrapporten tas fram. I slutrapporten ska projektet utvärderas oeh erfarenheter dokumenteras. Referenser Katrineholms kommun, Handbok för projektarbete - Nyckeln til framgångsrika projekt i Katrineholms kommun, Kommunstyrelsens handling nr. 13/2004. Proiektdirektiv fór KLC

Projektcontroller Ekonom Projektgrupp Projektledare Senior Advisor Projektstab Delprojekt 1 Delprojekt N