LATHUND PA-WEBBEN KOMPETENSSÖKNING Version. 200-08-2 Sida av 7
INTRODUKTION... 3 KOMPETENSSÖKNING... 3 SÖKNING - SÖKNING PÅ ORGANISATIONSNIVÅ... 3 SÖKNING 2- SÖKNING MED HJÄLP AV KOMPETENSNIVÅER... 5 KOMPETENSKNAPPEN... 6 FRISÖKNINGSKNAPPEN... 7 Sida 2 av 7
Introduktion Denna del av PA-webben ger dig som användare en möjlighet att skapa en översikt av befintliga kompetenser inom din organisation samt möjligheten att gör en sökning efter anställda med en specifik kombination av kompetenser. I denna sökningsprocess kommer en mappstruktur att användas som i denna manual går under namnet kompetensträdet. Kompetensträdet är uppbyggt av gula mappar som i sin tur representerar utbildningskategorier. Dessa mappar innehåller valbara utbildningar som du kan söka och därefter välja. Öppnas en mapp blir utbildningar synliga. Utbildningarna presenteras i form av en vit fil -ikon. Observera att endast fil -ikonen är valbar och inte mappen i sin helhet. Nedan ser du hur kompetensträdet ser ut. Kompetenssökning För att genomföra en intern sökning finns det olika alternativ att välja på. Observera att begreppet kompetens idag endast omfattar formell utbildning (som erhållits på universitet eller högskola). Sökning - Sökning på inregistrerad data per organisationsenhetsnivå Att göra denna sökning innebär att du som användare får en överblick över all inregistrerad kompetens i din organisation i form av formell utbildning. Denna sökning kan göras på organisationen KI i sin helhet men idag även på institutions- och enhetsnivå. För att använda denna typ av sökning väljer du att logga in på PA-webben (ppw.ki.se). Gå till fliken Tjänster och därefter till menyn kompetens/utbildning. Sida 3 av 7
2. Klicka på fliken Tjänster. 2. Klicka därefter på undermenyn kompetens/utbildning. Bilden som presenteras nedan framträder. Väljer du att klicka i Visa kompetens med sökväg får du med samtliga steg i din kompetenssökning. Med andra ord kommer alla de steg som tagits för att lokalisera just din valda utbildning att visas då resultatet av din sökning presenteras i slutet av processen. Välj därefter om du vill ha med samtliga anställdas uppgifter, eller endast anställda med uppgift eller endast anställda utan uppgift. Skriv därefter in det datum som du önskar uppgifter ifrån samt markera de organisationsenheter som du vill ska vara inkluderade i din sökning med hjälp av mus/tangentbord (se exempel nedan). När alla dina val är gjorda väljer du att klicka på knappen Hämta.. Klicka i den vita rutan om du vill visa kompetens med sökväg. 2 2. Klicka i de runda fälten om du vill ha samtliga anställda oavsett om uppgift finns eller ej, eller dem med uppgift, eller endast dem där uppgift saknas. 3 3. Välj datum för organisationsstrukturen, samt vilka organisationsenheter som skall vara inkluderade i sökningen. 4 4. När alla val är gjorda. Klicka på Hämta. Bilden på nästkommande sida framträder under knappen Hämta. Här kan du välja hur du vill att det eftersökta materialet skall visas. Sida 4 av 7
Parametrar (Pdf) Kompetenslista (Excel) Kompetenslista (Pdf) Visar valda enheter i din sökning, uppgiftstidpunkt samt vilka kompetenser du har eftersökt. Visar de personer som matchar din sökning i form av en Excel-fil. Observera att denna Excel-fil kan se annorlunda ut om du växlar mellan knapparna på kompetensuppgiftsraden(se punkt 2 på föregående sida). Visar samma information som ovan fast i ett pdf-format. Sökning 2- Sökning efter en specifik/kombinerad kompetens Utöver att du kan söka och göra en inventering av de kompetenser som finns på organisationsenhetsnivå kan du även söka efter en specifik kompetens alternativt en kombination av kompetenser som en anställd kan ha med hjälp av så kallade kompetensnivåer. Detta innebär att du kan rangordna dina eftersökta kompetenser i nivåer och där den utbildning som lagts till först i sökmotorn har en högre prioritet än de som läggs till i ett senare skede. Med denna sökfunktion kan du exempelvis söka efter en anställd med en doktorsexamen i medicinsk vetenskap och med en inriktning mot infektionssjukdomar. För att använda dig av denna sökning väljer du att gå till fliken Tjänster på huvudmeny och därefter till undermenyn kompetens/utbildning på skärmens vänstra sida. Väl inne i kompetens/utbildning finner du knapparna kompetens och frisökning överst i skärmens gula fält. Nedan följer en genomgång av dessa knappar. Kompetens Frisökning Denna knapp leder dig till kompetensträdet där du har möjlighet att välja den/de kompetenser som du eftersöker, antingen på hela KI eller endast per institution och avdelning. Funktionen frisökning gör det möjligt att söka på anteckningsfälten i PAwebben. T.ex. kan man söka på medicinsk vetenskap och få fram de personer som har noterat detta i sitt anteckningsfält under registreringstillfället. Det går även att söka på lärosäte. Sida 5 av 7
På följande sidor kommer nu en beskrivning av hur du använder knapparna Kompetens och Frisökning att redogöras för. Första funktionen som beskrivs är knappen Kompetens. Kompetensknappen 2. Klicka på önskad kompetens i kompetensträdet med hjälp av mus/tangentbord. Observera att endast fil - ikonen är valbar och inte mappen i sin helhet. Öppnas en mapp blir valbara utbildningar synliga. 2. Valda utbildningar hamnar i rutan under kompetensträdet. Högst prioritet i sökningen har den kompetens som är högst upp. Detta kan du ändra på med hjälp av knapparna Flytta upp och Flytta ned. Du kan även ta bort en kompetens ifrån sökningen genom att markera och välja Tag bort. 3. Har du valt till flera kompetenser kan du kombinera din sökning. T.ex. välja en sökning på A och B som i exemplet ovan. Alternativ en sökning på A eller B. 3 6 5 4 4. Välj i vilken omfattning du vill göra din sökning. Ska det vara samtliga anställda i systemet? Endast dem med uppgifter? eller dem där uppgift saknas? 5. Välj uppgiftsdatum 7 6. Välj de organisationsenheter Markera med hjälp av mus/tangentbord. 7. Klicka på Hämta för att få fram resultatet. Sida 6 av 7
Bilden nedan framträder under knappen Hämta. Här kan du välj hur du vill att det eftersökta materialet skall presenteras. Parametrar (Pdf) Kompetenslista (Excel) Kompetenslista (Pdf) Visar valda enheter i din sökning, uppgiftstidpunkt samt vilka kompetenser som du har eftersökt. Visar de personer som matchar urvalet i en Excel-fil. Observera att denna Excel-fil kan se annorlunda ut om du växlar mellan knapparna rörande kompetensuppgifter (se föregående sida). Visar samma information som ovan fast i ett pdf-format. Frisökningsknappen. Klicka i Visa kompetens med sökväg om du vill se hela sökvägen. 2 2. Välj med hjälp av knapparna om du ska söka på Kompetensanteckning, kompetensinriktning fritext eller lärosäte. Skriv därefter in ditt sökord som ska ligga till grund för sökningen. 3. Skriv in Uppgiftsdatum från när uppgifterna ska hämtas. 3 4. Välj de organisationsenheter som skall ingå i din sökning. Markera dem med mus/tangentbord. 4 5. Klicka på Hämta. Därefter visas rutan med listor som redogjorts för ovan. 5 För mer information och manualer, se externa länkar i PA-webbens huvudmeny. Sida 7 av 7