GÖTEBORGS UNIVERSITET 2012-09-12 Bilaga 7 Infrastrukturkostnader inom IT-området för 2013 IT-fakturan för 2013 bygger på samma principer som för tidigare år, d v s att den är indelad i tjänsteområden. Debitering av verksamheten baseras på graden av nyttjande i relation till nyckeltal valda av IT-beställarutskott. För 2013 gäller en tillfällig kostnadsökning med anledning av att utfasningen av befintlig arbetsplatssupport (DAPS) med anledning av införandet av datorarbetsplatstjänsten (DAFGU) går långsammare än planeras. Kostnad för IT-infrastruktur uppdelat på tjänsteområden Belopp i tkr. Tjänsteområde 2013 2012 2011 GUKOM 19 126 18 467 18 995 SUNET 9 624 10 500 11 250 Telefoni 10 940 9 197 10 515 Maskinhallar 5 110 4 545 4 330 GU-konto 6 722 6 573 8 008 Portal 4 166 4 958 4 386 E-post, kalender mm 7 667 8 182 7 860 Programvaror och datorarbetsplatssupport*) 8 583 39 665 36 190 Lagring och säkerhetskop. 6 316 6 546 4 936 Central utskriftshantering 946 2660 764 Mediatjänster 3 155 3 145 2 684 DAP support 12 608 DAFGU infra 13 098 DAFGU standardsupport 9 534 DAFGU teknisk bas 111 Summa 117 706 114 438 109 919 *) Utbruten fr o m 2013 (DAP & DAFGU) Kostnad fördelad per fakultet/motsvarande Belopp i tkr Nämnd 2013 2012 2011 HFS 11 558 10 565 10 612 SFS 15 417 14 345 13 346 UFS 9 172 8 899 8 772 HHFS 9 262 9 425 9 388 SAS 33 834 31 423 29 697 NFS 16 246 16 078 15 442 KFS 6 418 5 986 5 665 ITS 1 948 1 940 1 827 LUN 668 675 1 612 UB 3 890 3 864 3 627 Gem verksamheter 9 292 11 238 9 929 Summa 117 706 114 438 109 918
Bilaga 7 b IT-staben IT-FAKTURA 2013 1 / 5 2012-07-05 IT-faktura 2013 Inledning IT-fakturan för 2013 bygger på samma principer som tidigare IT-fakturor, dvs. att den är indelad i ett antal tjänsteområden som totalt sett representerar den universitetsgemensamma IT-infrastrukturen. Debiteringen baseras på graden av utnyttjande av dessa tjänster i relation till av IT-beställarutskottet valda nyckeltal. Inför 2013 har vissa förändringar i tjänsteutbudet skett som resulterar i att IT-fakturan för 2013 tillfälligt kommer att bli ca 3 mnkr högre än för innevarande år. Kostnadsökningen beror på takten i införandet av ny managerad datorarbetsplatstjänst (DAFGU) som gör att utfasning av befintlig datorarbetsplatssupport (DAPS) går långsammare än planerat och beräknas vara avslutad inför 2014. Då kan IT- fakturan återgå till ordinarie kostnadsläge. Underlaget till IT-faktura 2013 som skickas ut med budgetförutsättningar i oktober specificeras på institutionsnivå. Underlaget för finansiering av DAFGU-support som baseras på svaren från verksamheten på den enkätundersökning som genomfördes maj-juni 2012 skall följas upp under 2013 och större avvikelser hanteras i samråd med berörda institutioner. För de institutioner som inte har svarat på enkäten eller som har svarat att inga datorer kommer att flyttas över till DAFGU, faktureras under 2013 istället DAPS med fördelningsnyckel HTE Daps. Om registrerat antal anställda på en institution är mindre än antalet arbetsplatsdatorer som önskas flytta över till DAFGU belastas inte institutionen med kostander för DAPSsupport. IT-avdelningen levererar ett antal lokala tjänster som inte finns med i IT-fakturan. Information om dessa kommer till berörda direkt från IT-avdelningen. IT-ledning Erik Dahlbergsgatan 11B, Box 100, SE 405 30 Göteborg 031 786 0000 www.it.gu.se
2 / 6 Fördelningsnycklar och tjänsteområden Den bakomliggande tanken med att dela in IT-infrastrukturkostnaderna i ett antal tjänsteområden är att kunna fördela kostnaderna efter den faktiska användningsgraden, vilket ska ge en så rättvis fördelning som möjligt. För att åstadkomma detta används ett antal nyckeltal (heltidsekvivalenter, medarbetarkonton, studentkonton, datorer och telefoner). Heltidsekvivalenter (HTE) används för de tjänster där det i dag inte är möjligt att använda exempelvis antal konton, eller för tjänster där det inte ger någon mer rättvisande fördelning att använda sig av andra beräkningssätt. Antalet HTE är hämtat ur datalagret i augusti 2012. Medarbetar- och studentkonto har använts som nyckeltal för de tjänster där det finns en direkt koppling mellan antal konton och en specifik tjänst, och inte antalet anställda (t.ex. e-post eller portal). Medarbetarkonton (innefattande både anställda och externa medarbetare) har beräknats genom ett medelvärde från tre mättillfällen; januari, april och augusti (obs. det är endast antalet aktiva konton som ingår i beräkningen). Inför 2013 är underlaget baserat på utsökningar på institutionsnivå. Antal studentkonton består av aktiva studentkonton registrerade på institution den 1 juni 2012 Kostnaden för telefoni fördelas enligt antalet telefonanknytningar inklusive telefax och porttelefoner, dvs. att varje fakultet faktureras sin andel av det totala antalet telefoner. Kostnader för managerad datorarbetsplatstjänst (DAFGU) fördelas med två olika nycklar, för infrastrukturkostnader används HTE och för de olika supportnivåerna standard och teknisk bas används dator. IT-fakturan för 2013 är uppdelad i elva olika poster: GUKOM SUNET Telefoni Maskinhallar GU-konto Portal E-post, kalender, adressbok Lagring och säkerhetskopiering Central utskriftshantering Mediatjänster Programvaror Datorarbetsplatssupport (DAPS) Datorarbetsplats tjänst (DAFGU) infrastruktur Support för datorarbetsplatstjänst Standard (Dafgu std) Support för datorarbetsplatstjänst Teknisk Bas (Dafgu tekn bas) I alla tjänster ingår support. I GU-konto och Portal ingår den gemensamma studentsupporten. Nedan beskrivs de olika tjänsterna och kopplingen till ett visst
3 / 6 nyckeltal. Mer information om de befintliga tjänsterna finns på hemsidan för tjänstekatalogen: http://www.it.gu.se/tjanster/. Information om nya tjänster kommer att publiceras på hemsidan senare delen av hösten. GUKOM I tjänsteområdet GUKOM ingår universitets datanät (även trådlöst) inklusive brandväggar, koppar- och fiberkablage, universitetets analoga telenät och TV-nät, övervakningstjänster för nätverket, system för distansåtkomst, samt det arbete som utförs av säkerhetssamordningsgruppen för hantering av interna och externa ITsäkerhetsfrågor. SUNET SUNET står för Swedish University Network, och är ett fibernät med mycket hög kapacitet som binder samman svenska lärosäten. SUNET:s mål är att genom samverkan mellan högskolorna i Sverige främja datakommunikation som är till nytta för högskolan, i första hand genom att tillhandahålla möjligheter till datakommunikation till/från/mellan universitet och högskolor (och ytterligare organisationer som tillhör samma intressesfär) nationellt och internationellt, i andra hand genom att stödja och samarbeta med organisationer som har som målsättning att erbjuda datakommunikation åt hela samhället. SUNET-avgiften är obligatorisk för alla svenska universitet och högskolor, och kan därmed inte påverkas av några förändringar i GU:s IT-verksamhet. Telefoni Denna tjänst utgörs av både fast och mobil telefoni, samtal över det fasta nätet, driftavtal för utrustning för IP-baserad telefoni, telefonistapplikationer (växelsystem), samt mobila anknytningar för GU:s verksamheter som inte kan nyttja befintlig lösning av IP-baserad telefoni. Möjligheten att välja en mobil anknytning i stället för fast telefon kommer att erbjudas fler enheter efter att nytt avrop av telefoni tjänsten har genomförts sommaren 2012. Målsättning är att avropa telefoni tjänster från Kammarkollegiets ramavtal Kommunikation som Tjänst och det är lite osäkert hur det nya avtalet kommer att påverka kostnader för telefoni under 2013. Nyckeltal: telefonanknytningar. Maskinhallar Tjänsten maskinhallar består av både lokaler (datorhallar, serverrum, korskopplingsrum för nätverk) och utrustning (batteribackup, larm, brandsläckning m.m.). I kostnaden för maskinhallar utgör lokalhyror en stor del.
4 / 6 GU-konto Detta är en tjänst som innehåller system som hanterar konto- och behörighetsadministration, samt verktyg för integrationer mellan olika IT-system (mellan Palasso och Portalen, Ladok och GUL m.m.). I skrivande stund finns ca 40 lokala kontosystem. Dessa kommer successivt att ersättas av det gemensamma GUkonto, vilket kommer att innebära både förenklade rutiner och minskade kostnader. Kostnadsminskningen för GU-konto beror i stor utsträckning minskad ambitionsnivå i nästa års utveckling, samt att vi har upphört med pappersutskick med kontouppgifter till studenter (-400 tkr). Nyckeltal: medarbetar- och studentkonton Portal I tjänsten Portal ingår student- och medarbetarportalerna med stöd för roller (för att kunna styra access till olika system), integration inom portalen, single sign on, information/nyheter, meddelandehantering samt länkar. I medarbetarportalen görs det ca 7 000 inloggningar varje dag, och motsvarande siffra för studentportalen är ca 11 000. Nyckeltal: medarbetar- och studentkonton E-post, kalender och adressbok Denna tjänst består av e-post med spam- och virushantering, kalender och adressbok. I dagsläget finns det ett universitetsgemensamt e-postsystem. Driften av det centrala e-postsystemet är outsourcad till Qbranch. I den lösningen finns i dag ca 12000 konton. Nyckeltal: medarbetarkonton Lagring och säkerhetskopiering Detta är en universitetsgemensam tjänst som ger alla medarbetare tillgång till personligt lagringsutrymme och gemensam lagringsyta. I detta ingår automatisk säkerhetskopiering från vilken användare själv ska kunna återställa sina filer. Åtkomst till lagringsytan kan dels ske via det fasta nätet, men även på webben via medarbetarportalen. Kostnadsökningen beror på en ökad lagringsvolym. Central utskriftshantering Denna tjänst ger stöd för att hantera utskrifter via nätverket över hela GU. Det innebär exempelvis att studenterna kan välja att skriva ut på den skrivare man
5 / 6 befinner sig närmast. Under 2013 kommer ny tjänst successivt att tas i drift. Studenter kommer att kunna använda sina GU-kort för att skriva ut på alla offentliga skrivare. Kostnadsminskning i relation till IT-fakturan 2012 beror på uppsägning av Canonavtalet under våren 2012 som resulterade i att kostnaden för drift och support av Canon-tjänsten är inte inräknat inför 2013. Det kvarstår kostnader för de servrar som sattes upp för att hantera Canonprojektets driftmiljö och dessa kommer succesivt minska eftersom denna miljö skall avvecklas. Drift- och supportkostnader för det nya utskriftsprojektet som skall vara färdigt under hösten 2013 kommer att påverka IT-fakturan 2014. Mediatjänster Systemförvaltningsområdet samlar IT-system för kommunikationstjänster och överföring av rörlig bild och ljud på ett flertal plattformar. I denna tjänst ingår e- mötesverktyg och infrastruktur för videokonferensteknik samt informationsskärmar. Det ingår även infrastrukturstöd för streaming- och videotjänster som används i undervisning och för extern information (t.ex. Universitets-TV på GU-webben). Programvaror Detta område omfattar samordning av universitetsgemensamma avtal för programvaror. Samordningen omfattar behovsanalyser, upphandling, förvaltning av avtal, information, utbildning, tillgängliggörande av gemensamma programvaror och licenser, samordning med andra lärosäten. Till området finns kopplat licensservrar, licenswebb (licenser.gu.se), ca 150 st lokalt licensansvariga som samordnar behov av programvaror lokalt i verksamheten samt programvarutjänster för licensansvariga, anställda och studenter. Nyckeltal: HTE, antal datorer, antal studenter Datorarbetsplatssupport (DAPS) Supporten utförs dels av lokalt placerad personal från IT-avdelningen, dels via universitetets Servicedesk på anknytning 2020 vid problem med arbetsdator. 2013 ingår support till arbetsdatorer som under perioden 2012-07-01 2013-12-31 inte migreras (flyttas över) till ny GU tjänst för managerade datorarbetsplats (DAFGU).
6 / 6 Kostnader för denna support under 2013 minskar med ca 17 mnkr i jämförelse med 2012 som en följd av att ett stort antal arbetsdatorer flyttas över till DAFGU och supportas där. Kostnader för programvaror finns fr o m 2013 på egen rad. Datorarbetsplatssupport (DAPS) tas bort från den gemensamma IT-fakturan fr o m 2014 och avropas vid behov direkt av fakulteter eller institutioner. Nyckeltal: HTE Daps. HTE Daps är en fördelningsnyckel som bara kommer att användas under 2013 och räknas ut genom att antal anställda på institutionen reduceras med antalet datorer som institutioner önskar (har anmält) flytta över till Dafgu under perioden 2012-2013, detta ger antalet anställda som inte flyttas över till Dafgu som sedan multipliceras med faktorn (HTE/anst) och ger då nyckeltalet. Datorarbetsplatstjänst (DAFGU) Detta är nya managerade datorarbetsplatstjänst som ger alla medarbetare tillgång till en GU-standardarbetsplats med full support och som följer alla regler angående säkerhet och tillgänglighet. Tjänsten består av en infrastrukturdel som innehåller alla hård- och mjukvarukomponenter samt de licenser som behövs för att kunna managera en GUdatorarbetsplats automatiskt och på distans. Denna del fördelas via HTE. Nyckeltal: infrastrukturen heltidsekvivalenter (HTE) Support för datorarbetsplatstjänst (DAFGU) Tjänsten erbjuder två olika supportnivåer att välja mellan till olika kostnader i enlighet med verksamhetens önskemål: - Standard support som innebär fullsupportad dator (Dafgu std) - Teknisk bas med enkel support med ominstallation vid problem (Dafgu Tekn bas) Underlaget till fördelningen av DAFGU support baseras på antal arbetsdatorer som institutionen har önskat flytta över till tjänsten och som lämnats in som svar i enkätundersökningen som genomfördes maj-juni 2012. Nyckeltal: Antal datorer med standardsupport och antal datorer med teknisk bassupport.